Fórum instrumentos de gestão - out/2007 1 Projeto de Reformulação dos Instrumentos de Gestão de Documentos da UNICAMP Neire do Rossio Martins Coordenadora

Fórum instrumentos de gestão - out/2007

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Projeto de Reformulação dos Instrumentos de Gestão de Documentos da UNICAMP

Neire do Rossio Martins

Coordenadora do Sistema de Arquivos

Universidade Estadual de Campinas


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Sumário

• Histórico da elaboração de instrumentos de gestão de documentos

• Metodologia utilizada

• Situação atual

• Propostas


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Histórico

• 1985 – Instalação da Divisão de Documentação do Centro de Informação e Difusão Cultural – CIDIC

Portaria GR n.º 283/85

• 1986 – Criação do Arquivo Central no contexto do CIDIC

Portaria GR nº 376/86

• 1987 – Nomeação da Comissão Executiva Comissão Executiva Projeto Sistema de ArquivosProjeto Sistema de Arquivos

Portaria GR n.º 313/87


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Histórico

• 1988 - Criação da Comissão Central de Comissão Central de Avaliação de DocumentosAvaliação de Documentos e das e das Comissões Setoriais de Arquivo

Portaria GR nº 339/88

• 1989 – Criação da Coordenadoria do Sistema de Arquivos

Deliberação CONSU A-39/89

• 1995 – Reformulação do Sistema de Arquivos

Deliberação CONSU A-8/95


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Histórico

Metodologia para Implantação do Sistema de Arquivos:

• Criação de Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos da Unicamp– Implantação de processo de avaliação de

documentos como meio para implementar modelo de gestão de documentos


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Referencial teórico

– FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS, 1980– GARON, L., 1980– HULL, F. 1981– INOJOSA, R. M., 1988– KROMONOV, A., 1981– LEVRON, J.,1956– MACHADO, H. C., 1981– OLIVEIRA, D. A., 1985– PIRES, C. S., 1981– RHOADS, J. B., 1974– SCHELLENBERG, T. R., 1974


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Sistemas em implantação no período (dec. 70/80)

• Fundação Getúlio Vargas

• Arquivo Nacional

• Arquivo do Estado de São Paulo

• Arquivo do Município de São Paulo

• Arquivo do Município de Rio Claro

• Universidade Estadual Paulista


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Comissão Projeto Sistema de Arquivos

• Coube à Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos, propor as diretrizes de gestão sistêmica para os documentos da Unicamp

• Configurar o modelo sistêmico de gestão de documentos para a universidade

Portaria GR n.º 313/87, Art. 1º


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Comissão Projeto Sistema de Arquivos

• Composição– Arquivo Central– Grupo Executivo de Reforma Administrativa– Diretoria Geral de Administração– Diretoria Geral de Recursos Humanos– Procuradoria Geral– Centro de Computação– Consultores externos (Daise Apparecida de

Oliveira e Rose Marie Inojosa)


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Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos

• Procedimentos

– Desencadeamento de processo de avaliação de documentos, com metodologia e parâmetros comuns, resguardando as especificidades dos arquivos;


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• Procedimentos:– Análise de cada tipo de documento produzido

com influência na racionalização da produção e na melhora qualitativa do acervo;

– Compartilhamento de informações entre os arquivos, identificando os documentos e os dados armazenados;


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• Procedimentos– Envolvimento de equipes de todas as todas as

unidades acadêmicas e órgãosunidades acadêmicas e órgãos administrativosadministrativos da Universidade;

– Realização em 1987, do I Seminário de I Seminário de Sistematização de ArquivosSistematização de Arquivos para os funcionários das unidades acadêmicas e dos órgãos da Universidade (aproximadamente 150 funcionários);


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Processo de Avaliação de Documentos

• Procedimentos– Formação de Equipes Setoriais de Arquivos (ESAs)Formação de Equipes Setoriais de Arquivos (ESAs)

