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UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL
CRISTIANO MAGNUS PORTAL
FLUXO DE CAIXA E CONTROLES INTERNOS
Canoas
2004
CRISTIANO MAGNUS PORTAL
FLUXO DE CAIXA E CONTROLES INTERNOS
Monografia apresentada como requisito para aobtenção do título de Especialista emControladoria e Finanças na UniversidadeLuterana do Brasil.
Orientador: Prof. Ms. Ronaldo Silveira
Canoas
2004
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................4
INTRODUÇÃO ............................................................................................................5
1 CONCEITOS............................................................................................................71.1 Fluxo de Caixa ...................................................................................................7
1.1.1 Objetivos ...................................................................................................91.2 Controles Internos ............................................................................................10
1.2.1 Tipos de Controles Internos ....................................................................121.2.2 Controles de Processos ..........................................................................13
1.3 Sistemas...........................................................................................................15
2 COMPONENTES DO FLUXO DE CAIXA ..............................................................172.1 Fluxo de Caixa Projetado .................................................................................17
2.1.1 Informações para montar o Fluxo de Caixa Projetado ............................202.2 Fluxo de Caixa Operacional .............................................................................20
2.2.1 Ingressos Operacionais ..........................................................................212.2.2 Desembolsos Operacionais pelo Fluxo de Caixa....................................222.2.3 Fluxo de Caixa Extra-Operacionais.........................................................232.2.4 Modelo de Fluxo de Caixa ......................................................................23
3 AUDITORIA INTERNA E DE SISTEMAS...............................................................263.1 Auditoria Externa..............................................................................................263.2 Auditoria Interna ...............................................................................................273.3 Auditoria de Sistemas.......................................................................................27
3.3.1 Auditor de Sistemas ................................................................................283.3.2 Auditoria de Contratos de Hardware e Software.....................................293.3.3 Auditoria do Plano Diretor de Informática (PDI) ......................................31
4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E A RELAÇÃO COM FLUXO DE CAIXA .............334.1 Dados e Informação .........................................................................................344.2 Subsistemas.....................................................................................................35
3
4.3 O custo da Informação .....................................................................................364.4 Classificação dos sistemas de informação.......................................................37
4.4.1 Sistemas de informações Operacionais..................................................374.4.2 Sistemas de informações Gerenciais......................................................384.4.3 Sistemas de informações Estratégicas ...................................................394.4.4 Sistema de informações Gerenciais de Finanças ...................................40
5 A EMPRESA SEUS SISTEMAS E CONTROLES INTERNOS DA NA ÁREAFINANCEIRA.............................................................................................................43
5.1 Data da Constituição / Início das operações ....................................................435.2 Histórico ...........................................................................................................435.3 Os Sistemas da Empresa.................................................................................49
5.3.1 O Triton ...................................................................................................505.3.2 O sistema contábil C&S ..........................................................................52
5.4 A Integração dos Sistemas...............................................................................545.4.1 O Fluxo de Caixa Projetado ....................................................................555.4.2 Fluxo de caixa operacional projetado......................................................575.4.3 Fluxo de caixa realizado .........................................................................59
6 PRINCIPAIS PROBLEMAS NO PROCESSO DE FLUXO DE CAIXA DA MUNDIAL..................................................................................................................................65
6.1 Contas a Receber ............................................................................................656.1.1 Operações de desconto ..........................................................................666.1.2 Operações de Cauções ..........................................................................68
6.2 Contas a Pagar ................................................................................................70
CONCLUSÃO............................................................................................................72
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................................75
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Representação do Fluxo de Caixa ..............................................................9
Figura 2: Representação Gráfica Entradas e Desembolsos no Fluxo de Caixa .......19
Figura 3: Modelo Fluxo de Caixa ..............................................................................24
Figura 4: Modelo de Sistemas de Informação ..........................................................35
Figura 5: Sistema de Informação Gerencial de Finanças. ........................................41
Figura 6: Fluxo de Caixa Projetado da Mundial S/A .................................................56
Figura 7: Fluxo de Caixa Projetado Operacional da Mundial S/A .............................59
Figura 8: Exemplo de fluxo realizado utilizado pela Mundial ....................................60
Figura 9: Fluxo de Caixa Realizado – Extraído do Microsoft Money ........................64
INTRODUÇÃO
A evolução cada vez mais acelerada das empresas, tanto no campo
tecnológico e econômico, tem como conseqüências à necessidade de informações
precisas para a tomada de decisões, assim como a certeza de que os controles que
garantam estas informações estejam corretas.
A contribuição da tecnologia para a agilizar a tomada de decisão em uma
empresa é indiscutível, porém, como isto deve acontecer de fato? Quais são as
ferramentas que devemos utilizar? Quais controles garantem que a informação está
correta? São muitos os questionamentos a responder, porém por tratar-se de muitos,
este trabalho está restringido o estudo da área financeira, analisando um
instrumento básico para a tomada de decisões: O Fluxo de Caixa, assim como os
controles necessários para que esta ferramenta tenha a utilização plena, sem
comprometimento de informações.
A crescente complexidade do processo administrativo leva os gestores a
buscarem incansavelmente alternativas para superar os desafios encontrados no
6
seu dia-a-dia. A escassez de recursos financeiros e o elevado custo para sua
captação, juntamente com a falta de planejamento e controle, têm contribuído para
que muitas empresas encerrem suas atividades. Em épocas de crise o gestor
precisa de informações contábeis precisas e oportunas para apoiar o seu processo
decisório, e nada mais oportuno do que se utilizar o fluxo de caixa para obter um
melhor desempenho em termos de agilidade e controle.
Este trabalho tem por finalidade estudar o processo de fluxo de caixa e seus
controles na empresa MUNDIAL S/A PRODUTOS DE CONSUMO, devido a sua
carência na automatização de alguns deles, pois sempre se teve ferramentas de
controle muito manuais, as quais sempre necessitaram de manutenção por parte dos
usuários, como planilhas eletrônicas preenchidas diariamente, consultas diárias no
sistema para manutenção de planilhas de fluxo de caixa, necessidade de consultar
mais de uma fonte de informação para montar relatórios semanais e mensais.
O trabalho começará com alguns conceitos, apoiando-se em literatura
relacionada com o assunto em questão, sendo que após será abordado os
processos existentes hoje na empresa e como eles funcionam, para termos noção
de como é constituído o fluxo de caixa e seus controles, assim como entender a
relação dos sistemas que integram a área financeira, por final será feito sugestões
de como melhorar os sistemas e de como tentar implantar estas soluções sem
maiores custos.
7
1 CONCEITOS
Neste capítulo será abordado alguns conceitos de autores conhecidos a
respeito de fluxo de caixa e controles internos, através dos quais poderemos ter uma
melhor noção de como estes elementos são vitais ao desenvolvimento de qualquer
empresa.
Tanto o fluxo de caixa quanto os controles internos estão relacionados entre
si, pois um tem relação direta com o outro, em virtude de sua função básica que é o
controle, nada mais apropriado que analisar um conceito de controladoria para
ilustrar a relação dos elementos com esta que é dita uma ciência, pois de acordo
com Dal Molin (2004, p.16) “...Cabe à controladoria como ramo do conhecimento,
estudar o comportamento e controle econômico das riquezas das empresas, em face
das ações humanas”. Realmente já que o fluxo de caixa é uma forma de controle
deve estar subordinado a controladoria, algo que já acontece na empresa foco do
estudo deste trabalho. Os controles devem partir da controladoria, pois ela irá avaliar
a necessidade ou não de melhoria nos controles, pois isto é uma função que cabe a
ela, pois segundo Catelli (2001), a controladoria deve ser a introdutora de processos
para os gestores no que diz respeito à melhoria das decisões, pois sua atuação
envolve implementar um conjunto de ações cujos produtos materializam-se em
instrumentos disponibilizados aos gestores.
1.1 FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa apresenta-se como uma ferramenta de aferição e
interpretação das variações dos saldos do Disponível da empresa. É o produto final
da integração do Contas a Receber com o Contas a Pagar, de tal forma que, quando
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se comparam as contas recebidas com as contas pagas tem-se o fluxo de caixa
realizado, e quando se comparam as contas a receber com as contas a pagar, tem-
se o fluxo de caixa projetado. Esta é uma visão bem simplista do fluxo de caixa, mas
que na verdade retrata aquilo que realmente importa.
Este instrumento de gestão financeira é tão vital para a administração
financeira da empresa que de acordo com Zdanowicz (1998:19):
O fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administradorfinanceiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursosfinanceiros de sua empresa para um determinado período", já nas palavrasde outros autores como Ray H. Garrinson, D.B.A, afirma: “ Há uma duralição que todos temos que aprender quando entramos no mundo dosnegócios você: vive ou morre com o fluxo de caixa.
Não resta dúvida da importância do fluxo de caixa na vida de qualquer
empresa, tanto que segundo Yoshitake e Hoji (1997:149), os analistas de balanços
com visão moderna dão mais importância ao fluxo de caixa do que ao próprio
balanço:
... não é muito importante saber se uma empresa teve lucro ouprejuízo em determinado exercício, pois o resultado pode ter sido alteradopor algum artifício contábil permitido pela lei e, portanto, sem conhecer ofluxo de caixa, não se pode saber que capacidade a empresa tem em gerarreceita.
Uma forma simples de representar o fluxo de caixa é esta abaixo:
9
Figura 1: Representação do Fluxo de CaixaFonte: Zadanowicz, (1998 p.25)
O tesoureiro guarda os valores monetários, maneja o numerário e as
duplicatas, fazendo com que gire o sistema financeiro da empresa, ou seja, a partir
de uma necessidade identificada, começa-se um esforço para supri-la. De acordo
com o que se tem para pagar avalia-se o disponível, e caso haja necessidade
busca-se no mercado financeiro a complemento para pagar os compromisso através
de desconto de duplicatas ou empréstimos.
1.1.1 Objetivos
Um dos principais objetivos do fluxo de caixa é proporcionar um panorama
das atividades, assim como as operações financeiras que são realizadas
diariamente, no grupo do ativo circulante, dentro das disponibilidades, e que
representam o grau de liquidez da empresa.
Na visão de Zdanowicz (1998) dentro os mais importantes objetivos do fluxo
de caixa podem arrolar-se:
TESOUREIRO
DINHEIRO DUPLICATAS
CAIXA BANCOS APLICMERCFINAN
ARECEBER
APAGAR
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- facilitar a análise e o cálculo na seleção das linhas de crédito a serem
obtidos junto às instituições financeiras;
- programar os ingressos e os desembolsos de caixa, de forma criteriosa,
permitindo determinar o período em que deverá ocorrer carência de recursos e o
montante, havendo tempo suficiente para as medidas necessárias;
- permitir o planejamento dos desembolsos de acordo com as
disponibilidades de caixa, evitando-se o acúmulo de compromissos vultosos em
época de pouco encaixe;
- determinar quanto de recursos próprios a empresa dispõe em dado
período, e aplica-los de forma mais rentável possível, bem como analisar os
recursos de terceiros que satisfaçam as necessidades da empresa;
- proporcionar o intercâmbio dos diversos departamentos da empresa com a
área financeira.
