FACTORY MONITORING PROCESS

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    09-Jan-2017

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  • Reviso 9 - Outubro de 2016

    Responsabilidade social da Avon

    Guia para fornecedores

  • Reviso 9 - Outubro de 2016

    Responsabilidade social da Avon Guia para fornecedores

    ndice Introduo...................1

    Requisitos gerais............................1

    Fornecedores e fbricas no escopo.................1

    Custos de auditoria.......2

    Documentos..................2

    Conduta de negcios...............3

    Programa FAD.................3

    Correo/Resciso.............................3

    Regularidade de auditorias......4

    Processo de auditoria...........4

    Programao.............4

    Execuo de auditoria.......5

    Relatrio.....................5

    Correo........................6

    Responsabilidades dos fornecedores.....7

    Responsabilidades das fbricas..............8

    Autoavaliao de conformidade da fbrica............9

    Cdigo de conduta do fornecedor global da Avon...16

    Definio dos principais termos.......20

    Confirmao do cdigo de conduta global do fornecedor..................22

    Confirmao do formulrio de informaes da subcontratada24

    Formulrio de informaes da fbrica...(Anexo 1).................................25

    Documento de autorizao da fbrica (FAD)(Anexo 2)..............26

    Instrues do plano de ao corretiva (CAP)(Anexo 3)..............27

    Modelo do relatrio CAP (Anexo 4)............29

    Lista de documentos exigidos (Anexo 5)...........30

    Apndice........................31

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    PROGRAMA DE RESPONSABILIDADE SOCIAL DA AVON GUIA PARA FORNECEDORES

    I. Introduo: A Avon atribui muita importncia aos relacionamentos que desenvolvemos com nossos Fornecedores. o motivo pelo qual temos como objetivo auxiliar nossos Fornecedores em continuar a melhorar as condies de trabalho para cada trabalhador que ajuda a criar nossos produtos. importante que nossos Fornecedores e fbricas obedeam s leis e culturas em que operamos, e tambm respeitem os trabalhadores que fabricam produtos Avon. A Avon espera que seus Fornecedores ajam de maneira responsvel em todos os aspectos e faam o mximo para garantir que no haja nenhuma condio abusiva, exploradora ou ilegal em suas fbricas ou locais de trabalho de suas fbricas. A Avon exige que os Funcionrios ajam de acordo com as leis e regulamentos aplicveis, e tambm com os padres definidos no Cdigo de Conduta do Fornecedor da Avon anexo. Quando prticas locais ou da indstria excedem as exigncias do Cdigo, os padres mais altos se aplicam.

    Este guia fornece informaes sobre o programa de Responsabilidade Social da Avon e polticas de sourcing relacionadas. A Avon selecionou a Bureau Veritas Consumer Products Services (BV) como seu agente terceirizado para o monitoramento de responsabilidade social. Alm do agente terceirizado para monitorao, a Avon pode usar sua prpria equipe interna para conduzir auditorias como parte do programa.

    A. Sobre a Bureau Veritas

    A Bureau Veritas provedora global lder em servios de teste e inspeo. Os servios da BV cobrem um amplo espectro de servios de garantia da qualidade e de processo auxiliando os clientes com a gesto eficaz de todos os aspectos de risco, incluindo desempenho de produto, conformidade regulatria, avaliaes de capacidade e aptido, responsabilidade social e conformidade de segurana. Nas reas de responsabilidade social e segurana de fbrica, a BV lder de mercado. A equipe da BV possui ampla experincia em todos os elementos de conformidade - desde design, desenvolvimento e implantao de programas de conformidade para muitas das empresas com perfil mais elevado na rea de responsabilidade social por meio da execuo do monitoramento no local para avaliar a conformidade com elementos do cdigo de conduta e padres de segurana.

    II. Requisitos gerais: A. Fornecedores e fbricas no escopo:

    Todas as fbricas novas e existentes que esto sujeitas a uma auditoria de responsabilidade social, conforme segue:

    1. Todas as fbricas produzindo mercadorias acabadas para a Avon, incluindo aquelas em formato final, mas ainda no embaladas;

    2. Todas as fbricas produzindo quaisquer produtos/componentes que forem da marca da Avon (itens em que o nome/logotipo da Avon ou o nome/logotipo de qualquer uma de nossas marcas esteja presente ou itens da Avon reconhecveis de outra maneira).

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    Todas as novas fbricas devem ter uma auditoria conduzida e diretrizes do programa seguidas antes que qualquer negcio seja atribudo. A Avon se reserva o direito de realizar a auditoria de fbricas que no esto no escopo, se houver motivo de preocupao. Os fornecedores e fbricas existentes devem relatar qualquer mudana de nome ou endereo para que a Avon possa atualizar seus registros. Qualquer mudana no local de fabricao significar que uma auditoria social completa adicional exigida. As condies de trabalho precisaro ser aceitveis antes do negcio da Avon poder comear.

