Guarulhos 2008

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EXCEL AVANADO

1 Primeira parte - Formatao - Uso da funo SOMA - Copiar frmulas absolutas e relativas - Funo SE (frmulas condicionais) Formatao Quando criamos uma nova planilha a preocupao inicial deve ser sempre com as informaes digitadas deixando para depois a formatao das mesmas. O menu Formatar/Clulas serve para formatar as informaes digitadas de acordo com a nossa preferncia.

Encontramos neste menu as opes Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda, Padres e Proteo. Com a opo Nmero, define-se a forma como ser apresentado os dados digitados. Ex.: R$ 1.200,00 - 1.200,00 - 1200,00 - 1200 - 1.200 etc,

Observe acima as formas de formatao para horas e datas. Alinhamento

Nesta opo podemos definir como ser o alinhamento dos dados na clula. Marque o item Retorno automtico de texto para que os dados digitados sejam organizados dentro da prpria clula. Ex.:

Hora inicial

Hora final

Total de horas

Marque a opo Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam na clula sem que para isso seja feito o retorno automtico do texto. Com a opo Mesclar clulas pode-se mesclar vrias clulas fazendo com que fique sendo uma clula apenas . Ex.:

Controle de horas

Hora inicial

Hora final

Na Orientao possvel definir a orientao da informao na clula. Ex.:

Jan

Fev

Mar

1999

1999

Note que o ttulo faz parte apenas de uma clula

Nas opes Fonte, Borda e Padres define-se qual o tipo de fonte (letra), as bordas (grades) e a cor de fundo da clula. A opo Proteo trabalha em conjunto com o menu Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha. Se as clulas estiverem marcadas como travada e oculta, elas sero protegidas e as frmulas ocultas quando selecionar o menu Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha . Para no proteger algumas clulas basta desmarcar as opes Travada e Oculta. A opo Oculta deve ser marcada somente se voc no quiser que outras pessoas vejam suas frmulas, somente o resultado.

Funo Soma Esta opo a mais bsica do Excel, pois usamos para somar valores. =SOMA(A1:A10) - soma os valores das clulas A1 at A10. =SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das clulas A1 at A10 e B1 at B10. Para obter a soma das clulas A1 at A10 poderamos tambm usar uma forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Mas se o intervalo das clulas for do A1 at A500 fica mais fcil usando =SOMA(A1:A500). As operaes matemticas usadas normalmente so as seguintes: Potenciao ^ Multiplicao * Diviso / Soma + Subtrao - Para montar uma frmula deve-se observar a regra matemtica para as prioridades das operaes. Se na frmula no colocarmos parnteses ( ) o Excel ir aplicar a regra matemtica. Primeiro ser considerado a potenciao, depois a multiplicao, diviso, soma e subtrao. Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operaes, mas pode-se obter resultados diferentes. = 2 + 2 * 5 - o resultado ser 12. = (2+2) * 5 - o resultado ser 20. Quando usamos parnteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operaes.

Copiar frmulas absolutas e relativas Quando copiamos uma frmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as frmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante. Mas quando um determinado endereo deve permanecer absoluto, antes de

copiar deve-se usar o smbolo $ na frmula que queremos copiar. Ex.: Na frmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereo B1 permanea absoluto, ou fixo. =A1*B$1

Notem que o smbolo $ est antes do nmero 1 que identifica a linha. Depois de copiado, as frmulas ficam assim: =A2*B$1 =A3*B$1 =A4*B$1 =A5*B$1 Quando copiamos uma frmula para outras colunas, a regra a mesma, ou seja

devemos colocar o smbolo $ na frmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa. Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim: =B1*B2 =C1*C2 =D1*D2

Colocando o smbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim: =$A1*B2 =$A1*C2 =$A1*D2

Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta frmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereo $A$1 sempre ficar fixo.

Funo SE (frmulas condicionais) Esta funo usada para testar condies como por exemplo: Pagaremos comisso de 10% a um vendedor se as vendas ultrapassarem R$10.000,00, caso contrrio pagaremos somente 5%. Na clula A1 consta o total das vendas e em A2 vamos incluir a frmula para calcular o valor da comisso. =SE(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%) Primeiro testamos SE A1 for maior que 10000. Logo aps vem o primeiro ponto e vrgula ( ; ) onde consta a ao que deve tomar caso o teste seja verdadeiro. Aps o segundo ponto e vrgula ( ; ) deve constar a ao caso o teste seja falso. Para verdadeiro ou falso podem ser usadas frmulas, palavras e at mesmo outra condio, que chamamos de condio encadeada. =SE(A1>10000;Legal;Que pena ) Observe que as palavras devem estar entre aspas ( ). Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso contrrio, se for falso deve aparecer a palavra Que pena. Observe atentamente a regra seguinte: = SE( teste ; ao para verdadeiro ; ao para falso ) Outro exemplo, se a regio das vendas for SUL a comisso ser 10%, caso contrrio ser 5%. Na clula A1 est a regio e B2 est o valor. =SE(A1=SUL;B2*0,10;B2*0,05) Usando OU e E junto com o SE Se a regio for SUL ou NORTE ou LESTE a comisso ser de 10%, caso contrrio ser de 5%.

=SE ( OU(A1=SUL ; A1=NORTE ; A1=LESTE) ; B2*0,10 ; B2*0,05) Observe bem a colocao dos parnteses e o ponto e vrgula. No ponto destacado em vermelho est as vrias condies que estamos perguntando, separados por ponto e vrgula. Pode-se pr vrias opes . Para a condio ser verdadeira, qualquer uma das opes serve, SUL, NORTE ou LESTE. A opo OU na frmula est isolado por parntese. OU(A1=SUL;A1=NORTE;A1=LESTE). Somente depois que vem o primeiro ponto e vrgula onde constar a opo verdadeira e logo aps, no segundo ponto- e-vrgula, a opo falsa. Exemplo para o E junto com o SE. Se o total das vendas for entre R$10.000,00 e R$20.000,00, a comisso ser de 10%, caso contrrio ser de 5%. = SE ( E (A1>=10000 ; A1

Os operadores lgicos so: 1. > maior 2. < menor 3. >= maior ou igual 4.

