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Gabinete de Arquivos Municipais de Cascais: Projetos digitais em cursoJoão Miguel [email protected] do Gabinete de Arquivos Municipais | Câmara Municipal de Cascais
ResumoApresentação de projetos digitais desenvolvidos pela Câmara Municipal de Cascais, entre os quais se desta-cam a georreferenciação documental e a disponibilização de conteúdos on-line.
Criado a 1 de janeiro de 2013, o Gabinete de Arquivos Municipais (GARQ), que integra o Departamento de Inovação e Comunicação da Câmara Municipal de Cascais, tem por objetivo fundamental a implementação de um sistema de arquivos uno, responsável pela agregação de todos os serviços com competência na área, que até à data haviam sido administrados por diferentes unidades orgânicas. Neste sentido, para além da gestão do Arquivo Geral Corrente, do Arquivo Intermédio, do Arquivo Técnico de Urbanismo e do Arquivo Histórico, cumpre-lhe articular-se com os serviços que ainda detêm arquivos setoriais, de forma a acautelar o mais breve-mente possível a administração de toda a documentação produzida e recebida pelo Município, em nome da sua preservação, tratamento arquivístico, acesso e difusão.Na senda de uma gestão integrada, o GARQ encontra-se já a produzir os instrumentos de referência do pro-grama em curso, de forma a dotar o Município de um Regulamento de Arquivo que traduza a organização vigente, bem como de um novo Manual de Gestão Documental e de um Plano de Classificação que transponha os preceitos da moderna arquivística, cuja produção muito tem beneficiado da participação no Grupo de Tra-balho do Projeto Macroestrutura Funcional (MEF), a convite da DGLAB. Esta ferramenta basilar, que exprime a necessidade de normalização da representação das funções e subfunções da Administração Pública Central e Local, deve depois ser dotada dos prazos de conservação administrativa e do destino final da documentação, de forma a apoiar as tarefas de avaliação e eliminação, com vista à libertação de espaço. Numa terceira fase apoiará, ainda, a definição dos requisitos para a preservação digital, equacionando que a maioria dos docu-mentos é já produzida neste suporte ou está a ser alvo de processamento de forma a poder ser consultada em ambiente digital.O Sistema Eletrónico de Gestão Documental em utilização (GDCC), gerido pelo Arquivo Geral Corrente, con-tabilizou no ano passado 81 110 novos registos e deverá obedecer a este novo Plano a partir de 2014. De modo a facilitar a consulta remota da documentação a seu cargo, este serviço tem vindo também a promover a digitalização integral de algumas das séries mais requisitadas, como os processos de toponímia e numeração policial, que disponibiliza através da Intranet. O mesmo está a suceder com os processos de licenciamento de estabelecimentos de restauração e similares, que foram associados ao GDCC, em entradas autónomas com campos de pesquisa adaptados às necessidades identificadas junto dos serviços produtores, a aperfeiçoar no âmbito de ações de formação especializadas, em planeamento.
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Em 2007, de forma a responder aos desafios do Plano Tecnológico e de Modernização da Administração Pública, o Município entabulou um ambicioso projeto de digitalização, que teve por base a documentação a cargo do Arquivo Técnico de Urbanismo. Considerando que os processos de obras particulares constituíam os documentos mais consultados, bem como as dificuldades inerentes à sua consulta e reprodução, em função da proliferação de grandes formatos e de suportes frágeis, com perdas consideráveis de tempo e degradação dos documentos, a decisão de desmaterialização global deste conjunto documental com milhares de metros lineares abrangeria também a sua reorganização arquivística.
GDCC – Arquivo Geral Corrente
X-Arq – Arquivo Técnico de Urbanismo
Os benefícios de campanhas similares implementadas por outros municípios conduziriam à aquisição de máquinas para digitalização de grandes e pequenos formatos, assim como do X-Arq, software concebido na lógica de sistema integrado de gestão de documentos, que passou simultaneamente a ser utilizado pelos Ar-quivos Histórico e Intermédio. A aplicação dispõe de uma base de dados central e de módulos de pesquisa e de descrição, que obedecem à ISAD (G), Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística e ISAAR (CPF), Norma Internacional Arquivística para as Entradas de Autoridade de Entidades, Pessoas e Famílias. Apre-senta, pois, uma estrutura hierárquica multinível, visível no Quadro de Classificação Documental, que permite a definição de várias operações, a partir da seleção de determinada unidade de descrição. A otimização dos resultados é garantida pelas suas possibilidades em termos de organização de espaço, produção de listagens, estabelecimento de hiperligações entre pastas e módulos e ainda pela associação de localizações físicas e de digitalizações de documentos. O sistema permite igualmente a realização de pesquisas simples e compostas, mediante um ou mais termos, a partir da totalidade da base de dados ou apenas com recurso a um determinado nível da hierarquia.
