ESTE MATERIAL É PARTE INTEGRANTE DO CURSO ONLINE ... · de buffet montado. São servidas bebidas como vinhos, uísques ou drinks, além de canapés. Um formato atual é o de Finger

ESTE MATERIAL É PARTE INTEGRANTE DO CURSO ONLINE “ORGANIZAÇÃO DE MINI WEDDING: EXCELÊNCIA EM CADA DETALHE” DA EDUK (WWW.EDUK.COM.BR) CONFORME A LEI Nº 9.610/98, É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL E PARCIAL OU DIVULGAÇÃO COMERCIAL DESTE MATERIAL SEM AUTORIZAÇÃO PRÉVIA E EXPRESSA DO AUTOR (ARTIGO 29)


O planejamento

O assessor e os fornecedores

Os primeiros passos

Para começar o planejamento da festa e a seleção dos fornecedores adequados, leve em consideração o perfil dos noivos e dos convidados.

Existe um roteiro de perguntas a serem feitas. São elas:Qual é a data?Quantidade de convidados?Tem local definido?Qual é o perfil da festa e dos convidados?Existe uma previsão orçamentária?

Tenha um bom relacionamento com os fornecedores.Veja-os como aliados.Cuidado ao fechar os valores.Faça um breve manual contendo regras de vestuário, conduta, responsabilidades e obrigações.

BUSQUE SINERGIA ENTRE OS FORNECEDORES

Organização de mini wedding: excelência em cada detalhe


Itens essenciais em um mini wedding

Convite, local, buffet, bebidas, bolo, doces, decoração, iluminação, música, sonorização, valet, itens de segurança, lembrancinhas.Separe esses itens dos complementares na formação da planilha, pois, assim, os noivos poderão optar em caso de adequações necessárias e não excluir itens que precisam ter na festa.

Dicas:

O localAo indicar um local, tenha muito critério e perceba exatamente o que o seu cliente (ou você mesmo) está esperando deste evento. Surpreenda sempre, o seu cliente ou seus convidados. Pense em algo novo e inusitado, pode ser uma sala dentro de um museu, um restaurante charmoso em uma cobertura de um edifício, um prédio histórico. Preste atenção às autorizações necessárias para utilização de locais públicos.Se o local escolhido for um buffet, se certifique de que o acervo disponível (louças, toalhas, móveis) esteja de acordo com o perfil do mini wedding. Outra informação importante é quanto ao visual, um mini wedding não terá verba para uma mudança total da decoração, e nem seria coerente. Se for um evento clássico, por exemplo, opte por um local com muita madeira, mármores e veludos.

Os convitesCada tipo de casamento terá uma necessidade específica, a regra não pode ser a mesma para todos. Todo mini wedding precisa de RSVP (Répondez S’il Vous Plaît), que é o serviço de confirmação, pois qualquer baixa fará falta. Estas confirmações não podem jamais ser feitas pelos anfitriões - os convidados não ficarão à vontade para dizer que não irão e isso irá gerar uma estatística falsa. Contrate uma empresa para isso ou então peça

para uma secretária ou uma assistente fazer.


O que pedir ao buffet ou banqueteiroPeça a sugestão de cardápio para o estilo de mini wedding, levando em consideração o gosto dos anfitriões.Determinem juntos o serviço ideal, não imponha, um profissional sempre terá uma visão importante a colocar.A quantidade de garçons é um fator determinante para casamentos mais formais pois garantem um melhor serviço aos convidados. Essa quantidade impactará no valor final, por isso deve ser discutido antes.Certifique-se caso algum convidado tenha alguma necessidade especial ou alergia (vegetariano, vegan, celíacos etc). Esse cuidado fará seu convidado se sentir realmente especial! Escolha as louças e talheres a serem usados, se as opções não forem de seu agrado, alugue diretamente nas casas especializadas.

Tipos de serviços (buffet)1. Cocktail: é uma forma elegante e objetiva para realizar em encontro de negócios ou um encontro social. Existem algumas variações de Cocktail, são elas:

A. Cocktail Party: é um serviço totalmente volante, não há pontos fixos de buffet montado. São servidas bebidas como vinhos, uísques ou drinks, além de canapés. Um formato atual é o de Finger Food, ou seja, são servidos itens pequenos que podem ser ingeridos com as mãos, sem a necessidade de talheres.Este serviço não pode ultrapassar 22h. Indicado para: inaugurações, vernissages, noite de autógrafos etc. B. Cocktail Souper: este formato inclui os mesmos itens do Cocktail Party mais um prato quente volante (massa, risoto). Este serviço pode se estender até 23h.

Ocasiões: noivados, despedidas, bodas etc.


