EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018

EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018

O QUE VOCÊ ENCONTRA NESSE EBOOK:

Todos os programas promotores da qualidade têm o único objetivo de melhorar processos e garantir

resultados, mas a grande pergunta é: como passar nas

auditorias?

Introdução

A qualidade em primeiro lugar

A importância do SGQ

Como organizar auditorias

internas

Como se preparar para

auditorias externas

Conclusão

Sobre o Sienge

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3

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EBOOK PREPARAÇÃO PARA AUDITORIAS| SIENGE 2018

Os programas promotores da qualidade na construção civil têm um objetivo em comum: elevar o padrão e a segurança dos produtos. O que inclui mais responsabilidade sobre o meio ambiente e sobre as ofertas de imóveis ao público. Existem duas principais certificações para construção, a ISO 9001 e o PBQP-h (Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat). O modo de implementação de ambas é parecido. Se você já tentou colocar em prática essas diretrizes, deve ter esbarrado em algumas dúvidas. Isso é bastante comum e faz parte do processo, principalmente quando sabe que todo o esforço será avaliado.

A sua construtora estaria preparada para uma auditoria hoje?

É isso o que você vai descobrir neste ebook. Todos os detalhes para colocar em prática a melhor receita em busca de conquistar o sucesso na auditoria estão aqui. Primeiramente, é preciso entender do que é feita a qualidade para os principais programas de certificação. Cada um tem seus critérios a seguir. Mas todos respondem a um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). O que leva a sua leitura para o próximo passo: entender a importância do SGQ. Por fim, foram reunidas dicas que apontam os melhores caminhos para colocar em prática o sistema de qualidade. Afinal de contas, o primeiro fiscal da construção tem de ser você e a sua equipe! Por tudo isso, nada mais lógico do que realizar auditorias internas antes de se submeter ao crivo da certificação, que é o último assunto tratado aqui. Você sabe de tudo o que precisa para promover a qualidade em todos os processos?

Tenha uma boa jornada de descoberta até o final desta leitura!

INTRODUÇÃO

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Você já sabe que o objetivo das certificações mais importantes voltadas à construção civil é promover a qualidade. Tanto a ISO 9001 quanto a PBQP-h apontam para essa mesma meta. Mas qual é a principal diferença entre ambas? A ISO é uma certificação internacional, enquanto o PBQP-h é promovido pelo Ministério das Cidades. Ambos oferecem a certificação para empresas que promovam a qualidade em processos e produtos. O programa brasileiro é diretamente inspirado nas diretrizes de qualidade da ISO 9001. No entanto, na mesma medida em que a certificação internacional serve para todos os tipos de empresa, a nacional é focada na construção civil. São sete os princípios de gestão da qualidade (QMP) destacados pela ISO 9001 para quem quer promovê-la em qualquer tipo de negócio:

• QMP 1 – Foco no cliente;• QMP 2 – Liderança;• QMP 3 – Engajamento;

1: A qualidade em primeiro lugar

• QMP 4 – Abordagem de processo;• QMP 5 – Melhoria;• QMP 6 – Tomada de decisão baseada em evidências;• QMP 7 – Gestão de relacionamento.

Já o PBQP-h é orientado por Normas Regulamentadoras (NR). Todas as diretrizes do programa têm fundamentação nas seguintes normas: • NR 4 – Serviços especializados em Engenharia de Segurança

e em Medicina do Trabalho;• NR 5 – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);• NR 6 – Equipamento de Proteção Individual (EPI);• NR 9 – Programa de Prevenção e Riscos Ambientais;• NR 10 – Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade;• NR 12 – Segurança no Trabalho em Máquinas e Equipamentos;• NR 15 – Atividades e Operações Insalubres;• NR 17 – Ergonomia;• NR 18 – Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria

da Construção;• NR 33 – Segurança e Saúde nos Trabalhos em Espaços Confinados.

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São muitos os detalhes que demandam a atenção na hora de encarar a qualidade como uma missão da construtora. Para isso, existe um modelo de sistema que precisa ser implantado na construtora. Você conhecerá essa estratégia a seguir.

Para começar a colocar em prática a qualidade é preciso criar um Sistema de Gestão de Qualidade, que pode ser representado por um setor da construtora. Você pode chamá-lo de Gestão da Qualidade ou simplesmente nomear um responsável por essa missão.

A única coisa que não é possível: deixar o planejamento da qualidade à deriva! O SGQ segue a lógica de implantação conhecida como PDCA – Plan, Do, Check, Act. Isso significa que é preciso planejar o sistema de qualidade, colocar em prática o planejamento, rever as decisões tomadas e agir de forma corretiva. Para começar a implantar o SGQ, você pode seguir um passo a passo que envolve desde a diretoria até os funcionários da operação. São oito as etapas que levam a formação do sistema, que só fica completo quando a construtora está pronta para conquistar a certificação.