Em resumo um dos principais objetivos do fluxo de caixa é otimizar a
aplicação de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis pela
empresa.
1.2 CONTROLES INTERNOS
Antes de falarmos propriamente de controles internos, precisamos entender
o que é controle, pois bem, o verbo controlar pode ter diversos significados, mas
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todos eles convergem em um ponto, é necessário ter parâmetro para se ter
controles, alguns falam que controlar é assegurar que os resultado daquilo que foi
planejado, organizado e dirigido se ajustem aos objetivos estabelecidos.
O meu conceito sobre controle é que controlar significa monitorar, avaliar e
melhorar as diversas atividades que ocorrem dentro de uma empresa para garantir
que o que foi planejado aconteça efetivamente, desta forma podemos avaliar que
todos os processos existentes dentro da empresa necessitam de controle, pois sem
os mesmos a empresa corre sérios riscos de que algo não esteja de acordo com o
planejado, comprometendo desta forma todo o planejamento e talvez até mesmo a
atividade da empresa.
O sistema de controle interno de uma empresa deve atender principalmente
ao controle de seu patrimônio, a eficiência operacional e a exatidão e confiabilidade
dos registros e informações contábeis, logo o controle interno deve atender a quatro
grandes objetivos:
1) Assegurar que as transações estejam sendo adequadamente registradas
de modo a permitir a elaboração de demonstrações financeiras segundo os
princípios contábeis geralmente aceitos ou outros critérios aplicáveis e manter a
responsabilidade pelos bens.
2) Assegurar que o acesso aos bens e informações e que a utilização destes
ocorra com autorização formal da administração.
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3) Garantir que as transações sejam feitas com autorização formal da
administração.
4) Possibilitar, com freqüência razoável, o confronto entre os registros
contábeis-financeiros e os respectivos bens, direitos e obrigações.
Desta forma tem-se que todas as transações contábeis constituem objeto de
controle, pois em uma última análise cada transação é um processo que pode ser
dependente ou independente um do outro.
Para que o controle interno contribua para transações adequadas e seguras
é necessário que haja autorização para que se faça qualquer transação, que se
verifique o registro dessa ocorrência, e a avaliação dos efeitos que essa ocorrência
tenha causado ou possa vir a provocar à empresa.
1.2.1 Tipos de Controles Internos
A Exposição de normas de auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o
sistema de controle interno de uma empresa divide-se em dois, a saber:
1) Os de natureza contábil, que compreendem o plano de organização e
todos os sistemas, métodos e procedimentos relacionados a salvaguarda dos bens,
direitos e obrigações, fidedignidade dos registros financeiros. Como exemplo deste
tipo de controle podemos citar: o sistema de autorização e aprovação de transações,
o princípio de segregação de tarefas.
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2) Os de natureza administrativa, que compreendem o plano de
organização, os sistemas, métodos e procedimentos estabelecidos pela direção com
a finalidade de contribuir para a eficiência e eficácia operacional, verificar o
cumprimento de políticas, normas e instruções da administração. Como exemplo
deste tipo de controles podemos relacionar os programas de treinamento e
desenvolvimento de pessoal, os métodos de programação e controle de atividades,
os estudos de tempos e movimentos.
Pelo exposto podemos dizer que os controles internos ultrapassam a
barreira dos registros contábeis, estando presente em todos os departamentos da
empresa tanto para verificar o cumprimento de políticas quanto para identificar falhas
nos diversos subsistemas e sistemas da empresa, portanto para que haja sucesso
nos controles é necessário além de conhecer a empresa, conhecer seus sistemas.
1.2.2 Controles de Processos
O controle do processo é a essência do gerenciamento da empresa, sendo
importante para a compreensão do mesmo o entendimento da relação causa efeito,
geralmente confundidos pela maioria das pessoas, tanto que no Japão surgiu o
“Diagrama de Causa Efeito”, chamado também de “Diagrama Espinha de Peixe” ou
“Diagrama de Ishikawa” que ajuda-nos a entender que quando algo ocorre (efeito,
fim, resultado) existe um conjunto de causas (meios) que podem ter influenciado.
Os resultados de um item de controle são garantidos pelos
acompanhamentos dos itens de verificação, assim definidos por Torres, 1992: “ Os
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itens de verificação são índices numéricos estabelecidos sobre as principais causas
que afetam determinado item de controle”.
Diante disto podemos afirmar que ao implantarmos um método, uma rotina
de trabalho, devemos sempre exercer o controle, o qual pode ser exercido através
do P.D.C.A (Plan, Do, Check, Action).
Os termos no ciclo PDCA tem o seguinte significado:
(P) Planejamento:
Estabelecer metas sobre os itens de controle;
Estabelecer a maneira (caminho, o método) para se atingir as metas
propostas;
Estabelecer a “diretriz de controle”;
(D) Execução:
Realizar as tarefas como prevista no plano;
Coletar dados para verificar o processo;
Treinamento no trabalho decorrente da fase de planejamento.
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(C) Verificação:
Executar a partir dos dados coletados a comparação do resultado alcançado
com a meta planejada.
(A) Atuação Corretiva:
Etapa onde o usuário detectou desvios e atuará no sentido de fazer
correções definitivas, de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer.
Portanto nunca devemos esquecer de que quando implantamos um
processo o controle é fundamental para seu sucesso, pois é única garantia para que
ele funcione adequadamente.
1.3 SISTEMAS
A palavra sistemas é tão ampla quanto o verbo controlar, pois ela engloba
uma série de interpretações, porém em nosso estudo a interpretação mais correta
seria que sistema é um conjunto de elementos interdependentes organizados em um
todo, sendo estes conjuntos menores os subsistemas que alimentarão um sistema
com dados, o qual irá processar e gerar informações que poderão ser aproveitadas
no momento certo, pois uma informação não utilizadas no momento correto é uma
informação sem valor.
De acordo com Padoveze (1996 p. 36):
16
Sistema pode ser definido como um complexo de elementos eminteração. Em outras palavras, sistema é um conjunto de elementosinterdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagemformando um todo unitário e complexo.
Isto significa explicar que um sistema é composto por diversos subsistemas
e quando trazendo para nossa realidade dentro de uma empresa, podemos afirmar
que a contabilidade é um grande sistema e ao seu redor giram os diversos
subsistemas da empresa, como os sistemas de contas a pagar, contas a receber,
compras, fluxo de caixa entre outros.
Portanto em nossa realidade é vital que exista uma compreensão dos
diversos sistemas da empresa, assim como um constante controle sobre eles, afim
de que nenhum dado se perca. Para tanto é necessário existir uma auditoria de
sistemas que exerça um forte controle sobre todos os processos. Como o foco do
trabalho é controles e fluxo de caixa, no próximo capítulo abordaremos a questão do
subsistema de fluxo de caixa e seus componentes.
17
2 COMPONENTES DO FLUXO DE CAIXA
Sabe-se que o fluxo de caixa é um instrumento poderoso de informações,
porém é necessário dispor de um mecanismo seguro para estimar os ingressos
futuros e os desembolsos, é fato também que o fluxo de caixa divide-se em dois
grandes blocos, ou seja, o fluxo de caixa orçado e o fluxo de caixa operacional
(realizado de fato), nosso estudo vai abordar mais detalhadamente o segundo, mas
irá abordar alguns pontos do primeiro, visto que, ele é a base comparativa para
saber-se se a empresa esta ou não dentro dos objetivos planejados, item este que
tem haver com o controle, assunto já abordado anteriormente.
2.1 FLUXO DE CAIXA PROJETADO
Como o próprio nome já diz o fluxo de caixa projetado trata-se do futuro,
fatos que poderão ou não acontecer, no entanto, deve-se sempre levar em
consideração os fatos que terão maior probabilidade de acontecer, pois o ato do
planejamento é um dos mais importantes dentro da empresa, ainda mais se tratando
de fluxo de caixa, porque é o instrumento que o administrador financeiro irá utilizar
para detectar o saldo inicial de caixa adicionado ao somatório de ingressos, menos o
somatório de desembolsos em determinado período e apresentar excedentes de
caixa ou escassez de recursos financeiros, dependendo do caso ele irá aplicar o
excedente no mercado financeiro, ou irá captar o que falta para cumprir as
obrigações da empresa, através de empréstimos, descontos de duplicatas, cauções
e etc, levando sempre em consideração a segurança em tais operações, pois é seu
dever preservar os ativos da mesma.
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O fluxo de caixa projetado, pode ser expresso de forma genérica pela
seguinte equação:
Onde:
SFC = Saldo final de caixa
SIC = Saldo inicial de caixa
I = Ingressos
D = Desembolsos
Fonte: Zdanowicz (1998 p.126)
A importância do planejamento do fluxo de caixa é vital porque através dele
o administrador financeiro é capaz de identificar antecipadamente os desembolsos e
os ingressos que a empresa terá em determinados períodos, sendo possível então
se programar a fim de equilibrar períodos com grandes desembolsos e baixos
ingressos e vice-versa, na verdade à partir do planejamento torna-se possível a
negociação de prazos junto a fornecedores e credores com o intuito de minimizar ou
até mesmo sanar possíveis problemas de caixa, valendo-se do melhor prazo para
jogar as contas a pagar e antecipar o contas a receber, para ajustar o fluxo.
Para representar graficamente o acima exposto segue um fluxo com
desajustes ao longo de quatro meses:
SFC = SIC + I - D
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Si Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4
Valores 200.000 50.000 15.000 0 150.000
Valores 100.000 50.000 115.000 0
Onde:
Entrada de Valores
Saída de valores
Figura 2: Representação Gráfica Entradas e Desembolsos no Fluxo de Caixa
Percebe-se pelo exemplo acima que este fluxo teve problema no terceiro
mês, pois ele ficou zerado, mas no quarto mês ele teve apenas entradas, se o
administrador financeiro tiver esta informação de forma antecipada ele poderia jogar
os desembolsos do terceiro mês para o quarto mês, assim não tendo problemas no
caixa.
Por esta razão o planejamento do fluxo de caixa deve ser muito bem
pensado em virtude de prazos, o que vai depender sem dúvida de empresa para
empresa, mas geralmente quando a empresa tem muitas oscilações existe a
tendência de que os prazos sejam mais curtos como diário, semanal ou mensal,
para a empresa apresentar uma estabilidade em relação a seus ingressos e
desembolsos então os prazos tendem a ser mais longos com fluxos mensais,
trimestrais, semestrais ou anuais, pelo simples motivo de que é muito mais fácil
planejar quando existe estabilidade e regularidade das operações da empresa, é
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claro que estes fluxos semestrais se tornarão em semanal e este em diário o que vai
possibilitar o controle para saber se os objetivos estão de acordo com os projetados.
