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GEN IGE 010

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DESMOBILIZAÇÃO DE OPERAÇÕES

Este documento pertence a Guimar Engenharia Ltda., não sendo permitida sua reprodução, total ou parcial, sem autorização formal.

Revisão Data. Conteúdo Elaborado por

A 20/03/2015 Emissão inicial José Neville Júnior / Roberto

Couto

00 02/06/2015 Aprovado

Sumário

1. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ........................................................................................................... 3

2. REFERÊNCIA NORMATIVA ............................................................................................................................. 3

3. TERMOS E DEFINIÇÕES .................................................................................................................................. 3

4. CRONOGRAMA ................................................................................................................................................. 3

5. MONITORAMENTO E CONTROLE .................................................................................................................. 4

5.1. Encerramento da operação ................................................................................................................ 4

5.1.1. Realizar reunião de encerramento da operação ................................................................... 4

5.1.2. Obter Termo Encerramento Contratual ................................................................................. 4

5.1.3. Solicitar baixa da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) junto ao CREA ............... 4

5.1.4. Desativar o Centro de Resultado da operação no SGE ....................................................... 4

5.1.5. Realizar o Seminário de Lições Aprendidas e emitir o relatório ........................................... 4

5.1.6. Emitir o Relatório de Lições Aprendidas ............................................................................... 5

5.1.7. Encerrar ou transferir os Planos de Ação pertinentes à operação ....................................... 5

5.1.8. Extinguir da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) ..................................... 5

5.2. Faturamento ........................................................................................................................................ 5

5.2.1. Liquidar as pendencias de medição ...................................................................................... 5

5.2.2. Liquidar as pendencias de faturamento / Emissão de Notas de Débito ............................... 5

5.2.3. Liquidar as pendencias de recebimento ................................................................................ 5

5.2.4. Obter a Certidão Negativa de Débito – CND – da Fazenda Municipal ................................. 5

5.2.5. Emitir o Relatório Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração ........................... 6

5.3. Fornecedores ...................................................................................................................................... 6

5.3.1. Levantar os fornecedores da operação ................................................................................. 6

5.3.2. Comunicar aos fornecedores sobre o encerramento de seus contratos .............................. 6

5.3.3. Eliminar as eventuais pendencias de pagamento à fornecedores ........................................ 6

5.3.4. Emitir o Termo de Encerramento de contrato com fornecedores ......................................... 6

5.4. Caixa de obra ou Caixa Pequeno ....................................................................................................... 6

5.5. Colaboradores e Parceiros ................................................................................................................. 7

5.5.1. Elaborar o Plano de Desmobilização de Pessoal ................................................................. 7

5.5.2. Preparar e enviar a documentação dos colaboradores e parceiros ..................................... 7

5.5.3. Realizar o processo de desmobilização ou de transferencia ................................................ 7

5.5.4. Emitir PPP's - Perfil Profissiográfico Previdenciário .............................................................. 7

5.5.5. Agendar a homologação dos empregados celetistas ........................................................... 7

5.5.6. Atendimento aos empregados afastados pelo INSS............................................................. 8

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5.5.7. Fazer a homologação dos empregados e parceiros ............................................................. 8

5.5.8. Atualizar o CNC e o SAD ...................................................................................................... 8

5.6. Instalações temporárias ...................................................................................................................... 8

5.7. Providencias legais / baixa na filial ..................................................................................................... 8

5.8. Ministério do Trabalho e Emprego ...................................................................................................... 8

5.8.1. Comunicar à Vara do Trabalho local o encerramento da operação ..................................... 8

5.8.2. Acompanhar as pendências de processos trabalhistas ........................................................ 8

5.9. Documentação .................................................................................................................................... 8

5.9.1. Enviar a documentação técnico / administrativo para o Cliente ........................................... 8

5.9.2. Selecionar a documentação a ser enviada para a Sede ...................................................... 9

5.9.3. Acondicionar a documentação impressa selecionada e enviar para a Sede ..................... 10

5.9.4. Inserir / atualizar os documentos eletrônicos no portal da operação .................................. 10

5.10. Materiais e equipamentos ................................................................................................................. 10

