Estudo e Distribuição do Trabalho

Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT

QDT - Introdução

Atribui-se ao termo organização uma série de idéias:

Sistema de comportamento de todos os participantes, incluindo relações formais e informais, relativos aos comportamentos individuais e grupais dos indivíduos que dela participam;

QDT - Introdução

Empreendimento, com objeto e objetivos próprios, criado para realizar missões;

Função do processo administrativo, isto é, agrupamento de atividades necessárias para se atingir os objetivos da empresa.

Entretanto, não basta saber que existem atividades que devem ser feitas para que a

empresa atinja seus objetivos.

QDT - Introdução

É necessário estabelecer um paralelo com todas as atividades executadas, suas

características, similaridade, etc..Portanto, a organização expressa um

meio de agrupar as atividades necessárias para a consecução dos objetivos, distribuí-las em unidades

organizacionais, com autoridade para executá-las e responsabilidade pela

eficiência e eficácia da execução.

QDT - Definição

Ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada

área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade

total e individualmente. Ou seja, sua finalidade é avaliar a distribuição das atividades entre setores e as tarefas

individuais de cada funcionário, tendo como instrumento básico o QDT.

QDT - Objetivos Distribuir, de forma balanceada, entre as

unidades organizacionais, as tarefas; Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as

tarefas existentes; Funcionar como ferramenta de estudo da

situação atual e de mudança para a situação desejada, quando da racionalização organizacional.

QDT - ObjetivosA. Obtidos pelo uso da ferramenta Identificar as atividades que consomem

o tempo de cada um dos funcionários. Identificar as atividades que consomem

o maior tempo de cada um dos funcionários.

Definir quem faz o quê. Definir quantas horas totais no período

(dia/semana/mês) cada funcionário dedica no trabalho.

QDT - Objetivos

B. Derivados a partir de sua análise: Definir a atividade mais importante. Estabelecer o fluxo da atividade principal. Verificar a fluência e continuidade da

atividade principal. Identificar superposições de tarefas. Detectar sobrecarga ou ociosidade.

QDT – Fases da Análise

A. Definição das tarefas individuais

(definir quem faz o quê e com que freqüência) Relacionar, por funcionário,o que faz, com

que freqüência e quanto tempo gasta no trabalho.

Preencher o formulário durante entrevista com o funcionário.

QDT – Fases da AnáliseB. Consolidação das Atividades

Após identificação das tarefas, deve-se agrupá-las em atividades:

Grupos de Atividades de Menor Importância:

- Aquelas que não precisam ser enumeradas individualmente – grupo denominado “diversos”.

QDT – Fases da Análise Grupos de Atividades de Maior Importância:- Atividades mais relevantes, relacionadas

com o atendimento das principais necessidades empresariais. Qualificam, caracterizam e definem a nomenclatura das unidades organizacionais e dos cargos nos quais os funcionários estão alocados.

Uma vez consolidadas as informações forma-se o conteúdo do Relatório de

Consolidação de Atividades.

QDT – Fases da AnáliseC. Elaboração do QDT

O QDT é uma ferramenta que possibilita: Visão panorâmica das tarefas executadas; Análise comparativa tarefas x funcionários; Análise comparativa duração das tarefas; Capacidade profissional x eficiência; Equilíbrio volume trabalho executado; Grau de especialização das tarefas;

QDT – Fases da Análise Critério utilizado na distribuição do trabalho:

natureza, similaridade ou complementaridade das tarefas;

Existência de tarefas dispersas e/ou desconexas entre vários executores;

Análise de forma global da distribuição do trabalho entre funcionários;

Estabelecimento da situação ideal, racionalizando a distribuição de tarefas.

Análise do QDTQuestões com relação a:

a) Capacidade Profissional:

a.1 – Quanto ao equilíbrio entre capacidade profissional dos funcionários x tarefas;

a.2 – Quanto ao manuseio de máquinas, equipamentos, ferramentas, etc.

a.3 – Quanto à necessidade de treinamento.

Análise do QDTb) Concentração das Tarefas x

Especialização dos Funcionários:

b.1 – Quanto à concentração de tarefas;

b.2 – Quanto à especialização de funcionários.

c) Compatibilidade das Tarefas Executadas:

c.1 – Quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários;

c.2 – Quanto à conveniência de se atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis.

Análise do QDTd) Equilíbrio de Trabalho dos Funcionários:d.1 – Quanto à carga de trabalho de cada

funcionário;d.2 – Quanto às tarefas cíclicas;e) Duração de Tarefas e Atividades:e.1 – Quanto ao tempo consumido;e.2 – Quanto ao equilíbrio entre tempo gasto,

atividades e importância da execução das tarefas;

Análise do QDTe.3 – Quanto à prioridade de execução das

tarefas;e.4 – Quanto aos tempos desnecessários ou

mortos;e.5 – Quanto à duração do relacionamento

formal.f) Participação relativa das tarefas no total

do tempo gasto pelos funcionários:f.1 – Quanto à participação relativa das tarefasf.2 – Quanto à distribuição das tarefas

Resumindo a Análise Que atividades tomam mais tempo? Existe esforço mal empregado? Estão as aptidões/qualificações adequadas? Existem funcionários executando várias

tarefas desconexas? Existem funcionários super-especializados? Existem funcionários executando a mesma

tarefa? Está o trabalho distribuído eqüitativamente?

Vantagens

Visão imediata das atividades executadas e de quem as executa;

Facilita a análise comparativa da participação de cada integrante no todo;

Aponta imediatamente desequilíbrio na distribuição das tarefas;

Fácil aplicação, entendimento e uso.

Estrutura Básica para Montagem de QDTO quê Como Por quê Quem Onde

Está sendo feito?

Está sendo feito?

Fazer desta forma?

Faz? Faz?

Toma mais tempo?

Pode ser melhorado?

Gastar menos tempo?

Gasta mais tempo?

Há mais perda de tempo?

É prioritário?

Pode ser classificado?

Classificar?

Classificou como tal?

É prioritária?

É mais importante?

Avaliar? É o mais importante?

Idem Idem