2.1.1 Informações para montar o Fluxo de Caixa Projetado
As informações para a elaboração do fluxo de caixa são provenientes
praticamente de todos os departamentos da empresa, pois é através deles que é
possível projetar-se o quanto a empresa irá receber e gastar em determinado
período, pode-se dizer que o caixa tem origem na área de vendas, porque é através
da projeção de vendas que inicia-se o ciclo, baseado na informação de quantas
unidades de produtos serão vendidos e a que preço, teremos conhecimento de uma
receita projetada, à partir daí também saberemos o quanto de matéria prima
precisaremos comprar, quantos empregados precisaremos para atingir as metas
vendas, quanta propaganda deverá ser feita e assim por diante. De uma forma bem
resumida é assim que se inicia a projeção de caixa, porque neste momento já temos
o valor dos ingressos, o quanto teremos que pagar a Fornecedores, o quanto se terá
que desembolsar de salários, o quanto teremos com outras despesas.
2.2 FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL
O fluxo operacional é proveniente da atividade fim da empresa, e deve
contemplar o dia-a-dia da empresa, é onde o administrador financeiro saberá se irá
faltar ou sobrar dinheiro no dia.
Este fluxo é composto nos ingressos das vendas à vista e a prazo,
recebimentos, descontos, cauções e cobranças das duplicatas de vendas a prazo
realizadas pela empresa. Os desembolsos são compostos pelas compras de
21
matérias-primas à vista e a prazo, salários e ordenados com os encargos sociais
pertinentes, custos indiretos de fabricação, despesas administrativas, despesas com
vendas, despesas financeiras e despesas tributárias.
2.2.1 Ingressos Operacionais
Para começarmos a entender o conceito de ingressos operacionais vamos
começar a falar de como isto acontece. Em uma situação em que a empresa recebe
o total de vendas como cobrança simples o fluxo dela seria de acordo com as
condições de pagamento, porém na prática, não exatamente desta forma que
acontece, pois se deve considerar as várias modalidades de ingressos operacionais
existentes como: vendas à vista, descontos e cauções de duplicatas e a própria
cobrança simples.
- Vendas à vista, depende muito do tipo de atividade e tamanho da empresa
para haver este tipo de transação comercial.
- Descontos de duplicatas acontece em virtude da antecipação de alguma
venda onde é necessário trazer os valores dos títulos a receber no futuro ao valor
presente, com base no prazo médio dos títulos e no período de processamento das
propostas por parte dos bancos.
- A caução de duplicatas se difere do desconto de duplicatas pelo motivo de
que esta funciona como um empréstimo, por exemplo, o banco nos empresta R$
500.000,00, mas devemos mandar para o banco o mesmo valor em duplicatas, mais
10% em garantia, ou seja, remetemos para o banco o valor de R$ 550.000,00, e de
22
acordo com as taxa de juros estabelecidas o valor enviado a mais (10%) irá abater
os juros, e o que sobra entra para a empresa como cobrança simples, na verdade
trata-se de uma operação onde a empresa envia o valor principal mais um valor de
garantia, que no final irá abater os juros, e caso o valor mandado em garantia cubra
os juros com sobra, esta volta para empresa.
- O capital de giro é um tipo de empréstimo onde o banco empresta um valor
com finalidade de ajudar a empresa a sanar o caixa em determinado período, em
função de sua insuficiência para giro, é claro que o banco cobra juros.
2.2.2 Desembolsos Operacionais pelo Fluxo de Caixa
Os desembolsos operacionais constituem o que a empresa despende em
relação a sua atividade operacional. Os principais itens componentes dos
desembolsos operacionais são:
Matérias Primas – valor referente ao que foi gasto com compra de matérias
primas
Salários e encargos sociais – este item corresponde aos pagamentos de
salários e encargos provenientes dos mesmos, neste caso não há preocupação em
classificar as despesas como mão-de-obra direta e indireta.
Despesas indiretas de fabricação – corresponde ao pagamento de compras
de materiais secundários de manutenção ou conservação da empresa.
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Despesas operacionais – compostas basicamente, pelas despesas
administrativas, com vendas, tributárias e financeiras.
2.2.3 Fluxo de Caixa Extra-Operacionais
O fluxo de caixa extra-operacional compreende os ingressos e os
desembolsos de itens não relacionados à atividade principal da empresa, como:
imobilizações, vendas de itens do ativo permanente, receitas financeiras, aluguéis
recebidos ou pagos, amortizações de empréstimos ou de financiamentos,
pagamentos de contraprestações (leasing).
2.2.4 Modelo de Fluxo de Caixa
Abaixo segue modelo de fluxo de caixa:
APRESENTAÇAÕ DO MODELO DE FLUXO DE CAIXA
PERÍODOS JAN FEV MAR ... TOTAL
ITENS P R D P R D P R D P R D P R D
1 – Ingressos
Vendas à vista
Cobranças em Carteira
Cobranças bancárias
Descontos de duplicatas
Vendas de itens do ativo permanente
Aluguéis recebidos
Aumentos do capital social
Receitas Financeiras
Outras
Soma
2 – Desembolsos
Compras à vista
Fornecedores
Salários
Compras de itens do ativo Permanente
Energia elétrica
Telefone
Manutenção de Máquinas
Despesas Administrativas
Despesas com vendas
Despesas Tributárias
Despesas Financeiras
Outros
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Soma
3 - Diferença do período (1-2)
4 - Saldo inicial de caixa
5 - Disponibilidade acumulada (+/-3 + 4)
6 - Nível desejado de caixa
7 - Empréstimo a captar
8 - Aplicações no mercado financeiro
9 - Amortizações de empréstimos
10 - Resgates de aplicações financeiras
11 - Saldo final de caixa
P = projetado; R = realizado; D = defasagem
Figura 3: Modelo Fluxo de CaixaFonte: Zadanowicz (1998, p.145)
Ingressos – São todas as entradas de caixas e bancos, como já comentado
anteriormente em virtude das receitas com vendas, assim como por aumentos de
capital social, descontos de duplicatas, vendas de itens do ativo permanente,
aluguéis recebidos e receitas financeiras.
Desembolsos – São os pagamentos das compras à vista e a prazo,
pagamentos de salários e encargos sociais, mão-de-obra direta e indireta, além de
todas as despesas indiretas de fabricação e despesas operacionais.
Diferença do período – É a diferença entre os recebimentos e os
pagamentos em determinado período, constitui-se entre as diferenças dos valores
projetados com os efetivamente realizados, podendo este ser positivo ou negativo.
Saldo inicial de caixa - É igual ao saldo final do dia ou do mês anterior.
Nível desejado de caixa – É a projeção do disponível para o período
seguinte, ou seja, a determinação do capital de giro líquido necessário pela
empresa, em função do volume de ingressos e desembolsos futuros.
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Empréstimos ou aplicações de recursos financeiros – De acordo com o saldo
de caixa detectado em determinado período existirá um excedente ou uma falta, no
primeiro deverá ser feita uma aplicação no mercado financeiro e no segundo caso
uma captação de recursos para suprir a necessidade.
Amortização ou resgates das aplicações – Amortizações são as devoluções
do principal tomado emprestado, enquanto os regates das aplicações constituem-se
nos recebimentos do principal.
Saldo final de caixa – É o nível desejado de caixa projetado para o período
seguinte que será o saldo inicial de caixa do período subseqüente.
26
3 AUDITORIA INTERNA E DE SISTEMAS
A questão neste ponto é a pergunta: o que tem haver auditoria interna e de
sistemas com fluxo de caixa? A reposta é simples, controle, pois somente através de
um controle efetivo temos a certeza de que tudo que está sendo feito é confiável, e a
peça chave para isto é o auditor interno, que vai verificar não só os controles, mas
verificar como os sistemas da empresa interagem e processam a informação, por
isso vamos observar alguns conceitos sobre auditoria interna e auditoria de
sistemas.
Mas para falarmos de auditoria interna precisamos entender alguns
conceitos como auditoria externa e intera e sua função. Um dos conceitos de
auditoria segundo Arthur W. Holmes diz que a auditoria é uma disciplina intelectual
baseada na lógica e está dedicada ao estabelecimento de fatos, sendo as
conclusões resultantes falsas ou verdadeiras, já no conceito de Willian Attie a
auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do
controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre
determinado dado.
3.1 AUDITORIA EXTERNA
A auditoria externa examina as demonstrações financeiras de uma empresa
com o propósito de expressar uma opinião sobre a justeza com que as mesmas
apresentam a situação financeira da empresa e o resultado das operações no
período contábil.
27
Este tipo de auditoria é executada por empresas especializadas e
independentes, e apesar de não estar no conceito o auditor independente também
pode realizar outros serviços, inclusive o de auditor de sistemas, que é função
relativamente nova, acentuadas pelo alto grau de informatização das empresas,
servindo também para auxiliar na melhoria do controle interno das mesmas.
3.2 AUDITORIA INTERNA
O objetivo da auditoria interna é assessorar a administração no desempenho
de suas funções, avaliando, recomendando e comentando atividades auditadas.
A auditoria interna exerce um papel muito importante no que se refere a
exame, fortalecimento e constante melhoria dos controles internos.
3.3 AUDITORIA DE SISTEMAS
A auditoria de sistemas é o ramo da auditoria que revisa e avalia os
controles internos informatizados, objetivando:
a) Verificar a Eficiência
Diz respeito tanto ao uso de sistema “software” e de equipamentos
“hardware”, quanto ao trabalho dos profissionais envolvidos, atentando
principalmente para geração de resultados corretos, no tempo programado e pelo
custo esperado.
b) Constatar a Eficácia
28
Validando os resultados gerados pelos sistemas, cujos produtos oferecidos,
deverão ter condições de atender adequadamente as necessidades de seus
usuários.
c) Atestar a Segurança
Tanto física que se refere as instalações, equipamentos, suprimentos,
documentação, dados, pessoal, como a lógica (sistemas “software”) e a
comunicação que diz respeito a vinculação de dados por meios de comunicação.
3.3.1 Auditor de Sistemas
O auditor de sistemas tem como propósito:
O cargo de auditor de sistemas consiste no desenvolvimento deamplo plano de trabalho de verificação dos sistemas computadores,desenvolvidos e em desenvolvimento, e em conduzir os trabalhos paraavaliar a adequação e a efetividade dos controles mantidos, de acordo comos padrões de auditoria (ATTIE, 1992, p.53).
O auditor deve verificar tudo relacionado a segurança de sistemas, conforme
pequena lista:
- Deve sempre ser possível identificar quem fez o quê;
- Programas muito extensos devem ser segmentados em programas
menores e modulares, reduzindo a complexidade do sistema, facilitando, desta
forma, a sua auditoria;
29
- Deve haver um rígido esquema de responsabilidade e registros de controle
de autorizações;
- A atuação da auditoria deve ser imprevisível.
Tudo relacionado à segurança de sistemas que puder trazer algum problema
tanto de dados e recursos técnicos de processamento de dados deve ser auditado.
Segue uma amostra dos itens que devem ser observados:
- Operação de programas;
- Conteúdo das bases de dados
- Acesso aos sistemas
- Acesso físico às instalações
- Back-up’s (cópias) de bases de dados e software
- Equipamentos e procedimentos de segurança física
- Procedimentos de consistência e acuracidade de dados
- Documentação de projetos e sistemas.
