Ejemplo política de créditos de una empresa

IBERIAN SPORTECH Políticas y Procedimientos de Créditos Comerciales RUIZ, Juan Ignacio

Políticas y Procedimientos de Créditos Comerciales

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INDICE

1. Presentación IBERIAN SPORTECH

a. Misión

b. Actuación Global

c. Objetivo ESPAÑA

2. Política de Créditos

1. Misión

2. Objetivo

3. Objetivos específicos

4. Alcance

5. Condiciones de Venta

6. Intereses y gastos

7. Requisitos para apertura, actualización y cierre cuenta corriente

8. Criterios de aprobación y apertura línea de crédito

9. Cobertura de riesgos crediticios

10. Garantías adicionales

11. Imputaciones y reclamos de impagados

12. Procedimiento de bloqueo de cuenta y pedidos

13. Disminución y revocación de línea de crédito

14. Bloqueos en pagos de facturas por clientes por cuestiones comerciales

15. Asesoramiento jurídico

16. Devolución de mercaderías

17. Descuentos por pronto pago

18. Penalizaciones por cheques rechazados

19. La ética en la gestión

20. Alarmas de clientes

21. Ratios e indicadores de gestión y control

3. Mensaje final


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Presentación IBERIAN SPORTECH

IBERIAN SPORTECH es una compañía que se dedica a la venta y distribución de prendas deportivas,

calzado deportivo y complementos.

IBERIAN SPORTECH es uno de los principales distribuidores mundiales de prendas deportivas,

calzado deportivo y complementos.

En la vanguardia del mercado desde que fue fundada, en 1973, IBERIAN SPORTECH fue el primer

distribuidor de prendas deportivas de América. A lo largo de los años, adquirió gran capacidad

logística y de desarrollo tecnológico, ampliando su actuación para el segmento de calzado

deportivo. Hoy, el Mix es complementado por las líneas de prendas deportivas y complementos.

Este crecimiento posibilitó la diversificación de mercados, dando origen al grupo empresarial

formado que tiene como norte la calidad y excelencia operacional, compromiso con el medio

ambiente, responsabilidad social, idoneidad y profesionalismo.

Misión de IBERIAN SPORTECH

Ocupar posición de liderazgo en el mercado de la venta y distribución de prendas deportivas,

calzado deportivo y complementos., ofreciendo calidad, promoviendo crecimiento y satisfacción

de nuestros públicos relacionados.

Actuar siempre de forma ética y en harmonía con la sociedad y el medio ambiente, valorizando la

colaboración y el altruismo de aquellos que comulgan nuestra fe y valores.

Para realizar nuestros objetivos no dejamos de "ser lo que somos", pero evolucionamos para lo

que queremos ser.

Actuación global

IBERIAN SPORTECH exporta para más de 90 países en los cinco continentes. Para atender las

especificidades del mercado externo – que van desde requisitos técnicos hasta diferencias

culturales, geográficas y de legislación –, la empresa invierte en logística y nuevos productos con

las marcas representadas, para desarrollar productos especiales para diferentes regiones. Además

de eso, mantiene distribuidores autorizados, equipos y centros de distribución propios en

localidades estratégicas, para dar todo el soporte a los clientes internacionales.

En 2014 la compañía se ha implantado en España, teniendo grandes expectativas en este nuevo

mercado.


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OBJETIVO España

Como la compañía se está instalando en este nuevo mercado tiene como objetivo crecer en este

mercado en el largo plazo.


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POLITICA DE CREDITOS

Misión

El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por

cobrar. Sera política de la empresa proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes, siempre y

cuando cumplan los requisitos. El Departamento de Crédito descartará a los clientes que

resultaran en una morosidad obvia. Se proporcionaran mecanismos flexibles para proteger las

cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación con Ventas.

Objetivo

Esta política tiene por objeto establecer los pasos a seguir para analizar, otorgar, negociar y

ampliar crédito a clientes, así como disminuirlo o revocarlo en caso de ser necesario.