1. Sensibilização da empresa;2. Capacitação;3. Diagnóstico;4. Planejamento;5. Implementação das mudanças;6. Auditoria Interna;7. Ajustes finais;8. Auditoria do órgão certificador. Na sensibilização da empresa estão inclusas as primeiras reuniões e integrações para falar sobre qualidade. Em seguida a capacitação prepara todos os setores a a aderirem à ideia.

Para começar a colocar em prática as mudanças, é preciso analisar quais boas práticas a sua construtora promove. Assim, você também identifica problemas em processos que podem ser evitados. O que é a base de um bom planejamento.

2: A importância do SGQ

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Depois de planejar, implementar as mudanças fará toda a diferença nos próximos passos, que envolvem as auditorias. As internas permitem que a construtora faça ajustes antes de abrir as portas para os órgãos certificadores da qualidade. As auditorias externas também podem ser enfrentadas com mais facilidade. Isso significa que há caminhos para se sair bem na avaliação externa. É sobre esse preparativo que falam os próximos dois capítulos. Confira a seguir como organizar auditorias internas que satisfaçam os padrões de qualidade almejados pela ISO 9001 e pelo PBQP-h.

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Seja da ISO 9001 ou do PBQP-h, as auditorias internas são formadas por rituais semelhantes e têm função idêntica. Para a realização das auditorias, é importante que você:

A - Defina objetivos e resultados que deseja alcançar com o processo. Cada auditoria deve ter resultados definidos para atingir, relacionados ao objetivo geral do processo.

B - Tenha cronograma e planejamento, para fazer a gestão de que processos serão auditados, quando, quem irá fazê-lo e quais requisitos serão verificados.

C – Elabore relatórios das auditorias, para responder perguntas. Isso mesmo! As perguntas ajudam os auditados a entenderem melhor os resultados do processo. Quantos itens cumpriu? Quais precisam de ações? Qual área é o foco da melhoria?

D – Gerencie as ações e não conformidades. Determinar uma periodicidade para verificar o andamento das ações é muito importante. Podem ser verificações rápidas, mas se realizadas frequentemente, vão contribuir diretamente com um melhor resultado resultado do processo.

3: Como fazer auditorias internas

Em relação à auditoria em si, a ação mais importante é a coleta e formalização de dados que demonstrem a conformidade dos processos em relação às normas.

Documentando a conformidade, é possível encontrar pontos de melhoria e adequação. Todos os auditores externos levam em conta a realização interna de avaliações da qualidade que são devidamente documentadas. Desse modo, o processo de melhoria do SGQ fica transparente. Afinal de contas, a qualidade não acontece de uma hora para outra! E é isso que precisa estar claro em todas as documentações. Os auditores externos sabem que conquistar um SGQ consistente é um processo lento e gradativo. Deixar furos nos históricos das documentações é um erro crasso, pois dá a entender que a construtora esconde algo por intenção ou descuido.

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Quando você realiza auditorias internas, promove a documentação de todas as ações que levam à qualidade. Elas acabam se tornando um método de acompanhamento dos planos de ação de implementação do SGQ.

A pergunta que resta é: Ao descobrir inconformidades, como você deve tratá-las? Existem cinco passos principais para tratá-las e que devem estar documentados antes da auditoria final. Ou seja, é preciso criar relatórios que indiquem a tentativa de prevenção e manutenção de falhas no SGQ. E as cinco medidas são as seguintes:

1. Definir ações corretivas que envolvam toda a construtora e não somente o setor de qualidade, pois isso mostra engajamento;

2. Fomentar a cultura de que o sistema de gestão da qualidade é importante e traz resultados para todos os setores, compartilhando, portanto, benefícios e vantagens;

3. Criar indicadores mensuráveis sobre todos os processos operacionais e administrativos geradores ou não de não conformidades.Mostra, por exemplo, os custos gerados pelas não conformidades, cruzando indicadores;

4. Manter as metas alinhadas aos indicadores criados para a gestão do SGQ e da construtora como um todo, deixando claras essas menções nos documentos de planejamento anual;

5. Treinar todos os colaboradores envolvidos a reportar corretamente as ações que envolvem o SGQ. Se, por acaso, uma ação corretiva for denominada preventiva, o auditor apontará falha no procedimento, pois agir preventivamente após o erro não resolve o problema

Sabendo disso, você e seus colaboradores poderão constatar a importância de uma documentação fiel aos processos e não conformidades encontrados. Os documentos são a base da análise feita pela auditoria externa. Auditar internamente é considerada uma forma de gerar documentação.