3.3.2 Auditoria de Contratos de Hardware e Software
Para Gil (1998):
O objetivo principal deste tipo de auditoria é assegurar que astransações de compra, venda, aluguel, leasing, seguro e manutenção dosequipamentos (hardware) disponíveis no ambiente computacional, bemcomo as transações de compra, locação e manutenção de software (básico,de apoio e aplicativo) estejam respaldadas pelos respectivos contratos,assim como as cláusulas componentes, no tocante a aspectos financeiros,operacionais, técnicos e administrativos, são do interesse da organização.(GIL, 1998, p.123).
30
Uma verificação geral dos contratos inclui:
- Aprovação pelo departamento jurídico;
- Data da celebração;
- Validade e autenticidade das assinaturas;
- Condições de pagamento;
- Critério de reajustes de preços;
- Adendos e suas implicações.
A verificação do hardware e do software contratado implica as tarefas:
- Identificação contratual do equipamento ou software;
- Identificação física do hardware e constatação da existência do software
catalogado na biblioteca de programas (disco do sistema operacional residente);
- Condições e intensidade de uso dos equipamentos contratados;
- Nível de utilização do software;
- Verificação da existência de back-up do software contratado.
Quanto aos aspectos financeiros, os contratos devem ser verificados em
termos de:
31
- Cálculo de valores das últimas parcelas pagas;
- Conciliação dos valores faturados com valores pagos e com valores
calculados;
- Acompanhamento dos preços vigentes no mercado e confronto com os
pagamentos efetuados
As cláusulas técnico-operacionais vão depender de cada situação, mas
alguns momentos de análise são:
- Verificar características de software no momento da montagem de redes de
computadores;
- Verificar capacidade de memória do equipamento e características do
sistema operacional no momento da contratação de software;
- Identificar o nível de aceitação e de treinamento dos usuários/profissionais
de computação antes da contratação do software.
3.3.3 Auditoria do Plano Diretor de Informática (PDI)
O PDI constitui-se numa documentação que formaliza o planejamento
estratégico de informática.
Vamos ver alguns pontos da implicação da mecânica do auditor no PDI:
32
- Discutir se os novos sistemas a serem desenvolvidos estão priorizados
segundo a gravidade da fraqueza de controle interno identificada;
- Acompanhar se os relatórios de auditoria serviram de base para a
elaboração do PDI;
- Avaliar o conteúdo do PDI e seu entrosamento com Plano Estratégico da
Empresa, Plano Diretor Anual da Empresa e Plano Diretor Anual de Auditoria;
- Analisar a metodologia aplicada e o conteúdo do PDI gerado;
- Avaliar a qualidade dos levantamentos efetuados para construção do PDI
(questionários de diagnóstico estratégico, de diagnóstico organizacional e de
diagnóstico operacional aplicado).
A importância da auditoria de sistemas e incontestável para qualquer
empresa que deseja ter bons controles internos, assim como, em nossos dias não
imaginamos uma empresa que não tenha sistemas integrados e informações
precisas, mas para que isto funcione é necessários que as premissas, planos
estratégicos e operacionais estejam funcionando, e uma das formas de garantir isto
é a Auditoria interna e de sistemas.
33
4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E A RELAÇÃO COM FLUXO DE CAIXA
Informação, nos dias atuais pode representar o sucesso ou fracasso, a
decisão ou a indecisão, mas o que é uma boa informação? A boa informação é
aquela que nos possibilita tomar uma decisão que se converterá em um ganho ou
benefício, porém para alcança-la é necessário haver um sistema que comporte
dados e os transforme em informações, o fluxo de caixa é um destes sistemas,
porém a empresa por si só já é um grande sistema vivo, e ao longo deste capítulo
vamos estudar alguns pontos sobre sistemas de informação e a sua relação com a
empresa.
As mudanças existentes e cada vez mais constantes no mercado são fatores
que por vezes determinam o surgimento ou o desaparecimento de empresas, as
quais devem estar atentas aos acontecimentos políticos, econômicos, sociais e
tecnológicos, buscando um melhor posicionamento para agir tanto eficaz como
eficientemente, e dentro deste novo contexto chamado de nova economia, cria-se a
exigência da disponibilização de diversos tipos de informações, cujos recursos
possibilitem uma tomada de decisão adequada a cada momento em ocasiões
oportunas de acordo com a necessidade, pois nada adiantaria informações
apresentadas antes ou depois, sendo importante apresentá-las em momento
adequado e com alto grau de confiança, fidelidade, e integridade dos dados. No
caso do fluxo de caixa, imagine termos uma informação de que o desembolso do dia
será um determinado valor, porém no decorrer da operacionalização tem se um valor
muito superior ao do previsto, de fato, se perderia todo um esforço de trabalho que
foi imposto em função da previsão, como captação ou não de recursos no mercado
34
financeiro, desconto de duplicatas, aplicações e talvez até a possibilidade de não se
efetuar os desembolsos do dia.
4.1 DADOS E INFORMAÇÃO
Podemos conceituar dados e informação da seguinte forma:
- Dado: elemento em estado bruto, primário e isolado, que não dá um
significado para gerar uma ação. Por exemplo: Ativo, passivo, capital.
- Informação: é um dado trabalhado e processado dentro das especificações
exigidas pelos usuários, com significado próprio, relevante e utilizado para gerar uma
ação derivada do processo de tomada de decisão. Por exemplo: tendo o ativo de
uma empresa agregado a outros dados, como vendas, passivo e lucro, pode-se
obter o giro do ativo, participação de capital de terceiros e o retorno sobre
investimento, respectivamente em função destas informações pode-se realizar ações
preventivas ou corretivas para a organização.
A informação nada mais é do que o resultado de processamentos realizados
e apresentados de forma precisa e confiável através de relatórios, telas, e outros
meios.
Para Gil, o conceito de dado e informação é:
O dado é a matéria-prima com que o sistema de informações vaitrabalhar e a informação é o produto final do sistema de informações e deveser apresentado em forma, prazo e conteúdo adequado ao usuário (GIL,1992, p.13).
35
Graficamente um modelo de sistema de informação é:
Figura 4: Modelo de Sistemas de InformaçãoFonte: Polígrafo do Arima
Realmente a informação é um bem tão precioso quanto os ativos da
empresa, desde que, ela seja aproveitada no momento certo para a ação ser
executada no tempo correto, e que assim venha a contribuir agregando valor para a
empresa. Os dados geralmente partem dos subsistemas os quais vão para um
sistema, onde sofrem um processamento e após se tornam informações.
4.2 SUBSISTEMAS
O sistema de uma empresa é constituído de diversos subsistemas que se
relacionam entre si e estão distribuídos dentro de uma organização.
Um sistema pode compor-se sucessivamente de subsistemas que se
relacionam entre si, compondo um sistema maior. O exemplo pode ser o seguinte:
vejamos uma empresa onde consideramos o fluxo de caixa projetado como um
sistema maior, onde se conclui que o mesmo não existiria sem os subsistemas que o
DADOSSISTEMA DE
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
BANCO DEDADOS
36
alimentam, como o vendas, o compras, estoque, contas a pagar, faturamento entre
outros, portanto os subsistemas são a razão da existência dos sistemas.
4.3 O CUSTO DA INFORMAÇÃO
Tentar saber o quanto custa uma boa informação é realmente difícil, pois a
tendência natural é tentarmos medir o valor da informação pelo quanto adicional ela
traz, entretanto, o conceito mais amplo e correto é o custo de oportunidade – quanto
custa não te-la. Neste sentido, medir o valor da informação passa a ser um processo
semelhante ao de um seguro ou propaganda quanto custa não ter.
Nesta abordagem a informação é tratada como recurso possuindo então
custo e valor, taxa de retorno e avaliação de custo de oportunidade de não se ter a
informação.
Nos tempos atuais e globalizado é praticamente impossível viver sem
informação tanto para defesa como para o ataque, porém, é importante entender a
relação da informação com a empresa.
As informações internas são do interesse daqueles elementos que prestam
seus serviços dentro da estrutura orgânica, ou seja, as pessoas que trabalham na
empresa os próprios funcionários cujo trabalho depende diretamente a receita da
empresa. Exemplo: sistema de vendas, que fornece relatórios de desempenho de
vendas por produto/região.
37
As informações devem ser provenientes de uma única base de dados, a qual
deve ser capaz de prover os gestores, com indicadores sobre unidades de negócios,
clientes, preços, custos, rentabilidade e outros, que podem dar suporte ao processo
de tomada de decisões sendo este um recurso de extrema importância para o
sistema empresa, sendo ele também responsável em fazer com que as informações
circulem adequadamente no ambiente empresarial.
4.4 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Existem três níveis de informação, ou seja, informações de nível estratégico,
tático/gerencial e operacional.
4.4.1 Sistemas de informações Operacionais
São também conhecidos como sistemas de apoio às operações, constituem
sistemas de processamento das transações que ocorrem em paralelo aos fluxos
físicos e seguem o dia-a-dia das operações da empresa.
Algumas características deste sistema são:
- São estruturados quanto as suas decisões;
- São padronizados e repetitivos quanto ao seu funcionamento;
- Mantém uma garantia na exatidão dos dados;
- Tem uma relativa falta de flexibilidade na geração de informações;
- São baseados normalmente em dados internos da organização;
- Geram relatórios de controle operacional e em alguns casos, até gerencial.
38
4.4.2 Sistemas de informações Gerenciais
São aqueles que suportam as atividades gerenciais, que tem por objetivo
fornecer subsídios a diversas áreas funcionais da organização, dando assistência às
tomadas de decisões, na identificação e correção de problemas de competência
gerencial, auxiliando o processo de planejamento e controle.
Tem como características:
- São semi-estruturados em termos de tomadas de decisões;
- São customizados, isto é, ajustados às necessidades das áreas funcionais
como vendas, produção, finanças, etc, podendo ou não ser repetitivos;
- Ainda são poucos flexíveis na geração de informações subjetivas;
- Permitem consultas diversas;
- Tem pouca ou nenhuma entrada de dados;
- São integrados às funções do negócio;
- Baseiam-se em dados internos e externos à organização;
Geram informações tanto analíticas como sintéticas, sendo que alguns
casos podem até apresentar projeções.
39
Como exemplo, podemos citar os sistemas de projeção de vendas, controle
de produção, análise de custos, projeção do fluxo de caixa e etc.
4.4.3 Sistemas de informações Estratégicas
São sistemas voltados para o suporte às decisões empresariais relacionados
com o mercado em que a organização está inserida. Estes sistemas devem fornecer
informações sintéticas provenientes do ambiente interno correlacionado com o
externo, permitindo ao executivo tomar as decisões estratégicas, isto é, corrigir ou
melhorar a colocação da empresa em relação ao mercado que atua.
Algumas características deste sistema são:
- Tem a tendência para não estruturação de problemas específicos e
voltados à gerência de alto nível;
- Utiliza-se de modelos de técnicas analíticas em conjunto com métodos
tradicionais de acesso e recuperação de dados;
- São orientados para dispositivos que facilitem o uso de computador, por
pessoas não pertencentes ao ambiente de tecnologia de informação, ao
especializadas, de fácil utilização para que o processo decisório seja efetuado de
forma simples e rápida;
- Dão maior ênfase na flexibilidade e adaptabilidade às mudanças do
ambiente e do processo decisório de usuário, lidando com situações diferentes;
40
- Deve ser individualizado para cada decisor;
- Deve ser comunicativo, sendo que a qualidade do diálogo passa a ser um
fator preponderante no uso do respectivo sistema;
- Deve ser interativo e responder às questões do tipo “o que – se” e análise
de lucratividade.
