GED - Gestão de Conteúdo

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  • RELATOS DE PESQUISA

    GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS: ESTUDO DE CASO COM O SISTEMA DE GESTO DE

    CONTEDO PLONE

    Marcello Peixoto Bax Doutor em Informtica, Anlise de Sistemas e Tratamento de Sinal pela Universit de Montpellier II, Frana. Professor da Escola de Cincia de

    Informao da Universidade Federal de Minas Gerais, Brasil. E-mail: bax@eci.ufmg.br

    Josmria Lima Ribeiro de Oliveira Doutoranda em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas

    Gerais, Brasil. Professora da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais e da Faculdade Batista de Minas Gerais, Brasil.

    E-mail: josmaria@pucminas.br

    Daniel Mendes Barbosa Mestre em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas Gerais,

    Brasil. Professor da Universidade de Itana, Brasil. E-mail: danielmb@gmail.com

    Resumo A gesto de documentos eletrnicos demanda novas formas de gerenciamento para garantir agilidade e atender requisitos jurdicos e arquivsticos. O artigo desenvolve estudo de caso realizado em uma empresa de jornalismo, que em seu processo de trabalho apresenta necessidade de automatizao do contnuo fluxo de interao autor-editor. Os resultados revelam as necessidades informacionais para a gesto de documentos eletrnicos no ambiente de anlise, em relao teoria de arquivos. Alm, disso apresenta uma soluo baseada na adoo de um arcabouo web (framework) colaborativo que atende s necessidades de operao e gerncia do processo. A soluo identificada foi utilizar o Plone

    1, um

    arcabouo voltado construo de portais corporativos em software livre, de forma integrada com o ambiente Windows

    2 proprietrio. O artigo mostra como tal soluo atende aos requisitos tericos e

    empresariais. Para a empresa torna-se possvel o controle de edio compartilhada dos documentos, o acesso universal aos mesmos pela internet, o uso de metadados, e a automao dos processos de editorao via mecanismo de workflow. Palavras-chave: Arquivos eletrnicos. Gesto eletrnica de documentos. Ferramentas de colaborao. Plone. Jornalismo. 1 INTRODUO

    A gesto de documentos arquivsticos eletrnicos demanda novas formas de

    gerenciamento para garantir agilidade e atender, ao mesmo tempo, especificidades jurdicas e arquivsticas. O uso da web em intranets para compartilhar arquivos via e-mail tem gerado dificuldades de gerenciamento, implicando em duplicidade de arquivos, dificuldade no controle de verses e baixa segurana das informaes empresariais, pela possibilidade de interceptao. As polticas e aes sobre documentos eletrnicos recebem contribuies na

    1 Plone um arcabouo (framework) de software para gesto de contedo em portais corporativos.

    2 MS Windows, marca registrada da empresa Microsoft.

    Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011.

    http://periodicos.ufpb.br/ojs2/index.php/pgc. ISSN: 2236-417X. Publicao sob Licena .

  • Marcelo Peixoto Bax; Josmria Lima Ribeiro de Oliveira; Daniel Mendes Barbosa

    Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011

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    rea da Cincia da Informao, especificamente sobre estudos arquivsticos. fato que a base de sustentao para o uso de documentos nas empresas, na grande maioria dos casos, ainda a tecnologia MS Office. Tais arquivos apresentam dificuldades em sua interao com aplicativos de portais corporativos construdos em software livre. Isso compromete a evoluo de aes tticas que permitam a gesto da informao e do conhecimento no contexto empresarial. Sero analisados neste artigo alguns ganhos da integrao de software de escritrio com portais corporativos, tais como: edio de documentos diretamente no portal; acesso seguro universal via web, facilitando o trabalho remoto e em equipe; organizao avanada das informaes via metadados; automatizao de fluxos de trabalho com os documentos da organizao.

    Um recente escndalo brasileiro permitiu verificar como a gesto de arquivos eletrnicos relevante. O caso da planilha, apresentado por Oltramari (2008), possivelmente divulgado por um funcionrio da Casa Civil transformou um arquivo eletrnico em prova para a possvel confeco de um dossi, da qual o governo foi acusado. Em contrapartida, o governo brasileiro solicitou Polcia Federal que apurasse o crime de vazamento de informaes sigilosas do governo. Um grande conflito poltico se estendeu por dias no Congresso Nacional e na Imprensa, no perodo de maro e abril de 2008, devido s dificuldades que aos poucos foram reveladas nao, de lidar com arquivos eletrnicos no governo brasileiro. Vale notar que o governo brasileiro um grande usurio de softwares livres (pblicos) no pas.