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No âmbito da digitalização, o processo conduzido pelo Arquivo Técnico de Urbanismo tem sido, pois, o mais ab-sorvente, sobretudo num ano marcado pela conclusão do processo de reavaliação global dos imóveis por parte dos serviços de Finanças. Foram descritos e digitalizados em X-Arq todos os processos de obras associados a 18 300 das 36 672 georreferenciações existentes, pelo que a percentagem de concretização desta campanha ronda agora os 49%. Todavia, uma vez que o processamento apenas se efetivou, até ao momento, em função dos pedidos rececionados, no biénio de 2013-14 será também desenvolvida uma campanha de reinstalação e inventariação de todos os processos em presença, conferindo-lhes representação em X-Arq, de forma a que se possa, depois, proceder à ligação informática ao Sistema de Informação Geográfica Municipal (SIG), assegu-rando a interoperabilidade entre duas ferramentas fundamentais para o controlo e gestão desta documentação.
X-Arq – Arquivos Histórico e Intermédio
SIG – Arquivo Técnico de Urbanismo
O apoio à desmaterialização e reengenharia de processos será outra das apostas do GARQ, que, por intermé-dio do Arquivo Geral Corrente, regista algumas concretizações assinaláveis, nomeadamente na área de recur-sos humanos, ao nível do processamento de pedidos de trabalho extraordinário. Neste sentido importa referir que o GDCC já suporta a assinatura digital, cuja utilização se deverá disseminar a partir de 2014. Encontra-se igualmente em planeamento a promoção da interoperabilidade entre o GDCC e o X-Arq, de modo a acautelar- se a tramitação dos registos e respetivos documentos associados, desde a produção ou receção até à definição da sua preservação a título permanente ou eliminação, tarefa que o Arquivo Intermédio, em plena atividade desde o princípio do ano, desenvolverá através de processo que em parte se desmaterializou.
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A criação de estruturas tecnológicas que processem e promovam a consulta da documentação detida pelo Mu-nicípio tem por base fundamental o acesso remoto, extensível a utilizadores externos, nomeadamente através do SIGWEb e do balcão eletrónico disponibilizado pela Loja Cascais, em http://www.cm-cascais.pt/loja-cas-cais-0. Para além da consulta de registos de arquivo, tornou-se também possível enviar através da internet todo o tipo de pedidos relacionados com as competências do GARQ, entre as quais se destaca o fornecimento de reproduções digitais ou analógicas da documentação.Com vista à comunicação da documentação de conservação permanente a cargo do Município, em 2010 colocou-se também à disposição de todos os interessados o Arquivo Histórico Digital de Cascais, acessível em http://www.cm-cascais.pt/cascais/xarqweb. Tendo por base o X-Arq, que já conta com 87 001 registos, possibilita a consulta de descrições de documentos conservados no Arquivo Histórico – que se compõe de 63 Fundos ou Coleções fundamentais para o estudo do passado do concelho – no Arquivo Intermédio e noutros importantes núcleos arquivísticos municipais, como a Casa Reynaldo dos Santos | Irene Quilhó dos Santos e o Museu da Música Portuguesa – Casa Verdades de Faria. Por intermédio desta funcionalidade, em constante atualização, ficaram acessíveis à distância de um clique descrições e digitalizações de documentos que têm vindo a ser gradualmente processados, a diferentes níveis, com enorme adesão por parte do público, como é o caso das fotografias e bilhetes-postais ilustrados, com espécies que remontam ao último quartel do século XIX.
