Excel 2007 Fundamental

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Excel 2007 Fundamental

Governo da Repblica Portuguesa

Fundo Social Europeu Unio Europeia

Ttulo: Excel 2007 Fundamental Autores: Bruno Mendes e Raquel Alves Revisores: Ana Mafalda e Hlder A. Silva Peixoto

Portugal - Fundao para a Divulgao das Tecnologias de Informao, 2008

Microsoft , MS-DOS e Windows So marcas registadas da Microsoft Corporation nos EUA e/ou outros pases

Impresso e acabamento: Tipografia Guerra Depsito Legal n. 284342/08

A

Fundao para a Divulgao das Tecnologias de instituda pelo Instituto Portugus da

Informao (FDTI),

Juventude e pelo Instituto do Emprego e Formao Profissional, tem como fim promover a divulgao das Tecnologias de Informao de forma extensiva e sistemtica, junto dos jovens e junto das comunidades.

A FDTI, de forma a alcanar os seus objectivos, conta com umarede nacional de Centros de Divulgao das Tecnologias da Informao (cerca de 170), geograficamente distribudos por todos os Distritos do territrio continental e pelas Regies Autnomas dos Aores e da Madeira.

Nestes centros proporciona-se formao, estruturada em mdulos,que permite a iniciao ou o aperfeioamento de conhecimentos na rea das Tecnologias de Informao.

A

qualidade dos produtos e servios que desenvolve, entre os

quais se incluem os manuais da linha editorial, assume enorme importncia para a FDTI.

nosso objectivo que o presente manual constitua um bomauxiliar de aprendizagem, e que com ele, a FDTI continue a prestar Sociedade Portuguesa um servio de qualidade.

Este manual faz parte da linha editorial da responsabilidade da FDTI - Fundao para a Divulgao das Tecnologias de Informao e destina-se ao apoio pedaggico nos cursos de formao ministrados nos CDTI - Centros de Divulgao das Tecnologias de Informao da FDTI. A cada curso corresponde um manual, a distribuir por cada participante. Por cada curso existe igualmente um Guia do Formador contendo os Objectivos Pedaggicos, o Contedo Programtico, o Plano de Sesses, os Exerccios, os documentos do Modelo de Avaliao, as Apresentaes Electrnicas e outro material de apoio. No final deste manual encontrar, em apndices, a lista dos cursos que compem a oferta formativa da FDTI bem como os ttulos editados por esta Linha Editorial. Para obter informao mais completa sobre os cursos e os manuais da FDTI, ou para aceder s erratas dos manuais, visite o stio: http://fdti.juventude.gov.pt Se pretender emitir observaes, sugestes ou crticas sobre a Linha Editorial, em geral, ou sobre este manual, em particular, envie, por favor, uma mensagem para o endereo de correio electrnico: [email protected]

Contedo do ManualCaptulo 1 Introduo .......................................................................... 15

Objectivos deste manual ........................................................17 Convenes utilizadas............................................................ 17 Conceitos de folha de clculo ................................................ 18 Componentes de uma folha de clculo............................................. 18 Evoluo do Microsoft Excel ................................................ 20 Verses............................................................................................. 21 Novidades do Microsoft Excel 2007 ..................................... 24 Friso.................................................................................................. 24 Boto do Office ................................................................................ 25 Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ......................................... 25 Maior nmero de linhas e colunas e novos limites .......................... 25 Temas do Office e estilos do Excel.................................................. 26 Formatao condicional melhorada ................................................. 26 Escrita de frmulas mais facilitada .................................................. 26 Criao de frmulas utilizando novas funes................................. 27 Minibarra de ferramentas ................................................................. 27 Melhoramentos nas tabelas do Excel ............................................... 27 Novo aspecto para os grficos.......................................................... 28 Facilidade na utilizao de tabelas dinmicas.................................. 29 Ligaes rpidas com dados externos .............................................. 30 Novos formatos de ficheiro.............................................................. 31 Novas formas de compartilhar trabalho ........................................... 32 Melhor desempenho em impresso.................................................. 32Captulo 2 Conceitos bsicos ............................................................. 33

Iniciar o Excel 2007 ............................................................... 35 Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 .................... 35 Controlar a disposio de informao num livro................... 40 Dividir janelas .................................................................................. 40 Esquema de pgina........................................................................... 427

Excel 2007 FundamentalAbrir novas janelas de um livro ...................................................... Trabalhar com vrios livros ............................................................ Dispor janelas.................................................................................. Comparar lado a lado ......................................................................

42 43 43 46

Controlar a visualizao da folha de clculo ......................... 47 Zoom ............................................................................................... 47 Modo de ecr inteiro ....................................................................... 48Captulo 3 Edio de folhas de clculo ............................................. 51

Livros e folhas de clculo ...................................................... 53 Seleco de folhas de clculo.......................................................... 53 Mudar o nome a folhas de clculo .................................................. 55 Alterar a cor dos separadores .......................................................... 57 Inserir e eliminar folhas de clculo ................................................. 58 Mover e copiar folhas de clculo .................................................... 59 Clulas, linhas e colunas........................................................ 61 Blocos de clulas............................................................................. 61 Clula activa.................................................................................... 63 Seleccionar clulas, linhas e colunas .............................................. 64 Movimentao na folha de trabalho ...................................... 66 Teclado ............................................................................................ 66 Rato ................................................................................................. 67 Comando Ir Para ............................................................................. 67 Endereos relativos, absolutos e mistos ................................ 68 Endereos relativos ......................................................................... 68 Endereos absolutos ........................................................................ 69 Introduo e correco de dados ........................................... 70 Tipos de dados................................................................................. 70 Utilizar a barra de frmulas............................................................. 72 Edio de clulas............................................................................. 73 Correco ortogrfica...................................................................... 73 Correco automtica...................................................................... 75 Concluso automtica ..................................................................... 778

Contedo do ManualEscolher dados j inseridos .............................................................. 78 Limpar o contedo das clulas......................................................... 79 Inserir linhas, colunas e clulas........................................................ 80 Eliminar linhas, colunas e clulas .................................................... 81 Copiar e mover clulas..................................................................... 82 Preencher dados numa linha ou coluna............................................ 83 Criao de sries .............................................................................. 84

Exerccio 1 ............................................................................. 88Captulo 4 Gesto de livros ................................................................. 91

Gesto de livros de trabalho................................................... 93 Guardar livros ........................................................................ 93 Guardar um livro de trabalho ........................................................... 94 Guardar um livro com palavra-passe ............................................... 98 Retirar a palavra-passe de um livro de trabalho............................ 104 Abrir e fechar livros de trabalho .......................................... 104 Abrir um livro ............................................................................... 104 Fechar um livro ............................................................................. 106 Criar novos livros................................................................. 107 Criar um novo livro de trabalho .................................................... 107 Exerccio 2 ........................................................................... 110Captulo 5 Frmulas e funes bsicas........................................... 111

Introduo ............................................................................ 113 Operadores ........................................................................... 114 Operadores aritmticos.................................................................. 114 Operadores de comparao ........................................................... 115 Operador de concatenao ............................................................ 115 Operadores de referncia............................................................... 115

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Excel 2007 FundamentalReferncias .......................................................................... 116 Referncias relativas ..................................................................... 116 Referncias absolutas .................................................................... 118 Referncias mistas......................................................................... 119 Definir e editar nomes de intervalos.................................... 119 Regras para criar nomes ................................................................ 120 Criar nomes ................................................................................... 120 Edio de nomes ........................................................................... 122 Utilizao de nomes ...................................................................... 124 Funes ................................................................................ 125 O que uma funo?..................................................................... 126 Sintaxe das funes ....................................................................... 127 Argumentos das funes ............................................................... 127 Utilizao de funes em frmulas ............................................... 127 Boto Soma Automtica ............................................................... 131 Visualizao automtica do resultado das funes ....................... 133 Funes bsicas ................................................................... 134 SOMA ........................................................................................... 135 MDIA.......................................................................................... 136 MXIMO...................................................................................... 137 MNIMO ....................................................................................... 138 CONTAR ...................................................................................... 139 AGORA......................................................................................... 140 ANO .............................................................................................. 141 HOJE ............................................................................................. 142 SE .................................................................................................. 143 Exerccio 3 ........................................................................... 144Captulo 6 Formatao ...................................................................... 147

Formatao da folha de clculo ........................................... 149 Formatar o contedo das clulas ......................................... 149 Alterar o tipo de letra e tamanho................................................... 150

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Contedo do ManualAlinhamentos ................................................................................ Formatao numrica .................................................................... Preenchimento e padres............................................................... Limites........................................................................................... Copiar formatos atravs do Pincel de Formatao........................ Unir e dividir clulas..................................................................... Altura das linhas e largura das colunas ......................................... Visibilidade de linhas, colunas e folhas ........................................ Ordenao de dados ......................................................................

