eBook Excel 4 Truques Para Aumentar Sua Produtividade

PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE COM O EXCEL

4 TRUQUES

SUMÁRIO

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>> Introdução ..................................................................................................................................................... 4

>> Office Excel e suas principais funcionalidades ....................................................................................7

>> 4 truques .........................................................................................................................................................9

Gráficos ......................................................................................................................................................... 10

Tabelas Dinâmicas .................................................................................................................................... 12

Atalhos ........................................................................................................................................................... 15

Funções ......................................................................................................................................................... 20

>> Conclusão .................................................................................................................................................... 23

>> Sobre a Impacta Certificação e Treinamento .................................................................................. 25

INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

Introdução

Conciliar todas as tarefas e obrigações do

dia a dia não é fácil — e não estamos falando

apenas no aspecto profissional. Para que a

sua rotina no trabalho e em sua vida pessoal

seja cumprida de forma satisfatória e, mais

importante, sem te desgastar, é importante

pensar em como manter sua produtividade alta por mais tempo. Criar maneiras de se

organizar e simplificar os processos que faz

com frequência pode ser fundamental para

que você atinja mais objetivos em menos

tempo — e possa também dedicar-se aos

seus hobbies e manter espaços livres em sua

agenda, dois pontos fundamentais para que

você continue bem-disposto e motivado

para retomar o trabalho.

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INTRODUÇÃO

Uma das primeiras coisas que você deve fazer para iniciar sua estratégia é fazer uma lista com todas as

suas obrigações, classificando-as posteriormente de acordo com a importância e urgência de entrega.

Assim, você evita qualquer esquecimento e pode focar em cada item de uma vez. Tentar fazer tudo ao

mesmo tempo pode ser a principal motivação para que você disperse e acabe não concluindo nada do

que começou. Depois, você pode criar uma agenda, não só para anotar os principais compromissos,

mas também para reservar tempo para cada uma das tarefas que precisará entregar. Coloque limites

para o trabalho: ficar horas mergulhado em uma só atividade pode fazer com que sua criatividade fique

reduzida com o cansaço excessivo. Elabore um cronograma para aproveitar melhor os dias que têm

disponíveis, mesclando as atividades necessárias.

Por fim, use a tecnologia a seu favor. Existem diversos sites e aplicativos que podem te ajudar a otimizar a

rotina, seja programando suas atividades, seja funcionando como uma base de dados. E não se esqueça

também de uma das mais versáteis ferramentas: o Office Excel. Seu uso muitas vezes é subestimado

e atrelado apenas aos relatórios de trabalho. Aqui, você vai entender como aproveitar o melhor que o

programa tem a oferecer, e como melhorar a sua produtividade com ele.

OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES


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Office Excel e suas principais funcionalidades

A grande vantagem do Office Excel é sua capacidade de organização de dados, possibilitando comparações, buscas e variações de cenário. Você não cria apenas uma planilha, mas um documento que poderá te ajudar na tomada de decisão. Quer um exemplo? Você deve controlar o seu orçamento pessoal mensalmente, de acordo com as variáveis fixas que o impactam — salário, bônus, contas da casa, despesas com entretenimento, alimentação, etc.

Isso parece simples, mas e se você está pensando em mudar de casa ou de emprego, precisa entender como isso afetaria os seus gastos mensais, não é verdade? Pois você pode montar um arquivo no qual faça diversos testes de acordo com as suas possibilidades, e o Office Excel mostra as diferenças que cada uma delas traria de resultado. Isso é possível graças às fórmulas


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condicionais, como a SE. Outra situação comum é o planejamento de um projeto, seja pessoal ou profissional. Com a formatação condicional, é possível visualizar de forma simples o status de cada etapa, bem como os riscos de atraso que você está correndo e seus impactos no andamento geral do projeto. Se esse planejamento é compartilhado, o Excel permite ainda que cada atividade seja vinculada ao seu responsável, permitindo uma visão individual de cada integrante da equipe.

Para quem trabalha com mailing, por sua vez, cadastrar todos os contatos em uma planilha é fundamental para acessá-los de forma mais inteligente — e fazer buscas por tipo de contato, gênero, preferências de compra, idade, última ligação feita, etc. Ao sincronizar essa base com outras ferramentas do Office, como o Word, é possível ainda fazer disparos de mala direta de forma automatizada.

São vários os exemplos de situações para as quais o Excel pode contribuir. Para que você identifique aquela que mais pode te ajudar, listamos a seguir as principais funcionalidades.