4.4.4 Sistema de informações Gerenciais de Finanças
O ciclo de evolução de negócios ocorre com a informação levando a uma
tomada de decisão que gera uma ação e este produz mais informações.
O fluxo de informações percorre a organização no sentido bottow-up, de
baixo para cima, enquanto que as decisões têm o fluxo top-down, de cima para
baixo, sendo suportadas por sistemas de informação.
O sistema de informações gerencial de finanças tem por objetivo gerir as
atividades financeiras da organização, projetando as necessidades, monitorando e
controlando a aplicação dos respectivos recursos através do tempo.
Os dados são coletados, praticamente, de quase todas as aplicações
contábil-financeiras de nível operacional, como, faturamento, contas a receber,
compras, contas a pagar, folha de pagamento, custos e etc.
41
O processamento desses dados pode permitir a obtenção das seguintes
informações:
- Fluxo de caixa, como análise comparativa de entradas e saídas dos últimos
períodos, bem como as previsões financeiras;
- Demonstrativo de resultados apurados por centro de custos;
- Estatísticas financeiras para fins de controle;
- Balanços patrimoniais e etc.
Figura 5: Sistema de Informação Gerencial de Finanças.FONTE: Polígrafo Arima, p.27.
Portanto no contexto de informação o fluxo de caixa é um instrumento
poderoso para tomada de decisões e ele pode estar inserido tanto como uma
informação operacional até uma informação de nível estratégico.
OrçamentosFaturas
DuplicatasFolha CustosContabilidade
Etc.
Previsão financeiraAnálise
Econômico-FinanceiraControle Orçamentário
Controle Gerencial
Fluxo de caixaDemonstrativo
s:FinanceirosEstatísticasFinanceirasBalanços
PLANO DECONTAS
42
Quanto ao nível estratégico este se encaixa quando da confecção do
orçamento, pois através dele a alta gerência determina os rumos da empresa para
determinado período no tempo, já o operacional vai indicar se as previsões do
orçamento se realizaram de acordo com o previsto.
43
5 A EMPRESA SEUS SISTEMAS E CONTROLES INTERNOS DA NA ÁREA
FINANCEIRA
Neste capítulo abordaremos os aspectos práticos que envolvem a empresa
em estudo a Mundial S/A antigo Grupo Eberle Mundial, vamos saber um pouco mais
sobre a história deste Grupo que nos anos 60 e 70 chegou a ser o maior grupo
empresarial do estado do Rio Grande do Sul, vamos analisar os tipos de controles
que empresa dispõe hoje, desde o sistema operacional até controles auxiliares
através de planilhas eletrônicas.
5.1 DATA DA CONSTITUIÇÃO / INÍCIO DAS OPERAÇÕES
A Unidade de Produtos de Consumo é composta pelas empresas Zivi S/A
Cutelaria, constituída em 17/08/31 e Hercules S/A, constituída em 18/09/36.
5.2 HISTÓRICO
A história da empresa começa em 1931, época na qual o mercado brasileiro
era suprido, quase que exclusivamente, por produtos importados, provenientes da
Alemanha, Inglaterra e França.
Naquele ano, Paul Zivi tomou a decisão de iniciar uma indústria de cutelaria
no Brasil, convicto das potencialidades oferecidas pelo mercado brasileiro.
Após observações minuciosas, optou pela cidade de Porto Alegre - RS para
sede do empreendimento, onde ainda hoje estão localizadas as principais unidades
de cutelaria e de fabricação de talheres do grupo.
44
Paul Zivi já se encontrava no ramo desde 1919, na condição de sócio da
firma "Irmãos Zivi", em Elberfeld, na Alemanha, juntamente com seus irmãos Fritz e
Ernest, prematuramente falecido.
No início da década de trinta, já era conhecido exportador de produtos de
cutelaria.
Em 1936, após cinco anos de funcionamento da Zivi S/A Cutelaria, o
mercado passou a exigir maior diversificação de produtos, principalmente talheres.
Foi então constituída nova empresa, com os mesmos participantes e
administradores, sob a denominação "Hercules Ltda".
Esta foi a primeira indústria brasileira a fabricar talheres de aço inoxidável,
que gradativamente substituíram os talheres de alpaca e os niquelados, que, então,
dominavam o mercado, juntamente com talheres de aço inoxidável importado.
Os sócios Kluwe e Müller deixaram a sociedade em 1942, permanecendo
esta com a mesma denominação até 1947, quando seu tipo jurídico foi transformado
para o de sociedade anônima, sob a razão "Hercules S/A Fábrica de Talheres", que
permanece até hoje.
No mesmo ano as instalações fabris foram transferidas para novo imóvel, à
rua Visconde de Pelotas 130 e 134. Decorridas duas décadas da transferência,
período em que a empresa alcançou a liderança sul-americana na produção de
45
talheres, evidenciou-se a necessidade de ampliação da área destinada às
operações industriais.
Foi, então, adquirido o quarteirão ao lado da fábrica em funcionamento e
iniciada a construção das novas instalações. A nova unidade foi inaugurada em
1970, com novo lay-out e equipamento moderno.
A linha de produção foi, então, sensivelmente ampliada, passando a
compreender, além de variada gama de talheres, baixelas e outros utensílios de
qualidade, atingindo mais de 70 países nos cinco continentes.
Desde meados da década de 70 que a administração da Zivi-Hercules
favoreceu a aplicação da mão-de-obra sobre a automação, essencialmente
fundamentando esta opção com duas justificativas:
- de que a mão-de-obra no Brasil era muito barata e que qualquer
investimento em automação jamais retornaria se computada apenas a redução da
mão-de-obra;
- de que as máquinas disponíveis para automação dos processos gerava
produtos, cuja qualidade não chegava aos pés daquela produzida manualmente
pelos "artesãos" da Zivi Hercules
A origem germânica da Zivi Hercules talvez explique por que estas
empresas sempre se descuidaram dos aspectos mercadológicos. Vale lembrar que
46
durante mais de 50 anos, a Zivi Hercules era a única fabricante nacional de
expressão de produtos de cutelaria. Não se fazia previsão de vendas, e sim
alocação de pedidos.
Existem várias histórias de representantes "subornando" responsáveis pela
administração comercial para garantir uma quota maior para sua região. Portanto, a
herança industrial associada à comodidade comercial ensejou o desenvolvimento de
uma cultura orgulhosa de seu produto e pouco esforçada para empreender sua
venda.
Ademais, com o início das exportações em 1961, ocorreu o reforço da
percepção de que a Zivi Hercules estava entre as melhores do mundo. Afinal, já na
década de 60 começamos a produzir para os maiores concorrentes do mundo como
JA Henckels e WMF.
O foco no produto fez com que a exportação crescesse nos próximos 30
anos, sempre fornecendo para concorrentes com marca de terceiros. Isto só foi
mudado após o Plano Real, em 1995, quando optou-se por construir a marca
Mundial no resto do mundo
No início da década de 80 a então direção da empresa acreditava que o
modelo de crescimento que melhor se aplicaria à Zivi-Hercules era a diversificação.
Havia uma crença de que o mercado mundial de cutelaria e talheres estava saturado
e de que as oportunidades de crescimento se limitavam ao crescimento vegetativo
da população de cada mercado.
47
Na época os talheres e utensílios eram confeccionados 100% em inox. Não
havia a presença de talheres e utensílios de cabo plástico, resultando numa baixa
renovação de linhas de produtos e limitando assim o crescimento e a evolução.
Por sua vez, acreditava-se que cutelaria (Facas, tesouras e alicates)
estavam com seus dias contados. Que existiria em crescimento pequeno, mas que
face a longevidade dos produtos os mesmos não seriam substituídos regularmente.
Ademais, os mercados eram fechados, não havia ameaça de importados e ninguém
pensava em ocupar uma posição de liderança no cenário mundial.
Então a opção parecia "obvia" : diversificar. Adquirir uma empresa ou mais
empresas que atuassem em segmentos de grande potencial. Com esta premissa
errada e conseqüente conclusão, a direção do grupo partiu para a tentativa de
formar um conglomerado.
Amparada pelas premissas mencionadas anteriormente, a direção do Grupo
Zivi-Hercules saiu em busca de aquisições. Durante um seminário de planejamento
estratégico foi cunhada a nova missão do Grupo Zivi: "Ser líder no mercado de
instrumentos de corte."
Apoiada na aquisição da Metalúrgica Urbani, posteriormente transformada
em Metalcan, que marcou o ingresso da Zivi Hercules no segmento de ferramentas
agrícolas, a empresa então adquiriu a Edlo - Produtos Médicos, maior fabricante de
produtos cirúrgicos do Brasil e que representava cerca de 10% do faturamento da
Zivi-Hercules. A seguir, tentou, sem sucesso, a aquisição de uma fábrica de
48
motoserras, localizada em Montenegro - RS, cujo objetivo era reforçar a posição no
segmento de produtos agrícolas/florestais.
Frustrada a tentativa de adquirir a fábrica de motoserras, a ZIVI HERCULES
partiu então para a maior das suas ofensivas de diversificação. Contando com a
participação de um dos seus então membros do Conselho (Francisco Sanchez - ex-
VP do Bradesco) a administração da Zivi Hercules foi seduzida a comprar uma
participação minoritária, 20%, das ações com direito a voto, da Eberle, em conjunto
com a Invesplan.
A Invesplan era uma empresa de participações e investimentos presidida por
Francisco Sanchez. Este convidou a Zivi Hercules para participar da operação como
sócio estratégico, ou seja, aquele que iria gerir a sociedade.
Pouco mais de um ano após concretizada a transação, em 1985 a Invesplan
enfrentou dificuldades financeiras e teve de se desfazer do seu investimento na
Eberle. Confrontada com a possibilidade de vir a ter um novo sócio, a Zivi Hercules
optou por adquirir o restante das ações com direito a voto detidas pela Invesplan.
Sem saber o que havia comprado, pois a Eberle na época faturava 1,8 vezes
o faturamento da Zivi Hercules, a administração optou por uma política de não
interferência. Deixou a Eberle autônoma por cerca de 3 anos. Na época a Eberle se
dedicava a fabricação das seguintes linhas de produtos:
49
Motores Elétricos 30% do faturamento
Componentes de Fixação 35% do faturamento
Talheres, tesouras, e baixelas e artigos de montaria 17% do faturamento
Transportes 10% do faturamento
Fundição 08% do faturamento
Gráfica, Química e Reflorestamento 02% do faturamento
Em 1998 foi realizada uma re-estruturação a nível de estrutura diretiva e
gerencial, com foco nos seguintes negócios: Motores Elétricos, Componentes de
Fixação e Produtos de Consumo.
No ano de 2001 foi iniciada a fase de preparação para o crescimento em
2002 deu-se a reorganização societária e em 2003 ocorreu a finalização da
reorganização societária e capitalização da empresa fazendo surgir a Mundial S/A.