154 158 162 167 172 173 175 179 183

Exerccio 4 ........................................................................... 188Captulo 7 Configurao de pginas e impresso .......................... 191

Configurao do livro .......................................................... 193 Configurao da pgina ....................................................... 193 Margens......................................................................................... 194 Orientao ..................................................................................... 195 Tamanho........................................................................................ 196 rea de impresso ......................................................................... 197 Quebras ......................................................................................... 199 Fundo............................................................................................. 200 Ttulos de impresso ..................................................................... 201 Pr-visualizao da impresso ............................................. 208 Pr-visualizar a impresso da folha de clculo ............................. 208 Impresso ............................................................................. 210 Impresso predefinida ................................................................... 210 Impresso personalizada ............................................................... 211 Propriedades do livro ........................................................... 215 Exerccio 5 ........................................................................... 218

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Excel 2007 FundamentalCaptulo 8 Grficos ............................................................................ 221

Grficos ............................................................................... 223 Componentes de um grfico ................................................ 223 Criar um grfico ............................................................................ 225 Tipos de grficos ........................................................................... 228 Mover e dimensionar um grfico .................................................. 233 Mover um grfico flutuante para uma folha de grfico ................ 234 Personalizao do grfico atravs do separador Estrutura ............ 236 Separador Esquema ....................................................................... 239 Separador Formatar ....................................................................... 245 Exerccio 6 ........................................................................... 250Apndice A Separadores..................................................................... 253

Separadores .......................................................................... 255 Separador Base .................................................................... 256 Grupo rea de Transferncia ........................................................ 256 Grupo Tipo de Letra...................................................................... 257 Grupo Alinhamento....................................................................... 258 Grupo Nmero .............................................................................. 259 Grupo Clulas................................................................................ 260 Grupo Edio ................................................................................ 261 Grupo Estilos................................................................................. 261 Separador Inserir.................................................................. 262 Grupo Ilustraes .......................................................................... 262 Grupo Grficos.............................................................................. 263 Grupos Tabelas, LIgaes e Texto................................................ 264 Separador Esquema de Pgina............................................. 265 Grupo Configurar Pgina .............................................................. 265 Grupo Ajustar Tamanho................................................................ 266 Grupo Opes de Folha................................................................. 267

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Contedo do ManualSeparador Frmulas ............................................................. 268 Grupo Biblioteca de Funes ........................................................ 268 Grupo Nomes Definidos ............................................................... 269 Grupos Auditoria de Frmulas, Clculo e Solues ..................... 269 Separador Dados .................................................................. 270 Grupo Ordenar e Filtrar................................................................. 270Grupos Obter Dados Externos, Ligaes, Ferramentas de Dados e Destaques ....................................... 271

Separador Rever................................................................... 272 Separador Ver ...................................................................... 273 Grupo Vistas de Livro................................................................... 273 Grupo Mostrar/Ocultar.................................................................. 274 Grupo Zoom .................................................................................. 274 Grupo Janela.................................................................................. 275 Grupo Macros................................................................................ 276 Separadores contextuais....................................................... 277 Ferramentas de Desenho ............................................................... 277 SmartArt........................................................................................ 277 Grficos ......................................................................................... 278Apndice B Apndice C Teclas de atalho ............................................................... 279 Funes do Excel 2007 ................................................... 285

Introduo ............................................................................287 Funes de suplemento e automatizao ............................. 287 Funes de cubo................................................................... 288 Funes de base de dados .................................................... 289 Funes de data e hora......................................................... 290 Funes de engenharia......................................................... 291

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Excel 2007 FundamentalFunes Financeiras ............................................................ 293 Funes de informao ........................................................ 296 Funes lgicas.................................................................... 297 Funes de pesquisa e referncia......................................... 298 Funes matemticas e trigonomtricas .............................. 299 Funes estatsticas.............................................................. 302 Funes de Texto................................................................. 306Apndice D Apndice E Apndice F Apndice G Apndice H Resoluo dos exerccios .............................................. 309 Glossrio .......................................................................... 313 Notas................................................................................. 317 Cursos disponveis nos CDTI......................................... 335 Ttulos editados pela FDTI .............................................. 341

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captulo 1Introduo

Objectivos deste manual

Objectivos deste manualEste manual tem como principal objectivo servir de suporte aprendizagem e destina-se a todos aqueles que pretendam iniciar ou aprofundar os seus conhecimentos de utilizao e explorao desta potente ferramenta de clculo e do computador. Encontrar em cada captulo explicaes detalhadas e ilustradas de cada operao bsica, assim como exerccios no final de cada captulo, para consolidao dos conhecimentos adquiridos.

Convenes utilizadasAo longo deste manual so utilizadas convenes grficas contextualizadas, relativamente a diferentes tipos de situaes: Itlico - termos em lngua estrangeira; Negrito - termos a destacar, nomeadamente, menus, comandos e subcomandos de menus, teclas, nomes de ficheiros, elementos da aplicao, endereos, etc.; Teclas - a apresentao das teclas, ou a combinao destas, so representadas entre parntesis rectos e a negrito. Por exemplo: [Enter].

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Excel 2007 Fundamental

Conceitos de folha de clculoFolha de clculo o elemento principal do Microsoft Excel. Permite realizar clculos, apresentar, guardar e editar dados atravs da utilizao de tabelas. Cada tabela formada por uma grelha composta por linhas e colunas. Para identificar uma clula, utiliza-se a identificao da coluna seguida da identificao da linha. Por exemplo, se cruzar a coluna A e a linha 10, surge a clula A10.

Componentes de uma folha de clculoClula o elemento resultante da interseco de uma coluna e de uma linha. As clulas so os elementos fundamentais de uma folha de clculo, nestas que se digitam os valores (informao) e frmulas para posterior utilizao. Valores So todos os dados digitados nas clulas. Podem ser do tipo numrico, data ou texto. De salientar que os dados do tipo texto no podem ser utilizados para clculos. Frmulas Uma frmula define como so calculados os dados inseridos nas clulas de uma folha de clculo. O conceito de frmula basicamente o conceito elementar das frmulas matemticas, so elas que permitem efectuar clculos simples ou mais complexos. O Microsoft Excel possui funes internas para a construo de frmulas (aritmticas ou mais avanadas). As funes proporcionam mecanismos de simplificao da construo das frmulas (por exemplo, a funo SOMA, permite utilizar18

Conceitos de folha de clculoconjuntos de clulas como parmetros), existem ainda, entre outras, funes matemticas, estatsticas de utilizao mais complexa. As folhas de clculo actuais permitem que o utilizador defina as suas prprias frmulas, utilizando uma linguagem de programao, como o Visual Basic for Applications. Um exemplo de frmula "=A1+A2+A3+A4+A5", que poder ser substituda pela funo "=SOMA(A1:A5)", sendo esta mais fcil de utilizar e corrigir caso necessrio. Nota: Para iniciar uma frmula deve introduzir o sinal de igual (=), e aps este pode digitar a frmula pretendida. As frmulas e funes so objecto de estudo no captulo 5 deste manual. Existem, contudo, outras formas de executar frmulas. No Microsoft Excel, uma soma pode ser calculada atravs da seleco e utilizao da ferramenta Soma, identificada pela letra grega SIGMA . Na verso 2007 do Microsoft Excel, todas as funes esto acessveis atravs do boto Inserir Funo . Clique neste boto e procure a funo pretendida.

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Excel 2007 Fundamental

Evoluo do Microsoft ExcelO Microsoft Excel um programa de folha de clculo concebido pela Microsoft para computadores utilizando o sistema operativo Microsoft Windows e computadores Macintosh da Apple. Entre os seus recursos destacam-se uma interface intuitiva, ferramentas de clculo e de construo de grficos que tornam o Microsoft Excel uma das aplicaes informticas mais populares at hoje na rea das folhas de clculo. Para tal sucesso contribuiu a integrao da verso 5 em 1993 no pacote das aplicaes do Microsoft Office. A Microsoft comercializou um software de folha de clculo denominada Multiplan em 1982, o qual era muito popular em sistemas CP/M, mas em sistemas MS-DOS perdia em popularidade para o Lotus 1-2-3. Esse facto levou ao desenvolvimento de um novo software chamado Excel. A primeira verso do Excel foi lanada para Mac em 1985 e a primeira verso para Windows foi lanada apenas em Novembro de 1987. A Lotus no conseguiu desenvolver em tempo til o 1-2-3 para o Windows e por volta de 1988 o Excel ultrapassou-o em vendas, o que contribuiu para a Microsoft alcanar a posio de liderana no desenvolvimento de software. A Microsoft foi-se distanciando dos restantes produtores de software atravs de uma poltica de lanamento regular de novas verses, lanando para o mercado uma nova verso, sensivelmente a cada dois anos. A actual verso para o Windows o Microsoft Excel 12, tambm denominado de Microsoft Excel 2007. A verso actual para a plataforma Mac OS X o Microsoft Excel 2004. O Microsoft Excel foi o primeiro programa do gnero a permitir ao utilizador definir a aparncia das folhas de clculo. Tambm introduziu clculo inteligente de clulas, atravs do qual apenas as clulas dependentes da clula modificada so actualizadas (os programas anteriores tinham de recalcular tudo sempre que existiam alteraes).20

Evoluo do Microsoft ExcelDesde 1993, o Excel inclui o Visual Basic for Applications (VBA), uma linguagem de programao baseada no Visual Basic que adiciona a capacidade de automatizar tarefas no Excel e equipar o software com funes definidas pelo utilizador (UDF, User Defined Functions) para utilizao em folhas de clculo. O VBA um complemento poderoso aplicao que inclui um ambiente integrado de desenvolvimento (IDE, Integrated Development Environment). A gravao de Macros produz cdigo VBA que replica aces do utilizador, permitindo dessa forma a automatizao simples de tarefas quotidianas e morosas. O VBA permite ainda, para interaco com o utilizador, criar formulrios e controlos dentro da folha de clculo. A funcionalidade de automatizao acrescentada pelo VBA fez com que o Microsoft Excel se tornasse um alvo para vrus de macro. A Microsoft adoptou medidas e para prevenir o mau uso das macros, adicionou ao Microsoft Excel as capacidades de desactivar completamente as macros, activar as macros apenas quando se abre uma folha de clculo ou ainda confiar em todas as macros assinadas com um certificado seguro.

VersesMicrosoft Windows Como referido anteriormente, o Microsoft Excel 2007 tambm conhecido pelo nome de Microsoft Excel 12, o que no significa que seja a dcima segunda edio do produto, sendo na verdade, a dcima. Para que no restem dvidas acerca das verses lanadas pela Microsoft deste produto, refere-se de seguida o ano de lanamento e as principais inovaes de cada verso.

