20 dicas de produtividade e economia

ESCRITÓRIOS DECONTABILIDADE

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 2

SumárioAPRESENTAÇÃO 3

ECONOMIA 4Quem faz a diferença é gente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Gaste menos tempo e dinheiro lembrando seu cliente sobre pagamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Facilite o pagamento de honorários do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Reduza a curva de aprendizagem com sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

SEGURANÇA 7Controle a segurança dos dados do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Evite que informações já consolidadas sejam alteradas por engano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

CONTROLE DE TAREFAS 9Evite trabalho em dobro por falta de controle de tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Ajude os seus clientes a controlar as suas tarefas de obrigações tributárias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Defina um cronograma de fechamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

MAIS TRABALHO EM MENOS TEMPO 11Envolva o cliente no lançamento de informações no sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Use sistemas integrados e aumente a produtividade do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Agilize as tarefas do seu escritório centralizando as informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Use um sistema de controle de ponto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Tenha mais eficiência ao calcular o reajuste de salários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Economize tempo importando notas de entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Faça o mesmo com as notas de saída . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Não perca tempo inserindo informações em sites governamentais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Facilite o trabalho do seu escritório que atende prestadores de serviços . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Agilize o trabalho do departamento contábil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

MANTENHA-SE INFORMADO 17Identifique e acompanhe um canal de comunicação com informações legais e atualizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 3

Escritórios de contabilidade têm alta demanda, o que exige soluções que permitam

fazer mais com menos . Para tanto, é necessário utilizar a tecnologia a seu favor, com

ferramentas de produtividade que abrangem as diferentes tarefas desempenhadas

pela sua equipe . Se para o seu cliente só interessa o resultado final, o ônus de de-

morar mais em uma tarefa que poderia ser feita rapidamente é do seu escritório, não

do cliente . Por isso, é importante que os gestores de escritórios de contabilidade

conheçam formas de otimizar seus processos internos, seja para aumentar a produ-

tividade ou para aumentar a qualidade do trabalho com menos custo .

A Sibrax, nos seus 21 anos de experiência no mercado de escritórios de contabi-

lidade, nasceu dentro desse meio e percebeu quais são as necessidades do setor

e desenvolveu soluções para ajudar a sanar muitas dessas questões . É justamente

esse conhecimento que compartilhamos com você agora .

APRESENTAÇÃO

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 4

Quem faz a diferença é genteDepois de escolher um software para o seu escritório, vez ou

outra você precisará entrar em contato com o fornecedor para

resolver problemas ou tirar dúvidas . É essencial que você seja

atendido no momento exato, que fale diretamente com uma

pessoa que entende do que você precisa e que resolva o seu

problema . Ninguém gosta de falar com a secretária eletrônica e

selecionar opções que não chegam a lugar nenhum .

Na escolha do software, além de consultar o histórico do for-

necedor, veja o que as pessoas dizem sobre o atendimento ao

cliente para não ficar na mão .

ECONOMIA

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Na Sibrax o atendimento ao cliente é pessoal . Não tem 0800! Você

pode entrar em contato pelo Atendimento Online ou ligar para fa-

lar com um dos nossos contadores . Sem ramais e sem demora .

Resolva seus problemas e tire suas dúvidas com os nossos espe-

cialistas, sem pagar mais por isso . Nós garantimos a sua segurança

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 5

Gaste menos tempo e dinheiro lembrando seu cliente

sobre pagamentosEm vez de sempre lembrar seu cliente por telefone (ou com os famo-

sos “mosquitinhos”) sobre a proximidade do vencimento de um tributo

— ou do pagamento do honorário de seu escritório, que ainda não foi

feito — use a tecnologia a seu favor, economizando tempo, dinheiro,

ligações e gastos com pessoal . Mas não apenas substitua ligações por

e-mails escritos um a um, para cada cliente . Há soluções tecnológicas

que enviam e-mails automaticamente para todos os seus clientes dis-

pensando as ligações repetitivas de cobrança .