5.10.1. Definir o destino de materiais e equipamentos de nossa propriedade ............................... 10

5.10.2. Descartar materiais inservíveis ........................................................................................... 10

5.10.3. Movimentação de materiais e equipamentos ...................................................................... 11

5.10.4. Relacionar todos os materiais e equipamentos de propriedade do cliente e transferi-los .. 11

5.10.5. Formatar estações de trabalho e outros dispositivos .......................................................... 11

5.11. Atestados tecnicos ............................................................................................................................ 11

5.12. Garantias ........................................................................................................................................... 11

5.13. Comunicação .................................................................................................................................... 11

6. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................. 12

7. ANEXO I – MODELO DE CRONOGRAMA DE DESMOBILIZAÇÃO ............................................................. 12

8. ANEXO II – ESTRUTURA DE ARQUIVOS DOS PORTAIS DAS OPERAÇÕES .......................................... 13

Prefácio

Parte do Sistema Jacobs Guimar de Gerenciamento, esta instrução define as rotinas a serem empregadas para a

desmobilização de operações.

Introdução

Tendo em vista a temporalidade das operações da Jacobs Guimar, é fundamental que você esteja atento aos

aspectos formais do encerramento das operações, visto que não dispomos de recursos locais para as

providências que se façam necessárias após a desmobilização de equipe da operação.

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1. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO

Essa instrução visa definir como deve ser feito o planejamento, a execução e o controle das providências

necessárias ao encerramento das nossas operações sob os aspectos materiais ou humanos, financeiros e legais.

Utilize-a somente como suporte ao entendimento da rede de planejamento da desmobilização de operações

disponível no Informativo/Modelos e padrões/20 – Modelo de planejamento de desmobilização de operações.

2. REFERÊNCIA NORMATIVA

GEN NCI 001 – Comunicação e informática,

GEN PCI 004 – Banco de dados do

empreendimento,

GEN PGE 002 – Avaliação de satisfação de

clientes – serviços de consultoria,

GEN PAD 001 – Gestão dos bens

controláveis,

GEN PCI 004 – Banco de dados do

empreendimento,

GEN IRH 003 – Desmobilização de pessoal,

GEN IRH 005 – Apoio administrativo e

logístico nas operações

GEN IGE 007 – Lições aprendidas.

3. TERMOS E DEFINIÇÕES

O Informativo mencionado ao longo deste documento é encontrado em www.jacobsguimar.com/Informativo. A

terminologia utilizada neste documento está disponível na seção Glossário do Informativo.

4. CRONOGRAMA

O cronograma de desmobilização conterá todas as tarefas relevantes à desmobilização/encerramento da

operação. O modelo editável está disponível no Informativo / Modelos e Padrões / 21 - Planejamento de

desmobilização de operações.

As premissas para a operacionalização do cronograma modelo são:

Quando faltar dez por cento do prazo total previsto do empreendimento (ou dois meses antes do término

contratual, o que for menor), o Gerente do Contrato realiza reunião formal com a equipe chave da operação

para elaborar o Cronograma de Desmobilização sob sua responsabilidade e liderança, utilizando os passos

desta instrução,

A duração e a responsabilidade de cada atividade do cronograma são reavaliadas em função das

peculiaridades do contrato, usando como base o modelo já mencionado,

As atualizações do cronograma são feitas semanalmente, solicitando a cada responsável o status do

andamento das tarefas sob sua responsabilidade,

Após atualizado, o cronograma, é enviado a todos os envolvidos para conhecimento e providências, em

particular o Gerente de Controle de Projetos na Sede.

http://www.jacobsguimar.com/Informativo

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Caso o Gerente do Contrato tenha sido desmobilizado e não tenha sido formalmente nomeado o seu substituto, o

Gerente do Empreendimento ou o Gerente de Apoio Técnico assume todas as obrigações previstas para o

Gerente do Contrato

5. MONITORAMENTO E CONTROLE

A responsabilidade por customizar e monitorar / atualizar semanalmente o cronograma é do Gerente do Contrato

com a assessoria / participação do Gerente de Controle de Projetos.