– Treinamento destinado às ESAs por meio de cursos de preparação para o processo de avaliação de documentos (43 Equipes43 Equipes);

– Elaboração pela Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos do Manual de procedimentos sobre anual de procedimentos sobre avaliação de documentosavaliação de documentos;


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Processo de Avaliação de Documentos

• Programa do curso:

– Compartilhamento de metodologia para capacitação de Comissões Setoriais de Arquivo;

– Utilização do Manual de procedimentos para a capacitação do pessoal;

– Elaboração de instrumento preliminar de destinação instrumento preliminar de destinação de documentos, denominado pré-tabelas de de documentos, denominado pré-tabelas de temporalidade de documentos;temporalidade de documentos;


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• Programa de curso

– Elaboração das tabelas de temporalidade de tabelas de temporalidade de documentosdocumentos pela Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) em conjunto com as Comissões Setoriais de Arquivos (CSArq)


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• Metodologia para Avaliação– Coleta de informações por meio da preparação de

entrevistasentrevistas, realização de entrevistas e a organização das informações coletadas durante as entrevistas;

– Montagem da pré-tabela de temporalidade de pré-tabela de temporalidade de documentosdocumentos e a submissão das mesmas à Comissão Executiva;

– Aprovação pelo Arquivo do Estado de São Paulo e publicação das tabelas de temporalidade de documentos


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Resultados

Sensibilização sobre o problema das eliminações e da importância da preservaçãoimportância da preservação;

Capacitação técnica do pessoalCapacitação técnica do pessoal da rede de arquivos e comissões;

Estruturação SIARQ que pressupôs: a remodelação do Arquivo Central e da CCAD e a implantação da rede de arquivos e comissões setoriais (Deliberação CONSU A-39/89);


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ResultadosModelo Conceitual do Sistema de Arquivos

da Universidade Estadual de Campinas

CONSUL

CCAD

Arquivo Centraldo SIARQ

Arquivos eProtocolosSetoriais

ArquivosCorrentes

ComissõesSetoriais de

Arquivos(CSArq)

Custódia de Documentos:

- Permanentes- Intermediários (longa guarda)

Usuários:

- Administração- Pesquisadores

Vínculo Administrativo:Unidades e Órgãos

- Gerencia documentos produzidos e recebidos- Armazena documentos intermediários- Acesso restrito- Média frequência de uso

- Armazena documentos correntes- Acesso restrito- Alta frequência de uso

Reitoria

Orientação Técnica eNormativa

Rede

de

Arquivos


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Resultados

Plano de Classificação de Documentos (processos/expedientes)

Instruções normativas de procedimentos de gestão de documentos (processos/expedientes) Portaria GR 105/93

Instrução para organização de arquivos correntes e setoriais/intermediários (manual de instrução)


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Resultados

Tabelas de Temporalidade AprovadasProcuradoria Geral (PG)

Documentos jurídicosGabinete do Reitor (GR)

Documentos da administração superiorDiretoria Acadêmica (DAC)

Documentos acadêmicosDiretoria Geral de Administração (DGA)

Documentos administrativos (patrimônio, contabilidade, finanças, suprimentos...) – atividades meio

Unidades de Ensino e Pesquisa (Institutos e Faculdades)

Documentos de ensino e pesquisa


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ResultadosMapa do Sistema de Protocolo (Atual)

Sistema deProtocolo

Abertura Regularização TrâmiteArquivo

Intermediário

Protocolo

Autuação deExpediente

ImpressãoCapa

Pesquisa deExistência

Parentesco

Juntada

Apensamento

ApensamentoPendente

Abertura deVolume

Regularizaçãode

Identificação

ExpedientesSugeitos a

Encerramento

Encerramento

Reativação

Extravio

Localizaçãode e/p

extraviado

Requisição

Encaminhamento

Recebimento

Transf. deDocumentospor Órgãos

E/P Parados

Histórico deandamento

SérieDocumental

Documentoda Série

ReclassificaDoc/Série

ArquivoSetorial

PrevisãoRecolhimentopara o A.C.