5.3 OS SISTEMAS DA EMPRESA
Hoje a empresa conta com o sistema Triton da Baan, este sistema atende a
toda parte fabril e o financeiro em contas a pagar e contas a receber. Para melhor
conhecer este sistema vamos falar um pouco de sua história e da empresa que o
desenvolveu a Baan. Na parte contábil a empresa conta com o sistema da
Cumerlato e Shuster o C&S, o qual também vamos comentar.
50
5.3.1 O Triton
A Baan Company é uma empresa que nasceu dos sonhos de um homem, o
holandês Jan Baan, atual presidente da companhia, que idealizou em 1978 o seu
primeiro software de gestão de negócio.
Berlim foi o cenário escolhido para a conferência Baan World `96,
subordinada ao tema "Inovar para Diferenciar", onde se reuniram clientes, partners e
executivos da Baan de todo o mundo.
No encontro, marcaram presença a HP, a Siemens Nixdorf, a IBM, a Origin,
a Ernst & Young com as respectivas palestras e demonstrações de produtos e
serviços subjacentes à implementação, estabilidade e performance do Baan IV.
O evento decorreu no Hotel Intercontinental e na sessão de boas vindas, Jan
Baan, Presidente e CEO (Chief Executive Officer) da Baan Company, considerou "
que aquela era a oportunidade de aprender alguma coisa sobre idéias e estratégias
inovadoras para otimizar o sucesso de cada negócio."
A Baan Company é uma empresa multinacional, que opera desde Ede na
Holanda e em Menlo Park na Califórnia, para o mundo inteiro, desenvolvendo
aplicações empresariais que gerem recursos, coordenam a previsão das vendas, o
controle de inventários, os resultados, a distribuição de produtos, as finanças e a
gestão de projetos.
51
O Baan IV foi até há pouco tempo designado por Triton, mas impedimentos
legais em alguns países, levaram a empresa a adptar o seu nome como imagem de
marca.
O módulo de Produção disponibiliza o gestor de projetos da produção
(MPS), a planificação dos recursos de fábrica (MRP), a planificação dos requisitos
de capacidade (CRP), a planificação dos requisitos de distribuição (DRP) e
finalmente a planificação dos requisitos do projeto (PRP), para atender às
necessidades dos vários ambientes.
No setor da Distribuição, o módulo gere os estoques, as compras e vendas,
a monitorização de margens de lucro e a administração de contratos.
Na área de Finanças encontramos um sistema financeiro completo e
integrado, concebido para realizar a contabilidade geral, analítica, de clientes e
orçamental. Pode ser utilizado como parte integrante de uma solução completa ou
de forma independente para as empresas que apenas necessitem de gestão
financeira.
Esta companhia dispõe de uma carteira apreciável de clientes, como a
BOEING, a FORD, a ABB, entre outras. O seu principal concorrente é a SAP AG,
mas o presidente da Baan procura minimizar a questão explicando "que a nº 1 é a
maior companhia e a nº 2 é a melhor empresa, mas se nós não somos melhores que
a SAP, então porque é que as pessoas compram o software da Baan?"
52
5.3.2 O sistema contábil C&S
O sistema contábil da empresa é separado do sistema operacional Triton,
trata-se do software criado pela Cumerlato e Schuster o C&S, e a seguir um breve
histórico deste sistema que supre as necessidades contábeis da Mundial S/A hoje.
O Sistema de Gestão Contábil da Cumerlato e Schuster está projetado para
otimizar a área contábil da empresa, permitindo o controle total das áreas de
Contabilidade Geral, de Custos, Orçamentária e Gerencial. Sua característica de
multi-estrutura permite processar informações gerenciais no nível de estrutura
desejados a partir da contabilidade padrão sem nova entrada de dados, garantindo a
integridade das informações geradas.
Realiza a conciliação bancária e conciliação de contas patrimoniais. Os
parâmetros da conciliação são determináveis pelo usuário, tais como: número do
documento, valor e/ou data. Para atender as necessidades de auditoria, existem
relatórios de resultado da conciliação para suporte a esta atividade.
Permite o cadastro de lançamentos padrões repetitivos, que são gerados na
periodicidade que o usuário determinar, apenas selecionando o registro contábil ou
informando detalhes como valor e data. Proporciona ganho de tempo, organização e
classificação contábil correta. Através deste módulo também pode-se realizar rateios
entre contas e entre contas e centros de custos, com segurança de integridade por
valor ou por percentual.
53
Além dos relatórios padrões necessários à Contabilidade, o sistema
disponibiliza uma ampla variedade de outras opções como balancetes e razões que
fazem o cruzamento das informações de conta, centro de custo e filial.
A contabilização obedece a estrutura hierárquica da empresa informada
como Centros de Custos, que, associada aos rateios automáticos e às restrições,
possibilita o controle de resultados individuais das diferentes áreas da empresa.
Cada setor da empresa poderá acompanhar em tempo real o desempenho de sua
unidade, com rapidez na tomada de decisões estratégicas.
O módulo de acompanhamento da realização orçamentária processa os
valores previstos e os valores realizados, estes últimos extraídos direta e
automaticamente da contabilidade geral, disponibilizando relatórios específicos nos
quais realiza as comparações de orçado X realizado e as variações ocorridas,
permitindo ainda ajustes ao longo do período.
Com a característica de multi-plano de contas, o sistema propicia à empresa
a criação de estruturas de acordo com a necessidade para geração de informações
gerenciais a partir da contabilidade societária, podendo executar ajustes como
reconhecimento da perda do poder aquisitivo da moeda (não permitido pela
legislação atual). Esta facilidade de multi-estruturas permite ainda a realização de
Consolidação de Balanço para as empresas do grupo, caracterizando o sistema
CS/GC como uma ferramenta imprescindível para gerenciamento do negócio.
54
O módulo de importação e o de EDI permitem total comunicação com outros
sistemas, evitando redigitação e proporcionando maior segurança e integridade das
informações.
Observamos que o sistema oferece diversos recursos, porém como veremos
mais a frente a empresa não utiliza alguns recursos disponíveis.
5.4 A INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS
A integração dos sistemas Triton e C&S acontece através de interface
(linguagem de programação que permite a comunicação entre diferentes
programas).
Na área financeira tanto o contas a pagar como o contas a receber utilizam-
se do módulo financeiro do Triton, todas as operações envolvendo fornecedores e
clientes estão contempladas, como inclusões, baixas, juros pagos, juros recebidos e
saldo, porém no que diz respeito a fluxo de caixa e suas informações o sistema não
é tão integrado quanto deveria ser.
O Triton não recebe as informações provenientes da folha de pagamento,
como salários a pagar, Fgts a pagar, Inss a pagar, pensões a pagar, Imposto de
renda a pagar, e informações da área fiscal como Icms a pagar, Ipi a pagar, Pis,
Cofins, e Contribuição Social que precisam ser calculados manualmente e passados
para o contas a pagar considerar a informação. O motivo pelo qual o sistema não
contempla estas informações é pelo fato de que ele tem uma estrutura onde a conta
padrão é a conta de fornecedores, por exemplo, sempre que um fornecedor é
55
cadastrado no sistema, este precisa ser vinculado a um grupo financeiro que por sua
vez indica a conta controle que no caso é a de fornecedores, ou seja, sempre que
entrar um documento no sistema o registro contábil será Débito - Despesa ou
Estoque a Crédito – Fornecedores, levando em consideração que as outras contas a
pagar sigam esta lógica, teríamos apenas a conta de fornecedores no passivo, por
isso, elas não estão consideradas no sistema e sua contabilização é feita pelo
pagamento diretamente no contábil C&S.
5.4.1 O Fluxo de Caixa Projetado
O fluxo de caixa projetado da empresa constitui-se na ferramenta de controle
mais importante da área financeira, pois através dele é capaz de planejar-se para o
futuro, servindo este como termômetro ou diretriz para saber se a empresa está
cumprindo ou não o planejado. Na Mundial esta ferramenta está disponível em uma
planilha eletrônica que não está interligada em nenhum dos sistemas utilizados pela
empresa, tanto o Triton como o C&S, por ocasião do orçamento as informações que
constituem o fluxo projetado, provém das áreas através de projeções de vendas de
produção, de gastos, e quando estes não são suficientes, utiliza-se dados históricos
do sistema contábil realizado no último ano. Segue abaixo planilha utilizada pela
empresa onde os valores estão expressos em mil R$:
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56
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Figura 6: Fluxo de Caixa Projetado da Mundial S/A
57
Pelo fluxo apresentado tem-se idéia de como a empresa projeta seu fluxo
pelos próximos três meses, mas esta planilha contempla um ano inteiro de fluxo, no
exemplo está exposto apenas três meses para melhor entendimento e clareza.
5.4.2 Fluxo de caixa operacional projetado
Ele é diferente do fluxo de caixa projetado, pois este tratava-se de projeções
com base de outras projeções em cima de expectativa de vendas e gastos, o fluxo
de caixa operacional projetado, tem um cunho mais operacional, voltado ao dia a dia
da empresa, as informações que o compõem são informações reais extraídas
através de consultas de títulos em aberto dentro do Triton, assim como informações
recebidas das diversas áreas que não possuem integração como o Triton como
recursos humanos, contabilidade fiscal, empréstimos e outros. Esta ferramenta é
utilizada pelo gestor financeiro a fim de decidir o dia, porque através dela é que ele
terá uma idéia do que terá a receber, assim como terá que pagar, podendo desta
forma decidir o que é melhor fazer e caso necessário, postergar algum pagamento
ou antecipar um recebimento, esta ferramenta também é uma planilha eletrônica que
não tem nenhuma integração com os sistemas utilizados pela empresa. Segue
planilha do fluxo de caixa projetado operacional cujo os valores estão em mil R$:
AGOSTO Seg Ter Qua Qui SexMUNDIAL 02/ago 03/ago 04/ago 05/ago 06/ago
ENTRADAS 1.690 1.690 1.690 1.690 1.690Fat. Consumo 1.690 1.690 1.690 1.690 1.690
Fat. Componentes - - - -Fat. Motores - - - -
SAÍDAS 3.022 946 801 4.181 1.277CART. E
FORNCECEDORES 865 721 639 942 768
Cartório 52 137 113 14 6Vencimentos dia 648 584 526 763 703
Terceiros
58
Ch Pré DatadosCaraíba 165 165
Cba/Cia Niquel Tocantins 59FORNECEDORES
DIVERSOS 248 - - 76 14
Adto Usiminas/CSN 41Adto Guse&Guse/Hms
Adtos EBaeta/Eizirik/Silveiro
Adtos 207 76 14IMPOSTOS 1.876 49 38 62 439
Icms Em Dia/GeradoIcms Parc. 60M
Icms Sucata 25Inss
Empresa/Terceiros/Empreg 1.764 6
Sindicato / Sesi / Senai 112Fgts / Fgts Demitidos 49 439
Cançado 37Refaz II
RefisPaes
Pis/CofinsIrpj/Cs
Irrf /Ir Folha/Ifs/IrProc.Trabalhista 32
IpiIptu / Issqn
Outros impostosRECURSOS HUMANOS 25 66 121 3.100 32
Folha Pgto 7 2.803Férias 173
Pensão Alimeticia/Vitalicia 54 3Vale transporte /
Transportes 14
Recisoes 71 41Reclam.Trabalhista/Proces
sos 25 3 8 5 9
Unimed 22 22Cred Ser / Credi AEZH
Associação Esportiva Z/H 4Fundação - 20 20 20 20DIVERSOS 8 110 3 1 24ComissõesImportados
Debentures / Dividendos /pentag
Reposiçoes 1 1 4Fundo Fixo 2 15
59
Finame/Leasing/Bcodireção
Penhor Mercantil / ABN 109CMV/BovespaOutros/Fator 5 3 1 5
SALDO DO CAIXA (1.332) 744 889 (2.491) 413SALDO ACUMULADO (1.332) (588) 301 (2.190) (1.777)
Figura 7: Fluxo de Caixa Projetado Operacional da Mundial S/A
De fato percebe-se que o fluxo de caixa projetado operacional está voltado
mais para o dia a dia da empresa, servindo como bússola para o gestor financeiro
tomar suas decisões, porém este também fica no campo do projetado, vamos a
seguir analisar o fluxo de caixa realizado da empresa.
