GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS,

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS.

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PROGRAMAÇÃO

TEMAS ZAP Trade Objetivo GED/ECM GED/ECM Corporativo GED/ECM Serviços GED/ECM Tecnologias Organizer

DURAÇÃO Exposição dos temas: 50 minutos

Perguntas: 15 minutos

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ZAP Trade1

A ZAP Trade atua no mercado há 11 anos, nas áreas de Tecnologia da Informação e Consultoria em “gestão empresarial”. Especializada em soluções voltadas ao GED/ECM, desenvolveu sua própria aplicação denominada ORGANIZER, há cerca de 05 anos, através de uma equipe de especialistas com programadores, analistas de sistema e consultores.

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ZAP Trade – clientes e parceiros1

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Clientes:

Parceiros:

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Objetivo da apresentação2

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O objetivo desta apresentação é transmitir a importância da “gestão da informação” através das tecnologias GED/ECM no ambiente corporativo.

A informação hoje é um dos ativos mais importantes da Organização. É preciso cada vez mais, reter o conhecimento, não permitindo que o mesmo fique centralizado apenas em seus profissionais. E é justamente neste ponto que os sistemas de tecnologia da informação aliados aos conceitos de gestão estão trazendo soluções que permitem resolver estes problemas.

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GED/ECM3

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de ferramentas que permite o gerenciamento dos ativos de informação, compreendendo todo o seu ciclo de vida, seu processo, sua forma e tempo de armazenamento e descarte, efetuados de forma digital e legalmente embasados.

Enterprise Content Management – ECM [Gestão de Conteúdo Empresarial] é vertente GED das aplicações/softwares na web.

Serviços Agregados

Tecnologia

Conjunto

Integração

GED

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GED/ECM CORPORATIVO4

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INDÍCIOS- Geração de grandes volumes de papel /documento físico [impressão/cópia].- Duplicidade de documentos em arquivo.- Morosidade para obter informações.- Conhecimento centralizado em pessoas/departamentos.- Caixas de entrada de e-mails lotada.- Desperdício com os insumos que geram os documentos físicos.

OBSTÁCULOS- Mudança de cultura na empresa.- Resistência por parte dos usuários/departamentos.- Mudança nas rotinas dos processos de trabalho .

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GED/ECM CORPORATIVO

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VANTAGENS e BENEFÍCIOS Redução de custos com armazenamento de documentos; Redução de custos com impressão; Ganho de espaço físico; Organização; Compartilhamento de informações com segurança; Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; Aumento na produtividade; Grande melhoria no processo de tomada de decisões; Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas.

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GED/ECM Serviços

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METODOLOGIAPara a implantação da solução GED/ECM nos departamentos de uma Empresa, devem ser realizados os seguintes procedimentos:

MAPEAMENTO - Consiste em entender os tipos de documento que o departamento utiliza, como são gerados, como são consultados, como é feito seu armazenamento e classificação dos mesmos com relação à guarda ou descarte [pós digitalização].

TAXONOMIA - Criação da estrutura de armazenamento [índices] dos documentos eletrônicos que serão inseridos na aplicação ORGANIZER, pertinentes ao departamento.

PREPARAÇÃO - é o processo em que os documentos são preparados para a etapa seguinte, a digitalização. Nesta etapa, os documentos devem ser : limpos [remoção de grampos, clipes, etc], desdobrados / desamassados e separados por tipo.

DIGITALIZAÇÃO - os documentos são digitalizados em lotes, em um ambiente de produção.

CONTROLE DE QUALIDADE - Verificação da qualidade das imagens digitalizadas

GUARDA/DESCARTE - Destinação dos documentos pós digitalização. Trata-se de promover sua destruição para os documentos classificados com status “DESCARTE” ou seu arquivamento para os documentos classificados com status “GUARDA”.

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GED/ECM Serviços

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arquivo

Armazenamento

ConsultaDigitalização/

IndexaçãoPreparaçã

o

documento

estação de

capturaservidor estação

AMBIENTE DE PRODUÇÃO [digitalização]

Controle de qualidade

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TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO

Document Imaging (DI)

Document Management (DM)

*OCR/ICR

Workflow

*COLD/ERM...

Gerenciamento eletrônico da informação

Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem.

Gerencia a regra do negócio através de aplicação

Gerenciamento de relatórios e massa de dados

*OCR = Optical Character Recognition*ICR = Intelligent Character Recognition*COLD = Computer Output to Laser Disc *ERM = Enterprise Reports Management

Conversão do documento físico papel em documento eletrônico

GED/ECM Tecnologia6

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O Organizer é uma solução web, desenvolvida no Brasil, totalmente customizável, que integra a Gestão Eletrônica de Documentos (GED/ECM) ao Gerenciamento de Processos (BPM).

Solução composta por ferramentas e serviços que permitem a Gestão da Informação e do Conhecimento Corporativo.

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EXTRATOR DINÂMICO DE ACORDO COM AS INFORMAÇÕES DA BASE DE DADOS SELECIONADA.

É POSSÍVEL SELECIONAR AS BASES DE DADOS DE ACORDO COM O PERFIL DO USUÁRIO LOGADO.

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Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua como consultor. Graduado em administração de empresas e MBA em gestão empresarial (FGV) é especialista em soluções GED/ECM, estudos e consultoria com ênfase em planejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestras sobre temas comportamentais para o segmento corporativo.

Reinaldo Silvestre

Av. Ana Costa, 493, cj. 22Gonzaga – Santos (SP)13 32862277e-mail: reinaldo@zaptrade.com.brwww.zaptrade.cm.b r