Recolhimentopara o Arq.

Central

Previsão deDestinação

Final

DestinaçãoFinal

Pendenciasde devolução

ao A.C.

Monitoria doSistema

SIARQArquivo Central

02/10/2007

Histórico deOcorrências

Diário de LOGdo Sistema

Notícias

InicializaçãoAnual de

Numeração

CredenciaProtocolos

CredenciaUsuários

Cadastro deImpressoras

Manutençãode Cotas

Processamento DAC

Autuação deprocessos da

AEPLAN


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Projetos em andamento

• Reformulação dos instrumentos de gestão de documentos do SIARQ/UNICAMP– Tabelas de Temporalidade Geral (atividades-

meio e fim)– Plano de Classificação de Funções/Atividades– Instruções normativas de procedimentos

(processos/expedientes e documentos avulsos)


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Motivação

• Aprovação do Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade do SAESP (Decretos nº 48.897/2004 e 48.898/2004)

• Atualização e padronização dos instrumentos de gestão em vigor (atividades meio e finalísticas)

• Atualização de sistemas informatizados de gestão de documentos


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Projeto Tabelas de Temporalidade de Projeto Tabelas de Temporalidade de DocumentosDocumentos


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Metodologia

• Criação de equipe técnica interna – Arquivo Central

• Integração de Comissões Setoriais de Unidades e Órgãos: atividades meio e finalísticas


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Objetivos:

• Elaboração de tabela de temporalidade tabela de temporalidade unificadaunificada contemplando as atividades meio e fim da UNICAMP;

• Complementação de funções/atividades e documentos não contempladas;

• Revisão de prazos e destinação dos documentos;

• Regulamentação: consolidação e aprovação pelas instâncias competentes (CCAD e SAESP)


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Em andamento

1. Adequação dos prazos e destino dos documentos administrativos à Tabela de Temporalidade do SAESP

2. Revisão e complementação das Tabelas vigentes (FCM, FEAGRI, DGA etc...)

3. Piloto de Tabela de Temporalidade por função – com plano de classificação


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Tabela de Temporalidade da UNICAMP


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Tabela de Temporalidade de Documentos do SAESP


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Tabela de Temporalidade Documentos UNICAMP x SAESP


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Tabela de Temporalidade Documentos Funcional


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Projeto Plano de ClassificaçãoProjeto Plano de Classificação


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Classificação de documentos

• Orientação para organização de documentos em séries funcionaisséries funcionais, correspondentes as atividades desenvolvidas previstas ou não em tabelas de temporalidade vigentes;

• Sistema de gestão de processos/expedientes permite a classificação em séries funcionais, onde são atribuídos prazos e destino, de acordo com tabelas vigentes;


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Plano de Classificação de Documentos: vigente

• Primeiro instrumento de classificação de documentos da Unicamp (1992/93):

– Plano de séries documentaisséries documentais integrado ao atual sistema informatizado de gestão de documentos (Protocolo e Arquivo - expedientes/processos)

• Séries documentais correspondentes as atividades responsáveis pela produção e/ou recebimento dos documentos (com prazos e destinação atribuídos)


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Exemplo:• Série 04 – Aquisição de material de consumo – Aquisição de material de consumo –

utilizada na classificação de processosutilizada na classificação de processos correspondentes a essa atividade.