Podemos vincular uma clula a uma outra clula localizada em outra planilha ou arquivo. Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados especficos, como por exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de controle de estoques, etc. Para vincular uma clula a outra o procedimento bem simples. Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as informaes. Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu Janela. Na clula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha Faturamento. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1,

digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar na clula que consta o valor que queremos buscar, e por final basta dar um Enter. Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante l na planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento, automaticamente ser atualizado na planilha que criamos, criando assim um vnculo. Observe a frmula que dever ser parecido com o exemplo abaixo: =[Faturamento.xls]Plan1!$A$4 No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na clula A4, consta o valor que queremos buscar. Pode-se digitar diretamente a frmula caso saibamos antes o endereo completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se comear com o sinal de = , o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo aps o nome da planilha e antes da clula, deve constar o

sinal de exclamao !. PROCV

A funo PROCV usada para pesquisar no banco de dados uma informao baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preo de um determinado produto identificado por uma referncia ou modelo. Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.

Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos colocar a frmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes informaes: Modelo Descrio Cor Valor

10 BMW Branco 45.000,00 20 MERCEDES Azul 50.000,00 30 FERRARI Vermelha 150.000,00

Estas informaes esto no intervalo A2 at D7, pois o ttulo no contamos como informaes. Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu Inserir/Nome/Definir. Defina o nome TABELA para esta regio. Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que so as informaes constantes em plan2!A2:D7. Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e automaticamente dever buscar a descrio, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar. Modelo Descrio Cor Valor Pedido Qtd Valor

Total

= PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1) Chave a informao em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar. Tabela o nome que definimos para o nosso banco de dados de informaes. Coluna a coluna onde est a informao que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.

0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informaes exatas ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josu e consta 0 (exato) na frmula, somente ser vlido Josu. Se na frmula consta 1 (parecido), poder ser Jos que parecido com Josu. Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josu e Josue so diferentes para o Excel, pois um tem o assento e o outro no. No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrio do produto. Na nossa planilha a chave o Modelo que consta na clula A2. = PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 ) Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que a descrio, sendo que deve ser exata a informao.PROCV com CONCATENAR (duas chaves)

Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de calados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preo diferente, precisamos usar a funo CONCATENAR . A nossa base de dados ser a seguinte:

Chave Modelo Tamanho Cor Valor 1033 10 33 Branco 37,50 1034 10 34 Preto 41,20 2033 20 33 Branco 38,41 2034 20 34 Preto 45,74 3033 30 33 Branco 50,25 3034 30 34 Preto 55,00

Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave 1033 e o modelo 10 com tamanho 34 a chave 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas clulas para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2 Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1. Modelo Tamanho Cor Valor Pedido Qtd Valor

Total 10 33 Branco 37,50 2545 5 187,50 10 34 Preto 41,20 2546 15 618,00 20 33 Branco 38,41 2547 4 153,64 20 34 Preto 45,74 2548 9 411,66 30 33 Branco 50,25 2549 6 301,50

TABELA1

PLANILHA PEDIDOS

30 34 Preto 55,00 2550 7 385,00

Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preo de outros tamanhos. Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a frmula para buscar o valor ser a seguinte: = PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 ) Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que o valor, sendo que deve ser exata a informao. Formatao Condicional

Atravs do menu Formatar/Formatao Condicional podemos definir uma formatao para uma ou mais clulas com at 3 critrios. Por exemplo: Se a data de entrega do pedido for menor do que hoje, deve ser formatado com a fonte vermelha e em negrito itlico para que chame ateno o pedido que est em atraso.

Nome em clulasComo j comentamos anteriormente na funo PROCV, importante definir nomes para as clulas, pois assim fica mais fcil de montar uma frmula. Ex.: = TOTALJULHO + TOTALAGOSTO

SOMASE Em um cadastro de pedidos, queremos fazer um resumo com o total de pares e valor dos clientes. Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares total R$

Beira Rio 21 2,50 12.541 31.352,50 Musa 14 3,80 6.500 24.700,00 Azalia 27 1,20 3.251 3.901,20 Beira Rio 10 3,60 5.400 19.440,00 Beira Rio 22 5,50 1.200 6.600,00 Bibi 26 8,90 3.220 28.658,00 Bibi 19 8,70 2.355 20.488,50

Referncia do nome clula B2

Bibi 20 7,90 1.254 9.906,60 Beira Rio 15 10,50 5.200 54.600,00 Amap 24 25,00 3.620 90.500,00 Musa 23 2,30 1.200 2.760,00 Amap 10 3,60 1.350 4.860,00 Amap 16 2,50 1.255 3.137,50 Bibi 28 1,20 2.500 3.000,00 Azalia 10 5,90 1.200 7.080,00 Azalia 10 8,60 1.200 10.320,00 Musa 25 6,50 352 2.288,00 Bibi 29 8,70 154 1.339,80 Dilly 18 6,90 1.200 8.280,00 Azalia 17 4,80 1.200 5.760,00

56.152 338.972,10

Resumo Pares Valor

Azalia 6.851 27.061,20 Beira Rio 24.341 111.992,50 Bibi 9.483 63.392,90 Amap 6.225 98.497,50 Musa 8.052 29.748,00 Dilly 1.200 8.280,00

56.152 338.972,10 Pode-se usar o boto colar funo E selecionar a opo SOMASE. Mais uma vez usamos neste exemplo nomes para regies na planilha para facilitar quando na montagem da frmula. Cadped o intervalo no banco de dados onde abrange desde a primeira informao em A2 at E21. Pares a coluna pares D2 at D21.

A28

Critrio A28 no exemplo, a palavra Azalia que deve-se obter o total de pares.

Para obter o resumo de valores segue o mesmo raciocnio trocando apenas o Intervalo_soma para Valor que corresponde a coluna Valores no banco de dados.

=SOMASE(Cadped;A28;Valor) Pode-se digitar direto a frmula.