Em relação às atividades do cronograma modelo:

5.1. Encerramento da operação

5.1.1. Realizar reunião de encerramento da operação

Reunião convocada pelo Gerente do Contrato ou seu preposto com a presença obrigatória de:

Gerente de Controle de Projetos,

Gerente do Empreendimento ou Gerente de

Apoio Técnico,

Gerencia de Administração de Pessoal,

Gerente de Finanças,

Gerente de Suprimentos,

Gerente da Tecnologia da Informação,

Administração da Sede

5.1.2. Obter Termo Encerramento Contratual

Atividade é de responsabilidade do Gerente do Empreendimento ou Gerente de Apoio Técnico. O modelo está

disponível no Informativo, seção Modelos e Padrões/01 - Formulários padronizados / Outros / TEC – Termo de

Encerramento Contratual.

É condição para execução desta atividade que a última Avaliação de Desempenho já tenha sido obtida (GEN PGE

002 – Avaliação de satisfação de clientes – serviços de consultoria).

5.1.3. Solicitar baixa da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) junto ao CREA

Atividade cuja responsabilidade é da Coordenação da Administração da Sede.

5.1.4. Desativar o Centro de Resultado da operação no SGE

Quando não mais for prevista a alocação de custos e receitas no Centro de Resultados, o Gerente de Controle de

Projetos desativa-o no Sistema de Gestão Corporativa (SGE).

5.1.5. Realizar o Seminário de Lições Aprendidas e emitir o relatório

O Gerente do Contrato promove a realização de seminário para o registro das lições aprendidas da operação e

coordena todas as ações posteriores até a emissão do relatório final. A instrução GEN IGE 007 – Lições

aprendidas, define como é conduzida a análise post-mortem e registradas as lições aprendidas.

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5.1.6. Emitir o Relatório de Lições Aprendidas

O relatório é encaminhando ao RD para aprovação e disponibilização no Sistema de Controle de Documentos

(SCD).

5.1.7. Encerrar ou transferir os Planos de Ação pertinentes à operação

O Gerente do Contrato cuidará para que os responsáveis pelos Planos de Ação vinculados à operação concluam

as atividades pertinentes a estes planos.

Cabe ainda ao Gerente do Contrato indicar ao RD o colaborador que substituirá o responsável desmobilizado.

5.1.8. Extinguir da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)

Nas operações em que haja CIPA constituída, o Gerente do Contrato promovera reunião da Comissão com o

objetivo de registrar em ata, assinada por todos os integrantes, o encerramento da CIPA por motivo do término do

contrato e, se for o caso, do estabelecimento.

5.2. Faturamento

5.2.1. Liquidar as pendencias de medição

O Gerente do Contrato:

Emitirá as medições pendentes,

Obterá a aprovação do cliente nas que ainda não haviam sido aprovadas e nas recém emitidas.

5.2.2. Liquidar as pendencias de faturamento / Emissão de Notas de Débito

Emitir todas as faturas relativas a medições ou despesas reembolsáveis no Nota Fiscal pendentes, bem como

emitir e obter o aceite em todas as Notas de Débito relativas a despesas reembolsáveis através de Notas de

Débito.

A liquidação destas pendencias é executada pela Gerencia do Empreendimento / Apoio e monitorada pela

Gerencia Financeira.

5.2.3. Liquidar as pendencias de recebimento

O Gerente do Empreendimento / Gerente de Apoio Técnico é o responsável por todas as atividades que estejam

dificultando o recebimento de notas fiscais / faturas e de Notas de Débito emitidas para pagamento pelo cliente

e/ou terceiros.