Objetivos específicos

Mantener menos de 10% de cuentas de crédito pendientes vencidas.

Mantener garantía sobre los clientes, con excepción de aquellos GA y CGS.

Mantener el Periodo medio de cobro por debajo de los 60 días, y dentro de los máximos

marcados para cada tipo de cliente.

Cerrar menos de 2% del total de cuentas como incobrable

Mantener al día las revisiones de cuentas de clientes y créditos asignados (conforme a

Sección Revisión del Límite de Crédito)

Alcance

Esta política tiene alcance a todas las ventas a crédito que se realicen originadas por el objeto de la

compañía.

Condiciones de Venta

Son las condiciones de venta que se van a aplicar a los clientes, diferenciando si es procedente por

las distintas categorías de clientes. En el caso de IBERIA SPORTECH, hay tres categorías de clientes,

siendo estas:

Grandes Almacenes (GA), que representan el 10% de las ventas.

Cadenas de Grandes Superficies (CGS), que representan el 40% de las ventas.

Pequeños Comercios (PC), que representan el 50% de las ventas.

No hay ventas en forma directa a consumidores.


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Las condiciones para cada tipo de cliente son:

Tipo de Cliente

Forma de pago Plazo de Cobro Fundamento

GA Transferencia bancaria – Cheques

120 días desde entrega mercadería

Usos y costumbres mercado Posición dominante Baja

CGS Transferencia bancaria – Cheques

90 días desde entrega mercadería

Usos y costumbres mercado Posición dominante Media Baja

PC Cheques – Transferencia Bancarias – Tarjetas de Crédito

30 días – Máximo 60 días, desde entrega mercadería

Usos y costumbre mercado. Ley 3/2004 España. Posición dominante alta. Tarjetas de pequeños comerciantes.

En todos los casos se emitirán facturas digitales vía pdf, con envió electrónico. Cualquier

discrepancia que exista luego de facturado será compensado vía nota de crédito o de debito según

corresponda con autorización de las aéreas técnicas-comerciales según corresponda.

Importante: El plazo de pago del crédito que se concedido comenzara a partir de la fecha en que

se emita la factura y este considerara días naturales y no días hábiles.

Intereses y gastos

En caso de financiaciones especiales o pagos aplazados, habiendo sido está pactada con el cliente,

se utilizará la siguiente fórmula: Monto deuda x interés x días a financiar/365 días. La tasa de

interés que se utilizara será la del banco de mayor operación de la empresa más 10 puntos

porcentuales.

En caso de financiaciones que no sean pactadas con los clientes, la tasa a utilizar la anterior mas

10 puntos porcentuales, mas la indemnización de 40 euros que establece la Ley 3/2004.

En casos especiales, estos intereses y gastos podrán ser reintegrados vía Nota de Crédito a los

clientes con autorización de la Dirección Comercial y General. Pero en todos los casos se deberá

emitir la correspondiente Nota de Debito para mantener el historial del cliente actualizado.

Requisitos para apertura, actualización y cierre cuenta corriente

Para que se abra la cuenta corriente se deben presentar los siguientes documentos para su previo

análisis, que pasaran a formar parte del archivo del cliente una vez aprobado. Estos son:


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Carta modelo de apertura, donde constaran datos básicos del cliente.

Comprobante NIF.

Últimos 3 balances.

Estatutos sociales y actas de asamblea.

Para la actualización deberá presentarse una vez al año, y antes de que se cumpla el año

calendario desde la última revisión, el último balance y actas de asamblea de ese año.

Para el cierre de la cuenta corriente, se debe presentar una carta modelo de cierre, y no deben

existir cuentas pendientes de cobro. En todos los casos, la información debe ser complementada

por el departamento comercial.

Importante: No se aprobaran líneas de crédito sin solicitudes de crédito debidamente completas y

firmadas.

Criterios de aprobación y apertura líneas de crédito

Para analizar cualquier cliente, antes se debe tener la solicitud del área comercial con el visto

bueno de la gerencia general. En todos los casos se solicitara la información pertinente antes de

evaluar a cada cliente. Para aprobar una apertura, los clientes en general deben cumplir los

siguientes requisitos:

No haber estado en cesación de pagos o quiebra en los últimos 5 años.