Mas que documentos são esses?

3.1 Qual é a função do POP

Quando existe um processo em um SGQ exemplar, como ele é documentado? A resposta é: por meio do Procedimento Operacional Padrão (POP). Eles servem para documentar atividades como:

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· Contratação de fornecedores;· Gestão de insumos;· Segurança do trabalho;· Processo de compras;· Análise Perigo de Pontos Críticos de Controle (APPCC);· Gestão de Crises;· Comunicação interna e externa;· Desempenho de provedores externos (fornecedores);· Suficiência de recursos. Mais importante do que saber para quais tarefas os POPs são usados, é entender que eles devem ser preenchidos na sequência de execução. Isso faz com que a rotina se torne clara para o auditor externo, mesmo que não exista a oportunidade de acompanhar a execução de projetos do início ao fim. Para ter qualidade, cada processo deve corresponder a um procedimento documentado! E cada projeto envolve uma miríade de processos. Por isso, você precisa preencher todos os itens do POP. Mas quais são eles?

Empresas de variados segmentos usam e formatam o POP de diversas formas. Mas ele sempre traz: · Informações gerais: dados de identificação do procedimento;· Descrições das tarefas: hierarquização das atividades

por ordem de execução;· Mapeamento do processo: pode ser feito na forma de diagrama a partir da descrição de tarefas. Essas três categorias gerais devem ser traduzidas em campos de preenchimento. Você pode formatar como quiser, mas os POPs precisam apresentar as seguintes categorias:

· Setor;· Estabelecido (data da implantação e de uso);· Revisado em;· Número da Revisão;· Tarefa;· Setor executante;· Objetivo da Tarefa;· Materiais Necessários;· Processo (detalhar como executar a tarefa);· Cuidados Especiais;· Ações em caso de não conformidade (gestão de crise);· Elaborado (responsável pelo POP);· Aprovado (responsável por aprovar o POP);· Executante. Além de formatar formulários com todos este itens para cada tarefa, é preciso contar com documentos de apoio. Você pode referenciá-los dentro da tabela de preenchimento do POP. Afinal de contas, algumas atividades não se rendem à tal simplificação e precisam de complementos.

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Podem ser considerados documentos de apoio os seguintes: · Fichas de inspeção: nelas constam os relatos de campo e a descrição das operações de cada obra;

· Relatórios: eles mostram o desempenho financeiro, gerencial e operacional da empresa da construção civil;

· Instruções de trabalho de cada etapa das obras operadas: indicam o quanto a construtora sabe guiar processos a partir da normativa, compartilhando conhecimento com os colaboradores.

Além de saber como formatar o documento, é preciso entender como a documentação respalda as ações da qualidade. Para isso, você precisa saber quem será responsável pela tarefa de inspecionar o andamento da formação do SGQ. O que é assunto do próximo tópico.

3.2 Quem realiza a auditoria interna

Para conquistar um SGQ completo, é preciso ou criar um setor de qualidade ou nomear algum responsável por essa tarefa. Fato é que não é possível elaborar procedimentos para cada atividade da construtora sem que exista um responsável por gerenciá-los.

Com o tempo, você descobrirá que os processos precisam ser formalizados em procedimentos para gerar qualidade em produtos e serviços. Quem vai apontar sempre para essa realidade é o profissional responsável pela qualidade. É muito importante salientar que a construtora deve ter, no mínimo, dois auditores internos. Isso porque não é possível auditar o próprio processo. Na avaliação externa será levado em consideração se essa nomeação foi feita de modo claro e isento. Podem assumir o papel de auditor um profissional da qualidade e outro que pertença a uma área importante para o core business, como a engenharia. É importante que ambos recebam treinamento. Existem consultorias especializadas nesta área. Além de ebooks como este, que também ajudam.

Outro recurso que pode contribuir para o processo de elaboração de POPs é o software de gestão da construção civil. Ele registra todos os procedimentos e pode gerar relatórios que facilitem a elaboração de procedimentos, considerando todo o histórico da construtora.

Está em dúvida?

Veja como duas empresas organizam seus respectivos POPs:· Empresa 1;· Empresa 2.

