PROGRAMACION PARA LA EJECUCION DE UN PROYECTO

Es la fase del plan del evento propiamente dicho, el Plan de Accin, el Mapa de rutapara ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento). El Plan de Accin debe ser sensato, sencillo de seguir, til, claro, concreto, flexible (reajustable), realista (factible). Est abierto para ir readaptndose a medida que se van cumpliendo plazos. En esta fase se contesta a las preguntas: qu, quin y cmo, cundo, con qu, dnde. Es la parte ms importante, porque se establece lo que hay que ir haciendo para que nuestra empresa organizadora de eventos. En esta fase se desarrollan las acciones del plan operativo, el paquete de tareas y la implementacin, la ejecucin. Es elemental la distribucin de tareas entre reas, la coordinacin entre las reas y la coordinacin entre las tareas de diferentes reas, puesto que cada una de las divisiones debe conocer lo que hacen las dems, sin perder el sentido de globalidad de la organizacin. El Plan de Accin tiene cuatro dimensiones: tareas, tiempo, dinero y recursos. Y stas, normalmente se planifican al detalle por perodos: primero slo se planifica minuciosamente estas dimensiones del perodo 1 y hacia el final del mismo se planifica rigurosamente el perodo 2 y as sucesivamente.Las tcnicas de programacin provenientes del mundo de la construccin y de la ingeniera son herramientas tiles para ello y sirven para programar el evento (planificar y controlar estas dimensiones). Son las denominadas tcnicas PERT / CPM y GANTT. El mtodo PERT (Tcnica de programacin, Evaluacin y Reajuste) y su forma simplificada: el mtodo del progreso camino- crtico CPM, se utilizarn para identificar las etapas esenciales de la realizacin de nuestro proyecto y su encadenamiento, las actividades crticas, a fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los que se dispone, el orden cronolgico en el desarrollo de estas acciones, la fecha final de realizacin, sus implicaciones econmicas, etc. El calendario del diagrama de GANT es un sistema de disposicin lgico temporal de las tareas previstas en la consecucin de nuestro proyecto.

Tcnica para la elaboracin de de la lista de actividades del programa para la ejecucin de un proyecto.

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Establecimiento de la organizacin encargada de la ejecucin del proyecto

Este proyecto busca crear una empresa y conformarla por un equipo multidisciplinario de profesionales que velaran por el cumplimiento de los compromisos adquiridos tanto internos como externos en una organizacin funcional.Al ser una empresa pequea debe ser de responsabilidad limitada.

Lista de Actividades:stas son actividades especficas que se deben ejecutar para realizar el proyecto. Las tareas cabeceras o tareas principales resumen un grupo de tareas relacionadas y tienen siempre asociadas una lista de tareas (actividades) subordinadas. Primero hay que tener una visin amplia y general del proyecto y enumerar las principales fases (perodos) de que consta. Luego se empiezan a aadir detalles a cada fase, y despus ms detalles an:

1. Nombramiento directivos

2. Gastos de investigacin y desarrollo

3. Gestiones con entidades bancarias

4. Gestiones notariales

5. Gestiones con socios proyecto

6. Alquiler de oficina

7. obras de ingeniera civil en el terreno

8. Instalacin elctrica y sanitaria

9. Suministros de oficina

10. Suministro e instalaciones bsicas

11. Entrevista y seleccin personal de apoyo

12. Capacitacin del personal

13. Diseo en pgina web

14. Publicidad en pginas amarillas

15. Implementacin de una cartera de clientes

16. Consultar y cotizar precios para el presupuesto de cada evento

17. Contrato de locales

18. Diseo de la escenografa

19. Alquiler de vehculos para el transporte

20. Visita a proveedores

21. Seleccin de los proveedores

22. Licitacin de materiales para los eventos

23. Contrato equipos para los eventos

24. Obtener licencia de uso del suelo

25. Obtener licencia ambiental

Duracin de las actividades: Camino crtico:Anlisis del camino crtico en un proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas; la razn de este es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo, previamente definidos. Segn la citada definicin, se podra concebir la escala de una aeronave como un proyecto ya que en esencia se trata de un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas (las propias actividades asistenciales que se desarrollan dentro y fuera de la aeronave, relacionadas entre s y controladas por la figura del coordinador de vuelo) con objetivos especficos (proporcionar los servicios necesarios para que una aeronave est preparada para el siguiente salto) siempre dentro de los lmites que imponen un presupuesto y lapso de tiempo (no se dispone de un presupuesto ilimitado y el tiempo disponible viene determinado por los intereses de la aerolnea o el tiempo pactado con el aeropuerto para el estacionamiento). A efectos prcticos del estudio realizado, los tiempos de dichas actividades sern deterministas, es decir, se conocen de antemano. Un proyecto est compuesto de un determinado nmero de actividades o procesos. Si se desea reducir el tiempo total del mismo, es necesario primero conocer sobre que procesos interesa actuar de forma individual para reducir su duracin, logrando de esta manera que la suma total de sus duraciones sea inferior. Por lo tanto, habr que realizar un anlisis del camino crtico.Las actividades que compondrn el camino crtico de una escala sern aquellas que si se retrasan afectarn a la duracin total del proceso. Para determinar qu actividades forman parte de un camino crtico se realiza el anlisis del camino crtico, denominacin que recibe el conjunto de tcnicas que analizan las relaciones entre actividades o procesos que deben ejecutarse para finalizar un proyecto, su planificacin, programacin y control.

to : tiempo optimistatp : tiempo pesimista Consultar y cotizar precios para el presupuestotmp : tiempo ms probable

ClaveActividadPredecesoraTiempo optimistaTiempo probableTiempo pesimistaTiempo esperadoVarianza

AConsultar y cotizar precios para el presupuesto-12320.11111111

B Nombramiento de directivos y gestiones bancarias(capital de trabajo)-2343.000.11111111

CSuministro de oficina e instalaciones bsicas(Internet,telefono,etc)A2343.000.11111111

DBsqueda de clientes y seleccin de proveedoresA5676.000.11111111

EArrendamiento de un local e instalacin de la oficina o centro administrativoB2453.830.25

FAlquiler de vehculos para el transporte y locales para los eventos a realizarseC,D1353.000.44444444

GObtener licencia de funcionamientoE3454.000.11111111

Se han seleccionado las actividades ms puntuales para la realizacin de nuestro proyecto ya que hemos comenzamos con estas actividades bsicas para la implementacin de nuestra organizacin de eventos aplicando el diagrama de flechas .En otras palabras la ruta crtica identifica todas las actividades criticas del nuestro proyecto de organizacin de eventos. De acuerdo al siguiente cuadro de actividades con sus respectivos tiemposse hallara la duracin de cada actividad para desarrollar despus nuestro diagrama de barraso diagrama de Gantt. A continuacin la ruta crtica o clculo de la red.

C

A (2)

(1)F

(5)INICIO

FIN

(3)D

B G

(4)

(2)

E

(1)

MTODO DE LA RUTA CRTICA

En nuestra ruta crtica se define la cadena de actividades crticas, las cualesconectan los eventos iniciales y final de nuestro diagrama de flechas .En otras palabras la ruta crtica identifica todas las actividades de nuestro proyecto.Luego se agregan los nmeros acumulados para despus determinar las holguras.

Acumulados:C

(2)(5) A

(1)F

INICIO

FIN

(3)D

B G

(4)

(2)

E

(1)

NodoNodo inmediato anteriorTiempo ms cercano + tiempo de la actividadTiempo ms cercano

A055

B022

CA5+27

DA5+38

FC7+29

D8+19

EB2+13

GE3+47

Al final tenemos 2 caminos uno de 9 meses y otro de 7 meses, se escoge el mayor de 9 meses ,el 9 que fue el numero acumulado del final se coloca en ambos predecesores como hay 2 se coloca en ambos luego se le resta el tiempo de la actividad En caso de :F: 9-1= 8G: 9-4=5C: 8-2=6D: 8-3=5E: 5-1=4A: 5-5=0B: 4-2=2Holguras: La cual consiste en la resta de la finalizacin mas tarda menos la realizacin mas temprana.

C

A (2)

(1)F

(5)INICIO

FIN

(3) D

(2)

B G

(4)

E

(1)

El camino crtico est formado por: A, D, F

La duracin del proyecto ser de: 9 meses + 9 MESES camino crtico

Cc = A + D + F 0.333333333+0.333333333+0.5=1.16666666710.16666667

9 meses +_1.166666667=

DIAGRAMA DE BARRAS O GANTT

ActividadesFecha de InicioDuracion (dias)Fecha de termino

Nombramiento directivos y gestiones bancarias12/03/20155203/05/2015

Arrendamiento de un local para oficina 03/05/20158022/07/2015

Suministro de oficina e instalaciones bsicas(Internet,telefono,etc)22/07/20157303/10/2015

Entrevista y seleccin y capacitacin del personal03/10/201512031/01/2016

Implementacin de una cartera de clientes22/12/201511313/04/2016

Consultar y cotizar precios para el presupuesto de cada evento14/04/20166013/06/2016

Alquiler de vehculos para el transporte y locales para los eventos a realizarse15/06/201612013/10/2016