MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO2016-2021

SOLICITAÇÃO DE TRABALHO A DISTÂNCIAAMBIENTES INTERNO E EXTERNO

Dezembro de 2015

SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO...............................................................................12 REFERÊNCIAS..................................................................................13 METODOLOGIA................................................................................24 ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO....................................................64.1 Pessoas..........................................................................................74.2 Administração................................................................................84.3 Instalações e equipamentos..........................................................94.4 Tecnologias..................................................................................104.5 Orçamento e finanças..................................................................114.6 Pedido..........................................................................................125 ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO.................................................125.1 Política.........................................................................................135.2 Econômica...................................................................................145.3 Social...........................................................................................155.4 Tecnológica..................................................................................165.5 Ambiental....................................................................................175.6 Pedido..........................................................................................186 CONCLUSÕES................................................................................18

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO2016-2021

SOLICITAÇÃO DE TRABALHO A DISTÂNCIAAMBIENTES INTERNO E EXTERNO

1 APRESENTAÇÃO

A presente solicitação de trabalho a distância destina-se a complementar a Avaliação Diagnóstica, em especial no que se refere às análises dos Ambientes Interno e Externo do MPMA, no âmbito do projeto de planejamento para o ciclo de gestão referente ao período 2016-20211.

2 REFERÊNCIAS

Contrato Nº 061/2015, entre a Procuradoria-Geral de Justiça do Maranhão e o Instituto Sagres – Política e Gestão Estratégica Aplicadas.

Plano de Trabalho Detalhado (PTD), referente ao citado Contrato Nº 061/2015.

Conteúdo da capacitação realizada no período de 1 a 3 de dezembro de 2015.

1 Documento elaborado e organizado por Raul Sturari e Verônica Korílio, consultores do Instituto SAGRES – Política e Gestão Estratégica Aplicadas, que presta apoio técnico e metodológico ao projeto de Planejamento e Gestão Estratégica do MPMA, para o período 2016-2021.

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3 METODOLOGIA

Em plena consonância com a resolução e com as diretrizes do CNMP, a metodologia FIGE — Ferramentas Integradas de Gestão Estratégica — constitui a linha mestra que orienta o desenvolvimento dos trabalhos, possibilitando adaptar e integrar diversas ferramentas de gestão disponíveis na literatura e aplicadas por destacadas instituições, de modo a customizar as melhores práticas para a realidade do MPMA.

A análise dos Ambientes Interno e Externo ao MPMA é componente fundamental da Avaliação Diagnóstica, a qual, — juntamente com a Análise Prospectiva — fornecerá subsídios para o Planejamento Estratégico, conforme mostrado na figura 1.

Figura 1 – Metodologia FIGE

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Um dos aspectos fundamentais da Avaliação Diagnóstica é a temporalidade. Assim, o exame da conjuntura é atual, isto é, refere-se ao tempo presente e deve pautar os trabalhos iniciais. A seguir, deve-se buscar no passado as causas e fatores que explicam o quadro atualmente vivido. Conforme sugere a figura 2, as avaliações serão posteriormente complementadas pela Análise Prospectiva, trazendo subsídios relacionados ao futuro.

Figura 2 – Temporalidade da Avaliação Diagnóstica

Os conceitos fundamentais sobre as Análises dos Ambientes Interno e Externo foram transmitidos durante a capacitação inicial — realizada no período de 1 a 3 de dezembro de 2015 — aos integrantes da Comissão de Gestão do Plano estratégico (CGPE) e da Comissão Executiva do Planejamento Estratégico Institucional (CEPEI).

Na ocasião, de modo customizado para as características e peculiaridades do MPMA, a consultoria sugeriu que a Análise do Ambiente Interno fosse realizada segundo os recursos: pessoas, tecnologias,

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instalações e equipamentos, administrativos e orçamento e finanças (ver figura 3).

Figura 3 – Recursos para a Análise do Ambiente Interno

Ainda durante a capacitação, foram definidos cinco grupos formados por membros e servidores, os quais, reunindo seus conhecimentos experiências, lograram apresentar, em caráter provisório, as primeiras impressões sobre as fortalezas e debilidades de maior destaque.