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Então, como a avaliação interna deve ser feita? Existem alguns passos que um gestor da qualidade deve seguir para encabeçar o projeto do SGQ e chegar a realização da auditoria interna. São eles: #1 Envolver os atuais responsáveis pelo processos auditáveisMarcar reuniões para conversar com responsáveis por processos de cada setor. Essa é a melhor forma de entender como devem ser elaborados os procedimentos. #2 Formar um grupo de trabalhoCom a formação de um grupo de trabalho, o líder da qualidade consegue delegar funções e distribuir tarefas. É importante que essa equipe seja plural, principalmente enquanto os POPs são desenvolvidos. Depois da auditoria externa, essa equipe pode ser dissolvida ou simplificada. #3 Descrever todas as etapas do procedimentoElaborar a tabela ou documento do POP é a missão dessa terceira etapa, que leva à prática todos os formulários esboçados no tópico 3.1. #4 Prever uma rotina de checagemFaz parte do procedimento a revisão constante das etapas, mesmo que seja uma tarefa repetitiva e já consolidada. Há sempre mudanças a documentar no POP. Essas modificações também precisam estar documentadas ou como anexos ou como um item a mais na tabela.

#5 Destacar as etapas críticasAo fazer a checagem, você terá, como consequência, que dar destaque às etapas críticas. Então você deve responder a duas principais perguntas. Em quais pontos o processo apresentou problemas? E o mais importante: todos os problemas foram resolvidos?

#6 Fazer auditoria internaSe todas as etapas críticas foram vencidas, você pode simular uma auditoria interna, visitando procedimentos de todos os setores. Para operacionalizar a auditoria interna, os nomeados podem usar a técnica do 5W1H, muito usada em planos de ação em diversas áreas. Ela consiste em fazer seis perguntas diante de cada procedimento. Neste caso, os auditores internos devem se questionar se todas as seguintes questões foram resolvidas: 1. O que (What);2. Quem (Who);3. Onde (Where);4. Quando (When);5. Por que (Why);6. Como (How).

Não deve restar dúvidas em nenhuma questão levantada a partir desses aspectos. Estando os auditores internos seguros, é hora de contratar a empresa auditora.

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O procedimento de auditoria externa, apesar de se referir às certificações ISO 9001 e PBQP-h, depende também da empresa contratada. Isso significa que alguns procedimentos podem diferir de uma para outra, mesmo que estejam se referindo às mesmas regras. Cada auditora tem sua forma de aferir a qualidade dos processos! Mas todas dependem da documentação que a sua construtora gerar a partir de procedimentos como os que culminam na auditoria interna. Atualmente, o Inmetro credencia 20 entidades a julgar a conformidade na construção civil.

4: Como se preparar para auditorias externas

ATENÇÃO: Há construtoras que preferem contratar consultorias para estabelecer todo o processo interno de estabelecimento do SGQ. O que significa contratar empresas que façam também a auditoria interna.

Lista dos 20 Organismos de Avaliação da Conformidade Acreditados pelo Inmetro

1. SAS Certificadora Ltda2. Fundação Carlos Alberto Vanzolini3. ICQ Brasil - Instituto de Certificação Qualidade Brasil4. Instituto de Tecnologia do Paraná5. DNV GL Business Assurance Avaliações e Certificações BRasil LTD6. BVQI do Brasil Sociedade Certificadora Ltda7. ITAC - Instituto Tecnológico de Avaliação e Certificação da Conformidade Ltda 8. TÜV Rheiland do Brasil LTDA.9. Lloyd`s Register do Brasil Ltda10. BRTÜV Avaliações da Qualidade S. A. 11. Instituto Falcão Bauer da Qualidade - IFBQ12. ABS Group Services do Brasil Ltda13. Rina Brasil Serviços Técnicos Ltda14. ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas15. BSI Brasil Sistemas de Gestão LTDA16. Apcer Brasil Certificação LTDA17. Conceitos Serviços de Certificação LTDA18. LHS Certificação e avaliação LTDA - ME19. ALC - América Latina Certificações20. Asqcert Avaliações e certificações LTDA ME

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Existe uma grande diferença entre a auditoria interna e a externa. A primeira é produtiva, enquanto a segunda tem foco na avaliação da conformidade. Uma busca que a construtora atue conforme às regras, enquanto a outra julga se, de fato, há correspondência entre o objetivo e as práticas. O principal trâmite de uma auditoria é lidar com a papelada e verificar se a construtora realmente está de acordo com o PBQP-h. Para isso se observam regras que estão entre os itens 4.1 ao 8.3. Em linhas gerais, elas tratam de:

· Questões gerais do SGQ;· Responsabilidade da direção da empresa;· Gestão de recursos;· Execução da obra;· Medição, análise e melhoria. É importante salientar que o programa de certificação brasileiro tem duas categorias: A e B. Só recebe está apto às vantagens como financiamentos exclusivos as empresas nível A. Por isso é extremamente importante ir além dos requisitos da classe B. Já a ISO 9001:2015, para atingir seus sete QMPs – listados no capítulo 1– exige uma estrutura baseada na ideia de High Level Structure. Neste caso são avaliados, entre os itens 4.1 e 10.3 da norma:

