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Enquadramento e impacto dos sistemasde informação no Programa Aveiro Norte

Miguel Oliveira1, Pedro Beça1, Nuno Carvalho2,Sara Petiz1 e A. Manuel de Oliveira Duarte3

Introdução

O propósito deste artigo é o de demons-trar o relevo que os sistemas de informaçãotêm em todo o processo de criação e desen-volvimento de uma nova oferta formativapotenciada pela Universidade de Aveiro nonorte do distrito. Inicialmente, e com o intuitode desenvolver ferramentas para a gestão eadministração do Programa Aveiro-Norte,criou-se o sítio do Programa Aveiro-Norte.A sua forte adesão por parte dos vários actoresenvolvidos na utilização do mesmo sistema,deu origem a novos inputs com vista aoaperfeiçoamento do mesmo, bem como novossistemas que promovem uma maior interacçãocom o tecido empresarial da região.

O Programa Aveiro-Norte surge comouma acção de Intervenção da Universidadede Aveiro no Norte do Distrito, com oobjectivo de promover o reforço do ensinosuperior orientado para a formação inicialpolitécnica, formação especializada e requa-lificação profissional. Consiste numa Redede Unidades de Formação Especializada apartir da qual se pretende implementar umconjunto de cursos, cujas propostas de for-mação pretendem responder não só às ne-cessidades locais de formação inicial, mastambém de actualização dos quadros dasempresas e serviços existentes na região nortedo distrito de Aveiro.

Pretende-se que a oferta formativa doPrograma Aveiro Norte articule ecompatibilize tanto os graus do sistema deensino superior que lhe estão a jusante (li-cenciaturas e pós-graduações) como as viasde acesso a montante, com origem no ensinosecundário e pós-secundário não superior(cursos profissionalizantes, cursos de espe-cialização, etc.).

Pretendemos apresentar, de uma formasucinta e clara, os vários sistemas em pro-dução e desenvolvimento e como é queinteragem no ‘Universo Aveiro-Norte’, dan-

do origem a um portal informativo quepromova todas as entidades envolvidas cri-ando um fluxo de informação comum, emespecial o sistema de informação do Progra-ma Aveiro Norte.

Motivação

Com o início das actividades lectivas noano de 2003, tornou-se imperativo a cons-trução de um sítio (www.aveiro-norte.ua.pt)que disponibilizasse conteúdos informativossobre todas as actividades a decorrer noâmbito do Programa Aveiro Norte (PAN).Partindo deste principio, e tendo sido desen-volvida uma base tecnológica sólida, foidisponibilizada a ‘secretaria virtual’ comdiversas ferramentas e funcionalidades como,por exemplo, gestão de faltas, horários,inserção de sumários, gestão de formadorese alunos, que são disponibilizadas aos for-madores, formandos e administrativos.

A forte adesão do uso do sítio da Se-cretaria Virtual do Programa Aveiro Norte porparte de todos os actores intervenientes, temimpulsionado o desenvolvimento de novasferramentas e integração com outros siste-mas de informação necessários à formaçãodo aluno e que promovem a sua integraçãono mercado de trabalho. Noutra perspectiva,os sistemas de informação disponíveis con-tribuem para que, o tecido empresarial e in-dustrial da região, os utilize de forma apotenciar um melhor envolvimento com osalunos, formadores e directores de curso,assim como a Comissão Instaladora doPrograma Aveiro Norte.

Secretaria Virtual

Como já referido anteriormente, a EscolaAveiro Norte é dotada de uma ferramentadenominada Secretaria Virtual, que se encon-tra em permanente desenvolvimento para darresposta às necessidades dos formadores,

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alunos e pessoal administrativo, potenciandoassim o uso das tecnologias de informaçãopor parte de todos os elementos que cons-tituem o Programa Aveiro Norte.

No âmbito deste programa foi desenvol-vido um conjunto de ferramentas em ambi-ente Web para proporcionar o máximo deinformação e interactividade a todos osinteressados neste programa. Assim, paraalém de todo um leque de informaçõesrelativas aos vários cursos, os interessadospodem ainda recorrer a uma secretaria vir-tual, onde têm desde logo a possibilidade derealizar algumas acções que até então sóseriam possíveis junto da instituição emcausa.