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Excel 2007 Fundamental1987 Excel 2.0 para Windows A primeira verso do Microsoft Excel para Windows foi lanada 20 anos com o nome de Microsoft Excel 2.0 para corresponder verso lanada para Macintosh. A utilizao do Windows ainda no era muito generalizada, por isso mesmo esta verso inclua DLLs (acrnimo de Dynamic Link Library) que permitiam ao programa funcionar em ambiente Windows. 1990 Excel 3.0 Esta verso apresentou melhoramentos ao nvel da apresentao grfica e algumas caractersticas tcnicas. Inclua barras de ferramentas, possibilidade de desenhar, construir grficos 3D, entre outras funcionalidades. 1992 Excel 4.0 Com o aumento da popularidade do Windows, esta nova verso lanada para o mercado obteve um maior xito. Caracterizou-se por muitos aperfeioamentos a nvel da usabilidade, tornando-a de fcil utilizao. 1993 Excel 5.0 A novidade desta verso foi a incluso de livros com vrias folhas de trabalho e a nova linguagem de programao Visual Basic for Applications (VBA) aplicada construo de macros. 1995 Excel 7.0 (Office 95) Bastante semelhante verso 5.0, sendo a grande novidade o facto de utilizar codificao a 32 bits. 1997 Excel 8.0 (Office 97) O aspecto da barra de ferramentas e dos menus foi melhorado. Foi includa ajuda online e quadruplicado o nmero de linhas disponvel por cada folha de clculo.22

Evoluo do Microsoft Excel1999 Excel 9.0 (Office 2000) Foram implementadas melhorias a nvel de ambiente grfico da aplicao. Destaca-se ainda a capacidade de utilizar o formato de ficheiros HTML. 2001 Excel 10.0 (Office XP ou 2002) Esta verso trouxe algumas novidades comuns ao pacote do Office XP: as descries inteligentes, painis de tarefas e recuperao automtica de livros so alguns dos exemplos. Alm destas novidades, salientam-se ainda os melhoramentos ao nvel das formataes numricas, alinhamentos, insero de smbolos, ferramentas de converso em euros, etc. 2003 Excel 11.0 (Office 2003) Parte integrante do Microsoft Office System, as novidades prendem-se em grande parte com a facilidade de partilha de informao com outros utilizadores e com a incluso da tecnologia Microsoft Sharepoint Services no Microsoft Office System. Esta verso inclui ainda Servios de Gesto de Direitos de Informao (IRM, Information Rights Management), suporte para Tablet Pc e uma nova aparncia que tornou a aplicao mais atractiva. 2007 Excel 12.0 (Office 2007) Mais frente, neste captulo, encontra uma descrio detalhada das novidades da verso do Microsoft Excel 2007. De salientar que no existiu a verso Excel 1.0 para evitar confuso com verses para o Macintosh. Tambm no existiu a verso Excel 6.0 dado que o mesmo foi lanado com o Word 7. Todos os produtos do Office 95 tm capacidades de OLE 2 (para mover dados automaticamente entre vrios programas) e o nome Excel 7 deveria mostrar que tinha sido lanado na mesma altura do Word 7.

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Excel 2007 Fundamental

Novidades do Microsoft Excel 2007Esta nova verso do Microsoft Excel apresenta vrias novidades e alteraes que vieram facilitar e simplificar a realizao das mais diversas operaes, mesmo as mais bsicas, que nas verses anteriores necessitariam de mais do que um acesso aos diversos menus para serem realizadas na sua totalidade. Uma das principais diferenas que o utilizador familiarizado com as verses anteriores do Excel constatar, a ausncia da barra de menus uma vez que foi substituda pelo Friso.

Friso

Fig. 1.1 Aspecto do Friso

Como referido anteriormente os habituais menus (Ficheiro, Editar, Ver, etc.) e as barras de ferramentas do Excel (Padro e Formatao, entre outras), foram substitudas pelo Friso. O Friso assim composto por Separadores, cada separador disponibiliza os Comandos mais utilizados, agrupados de uma forma coerente e lgica. Uma grande maioria das caixas de dilogo foi substituda por listas pendentes que exibem as opes disponveis, sugestes, e em tempo real exibem tambm uma prvisualizao com exemplos para o utilizador escolher a opo que pretende. Outra caracterstica do Friso a disponibilizao das ferramentas mais apropriadas para a realizao da tarefa que o utilizador est a realizar.

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Novidades do Microsoft Excel 2007 Boto do OfficeConcentra e disponibiliza as funes mais utilizadas de gesto da folha de clculo, tal como criar um novo livro, abrir, fechar, guardar, imprimir, entre outras. Comparando com as verses anteriores as suas funcionalidades assemelham-se s do menu Ficheiro.

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido contm alguns dos comandos mais utilizados na rea da gesto do documento, tais como Guardar, Anular e Refazer comandos. Esta barra passvel de personalizao, o utilizador pode incluir ou retirar botes de acordo com as suas necessidades.

Maior nmero de linhas e colunas e novos limitesO Excel 2007 passa a suportar 1.048.576 linhas por 16.384 colunas, em vez das tradicionais 65.536 linhas e das 256 colunas das verses anteriores, tendo assim cada folha de clculo o nmero de 17.179.869.184 clulas teis. As colunas terminam agora nas letras XFD e no em IV. Estas crescentes alteraes nas folhas de clculo permitem explorar um grande volume de dados, bem como um nmero ilimitado de tipos de formatao no mesmo livro.

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Excel 2007 Fundamental Temas do Office e estilos do ExcelOs dados de uma folha de clculo podem agora de uma forma rpida ser formatados, atravs da aplicao de um tema e de um estilo. O conjunto de aplicaes do Office 2007 passou a partilhar os temas disponveis.

Formatao condicional melhoradaA formatao condicional, permite anotar visualmente os dados para efectuar anlises ou apresentaes. A identificao de tendncias e a deteco de excepes pode ser realizada atravs da implementao e gesto de vrias regras que recorrendo formatao condicional aplicar um aspecto visual diferenciado.

Escrita de frmulas mais facilitadaA escrita de frmulas est mais facilitada. A barra de frmulas passvel de redimensionamento, o que permite a sua expanso para a visualizao de todo o seu contedo.

Fig. 1.2 Barra de frmulas

Outra novidade a funcionalidade Concluso Automtica de Frmulas. Permite escrever correctamente a sintaxe de uma frmula dado que logo que o utilizador inicia a escrita da frmula, a Concluso Automtica de Frmulas detecta a funo pretendida e mostra uma lista na qual pode escolher a funo desejada, obtendo assim uma ajuda contextualizada para completar os argumentos que constituem a sintaxe da funo. Desta forma abremse as possibilidades para criar frmulas com sintaxes correctas.

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Novidades do Microsoft Excel 2007 Criao de frmulas utilizando novas funesForam tambm criadas novas funes de estatstica entre as quais se destacam: MDIA.SE, MDIA.SE.S, SOMA.SE.S e SE.ERRO. Estas funes foram criadas por sugesto dos utilizadores equipa dos programadores do Microsoft Excel, que esto disponveis tambm para receberem a sugesto de novas funcionalidades a incluir em verses futuras.

Minibarra de ferramentas

uma pequena barra de formatao flutuante que aparece no ecr sempre que o utilizador clica com o boto direito do rato em qualquer rea formatvel da folha de clculo (tal como elementos de um grfico ou um grupo de clulas seleccionado). O aspecto prtico desta minibarra de ferramentas consiste em poupar ao utilizador vrios passos quando pretende efectuar uma formatao simples.

Melhoramentos nas tabelas do Excel colocada disposio do utilizador uma nova interface que permite criar, formatar e expandir de uma forma rpida uma tabela (na verso 2003 esta funcionalidade era conhecida como lista) permitindo assim organizar os dados para facilitar o trabalho na folha de clculo. Constata-se a introduo de novas funcionalidades ou o melhoramento das existentes: Linhas de cabealho de tabela: possibilidade de activar/ desactivar as linhas de cabealho de tabela. Os cabealhos da tabela ficam visveis com os dados das colunas da tabela, se a tabela for longa, substituiro os cabealhos da folha;27

Excel 2007 Fundamental Colunas calculadas: utilizada uma nica frmula numa coluna calculada, frmula essa que se ajusta a cada linha. passvel de expanso automtica para a incluso de linhas adicionais para que a frmula se aplique de imediato s linhas, sendo assim suficiente a introduo da frmula uma nica vez, dispensando os tradicionais comandos Preencher ou Copiar; Filtro Automtico aplicado automaticamente: em qualquer tabela, o Filtro Automtico activado por predefinio, permitindo de modo imediato a aplicao de filtros e a realizao de ordenaes dos dados contidos na tabela; Referncias estruturadas: permite que sejam utilizados nomes de cabealhos atribudos s colunas em frmulas, em detrimento das referncias clula. Por exemplo: para somar os valores numa determinada coluna, em vez de fazer referncia aos endereos das clulas (=SOMA(C5:C8)), pode fazer referncia ao nome da tabela e da coluna (=SOMA(ex.[Jan.])); Linhas totais: as frmulas e entradas de texto personalizadas podem ser utilizadas nas linhas totais; Estilos de tabelas: podem ser aplicados tabela, de uma forma rpida, formatos com aspecto profissional e com um design de alta qualidade.

Novo aspecto para os grficosO objectivo principal de um grfico o de transmitir as informaes de forma eficaz. Para o efeito, foram disponibilizadas novas ferramentas que permitem a criao de grficos com um aspecto profissional. O aspecto aplicado aos grficos baseia-se no tema aplicado ao livro, para alm de efeitos especiais a 3D, permite efeitos de transparncia e sombras.

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Novidades do Microsoft Excel 2007Os tipos de grficos existentes permitem a criao de um grfico mais funcional e adequado para os dados a apresentar, encontrando-se disponveis vrios estilos e esquemas. possvel de uma forma intuitiva a adio/remoo de ttulos, legendas, rtulos de dados, linhas de tendncia, entre outros elementos inerentes aos grficos. Uma das grandes inovaes a registar o facto dos grficos serem desenhados pelo OfficeArt, o que permite, em termos prticos, aplicar num grfico quase todas as aces passveis de serem realizadas numa forma (por exemplo: aplicao de efeitos 3D, sombra suave, efeito em bisel ou transparncias). Para melhorar a leitura so utilizados tipos de letra ClearType; as linhas dos grficos adquiriram um aspecto mais uniformizado. Existem ainda cores predefinidas que possibilitam o controlo da intensidade, bem como a adio de cores personalizadas. O utilizador pode ainda guardar os grficos da sua preferncia como modelos de grficos.