4 truques

4 TRUQUES

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Gráficos

Os gráficos são essenciais para que você visualize os seus dados de forma mais intuitiva e, principalmente, para mostrá-los de forma resumida a quem precisa entender essas informações rapidamente, como um cliente, um gestor de sua empresa ou até o leitor de seu artigo. São grandes aliados para ilustrar relatórios de acompanhamento, análises de mercado e reportagens ou pesquisas, que costumam trazer grande quantidade de informações. Exibí-las em forma de gráfico contribui para o entendimento rápido do seu interlocutor, deixando a sua análise mais produtiva. Um gráfico de pizza, por exemplo, é eficiente ao trazer as relações entre cada uma das partes que compõe o seu todo — como é composto o público de um evento, por exemplo. Já os de barras trazem uma visão fácil da evolução das vendas de determinado produto, enquanto as linhas podem comparar essas informações com as dos principais concorrentes.

GRÁFICOS1

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Para escolher o formato de gráfico que pretende usar, basta abrir a tabela com a qual está trabalhando e ir à guia Inserir do Excel, que já exibirá as opções disponíveis. Será criada uma moldura em sua página. Clique nela com o botão direito e escolha a opção “Selecionar dados”. Selecione da tabela o que você deseja utilizar. Caso queira que os títulos das linhas e das colunas sejam exibidos, não se esqueça de selecioná-los também. Assim que o gráfico for criado, será exibida a sua barra de ferramentas, que trará as opções de customização. Nela, você poderá mudar o formato das legendas, as cores e tamanhos exibidos, apagar dados ou ainda escolher como serão interpretadas as células ocultas ou vazias da sua tabela — se elas aparecerão no seu gráfico como zero ou para conectar as informações, por exemplo. Nessa barra você também encontrará a opção de salvar o trabalho como modelo, ideal para quem precisa gerar relatórios com determinada periodicidade.

GRÁFICOS1

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Tabelas Dinâmicas

As tabelas dinâmicas também facilitam a compreensão visual dos dados que você quer exibir, mas de forma um pouco mais complexa. Elas partem sempre de uma tabela inicial, como uma base de dados, com grande quantidade de informações, e fazem reconfigurações do conteúdo a partir de agrupamentos de linhas e colunas. Imagine um arquivo com todas as vendas de um comércio, por exemplo. Ao criar uma tabela dinâmica com base nesses dados, é possível gerar relatórios de acordo com a ordenação desejada, como número de vendas por filial, total arrecadado por vendedor, tipo de produto mais vendido, produto com maior quantidade em estoque, entre outros. E o melhor é que você pode alternar esses dados para gerar novas visualizações, quantas vezes e quando quiser, sem perder nenhuma informação original.

TABELAS DINÂMICAS2

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Quer saber como aplicar essa facilidade na prática? Selecione a tabela com a qual deseja trabalhar e vá

até a guia Inserir > Tabela Dinâmica. Será aberta uma nova janela, na qual você poderá escolher utilizar

dados externos e onde será criada a sua planilha dinâmica. Ao selecionar Ok, você já poderá começar a

trabalhar, utilizando o menu criado à direita para mover as informações conforme a sua necessidade. Ao

escolher os campos para adicionar ao relatório, você escolhe as colunas ou linhas que deseja comparar.

Se voltarmos ao nosso exemplo inicial, seria possível selecionar as opções produto e quantidade de

vendas, ou produto, mês e valor total arrecadado. A forma como os dados serão relacionados pode ser

alterada nas opções de Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna.

Uma das grandes facilidades das tabelas dinâmicas está nos Filtros de Valores, opção de menu que

aparece quando você clica em Rótulos de Linha. Nela, você pode escolher exibir apenas números maiores

ou menores que determinado parâmetro ou ainda os 10 primeiros da relação, eliminando valores que não

impactam o seu balanço. Outro aspecto a ser considerado são as configurações do Campo de Valor. Por

padrão, o Office Excel calcula a soma dos dados apresentados, mas, ao clicar com o botão direito sobre a

célula que deseja, você pode alterar essa fórmula para que exiba a média, número máximo ou número mínimo, por exemplo.

TABELAS DINÂMICAS2

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Vamos dar outro exemplo: se você trabalha em uma instituição de ensino e tem uma planilha de controle do desempenho de cada um dos alunos, por série, turno, idade e disciplina, imagine só quantas combinações de relatórios você pode fazer! O Office Excel sempre trará sugestões prontas quando inserir a Tabela Dinâmica, mas lembre-se de que você pode sempre configurá-las da forma mais adequada. As opções de formatação de células que você usa diariamente, como ordenação dos dados, formatação dos números e formas de exibição também são aplicadas na tabela dinâmica. Teste as melhores combinações e tenha em mãos relatórios customizados de forma segura e ágil!

