21/03/2012

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EDMS

EngineeringDocumentManagementSystem

Gestão Eletrônica de Documentos - GED

EDMS: conceito básico

� Propósito:◦ Gerenciar documentos técnicos da empresa durante

todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja durante a vida útil do empreendimento;

� Um EDMS é essencialmente um Document Management com algumas características adicionais para que possa manipular documentos técnicos;

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Tipos de documentos gerenciados em EDMS

� Desenhos (maior preocupação)

� Manuais

� Especificações

� Normas de qualidade, etc

� Características diferenciadas◦ Temporalidade;

◦ Tamanho físico de documentos;

◦ Documentos sempre sujeitos a alterações;

◦ Visualização de documentos CAD e híbridos

◦ Integração com outros sistemas de engenharia;

◦ Custo do documento de engenharia;

Temporalidade

� A maioria dos documentos possui um ciclo de vida e uma condição legal de sua existência, indicando por quanto tempo o documento deve ser armazenado;

� Um documento técnico sempre existirá de acordo com a vida do equipamento/instalação/processo ao qual estiver relacionado;

� Não existe a noção de que o documento ou deve deixar de existir em um período de tempo definido ou que tenha que ser guardado permanentemente;

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Tamanho físico do documento

� Enquanto em outros tipos documentais a predominância é o formato A4, um EDMS pode tratar documentos com dois metros ou mais de comprimento;

� Existem desenhos de engenharia com grande dimensões, como alguns fluxogramas com mais de cinco metros;

� Não é qualquer ambiente GED que suporta a visualização e impressão de documentos desse tamanho;

Documentos sempre sujeitos a alterações

� O conceito de versões de documentos é mais forte no EDMS;

� Especialmente para documentos relacionados a equipamentos, instalações;

� Um documento feito hoje pode ser alterado a qualquer momento, seja daqui a uma semana ou daqui a 30 anos;

� Um documento de engenharia está sempre propenso a ser alterado, durante todo o seu ciclo de vida

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Visualização de documentos CAD e híbridos� Visualização de modelos em 3D

� Visualização de desenhos de referência (desenhos aninhados um dentro do outro) dentro do desenho principal;

� Manipular e visualizar arquivos híbridos◦ desenhos digitalizados dentro de desenhos CAD

Integração com outros sistemas de engenharia

� Outras aplicações de engenharia:◦ manutenção;

◦ planejamento de obra;

◦ planejamento da produção;

◦ compra de peças e componentes;

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Custo do documento de engenharia

� A perda de um documento de engenharia acarreta um grande prejuízo, pois para refazê-lo é necessário entender vários outros documentos para compor a idéia do que se perdeu, montar um rascunho do documento e elaborar o documento novamente;

� Normalmente não existe backup de desenhos em papel, mas documentos digitais podem facilmente ser copiados e armazenados em mais de um local, preservando o patrimônio da empresa

Particularidade adicionais

� Um EDMS possui todas as funcionalidade de um Document Management

◦ Controle de versões;

◦ Uso de modelos predefinidos ou formulários;

◦ Integração com programas geradores de documentos;

◦ Gerenciamento de documentos em construção;

◦ Fluxos documentais.

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Particularidade adicionais

� Porem é desejável que o EDMS suporte adicionalmente:

◦ Fazer referências entre documentos;

◦ Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto;

◦ Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação;

◦ Comparar versões de CAD para checar diferenças;

◦ Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho;

◦ Ferramenta de comentários e marcações com bons recursos para CAD

◦ Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos

◦ Estrutura de pesquisa em árvore;

◦ Anexar histórico/notas ao documento;

◦ Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas;

◦ Geração e recepção de guias de remessas de documentos.

Fazer referências entre documentos

� Em engenharia normalmente um documento está relacionado (faz referência) a outros que complementam a informação necessária ao entendimento como um todo;

� É, portanto, um recurso útil em um EDMS a possibilidade de visualizar essas referências e navegar por meio delas para poder localizar a informação desejada.

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Visualizar e imprimir CAD com funcionalidade reais de projeto

� Necessidade de visualizar um desenho 3D em ângulo diferente do que foi inicialmente salvo;

� No caso de uma fonte de letra usada no desenho não estar disponível no visualizador, o EDMS deve substituí-la por outra;

Visualização de documentos híbridos

� Em um documento híbrido há a presença conjunta de dois arquivos, sendo um de CAD e um de imagem digitalizada apresentados juntos.

� Visa a agilização na revisão de desenhos;

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Visualização de documentos híbridos

Visualização de documentos híbridos

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Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação

� Controlar apenas o primeiro nível de versão não é suficiente para engenharia...◦ 1º nível: controla a versão atual do documento: 1, 2 ,

3... ou A, B, C...

◦ 2º nível: controla um documento em processo de alteração: 2.b, 2.c, 2.d... ou B.1, B.2, B.3...

◦ 3º nível: controla a versão de documentos que sairão temporariamente do grupo principal de documentos que estão sendo alterados: 2.b.1, 2.b.2, 2.b.3 ou B.1.1, B.1.2, B.1.3

Comparar versões de desenhos para checar diferenças

� Um EDMS oferecer uma ferramenta que permita comparar duas versões de um documento (desenho) e mostrar automaticamente na tela onde estão as diferenças entre elas, indicando o que foi acrescentado ou retirado de uma versão para outra

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Comparar versões de desenhos para checar diferenças

Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho

� Alguns visualizadores possuem limitações quando à visualização e impressão de arquivos de grandes dimensões;

� Visualizar um arquivo de grande dimensão não quer dizer que se conseguirá imprimir o arquivo;

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Ferramenta de comentários e marcações para CAD

� Conhecido como readline ou markup;

� Permite a troca de informações entre dois departamentos, por exemplo, através de anotações feitas diretamente sobre um determinado desenho. Essas anotações que serão armazenadas, sem necessidade de papel;

� Uma boa ferramenta permite fazer “amebas”, marcações em cores diferentes, comentários;

Ferramenta de comentários e marcações para CAD

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Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos

� É desejável que uma aplicação EDMS seja integrada aos programas geradores de documentos para que a informação dos índices seja compatível com a informação contida no documento

Estrutura de pesquisa em árvore

� Normalmente os documentos são agrupados de acordo com sua funcionalidade dentro da empresa;

� Além das ferramentas convencionais de busca, é comum um software de GED apresentar um estrutura em árvore para apresentar os grupos de documentos;

� É importante que essa estrutura seja flexível, permitindo que cada funcionário possa definir como deseja consultar e localizar o documento desejado no momento;

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Estrutura de pesquisa em árvore

Anexar notas ao índice do documento

� Um funcionalidade comum em ambientes EDMS é eventualmente anexar notas e/ou histórico sobre revisões feitas no documento;

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Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas

� É constante a necessidade de trabalhar com documentos em separado, recurso normalmente chamado de área ou sala de trabalho (workarea). Nesta área de trabalho apenas documentos sobre um determinado assunto são apresentados;

Geração e recepção de guias de remessa de documentos

� Guia de remessa de documentos (GRD) pode ter outro nome, dependendo da empresa;

� Objetivo: facilitar a troca de informações internamente entre os setores da empresa ou junto a fornecedores;

� É uma lista de documentos enviados a um setor ou empresa com fins específicos discriminados na própria GRD;