Conocer las instalaciones del cliente.

No tener informes financieros de terceros adversos.

Tener buenas referencias de sus principales proveedores y bancos con los que tengan la

mayor cantidad de operaciones.

Contar con balances que demuestren suficiente margen, patrimonio y liquidez para hacer

frente a sus obligaciones en el corto plazo.

Por tipo de cliente se llevaran a cabo las siguientes investigaciones:

Tipo de Investigación GA CGS PC

Contable X X X Ref. Proveedores X X X Ref. Clientes - - - Ref. Bancos - X X Medios de Comunicación

X X -

Investig. Agencias - - X BD Banco Central X X X


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Entrevista con Cliente - - X Entrevista con Comercial

X X X

Si bien estas investigaciones no son concluyentes, y lo que buscan es disminuir el riesgo de

incobrabilidad, lo que también se está buscando detectar es la solvencia Moral y Real del cliente;

es decir su compromiso real de pago y su capacidad para hacerlo.

Una vez aprobado, se le designara un número de cuenta corriente asociado vía sistema

administrativo al número de cliente. El legajo del cliente estará completo con las firmas de

comercial y la dirección.

El límite de crédito inicial que se concede a nuevos clientes, y actualizaciones futuras, se

desprenderá de la penetración que comercial busca tener, la capacidad de la empresa para dar

crédito, el tipo de cliente y su calificación. Por eso debe existir una negociación entre comercial y

créditos para llegar a un numero en concreto. Es importante recordar que el crédito es una

herramienta más de penetración en los clientes y muchas veces espada de competitividad para

sectores como el de PC.

Cobertura de riesgos crediticios

El seguro de crédito es una modalidad de seguro contra daños, seguro patrimonial, que tiene

como objeto la cobertura del riesgo de impago por parte de un deudor. Se utilizara para los

clientes del segmento PC, que es donde está el mayor riesgo de falta de cobro.

Por el tipo de negocio se utilizará la Póliza Líder de Crédito y Caución Atradius. Ver Póliza.

Garantías adicionales

Cuando los clientes GA o CGS quieran extenderse en sus líneas de crédito se evaluara y en caso de

estar todo correcto, con las aprobaciones pertinentes, se procederá a extender.

En caso de los clientes PC, para extender sus líneas deberán entregar garantías adicionales.

Algunas garantías que pueden entregar son:

Hipotecarias. Terrenos, construcciones; se valorara con especial atención si el cliente pone

como garantía su casa habitación, y se le tomara con el 110% de su valor.

Fianzas: garantías personales de los socios de la empresa.

Garantías de terceros.

http://www.creditoycaucion.es/Controlador?PROCESO=WCC_ProcElSeguroDeCredito&ACCION=ProdElSeguroDeCredito&NUEVO=true&cifFormulario=&NombreEmpresaFormulario=&NombreContactoFormulario=&ApellidosContactoFormulario=&CargoFormulario=&DireccionEmpresaFormulario=&


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Imputaciones y reclamos de impagados

Siempre que se reciban pagos, los mismos quedaran condicionados al cobro integro de los valores

que se hayan recibido. Las cobranzas se imputaran en el siguiente orden, siempre que

corresponda: intereses, gastos, honorarios y finalmente capital, o deuda comercial. Esta leyenda

se incluirá en cualquier recibo oficial que emita la compañía.

Respecto a los impagados, en el ultimo día de pago que tenía el cliente se le informara al comercial

sobre tal situación. Al día siguiente se le pedirá actualización al comercial, y se le dejara en su

gestión durante 10 días a los fines de no desgastar la relación con los clientes. En ese mismo

instante se procederá a bloquear su cuenta y cancelar todas las entregas en curso que tenga el

cliente.