    Tal situao revela que o tema de gesto dos arquivos eletrnicos complexo, e que as instituies carecem de aplicaes prticas para permitir solues adequadas, inclusive de acompanhamento da edio de arquivos eletrnicos que proporcionem fidedignidade e autenticidade. A pesquisa de Silva (2008) apresenta direcionamentos que esclarecem a prtica da preservao arquivstica governamental nas polticas pblicas no Brasil, e levanta trs pontos de reflexo: 1) h necessidade de que a preservao seja contnua; 2) o oramento destinado a preservao precisa ser suficiente e constante; 3) a poltica nacional de arquivos precisa ser formulada. Apesar deste artigo no abordar a gesto governamental, pode-se perceber que os reflexos notados na esfera pblica so tambm percebidos na perspectiva empresarial.

    Uma organizao tpica da rea de servios, na qual os funcionrios tm seus computadores interligados em rede local e trabalham criando e editando arquivos com o MS Office apresenta alta complexidade para a gesto de documentos eletrnicos. Neste cenrio, encontram-se documentos, planilhas, e apresentaes utilizadas em processos de trabalho, que passam por aprovaes de reas, estabelecendo fluxos de trabalho (ou workflows). Este cenrio presente nas empresas que adotam uma soluo precria de gesto da informao, geralmente passando pela estruturao do trabalho de seus funcionrios em torno de algumas pastas compartilhadas na rede local; em geral uma rede MS Windows. O fato agravado, quando empresas possuem colaboradores que atuam fora do espao fsico da empresa, fazendo constante uso de aplicaes para transferncia de arquivos, sendo a mais precria e utilizada, o correio eletrnico.

    Este artigo apresenta um estudo de caso desenvolvido em uma empresa de jornalismo, localizada em Belo Horizonte, que atuava poca com cerca de 20 colaboradores para produo de informativos na internet e impressos, revistas e jornais para empresas. O objetivo da pesquisa consistiu em identificar o processo de gesto de arquivos eletrnicos. Aps o levantamento da situao apresentada pela empresa foi possvel diagnosticar os principais riscos existentes na gesto de arquivos, e analisar as demandas informacionais para a gesto de arquivos eletrnicos e o fluxo do processo de edio e reviso. Como contribuio dos resultados, o artigo revela um sistema de gerenciamento de contedo em software livre, e

  • Marcelo Peixoto Bax; Josmria Lima Ribeiro de Oliveira; Daniel Mendes Barbosa

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    apresenta as principais vantagens da sua aplicao para a gesto de documentos eletrnicos no contexto empresarial analisado.

    Para tanto, o artigo se estrutura em sete sees. A primeira seo consiste na introduo que desvela o contexto geral da investigao e a relevncia do tema para as pesquisas em Cincia da Informao. A segunda seo aborda as principais bases tericas revelando os aspectos a serem considerados na gesto de documentos eletrnicos. A terceira seo contempla uma discusso terica e aplicada. A discusso terica envolve o levantamento das ferramentas web que proporcionem a colaborao na edio de arquivos eletrnicos, e para tanto, aborda as caractersticas dos sistemas de gerenciamento de contedo. Alm disso, tambm abordada a participao dos portais corporativos neste processo. A discusso aplicada envolve a anlise da aplicao Plone, que ao mesmo tempo uma ferramenta e uma plataforma de desenvolvimento para a construo de diversos tipos de portais web. A quarta seo apresenta as caractersticas metodolgicas da investigao. A quinta seo descreve a situao atual da empresa investigada, analisando os processos empresariais e a gesto dos documentos eletrnicos. A sexta seo apresenta solues para a empresa, descrevendo as interaes necessrias para a utilizao da aplicao Plone. A stima seo contempla as consideraes finais.

    Finalmente, importante deixar claro que o artigo utiliza muitas vezes o termo arquivo, comumente utilizado para traduzir dois termos em ingls: file e document/record. No entanto, neste artigo, o termo foi utilizado sempre para traduzir document/record. 2 GESTO DE ARQUIVOS ELETRNICOS

    Sousa et al. (2006, p. 9) apresentam que o gerenciamento da crescente produo de documentos em meio eletrnico o novo desafio dos profissionais da informao. A comunidade arquivstica observa de modo mais atento a possibilidade da utilizao da rede para disponibilizar e gerenciar de forma eficiente os acervos arquivsticos, por meio da utilizao de formatos de metadados. Schellenberg (2006) afirmava em sua obra escrita, antes de 1970, os elementos de classificao ao abordar a gesto dos arquivos correntes. O autor apresenta que os trs elementos principais eram: 1) a ao a que os documentos se referem; 2) a estrutura do rgo que os produz; 3) o assunto dos documentos. Atualmente, todos os trs elementos podem ser contemplados concomitantemente, por meio dos aplicativos tecnolgicos. O autor j relatava que o homem produz documentos, como resultado da execuo de um trabalho, o que hoje caracterstico da produtividade em empresas, e at mesmo na academia confo