Empresa. Documentos básicos en la empresa privada ...imagenes.mailxmail.com/cursos/pdf/9/empresa-documentos-basico… · Son documentos editados generalmente por medianas y grandes

Empresa. Documentos básicosen la empresa privada (primeraparte)Autor: Editorial McGraw-Hill

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Presentación del curso

En este cursos aprenderás a identificar los modelos de documentos internosutilizados por las organizaciones o empresas privadas: la convocatoria, el acta, laautorización, los avisos y anuncios; los boletines y revistas, memoria de actividades,la nota interna y la Solicitud (como modelo de instancia normalizado). Estudiaremoscada una de ellas, su función e importancia dentro de la organización. Aprenderástambién a diseñar y redactar esos documentos.

Conoce la importancia del acta para una empresa. El acta es el documento medianteel cual se se da fe de las acciones y de las decisiones que se toman en las reunionesoficiales de la empresa. Te mostraremos gráficamente modelos de documentoscomo el de autorización, modelos de avisos, anuncios y boletines internos de de laempresa. Para quienes tienen el proyecto de crear empresa o quienes quierenactulizar los documentos internos de su empresa este curso les será de gran utilidad.

Aprende con este curso de la editorial McGraw-Hill, fragmento del l ibro: CEO -Comunicación y relaciones profesionales" del autor A. Cadiñanos, E. Riesco. Puedesdescubrir más libros de McGraw-Hill en: www.mhe.es.

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1. Empresa. Convocatoria

Documentos internos

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo lascomunicaciones en su ámbito interno son:

- Convocatoria.- Acta.- Autorización.- Avisos y anuncios.- Boletines y revistas.- Memoria de actividades.- Nota interna.- Solicitud (como modelo de instancia normalizado).

Convocatoria

En una primera acepción, es el documento por el cual se cita de forma oficial a ungrupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en lapropia convocatoria. En una segunda, es la publicación o difusión denotas informativas de interés general que hacen las empresas entre sus empleados,tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la formación.

La convocatoria puede darse en el propio núcleo de la empresa, es decir, tener comodestinatarios a determinados cargos o empleados por ejemplo, una convocatoria auna reunión de jefes de departamento o bien tener proyección hacia el exteriorcomo cuando una sociedad anónima convoca a sus socios (Fig. 7.1).

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Fig. 7.1. Ejemplo de convocatoria publicada en el Boletín Oficial del RegistroMercantil.

Nota: Este curso forma parte del libro "CEO - Comunicación y relacionesprofesionales" del autor A. Cadiñanos, E. Riesco, publicado por la editorial McGraw-HillMcGraw-Hill (ISBN: 84-481-9933-2).

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2. Empresa. El acta

Acta

El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reunionesconvocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo el Orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. El responsable dedar fe de este documento es el secretario, por medio de su firma. También firmanlos restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.

Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que esconocido como Libro de actas. Este libro debe ir diligenciado, que es una indicaciónque figura en su primera hoja citando que se trata de un libro de actas pertenecientea una determinada organización, asociación, fundación, etc., y foliado, es decir, lashojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilización deprogramas informáticos, las actas podrán confeccionarse en hojas separadas que,numeradas correlativamente, son luego encuadernadas para conformar el Libro deactas.

El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final.

- Inicio. Consta de tres bloques:

El primero comienza citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, lahora y el lugar (sala de conferencias, auditorio, sala de cine...), y el nombre de lasociedad, organización o fundación que se reúne. En un segundo bloque serelacionan los asistentes y ausentes, si hubiese, indicando su cargo dentro de laorganización a la que representan. Se comienza por el cargo de mayorresponsabilidad para ir decreciendo en orden jerárquico. Cuando la redacción sehace de forma manuscrita, la relación de los asistentes y ausentes figura en elmargen izquierdo, separada del cuerpo del acta por una línea divisoria siguiendo lacostumbre mercantil. Ahora bien, si se confecciona este documento utilizando unmedio informático, esa distribución varía, ya que la relación de asistentes y ausentespasa a formar parte del propio cuerpo del acta. El resto sigue la distribución normal(Fig. 7.2 y Fig. 7.3).

A continuación, y ya dentro del tercer bloque, figura el Orden del día, que es larelación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar y fiel reflejo del queaparece en la convocatoria de la reunión que origina el acta. Los temas que se tratanestán colocados en orden, de mayor a menor importancia. Si es una primerareunión, el último punto es el de la lectura y aprobación, si procede, de ese acta. Siéste obedece a sucesivas reuniones, este punto puede aparecer bien elprimero, haciendo referencia a la aprobación del acta de la reunión inmediatamenteanterior, o bien en el último punto, para que sea aprobado en la misma reunión, siprocede.

- Contenido. En este apartado se recogerán de forma ordenada las deliberacionesque afectan a los temas tratados, así como las de los acuerdos tomados; endefinitiva, refleja el desarrollo de la reunión.

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- Final. Este último apartado comienza con la siguiente frase: «No habiendo másasuntos que tratar se levanta la sesión a las horas minutos horas del día de lafecha». A continuación, figurarán las antefirmas y firmas del secretario, o bien ladel cargo que convoca la reunión, así como las de los demás cargos directivos. Si laorganización o empresa contemplase la figura del presidente en sus estatutos, éstedará el visto bueno (Vº Bº) al acta con su firma, que, por regla general, estamparáal margen izquierdo.