Luego de pasado esos 10 días, se procederá al envío de correos, cartas o llamadas según

corresponda para reclamar el pago. En caso que no se acoja a algún plan de pago el cliente,

procederán los costos e intereses detallados anteriormente, se procederá a calificar al cliente

como Moroso, y se derivara al área de recupero de créditos.

Si pasados los 60 días no se ha podido cobrar, se lo calificara como cliente de dudoso cobro, y se

informara a contabilidad y comercial para que realicen las previsiones que correspondan en cada

caso.

Procedimiento de bloqueo de cuenta y pedidos

Existen distintas alternativas para el bloqueo de cuentas y por ende de pedidos. El caso típico es el

de cuestiones comerciales, que bloqueara la cuenta por los motivos que estime pertinentes.

El caso del área de créditos pueden ser dos. Uno es el detallado en el punto anterior. Y el otro es el

que corresponde cuando el área ha detectado indicios o alarmas que corresponden un grave

riesgo para la compañía. En este caso, quien dirija el área de Crédito tiene potestad para bloquear

la cuenta en casos excepcionales.

Algunos casos excepcionales puede ser conocimiento de algunos hechos clave en los clientes,

como la salida abrupta de sus directores, mudanza intempestiva, accidentes en sus locales, falta

de pago a competidores, entre otras; es decir todas aquellos indicios que se puedan interpretar

como cambios repentinos no programados de los clientes que puedan afectar los cobros o la

solvencia del cliente en el cortísimo plazo, sobre todo si se trata de clientes del segmento PC. El

desbloqueo de cuenta puede ser realizado igual de rápido una vez entendida la situación; sin

embargo, una decisión rápida en un momento así puede ser clave para la empresa. Esta se la

conoce como cancelación extraordinaria de línea de crédito.


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Disminución y Revocación de línea de crédito

Si bien se debe evitar revocarle al cliente una línea de crédito, en el caso de clientes que vayan

perdiendo solvencia o no cumplan con los requisitos que se analizaron para este fin. En caso que el

estudio haya demostrado la necesidad de disminuir la línea de crédito, se le dará la opción al

cliente de entregar garantías a los fines que permanezca estable su crédito.

La Dirección Comercial apoyada por la Dirección General podrá renovar la línea de crédito de un

cliente por única vez cuando inclusive no cumpla con los requisitos de renovación dictados por

esta política, cuando se demuestre que manteniéndole el crédito no es un riesgo de incobrabilidad

para la empresa.

Bloqueos en pagos de facturas por clientes por cuestiones comerciales

Estos son bloqueos que hacen los clientes en pagos por cuestiones comerciales como calidad,

precio, cantidades, es decir condiciones particulares que se negociaron antes de cerrar el trato.

Del lado de la compañía son bloqueos que se detallaron en puntos anteriores, donde el área

comercial decide pausar la relación comercial con el cliente, y dejar de entregar producto.

En el caso del cliente, es cuando decide no pagar por los puntos detallados al principio de este

apartado. Cuando un cliente manifieste esto, automáticamente se le deberá bloquear la cuenta

para evitar seguir entregando producto.

Se levantara el bloqueo una vez que comercial lo haya aprobado, y el área de Crédito verifique que

el cliente no tiene ninguna deuda vencida. No se cobraran intereses en caso de que el reclamo del

cliente haya sido el adecuado.

Asesoramiento Jurídico

Para cualquier cuestión legal, se contara con el apoyo de la asesoría legal – jurídica que la

compañía haya determinado.

Devolución de Mercaderías

Para que se autorice la devolución de mercancía por parte de cualquier cliente se establecen las

siguientes condiciones:

Toda devolución deberá ser solicitada por escrito indicando:

Nombre o razón social que solicita la devolución.

Motivo de la devolución.

Número de orden de compra, albarán y factura con que se entregó el material.


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Cantidad y descripción del material.

Nombre de la persona que hace la solicitud de devolución.

La mercancía a retornarse deberá entregarse en nuestras bodegas principales junto con la

remisión de salida del almacén del cliente, a la cual deberán acompañar el albarán y factura

original con la que se entregó originalmente el producto.