A existência deste serviço on-line teminúmeras vantagens para os seus utilizadores,na medida em que permite uma maior fle-xibilidade temporal e espacial, uma vez queestá disponível 24 horas por dia e em qual-quer ponto de acesso à Web.

Pretendeu-se, desde o início, informatizare optimizar processos relacionados com asactividades do Programa Aveiro Norte, atra-vés do desenvolvimento de ferramentas deBackOffice para a Secretaria Virtual. Estasferramentas surgem na sequência dainformatização do processo de registo deaulas, um requisito do POEFDS4, para oscursos oferecidos pelo Programa AveiroNorte. Assim, começámos por dimensionar.

Essas actividades estão segmentadas em3 eixos principais: Gestão e Administração,Formador e Aluno, sendo de esperar que acada um destes elementos sejam possibili-tadas funcionalidades adequadas à sua fun-ção.

Acessibilidade e apresentação

O desenvolvimento de aplicações paraWeb, pressupõe que o uso desta tecnologiaseja do conhecimento geral dos utilizadoresa quem esta se destina. Assim, é expectávelque as pessoas sejam minimamente capazesde interagir com o computador e seus pe-riféricos. Para aceder a esta aplicação bastater acesso à Internet e dirigir-se ao site http://www.aveiro-norte.ua.pt e aí clicar sobre aopção “Secretaria virtual” que se encontrano menu (Figura 1).

Tendo em conta que o serviço é umasecretaria virtual, cada pessoa terá de dirigir-se à área que mais lhe convém. Para tal,existem diferentes acessos:

• Gestão e Administração• Formador• Formadores• Inscrição na bolsa de formador• Pré-inscrição (candidatura a formando)

Segurança

Tendo em conta um dos factores maisimportantes para este serviço, a cadautilizador do sistema está garantido um nívelde segurança que permita confiar no serviçoa que a aplicação se propõe.

No caso concreto de uma secretariavirtual, acontece existirem várias pessoas autilizá-la em simultâneo e isso não pode gerarqualquer conflito ou perda de informação,pois poderia ter efeitos muito graves. Paraalém disso, cada utilizador tem que ter omínimo de privacidade e segurança nos dadosque disponibiliza.

Neste caso, estes factores foram consi-derados e por isso cada utilizador para acederao serviço pretendido tem que em primeirolugar preencher correctamente os camposreferentes ao login e password.

Funcionalidades do Módulo de Gestão eAdministração

Este módulo permite aceder a toda ainformação relativa aos administradores,formadores, formandos, cursos e outros dadosde importância para o Programa Aveiro Norte.Quem acede a este módulo tem ao seu disporuma grande lista de funcionalidades como sepode constatar pela Figura 2.

Muitas das funcionalidades são bastanteintuitivas, pelo que não será feita umadescrição exaustiva das mesmas, o que nãoquer dizer que tenham menos importância.A funcionalidade “Colocar documento nosite” consiste em possibilitar a anexação dedocumentos a serem exibidos on-line. NaFigura 3 é apresentada a informação que énecessária para este efeito. É de realçar apossibilidade de o mesmo documento estaranexado a áreas podendo, por isso, pertencer

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Figura 1 – Acesso ao site do Programa Aveiro Norte e à Secretaria Virtual

Figura 2 – Lista de Menus do Módulo de Gestão e Administração

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aos documentos da comissão de acompanha-mento, comissão instaladora, acesso geral eparceiros do programa em simultâneo, se issose justificar.

As funcionalidades referentes à visuali-zação de pré-inscrições e pedidos de infor-mação servem exclusivamente para ver ainformação respeitante a cada item e se forcaso disso tem o contacto de quem fez opedido para, se se justificar, proceder à res-posta.

No menu referente aos formadores existea possibilidade de fazer listagens de forma-dores usando vários critérios, sendo um deleso facto de os formadores terem ou nãocurriculum vitae.

A gestão de vencimentos tarefas é umadas funcionalidades com maior relevância naparte da gestão e administração. O cálculoé feito a partir das horas leccionadas por cadaformador. Cada formador, ao preencher osumário, indica o número de horasleccionadas nessa aula e a data (Figura 4).