Também quer garantir ainda que o cliente receba o “recado” mais rapi-

damente? Use envios automatizados de SMSs!

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com os Pacotes Completo e Condomínio, a sua cobrança de honorários

e tributos fica muito mais simples com o envio de e-mails e SMSs au-

tomatizados aos seus clientes . Essas são ferramentas importantíssimas

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 6

para evitar a inadimplência do próprio cliente em relação aos tri-

butos e em relação aos honorários a serem pagos ao escritório .

Quanto ao SMS, é necessário — além do sistema — contratar um

pacote de envio de mensagens para celular . Mas o custo-benefí-

cio é bem superior se comparado aos gastos com ligações e tem-

po despendido por sua equipe para realizar todas as chamadas .

Facilite o pagamento de honorários do seu escritório

O seu cliente, por algum motivo, pode esquecer-se de pagar

pelo seu serviço na data correta . Por isso, você precisa ofere-

cer uma ferramenta que o ajude, que possibilite o agendar o

pagamento . Com isso, o risco de inadimplência é menor .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o produto Administrador de Escritório, que realiza o cál-

culo automático de honorários com emissão de boletos, o seu

cliente agenda o pagamento e não se esqueça dele . Pode ser

usado em conjunto com os avisos por e-mail ou SMS .

O Administrador de Escritórios ainda apura o custo de cada

cliente . Com essa informação você reconhece os clientes que

lhe dão mais lucro e até aqueles que dão prejuízo .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os clientes da Sibrax recebem treinamento para que possam

dominar o sistema por inteiro . A melhor parte é que o treina-

mento é gratuito, além da empresa fornecer suporte qualifica-

do e personalizado .

Reduza a curva de aprendizagem com sistemas

De nada adianta ter um bom sistema se sua equipe não con-

segue tirar o máximo dele ou se a curva de aprendizagem de

sua equipe (tempo que leva para entender a ferramenta e se

familiarizar com as interfaces) é longa .

Por isso, ao adquirir um sistema, é essencial que o fornecedor

ofereça treinamento .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 7

Controle a segurança dos dados do seu escritório

Manter o sigilo e o controle de dados dos seus clientes é funda-

mental para a credibilidade do seu escritório . Por isso, é preciso

contar com mecanismos que evitem que qualquer pessoa aces-

se determinadas informações . Isso pode ser obtido utilizando-se

de sistemas que possibilitem diferentes níveis de acesso .

SEGURANÇA

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Todos os produtos da Sibrax Software permitem o cadastro de

usuários no sistema . Assim, o contador pode definir quem terá

acesso a quê no sistema . É uma ferramenta que colabora na

gestão de atividades, delimitando responsabilidades e o aces-

so a informações dentro do escritório, ainda mais quando usa-

da com o recurso de “Fechamento de Período” (veja a seguir) .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 8

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Adquirindo o Pacote Completo é possível realizar o Fe-

chamento do Período . Com essa ferramenta o contador

pode congelar as informações inseridas anteriormente no

sistema, evitando alterações indesejadas em informações

já consolidadas .

Evite que informações já consolidadas

sejam alteradas por enganoQuem nunca passou por uma situação como essa: o conta-

dor identifica um erro inesperado em um relatório que já es-

tava correto e disponível para o cliente . Um funcionário novo

se confundiu e acabou causando retrabalho e mal-estar no

escritório . Ainda pode piorar, o próprio cliente pode perce-

ber o problema antes que o escritório tenha conhecimento .

Os erros nos lançamentos só causam transtorno e cons-

trangimento, por mais que haja boa intenção .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 9

Evite trabalho em dobro por falta de controle de tarefas

O “retrabalho” apenas causa a perda de tempo da sua equipe,

quando um membro faz algo já feito por outro profissional .

Pior ainda é quando ninguém faz porque as pessoas pensam

que os outros já fizeram .

Para isso, a velha lista de tarefas ajuda muito . Melhor ainda se

for uma versão moderna desse recurso, totalmente eletrônica,

online e visível para toda a equipe ao mesmo tempo, para que

todos possam acompanhá-la .