Do mesmo modo, a consultoria propôs, durante a capacitação inicial, que a Análise do Ambiente Externo fosse realizada segundo as chamadas “dimensões da estratégia” mais aceitas por grande parte dos estudiosos no assunto: política, econômica, social, tecnológica e ambiental (ver figura 4).

Os cinco grupos já formados para a análise do Ambiente Interno foram então chamados a efetuar diálogos preliminares sobre as citadas

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dimensões, apresentado suas conclusões primordiais, no tocante às oportunidades e ameaças mais facilmente identificáveis.

Figura 4 – Dimensões para a Análise do Ambiente Externo

As conclusões estão apresentadas no corpo da presente consulta, em itens posteriores.

O passo seguinte é a presente solicitação de trabalho a distância, que está sendo levada aos mesmos grupos, estimulando interações a distância, presenciais e análises individuais, de modo a complementar e aprimorar as conclusões até o momento apresentadas.

Os dados coletados serão consolidados pela consultoria e, a seguir, levados para uma oficina presencial, a ser realizada em 2 de fevereiro de 2016, terça-feira, com os integrantes da CGPE e da CEPEI, organizados por grupos. Naquela ocasião, mediante consenso, os grupos finalizarão uma descrição sintética, das conjunturas interna e externa,

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segundo os respectivos prismas de “recursos” ou “dimensões da estratégia”.

As considerações de cada grupo serão discutidas por todos, em busca de um consenso possível, mediante facilitação dos consultores. As conclusões permitirão consolidar as fortalezas, debilidades, oportunidades e ameaças, com as quais será possível realizar análise SWOT, em oficinas previstas para o dia 2 de fevereiro, terça-feira.

Da primeira oficina serão selecionadas ideias que irão compor os objetivos estratégicos do MPMA, posteriormente. Como resultado da segunda oficina, serão desenhadas incertezas que poderão compor os cenários futuros, como fruto da Análise Prospectiva.

Essas incertezas — normalmente algumas dezenas — serão submetidas a uma análise de relevância, em oficina a ser realizada no dia 22 de fevereiro, segunda-feira, com a presença da CGPE e da CEPEI. Nessa oportunidade, sob facilitação da consultoria, as comissões irão eleger as incertezas consideradas críticas, ou seja, aquelas que irão compor os cenários prospectivos.

A seguir, as ideias para objetivos estratégicos e as incertezas críticas serão levadas à validação de representantes da Alta Administração do MPMA, em reunião marcada para o dia 26 de fevereiro, sexta-feira.

4 ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO

Os trabalhos realizados durante a capacitação inicial permitiram identificar as seguintes fortalezas e debilidades institucionais, do MPMA, segundo os recursos citados, no âmbito de cada grupo.

4.1 Pessoas6

FORTALEZAS

• Quadro de pessoal qualificado e diversificado;

• Existência da ESMP;

• Quadro de pessoal com características da geração Z: questionadoras, críticas e inovadoras;

• Crescimento na mudança cultural na área de gestão (mais participativos);

• Remuneração equiparada aos demais ramos de atividades da Justiça;

• Constância no quadro de pessoal (baixo turnover);

• Maioria de servidores com curso de nível superior.

DEBILIDADES

• Quantitativo de pessoal insuficiente ou mal distribuído;

• Falta de ações de treinamento dirigidas às atividades desempenhadas pelo servidor/membro;

• Seleção baseada em conhecimentos gerais e não em competências;

• Ausência de mapeamento de competências

• Falta de desenvolvimento de lideranças;

• Ausência de modelo desejado de lideranças no MPMA;

• Indefinição de atribuições de membros/servidores na área de gestão;

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• Existência de tratamento diferenciado entre os servidores;

• Falta de sentimento de pertencimento na Instituição;

• Necessidade de melhoria da estrutura de Gestão de Pessoas;

• Engessamento do Plano de Carreiras devido à legislação;

• Ausência de Banco de Talentos.