Comentrios em clulas Recurso muito til onde colocamos comentrios em uma determinada clula ou grupo de clulas, afim de sabermos como chegamos a um resultado. Por exemplo, usamos em uma clula um percentual de imposto de 28%. Colocamos um comentrio para saber o que compe os 28%.

Um indicador em vermelho aparece na clula indicando que existe um comentrio.

Podemos definir se este comentrio ficar sempre visvel ou se apenas aparecer o indicador. Esta definio est disponvel no menu Ferramentas/Opes orelha Exibir. 3 Terceira parte

- Uso do comando FILTRAR - Funo SUBTOTAL no modo FILTRAR - Classificao do Banco de Dados

Mude aqui a opo

- Subtotais - Tabela Dinmica - Formulrio - Validao

Uso do comando FILTRAR Em um banco de dados podemos filtrar informaes. Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

2555 Beira Rio 21 2,50 12.541 31.352,50 2548 Musa 14 3,50 6.500 22.750,00 2561 Azalia 27 7,80 3.251 25.357,80 2547 Beira Rio 10 9,60 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,20 1.200 6.240,00 2560 Bibi 26 3,60 3.220 11.592,00 2553 Bibi 19 4,20 2.355 9.891,00 2554 Bibi 20 1,20 1.254 1.504,80 2549 Beira Rio 15 1,20 5.200 6.240,00

40.921 166.768,10 Por exemplo, na lista acima, queremos mostrar na tela apenas as informaes do cliente Beira Rio. Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

2555 Beira Rio 21 2,50 12.541 31.352,50 2547 Beira Rio 10 9,60 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,20 1.200 6.240,00 2549 Beira Rio 15 1,20 5.200 6.240,00

Este comando est disponvel no menu Dados/Filtrar/Auto Filtro. Quando selecionado esta opo, o Excel coloca em cada campo no ttulo um drop-down que quando ativado, mostra o contedo da coluna, podendo escolher uma informao a ser filtrada. E sempre que um filtro estiver ativo o drop-down correspondente aparecer em azul indicando que neste campo foi feito um filtro. Tambm possvel personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde o valor maior que R$ 10.000,00.

Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 2548 Musa 14 3,5 6.500 22.750,00 2561 Azalia 27 7,8 3.251 25.357,80 2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 2560 Bibi 26 3,6 3.220 11.592,00

Funo SUBTOTAL no modo Filtrar

Em um banco de dados que contm valores ou quantidades, normalmente existe um total para estes dados. Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 2548 Musa 14 3,5 6.500 22.750,00 2561 Azalia 27 7,8 3.251 25.357,80 2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,2 1.200 6.240,00 2560 Bibi 26 3,6 3.220 11.592,00 2553 Bibi 19 4,2 2.355 9.891,00 2554 Bibi 20 1,2 1.254 1.504,80 2549 Beira Rio 15 1,2 5.200 6.240,00

40.921 166.768,10 Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o objetivo saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas como j tinha os totais antes de filtrar, no ir funcionar, pois a funo que usamos no total de pares e valor foi =SOMA. Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados filtrados, usamos a funo SUBTOTAL.

Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados, deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro, usando o boto autosoma ou montando a frmula manualmente.

Observe no quadro as opes que podemos usar na funo SUBTOTAL. No nosso exemplo, a regio que contm os valores totais F2:F10. Para tanto, em vez de usarmos =SOMA(F2:F10), usamos =SUBTOTAL(9,F2:F10). Como para este exemplo queremos a soma dos valores filtrados, usamos a opo 9 conforme mostrado no quadro acima. Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,2 1.200 6.240,00 2549 Beira Rio 15 1,2 5.200 6.240,00

24.341 95.672,50 Classificao do Banco de Dados

comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como por exemplo em ordem crescente de cliente. No menu Dados/Classificao, pode-se classificar um banco de dados em at 3 nveis.

No exemplo acima estamos classificando por Cliente de modo crescente. Subtotais

No vamos confundir esta opo com a funo SUBTOTAL no modo filtrar. No menu Dados/Subtotais possvel subtotalizar um banco de dados desde que este esteja classificado corretamente. Por exemplo, se vamos subtotalizar por cliente, o banco de dados deve estar primeiro classificado por cliente, caso contrrio no ir funcionar. Se fizer um Subtotal por cliente, quando o Excel encontrar um cliente diferente, ele subtotaliza o anterior, e assim por diante. Vejamos o exemplo:

Observem que no lado esquerdo da planilha aparecem os botes numerados 1 2 3 que correspondem ao nvel que queremos visualizar. O 1 mostra somente o total geral, o 2 mostra somente os subtotais e o 3 mostra todos os dados junto com os subtotais. Tambm possvel visualizar por partes usando os botes de nvel (A). Tabela Dinmica

Tabela Dinmica bastante til quando queremos analisar dados em uma estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a pagar onde h informaes digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por colunas, usamos a Tabela Dinmica no menu Dados/Relatrio da tabela dinmica. Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela Dinmica pronta com os dados organizados.

A

Na etapa 3 de 4 onde definimos como queremos organizar os dados. No nosso exemplo usamos o campo Fornecedor em LINHA, Valor em DADOS e Data Pagto em COLUNA. Para isto basta arrastar os campos localizados a direita no quadro (B) para o local desejado.

B

C

Na opo DADOS, podemos ainda definir qual a operao a ser usada. Observe no quadro abaixo.

Para obter este quadro basta dar 2 cliques no campo Soma de Valor (C) em DADOS na etapa 3 de 4.

Formulrio Quando temos um banco de dados muito extenso podemos usar a opo Formulrio no menu Dados/Formulrio para digitar as informaes.

Validao Podemos definir para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma validao para o campo. No campo valor por exemplo, somente poder ser digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opo Validao no menu Dados/Validao. Observe abaixo as etapas para validar um campo.

Em Definies definimos qual a validao a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definies aplicadas.