CONTROLE DE TAREFAS

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com os programas Livro Fiscal e Folha de Pagamento, a cada

tarefa realizada, o contador ou o responsável pode assinalar

no sistema o campo correspondente, individualmente por em-

presa . Todos têm acesso ao controle de tarefas, como quais

declarações já foram enviadas e para qual empresa . Assim,

ninguém tem trabalho dobrado .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os softwares Livro Fiscal e Folha de Pagamento oferecem

uma agenda de obrigações tributárias e encargos sociais . No

início de todo mês, a agenda de vencimentos de impostos e

encargos sociais é atualizada pela Sibrax para facilitar a con-

sulta dos prazos no escritório, ajudando inclusive quando a

data é variável em relação ao dia útil .

Ajude os seus clientes a controlar as suas tarefas de obrigações tributáriasÉ comum que as empresas se atrapalhem com as datas vari-

áveis que devem ser feitos os pagamentos dos seus tributos

— ou gastem um certo tempo definindo-as . Ou seja, se o pa-

gamento “X” precisa ocorrer sempre até o décimo dia útil do

mês, o escritório precisa ficar identificando manualmente qual

será a data exata em que o cliente deve quitar sua obrigação .

Com a ajuda de uma agenda de obrigações tributárias, seu

escritório economiza tempo e está menos suscetível a erros .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 10

Defina um cronograma de fechamento

Melhor do que ninguém, um escritório de

contabilidade sabe como é trabalhoso para

uma empresa ter um amplo quadro de fun-

cionários . Mas, com as ferramentas certas

e adotando um cronograma de fechamen-

to, é possível ter menos colaboradores exe-

cutando um mesmo número de tarefas (ou

até maior), sem perder em qualidade . 

Para isso, é necessário estabelecer um

cronograma de fechamento . Com todas

as empresas mandando, até uma mes-

ma data, um certo tipo de informação,

cria-se uma espécie de “linha de produ-

ção”, com tarefas padronizadas realiza-

das em sequência .

Por exemplo: se todos os seus clientes

enviarem as informações relativas à folha

E como a Sibrax pode lhe ajudar?

Além do Controle de Ponto embutido na

Folha da Sibrax, você conta com ferra-

mentas que permitem a realização dos

procedimentos para grupos de empresas

ou até para todas elas, de uma única vez .

O seu escritório se torna muito mais pro-

dutivo e capaz de atender uma carteira de

clientes ainda maior .

(faltas, férias, demissões e etc) até o dia

25 de cada mês, por exemplo, você po-

derá realizar todos os processos de uma

única vez — relatório de conferência, reci-

bos de salários, INSS, IRRF, contribuições

sindicais, etc — de uma vez só, para to-

dos os clientes . Assim, o funcionário tra-

balha mais focado, o tempo dedicado às

tarefas diminui e o sobra tempo para que

a equipe conquiste mais clientes .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 11

Envolva o cliente no lançamento de informações no sistema

Quanto tempo custa ao seu escritório inserir no sistema, de

forma manual, todos os dados dos seus clientes, como salá-

rios, cartão ponto, faltas, atestados, férias, etc?

Se o cliente já terá que lhe passar a maioria dessas informações,

por que não fazer com que esse lançamento seja feito por ele e

fique disponível na hora no sistema? Nada do cliente mandar por

e-mail e depois sua equipe ter que lançar no sistema: oferecendo

ao seu cliente a ferramenta adequada, você aproveita a tarefa

que seu cliente já terá que fazer e economiza tempo no escritório .