Outra possibilidade consiste em adicionarnovos formadores à lista de formadores. E paraisso é necessário preencher o formulário

Figura 3 – Inserção de um novo documento online

exibido na figura que se segue e posterior-mente clicar em no botão “Enviar” para fazera validação da informação, ou então no botão“Apagar” para não realizar o registo.

O menu Bolsa de formadores tal comoo próprio nome indica permite ver a lista deformadores que se inscrevem na bolsa deformadores.

No menu referente aos alunos é possívelver uma lista de alunos geral, adicionar novosalunos através do preenchimento de umformulário próprio, visualizar para cada alunoo registo de faltas e respectivo subsídio efinalmente realizar um histórico do aluno emtermos de faltas.

Um ponto importante é a possibilidadede criar novos cursos a partir do preenchi-mento do formulário respectivo.

Além destas funcionalidades, ainda exis-tem algumas com extrema importância. Entreelas, gostaríamos de referir o gestor dehorários, ainda em fase de testes, que criauma grelha de aulas e actividades para osalunos e formadores (Figura 5).

Por consequência do desenvolvimento dogestor de horários foram desenvolvidas algu-

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Figura 4 – Visualização de vencimentos

Figura 5 – Visualização de sumários

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mas ferramentas de backoffice como o gestorde salas que, por sua vez, dará origem aogestor de recursos em sala.

Por fim existe ainda um conjunto demenus correspondentes à publicação dedocumentos consoante a área a que se des-tinam, nesses menus é possível ver quais osdocumentos actualmente on-line.

Funcionalidades do módulo de formador

Para aceder ao módulo do formador énecessária a autenticação por login epassword. Após estar autenticado, o forma-dor fica com acesso à lista de disciplinas quelecciona, como se pode ver pela Figura 6.

No menu que tem ao seu dispor nestapágina, o formador pode ainda modificar ouvisualizar os seus dados pessoais e/oumodificar, visualizar ou apagar o curriculumvitae.

Após a selecção de uma disciplina estemenu aumenta e permite também realizaroperações relacionadas com a disciplina queescolheu. O formador pode listar, adicionar,modificar ou apagar sumários e ainda ver umalistagem dos alunos inscritos nessa disciplina.

Após a selecção de uma disciplina apa-rece na parte do cabeçalho da página o nomeda disciplina escolhida, permitindo assim aoformador saber em que disciplina está aaceder.

Na área de sumários o formador tem aoseu dispor um espaço de aula que lhe per-mite sumariar as aulas e registar as presençasdos seus alunos. Para fazer esta operação oformador tem que preencher o conjunto dedados que mostra a Figura 7.

As restantes operações relacionadas comos sumários processam-se de uma formamuito semelhante. O formador pode aindavisualizar uma listagem dos seus alunosseleccionando a função ”Alunos Inscritos” domenu. Neste caso, o formador tem acesso atodo o histórico de faltas do aluno após aselecção do mês referente ao campo frequên-cia (Figura 8).

Tal como já foi referido, para além doespaço de aula o formador tem sempre apossibilidade de alterar ou consultar os seusdados pessoais.

Para além dos dados pessoais o formadorpode ainda aceder ao seu curriculum onde

pode alterar o seu conteúdo sempre que sejustifique.

Funcionalidades do módulo formando

Neste módulo são disponibilizados osmateriais referentes aos cursos, nomeadamen-te os sumários das disciplinas leccionadas eos documentos informativos.

Para aceder a esse material o formandotem que escolher o curso que lhe interessae posteriormente seleccionar a disciplina quepretende. O acesso a esta informação é livre.

Após a selecção do curso surge umalistagem de disciplinas leccionadas, respec-tivos formadores e carga horária da mesma.Depois de escolher a disciplina o formandotem a possibilidade de efectivamente acederaos sumários ou ver a listagem de alunosinscritos. Se o item seleccionado for “AlunosInscritos” o que aparece é uma listagem dealunos onde é apresentado para cada alunoo seu email, situação curricular e número defaltas.