4 Quarta parte

- Macros - Filtro Avanado - Caixa drop-down - Botes de seleo

Macros Em uma planilha pode ser necessrio automatizar uma tarefa, pois h procedimentos repetitivos. H aes bem simples como por exemplo ir para uma outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual. Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as aes que queremos que o Excel repita quando executar a macro. Para gravar uma macro, basta acessar o menu Ferramentas/Macro/Gravar nova macro. A partir deste momento toda ao que for feita estar sendo gravada at que pea para parar a gravao em Ferramentas/Macro/Parar Gravao.

Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe em (D) . Tambm possvel definir um boto e incluir na barra de ferramentas. Veja na pgina 66. Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o nome da macro como auto_open e no esquea de selecionar Armazenar macro em esta pasta de trabalho.

Filtro Avanado

D

O filtro avanado em ocasies espordicas onde em vez de clicarmos nos botes drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar especfico qual a informao que queremos filtrar. Pedido Cliente Ref. Preo

Unitrio Pares Total R$

Beira Rio

Pedido Cliente Ref. Preo Unitrio

Pares Total R$

2561 Azalia 27 7,8 3.251 25.357,80 2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,2 1.200 6.240,00 2549 Beira Rio 15 1,2 5.200 6.240,00 2560 Bibi 26 3,6 3.220 11.592,00 2553 Bibi 19 4,2 2.355 9.891,00 2554 Bibi 20 1,2 1.254 1.504,80 2548 Musa 14 3,5 6.500 22.750,00

40.921 166.768,10

Para selecionar esta opo, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avanado. Observe acima as opes disponveis. Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na prpria planilha Copiar para outro local - copia as informaes filtradas para outro local

rea a ser digitado as informaes a serem filtradas

E

Intervalo da lista - corresponde ao intervalo dos dados incluindo os ttulos. Pode-se usar nomes como j vimos antes. Intervalo de critrios - corresponde ao intervalo onde estamos digitando as informaes incluindo o ttulo. (E)

Caixa drop-down e Botes de seleo Caixas drop-down e botes de seleo so extremamente teis, pois em conjunto com a funo PROCV e Macros possvel automatizar nossa planilha. Observe abaixo um exemplo de formulrio de pedido, onde com a caixa drop-down selecionamos um cdigo e automaticamente aparecem o valor, descrio, etc.

Os botes de seleo servem para selecionar neste exemplo se o pedido com desconto, se tem frete e se fora ou dentro do estado. Conforme a seleo feita, existe um clculo diferente. Observe em (F) os botes de macro.

F

Para ter acesso a estes recursos, faa exibir a barra de ferramentas formulrios.

Com a barra de ferramentas exibida, basta clicar no boto desejado e arrast-lo para uma rea da planilha. Em seguida necessrio configurar como este boto ou caixa drop-down deve agir na planilha.

Para a caixa drop-down deve-se definir a regio da planilha ao qual esto as informaes a serem pesquisadas.

Intervalo de entrada - corresponde a regio onde esto os dados Vnculo da clula - corresponde a clula que ser usada na funo PROCV

Linhas drop-down - so a quantidade de linhas a serem visualizadas quando selecionado o drop-down. O padro 8. Sombreamento 3-D - marque esta opo para dar um visual mais bonito para a caixa drop-down. Estas opes obtemos quando ao criar a caixa drop-down, clicar com o boto direito do mouse na caixa e selecionar Formatar controle.

Para a caixa de seleo e o boto de seleo segue a mesma regra, porm no h o intervalo de entrada, somente a opo Vnculo da clula que servir de base para montar as frmulas de vnculo.

5 Quinta parte

- Funes financeiras - Atingir meta - Solver

Funes financeiras As funes financeiras do Excel so as mesmas que encontramos na calculadora HP 12-C. Ao selecionar o boto colar funo encontramos diversas funes disponveis.

Selecione a categoria Financeira e ao lado direito mostrar todas as funes financeiras disponveis. A seguir alguns exemplos: Em uma loja compramos um televisor no valor de R$ 500,00 vista. As condies de pagamento so: - sem entrada - em 12 pagamentos - taxa de juros de 5% ao ms. Qual ser o valor da prestao? Selecione a opo PGTO em colar funo.

O valor da prestao ser de R$ 56,41. As informaes no quadro acima podem ser substitudas por regies da planilha onde constam os dados. Observe no Tipo onde definimos 0 se for sem entrada e 1 se for com entrada. Podemos usar ainda as opes TAXA, VP e NPER para descobrir a taxa usada, o valor vista e o tempo, sempre observando o Tipo.

Atingir meta Esta funo muito til quando desejamos saber qual o valor inicial ideal para obtermos um resultado j definido, considerando vrios critrios. Ex.: Salrio Nominal 1.200,00 INSS 96,00 IRRF 120,00 Lquido 984,00

No exemplo acima temos um salrio nominal de R$ 1.200,00, com um INSS de 8% sobre o salrio e o IRRF de 10% sobre o salrio, resta R$ 984,00 de lquido. Mas no nosso caso queremos que o lquido seja de R$ 1.200,00. Qual o salrio nominal necessrio para obter R$ 1.200,00 de lquido, considerando os descontos? Em Ferramentas/Atingir meta est a soluo para o nosso problema.

Definir clula - corresponde a clula do Lquido Para valor - ser o valor de R$ 1.200,00 que queremos como lquido Variando clula - corresponde a clula salrio nominal, pois ela o ponto de partida para as demais. Salrio Nominal 1.463,41 INSS 117,07 IRRF 146,34 Lquido 1.200,00 Acima est os valores que o Atingir metas encontrou para satisfazer o nosso objetivo que de um lquido de R$ 1.200,00.

Solver Esta opo um Atingir metas mais avanado. Imaginem que para o exemplo anterior em Atingir metas onde somente temos uma opo de clula varivel, no solver bem mais completo. Ex.: Salrio Nominal 1.463,41 INSS 117,07

IRRF 146,34 Lquido 1.200,00 O lquido dever ser R$ 1.200,00, mas o INSS no pode ser maior que R$ 80,00. Em Ferramentas/Solver possvel resolvermos nosso problema.