    B. Custos de auditoria: Em vigor desde 1 de junho de 2014, TODAS as auditorias de Responsabilidade Social - auditoria inicial, de acompanhamento e do ciclo de 2 anos - sejam realizadas por terceiros designados (Bureau Veritas) ou por um representante da Avon, sero pagas pelos fornecedores. Aps uma solicitao de auditoria ser recebida com o Formulrio dos Detalhes de Fbrica (Anexo 1) preenchido, a BV enviar uma fatura para o Fornecedor para a visita planejada com instrues de pagamento detalhadas.

    O pagamento pode ser feito por cheque ou transferncia bancria. essencial que o nmero de fatura da BV seja informado com o pagamento, seja por transferncia bancria ou cheque, para a BV para garantir o processamento e aplicao oportunos. A falha em incluir o nmero da fatura causar atrasos no processo de agendamento.

    A Avon solicita que o pagamento seja enviado em 15 (quinze) dias teis a partir da emisso da fatura. (O pagamento por transferncia para a BV pode levar at 5 dias teis para ser aprovado pelo banco, e cheques podem demorar ainda mais.) Se o pagamento para a auditoria inicial no for realizado nos termos acordados, ento:

    1. A fbrica apresentada no estar autorizada a realizar a produo da Avon; 2. A Avon pode debitar quaisquer contas a pagar existentes devidas para um

    fornecedor por custos de auditoria; e/ou 3. Ocorrer uma reavaliao do relacionamento de negcios existente que pode

    impedir um fornecedor de fazer ofertas em projetos futuros e/ou romper qualquer relacionamento existente.

    Para auditorias de acompanhamento, o tempo de visita ser coerente com as diretrizes de correo da Avon e as informaes comunicadas com o Plano de Ao Corretiva associado. Informamos que a BV e a Avon no podem agendar uma auditoria at que o pagamento completo seja recebido do Fornecedor, e o status de pagamento de faturas abertas seja informado para a Avon regularmente para acompanhamento. Se uma fbrica no permitir que representantes da BV e/ou da Avon realizem uma auditoria, retenham documentos exigidos durante uma auditoria ou cancelem uma auditoria em 72 horas da data da visita de monitoramento, a visita ser considerada como visita com acesso negado. A taxa total ser aplicada fbrica e a fbrica ainda estar sujeita a uma auditoria.

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    Avon est disposta a rever os relatrios de auditorias de outros regimes de auditoria. No entanto, a Avon no garante aceitar qualquer outra auditoria tica-social em substituio auditoria da Avon. Por favor, verificar que qualquer auditoria submetida deve ter sido realizada dentro de 12 meses a contar da data de submisso.

    C. Documentos: A Avon exige que todos os Fornecedores assinem e devolvam o Formulrio de Confirmao do Cdigo de Conduta Global do Fornecedor e quando aplicvel, o Formulrio dos Informaes da Subcontratada.

    Quando uma fbrica precisa de uma auditoria inicial, o Formulrio de Informaes da Fbrica da Avon (Anexo 1) tambm deve ser preenchido e devolvido para a Avon

    D. Conduta empresarial: 1. Pases proibidos: A produo da Avon NO permitida em:

    Bangladesh Paquisto

    2. Sanes comerciais dos EUA: a. Pases: A produo da Avon NO permitida em:

    Cuba Ir Coreia do Norte Sudo Sria

    b. Grupos e pessoas: Negcios com os seguintes grupos e pessoas NO so permitidos.

    Qualquer um listado na Lista de Cidados Especialmente Designados (Lista SDN) http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/). Em geral, os grupos e pessoas na lista SDN incluem pessoas designadas que so terroristas conhecidos, traficantes de narcticos ou pessoas envolvidas na proliferao de armas de destruio em massa.

    E. Programa FAD: 1. O Documento de Autorizao da Fbrica (FAD) utilizado com os Fornecedores

    de Moda e Casa (F&H) para garantir que a produo est sendo realizada na fbrica autorizada originalmente. As penalidades so administradas se o Fornecedor falhar em apresentar a fbrica para a Avon ou usar uma fbrica no autorizada.

    2. A fbrica receber um formulrio FAD (Anexo 2) aps a concluso do processo de auditoria com sucesso e o recebimento da autorizao para produzir para a Avon.

    3. Informaes para o formulrio FAD sero provenientes das informaes fornecidas no Formulrio de Detalhes da Fbrica.

    4. O formulrio FAD deve ser mostrado para a agncia terceira de inspeo e/ou para inspetores internos da Avon durante a inspeo aleatria final das mercadorias acabadas.