En caso de que la devolución no sea por causas imputables a la empresa, el cliente deberá asumir

un cargo del 10% sobre el valor de la factura. Al momento de recibir la mercancía del cliente se

hará previa verificación de la mercancía, si la mercancía no está conforme se entregó, no se

recibirá.

No se aceptará devoluciones de mercancía después de 15 días de entregada y/o antes de fin de

mes de calendario.

Descuentos por pronto pago como método de cobranza y financiación

Los descuentos por pronto pago se determinaran respecto las demandas financieras de la

compañía, la época del año y la actividad comercial. También se lo utilizara como método de

cobranza anticipada para reducir el riesgo.

El área de Créditos habilitará 2% de descuento por pronto pago para clientes PC dentro de los

primeros 15 días del crédito y 1% para CGS, dentro de los primeros 20 días de crédito, como

método de cobranza anticipada, para así reducir el riesgo de impagados.

Penalización por cheques rechazados

La empresa generará un cargo de 20% por cheques devueltos. Además de esta indemnización se

cobrara la comisión más el IVA que se genere por la devolución del cheque. En caso de

reincidencias, al tercer cheque devuelto se procederá a anular irrevocable del crédito.

La ética en la gestión

El área de Crédito cree en los resultados, la integridad, la vocación de servicio, la innovación y el

compromiso con su trabajo, valores fundamentales que a acompañan a la compañía desde el

comienzo y que guían la labor diaria de cada una de las personas que conforman el equipo de

Crédito.

Al ser un área tan sensible, se espera ética en la gestión diaria y de largo plazo de cada uno de los

miembros del equipo.


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Alarmas de Clientes

Si bien esta lista no es taxativa, hay algunos indicios que deberían llevar al área a revisar los

clientes; estos son:

Perdida de locales comerciales en sitios clave.

Informaciones sobre adquisiciones de otras empresas.

Informaciones sobre ventas a otra empresa.

Cambios en la Dirección.

Cambios en los equipos directivos.

Cambios de NIF o de Razón social.

Pedidos muy por encima de los ordinarios.

Entre otras.

Lo que se debe buscar es alarmas o indicios que permitan anticiparse al futuro respecto del cobro

a clientes.

Ratios e indicadores de gestión y control

Estos serán mediciones periódicas que permitirán conocer el estado de la gestión del

departamento, y así poder tomar decisiones respecto a futuros desafíos. Si bien estos deberán

estar en un tablero aparte de esta política, algunos indicadores que se podrían incluir son:

Plazo promedio de cobro de clientes. Por segmento.

Tiempo de análisis de carpeta de crédito.

Clientes morosos sobre total de cartera.

Clientes de dudosos cobro sobre total de cartera.

Gastos departamento sobre gastos presupuestados.

Costo de gestión de crédito de clientes. Por segmento.

Descuentos por pronto pago otorgados sobre ventas. Por segmento.

Uso de línea de crédito por clientes. Por segmento.

Los ratios de gestión son muy importantes para la evaluación de fortalezas y debilidades del área

de crédito, por lo cual deben estar actualizados y ser compartidos oportunamente con los equipos

para mejorar la gestión. Una buena gestión le dará mejor servicios agregados a la compañía y por

ende al cliente.


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MENSAJE FINAL

La Las política de crédito y cobro tiene como misión controlar el volumen total de saldos de

clientes y la calidad de su riesgo. Es importante tener siempre en cuenta que esta política está al

servicio de la relación de la compañía con el cliente, y por tal razón, cualquier punto que no esté

contenido en esta, deberá ser resulto teniendo en cuenta que no se trata de proteger a la empresa

de los clientes, sino más bien de permitir que ambos tengan una relación a largo plazo que

permita que ambos puedan cumplir sus objetivos.

Esta política está sujeta a cambios, los cuales serán notificados a nuestros CLIENTES de forma

inmediata.

La política deberá ser revisada por lo menos una vez cada dos años, o cada vez que la situación

externa apremie y deba ser modificada.

Credit Manager

Dirección Comercial

Dirección General


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