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3. Empresa. El acta (manuscrita)

A continuación te presentamos el ejemplo de un acta manuscrita:

Fig 7.2. Ejemplo de la distribución de las partes que forman un acta manuscrita.

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4. Empresa. El acta (informatizada)

A continuación te mostramos un ejemplo de acta informatizada:

Fig 7.3. Distribución de un acta informatizada correspondiente a una sociedadanónima.

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5. Empresa. La Autorización

Autorización

La autorización surge, en la mayoría de los casos, como respuesta a la petición osolicitud que hace un empleado a un superior. También puede obedecer a otrosmotivos, como los originados en el propio seno de la empresa para autorizaral empleado a realizar una determinada labor. No existe un formato normalizado para esta clase de documento interno. Así que lasimple observación de criterios de claridad, brevedad, concisión y racionalizaciónserán más que suficientes para cumplir con su objetivo. La Figura 7.4 muestra un modelo de autorización.

Fig 7.4. Autorización tipo de una determinada empresa.

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6. Empresa. Avisos, anuncios, boletines y revistas

Avisos y anuncios

Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de carácter general que afectan ala organización y, por tanto, al personal de la empresa. Su lugar de colocación es eltablón de anuncios. Al igual que ocurre con las autorizaciones, no existe un modeloconcreto y bastará con la observación que se hacía para el documento anterior encuanto a su confección. En la Figura 7.5 tienes un ejemplo de aviso.Es recomendablecambiar cada cierto periodo de tiempo (de 20 a 30 días, por ejemplo) el formato delos avisos, incluso de color, para así no acostumbrarse a ver un elemento fijo en eltablón; y retirarlos cuando éstos hayan vencido o estén pasados de fecha.

Fig 7.5. Aviso o anuncio de ámbito interno.

Boletines y revistas

Su contenido suele incluir información de las actividades referentes al ocio, a lacultura y a las acciones ligadasdirectamente con la empresa que edita la publicación.Por regla general se mandan confeccionar a los profesionales de este campo, lasimprentas. Su publicación es propia de las medianas y grandes empresas, así comodedeterminados organismos públicos (Fig. 7.6). Es aconsejable que en el sectorempresarial sean enviadas por correo a los trabajadores de la organización.

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Fig 7.6. Portadas de la revista Ambienta, publicada por el Ministerio de MedioAmbiente.

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7. Empresa. Memoria de Actividades

Memoria

Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas,organizaciones altruistas, fundaciones o instituciones públicas donde se reflejan losdatos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización durante un determinado periodo de tiempo, que generalmente es un año (Fig. 7.7).

Su contenido y estructura variará dependiendo de la actividad empresarial oeconómica que desarrolle la organización, aunque por regla general suelencomenzar con un saludo del presidente, director general o máximo mandatario,para, a continuación, realizar una exposición dividida por capítulos que versarásobre los datos más relevantes acordes a la actividad de la empresa (informes deauditoría, financieros, situación patrimonial, medios humanos y materiales,productividad, fines alcanzados, actividades realizadas, etcétera).

No hay que confundir este documento con la Memoria, un documento que formaparte del Libro de cuentas anuales y que están obligadas a confeccionar las personasfísicas y jurídicas que llevan sus anotaciones contables según lo indicado por elCódigo de Comercio.

Fig 7.7. Cubierta de una memoria y una hoja del interior.

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8. Empresa. Nota interna

Nota interna

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones onegociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cadauno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a manopalabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...» (Fig. 7.8). Laspartes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.

- Inicio. En esta primera parte figuran:- El nombre o razón social de la empresa.- La fecha de confección en formato largo o corto.- La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la persona ydepartamento o sección al que pertenece quien emite la nota.- La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona ydepartamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.- La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina eldocumento.

- Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la notainterior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.

- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. Noaparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».

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Fig 7.8. Ejemplo de una nota interior.

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9. Empresa. La Solicitud

Solicitud

Esta clase de documento, encuadrado dentro de las comunicaciones internas de laempresa sin proyección al exterior, obedece al modelo de impreso utilizado por elpersonal para realizar determinadas peticiones formuladas a sus superiores.

No existe un modelo predefinido o establecido para este singular tipo desolicitudes, por lo que cada empresa diseñará unmodelo adecuándolo a susnecesidades organizativas, siendo el más idóneo aquél que cubra un amplioespectro de peticiones (Fig. 7.9).

Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: desde la peticiónde un periodo vacacional hasta solicitar un cambio de destino en el puesto detrabajo, pasando, por ejemplo, por una demanda de la expedición de uncertificado emitido por la empresa. Independientemente del fondo y forma de estedocumento, necesariamente han de figurar la fecha y la firma del solicitante.

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Fig 7.9. Solicitud.

Nota: Con este capítulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajoes un fragmento del libro "CEO - Comunicación y relaciones profesionales" delautor A. Cadiñanos, E. Riesco, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN:84-481-9933-2) .

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