5.2.4. Obter a Certidão Negativa de Débito – CND – da Fazenda Municipal

Nos municípios em que o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) está ativo e / ou haja apenas inscrição

municipal, a existência de pleitos junto a prefeitura terá que ser verificada através de processo administrativo. Esta

providencia é fundamental e se materializa na obtenção da Certidão Negativa de Débito nos moldes da legislação

a prefeitura local.

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5.2.5. Emitir o Relatório Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração

Não mais havendo custos e receitas a serem debitados / creditados ao Centro de Resultado, é emitido o relatório

Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração – GEN SGE 039. Os resultados constantes deste relatório

servirão de base para a obtenção dos indicadores finais do desempenho econômico financeiro do contrato.

5.3. Fornecedores

5.3.1. Levantar os fornecedores da operação

A Gerencia dos Suprimentos elabora, a pedido do Gerente do Contrato, a lista das empresas que forneceram bens

e serviços durante a vida da operação. Esta lista é enviada ao Gerente do Contrato.

5.3.2. Comunicar aos fornecedores sobre o encerramento de seus contratos

Todos os fornecedores da operação, independentemente de terem ou não contrato vigendo, serão informados do

encerramento da operação pelo recebimento de carta, na qual aporão o “nada consta”. O modelo da carta está

disponível no Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/Outros/NCF – Carta de Nada Consta

a Fornecedor.

Independentemente desta providencia, o Gerente de Suprimentos terá que ser informado da necessidade de

encerrar os contratos firmados com fornecedores em função da existência da operação (republicas, residências,

veículos, fornecimento de alimentos, transporte etc.).

5.3.3. Eliminar as eventuais pendencias de pagamento à fornecedores

Cabe ao Gerente do Contrato eliminar eventuais pendencias de pagamento a fornecedores devolvendo, se for o

caso, bens que se encontram sob custódia. Entende-se como fornecedores as empresas de locação de veículos,

os proprietários de imóveis alugados em função da operação, os fornecedores de alimentação etc.

Faz parte desta atividade a desmobilização de moradias (republicas e residências) de acordo com o previsto na

instrução GEN IRH 005 – Apoio administrativo e logístico nas operações.

5.3.4. Emitir o Termo de Encerramento de contrato com fornecedores

A Gerencia de Suprimentos na Sede emitirá os Termos de Encerramento dos Contratos e providenciará, com o

apoio da operação, a assinatura pelos fornecedores.

5.4. Caixa de obra ou Caixa Pequeno

A Gerencia Financeira na Sede é informada pelo Gerente do Contrato ou de seu preposto da data do término

operacional da operação, a partir da qual não mais haverá movimentação na conta bancária aberta com a

finalidade de suprir o Caixa Pequeno. Nesta data, a Gerencia Financeira fará a conciliação da conta, tomando as

providencias cabíveis e encerrando a conta bancária.

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5.5. Colaboradores e Parceiros

5.5.1. Elaborar o Plano de Desmobilização de Pessoal

Não esqueça. Estamos lidando com pessoas. O Plano de Desmobilização de Pessoal é a etapa mais delicada do

processo de encerramento de uma operação. Converse com cada colaborador sobre a data que está planejando

para que ele cumpra o Aviso Prévio Trabalhado. Faça isto com antecedência.

Avalie cuidadosamente cada colaborador. Cabe à Gerencia de Recursos Humanos procurar aproveitar os que

ajudaram a nossa Empresa.

5.5.2. Preparar e enviar a documentação dos colaboradores e parceiros

Cabe ao Gerente do Contrato com o apoio administrativo preparar e enviar tempestivamente os documentos de

desmobilização dos colaboradores para a Gerencia de Recursos Humanos conforme GEN IRH 003 –

Desmobilização de Pessoal.

