Estudo de caso 3 con

3ConControle de documentos

Cenário atual – As IsCenário atual – As Is

Os projetos exigem documentos críticos para aprovação de propostas

Certificações, Atestados CP e Certidões Controle e gestão rudimentares

Certificados e Certidões Atestados CP apenas por demanda Dificuldade para encontrar os documentos Perda de RFPs

Gestão de Certificações, Atestados e Certidões

Processo de Solicitação/Controle de Documentos – As IsA

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cio

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Inicio

Recebe Solicitação

Qual Documento?

Enviar cópia autenticada, Arquivar, Agendar

Renovação

11

2

2Recebe

Documentos FIM

Possui

1

Possui

1

Sim

Não

Sim

3

3

Solicita aoÓrgão, Cliente,

FornecedorEmissão do Documento

1 Retorna para Relacionamentos

4

Sim

3Não

Certidão

Possui

Certificação

Não

Atestado

Recebe Solicitação

4

Atividades – Cenário Atual ‐ As Is Processo Certidão

1. Receber solicitação das áreas de negócios

2. A 3Con possui a Certidão ?

1. Sim : Devolve a solicitação para área de negocio

a. Não: Solicitar ao Orgão Emissor

b. Devolve a solicitação para área de negocio

Processo Certificações 2. Receber solicitação das áreas de negocio

3. Verificar quais profissionais possuem o Certificado solicitado

4. Devolve a solicitação para área de negocio

Processo Atestado 1. Receber solicitação das áreas de negócios

2. A 3Con possui o Atestado ?

a. Sim : Devolver para a área de negocio

b. Não: Solicitar o Atestado ao Cliente (Caso a 3Con tenha desenvolvido projetos com o know‐

how solicitado)

i. Envia o atestado para área de negocio

Processo de Renovação dos Documentos 1. Criar agendamento no Outlook para o dia do vencimento da Certidão

2. No dia seguinte, solicitar renovação ao Orgão Emissor (1 dia útil após o vencimento)

3. Arquivar

ObjetivoObjetivo

Gerar controle preciso dos documentos Garantir renovações Formato adequado Acesso rápido e amplo para as áreas de

negócios pertinentes


Cenário proposto – To BeCenário proposto – To Be


Digitalização integral os documentos Acervo digital

Documentos tageados (organização) Definição de keywords

Certificação digital Segurança e credibilidade

Interfaces de consulta Agilidade e rapidez

Controle preciso Projetos, Profissionais e documentos


Controle diferenciado para cada tipo de documento Planejamento adequado das

renovações de acordo com os prazos Renovação periódica dos documentos

sem prazo de validade



Interface de consulta - Controle macro Nome do Projeto

Certificações exigidas Produtos utilizados Status: “Em proposta” ou “Em Execução”

Cliente Área(s) de negócio(s) envolvida(s) Colaboradores/Certificações Prazos – início e fim


Processo Consulta – To BeR

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Neg

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tern

os

Phase

InícioDocumento encontrado?

CertificaçãoCertidão Atestado

Consulta Documento

Obtémdocumento

Solicitadocumento

Não

Sim Fim

Qual Documento?

Órgão Emissor, Cliente

1

1 12

Contratação de colaborador certificado

2

Vai para o Processo Digitalização/Indexação

Processo Digitalização/Indexação – To Be

Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certificações) – To Be

Rel

acio

nam

ento

Rel

acio

nam

ento

Phase

Phase

Início

Alimentadados conforme regra por tipo de documento

(Tags, Nomes etc)

FimDigitaliza

Documento

Início FimAlerta de renovação

Consulta renovações por

período

Execução da renovação

CertificaçãoCertidão Atestado

Tipo de documento?

ArmazenaDocumento conforme regra

por tipo de documento

1 1 1

1

Planejamento/AgendamentoPreventivo das renovações

por período

Execução dasrenovações

Atividades – Cenário Proposto – To Be Processo Consulta

Certidões 1. Consultar certidão. 2. A empresa possui a certidão?

a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita para o Relacionamento

Certificações 1. Consultar certificação. 2. A empresa possui a certificação?

a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita Profissional para o RH

Atestado CP 1. Consultar atestado. 2. A empresa possui o atestado?

a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita para o cliente

Processo de Digitalização/Indexação (Certidões, Atestados CP e Certificações)

1. Digitalizar documentos 2. Armazenar (conforme definição/tipo de documento– nomenclatura e local na rede ou DB) 3. Tratar documentos (aplicação de tags específicas: nome do colaborador/Certificado/Certidão, data

de renovação, implementação do certificado digital etc)

Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certidões) 1. O sistema envia email automático para o Relacionamento:

a. Certidões: antecedência de um dia e na data da renovação 2. Tela de consulta por intervalo de data para visualizar os documentos que precisarão de atenção.