Arquivo Histórico Digital de Cascais
Uma vez concluídos os necessários ajustamentos tecnológicos, o Município de Cascais prepara-se, agora, para aderir ao Portal Português de Arquivos, de forma a alcançar novos utilizadores, tanto mais que esta plataforma se articula com outras redes de informação, como a Europeana ou a Apenet. Facultar-se-á, por exemplo, o acesso a documentação de interesse internacional, como é o caso dos milhares de registos de hóspedes em hotéis, pensões e casas particulares do concelho durante a II Guerra Mundial, período durante o qual Cascais e os Estoris rece-beram um extraordinário afluxo de estrangeiros, que aqui encontraram o seu último refúgio na Europa, antes de cruzarem o Atlântico, para depois se imporem como locais de exílio de várias famílias reais.
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Refira-se que, no domínio da difusão, a aposta na Wikipédia, projeto de enciclopédia multilingue livre, que se impôs como a maior e mais popular obra de referência geral na internet, se revelou bastante proveitosa. Tendo sido criada uma entrada relativa ao Arquivo Histórico, à qual se associou a ligação ao Arquivo Histórico Digital e à SIGWeb, está agora em curso o desenvolvimento de ligações eletrónicas a entradas já existentes nesta plataforma, direcionando potenciais utilizadores até às fontes preservadas em arquivo. Face às suas potenciali-dades em termos de divulgação junto de novos públicos, alguns dos textos produzidos deverão ser, em breve, traduzidos em inglês, espanhol e francês.
X-Arq/SIG – Arquivo Histórico
O Arquivo Histórico procedeu, também desde 2008, à georreferenciação de documentação no SIG, cuja utili-dade esteve na base da implementação da primeira experiência de interface desta plataforma com o X-Arq, de forma a permitir a associação de várias tipologias documentais, nomeadamente processos de obras particu-lares, fotografias e bilhetes-postais ilustrados. Facilitaram-se, desde então, novas modalidades de pesquisa remota que respondem a necessidades identificadas junto dos utilizadores e contribuem para a desburocratiza-ção e simplificação da consulta do acervo.O Guia Digital do Arquivo Histórico Municipal de Cascais, disponibilizado no site do Município desde 2012, constitui outro instrumento de referência no domínio da divulgação do acesso não mediado às importantes fontes documentais preservadas, que resulta dos trabalhos desenvolvidos, de classificação, descrição, in-dexação, digitalização e acessibilização da documentação. Neste âmbito, no próximo dia 7 de junho – por ocasião da comemoração dos 649 anos da elevação de Cascais à categoria de vila – disponibilizar-se-á a sua 2.ª edição, revista e atualizada, de modo a facultar novas possibilidades de pesquisa a todos os interessados pela história local.
Guia Digital do Arquivo Histórico Municipal
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A nova versão, produzida em formato de livro, permite aceder em suporte eletrónico às descrições dos fundos e coleções detidos, nomeadamente dos transferidos e processados em 2012 e 2013, também pesquisáveis no Arquivo Histórico Digital de Cascais. Desta forma, os utilizadores poderão conhecer com maior detalhe as tipo-logias documentais preservadas em cada um dos núcleos, bem como obter informações suplementares acerca da sua extensão, dimensão, história, âmbito, conteúdo, sistema de organização e acessibilidade. Todas as novidades, como os depósitos mais recentes no âmbito do PRADIM – Programa de Recuperação de Arquivos e Documentos de Interesse Municipal, serão devidamente identificadas, para que possam descobrir, de imediato, quais as novas fontes colocadas à sua disposição. Ao abrigo deste Programa, destinado a preservar e difundir todo o tipo de documentação de instituições, famí-lias e particulares, com interesse para a história do concelho de Cascais, foi já possível recolher, por depósito ou doação, os importantes arquivos do Arquiteto Silva Júnior (Casa do Alentejo), Associação Naval de Lisboa, Clube Naval de Lisboa, Colégio da Bafureira, Embaixador Armando Martins Janeira, Federação Portuguesa de Remo, General Jacinto Parreira, Hotel Palácio, Junta de Freguesia de Cascais, Junta de Turismo da Costa do Estoril, Sociedade de Educação Social de S. João do Estoril, Sociedade de Propaganda de Cascais e Troupe União 1.º de Dezembro Caparidense, bem como parte das coleções dos Senhores Dr. António Capucho, Dra. Maria Albertina Madruga, José Santos Fernandes e Manuel Eugénio Fernandes da Silva, cuja documentação foi reinstalada, classificada e descrita, com vista à sua disponibilização para consulta. O Arquivo Histórico, para além de preservar a documentação produzida e recebida pelo Município no decurso da sua atividade transforma-se, assim, cada vez mais, no guardião da memória do concelho.