MAIS TRABALHO EM MENOS TEMPO

E como a Sibrax pode lhe ajudar?A Folha de Pagamento da Sibrax não exige mais que as infor-

mações sejam inseridas de forma manual pelo contador no

sistema . Agora, o cliente pode lançar as informações direta-

mente em um site, que transmite as informações automatica-

mente para o sistema do escritório de contabilidade .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 12

Agilize as tarefas do seu escritório centralizando as informações

Quanto tempo você perde reunindo todas as informações dos

seus clientes para realizar o seu balanço patrimonial? É urgente

uma solução que reúna as informações de maneira eficiente, sem

ter que ficar transferindo informações de um sistema para outro .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o recurso de Controle Patrimonial, incluído no pacote

Contabilidade, você dispensa gastos com sistemas de tercei-

ros e evita a perda de tempo com transferência de dados, já

que todas as informações estão acessíveis em um só lugar .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os sistemas da Sibrax podem ser integrados, permitindo o

envio de informações dos módulos de Folha de Pagamento e

de Livro para Fiscal para o de Contabilidade, do Emissor de

Notas Fiscais eletrônicas para o Livro Fiscal, entre outros, re-

duzindo significativamente o volume de trabalho com a trans-

ferência de informações de um sistema para outro .

Assim, todas as informações de um sistema ficam disponíveis

em outro e o contador escolhe quando e que tipo de informa-

ções deseja transferir .

Use sistemas integrados e aumente a produtividade do seu escritório

Na hora de fechar a contabilidade do mês do seu cliente, é comum

que o trabalho seja demorado, já que é preciso pegar informações

de vários sistemas . Por isso, não é adequado que a empresa tenha

sistemas de empresas diferentes, pois não são integráveis automa-

ticamente, e exigem dedicação com trabalho manual .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 13

Tenha mais eficiência ao calcular o reajuste de salários

Convenções coletivas anualmente indicam índices de reajuste sa-

larial que devem ser aplicados às mais diversas faixas . Quando o

seu cliente tem 500 funcionários, esta tarefa pode parecer inter-

minável . E se você tem diversos clientes com diversos sindicatos

vinculados, terminar o trabalho pode até parecer impossível .

Por sorte, realizar cálculos é uma das atividades principais da

tecnologia da informação . Basta possuir um sistema desen-

volvido com recurso para realizar essa tarefa em específico .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?O produto Folha de Pagamento faz o cálculo automático do

reajuste de salários quando novos índices são publicados, e

também para os casos em que há atrasos na divulgação das

novas convenções . Com isso, não é preciso editar salário por

salário, pois o sistema atualiza todos de uma única vez . Basta

informar o índice do reajuste .

Use um sistema de controle de ponto

Fazer o lançamento de jornada de cada funcionário pode ser

uma atividade muito dispendiosa . Que tal contar com um re-

curso que torne tudo mais rápido, com um sistema de contro-

le de ponto que facilita o cálculo de horas trabalhadas?

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o produto Folha de Pagamento, seu o escritório econo-

miza tempo . Ele possui um sistema de ponto integrado, que é

extremamente completo e fácil de usar .

Com o sistema de controle de ponto, não é necessário fazer o

lançamento de todas as jornadas, de todos os funcionários, ao

longo do mês: basta importar apontar as ocasiões em que os

registros fugiram ao padrão (horas-extras, atrasos, faltas etc) .

E nada de pagar a mais por isso: na Folha de Pagamento da

Sibrax, já está embutido o sistema de cartão ponto, sem neces-

sidade de adquirir outro sistema, como é comum no mercado .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 14

Faça o mesmo com as notas de saídaO mesmo acontece com a gestão das notas de saída: é preciso que

essa tarefa seja ágil, o que nem sempre acontece, porque depende

que o cliente envie os documentos . Por isso, é importante facilitar o

trabalho que ele deve ter ao enviar para o escritório as suas notas .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o software Livro Fiscal, é possível fazer a importação de no-

tas em arquivo XML, ou seja, permite que o cliente do escritório

envie um arquivo para o escritório com todas as notas de saída

emitidas . Sem demora e sem complicação . É uma ferramenta

complementar à importação de notas de entrada .