Facilidade na utilizao de tabelas dinmicasNa verso 2007, as tabelas dinmicas so de fcil utilizao comparativamente com as verses anteriores. A informao que pretende visualizar sobre os dados seleccionados conseguida com a execuo de poucos passos pelo facto de utilizar a nova interface, deixando de ser necessrio arrastar os dados e solt-los em locais especficos que, por vezes, no eram de fcil identificao. Com as facilidades introduzidas, necessrio apenas seleccionar os campos que pretende visualizar na lista de campos da tabela dinmica. Podem ser utilizadas as novas ou melhoradas funcionalidades para efectuar resumos, anlises e formataes dos dados que constituem a tabela dinmica. Passa a ser possvel utilizar o comando Anular, que permite retroceder nas aces efectuadas durante a criao ou edio da tabela. A utilizao de indicadores

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Excel 2007 Fundamentalmais e menos aplicados pesquisa permitem expandir ou ocultar partes da tabela dinmica, o que permite uma maior ou menor visualizao de informao sobre os dados. A classificao dos dados tambm foi simplificada, suficiente seleccionar um item na coluna a classificar e utilizar os botes de classificao, que permitem a filtragem dos dados por data, rtulo, valores, etc. possvel tambm aplicar uma formatao condicional, o que simplifica em muito a anlise do cruzamento de dados obtido, assim como proceder rapidamente formatao da tabela com um estilo de formatao predefinido ou personalizado. O processo de criao de grficos dinmicos, foi igualmente simplificado. Existem vrios menus de contexto e diversas ferramentas especficas que facilitam a anlise dos dados apresentados pelos grficos. Os grficos dinmicos ao nvel do esquema, estilos e formatos so tratados da mesma forma que os grficos normais.

Ligaes rpidas com dados externosA funo Incio Rpido dispensa o utilizador de saber os nomes dos servidores e das bases de dados da empresa, uma vez que permite a sua seleco numa lista de origens de dados. A visualizao das ligaes que existem num livro, simplificam a sua reutilizao ou substituio por outras.

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Novidades do Microsoft Excel 2007 Novos formatos de ficheiroNo Excel, no Word e no PowerPoint foram introduzidos novos formatos de ficheiro designados de Microsoft Office Open XML. A introduo destes novos formatos veio facilitar a integrao de origens de dados externas, proporcionar uma diminuio no tamanho dos ficheiros e aumentar a capacidade para recuperao de dados. Formatos mais utilizados: XLSX XLSM XLTX XLTM Formato de ficheiro predefinido Formato com suporte para macro Formato para modelo Formato com suporte para macro modelo

Est includa tambm uma verso binria do formato de ficheiro comprimido por segmentos para os livros de maior complexidade designado de BIFF12 com extenso XLS, o que mantm a compatibilidade com as verses anteriores, optimizando o desempenho.

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Excel 2007 Fundamental Novas formas de compartilhar trabalhoA utilizao do Microsoft Excel Services permite a partilha de dados com outros utilizadores, bem como escolher os dados a expor. A utilizao de um browser, activa o Microsoft Office Excel Web Access o que permite visualizar, analisar, imprimir e extrair dados. Possuindo os privilgios suficientes e o Microsoft Excel 2007 instalado no computador possvel utilizar todas as funcionalidades para analisar e trabalhar com os dados no prprio computador. Est assim criado um mtodo de partilha de trabalho, acessvel e que possibilita a sua manuteno ou actualizao, permitindo aos outros membros da equipa de trabalho fornecerem comentrios e informaes.

Melhor desempenho em impressoFoi acrescentada a vista Esquema de Pgina s vistas Normal e Pr-visualizao de Quebras de Pgina. A vista Esquema de Pgina permite controlar o aspecto que aparecer na verso impressa ao mesmo tempo que se cria a folha de clculo. A operao com cabealhos de pgina, rodaps, limites, grficos e formas est facilitada pois podem ser colocados na localizao desejada. As opes de configurao de pgina encontram-se acessveis a partir do Esquema de Pgina, permitindo assim a escolha das opes para impresso.

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captulo 2Conceitos bsicos

Iniciar o Excel 2007

Iniciar o Excel 2007Independentemente do sistema operativo utilizado (Windows XP ou Windows Vista), o utilizador dispe das seguintes formas predefinidas para iniciar o Excel 2007: Aceder ao boto Iniciar > Todos os programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007; Aceder ao boto Iniciar e seleccionar o comando Executar. Na caixa de dilogo Executar, digitar excel e clicar no boto OK.

Fig. 2.1 Caixa de dilogo Executar

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007Ao iniciar o Excel 2007, o programa abre com um novo livro em branco. A fig. 2.2 mostra o ecr principal da aplicao, na qual se encontram representados os principais elementos.

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Excel 2007 Fundamental

5 4 6 8 11 10 9

1

2

3

7

14

12

13

15Fig. 2.2 Janela do Excel 2007

1. Barra de ttulo: indica ao utilizador o nome da aplicao e do livro de trabalho activo nesse momento (no caso de um novo documento em branco, o nome do livro Livro1);

Fig. 2.3 Barra de ttulo

2. Botes de manipulao da janela do Excel: permitem a manipulao do tamanho e estado da janela; 3. Botes de manipulao da janela do livro de trabalho: permitem a manipulao do tamanho e estado da janela do livro aberto;

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Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 20074. Boto do Office: boto situado no canto superior esquerdo da janela do Excel 2007, atravs do qual pode aceder aos comandos de gesto do livro de trabalho, que incluem comandos como Guardar, Abrir, Fechar, Sair, etc., e tambm um comando de Opes de configurao do Excel; 5. Barra de Ferramentas de Acesso Rpido: barra totalmente personalizvel, que contm alguns dos botes relativos aos comandos mais utilizados; 6. Friso: ocupa a parte superior da janela, atravs do Friso que o utilizador acede aos vrios comandos e opes disponveis, navegando pelos Separadores;

Fig. 2.4 Friso

7. Barra de frmulas: barra situada abaixo do Friso, onde o utilizador escreve e edita as frmulas da folha de clculo. A nova barra de frmulas expansvel;

Fig. 2.5 Barra de frmulas

8. Caixa de nome: caixa localizada esquerda da barra de frmulas, mostra o endereo da clula activa ou o nome do grupo de clulas quando estas se encontram selecccionadas;

Fig. 2.6 Caixa de nome

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Excel 2007 Fundamental9. Cabealhos de linha e de coluna: indicadores de posio de endereos na folha de clculo. Todos os endereos so baseados na letra devolvida pela coluna que a clula activa ocupa e pelo nmero da linha, resultando um endereo do tipo A1 ( este endereo que mostrado na Caixa de nome (fig. 2.6). As colunas so identificadas desde a letra A at Z, passando a AA, AB, etc. e finalizando na coluna XFD, sendo o nmero total de linhas de 1.048.576. Para se tornarem mais facilmente localizveis, as colunas e linhas seleccionadas assumem outra cor;

Fig. 2.7 Cabealhos de linha e de coluna

10.rea de trabalho: rea central da janela do programa onde o utilizador desenvolve o trabalho. Nesta rea de trabalho o utilizador dispe, por predefinio, de trs folhas de clculo (ver ponto 13), cada uma com 17.179.869.184 clulas; 11. Clula activa: clula onde se encontra o cursor de seleco, indica qual a clula cujo contedo est a ser visualizado na barra de frmulas, assim como indica em que clula se prepara para digitar contedo; 12.Botes de navegao: permitem navegar atravs dos separadores das folhas de clculo existentes no livro;

Fig. 2.8 Botes de navegao do livro de Excel

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Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 200713.Separadores de folha: atravs do nome predefinido (Folha1, Folha2, etc.) ou de nomes atribudos pelo utilizador, permitem navegar atravs das folhas de clculo existentes, permitindo identificar o contedo de cada folha, atravs da visualizao do nome da mesma. Alm do nome tambm pode ser atribuda uma cor diferente a cada separador de folha para uma identificao mais rpida;

Fig. 2.9 Separadores das folhas de clculo

14.Barras de deslocamento: permitem a navegao horizontal e vertical pela folha de trabalho, possibilitando a visualizao de dados que se encontram fora da rea de visualizao; 15.Barra de estado: barra que permite visualizar informao diversa e mensagens sobre aspectos da folha de trabalho, como a indicao de estado das teclas [Num Lock], [Scroll Lock] e [Caps Lock], indicao automtica do resultado de algumas funes quando as clulas seleccionadas contm dados numricos, rea para alterao da percentagem de visualizao atravs dos botes de Zoom e alterao dos modos de vista da folha de clculo.

Fig. 2.10 Barra de estado

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Excel 2007 Fundamental

Controlar a disposio de informao num livroDadas as dimenses de uma folha de clculo, pode tornar-se necessrio visualizar dados de vrias zonas diferentes da mesma folha. Para que o possa fazer, o Excel dispe de vrias formas para os visualizar, manipular e alterar.

Dividir janelasQuando trabalha com grandes quantidades de informao dentro de uma nica folha de clculo, poder ser til dividir a janela da folha de clculo em duas ou quatro reas independentes, nas quais se podem visualizar diferentes partes da mesma folha de clculo. Para dividir a folha de clculo deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, boto Dividir.

O Excel divide ento a folha de clculo em quatro reas, sendo possvel dimensionar cada uma delas conforme a necessidade, para isso clique no limite que pretende dimensionar (horizontal, vertical ou ambos) e arraste para o local desejado. Se pretender apenas duas reas, deve arrastar o limite que pretende ocultar para um dos extremos da folha at que este desaparea. Quando a folha de clculo est dividida em quatro reas, aparece como exemplificado na fig. 2.11.