Definir clula de destino - a clula do lquido. Valor de - o valor que desejamos no lquido. Clulas variveis - so o INSS e o IRRF. Agora temos que ter mais clulas variveis, pois como vamos ter uma restrio no INSS, o solver precisa de mais clulas, caso precise ajustar o valor. Submeter s restries - neste momento que adicionamos as restries necessrias para que o solver encontre uma soluo. Clique no boto Adicionar para adicionar restries. Em seguida clique no boto Resolver para que o Solver encontre uma soluo. Salrio Nominal 1.463,41 INSS 80,00 IRRF 183,41 Lquido 1.200,00 So estes os valores que o Solver encontrou para satisfazer nosso objetivo de R$ 1.200,00 de lquido, porm com o valor do INSS no maior que R$ 80,00.

6 Sexta parte

- Funes com datas e horas - Hyperlink - Grficos

Note que o Solver ajustou o IRRF para manter a restrio no INSS

- Funo EERROS - Funes ARRED e TRUNCAR - Congelar painis - Manipulando planilhas dentro do arquivo - Configurar impresso - Vnculo com o Word para Mala direta - Dicas - Pesquisa - Soma condicional - Botes em MacrosFunes com datas e horas

Para calcular datas o procedimento bem simples, basta ter em uma clula a data inicial e em outra clula a data final. Numa terceira clula que criamos a frmula para calcular o perodo de dias entre as duas datas. Data inicial 01/08/99 Data Final 25/08/99 Dias 24 Para calcular horas o procedimento o mesmo, ou seja, em uma clula a hora inicial, em outra clula a hora final e em uma terceira clula a diferena entre a hora inicial e hora final. Porm quando for somar o total de horas, o formato da clula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss incluindo os segundos, depende da necessidade, caso contrrio, a soma dar errada. Tambm para fazer clculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel uma frao de um dia ( 24 horas ), por isso em um clculo envolvendo valores e horas deve-se multiplicar por 24. Observe no exemplo abaixo:

Hora inicial

Hora final

Horas Valor hora

Valor Total

7:00 11:46 4:46 2,5 11,92 7:30 12:50 5:20 1,5 8,00 8:35 23:48 15:13 2,35 35,76

25:19 Em clculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o clculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal. Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667. Agora para calcular usamos 4,766666667. 4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92

=(E15*D15)*24

Formato [h]:mm

Hyperlink

O Hyperlink usados para criar um link com uma home page, arquivo ou planilha. muito til, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da

Zero Hora e consultar a taxa do dlar, ou abrir o arquivo de faturamento para consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar.

Observao: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do prprio arquivo. Se for necessrio, podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma funo diferente.

Grficos

Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do prprio arquivo

com os grficos que podemos analisar melhor nossos dados. Para montar um grfico, clique no boto auxiliar grfico na barra de ferramentas e seguir o roteiro que bem intuitivo.

Funo EERROS

Com a funo EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a funo PROCV e este no encontra registros. Quando o PROCV no encontra um registro, o Excel retorna o smbolo #N/D. Em apenas uma frmula na planilha no seria problema, mas quando h um grande nmero de frmulas na planilha, pode ficar uma poluio visual. Eliminamos isso com o EERROS. Quando aplicamos a funo EERROS em uma frmula que contm o PROCV, o Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D. Podemos aproveitar isto e usar a funo SE, ou seja, somente faz o clculo se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV no encontrou registro. Funes ARRED e TRUNCAR

A funo ARRED arredonda o resultado de um clculo para quantas casas for necessrio. Basta incluir na frmula esta funo. Observe como fica a frmula =C15*C14 com o ARRED.

1.255,57800000

5,87900000 7.381,54306200

7.381,54000000

A funo TRUNCAR parecido com o ARRED, porm em um resultado final, queremos ignorar os dgitos restantes aps os 2 dgitos depois da vrgula.

199,99990000 5,87900000

1.175,79941210

1.175,79000000

=ARRED(C15*C14;2) O 2 depois do ponto e vrgula indica que deve ser arredondado em duas casas

=TRUNCAR(C15*C14;2) No ARRED o resultado seria 1.175,800000, pois o terceiro dgito maior que 5, mas como pedimos para TRUNCAR em duas casas, definido pelo 2 depois do ponto-e-vrgula, simplesmente o Excel ignora isto e mostra apenas os dois dgitos depois da vrgula.

Congelar painis

Atravs do menu Janela/Congelar painis podemos definir que a linha de cabealho da planilha permanea sempre visvel mesmo rolando a tela para baixo. Tambm possvel congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda do ponto onde congelamos. A regra bem simples. A partir do ponto onde o cursor est posicionado, quando congelar painis, ser congelado as linhas acima e a esquerda do cursor. Se posicionar o cursor em A2 ser congelado a linha 1, porm no ser congelado nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 no h colunas, mas se posicionarmos o cursor em B2, ser congelado a linha 1 e a coluna A, que esto respectivamente acima e a esquerda do cursor. AutoSalvamento

Quando no temos um Nobreak (aparelho para segurar energia eltrica quando falta luz) instalado em nosso computador, corremos o risco de perder todo o nosso trabalho se no salvamos o arquivo e faltar luz. Atualmente voc est lendo a pgina 43 deste polgrafo. Imaginem se eu no tivesse salvo nada e faltasse luz. Certamente voc iria me encontrar em um Hospcio neste momento, pois em 43 pginas j queimei muito neurnio, e perder tudo seria um motivo forte para enlouquecer. Se voc no tem um Nobreak, no esquea de salvar seu arquivo pelo menos a cada pgina digitada. Mas se voc no quer se preocupar com isto ou se voc esquecido, deixe que o Excel salve sua planilha de tempos em tempos. No menu Ferramentas/AutoSalvamento possvel configurar para salvar por exemplo, a cada 5 minutos.