4.2 Administração

FORTALEZAS

• Pessoas

• Credibilidade

• Abrangência

• Clima Organizacional

• Plano de Cargos, Carreira e Salários

• Transparência das ações

• Instituição da Ouvidoria

DEBILIDADES

• Tecnologia

• Quadro de Pessoal deficiente8

• Infraestrutura

• Normas Internas

• Recursos Financeiros

• Estrutura Organizacional

• Planejamento de Políticas Institucionais

• Falta de mensuração de resultados

• Capacitação

• Falta de avaliação dos servidores comissionados

• Corpo Técnico insuficiente

• Comunicação interna nas tarefas rotineiras

• Ausência de racionalização nas atividades

4.3 Instalações e equipamentos

FORTALEZAS

• Equipamentos (bons /novos);

• Infraestrutura (novos prédios próprios sendo inaugurados e prédios novos alugados para sediar as Promotorias de Justiça);

• Independência (apenas uma sede de Promotoria funcionando em Fórum);

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• Incremento da capacidade de velocidade de dados via internet

• Investimento em desenvolvimento de sistemas estruturantes de TI;

• Aumento do número de profissionais na COEA

• Regularização dos imóveis e demais patrimônios do MPMA;

DEBILIDADES

• Recursos orçamentários;

• Infraestrutura;

• Acessibilidade;

• Sustentabilidade;

• Falta de Política de Segurança no Trabalho (CIPA);

• Tecnologia

4.4 Tecnologias

FORTALEZAS

• CETI instituído;

• Infraestrutura de equipamentos atualizada (moderna);

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• Equipe capacitada tecnicamente (atualizações);

• Bom relacionamento entre as seções de TI (equipe integrada).

DEBILIDADES

• Processos e controles de governança de TI não definidos;

• Equipe reduzida (quantitativo);

• Cumprimento parcial da Resolução nº 102/2013-CNMP;

• Falta de integração dos sistemas;

• Resistência das pessoas ao uso de novas tecnologias e ferramentas (Ex: sistemas).

4.5 Orçamento e finanças

FORTALEZAS

• tempestividade na execução das demandas;

• controle; e

• equipe profissional.

DEBILIDADES

• Sistemas informatizados em número ainda insuficiente para contemplar e otimizar todas as necessidades da Instituição;

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• A padronização dos processos de trabalho (mapeamento) precisa ser aperfeiçoada;

• Limites da LRF (despesas com pessoal);

• Contingenciamento das despesas com investimento (despesas de capital); e

• Comunicação/integração entre os setores.

4.6 Pedido

Com base nos subsídios apresentados e como fruto de pesquisas e análises realizadas individual e coletivamente, cada grupo deverá produzir uma síntese descritiva da situação interna do MPMA, segundo a ótica dos respectivos recursos: pessoas, tecnologias, instalações e equipamentos, administrativos e orçamento e finanças. Estima-se um texto de duas ou três laudas para cada grupo.

Como conclusão, deverão ser listadas as fortalezas e debilidades, consolidadas no âmbito do grupo, como as mais importantes para o MPMA.

5 ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO

A exemplo do ocorrido com a análise do ambiente interno, os trabalhos realizados durante a capacitação inicial permitiram identificar as seguintes oportunidades e ameaças, para o MPMA, presentes no ambiente externo, segundo as dimensões da estratégia selecionadas, no âmbito de cada grupo.

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5.1 Política

OPORTUNIDADES

• Recursos externos

• Parcerias institucionais

• Demandas atendidas

• Políticas institucionais

• Estabelecimento de normativos pelo CNMP

AMEAÇAS

• Crise Econômica

• Mudança de Gestão

• Limitações financeiras na LRF

• Redução/Parcelamento/Atraso nos salários

• Alterações constitucionais/legais

• Legislação

• Demandas não atendidas

• Morosidade nos Poderes Judiciário e Executivo e na Polícia judiciária

• Número excessivo de recursos

• Morosidade processual

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5.2 Econômica

OPORTUNIDADES

• expansão do Porto do Itaqui (Tegram), tendo como provável consequência o aumento da arrecadação;

• fomento da agricultura (familiar e expansão da fronteira agrícola) no âmbito do Estado do Maranhão, cujos desdobramentos econômicos podem elevar a arrecadação; e

• Possibilidade de que, dada a necessidade de maior controle e melhor aplicação dos recursos pela Administração Pública, haja ampliação dos serviços essenciais (atuação Ministerial).