TABELAS DINÂMICAS2

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Atalhos

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

ATALHOS3

minimiza a pasta de trabalho atual

Exibe a opção de inserir células

Insere a data atual.

Exibe a opção de excluir células

Insere a hora atual

Exibe fórmula da célula ao invés do valor. O inverso também é válido.

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ATALHOS3


Esconde a coluna selecionada

Aplica ou remove o itálico na célula selecionada.

Abre a guia de formatação de células, com a opção número

selecionada.

Aplica ou remove o sublinhado da célula selecionada.

Aplica ou remove o negrito da célula selecionada.

Esconde a linha selecionada.

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ATALHOS3


Replica o conteúdo da célula da linha superior à selecionada

Seleciona a coluna na qual a célula ativa se encontra

Replica o conteúdo da célula à esquerda da selecionada

Faz a verificação ortográfica do documento

Insere hyperlink

Insere um gráfico com a atual seleção das células

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ATALHOS3


Abre a guia de colar especial, que apresenta opções de formatação dos dados já copiados ou cortados

Seleciona todas as células que estão ao redor da ativa

Reexibe a coluna selecionada.

Abre a guia de formatação de células, já com o tipo de fonte

selecionado.

Reexibe a linha selecionada

Seleciona todas as células com comentários

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ATALHOS3


Insere comentário na célula ativa. Insere uma nova aba na planilha.Seleciona a linha na qual a célula ativa se encontra

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Funções

O Office Excel não é só uma excelente opção para

armazenar e exibir os seus dados, mas também para

manipulá-los de diversas formas. Você certamente

conhece as funções de soma e subtração, mas há

muitas além delas que podem facilitar o seu trabalho.

Conheça algumas:

HOJE(): Insere a data atual, na formatação

padrão do Office Excel.

DIA.SEMANA (): Insere o dia da semana que

corresponde à data selecionada.

DIAS360 (): Calcula o número de dias entre

duas datas selecionadas.

CONTAR (): Conta as células com valores

numéricos do intervalo selecionado.

FUNÇÕES4

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CONTAR.VAZIO (): Conta as células vazias no intervalo selecionado.

CONTAR.SE (): Conta as células que obedecem a determinado critério no intervalo selecionado.

SE (): Executa uma de duas ações possíveis de acordo com os critérios estipulados, por exemplo, inserir 1 se o número anterior é maior que 50 e 0 caso seja menor.

MÉDIA (): Calcula a média do intervalo selecionado.

SOMASE (): Soma apenas as células que obedecem a determinado critério.

ARRED.PARA.CIMA (): Exibe o número arredondado para cima.

ARRED.PARA.BAIXO(): Exibe o número arredondado para baixo.

SOMARPRODUTO (): Multiplica dois intervalos de números e faz a soma desses dois totais.

MAXIMO (): Mostra o maior valor do intervalo selecionado.

MINIMO (): Mostra o menor valor do intervalo selecionado.

PROCV (): Procura valores em outra tabela ou coluna e retorna os dados desejados presentes no intervalo selecionado.

FUNÇÕES4

CONCLUSÃO

CONCLUSÃO

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Conclusão

Lidar com as informações que dispomos de forma estratégica é essencial para mantermos a produtividade, mas também demanda energia e horas de nosso dia. Por isso, investir no aprendizado sobre uma ferramenta que facilitará essa análise e uma consequente tomada de decisão pode mudar definitivamente a forma como usamos o nosso tempo.

Seja no trabalho ou nas atividades pessoais, o Office Excel contribui para que possamos gerenciar melhor os dados que temos à mão, nos dando maior propriedade sobre eles e conhecimento sobre as possibilidades oferecidas. Se a princípio lidar com diversas planilhas pode parecer trabalhoso, uma vez que a lógica da ferramenta é entendida pode ser replicada à

CONCLUSÃO

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qualquer situação. Se você está fazendo uma obra na casa, por exemplo, pode fazer um documento com todos os gastos previstos e já desembolsados, as fases do projeto com suas respectivas datas de entrega, os materiais que precisará comprar, entre outros. Insira uma tabela dinâmica a partir daí e tenha muito menos trabalho para gerenciar o seu orçamento e fornecedores! Fazer relatórios sobre os resultados no trabalho, analisando pontos fortes e fracos também mostrará aos gestores de sua empresa que você tem conhecimento profundo do negócio, permitindo maior intervenção nos processos e direcionamentos estabelecidos, independentemente do negócio em que você atua.

A essa altura, você também já começou a imaginar como colocar na prática as facilidades do Office Excel em seu dia a dia. Aproveite para começar o ano ainda mais produtivo!

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