Os trabalhos em curso alicerçarão o projeto de transformação do Arquivo Histórico num ativo Centro de História Local, que muito beneficiará da reinstalação deste serviço em novas instalações, em Cascais, libertando o edifício onde se encontra alojado, desde 2003, no Complexo Multisserviços da Adroana, para exclusiva uti-lização do Arquivo Técnico de Urbanismo. Neste sentido, em 2005 o Município de Cascais assinou o auto de posse administrativa da Casa Henrique Sommer, peça ímpar da arquitetura de veraneio do final do século XIX, classificada como imóvel de interesse municipal, cuja obra de recuperação deverá começar ainda este ano.
Casa Henrique Sommer, futuro Centro de História Local
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O futuro Centro de História Local | Arquivo Histórico Municipal organizar-se-á em três áreas distintas de fun- cionamento: uma zona pública e de administração, que funcionará na Casa Henrique Sommer, constituída por três pisos e cave; uma zona reservada aos trabalhos que antecedem a entrada da documentação em depósito, instalada no edifício das antigas cocheiras; e uma zona destinada a depósito, que será construída subterranea-mente entre estes edifícios. A adaptação proporcionará condições privilegiadas para a preservação, tratamento e difusão da valiosa documentação a cargo do Município, numa relação de proximidade com equipamentos de interesse cultural, turístico e de lazer, como a Cidadela de Cascais, o Museu do Mar – Rei D. Carlos I, o Centro Cultural de Cascais, o Museu-Biblioteca Condes de Castro Guimarães, a Casa de Santa Maria, o Farol-Museu de Santa Marta e a Casa das Histórias Paula Rego.A criação do Centro de História Local possibilitará a implementação de uma política de ainda maior proximidade virtual, destinada a satisfazer todas as questões suscitadas pelos utilizadores, por meio da construção de um website que, para além da pesquisa da documentação preservada, permita o acesso a outros conteúdos que já se encontram em desenvolvimento. Este novo instrumento de comunicação destinado a sobrepor a noção de informação à de documento deverá ser anunciado a 7 de junho de 2014, por ocasião das comemorações do 650.º aniversário da vila de Cascais, data em que se projeta inaugurar a Casa Henrique Sommer.Até lá manter-se-á a forte aposta no setor editorial, nomeadamente digital, na certeza de que este ambiente é o que mais satifaz as necessidades dos utilizadores. Assegurando a consulta de muitas das edições produzidas pelo Arquivo Histórico na recém-inaugurada Biblioteca Digital de Cascais, acessível em http://www.cm-cascais.pt/cata-logobibliotecas, desenvolver-se-ão coleções integralmente digitais, em formato de e-book, a divulgar em breve.
Edições a disponibilizar na Biblioteca Digital de Cascais
Neste domínio, incentivar-se-á, ainda, o crowdsourcing, conceito que encontra na Wikipédia o seu mais bem sucedido exemplo. O projeto será lançado este ano, por meio da disponibilização de iconografia antiga no site do Município, em pasta de Flickr – Photo Sharing, a difundir via Facebook, de forma a recolher os contributos de todos os interessados para a sua descrição, iniciativa que deverá, depois, ser alargada à transcrição integral de documentos históricos.Os projetos digitais em desenvolvimento no domínio dos arquivos que se apresentaram sinteticamente têm por objetivo a melhoria do serviço prestado ao nível do processamento, controlo, acesso e difusão da documen-tação produzida, recebida e detida pelo Município de Cascais. A normalização de procedimentos, tendo em consideração as efetivas necessidades dos serviços; a formação de utilizadores internos e externos; o incre-mento da desmaterialização; a aposta na interoperabilidade e a criação de novas plataformas e modalidades de acesso à documentação e informação nortearão, desta forma, um programa arquivístico integrado(r), que visa o aumento da eficiência, da simplificação e da transparência dos processos, em nome da desejada modernização administrativa, com o apoio dos serviços e da comunidade em geral.
Direção Municipal de CulturaDepartamento de Património CulturalDivisão de Arquivo Municipal