• Nos arquivos os documentos são organizados por:– Órgão produtor– Série: aquisição de material de consumo– Ano


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• O Sistema informatizado permite a emissão de inventários por exemplo:– Classificação/Série– Unidade de procedência– Número e descrição do documento– Data de produção– Data de encerramento– Previsão de avaliação– Notação/localização física


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Plano de Classificação Funcional: metodologia

De 2005/2007

• Formação de equipe técnica

• Estudos da literatura e experiências nacionais e internacionais

• Realização de seminários internos e cursos específicos aberto ao público

• Definição de modelo


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• Elaboração de Plano– Levantamento de funções e atividades em legislação e publicações institucionais; – Levantamento de documentos em tabelas e estudos

nas unidades e órgãos;– Adequação à realidade organizacional e aos métodos

utilizados;– Teste de uso do modelo pelos arquivos e protocolos– Validação e revisão

• Validação e aprovação pelas instâncias competentes;


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• Aplicação do Plano de Classificação– Adoção nos arquivos e no sistema

informatizado


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Plano de Classificação Funcional: resultados

– Formação e capacitação de equipe de trabalho/SIARQ

- Piloto de Plano de Classificação para a Unicamp:- Integração aos instrumentos do SAESP- Uso organizacional / identificação com a

realidade da Unicamp


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Plano de Classificação Funcional- Piloto

• Modelo definido: FuncionalFuncional

• Código: Numérico duplexNumérico duplex

• Estrutura: Classes, Subclasses (funções Classes, Subclasses (funções e atividades) e atividades)

• Instrumento auxiliar: Índice alfabético Índice alfabético remissivoremissivo

(Base: modelo SAESP)


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Plano de Classificação Funcional - Piloto

Estrutura do Plano

Classes:

1. Organização Administrativa

2. Organização de Ensino

3. Organização da Pesquisa

4. Organização da Extensão

5. Organização da Assistência


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Estrutura do Plano

1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (Classe)ADMINISTRATIVA (Classe)1.04.00.00 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS1.04.01.00 Controle de compra e contratação de serviço1.04.01.01 Aquisição de materiais e serviços por Licitação


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Estrutura do Plano

2.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DO ENSINO2.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DO ENSINO

2.01.00.00 Gestão do Ensino de Graduação

2.01.01.00 Coordenação dos cursos de graduação

2.01.01.01 Elaboração de planos e programas de graduação


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Estrutura do Plano

03.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA03.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA

3.01.00.00 Organização da pesquisa e do treinamento especializado

3.01.01.00 Captação de recursos junto às instituições de fomento


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Conclusão

Os instrumentos de gestão de documentos da UNICAMP estão nas seguintes condições:

1. Plano de Classificação (piloto pronto)

2. Tabela de Temporalidade (revisão em andamento)

3. Instruções revisadas de gestão para processos (minuta pronta)


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Validação, aprovação e uso

• Antes de se concluir todo o processo de revisão dos instrumentos e colocar em uso para teste e aprovação se faz necessário estudar a viabilidadeestudar a viabilidade de se fazer instrumentos unificadosinstrumentos unificados para a gestão de documentos das universidades públicas do Estado de São Paulo

• Evitar retrabalho e/ou adequação


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Proposta às demais universidades públicas estaduais de São Paulo: Criação de um grupo de estudos, no âmbito do SAESP com representantes das Comissões de Avaliação de Documentos para definir entre outras questões:

IntegraçãoIntegração de instrumentos das universidades aos do SAESP ou a definição de plano de interoperação dos mesmosplano de interoperação dos mesmos

Estudos para viabilização de padronização de prazos, destino a documentos de atividades fimatividades fim

Viabilização de padrões de comunicaçãopadrões de comunicação entre os arquivos permanentes que favoreçam os pesquisadores e a construção de portais corporativos


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Proposta ao Arquivo Nacional e ao CONARQ:

Recomendações aos Ministérios da Educação e Ciência e Tecnologia para atualização de resoluções relativas ao arquivamento e destinação de documentos de alunos

Criação de um canal intercâmbio de informações relativas a elaboração dos instrumentos: plano de classificação e tabelas de temporalidade no âmbito das universidades públicas federais a fim de viabilizar futura interoperação de arquivos.


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Muito obrigada pela atenção!!!

Neire do Rossio [email protected]

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