1.Contexto da organização: esse quesito sofreu alteração em relação à norma de 2008. Além do escopo e dos processos do SGQ, passou a considerar a organização em seu contexto e as necessidades e expectativas das partes interessadas;

2. Liderança: neste item são considerados o comprometimento e a liderança de modo geral e de forma direcionada ao SGQ, Com foco no cliente e desenvolvimento de uma política de qualidade;

3.Planejamento para o SGQ: lidar com riscos ou oportunidades e planejar mudanças são novos objetivos que complementam o planejamento dos objetivos da qualidade;

4.Suporte: Nessa exigência cabem desde os recursos mais gerais, até a contemplação de itens como infraestrutura, ambiente para operação de processos, recursos de monitoração, comunicação, informação documentada e outras medidas que ofereçam suporte ao SGQ.

5.Operação: controle operacional, determinação de produtos ou serviços, comunicação com o cliente e projeto de desenvolvimento são os principais critérios observados neste quesito.

6.Avaliação de desempenho: Monitoração, medição da satisfação do cliente, análises críticas de processo de qualidade, ações corretivas e auditorias internas fazem parte deste quesito de manutenção do SGQ, sempre em busca da melhoria contínua.

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Se a sua empresa quer se aprovada nas certificações, as auditorias internas podem ser não somente um instrumento, mas um requisito para a certificação. Está aí outra diferença entre ambas.

Sabendo dessas diferenças, a sua construtora resolveu se submeter à auditoria externa. Imagine, no entanto, que algum processo apresentou não conformidades, gerando uma reprovação.

O que acontece neste caso?

Isso, definitivamente, não significa o encerramento das expectativas de implantação das certificações. No caso da ISO 9001 existe a possibilidade de fazer uma auditoria de follow up em até três meses. Esse é o tempo indicado para colocar em prática as melhorias necessárias ao SGQ.

As não conformidades encontradas por auditors do PBQP-h serão tratadas de modo diferente. Elas devem ser pautadas no artigo 21º do SIAC (Sistema de Avaliação da Conformidade de Empresas de Serviços e Obras da Construção Civil):

Se você ainda está com receio de encarar certificações como as do PBQP-h e a ISO 9001, pode ser que tenha mais segurança ao usar a tecnologia. Ao migrar processos manuais, planilhas ou sistemas que não estão integrados, promova um único discurso. A tecnologia que melhor responde às necessidades de quem busca certificação é a do ERP (Enterprise Resource Planning) especializado na construção civil. Ele agrega qualidades como: · Módulos de gestão da qualidade;· Administração integrada;· Monitoramento do processo de melhoria contínua;· Controle de aquisições;· Normas e procedimentos;· Controle Ambiental;· Controle das Auditorias.

Art. 21° O OAC deve observar sempre um prazo mínimo para que seja possível evidenciar a conclusão da ação corretiva proposta pela empresa. A ação corretiva proposta deve ser coerente com a gravidade e abrangência da não-conformidade apontada pela equipe auditora, principalmente no que diz respeito ao prazo para sua efetivação

Ao combinar as melhores informações, ao melhor sistema e consultorias, só resta escolher uma das 20 instituições certificadoras.

Está em dúvida?

Veja aqui como um software de gestão ajuda com as normas regulamentadoras.

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Conclusão:Percebeu que sem um SGQ é impossível realizar auditorias internas e ter preparo para buscar uma certificação? Além de boas leituras sobre os temas, é importante recorrer à ajuda de consultores especialistas no assunto. O que pode ser garantia ainda maior de aprovação ao final da jornada de desenvolvimento da qualidade. Mas, mais importante do que criar um SQP, é preciso mantê-lo na construtora. Nenhuma certificação é eterna. E as auditorias são constantes. Portanto, os mecanismos de manutenção da qualidade também precisam ser perenes. Dê continuidade à qualidade! Eis a única garantia de certificação e sucesso nas auditorias.

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Sobre o Sienge:O Sienge é um sistema de gestão, também chamado de ERP – Enterprise Resource Planning, especializado na Indústria da Construção.

Você pode gerenciar e integrar todas as áreas de uma empresa sem ter que abrir mão de um software que atenda com propriedade a produção da sua empresa.

Com o Sienge e sua equipe altamente capacitada neste segmento, todas as necessidades do setor estão ao seu alcance.

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