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Controlar a disposio de informao num livroEstas divises podem ser facilmente manipuladas com o rato, movendo os seus limites para novas posies. Repare, tambm, que passa a ter quatro barras de deslocamento em vez das duas habituais, para uma maior mobilidade na folha de clculo.

Fig. 2.11 Folha de clculo dividida em quatro reas

Outra forma de criar as divises de janelas consiste em clicar num dos botes que se encontram na parte superior da barra de deslocamento vertical e no lado direito da barra de deslocamento horizontal e arrastar o rato at obter a diviso pretendida.

Fig. 2.12 Botes que permitem definir divises de janelas da folha de clculo

Para remover as linhas divisrias clique no boto Dividir ou faa um duplo clique em cima de cada uma das linhas ou na sua interseco. Para as remover, tambm pode clicar nas linhas divisrias e arrast-las para as margens da folha.

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Excel 2007 Fundamental Esquema de pginaUma das inovaes do Excel 2007 comparativamente s verses anteriores o novo esquema de pgina onde pode visualizar a paginao da folha de clculo actual. Pode visualizar as diferentes folhas de clculo com as configuraes aplicadas s pginas, bem como o cabealho e o rodap. Para activar o modo de esquema de pgina, aceda ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, boto Esquema de Pgina.

Fig. 2.13 Grupo Vistas de Livro, boto Esquema de Pgina

Nesta vista de Esquema de Pgina, para alm de poder trabalhar normalmente como na vista Normal, pode ainda ver, com a ajuda das rguas na parte superior e do lado esquerdo, as medidas de cada coluna e de cada linha da folha de clculo. Para voltar a visualizar a folha de clculo no modo anterior, clique no boto Normal que pode visualizar na fig. 2.13.

Abrir novas janelas de um livroDe forma a observar diferentes reas da folha de clculo, pode abrir o mesmo livro vrias vezes. Para o fazer, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, boto Nova Janela.

Fig. 2.14 Grupo Janela do separador Ver, boto Nova Janela

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Controlar a disposio de informao num livroNa barra de ttulo da janela pode constatar quantas janelas do mesmo livro esto abertas. Em frente ao nome do livro, aparece o nmero que identifica a janela em que se encontra posicionado.

Trabalhar com vrios livrosAo trabalhar com vrios livros pode tornar-se necessrio alternar entre eles ou at mesmo ter de comparar dados entre os diferentes livros. Para visualizar quais os livros que se encontram abertos a dada altura e alternar rapidamente entre eles pode aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, boto Mudar de Janela.

Aparece assim, uma lista onde pode alternar entre os diversos livros.

Dispor janelasQuando necessita de comparar informao de diferentes livros, ou mesmo dentro de diferentes janelas do mesmo livro, pode utilizar a funcionalidade Dispor janelas. possvel dispor as janelas de quatro formas diferentes.

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Excel 2007 FundamentalPara que possa visualizar todas as cpias abertas, deve clicar no boto Dispor Todas (ver fig. 2.14) e na caixa de dilogo Dispor janelas escolher a forma como as janelas sero dispostas no ecr.

Desta caixa de dilogo fazem parte as seguintes opes: Em mosaico: todas as janelas abertas so dispostas no ecr de forma visvel, ocupando o mximo do espao disponvel;

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Controlar a disposio de informao num livro Na horizontal: todas as janelas ficam visveis, ocupam apenas as reas na horizontal;

Na vertical: funciona do mesmo modo que a opo Na horizontal, contudo as janelas ficam a ocupar apenas as reas na vertical;

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Excel 2007 Fundamental Em cascata: as janelas so dispostas de forma a ser apenas visvel a barra de ttulo de cada uma, excepo da que se encontra activa.

Comparar lado a ladoEsta funcionalidade permite-lhe comparar dois livros diferentes. Para o fazer deve abrir os livros a comparar e aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, boto Ver Lado a Lado. Aps activar esta opo, pode seleccionar o boto Deslocamento Sincronizado (separador Ver, grupo Janela) que ir deslocar ambas as folhas ao mesmo tempo ou ento o boto Repor a Posio da Janela (separador Ver, grupo Janela) que faz com que ambas as janelas voltem posio em que se encontravam quando activou a opo de Ver Lado a Lado. Para desligar a opo deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela e clicar de novo no boto Ver Lado a Lado.

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Controlar a visualizao da folha de clculo

Controlar a visualizao da folha de clculoZoomA funcionalidade Zoom permite alterar a escala de visualizao entre 10% e 400%. No altera o tamanho real do contedo presente na folha de clculo, serve apenas para alterar a apresentao no ecr. De seguida apresentam-se algumas formas de alterar o zoom.Barra de estado

Nesta verso do Excel, existe um novo controlo de zoom agregado Barra de estado. Atravs deste controlo pode clicar no boto Mais Zoom para aumentar o zoom ou ento no boto Menos Zoom para o diminuir. Pode ainda utilizar o controlo de deslize para colocar o zoom no nvel desejado.

Ao lado do boto Menos Zoom ir encontrar o boto Nvel de zoom (100%) que abre a caixa de dilogo Zoom na qual pode escolher entre alguns dos valores predefinidos ou ainda digitar o nvel de zoom pretendido na opo Personalizar.

Fig. 2.15 Caixa de dilogo Zoom

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Excel 2007 FundamentalFriso

Ao aceder ao separador Ver, visualiza um grupo inteiramente dedicado ao zoom no qual pode escolher:

Zoom: abre a caixa de dilogo Zoom (ver fig. 2.15); 100%: coloca o nvel de zoom a 100%; Zoom para Seleco: amplia a visualizao das clulas seleccionadas de modo a que estas ocupem o mximo da rea de trabalho disponvel.Rato

Se o rato que utiliza for do tipo IntelliMouse e tiver uma roda pode, atravs desta, controlar o nvel de zoom. Para tal, deve manter premida a tecla [Ctrl] enquanto gira a roda num sentido ou noutro, alterando assim o nvel de zoom.

Modo de ecr inteiroPode haver alturas em que no ser necessria a utilizao do Friso, bem como de outros componentes do ambiente de trabalho. Nessas situaes, poder ser de extrema utilidade visualizar o mximo da folha de clculo possvel. Pode ento utilizar o modo de Ecr Inteiro, que oculta as diversas reas do Excel.

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Controlar a visualizao da folha de clculoPara utilizar esta funcionalidade, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, boto Ecr Inteiro.

Para desactivar a funcionalidade de Ecr Inteiro, deve premir a tecla [Esc].

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captulo 3Edio de folhas de clculo

Livros e folhas de clculo

Livros e folhas de clculoDesigna-se de Livro, um ficheiro de Excel, sendo que cada livro pode conter vrias folhas de clculo. Por predefinio, o Excel inicia com um novo livro em branco e cada livro em branco disponibiliza trs folhas de clculo. Cada folha pode tratar dos mais variados assuntos, sendo uma forma funcional de estruturar e organizar um livro. Cada folha identificada por um nome nico, sendo possvel personalizar individualmente o nome, a cor do separador e a respectiva posio. Pode ainda copiar ou mover as folhas entre livros ou no prprio livro, bem como eliminar folhas desnecessrias.

Seleco de folhas de clculoNo canto inferior esquerdo, ao lado da barra de deslocamento horizontal, encontram-se os separadores que permitem alternar entre as diferentes folhas de clculo de um livro. Para seleccionar qualquer uma das folhas, para criar ou alterar contedo, deve clicar no separador da folha pretendida. A folha que se encontra actualmente seleccionada (activa) aparece sobressada.

Fig. 3.1 Separadores identificadores das folhas de clculo

Seleccionar folhas de clculo adjacentes Para seleccionar diversas folhas de clculo que se encontram adjacentes (lado a lado), deve seleccionar o separador da primeira folha, manter premida a tecla [Shift] e clicar no separador da ltima folha do intervalo pretendido.

Fig. 3.2 Seleco de folhas de clculo adjacentes

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Excel 2007 FundamentalSeleccionar folhas de clculo no adjacentes Se no entanto for necessrio seleccionar vrias folhas de clculo no adjacentes (que no se encontram lado a lado), deve seleccionar a primeira folha, manter premida a tecla [Ctrl] e clicar nos separadores das folhas pretendidas.

Fig. 3.3 Seleco de folhas de clculo no adjacentes

Seleccionar todas as folhas de clculo Se pretender seleccionar rapidamente todas as folhas de clculo existentes no livro, deve clicar com o boto direito do rato no separador de uma das folhas de clculo e no menu de contexto que aparece, seleccionar a opo Seleccionar Todas as Folhas.

Fig. 3.4 Boto direito do rato, comando Seleccionar Todas as Folhas

Nota: Se pretender introduzir contedo igual em diversas folhas, (por exemplo, o cabealho de uma tabela), pode faz-lo seleccionando previamente as folhas onde deseja replicar a informao, introduzindo-a de seguida.

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Livros e folhas de clculo Mudar o nome a folhas de clculoDe modo a identificar rapidamente o contedo que se encontra numa folha de clculo, convm alterar-lhe o nome. De salientar que, dentro de um livro de Excel, no podem existir duas folhas de clculo com o mesmo nome. Para alterar o nome a uma folha de clculo deve proceder da seguinte forma: Clique com o boto direito do rato no separador da folha qual pretende mudar o nome; Seleccione a opo Mudar o nome; Digite o nome pretendido; Prima a tecla [Enter] para terminar.

Fig. 3.5 Boto direito do rato, comando Mudar o nome

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Excel 2007 FundamentalOutra forma de mudar o nome da folha de clculo atravs do Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Formatar, comando Mudar o Nome da Folha ou ento efectuar um duplo clique no separador identificador da folha qual deseja mudar o nome.