Se no tiver disponvel esta opo em Ferramentas, ento acesse o menu Ferramentas/Suplementos e marque a opo AutoSalvamento para ser instalado. (G)

Manipulando planilhas dentro do arquivo

As planilhas dentro do arquivo (Plan1, Plan2, Plan3...) podem ser copiadas, movidas de lugar, renomeadas, excludas, etc. Clique com o boto direito do mouse na guia da planilha e veja as opes disponveis: Inserir, Excluir, Renomear, Mover ou copiar, Selecionar todas as planilhas. Para digitar informaes em vrias planilhas ao mesmo tempo, devemos selecion-las primeiro. Para selecionar um intervalo de planilhas, selecione a primeira planilha, fique pressionando a tecla SHIFT e selecione a ltima planilha do intervalo. Para selecionar planilhas intercaladas, selecione a primeira planilha, fique pressionando a tecla CTRL,e selecione as planilhas desejadas. Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opes. A primeira mais simples clicar com o boto esquerdo do mouse na guia da planilha, ficar pressionando por alguns instantes e arraste para outro local. A outra opo clicar com o boto direito do mouse na guia da planilha e selecione a opo Mover ou copiar.

G

Nesta opo, alem de mover a planilha para outro local dentro do prprio arquivo (Pasta), tambm possvel mover ou copiar para outro arquivo (Pasta). Para copiar, basta selecionar a opo Criar uma cpia (H) na janela, para que o Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cpia em outro local, caso contrrio o Excel entender que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta (I). Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponveis em Para pasta (I), eles devem estar abertos. Observe primeiro no menu Janela se eles aparecem. Para criar uma cpia ou mover para o prprio arquivo, basta que o arquivo esteja selecionado em Para pasta (I), e selecione em Antes da planilha (J) o local que deve ser movido ou criado uma cpia. Aps criado a cpia da planilha, basta renomear. Para Renomear uma planilha, d dois cliques com o boto esquerdo do mouse na guia da planilha ou d um clique com o boto direito do mouse e selecione a opo Renomear. Para excluir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da planilha e selecione a opo Excluir. Tambm pode ser selecionado o menu Editar/Excluir planilha. Para inserir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da planilha e selecione a opo Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha.

H

I

J

Configurar impresso

Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impresso, pois depois de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho. Comeamos visualizando a impresso clicando no boto visualizar impresso na barra de ferramentas.

k

Clique no boto Configurar (K) para configurar como ser impresso a planilha.

Na orelha Pgina encontramos as seguintes opes: Orientao - conforme mostra o exemplo (L), define em que posio ser impresso a planilha. Dimensionar - semelhante a opo que encontramos em uma mquina Xerox, possvel ajustar o tamanho a ser impresso. Tambm possvel deixar que o Excel encontre um ajuste ideal para que caiba a planilha em uma pgina, caso esta planilha seja muito grande. (M) Tamanho do papel - o tipo de papel que voc est usando na impressora. Boto opes - nesta opo depende da impressora que est instalado na mquina. Dependendo da marca da impressora, as opes mudam, pois cada marca tm um software diferente. possvel definir a qualidade da impresso, se deve sair em escala cinza, ou seja, no imprimir colorido para no gastar tinta, imprimir em modo qualidade, modo normal ou modo econmico. Consulte o manual da sua impressora para ver mais detalhes. Orelha Margens - serve para definir as margens ideais. Orelha Cabealho/rodap - serve para definir o cabealho e rodap

M

L

Orelha Planilha - serve para definir a rea de impresso padro. Em uma planilha podemos definir que apenas uma determinada rea seja impressa. Em imprimir ttulos, definimos as linhas a repetir na parte superior e colunas a repetir esquerda. Esta opo til, pois em uma planilha relativamente grande onde constam vrias pginas pode ser interessante que nas pginas sejam impressas sempre o ttulo da linha 1 por exemplo e as informaes da coluna A. Podemos definir tambm se ser impresso as linhas de grade, imprimir em preto e branco, imprimir em qualidade rascunho (modo econmico), imprimir os cabealhos de linha e coluna (os nmeros das linhas, e as letras das colunas), definir como ser impresso os comentrios das planilhas e a ordem que ser impresso a planilha. Para ficar disponvel as opes de Imprimir ttulos, rea de impresso e comentrios, entre em configurar pgina atravs do menu Arquivo/Configurar pgina.

Vnculo com o Word para Mala direta

Como j falamos anteriormente, o Excel serve como banco de dados. Podemos organizar as informaes para criar uma mala direta no Word. Para isto devemos seguir algumas regras. - O ttulo que consta na linha 1 servir como campo do banco de dados. - Necessariamente deve ser um arquivo isolado, no pode ser uma planilha

dentro de um arquivo onde j constam vrias planilhas. - Os campos devem estar dispostos na horizontal conforme exemplo abaixo. Nome Endereo Cidade Estado Telefone

Grave este arquivo com um nome fcil de localizar, por exemplo Cadastro de Clientes.xls

No Word, acesse o menu Ferramentas/Mala direta.

So 3 etapas a serem seguidas. So opes bem intuitivas, ou seja, so bem simples se observar bem o que o Word est solicitando. Na primeira etapa serve para criar o Documento principal. As opes so Cartas, Etiquetas, Envelopes e Catlogo. Selecione Cartas. Na Segunda etapa onde buscamos as informaes que criamos no Excel na planilha Cadastro de Clientes.xls. Selecione Abrir origem de dados. No esqueam de mudar o tipo de arquivo que o Word deve reconhecer (N).

Localize o arquivo que criamos, normalmente estar gravado na pasta Meus Documentos. Siga as instrues e por final o Word ir reconhecer a linha 1 da planilha como campos e ir incluir uma barra de ferramentas (O) para que possamos trabalhar com estes campo. Consultem o manual do Word para ver maiores detalhes.

N

Em seguida digite o texto padro e quando necessrio clique no boto inserir campo na barra de ferramentas (O) e insira o campo. Este campo no Word pode ser definido em negrito se for necessrio. Clique no boto (P) na barra de ferramentas para visualizar os dados do cadastro no Excel. Em (Q) podemos visualizar os prximos registros. Na terceira etapa onde mesclamos os registros do Excel para a impressora ou para um novo documento. Os campos no texto sero substitudos pelos registros. neste momento que vimos o resultado da mala direta. Podemos tambm filtrar as informaes Opes de consulta . Por exemplo, queremos imprimir uma mala direta somente para os registros do estado de SP e cidade SO PAULO. Veja o exemplo .

