Software para gerenciamento de processos de negócio

Estudo de caso: Processo para locação de equipamentos

Sobre o cliente

•  Empresa de engenharia que atua na construção de data centers e projetos de cabeamento de rede

•  Possui clientes em diversas cidades do país •  Principais clientes: Petrobras, Usiminas,

Vale, Fiat, Votorantim e Iveco.

Cenário inicial

•  Supervisores de obras precisavam solicitar máquinas e equipamentos

•  A máquina ou equipamento poderia ser locada •  Não existia controle para devolução de equipamentos

após uso resultando em locação desnecessária. Existia o histórico de um container que permaneceu locado por 1 ano após fim do projeto.

•  Todas as solicitações eram feitas por email e o solicitante não possuía visibilidade do andamento do processo

•  Existiam diversas falhas de comunicação

Solução proposta

•  Todas as solicitações seriam feitas por um sistema com interface web disponibilizado na intranet da empresa e também na internet (para acesso nas obras)

•  Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam realizar solicitações de equipamentos

•  O sistema deveria controlar a data de devolução do equipamento e acionar a área de suprimentos para providenciar a devolução para o caso de ativo alugado

A solicitação

Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet No site existe um formulário com todos os campos para solicitação, incluindo o equipamento necessário e a data prevista de devolução.

A solicitação

Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet No site existe um formulário com todos os campos para solicitação, incluindo o equipamento necessário e a data prevista de devolução.

A autorização

Assim que o supervisor conclui a solicitação é enviado um email para o gerente imediato solicitando aprovação. Ao clicar no email é exibida uma página de aprovação. Neste momento o gestor do solicitante visualiza os dados e decide se aprova ou reprova.

Locação por Suprimentos

Após aprovação a solicitação segue para a área de logística que verifica a necessidade de locação. Se for necessário alugar o equipamento então a solicitação é encaminhada para suprimentos realizar a compra.

Locação por Suprimentos

Após aprovação a solicitação segue para a área de logística que verifica a necessidade de locação. Se for necessário alugar o equipamento então a solicitação é encaminhada para suprimentos realizar a compra.

Controle de devolução

Após entrega do equipamento a solicitação permanece aberta aguardando a data prevista de devolução. 3 dias antes da data da devolução é enviado um email para o gerente administrativo e a solicitação retorna para a fila de suprimentos realizar a devolução do ativo. Se suprimentos não for ágil o suficiente para realizar a devolução na data prevista então o gerente administrativo recebe um email 1 dia antes do prazo.

Resultados

•  Garantia de devolução do equipamento na data prevista evitando desperdício com locação desnecessária.

•  Os supervisores passaram a ter visibilidade do processo sendo possível identificar a etapa corrente e seu respectivo responsável.

•  Padronização da comunicação. •  Controle da demanda mediante aprovação do

responsável pela obra. •  Controle de prazos para atendimento da

solicitação.

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