Economize tempo importando notas de entrada

A gestão das notas de entrada dos clientes é uma ativi-

dade fundamental em escritórios de contabilidade . Mas

nem sempre essa tarefa é dinâmica, ainda mais quando

é preciso fazer tudo de maneira manual ou realizando

importações de outros sistemas, demandando mais tem-

po de trabalho da equipe . O tempo gasto é ainda maior

quando há a necessidade de envolver o cliente no pro-

cesso de importação — além da possibilidade do cliente

não saber como fazê-lo .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o software Livro Fiscal, o escritório consegue importar

diretamente da receita estadual as notas de entrada regis-

tradas nos CNPJs de clientes diretamente para o livro fiscal .

Diferente de outras fornecedoras de software, essa ferra-

menta está disponível gratuitamente na Sibrax .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 15

Facilite o trabalho do seu escritório que atende prestadores de serviços

Em função do tipo de trabalho realizado pelo cliente prestador de

serviço, é comum o uso de novas fiscais avulsas, com uma di-

versidade de informações não padronizadas . O problema é que

isso pode gerar necessidade do escritório responsável fazer lan-

çamentos fiscais de maneira manual, exigindo muito tempo para

os lançamentos . É preciso uma solução para facilitar essa tarefa .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Emissor de NFS-e é muito útil a escritórios que atendem

clientes que são prestadores de serviço . Quando esses clien-

tes emitem notas com o emissor da Sibrax, o contador recebe

todas as informações no Livro Fiscal no primeiro dia útil do

mês, para as devidas apurações .

Trata-se de uma ferramenta exclusiva da Sibrax, pensada jus-

tamente para escritórios de contabilidade, que elimina uma

tonelada de trabalho manual .

Não perca tempo inserindo informações em

sites governamentaisAinda é comum que muitos procedimentos devam ser feitos

de forma manual em portais das esferas municipal, estadual

e federal do governo, a exemplo da requisição de seguro-

-desemprego, atualização do Fator Acidentário de Preven-

ção (FAP), envio do Documento de Arrecadação do Simples

Nacional (DAS) e outros .

Mas, graças à tecnologia, há sistemas que já se integram com

as bases de dados dos governos .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Pacote Completo de produtos permite a geração de arqui-

vos para o fisco municipal, estadual e federal, para os portais

que permitem importação de dados, evitando a perda de tem-

po com a inserção de informações e conferindo muita agilida-

de a esses procedimentos .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 16

Agilize o trabalho do departamento contábil

Quantas vezes o departamento contábil atrasou as suas tare-

fas no final do mês porque o departamento fiscal demorou a

entregar sua parte? Se o seu escritório passa por isso é ne-

cessário encontrar uma solução para que o fluxo de trabalho

de ambos os departamentos esteja em sintonia .

Uma dica simples, mas muito valiosa, é trabalhar com sistemas

integrados, que possibilitam visualizar as informações da Folha

de Pagamento automaticamente no sistema de Contabilidade

após o lançamento, assim como os lançamentos do Livro Fiscal .

E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os softwares Livro Fiscal e Folha de Pagamento quando usados

de forma eficiente, deixam pouco trabalho para o departamen-

to contábil fazer o fechamento da contabilidade . Obedecendo

um cronograma de atividades e com os sistemas integrados de

forma automática evita-se acúmulo de trabalho para todas as

áreas e o escritório ganha fôlego para o final do mês .

ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 17

Identifique e acompanhe um canal de comunicação com

informações legais e atualizadasAcompanhar e entender as atualizações legais brasileiras

muitas vezes não é fácil nem mesmo para os contabilistas . E

não é sem razão: de acordo com o IBPT (Instituto Brasileiro de

Planejamento e Tributação), são cerca de 46 novas normas a

cada dia, quase 6 por hora útil .

Para auxiliar a acompanhar as novidades, é essencial ter ca-

nais de referência, que tenham credibilidade, informações

atualizadas e completas .

MANTENHA-SE INFORMADO

E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Blog da Sibrax é uma fonte de informação atualizada e con-

fiável sobre mudanças legais e com tutoriais e vídeos, por

meio dos quais é possível ter o suporte adequado para a rea-

lização das mais variadas tarefas .

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