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ETAPA: PRÉ-GED TEMPORALIDADE E CLASSIFICAÇÃO 19

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ETAPA: PRÉ-GED – TEMPORALIDADE E CLASSIFICAÇÃO

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Apresentar:

Etapas e Fases na Implantação de Projetos de GED.

Estudos de caso em Gestão de Projetos de GED.

Ganhos na implantação de um Projeto de GED

ETAPA:

GED AUTOMAÇÃO

ETAPA:

ROI – Retorno

sobre

Investimento

ETAPA:

PRÉ-GED TRATAMENTO

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Ofi

cin

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ED

O que devo fazer para que o Projeto

de GED / ECM ou BPM tenham

sucesso?

ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA

DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

“Não se gerencia o que não se mede, não

se mede o que não se define, não se define

o que não se entende, ou seja, não há

sucesso no que não se gerencia”.

Adaptado de W. Edwards Deming

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Ofi

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ED

ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA

DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

1 - Sempre farás um diagnostico e um

Planejamento.

2 - Definirás a Política e Diretrizes em

primeiro lugar

3 - Aplicarás a Tabela de Temporalidade

antes de qualquer automação,

4 - Sempre constituirás uma Equipe

multidisciplinar.

5 - Nunca desprezarás a legislação local,

nacional e ou internacional

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Ofi

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ED

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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

6 - Jamais permitirás a sedução por qualquer

tecnologia sem estudo ou prova de conceito.

7 - Nunca em hipótese alguma chamarás o “Arquivo

de Morto”.

8 - Não permitirás a confusão entre conceitos

como organização com arrumação ou mesmo

ERP – GED – ECM – BPM – BI – Colaboração com

SIGAD

9 - Nunca começarás um Projeto sem conhecer as

necessidades do usuário e a cultura

da empresa ou instituição

10 - Sempre amarás o que faz e sempre farás o que

ama!!!!!

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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

fici

na

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Ciclo de Vida dos Documentos – Tabela

de Temporalidade

Metodologia de análise e definição do

tempo de permanência

do documento e da informação na

corporação

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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

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Passos para Elaboração da Tabela Documental

Primeiro

Segundo

Terceiro Quarto Quinto

Sexto

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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O

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na

de

GED

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DI

A TABELA DE TEMPORALIDADE

DOCUMENTAL

Age sobre o acervo documental evitando seu

crescimento desordenado e principalmente

ERROS NO DESCARTE

Observação: quando do prazo para descarte,

retornar a área produtora da informação para

verificar se os documentos podem ser

eliminados e colher assinatura para descarte.

CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA

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fici

na

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GED

TC

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DI

Verificação de processos na justiça;

Verificação junto a Entidades de Classe e

Regulamentação:

CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC –

Contabilidade etc;

ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia,

Aneel – Energia etc;

Bancen – Instituições Financeiras.

Educação – Órgãos Educacionais, Municipais

etc.

Empresas de capital estrangeiro

Tabela de Temporalidade - Consulta

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Tabela de Temporalidade - Expurgo

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TTDTTD

TVDTVD TRDTRD

TAD

TMS

Matriz de Temporalidade Documental

Tecnologia + Metodologia

Tipos de

Tabelas de

Temporalidade.

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TTDTTD

Tabela que controla o acervo

com fundamentação jurídica.

Tabela de Temporalidade Documental

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TVDTVD

Tabela de Validação Documental

Tabela que controla o acervo

sem fundamentação jurídica.

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TAD

TMS

Tabela de Atualização Digital

Tabela de Mídia e Suporte

Tabela que controla o acervo

digital e mantém a atualização

do Hardware e do software.

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TRDTRD

Tabela de Responsabilidade Documental

Tabela que controla o

responsável por uma espécie

documental.

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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.

Mídia :

Digital, Analógico

Temporalidade :

TTD, TVD, TRD

Funcionalidade :

Comunicação, registro,

Decisão (parecer e versão ).

Escalabilidade :

Operacional, Corporativo, Estratégico

Armazenamento :

Operacional,

Setorial e Inativo

Workflow :

Estruturado, Não Estruturado

Acessibilidade :

Administrativo, Técnico e Normativo

Indexação :

Gênero, Espécie

Matriz de Classificação Documental

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Ciclo de Arquivamento

Arquivo Operacional

Arquivo Setorial

Compartilhado

Arquivo Central

Quando a informação é gerada tende a 100 % de utilização.

Q uando a informação é arquivada no Arquivo Central o acesso tende a diminuir.

DOCUMENTO

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DOCUMENTO

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