Pontos de Controle - PDCAPontos de Controle - PDCA

Planejamento Meta: Controle de documentos Definir forma de armazenamento e

políticas de acesso Definir digitalização e arquivamento Métodos de nomenclatura/tageamento Campos do banco de dados Lógicas de consulta Logs de consulta



Execução Demandas

Scanner e Licenças Seleção de pessoal

Treinamento Coleta dos documentos Digitalização/Arquivamento Atribuição dos parâmetros definidos:

nomenclatura e keywords Implementação da interface de

consulta e obtenção dos documentos



Análise e checagem dos resultados Atuação corretiva


Obrigado!Obrigado!

FIAP - 2ADT Alexander Albuquerque Anderson Lopes Felipe Pantaleo Humberto Braga Marcos Vinícius Thiago Matos

Professor Roberto Marins


Processo Proposto – To Be Fatores críticos de sucesso Controle preciso dos documentos importantes, eliminar trabalho desnecessário (verificação de renovações sem necessidade), agilidade para obter ou encontrar documentos, consultar rapidamente as certificações de cada colaborador. Propostas de Implantação de Processos É sugerida a digitalização total, através da combinação dos meios tecnológicos pertinentes, como banco de dados, desenvolvimento de sistema com interface para controle, consulta e alertas automáticos.

1. Certidões Negativas de Débito Controle de renovação apenas nas datas necessárias com avisos automáticos prévios Digitalização em PDF Implementação de Certificação Digital (opcional) Manter os PDFs tageados (por cadastramento em DB ou meta tags internas) em repositórios Implementar interface de consulta (Acrobat ou Desenvolver App)

2. Certificação X Colaboradores

Durante a etapa de contratação:

Captar informações sobre Certificações ‐ Título da Certificação e data de expiração (se houver)

Solicitar copia digitalizada em PDF e anexar ao prontuário do colaborador, ou cópia física e digitalizar em pequeno scanner de produção Canon ou Fujitsu (exige licença Adobe Acrobat)

Notificar sobre o subsídio para a certificação Rotina automática de reforço da notificação do subsídio para a certificação/recertificação Criar controle de Data de Expiração (se houver) Notificar colaborador sobre o subsídio da re‐certificação (se houver) Incentivar os colaboradores a obter as certificações mais desejadas (política de premiação) Manutenção do registro de certificações: Questionar periodicamente sobre novas certificações eventualmente

obtidas pelos colaboradores (enviar email e solicitar responder questionário de atualização via website) Estimular o colaborador a capacitação técnica e como recompensa premiar os mais capacitados com base em

alguns critérios previamente definidos Desenvolver um plano de capacitação técnica, como forma de incentivar os colaboradores ao desenvolvimento

continuo.

Cursos, Treinamentos, Workshops

Simulados

3. Atestado de Capacidade Técnica Padronizar a solicitação do documento nas propostas de todos os novos projetos (no término do Projeto)

4. Certidões X Certificações X Colaboradores X Atestados

Armazenar em DB todos os documentos por projeto, com status de “proposta” ou “em execução”. Nos campos: i. nome do projeto

ii. cliente iii. área(s) de atuação do cliente iv. área(s) de negócio(s) realizadora v. colaboradores envolvidos (possibilidade de realocação e substituição)

vi. certificações exigidas vii. produto(s) utilizado(s) por projeto, possibilitando a busca futura por qualquer dos filtros de forma

individual ou cruzada viii. prazos de início e fim

ix. provável data da liberação dos colaboradores para outros projetos, de acordo com os deadlines dos projetos em andamento

Disponibilizar aos líderes de projeto pleno acesso aos dados passíveis de consulta (a exemplo dos campos acima sugeridos) possibilitando a consulta filtrada e/ou cruzada por qualquer dos campos

Tecnologias sugeridas: Adobe Acrobat Standard/Professional Microsoft .Net, Java, Ajax etc Microsoft SQL Free

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