Fig. 3.6 Mudar o nome da folha de clculo atravs do Friso

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Livros e folhas de clculo Alterar a cor dos separadoresOutra forma de identificar rapidamente uma folha de clculo dentro de um livro de Excel, atravs da cor do seu separador. Esta ser uma boa personalizao a efectuar ao livro de Excel, caso este disponha de vrias folhas de clculo. Para mudar a cor de um separador proceda da seguinte forma: Clique com o boto direito do rato no separador da folha qual pretende alterar a cor; Seleccione a opo Cor do Separador; Da palete de cores que surge, escolha a cor pretendida. Se pretender uma cor diferente das que se encontram na palete, pode clicar na opo Mais Cores onde pode seleccionar qualquer uma das cores RGB disponveis. Aps seleccionar a cor clique no boto OK.

Fig. 3.7 Opes de cor para aplicar aos separadores

Se preferir utilizar o Friso para mudar a cor do separador da folha de clculo, pode aceder ao separador Base, grupo Clulas, boto Formatar, comando Cor do Separador.

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Excel 2007 Fundamental Inserir e eliminar folhas de clculoInserir folhas de clculo Se necessitar de mais folhas de clculo, para alm das trs folhas que um livro de Excel em branco disponibiliza, pode inserir tantas folhas de clculo quantas desejar. Para inserir uma nova folha de clculo deve aceder ao Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Inserir, comando Inserir Folha.

Fig. 3.8 Opes de insero de elementos na folha de clculo

Em alternativa, pode clicar com o boto direito do rato no nome de qualquer uma das folhas de clculo do livro e escolher o comando Inserir. Eliminar folhas de clculo Antes de eliminar uma folha de clculo, deve ter em ateno que esta aco no pode ser anulada. Para eliminar uma folha de clculo deve: Clicar com o boto direito do rato no separador da folha de clculo que pretende eliminar; Seleccionar a opo Eliminar; Surge uma caixa de dilogo a pedir a confirmao da aco, clique no boto Eliminar.

Fig. 3.9 Confirmao da eliminao de uma folha de clculo com dados

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Livros e folhas de clculoA caixa de dilogo a pedir confirmao s ser apresentada caso a folha de clculo contenha informao, caso contrrio ser eliminada de forma permanente e sem requerer confirmao. Outra forma de eliminar uma folha de clculo atravs do Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Eliminar, comando Eliminar Folha.

Fig. 3.10 Opes de eliminao de elementos da folha de clculo

Mover e copiar folhas de clculoNo mesmo livro No caso de pretender mudar a disposio dos separadores das folhas de clculo, dentro do mesmo livro de Excel, deve proceder do seguinte modo: Seleccione o separador ou separadores das folhas de clculo que pretende mudar de localizao; Arraste com o rato para o local onde pretende colocar a folha ou folhas de clculo seleccionadas.

Fig. 3.11 Mudar a posio de uma folha, arrastando-a

Se pretender efectuar uma cpia da folha de clculo, deve premir a tecla [Ctrl] enquanto arrasta as folhas de clculo.

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Excel 2007 FundamentalPara outro livro Se, no entanto, o que pretende mover uma ou mais folhas de clculo para um livro de Excel diferente, deve ter os dois livros abertos (o de origem e o de destino) e em seguida execute os seguintes passos: Seleccione o separador ou separadores das folhas de clculo que pretende mover para o outro livro de Excel; Clique com o boto direito do rato no separador da folha de clculo que pretende mover; Seleccione a opo Mover ou copiar; Aparece ento a caixa de dilogo Mover ou copiar, na rea Livro de destino seleccione o livro para o qual deseja mover as folhas de clculo seleccionadas; Na rea Antes da folha seleccione qual a posio onde pretende colocar a(s) folha(s) de clculo que est a mover; Para confirmar e terminar a operao clique no boto OK.

Fig. 3.12 Caixa de dilogo Mover ou copiar

Se o objectivo for copiar as folhas de clculo seleccionadas para o outro livro, marque a opo Criar uma cpia antes de clicar no boto OK.60

Clulas, linhas e colunas

Clulas, linhas e colunasUma folha de clculo de Excel constituda por diversas colunas e linhas, sendo as colunas identificadas por letras e encontram-se dispostas na vertical, enquanto que as linhas so identificadas por um nmero e esto dispostas na horizontal. D-se o nome de clula juno de uma coluna com uma linha (por esta ordem), por exemplo, uma clula que se encontre na coluna BX e na linha 1048 recebe a referncia, ou endereo, de BX1048.

Fig. 3.13 Exemplo da referncia de uma clula

Blocos de clulasBloco de clulas o nome que se d a um determinado conjunto de clulas. O modo como se faz referncia a um conjunto de clulas difere da maneira como se identifica uma nica clula. Se as clulas se encontrarem adjacentes necessrio indicar a primeira clula (no canto superior esquerdo da seleco) e a ltima clula (no canto inferior direito da seleco) e utilizar o operador de referncia de intervalo (:).

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Excel 2007 FundamentalNo caso do intervalo comear na clula B2 e terminar na clula E7, representa-se pelo endereo B2:E7.

Fig. 3.14 Intervalo de clulas adjacentes

Se as clulas a utilizar no se encontrarem adjacentes utiliza-se o operador de referncia de unio (;). Se ao exemplo anterior (ver fig. 3.14), fosse necessrio acrescentar a clula B9, ou qualquer outra clula ou conjunto de clulas, este seria representado por E2:E7;B9.

Fig. 3.15 Intervalo de clulas no adjacentes

O operador de referncia de unio permite agrupar diversos conjuntos de clulas (adjacentes e no adjacentes) de modo a formar um nico bloco de clulas.

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Clulas, linhas e colunasAlguns exemplos de blocos de clulas:

ExemploClula da coluna J e linha 3

RefernciaJ3

O intervalo de clulas compreendido entre A17:A30 as linhas 17 e 30 da coluna A O intervalo de clulas compreendido entre B15:E15 as colunas B e E da linha 15 Todas as clulas da linha 7 Todas as clulas das linhas 7 15 Todas as clulas da coluna L Todas as clulas das colunas J L 7:7 7:15 L:L J:L

O intervalo compreendido entre as colunas B15:E15;J33:L33 B e E da linha 15 e entre as colunas J e L da linha 33 O intervalo de clulas compreendido da A3:B25;X28 clula A3 clula B25 e ainda a clula X28

Clula activaSempre que pretenda editar, introduzir dados ou visualizar a frmula de uma clula, esta deve ser a clula activa. A clula activa distingue-se das restantes por ter os limites realados. Outra forma de identificar qual a clula activa atravs da caixa de nome, onde pode ver a referncia da clula activa num dado momento. Se na caixa de nome digitar o endereo de uma determinada clula e premir [Enter], esta passa a ser a clula activa.

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Excel 2007 Fundamental Seleccionar clulas, linhas e colunasSempre que pretenda efectuar uma tarefa com determinado conjunto de clulas numa folha de clculo, deve comear por seleccion-las. Apenas as clulas seleccionadas so includas nas aces que efectuar (por exemplo formatar a aparncia). Os mtodos normalmente utilizados para a seleco de clulas so os seguintes: Seleco adjacente Designa-se por seleco adjacente quando as clulas que se pretendem seleccionar se encontram contguas. Para seleccionar clulas adjacentes: Coloque o cursor numa clula que ir definir um canto da seleco; Mantendo pressionado o boto esquerdo do rato, arraste o cursor at definir o bloco de clulas pretendido; ou: Coloque o cursor na primeira clula a seleccionar; Mantenha premida a tecla [Shift] e clique na ltima clula no canto oposto que ir definir o bloco de clulas; Solte a tecla [Shift].

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Clulas, linhas e colunasSeleco no adjacente Se as clulas que deseja seleccionar se encontram dispersas pela folha de clculo ento o que pretende efectuar uma seleco no adjacente. Para seleccionar clulas no adjacentes: Seleccione a primeira clula ou bloco de clulas; Mantenha premida a tecla [Ctrl] e seleccione as clulas, ou blocos de clulas, que pretende adicionar seleco; Solte a tecla [Ctrl]. Seleccionar linhas, colunas ou todas as clulas Se pretender seleccionar uma linha ou uma coluna inteira, clique no cabealho de linha ou de coluna respectivo. Para seleccionar todas as clulas da folha de clculo deve clicar no boto que se encontra no canto superior esquerdo da folha de clculo, entre o cabealho de linha e o cabealho de coluna.

Fig. 3.16 Boto para seleccionar todas as clulas da folha de clculo activa

Nota: Pode escrever a seleco que deseja na caixa de nome utilizando os operadores de referncia e premir [Enter]. Todas as clulas indicadas ficaro seleccionadas.

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Excel 2007 Fundamental

Movimentao na folha de trabalhoPara se movimentar na folha de clculo, utilize o rato ou o teclado.

TecladoPara mudar a clula activa de uma forma rpida, experimente as teclas ou combinao de teclas abaixo descritas.

TeclasTeclas direccionais [Ctrl] + Teclas direccionais [Home] [Page Up] [Page Down] [Alt] + [Page Up] [Alt] + [Page Down] [Ctrl] + [Home] [Ctrl] + [End]

Move para:Prxima clula na direco que for premida Prxima clula que contenha dados na direco que for premida Primeira clula da linha onde se encontra o cursor Um ecr acima Um ecr abaixo Um ecr para a esquerda Um ecr para a direita Primeira clula da folha de clculo (A1) ltima clula da ltima linha e coluna que contenha dados

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Movimentao na folha de trabalho RatoCombine a utilizao do rato com as barras de deslocamento vertical e horizontal para se deslocar atravs da folha de clculo, visualizando a clula que pretende, e clique na clula para a seleccionar. Outra forma de se deslocar na folha de clculo utilizando a roda, caso seja um rato do tipo IntelliMouse.

Comando Ir ParaPara tornar uma determinada clula activa pode utilizar o comando Ir Para. Aceda ao Friso, separador Base, grupo Edio, boto Localizar e Seleccionar, comando Ir Para.

Fig. 3.17 Boto Localizar e Seleccionar e suas opes

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Excel 2007 FundamentalSurge a caixa de dilogo Ir para, onde deve digitar, na rea Referncia, o endereo da clula que pretende tornar activa, clicando em seguida no boto OK.