P

O

Q

Observe as opes de mesclar. Mesclar para - impressora, novo documento ou correio eletrnico. Registros a serem mesclados - um registro ou um intervalo. Neste momento pode-se definir a opo de consulta tambm. (R).

R

Dicas

Para exibir a data atual inclua uma frmula =HOJE(). Esta data vem do sistema operacional, portanto observe se est atualizado a data no sistema. Para abrir vrias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas esto abertas no menu Janela, e salve como rea de trabalho em Arquivo/Salvar rea de trabalho.

No menu Editar/Colar especial possvel definir como deve ser colado uma clula. Por exemplo, quando copiar uma clula onde consta uma frmula para outra clula, possvel copiar apenas o valor, ignorando a frmula. Se voc excluir uma clula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z). Para localizar uma palavra ou frmula tecle CTRL+L Para substituir uma palavra ou frmula tecle CTRL+U Para se posicionar em uma determinada clula da planilha tecle CTRL+Y Voc pode visualizar as quebras de pgina em Exibir/Visualizar quebra de pgina.

No menu Exibir/Barras de ferramentas possvel definir qual a barra de ferramentas que deve ser exibida. Normalmente so a Padro e Formatao. No menu Inserir possvel inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A figura deve estar no formato BMP, padro do Windows. Em Formatar/AutoFormatao existem vrios formatos prontos para serem usados em uma planilha. Confira. Em Ferramentas/Verificar ortografia o processo semelhante ao do Word, onde verifica se uma palavra est digitado corretamente. Em Ferramentas/AutoCorreo o processo semelhante ao do Word onde possvel definir correes quando digitamos. Por exemplo de voc digitar a palavra adimisso, o Excel corrige para admisso. A funo =AGORA() mostra a data e hora atual, conforme est definido no sistema operacional. No menu Ferramentas/Compartilhar pasta de trabalho e Ferramentas/Realar alteraes, possvel compartilhar sua planilha com outros usurios da rede e controlar as alteraes feitas por outro usurio em sua planilha.

S

U V

Y

Z

No menu Ferramentas/Opes podemos configurar como o Excel deve agir em determinados momentos. Vamos ver a orelha Exibir: Mostrar - exibe ou no a Barra de frmulas (S) ou a Barra de status (T) na planilha. Comentrios - mostra somente o indicador de comentrio, indicador e comentrio ou nenhum. Opes da Janela - Quebras de pgina - exibe as quebras de pginas da planilha. - Frmulas - exibe as frmulas e no os valores nas clulas. - Cabealhos de linha e coluna - caso no queira que aparea na planilha as linhas e colunas (U) desmarque esta opo. - Linhas de grade - desmarque esta opo caso no queira exibir as linhas de grade. (V) - Cor - escolha a cor das linhas de grade. (V) - Valores zero - desmarque esta opo para no exibir zeros quando este for o resultado em uma frmula. - Barra de rolagem vertical - desmarque esta opo caso no queira exibir. (W).

T

W

X

Z

AA

- Barra de rolagem horizontal - desmarque esta opo caso no queira exibir. (X) - Guias da planilha - desmarque esta opo caso no queira exibir. (Y). Arraste (Z) para dividir a planilha em janelas. Arraste (AA) para diminuir a Barra de rolagem horizontal. Observe que para (Z) e (AA) os botes so bem estreitos. Opes da orelha Clculo - Automtico ou manual - se uma planilha for muito grande com muitas frmulas, pode ficar lento o clculo automtico sempre que digitar um valor. Marque como manual e aps terminar a digitao dos dados, tecle F9 para calcular. - Preciso conforme exibido - no Excel os clculos so feitos com todas as casas depois da vrgula. Em uma soma de clulas onde os valores esto formatados como 9.999,99 so considerados todas as casas. Observe o exemplo.

Valor 1 Valor 2 Multiplicao Valores internos

3,6659980000 8,5587800000 31,38 31,3764703624 2,2255000000 5,2554500000 11,70 11,6960039750 2,5587700000 2,3655600000 6,05 6,0529239612 3,3656560000 33,2233300000 111,82 111,8182999545

45,2545400000 5,5554540000 251,41 251,4095152612 412,35 resultado do Excel considerando todas as

casas

412,36 resultado se calcular em uma calculadora os valores exibidos apenas com as duas casas depois da vrgula

Se marcar a opo Preciso conforme exibido, o Excel vai considerar na soma somente as duas casas depois da vrgula. Mas a partir deste momento todos os clculos perdem a preciso. Opes da orelha Editar - Editar diretamente na clula - quando teclar F2 para editar uma clula escolha se quer editar diretamente na clula ou se desmarcar esta opo ser editado na barra de frmulas. (S) - Mover seleo aps enter - quando teclar Enter escolha a direo que o cursor deve mover. - Decimal fixo - semelhante a opo das calculadoras de mesa, possvel definir onde deve ficar a vrgula do decimal em uma digitao de valores sem usar a vrgula. Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como 25,56. - Ativar AutoConcluso para valores de clulas - muito til quando na digitao de palavras que j constam na coluna atual. Ex.: em A1 digite JOSU. Quando em A2 voc digitar o J, o Excel vai sugerir a palavra JOSU. Opes da orelha Geral - Lista dos arquivos utilizados recentemente - no menu Arquivo, bem abaixo aparecem os 4 ltimos arquivos que foram utilizados. Para encurtar o caminho se for necessrio abrir novamente um arquivo utilizado recentemente, no necessrio selecionar abrir arquivo e sim basta selecion-lo da lista. possvel aumentar esta lista nesta opo. - Nmero de planilhas da nova pasta - o padro do Excel de abrir um novo arquivo com 3 planilhas. Aumente este nmero se quiser mudar este padro. Mas lembre-se, s vai funcionar no prximo arquivo que criar. Para incluir mais planilhas no arquivo atual, selecione o menu Inserir/Planilha.