AMEAÇAS

• redução da arrecadação;

• contingenciamento dos recursos públicos; e

• maior demanda pela atuação do MP em face de sua função social (elevação da demanda x diminuição de recursos).

5.3 Social

OPORTUNIDADES14

• Consciência da corrupção (anseio popular);

• Maior nível de escolaridade (o que leva a busca da cidadania);

• Imagem positiva do MP perante a sociedade;

• Legislação progressista;

• Mudanças culturais avançadas;

• Acesso à informação;

• Fortalecimento dos conselhos de controle social.

AMEAÇAS

• Sociedade conservadora / imediatista;

• Fragmentação social;

• Persistência da corrupção;

• Falta de impacto das ações do MP;

• Falta de retaguarda das políticas públicas;

• Falta de credibilidade do Judiciário;

• Persistência de elevadas taxas de analfabetismo e evasão escolar;

• Altos índices de violência;

• Pulverização dos conselhos de controle social ou dos mecanismos de participação social;

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• Falta de autonomia dos conselhos de controle social.

5.4 Tecnológica

OPORTUNIDADES

• Acessibilidade da informação;

• Tendência de virtualização dos processos;

• Publicações institucionais em formato digital;

• Parceria para a implantação de rede de dados própria (Eletronorte);

• Utilização de ferramentas de informações para plataformas móveis (smartphones);

• Sustentabilidade (energias renováveis e reciclagem);

• Uso da tecnologia de Educação à Distância (EAD) para capacitação de membros e servidores;

AMEAÇAS

• Restrição orçamentária;

• Violação à segurança de dados;

• Resistência às novas tecnologias;

• Descumprimento contratual por parte das empresas contratadas para realização de serviços ou fornecimento de produtos na área de TI.

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5.5 Ambiental

OPORTUNIDADES

• Sociedade mais consciente e responsável (educação ambiental)

• Informação mais acessível, meios de comunicação de massa permitindo o MP agir

• 17 novos objetivos das ODS (até 2030)

• Legislação ambiental

AMEAÇAS

• Sucessivas prorrogações de prazo da lei de extinção dos lixões

• Morosidade nos processos, sensação de impunidade

• Expansão das fronteiras agrícolas (impactos nas vegetações nativas e redução de áreas indígenas

• Aumento do gabarito de construção de prédios (expansão do distrito industrial)

5.6 Pedido

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Com base nos subsídios apresentados e como fruto de pesquisas e análises realizadas individual e coletivamente, cada grupo deverá produzir uma síntese descritiva da conjuntura externa do MPMA, segundo a ótica das respectivas dimensões da estratégia: política, econômica, social, tecnológica e ambiental. Estima-se um texto de duas ou três laudas para cada grupo.

Como conclusão, deverão ser listadas as principais oportunidades e ameaças que o ambiente externo oferece para o MPMA, sob o prisma estudado.

6 CONCLUSÕES

As respostas poderão ser encaminhadas para o e-mail planejamento@mpma.mp.br até o dia 8 de janeiro de 2016, sexta-feira, e levadas para a oficina de 22 de fevereiro, segunda-feira, quando os integrantes da CGPE e da CEPEI irão consolidar as análises dos ambientes internos e externos, no que se refere aos textos sintéticos produzidos, bem como na identificação das principais fortalezas, debilidades, oportunidades e ameaças.

No dia seguinte, de posse dos conhecimentos produzidos e sob a orientação metodológica da consultoria, os integrantes da CGPE e da CEPEI irão realizar duas análises SWOT. Da primeira oficina serão selecionadas ideias que irão compor os objetivos estratégicos do MPMA, posteriormente. Como resultado da segunda oficina, serão delineadas incertezas que poderão compor os cenários futuros — principal produto da Análise Prospectiva.

As incertezas serão objeto de uma análise de relevância, no dia 22 de fevereiro, segunda-feira, realizada pelos integrantes da CGPE e da

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CEPEI, os quais irão eleger as incertezas consideradas críticas, ou seja, aquelas que irão compor os cenários prospectivos.

A seguir, as ideias para objetivos estratégicos e as incertezas críticas serão levadas à validação de representantes da Alta Administração do MPMA, em reunião marcada para a manhã do dia 26 de fevereiro, sexta-feira.

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