Fig. 3.18 Caixa de dilogo Ir para

Nota: Atravs da caixa de dilogo Ir para tambm pode seleccionar clulas, digite as referncias do bloco de clulas pretendido.

Endereos relativos, absolutos e mistosAo copiar determinada informao, o Excel distingue dois tipos de endereos: os endereos relativos e os endereos absolutos.

Endereos relativosSe numa frmula indicar unicamente qual a coluna e a linha qual pertence a clula, est a utilizar um endereo relativo. Este endereo ajusta-se aos novos endereos consoante a posio da frmula, as frmulas sero explicadas mais adiante noutro captulo.68

Endereos relativos, absolutos e mistos

Fig. 3.19 Utilizao de endereos relativos

Endereos absolutosPara efectuar um clculo onde seja necessrio utilizar sempre uma determinada clula, porque o valor ser sempre o mesmo, utilize um endereo absoluto. Para transformar um endereo relativo num endereo absoluto, coloque o caracter "$" antes da designao da coluna e antes da designao da linha, por exemplo $F$2.

Fig. 3.20 Utilizao de endereos absolutos

Outra forma de transformar rapidamente um endereo relativo num endereo absoluto , na barra de frmulas, colocar o cursor sobre o endereo a alterar e premir a tecla [F4]. ainda possvel bloquear apenas a coluna ou a linha, atravs da utilizao dos endereos mistos, sendo que este tipo de endereo ser objecto de estudo do manual Excel 2007 Avanado.

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Excel 2007 Fundamental

Introduo e correco de dadosSempre que pretenda introduzir dados deve seleccionar a clula onde o pretende fazer e digitar normalmente. Para confirmar a introduo de dados e passar o cursor para outra clula pode utilizar as seguintes teclas, a adequar consoante a situao:

Teclas[Enter]

AcoPassa a clula activa para a clula da linha imediatamente abaixo

[Shift] + [Enter] Passa a clula activa para a linha anterior [Tab] [Shift] + [Tab] Passa a clula activa para a coluna seguinte Passa a clula activa para a coluna anterior

Tipos de dadosNo Excel existem dois tipos diferentes de dados: os dados constantes e os variveis. Entende-se por dados variveis os dados que so calculados com base em frmulas ou funes. Os dados constantes podem assumir trs tipos diferentes de dados: numricos, alfanumricos (texto) ou data. Numricos Ao introduzir caracteres de 0 a 9 ou caracteres especiais como + - E . , % e /, a clula assume o formato de dados numricos com os quais pode efectuar operaes aritmticas. Estes dados so automaticamente alinhados pelo Excel direita da clula.

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Introduo e correco de dadosTexto Se introduzir caracteres diferentes dos descritos no ponto anterior, est a introduzir dados do tipo Texto. Estes dados so automaticamente alinhados pelo Excel esquerda da clula.

Data/hora Ao introduzir uma data ou uma hora em qualquer um dos formatos standard, estes so reconhecidos pelo Excel como sendo do tipo Data ou Hora. O Excel guarda os valores de Data ou Hora como um dado numrico, sendo essa informao a diferena de dias entre a data introduzida e a data base que o Excel reconhece como sendo o dia 1 de Janeiro de 1900.

Fig. 3.21 Introduo de dados do tipo Data/hora

Nota: Se desejar colocar a data actual numa determinada clula, pode utilizar a combinao de teclas [Ctrl]+[Shift]+[;]. Se no entanto pretende utilizar a hora actual ento utilize [Ctrl]+[Shift]+[:]. Tanto a data como a hora inseridos atravs destes processos, dependem das definies de sistema do computador. No caso de inserir a data de 1 de Janeiro de 2008, o Excel calcula o nmero de dias que passaram desde 1 de Janeiro de 1900 e guarda na clula o valor 39448.

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Excel 2007 FundamentalNo caso de indicar uma hora o Excel adiciona casas decimais suficientes para representar a hora indicada. Se indicar 12:00 horas na clula, o Excel acrescenta 0,5 ao valor guardado para a data pois so esses 0,5 que indicam as 12:00.

Fig. 3.22 Na coluna A os dados inseridos, na coluna B os valores guardados pelo Excel

Nos dados do tipo Data/Hora pode indicar: Ano; Ms; Dia; Hora; Minutos; Segundos.

Utilizar a barra de frmulasPara visualizar, adicionar ou alterar dados, seleccione a clula e utilize a barra de frmulas para consultar, alterar ou editar os dados contidos nessa mesma clula. Aps introduzir uma frmula numa determinada clula, visualiza nessa clula o resultado e na barra de frmulas visualiza a frmula que digitou para chegar ao resultado obtido (estando essa mesma clula seleccionada).

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Introduo e correco de dados

Fig. 3.23 Visualizao de uma frmula presente na clula seleccionada

Edio de clulasPara alterar os dados de uma clula, deve estar em modo de edio da mesma. Para editar uma clula experimente um dos seguintes processos: Seleccione a clula a editar e prima a tecla [F2]; Seleccione a clula a editar, clique na barra de frmulas e efectue a alterao pretendida; Faa duplo clique na clula a editar.

Correco ortogrficaAps introduzir todos os dados na folha de clculo, pode utilizar a correco ortogrfica para verificar se digitou algum erro ortogrfico. O Excel verifica todas as clulas que contm dados, comentrios, grficos incorporados, caixas de texto, botes, cabealhos e rodaps presentes na folha activa. Para activar a correco ortogrfica aceda ao Friso, separador Rever, grupo Verificao, boto Ortografia ou ento pode premir a tecla [F7].

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Excel 2007 FundamentalNota: Se pretende verificar apenas um determinado intervalo de clulas deve seleccion-las antes de clicar no boto Ortografia, caso contrrio o Excel verifica toda a folha de clculo. Quando o corrector ortogrfico encontrar uma palavra que no conste no dicionrio, abre-se a caixa de dilogo Ortografia na qual encontra as seguintes opes:

Fig. 3.24 Caixa de dilogo Ortografia

No consta do dicionrio: indica a palavra que o Excel no encontra no dicionrio; Sugestes: baseado no dicionrio, o Excel fornece algumas sugestes de correco para o erro encontrado; Idioma do dicionrio: no caso de ser uma palavra escrita noutro idioma pode alterar o dicionrio a utilizar; Ignorar uma vez: permite ignorar o erro actual e continuar com a verificao;

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Introduo e correco de dados Ignorar todas: ao escolher este boto e se o mesmo erro se encontrar vrias vezes ao longo da folha de clculo, pode optar por ignorar a correco de todos; Adicionar ao dicionrio: se a palavra estiver bem escrita mas no constar do dicionrio, pode adicion-la utilizando esta opo. Depois de adicionada, essa palavra no ser reconhecida como erro; Alterar: altera o erro actual para a sugesto seleccionada; Alterar todas: se o mesmo erro se encontrar vrias vezes ao longo da folha de clculo pode corrigi-los todos de uma s vez utilizando este boto; Correco automtica: permite que o Excel escolha a sugesto que achar mais correcta. Sendo que o dicionrio no interpreta sentidos, pode no ser escolhida a palavra que melhor se enquadre na situao.

Correco automticaA correco automtica permite automatizar a correco de determinados erros sistemticos como, por exemplo, a ausncia de acentuao; no entanto, pode tambm adicionar siglas que podem ser reconhecidas pelo corrector automtico que as descodifica de acordo com a informao que foi previamente inserida. Pode assim ser adicionada ao corrector a sigla "FC" e definir que sempre que essa sigla for digitada, seja corrigida para o texto "Folha de Clculo". Para aceder s opes da correco automtica aceda ao boto do Office e clique no boto Opes do Excel. Na caixa de dilogo Opes do Excel, seleccione o separador Verificao e clique no boto Opes de Correco Automtica.

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Excel 2007 FundamentalNesta caixa de dilogo pode alterar as seguintes opes:

Fig. 3.25 Caixa de dilogo Correco automtica

Mostrar os botes das opes da correco automtica: esta opo permite visualizar ou esconder os botes de opo da correco automtica; Corrigir DUas MAisculas INiciais: quando por erro de digitao escreve "Clula" em vez de "Clula"; Primeira letra da frase em maiscula: por predefinio esta opo est seleccionada, no permitindo que uma linha de texto digitada em minsculas, fique com a inicial tambm em minsculas, alterando-a imediatamente;

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Introduo e correco de dados Nome dos dias em maisculas: sempre que digitar um dia da semana como "segunda-feira", o corrector altera-o para "Segunda-Feira"; Corrigir uso acidental da tecla cAPS LOCK: se por engano digitar "eXCEL" o corrector auxilia-o, alterando para "Excel"; Substituir texto ao escrever: nesta rea pode visualizar todas as correces automticas que se encontram definidas e acrescentar novas. Para testar o exemplo fornecido anteriormente, digite "FC" na opo Substituir e "Folha de Clculo" na opo Por. Aps esta aco, clique no boto Adicionar e essa correco adicionada ao corrector automtico. Para eliminar uma determinada correco deve localiz-la na lista e clicar no boto Eliminar. Para concluir as alteraes clique no boto OK.

Concluso automticaSe as primeiras letras digitadas numa clula correspondem a uma entrada existente na mesma coluna, o Excel mostra a concluso da entrada de texto. Para aceitar a sugesto deve premir a tecla [Enter], caso contrrio deve continuar a digitar at ser mostrada a opo que pretende ou concluir a nova introduo. Para activar/desactivar a concluso automtica deve clicar no Boto do Office, boto Opes do Excel, e na caixa de dilogo com o mesmo nome, passar para o separador Avanadas. No grupo Opes de edio pode activar/desactivar a opo Activar a Concluso Automtica para os valores das clulas.