5.4.3 Fluxo de caixa realizado
Vimos anteriormente o fluxo de caixa projetado (visão estratégica), fluxo de
caixa projetado operacional (visão tática), e agora vamos ver o fluxo de caixa
realizado (visão operacional), neste temos a informação do que de fato aconteceu,
de quanto se pagou em um dia e de quanto se recebeu, na verdade o que temos é a
comprovação de que o fluxo de caixa é o produto final da integração do Contas a
Receber com o Contas a Pagar, sendo necessário a comparação deste com o
projetado.
Na Mundial até pouco tempo atrás, aproximadamente uns 5 anos este fluxo
era elaborado de forma totalmente manual, onde era impresso um formulário com os
nomes dos bancos onde constavam saldo inicial, débito e crédito. Segue exemplo do
formulário:
60
MUNDIAL
POSIÇÃO DE SALDOS BANCÁRIOS 01/10/99
BANCOSSD.
INICIAL DÉBITOS CRÉDITOSSALDOFINAL
BRADESCO 39.565
RURAL 25
CIDADE 1
BOZANO 13
ITAÚ 9
B C N 14
BOA VISTA 38
SAFRA 9
BIC 20
BANRISUL 6
BRASIL 3
MATONE 10
B F B 23
SUDAMERIS 15
CREFISUL 14
GERDAU 0
MERIDIONAL 0
BELGO(BMF) 0
TOTAIS 39.765
Figura 8: Exemplo de fluxo realizado utilizado pela Mundial
61
A este formulário eram anexos todos os documentos que comprovavam a
movimentação financeira, desde extratos bancários até relação de pagamentos, na
verdade este modelo já foi abandonado e em seu lugar entrou um software para
auxiliar no gerenciamento e conciliação das contas bancárias, o software se chama
Microsoft Money, este programa na verdade foi desenvolvido para ajudar as finanças
das pessoas físicas, porém por uma questão de criatividade e necessidade a
empresa adaptou o programa para atender suas necessidades, assim conseguindo
sair de controles manuais para controles mais sofisticados, na verdade trata-se de
uma ferramenta bem interessante que possibilita a conciliação dos saldos bancários
diariamente. Através dele conseguiu-se estabelecer algo até então inexistente, a
conciliação diária dos extratos bancários com o Money e os extratos com o razão,
através dele é possível monitorar e controlar se as transações ocorridas no dia
anterior de fato ocorreram, e se não ocorreram quais foram, para termos uma
cobrança mais incisiva junto aos bancos, além de conciliar os saldos diariamente,
pode-se também controlar de perto os lançamentos retroativos que os bancos
costumam fazer, atualmente esta ferramenta é que nos fornece o realizado na
empresa, apesar dele não estar integrado a nenhum sistema da empresa, é através
do relatório a seguir extraído dele é que se tem uma base do fluxo realizado:
Fluxo de caixa mensal01/01/04 até 31/01/04
SubCategoria jan/04 fev/04 mar/04
RENDIM.
Receitas não OperacionaisLigadas/Eberle (891.999) 1.138.107 (377.855)
Ligadas/Eberle Equip. 493.022 114.135 (175.206)Ligadas/Zivi 71.218 (1.644.251) (851.262)
62
Ligadas/Hercules (1.353.928) (2.459.864) (1.113.984)Outros 11.053 407.158 -
Total Receitas nãoOperacionais (1.670.635) (2.444.715) (2.518.308)
Receitas OperacionaisACC/Exportacão 3.544 719 436.500ACE/Exportacão 1.617.236 1.723.489 4.933.582Capital de Giro - 75.000 -
Cobrança de Exportação 677.219 3.861.117 1.706.900Cobrança Simples 9.177.449 3.981.928 8.017.123
Operações sem Duplicatas 7.889.139 1.315.051 1.630.549Duplicatas Caucionadas 9.526.668 15.851.476 9.820.956Duplicatas Descontadas 8.656.566 7.914.587 14.868.156
Reembolso de Duplicatas (2.498.420) (619.086) (1.910.048)Reembolso de Exportação (975.972) (511.724) (2.953.670)
Total Receitas Operacionais 18.673.429 33.592.556 36.441.048
Resgate/cdbcdb - - 92.000
Total Resgate/cdb - - 92.000
TOTAL RENDIM. 17.002.794 31.147.841 34.014.741
DESPESASAplicacoes - - -
cdb 82.721 845 266.797Total Aplicacoes 82.721 845 266.797
Despesas BancariasTarifa/Adm.Acionária - 496 -
Tarifa/Cadastro 1.167 125 1.524Tarifa/Cambio 46.419 26.803 21.856
Tarifa/Cheque Devolvido 5.999 11.392 17.327Tarifa/Cobranca 131.023 61.948 70.784
Tarifa/Depósito Identificado 497 692 1.254Tarifa/Expediente 59.156 31.651 32.207
Tarifa/Conta Salário - 110 37Tarifa/Contrato 935 109 1.518
Tarifa/Devolucão de Cobranca 19 4 10Tarifa/Extrato 21 14 77
Tarifa manutenção c/c - - 142Tarifa/PagSafra - - 3.487
Tarifa/Saldo Devedor 8.792 196 148Tarifa/Transferencias
Bancarias 345 394 586
Total Despesas Bancarias 254.374 133.934 150.956
Despesas FinanceirasCPMF 162.132 129.749 165.951
63
IOC/IOF 28.326 22.939 43.672Despesas de Cartório 23.140 16.629 6.544
Juros/Operacões de Crédito 431.202 284.634 18.187Juros/Saldo Devedor 16.304 16.513 3.499Juros/Capital de Giro 6.928 2.875 512.154
Juros/Saldo Vinculado 1.337 - -Mora/Atraso de Pagamentos 13.713 5.342 4.799
Outras Desp.Financeiras - - 7.841Total Despesas Financeiras 683.082 478.682 762.647
Despesas não OperacionaisDebentures 276.165 280.175 396.703Dividendos - 7.464 10.574
Total Despesas nãoOperacionais 276.165 287.639 407.277
Despesas OperacionaisCambio/Importacão 327.817 911.976 809.854
Capital de Giro 218.908 218.956 218.682Cartão de Crédito/Diretoria 4.159 8.143 15.041
Despesas Diversas 792.555 350.518 371.635Fornecedores 20.818.252 18.965.178 19.267.756
Fundo Fixo/Filiais 3.521 9.858 12.939Leasing - 19.886 15.308
Retorno de Pagtos/DOC (29.087) (20.851) (89.694)Total Despesas Operacionais 22.136.125 20.463.664 20.621.520
Encargos SociaisFGTS 560.760 974.040 1.285.823INSS 3.006.729 2.456.293 2.880.430
INSS/Diretoria 12.359 - 13.179INSS/Terceiros - - 42.235
INSS/Reclam.Trabalhista 21.862 46.303 362.813IRPF 342.157 9.394 468.922
Salário Educação - 49.291 40.302SENAI 12.635 9.054 207.898SESI 99 99 108.610
Sindicato 52.390 169.181 257.543Total Encargos Sociais 4.008.992 3.713.654 5.667.755
ImpostosCVM 5.801 4.089 -
ICMS/Gerado 1.491.296 1.555.545 646.780ICMS/Parcelamento - - 775.504
IPI 13.618 7.040 6.398PIS/COFINS 10.917 15.714 19.173
REFIS 524.139 407.694 349.292Contribuição Social 39.834 16.067 -
ICMS/Gerado 196.578 197.771 -IPI 6.234 - -
64
IRPJ 23.546 301.940 -PIS/COFINS 16.888 14.681 45.549
ISSQN 3.613 7.729 10.124IPTU 594 594 594
Total Impostos 2.333.059 2.528.864 1.853.414
InvestimentosTítulos de Capitalizacão 43.905 25.316 30.359
Total Investimentos 43.905 25.316 30.359
SaláriosAEZH 18.020 2.569 54.500Férias 67.319 217.358 336.222
Folha/Adiantamentos 64.535 1.207.290 -Folha/Complementos 4.472 17.761 27.820
Folha/Diretoria 135.372 118.214 114.805Folha/Funcionários 1.848.466 1.460.612 3.055.106Pensão Alimentícia 58.694 46.600 47.906
Pensão Vitalícia 423 7.160 7.321Rescisões 37.652 84.058 460.528
Processos Civeis 25.177 - -Custas/Reclam.Trabalhista 750 - 260Reclamatória Trabalhista - - 123.094
Processos Civeis 97.422 66.795 994Fundação 99.398 109.237 99.069
Total Salários 2.457.699 3.337.655 4.327.626
SegurosSeguros 31.030 25.955 26.800
Total Seguros 31.030 25.955 26.800
Serviços PúblicosEnergia Elétrica 11 8 3
Telefones 7.641 5.986 8.142Total Serviços Públicos 7.652 5.994 8.145
- - -TOTAL DESPESAS 32.314.804 31.002.203 34.123.295
- - -RENDIMENTO MENOS
DESPESAS 87.990 145.639 445
Figura 9: Fluxo de Caixa Realizado – Extraído do Microsoft Money
Este relatório retrata o mês de janeiro de 2004 percebe-se que as
classificações não obedecem ao do fluxo de caixa projetado e do projetado
operacional.
65
6 PRINCIPAIS PROBLEMAS NO PROCESSO DE FLUXO DE CAIXA DA
MUNDIAL
Dentre os principais problemas identificados no processo de fluxo de caixa
da Mundial S/A, não resta dúvida que um dos maiores seja a não integração dos
subsistemas auxiliares, como por exemplo, a utilização de planilhas eletrônicas para
o fluxo de caixa projetado operacional e a utilização de um programa de finanças
pessoais para atender a necessidade de um fluxo de caixa realizado de uma
empresa de grande porte.