Bebidas

2. Serviço à americana: neste formato, há montagens de pontos de buffet (1 para cada 100 pessoas). Se for em uma residência, pode-se usar a mesa principal de jantar para montagem dos pratos, onde cada convidado irá se servir, sozinho ou com ajuda de um garçom. Os pratos costumam ficar ao lado, em um aparador. 3. Serviço à inglesa: este formato é o empratado, muito comumente confundido com o serviço à francesa, a diferença verão a seguir.Aqui o prato vem pronto da cozinha e a mesa deve estar totalmente montada. Há também a necessidade de incluir cardápios com a ordem dos pratos a serem servidos. 4. Serviço à francesa: este é o formato mais formal de todos, aqui os garçons se aproximam dos convidados, com os alimentos em grandes travessas e cada um se serve. 5. Serviço franco-americano: este é a junção dos dois, há um ponto de buffet com as saladas, depois é servido o prato principal pronto, direto na mesa para cada convidado, e, por fim, usa-se o mesmo ponto de buffet para montar as sobremesas.

Defina todas as bebidas que serão servidas e contrate em consignação, ou seja, o que não for aberto e nem gelado, poderá ser devolvido.A quantidade média de bebidas por pessoa é:

Prosecco (em dias quentes): ½ garrafaCerveja: 4 latasVinho tinto (em dias frios): ½ garrafaDrinks especiais: 3 por pessoaUísque: 4 garrafas para cada 100 convidados


BartendersEm mini weddings também podemos contratar bartenders. Por exemplo, se for um evento para estrangeiros, faça um bar de caipirinhas. Será o maior sucesso!O cuidado a ser tomado é quanto ao local que será usado, se for em residências, aproveite algum móvel do local e transforme na bancada para os drinks.

A decoraçãoUma boa decoração faz toda a diferença, não economize nela pois será seu grande diferencial e é a essência de um mini wedding.Uma boa dica é abusar das velas, elas causam um grande impacto e custam menos que as flores. Os arranjos das mesas nunca, em hipótese alguma, poderão atrapalhar a conversa entre os convidados.Os itens que geralmente compõem as decorações são:Flores, vasos com plantas ornamentais.Tapetes, almofadas, velas, toalhas, guardanapos em tecido, porta-guardanapos, sousplats e itens customizados.

Dica: existem várias empresas especializadas em locações de vasos de árvores, elas mudam totalmente o visual de qualquer ambiente.

Sonorização e IluminaçãoA música é um fator muito importante em qualquer evento, seja ele qual for. Portanto, não se esqueça deste item. Por se tratar de um mini wedding, não há a necessidade de uma grande quantidade de equipamentos, um bom DJ pode resolver. Outra opção é um trio de músicos tocando ao vivo, um saxofone andando pela festa e muito mais.O cuidado maior é em relação aos cabos, eles nunca podem interferir na estética do ambiente, cuide muito bem disso. Algumas empresas que oferecem sonorização já incluem no orçamento a iluminação ambiente, mas esse assunto querer alguns cuidados, tipo:O ideal é que seja um iluminador acostumado com este tipo de evento, principalmente se for em residências, pois precisam de um cuidado


maior para não estragar o piso ou as paredes.Este iluminador deverá checar a capacidade do quadro de luz para ligar os refletores, de modo a evitar uma queda da energia no meio da festa. Este cuidado deverá ser redobrado em apartamentos, pois não será tão fácil levar cabos do gerador do térreo até o apartamento. Se for uma residência, alugue um gerador silencioso para não atrapalhar os vizinhos.Cuidado com o volume da música, uma forma elegante de evitar aborrecimentos com os vizinhos é informar dias antes sobre a festa e enviar um convite. Caso isso não seja possível, é aconselhável enviar um pequeno presente já antecipando as desculpas pelo incômodo (me refiro ao barulho que uma festa sempre causa).

DocesGeralmente, os buffets (ou banqueteiros) sugerem sobremesas maravilhosas no cardápio escolhido, mas uma linda mesa de docinhos encanta os olhos, qualquer mini wedding deve ter uma. Eu costumo deixar essa mesa montada desde o início das festas, pois sempre fazemos fotos lindas com ela ao fundo. Não precisam se preocupar, porque ninguém irá “atacar” a mesa antes da hora certa. Em eventos grandes, costumamos deixar uma copeira ao redor, mas nos pequenos não há necessidade.A quantidade de doces por pessoa irá variar de acordo com a quantidade de sobremesas servidas. Se tiver muitas sobremesas, pode-se pensar em 3 doces por pessoa, mas se a quantidade de sobremesas for menor, deve-se aumentar esse número para 5 a 6 doces por pessoa.


Os dias que antecedem à festa

30 dias antes da festa

Com 30 dias de antecedência da festa, há um roteiro importante a ser seguido.Todo o planejamento deve ser feito até 01 dia antes da festa.O dia da festa é apenas para a montagem e administrar imprevistos.