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Excel 2007 Fundamental Escolher dados j inseridosSe pretender inserir informao que j tenha sido anteriormente digitada na coluna onde se encontra, pode utilizar esta funcionalidade. Para isso, efectue os seguintes passos:

Fig. 3.26 Lista com os dados j introduzidos

Clique com o boto direito do rato na clula onde pretende introduzir a informao; Seleccione a opo Escolher da lista pendente; Clicar sobre a informao pretendida. Nota: Caso pretenda introduzir a mesma informao em vrias clulas em simultneo, deve seleccionar as clulas onde pretende introduzir a informao e aps posicionar o ponteiro do rato sobre o que pretende introduzir, utilize a combinao de teclas [Ctrl]+[Enter].

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Introduo e correco de dados Limpar o contedo das clulasSe aps a introduo de dados pretende limpar alguma clula, pode utilizar a tecla [Delete], aps efectuar a seleco das clulas das quais pretende eliminar os dados. De referir que atravs deste mtodo apenas elimina o contedo e no a formatao aplicada s clulas. Outra forma de eliminar o contedo atravs do Friso, separador Base, grupo Edio, boto Limpar.

Fig. 3.27 Opes do boto Limpar

Este boto dispe das seguintes opes: Limpar Tudo: limpa o contedo das clulas seleccionadas, assim como todas as formataes que foram aplicadas; Limpar Formatos: limpa apenas as formataes que foram aplicadas s clulas seleccionadas; Limpar Contedo: limpa apenas o contedo das clulas, deixando ficar intactas as formataes que entretanto tenham sido aplicadas s clulas seleccionadas. Esta opo o equivalente utilizao da tecla [Delete]; Limpar Comentrios: limpa apenas os comentrios inseridos nas clulas seleccionadas.

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Excel 2007 Fundamental Inserir linhas, colunas e clulasSempre que necessitar inserir uma linha ou uma coluna pode aceder ao Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Inserir e escolher a opo desejada.

Fig. 3.28 Opes do boto Inserir

A linha ou a coluna inserida, respectivamente, acima ou esquerda da clula seleccionada. Se for necessrio inserir uma nica clula no interior de uma determinada tabela pode aceder ao Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Inserir, opo Inserir Clulas. Surge a caixa de dilogo Inserir, onde pode escolher entre mover as restantes clulas para a direita ou para baixo ou ainda acrescentar uma linha ou uma coluna inteira.

Fig. 3.29 Caixa de dilogo Inserir

Nota: Se pretende inserir vrias linhas, colunas ou clulas, seleccione-as e utilize uma das opes mencionadas. Os elementos seleccionados sero inseridos em igual nmero.80

Introduo e correco de dados Eliminar linhas, colunas e clulasPara eliminar linhas, colunas ou clulas deve seleccionar o que pretende eliminar e aceder ao Friso, separador Base, grupo Clulas, boto Eliminar e escolher a opo mais adequada.

Fig. 3.30 Opes do boto Eliminar

Pode tambm clicar com o boto direito do rato por cima do conjunto de clulas seleccionadas, escolher o comando Eliminar e na caixa de dilogo com o mesmo nome escolher a opo mais adequada.

Fig. 3.31 Caixa de dilogo Eliminar

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Excel 2007 Fundamental Copiar e mover clulasPela natureza da informao com que se trabalha, pode haver ocasies em que se torne necessrio copiar ou mover informao dentro de uma folha de clculo, dentro de um livro ou at mesmo entre diferentes livros. Para que possa copiar ou mover a informao, como anteriormente descrito, proceda de uma das formas descritas de seguida. Atravs do Friso Para copiar ou mover as clulas deve comear por seleccionar o intervalo de dados que pretende copiar ou mover. De seguida: Aceda ao Friso, separador Base, grupo rea de Transferncia, opo Copiar (para copiar os dados) ou opo Cortar (para mover os dados);

Fig. 3.32 Botes do grupo rea de Transferncia

Torne activa a clula para onde pretende enviar os dados (a clula seleccionada ser o canto superior esquerdo no caso de estar a copiar um grupo de dados); Aceda ao Friso, separador Base, e escolha a opo Colar do grupo rea de Transferncia.

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Introduo e correco de dadosAtravs do rato O primeiro passo a efectuar sempre seleccionar o intervalo de clulas com que pretende trabalhar, seja para copiar ou para mover a informao. Aps seleccionar as clulas, deve clicar com o boto direito do rato em cima dos dados seleccionados e escolher a opo Copiar (para copiar os dados) ou Cortar (para mover os dados). Aps esta operao deve clicar com o boto direito do rato no local para onde pretende copiar ou mover os dados (a clula onde clicar ser o canto superior esquerdo da rea de dados transferida) e seleccionar a opo Colar do menu de contexto que aparece. Atravs das teclas de atalho Seleccione em primeiro lugar o intervalo de dados a copiar ou mover, prima [Ctrl]+[C] para copiar ou [Ctrl]+[X] para mover. Seleccione a clula para onde pretende copiar ou mover os dados e prima [Ctrl]+[V] para colar os dados.

Preencher dados numa linha ou colunaSe pretende copiar ou incrementar determinados valores ou frmulas presentes nas clulas, para as linhas ou colunas adjacentes, pode utilizar a ala de preenchimento.

Fig. 3.33 Ala de preenchimento

Para utilizar esta funcionalidade deve seleccionar a clula que pretende copiar ou incrementar, posicionar o ponteiro do rato sobre o canto inferior direito das clulas seleccionadas at que o mesmo aparea com a forma de um sinal de "+" (veja a fig. 3.33) e arrastar a ala de preenchimento de forma a preencher as clulas desejadas.83

Excel 2007 Fundamental Criao de sriesDe forma a facilitar a introduo de dados na folha de clculo o Excel permite o preenchimento automtico de vrios tipos de sries diferentes. Para iniciar uma srie deve digitar os primeiros valores da mesma. Por exemplo, supondo que pretende preencher uma srie onde quer visualizar todos os nmeros mpares deste o 1 at 9, deve: Digitar na clula A1 o valor 1 e na clula A2 o valor 3; Seleccionar as clulas que acabou de preencher (A1:A2); Arrastar a ala de preenchimento at perfazer os dados desejados (repare que enquanto arrasta a ala de preenchimento, o Excel mostra o valor que ser implementado na clula por onde passa).

Fig. 3.34 Criao de uma srie de incremento de valores

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Introduo e correco de dadosSempre que utilizar a ala de preenchimento para preencher uma srie, aparece o boto de Opes de Preenchimento Automtico ao soltar a ala de preenchimento.

Fig. 3.35 Opes de Preenchimento Automtico

Este boto apresenta diferentes opes consoante o tipo de dados presente na srie. Por exemplo: Copiar clulas: pelo exemplo da srie da fig. 3.35, se escolher esta opo, o Excel em vez de incrementar os valores, copia-os sucessivamente pelas clulas para onde arrasta a ala de preenchimento;

Preencher srie: esta a opo activa por predefinio, que faz o preenchimento sequencial das clulas; Preencher s com a formatao: efectua o preenchimento das clulas, mantendo a formatao das clulas seleccionadas;85

Excel 2007 Fundamental Preencher sem a formatao: efectua o preenchimento das clulas, mas ignora a formatao das clulas iniciais.

O comportamento da ala de preenchimento muda consoante o tipo de dados a incrementar. Assim, se digitar na folha de clculo uma data, o boto Opes de Preenchimento Automtico apresenta outras opes especficas, como se mostra na seguinte figura.

Fig. 3.36 Opes de preenchimento de dados do tipo Data

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Introduo e correco de dadosPara esta situao especfica, alm das quatro primeiras opes que so comuns a todos os dados, encontra ainda as seguintes opes: Preencher dias: opo activa por predefinio, preenche sequencialmente os dias a partir da data inicialmente indicada; Preencher dias da semana: atravs desta opo, o Excel cria a srie a partir da data inicial, mas ignorando as datas que correspondam a Sbados e Domingos;

Preencher meses: a srie preenchida, com base no dia indicado, incrementando o ms e o ano;

Preencher anos: semelhana da opo anterior, o Excel preenche a srie baseada no mesmo dia, mantendo o ms e incrementando o ano.

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Excel 2007 Fundamental

Exerccio 1Seleccione a opo correcta de cada uma das questes. 1. Se pretender seleccionar um intervalo de clulas no adjacente, em conjunto com o rato deve utilizar: a) A roda do rato. b) A tecla [Ctrl]. c) A tecla [Shift]. d) Nenhuma das anteriores. 2. Qual das seguintes NO uma referncia vlida? a) D:E. b) DX24. c) 40:A40. d) Todas so referncias correctas. 3. Para seleccionar um bloco de clulas adjacente, deve utilizar: a) O operador de referncia (:). b) O operador de referncia (;). c) O operador de referncia ($). d) Nenhuma das anteriores. 4. Qual dos seguintes endereos absoluto? a) A12. b) $A$10. c) BG$45. d) Todos os endereos acima so absolutos.

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Exerccio 15. Para preencher dados numa linha ou numa coluna, deve utilizar: a) A criao de sries. b) A ala de preenchimento. c) A caixa de dilogo Ir para. d) Nenhuma das anteriores. 6. O que selecciona o Excel se digitar AB:AB na caixa de nome? a) Todas as clulas da coluna AB. b) Todas as clulas da coluna A e da coluna B. c) Todas as clulas da coluna A at coluna AB. d) No selecciona nada. 7. O Excel aceita os seguintes tipos de dados: a) Numricos. b) Texto. c) Data. d) Todas as anteriores. 8. Quais os elementos que pode inserir num livro de trabalho? a) Linhas e colunas. b) Linhas, colunas e clulas. c) Linhas, colunas, clulas e folhas. d) Linhas, colunas, clulas e livros.

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captulo 4Gesto de livros

Gesto de livros de trabalho

Gesto de livros de trabalhoUm dos tpicos mais importantes quando se trabalha com um computador, e especialmente com ferramentas de produtividade como o Excel 2007, o da gesto e manuteno dos livros de trabalho criados. Tarefas como guardar, abrir, fechar e imprimir livros so fundamentais para quem faz do Excel 2007 uma ferramenta de trabalho, permitindo manter os dados sempre actualizados e de fcil localizao.