- Fonte e tamanho - mude o padro de fonte para as os arquivos a serem criados. A regra a mesma comentada no item acima. - Local padro - quando salvamos um arquivo ou abrimos um arquivo o Excel vai considerar o diretrio padro neste campo. O padro Meus Documentos, mas pode-se mudar. - Nome usurio - o nome que vai aparecer nas opes de cabealho e rodap em Configurar impresso ou quando um outro usurio da rede abrir um arquivo j aberto por voc, ele ser avisado que voc j est usando. Opes da orelha Transio - Salvar arquivos do Excel como - o padro Pasta de trabalho do

Microsoft Excel, mas se voc tentar abrir este arquivo em uma verso mais antiga do Excel, no ser possvel. Mude o padro se for necessrio.

- Se voc quer salvar apenas um arquivo com a opo diferente do padro, selecione Salvar como tipo (AB) quando selecionar Arquivo/Salvar e mude a opo.

Opes da orelha Listas Nesta opo possvel definir uma lista para ser usada quando arrastar uma clula. Quando digitar na planilha Jan e arrastar a clula, automaticamente aparecem Fev, Mar, Abr, etc.

AB

Pode-se incluir vrias listas.

Pesquisa A funo Pesquisa serve para pesquisar em um banco de dados, informaes conforme critrios estabelecidos. Abaixo est um exemplo de banco de dados onde temos produtos vendidos em diversas datas.

01/Ago 02/Ago 03/Ago 04/Ago 05/Ago Feijo 100 200 400 800 1.600 Arroz 200 400 800 1.600 3.200 Acar 400 800 1.600 3.200 6.400 Azeite 800 1.600 3.200 6.400 12.800 Vamos usar o exemplo do acar. Qual o valor de venda do Produto Acar no dia 03/08 ?

AD

Acesse o menu Ferramentas/Assistente/Pesquisa. Se no est disponvel, entre em Ferramentas/Suplementos e marque a opo Assistente de pesquisa para instalar. (AC)

Acompanhe as 6 etapas do Assistente de pesquisa.

Nesta etapa, define-se a regio de dados, incluindo os ttulos. (AD)

AC

AE

Nesta etapa, define-se a coluna e a linha dos rtulos (ttulos). Em coluna e linha pode escolher qualquer informao constante. Na coluna est definido 01/Ago (AE), porque as datas so as definies de coluna e em linha est definido Acar (AF) porque so estas as informaes para linha. Poderia ser em linha Feijo, Arroz, etc., pois depois de pronta as etapas, ser possvel alterar as definies afim de verificar outras informaes e no s Acar em 03/08 como no nosso exemplo.

Nesta etapa, define-se como padro Copiar a frmula e os parmetros de pesquisa para que possamos depois usar outras definies.

AF

Nesta etapa, define-se uma clula base para Data onde servir de parmetro para outras definies. (AG)

Nesta etapa, define-se uma clula base para Produto onde servir de parmetro para outras definies. (AH)

Nesta etapa, defini-se uma clula base para o resultado da pesquisa. (AI)

01/Ago 02/Ago 03/Ago 04/Ago 05/Ago Feijo 100 200 400 800 1.600 Arroz 200 400 800 1.600 3.200 Acar 400 800 1.600 3.200 6.400 Azeite 800 1.600 3.200 6.400 12.800

Produto Data Acar 03/Ago

1.600 Para outras definies, basta substituir o Produto e Data. Por exemplo, Arroz em 05/Ago, o resultado ser 3.200.

AG

AI

AH

Soma Condicional Esta funo semelhante funo SOMASE j comentado. Para ter acesso a esta funo, acesse o menu Ferramentas/Assistente/Soma condicional. Se no est disponvel, instale com o menu Ferramentas/Suplementos. Usaremos o exemplo abaixo. Cliente Ref Pares Beira Rio

21 12.541

Musa 14 6.500 Azalia 27 3.251 Beira Rio

10 5.400

Beira Rio

22 1.200

Bibi 26 3.220 Bibi 19 2.355 Bibi 20 1.254 Beira Rio

15 5.200

Amap 24 3.620 Musa 23 1.200 Amap 10 1.350

Cliente Pares Amap 4.970

Acompanhe as 5 etapas.

AJ

AN

AM

Nesta etapa, define-se a regio dos dados incluindo os ttulos. (AJ)

AK

Nesta etapa, define-se qual a coluna a ser somada e qual o critrio. No esquea de adicionar o critrio. (AK)

Selecione nesta etapa a opo Copiar a frmula e os valores condicionais, para que possamos usar outras definies mais tarde. (AL) AL

Nesta etapa, define-se uma clula base para Cliente onde servir de parmetro para outras definies. (AM)

Nesta etapa, define-se uma clula base para o resultado da pesquisa. (AN)

Botes em Macros

Para uma Macro possvel criar um boto. Existem duas maneiras de criar um boto para Macro. Vejamos a primeira. Acessar o menu Exibir/Barra de ferramentas/Formulrios para exibir a barra de ferramentas formulrios. (AO)

Em seguida, selecione o item boto de macro (AP). Fique com o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste em uma regio da planilha onde ser criado o boto. (AQ). Quando soltar o boto do mouse, aparecer uma janela onde ser definida uma macro para este boto (AR). Basta escolher uma macro da lista.

AO

AR

AP

AQ

A outra maneira de criar um boto de Macro criar um boto na barra de ferramentas (AS) e no dentro da rea da planilha. AS AT AV AU

Clique com o boto direito do mouse em uma rea livre da barra de ferramentas (AT). Selecione no menu que abre, a opo Personalizar. Aparecer a janela Personalizar, selecione a orelha Comandos e a Categoria Macros (AU). Arraste o boto (AV) para uma barra de ferramentas (AS). Clique com o boto direito do mouse em (AS) e selecione no menu que se abre, Atribuir Macro e atribua este boto uma Macro.