Funcionalidades do módulo inscrição nabolsa de formador

Este módulo possibilita a todos os inte-ressados em dar formação neste programaregistarem-se como candidatos a formadores.Para isso têm que escolher a opção “Novoutilizador” e preencher os campos respecti-vos à sua pessoa como mostra a figuraseguinte.

Após o registo o formador recebe umamensagem convidando-o a formalizar a suacandidatura preenchendo o seu curriculumvitae. Para proceder a este passo o formadortem que entrar na sua área de trabalho e aíescolher a função “Inserir”.

Funcionalidades do módulo Pré-inscrição(Candidatura a formando)

Este módulo é destinado a todos osformandos que pretendam inscrever-se numdos cursos existentes no programa. Destaforma podem fazer um abordagem inicial àinstituição sem que para isso tenham de sedeslocar pessoalmente até ao local.

A pré-inscrição consiste no preenchimen-to de um questionário que está divido em

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Figura 6 – Página inicial do módulo de formadores

Figura 7 – Página de registo do sumário e presenças em aula

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Figura 8 – visualização da assiduidade dos alunos

Figura 9 – Planificação geral da disciplina

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vários passos e onde o formando inicialmen-te começa por preencher o curso que pre-tende, depois os dados pessoais e restanteinformação considerada relevante para ainstituição de ensino.

Desenvolvimento de novas funcionalidadespara ensino assistido

Actualmente, a Secretaria Virtual já é umsistema de informação embrionário de apoioao ensino assistido. Facilita a inserção desumários por parte dos formadores e divulga-os aos alunos, controla presenças em aula epossui outras funcionalidades descritas ante-riormente, permite a gestão de horários, etc..

Tendo em conta os objectivos propostosde novas funcionalidades para apoio ao ensinoassistido, é facultado aos formadores apossibilidade de inserção de uma planifica-ção global da disciplina que leccionam.Assim, na área da disciplina, o formador tema possibilidade de inserir, visualizar e alteraralgumas informações relevantes para a dis-ciplina, tais como Objectivos, Fundamenta-ção, Abordagem, Programa, Metodologia,Avaliação e Bibliografia (Figura 9).

Em fase de análise e desenvolvimentoencontra-se aquilo que foi denominado por‘roteiros de aula’. Tendo em conta a diver-sidade dos alunos que aprendem na EscolaAveiro Norte, surge a necessidade de sereinventar o conceito de aula. Assim, pre-tende-se que os formadores disponibilizemmateriais pedagógicos das suas disciplinas e

que os agreguem à secretaria virtual, nas suasdisciplinas e segmentados por aulas.

Conclusões

A secretaria virtual é uma aplicação quese encontra em pleno desenvolvimento desdeo início de 2002. Constantemente, é alvo dereestruturações e novos desenvolvimentos taiscomo a aposta no ensino assistido.

Existem alguns pontos fracos que devemser tomados em consideração em actualiza-ções futuras, como por exemplo, a falta devisibilidade em relação à posição do utilizadorna aplicação, ou seja, neste momento nãoexiste nenhuma indicação sobre a localiza-ção e o que o utilizador está a fazer emalgumas funcionalidades.

Como podemos aferir de uma formabastante clara e objectiva, a relação existenteentre as ferramentas de ensino, os actoresenvolvidos neste novo programa formativoe materiais pedagógicos é bem mais proble-mática do que o que poderia parecer numaprimeira análise. A utilidade deste tipo deferramentas é altamente dependente dapotenciação das suas funcionalidades. Pode-se dizer que há uma relação de mutualismoque ainda falta (e é necessário) gerar entreprofessores e alunos de forma a criar umambiente realmente integrado de geração,disseminação e aquisição de conhecimentode importância formativa relevante. A solu-ção não é única nem unidireccional maspretende-se unificadora.

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_______________________________1 Escola Superior Aveiro Norte, Universidade

de Aveiro.2 Departamento de Electrónica e Telecomu-

nicações, Universidade de Aveiro.3 Escola Aveiro Norte, Departamento de

Electrónica e Telecomunicações, Universidade deAveiro.

4 Plano Operacional Emprego, Formação e De-senvolvimento Social.