• Finalizar a entrega dos convites• Teste de cabelo e maquiagem• Prova do vestido• Chá de cozinha• Contagem do • RSVP e possíveis ajustes nas contratações em função deste número• Retomar contato com cada fornecedor contratado:

o Telefoneo Email para formalizar o que será entregueo Aviso de recebimentoo Reforçar a data da festa

• Checar se o fornecedor está ativo no mercado• Pedir informações para a montagem do roteiro• Buffet:

o Repassar o cardápio contratadoo Amostras das louçaso Degustação (caso não tenha feito na contratação)

• Decorador:

o Amostra dos arranjoso Flores disponíveiso Amostra de porta-guardanapos, sousplatso Fotos do mobiliárioo Ajustes na planta baixa, devido a mudançaso Cópia das guias de taxas recolhidaso O bouquet da noivao Bouquet para jogaro Bouquet daminhaso Lapelas

• Ensaio com os padrinhos


20 dias antes da festa• Pagamentos dos fornecedores• Relação final das equipes:

• Monte o organograma• Faça o roteiro da festa• Faça o cronograma para cada fornecedor• Reunião de pré-produção• Checklist

o Nome e RGo Placas de carros

Organograma do assessor


Organograma do assessor

Dicas ao fazer o roteiro da festa:Tudo o que tiver que acontecer desde a montagem até o final da festa deverá constar neste roteiro.Para quem: assessor e sua equipe somente.

Anotações importantes para a equipe da assessoria, por exemplo:02:00 - Lembrar a mãe da noiva sobre a surpresa que está no camarim.

Logística:Aproveitamento do motoristaTraçar rotas inteligentes e rápidas (retirada de materiais)

Revezamento equipe:Turnos para horários de almoço e jantar para sempre ter alguém trabalhando e não prejudicar o gerenciamento do tempo.


Planejamento de ações:Distribuição das responsabilidades atribuindo os nomes e escopo da responsabilidade.

Discursos:Caso haja algum texto a ser lido, este deverá estar descrito no roteiro.

Cronograma:Cronograma é a timeline simplificada, ou seja, o passo a passo das ações para cada horário da montagem.É distribuído para todos os envolvidos.

O objetivo principal é:Evitar retrabalho!

O benefício principal é:A equipe toda tem autonomia, não depende do comando de um coordenador.

Comece pelo primeiro e pelo último horário.Preencha todo o cronograma com início e término de cada etapa e fornecedor.

1 semana antes da festa• ECAD• Comprar os acessórios para pista de dança• Buscar chinelos personalizados• Pegar os porta-retratos dos noivos• Livro de assinaturas• Reunião com equipe para• Criação de Cenários (hipóteses, possibilidades negativas e positivas)• (possibilidades)

• Soluções em stand by (prontas para colocar em prática)


Com um bom planejamento antecipado, o dia da montagem será um sucesso

ExcelênciaOs negócios mais bem-sucedidos oferecem aos clientes o mais alto senso de valor e serviço.

Em se tratando de casamento, a excelência é o fator que decide a venda pois passa tranquilidade de uma forma inconsciente aos noivos.

Excelência na prática: fornecedores não fazem mágica. A mágica depende de você.Todo mundo quer ser bom, ou pelo menos pensa que quer.Mas poucos estão preparados para os sacrifícios que ser realmente bom vai te exigir.

Busque a excelência beirando a obsessãoO dia da montagemTudo o que deveria ser planejado já foi, encerrou-se no dia anterior.Hoje o foco é apenas na ação, na montagem e na solução de imprevistos.

• Descanse bem, pois o dia será intenso.• Tome um café da manhã esplendoroso.• Prepare uma bolsa térmica com água e lanche leve.• Coloque um tênis superconfortável.• Roupa discreta, cor escura, evite saias.

Prepare a pasta do dia da montagem com todos os documentos, como roteiro da festa, planta baixa, checklist, relação dos fornecedores com telefones, alvarás, ART.


A desmontagem da festaFaça um cronograma e roteiro da desmontagem.Faça com a sua equipe uma relação de materiais que devem ser retirados e de quem é a responsabilidade.Lembre-se de contratar um motorista com um carro pequeno para transportar cois-as sensíveis e de valor.



O encerramento com os noivos

O encerramento com a equipe

Quando os noivos voltarem da lua-de-mel, é hora de sentarem e finalizarem todos os detalhes como:

• Análise dos valores investidos• Valores a serem pagos ainda• Fechamento da lista de presença

Após isso tudo, ofereça ajuda aos noivos no envio dos cartões de agradecimento pelos presentes e presença.Gerencie a edição do vídeo e a entrega do álbum com as fotos do casamento.

Quando os noivos voltarem da lua-de-mel, é hora de sentarem e finalizarem todos os detalhes como:

• Análise dos valores investidos• Valores a serem pagos ainda• Fechamento da lista de presença

Após isso tudo, ofereça ajuda aos noivos no envio dos cartões de agradecimento pelos presentes e presença.Gerencie a edição do vídeo e a entrega do álbum com as fotos do casamento.

Obrigada!

“Faz da tua vida um sonho e do teu sonho uma realidade.” Antoine de Saint-Exupéry

A seguir, a tabela comparativa de serviços para ajudar seu cliente a visualizar seu serviço e comparar:


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