Uma das principais dificuldades reside no problema de uma falta de
unificação das rubricas utilizadas nos diversos subsistemas, pois temos uma
maneira de exposição no fluxo de caixa projetado, outra no fluxo de caixa projetado
operacional e outro no fluxo de caixa realizado, a grande questão é estudar uma
maneira de unificar estas rubricas, pois para comparação do orçado com o realizado
existe sempre uma dificuldade extrema para obter-se a informação do comparativo
em virtude desta falta de unificação.
Existem outros problemas os quais serão apontados separadamente por
área.
6.1 CONTAS A RECEBER
A principal carência neste ponto é o que diz respeito ao controle das
despesas provenientes das operações de caução, as quais não sofrem um controle
efetivo, outro ponto seria a contabilização das operações de desconto que hoje são
feitas de forma manual diretamente no C&S (contabilidade).
66
Para entendermos como este processo funciona vamos descrever passo a
passo como ocorre cada uma das operações.
6.1.1 Operações de desconto
Este tipo de operação ocorre diariamente, como explicado anteriormente,
consiste em um empréstimo onde se remete para o banco duplicatas as quais irão
ser descapitalizadas do seu vencimento futuro até a data da operação de desconto,
de acordo com taxas pré-definidas. O sistema de contas a receber (Triton), quando
da remessa das duplicatas para o banco não faz nenhum tipo de contabilização uma
vez que as duplicatas ainda não foram pagas pelos clientes. O processo então
consiste em deixar as duplicatas enviadas apenas com o status de selecionadas,
não podendo desta forma ser utilizadas novamente, o sistema gera uma tela
informativa a qual é possível identificar os juros pagos, o IOF, as tarifas e o valor
líquido disponibilizado pelo banco, através dela é feita a conferência com o extrato
para confirmar a informações e após estas são contabilizadas manualmente direto
no C&S (contabilidade), o esquema de lançamento é o seguinte:
Débito – Banco Conta Corrente
Débito – Juros op de Desconto
Débito – Tarifas Bancárias
Débito – IOF
Crédito – Duplicatas Descontadas
67
Quando da liquidação das duplicatas enviadas para banco, com a
informação da baixa da duplicata no sistema, temos os seguintes lançamentos
gerado pelo Contas a Receber (Triton) automaticamente:
Débito – Duplicatas Descontadas
Crédito – Clientes
Neste momento as duplicatas que estavam com o status de selecionadas
passam a ter o status de liquidadas.
A título de melhoria do processo a maneira de como este ocorre hoje poderia
sofrer algumas modificações, como por exemplo, se hoje já existe uma tela
informativa com os devidos valores a contabilizar aguardando apenas a conferência
com o extrato bancário, seria válido uma reunião com os programadores e analistas
de sistemas para que se encontre uma maneira dos registros contábeis que são
informados nesta tela meramente informativa, sejam contabilizados
automaticamente pela interface, tendo-se a possibilidade de registrar a informação
proveniente do banco posteriormente no sistema, e este gere um relatório de crítica
para que se haja a necessidade de um ajuste nos valores se faça através desta
crítica, desta forma a intervenção manual seria menor, o que também garantiria que
todas as operações serão contabilizadas, não havendo necessidade de controles
paralelos.
Em resumo a sugestão é a seguinte:
68
TELA INFORMATIVA = CONTABILIZAÇÃO X EXTRATO DO BANCO
Se existir diferenças entre contabilização e extrato bancário, fazer ajuste
conforme relatório de crítica.
Triton Extrato Bancário Diferenças
D – Banco Conta corrente100.000 99.000 (1.000)
D – juros Op Desconto 20.000 21.000 1.000
D – Iof 2.000 2.000 0
C – Duplicata descontada122.000 122.000 0
6.1.2 Operações de Cauções
A operação de caução já foi explicada anteriormente, porém sua
contabilização ocorre de forma similar a da operação de desconto, ocorre de forma
manual quando da conciliação mensal dos bancos, a diferença desta operação em
relação a operação de desconto provém da forma do cálculo de juros que está
vinculado a um indicador diário o CDI (Certificado de depósito interbancário), mais
uma taxa mensal que pode girar em torno de 0,5% a 1% dependendo do cenário
econômico financeiro do dia da celebração do contrato, sendo que a cobrança dos
juros é diária e debitada da conta corrente ao final do vencimento do contrato, que
está vinculado ao prazo médio das duplicatas enviadas ao banco, outro detalhe
importante é que para cada contrato o banco abre uma conta de empréstimo, algo
que não acontece dentro da empresa, pois para cada banco se possui apenas uma
conta empréstimo. Em resumo, o sistema faz da mesma forma como na operação de
desconto, a duplicata enviada ao banco permanece com o status de selecionada,
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não efetuando nenhum registro contábil, acontecendo este apenas de forma manual
ao final do mês, os juros também são registrados contabilmente somente pelo
extrato bancário.
Contabilmente o que na prática é o realizado hoje é o seguinte:
LANÇAMENTO MANUAL AO FINAL DO MÊS CONFORME EXTRATO BANCÁRIO.
D – Banco A – Conta corrente (Ativo)
C – Banco A – Empréstimo (Passivo)
LANÇAMENTO MANUAL AO FINAL DO CONTRATO CONFORME EXTRATO
BANCÁRIO.
D – Despesas Financeiras (Resultado)
C – Banco A – Conta Corrente (Ativo)
LANÇAMENTO BAIXA DAS DUPLICATAS AUTOMÁTICO FEITO PELO SISTEMA
DE CONTAS A RECEBER (TRITON)
D – Banco A – Empréstimo (Passivo)
C – Clientes (Ativo)
A sugestão para este tipo de operação a título de controle é de se fazer uma
integração maior do sistema de contas a receber para que ele possa realizar os
registros contábeis quando do envio para o banco das duplicatas, e que o controle
das contas empréstimos se façam de maneira individual dentro do contas a receber,
estudando-se uma forma de conferir a atualização que o banco faz, da data do início
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do contrato até seu término, aproveitando para proceder o registro contábil dos juros
mensalmente com base em provisões geradas pelo sistema, atendo assim ao
princípio da competência contábil. Todo este procedimento se faz necessário o
quanto antes para de fato controlar se o banco não está lesando a empresa em
algum momento quando deste cálculo, é comprovadamente sabido que se a
empresa não atua fortemente neste ponto existe uma grande possibilidade de perda,
é de conhecimento também que não se trata de uma tarefa fácil, porém de extrema
importância para o controle.
6.2 CONTAS A PAGAR
Como já comentado, no sistema de contas a pagar existem alguns
compromissos que não estão dentro do sistema, basicamente os impostos, o que
por sua vez dificulta uma integração total das informações para a obtenção de um
fluxo de caixa projetado operacional, portanto, uma das primeiras ações seria a
inclusão de todos os compromissos a pagar dentro do sistema, para que este
armazenasse todos os dados disponíveis para a elaboração do fluxo de caixa. Outro
passo importante seria classificar dentro do sistema todas os fornecedores, sejam
eles de material, serviços ou pagamentos de tributos, igual ao fluxo projetado
(estratégico), para que se tenha uma maneira mais fácil de se comparar o projetado
com o realizado, não há dúvidas que isto implica em abandonar o Microsoft Money,
e trabalhar fortemente para que tenhamos todas as informações do fluxo dentro do
sistema de contas a pagar (Triton), para que este sim produza as informações de
forma automática.
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Outro ponto que deve ser trabalhado é o fato que o controle dos contratos
não são feitos de forma centralizada dentro do sistema, sendo realizados pelas
áreas contratantes, o que pode ser considerado um problema no ponto de vista do
controle, pois os mesmos devem estar sendo monitorados e conferidos
permanentemente, e a maneira mais eficiente de se conseguir isto é através da
automatização deste fluxo, algo também a ser estudado pela área de sistemas
juntamente com a controladoria para otimizar o processo, é a compra de softwares
específicos para controlar esta atividade, pois a falta de controle na área de
contratos também pode representar uma saída indevida de recursos.
Algo trabalhoso, mas que vale ser trabalhado é o fato do sistema contábil
possuir um módulo de conciliação automática para as contas bancárias, claro que
isto vai tomar um tempo considerável para ser desenvolvido, mas o custo benefício é
extremamente vantajoso, olhando sob o ponto de vista de que o tempo que vai ser
economizado no futuro nestas conciliações, cobre qualquer investimento de tempo e
recursos investidos hoje.
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CONCLUSÃO
Os objetivos deste trabalho constituem-se em apresentar uma visão
conhecida dos métodos de controles internos e fluxo de caixa abordado por alguns
autores conhecidos e contrapor a realidade existente dentro de uma empresa. O que
se percebeu ao longo do trabalho é que a empresa em questão apresenta um certo
nível de controle, que pode e deve ser melhorado, pois hoje com o advento da
informática e os recursos disponíveis existe uma grande possibilidade de melhora.
Os sistemas de gestão constituem um conjunto de recursos humanos,
materiais, tecnológicos e financeiros que transformam meros dados em informação,
que necessitam de uma análise e interpretação de maneira correta e precisa, para
que não se proceda nenhuma decisão em cima de suposições ou incertezas, por
isto a necessidade, de redes de informação confiáveis que necessitem o mínimo de
ajuste e da interferência humana, mas o desafio está em que a não interferência
humana seja de fato, segura e que tudo esteja correto. Na empresa analisada
verificou-se que a necessidade de ajustes nos relatórios existentes para a obtenção
de uma informação comparativa, gera a necessidade de retrabalho, algo que poderia
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ser evitado se as bases de informações fossem as mesmas, surgindo assim a
necessidade de um sistema financeiro mais integrado, onde as informações
orçamentárias estivessem disponíveis para comparação ao realizado.
O controle também é uma questão de preocupação, em especial nesta
empresa onde por motivos financeiros e de reestruturação, nos últimos dez anos,
muitas coisas foram deixadas de lado por questão de sobrevivência, pois uma
reestruração envolve corte de custos, otimização de recursos, cortes nos altos
escalões, entre outros procedimentos, e justamente neste momento se perde algo
fundamental dentro da empresa, o conhecimento, porque neste período muitas
pessoas vão embora e levam consigo em certos casos anos de conhecimento que
são vitais para o bom funcionamento e controle das operações, e a partir deste
momento começa-se um trabalho de mudança de cultura o que pode demorar
alguns anos, na verdade a empresa hoje está acordando para este ponto em virtude
de sua revitalização financeira e melhora nas perspectivas para o futuro, e está
começando um trabalho forte na área de controladoria o qual pretende rever todas
as questões abordadas neste trabalho, pois é de interesse dela que todos os
processos estejam corretos e de acordo com o planejamento.
O grande objetivo deste trabalho não foi trazer nada novo, mais com base na
teoria, explicitar que o controle tanto de fluxo de caixa como os controles internos
são importantes para continuidade e sucesso de qualquer organização, trazendo
uma situação real de um emaranhado de informações dispersas em diversos
subsistemas que não se comunicam, devem canalizar-se em único ponto para o seu
melhor aproveitamento, pois de nada adianta um planejamento, onde não se possa
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saber mais a frente se está sendo cumprido ou não, porque é justamente desta
análise que nasce soluções de eventuais problemas que não estão colaborando
para o alcance das metas estabelecidas.
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