ETAPA: PRÉ-GED TEMPORALIDADE E CLASSIFICAÇÃO ?· consultar a assessoria juridica . ... com fundamentação…

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  • ETAPA: PR-GED TEMPORALIDADE E CLASSIFICAO

    19

  • Apresentar:

    Etapas e Fases na Implantao de Projetos de GED.

    Estudos de caso em Gesto de Projetos de GED.

    Ganhos na implantao de um Projeto de GED

    ETAPA:

    GED AUTOMAO

    ETAPA:

    ROI Retorno

    sobre

    Investimento

    ETAPA:

    PR-GED TRATAMENTO

    2

  • Ofi

    cin

    a d

    e G

    ED

    O que devo fazer para que o Projeto

    de GED / ECM ou BPM tenham

    sucesso?

    ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA

    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    No se gerencia o que no se mede, no

    se mede o que no se define, no se define

    o que no se entende, ou seja, no h

    sucesso no que no se gerencia.

    Adaptado de W. Edwards Deming

  • Ofi

    cin

    a d

    e G

    ED

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    1 - Sempre fars um diagnostico e um

    Planejamento.

    2 - Definirs a Poltica e Diretrizes em

    primeiro lugar

    3 - Aplicars a Tabela de Temporalidade

    antes de qualquer automao,

    4 - Sempre constituirs uma Equipe

    multidisciplinar.

    5 - Nunca desprezars a legislao local,

    nacional e ou internacional

  • Ofi

    cin

    a d

    e G

    ED

    ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA

    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    6 - Jamais permitirs a seduo por qualquer

    tecnologia sem estudo ou prova de conceito.

    7 - Nunca em hiptese alguma chamars o Arquivo

    de Morto.

    8 - No permitirs a confuso entre conceitos

    como organizao com arrumao ou mesmo

    ERP GED ECM BPM BI Colaborao com

    SIGAD

    9 - Nunca comears um Projeto sem conhecer as

    necessidades do usurio e a cultura

    da empresa ou instituio

    10 - Sempre amars o que faz e sempre fars o que

    ama!!!!!

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

    fici

    na

    de

    GED

    TC

    /GA

    DI

    Ciclo de Vida dos Documentos Tabela

    de Temporalidade

    Metodologia de anlise e definio do

    tempo de permanncia

    do documento e da informao na

    corporao

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

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    Passos para Elaborao da Tabela Documental

    Primeiro

    Segundo

    Terceiro Quarto Quinto

    Sexto

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

    fici

    na

    de

    GED

    TC

    /GA

    DI

    A TABELA DE TEMPORALIDADE

    DOCUMENTAL

    Age sobre o acervo documental evitando seu

    crescimento desordenado e principalmente

    ERROS NO DESCARTE

    Observao: quando do prazo para descarte,

    retornar a rea produtora da informao para

    verificar se os documentos podem ser

    eliminados e colher assinatura para descarte.

    CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

    fici

    na

    de

    GED

    TC

    /GA

    DI

    Verificao de processos na justia;

    Verificao junto a Entidades de Classe e

    Regulamentao:

    CRM Medicina; CREA Engenharia, CRC

    Contabilidade etc;

    ANVISA Medicamento, Anatel Telefonia,

    Aneel Energia etc;

    Bancen Instituies Financeiras.

    Educao rgos Educacionais, Municipais

    etc.

    Empresas de capital estrangeiro

    Tabela de Temporalidade - Consulta

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

    fici

    na

    de

    GED

    TC

    /GA

    DI

    Tabela de Temporalidade - Expurgo

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    TTDTTD

    TVDTVD TRDTRD

    TAD

    TMS

    Matriz de Temporalidade Documental

    Tecnologia + Metodologia

    Tipos de

    Tabelas de

    Temporalidade.

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    TTDTTD

    Tabela que controla o acervo

    com fundamentao jurdica.

    Tabela de Temporalidade Documental

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    TVDTVD

    Tabela de Validao Documental

    Tabela que controla o acervo

    sem fundamentao jurdica.

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    TAD

    TMS

    Tabela de Atualizao Digital

    Tabela de Mdia e Suporte

    Tabela que controla o acervo

    digital e mantm a atualizao

    do Hardware e do software.

  • ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA

    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    TRDTRD

    Tabela de Responsabilidade Documental

    Tabela que controla o

    responsvel por uma espcie

    documental.

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

  • ETAPA: PR-GED CONSULTORIA ARQUIVSTICA

    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

    Mdia :

    Digital, Analgico

    Temporalidade :

    TTD, TVD, TRD

    Funcionalidade :

    Comunicao, registro,

    Deciso (parecer e verso ).

    Escalabilidade :

    Operacional, Corporativo, Estratgico

    Armazenamento :

    Operacional,

    Setorial e Inativo

    Workflow :

    Estruturado, No Estruturado

    Acessibilidade :

    Administrativo, Tcnico e Normativo

    Indexao :

    Gnero, Espcie

    Matriz de Classificao Documental

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    DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

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    40

    50

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    70

    80

    90

    100

    0 1 2 3 4 5

    Ciclo de Arquivamento

    Arquivo Operacional

    Arquivo Setorial

    Compartilhado

    Arquivo Central

    Quando a informao gerada tende a 100 % de utilizao.

    Q uando a informao arquivada no Arquivo Central o acesso tende a diminuir.

    DOCUMENTO

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    DOCUMENTO

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    DOCUMENTO

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