5.5.3. Realizar o processo de desmobilização ou de transferencia

O Gerente do Contrato com o apoio administrativo faz a entrega formal das cartas de Aviso Prévio aos

colaboradores (ver instrução GEN IRH 003, item 5.1.2) e parceiros que serão dispensados.

Para os colaboradores e parceiros que serão transferidos, informar o procedimento a ser adotado.

Em ambos os casos, procede ao total desligamento pela emissão da Guia de Quitação, quitação local e envio do

processo para a Gerencia de Recursos Humanos. Especial atenção tem que ser dada ao disposto na GEN IRH

005 – Apoio administrativo e logístico nas operações, principalmente no que toca a entrega de bens e outros itens

(moradias p.e.).

5.5.4. Emitir PPP's - Perfil Profissiográfico Previdenciário

A Gerencia de Recursos Humanos com o apoio do órgão de SMS da Sede providencia a emissão do PPP do

colaborador a ser desmobilizado.

Este documento estará disponível no dia e local da homologação do colaborador.

5.5.5. Agendar a homologação dos empregados celetistas

Cabe à Gerencia de Recursos Humanos, com o apoio da operação, agendar a homologação do colaborador

frentes aos órgãos pertinentes. Como homologação entende-se todas as providencias pertinentes, dentre elas a

entrega de todos os documentos ao colaborador, efetivação do pagamento, baixa na carteira de trabalho por

procurador habilitado etc.

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5.5.6. Atendimento aos empregados afastados pelo INSS

O Gerente do Contrato intercede junto a Gerencia de Recursos Humanos para que envie correspondência aos

empregados em gozo de benefícios, informando os procedimentos que deverão seguir após encerramento da

operação.

5.5.7. Fazer a homologação dos empregados e parceiros

Cabe à Gerencia de Recursos Humanos, com o apoio da operação, efetuar a homologação agendada por agente

credenciado.

5.5.8. Atualizar o CNC e o SAD

A Gerencia de Controle de Projetos atualiza o Cadastro de Novos Contratos (CNC) e o Sistema de Administração

de Pessoal (SAD)

5.6. Instalações temporárias

O aproveitamento ou não de instalações temporárias depende do resultado da equação custo x benefício. Cabe

ao Gerente do Contrato relacionar as instalações, equipamentos e materiais disponíveis e consultar o Gerente de

Suprimentos sobre o destino que deve ser dado a cada item.

5.7. Providencias legais / baixa na filial

Todas as atividades realizadas com esta finalidade são promovidas pela Gerencia Financeira e somente serão

executadas caso fique decidido pela Diretoria a baixa na filial da cidade onde foi executado o contrato que se

encerra.

5.8. Ministério do Trabalho e Emprego

5.8.1. Comunicar à Vara do Trabalho local o encerramento da operação

Se não houver mais operação na região, a Gerencia de Recursos Humanos comunica, através de carta à Vara de

Trabalho local, o encerramento das operações na região, solicitando que futuras correspondências sejam

enviadas à Sede.

5.8.2. Acompanhar as pendências de processos trabalhistas

A Gerencia de Recursos Humanos envia carta protocolada à Junta de Conciliação e Julgamento local

comunicando o encerramento da operação e informando que a Sede é o novo local para envio de notificações.

5.9. Documentação

5.9.1. Enviar a documentação técnico / administrativo para o Cliente

Com exceção dos nossos documentos internos, o contratante / cliente é o proprietário dos dados gerados / obtidos

durante a implantação do empreendimento.

Independentemente de consulta prévia ao contratante / cliente, toda a documentação técnico / administrativa

obtida em nome ou por sua conta será entregue e protocolada através de documento formal (carta encaminhando

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relação de todos os documentos originais e / ou arquivos eletrônicos gravados em CD, exceto aqueles contidos no

data book - procedimento GEN PPJ 002 – Emissão e tramitação de documentos técnicos).

5.9.2. Selecionar a documentação a ser enviada para a Sede

Não transfira informações / documentos inúteis para a Sede. O espaço custa caro.

Todos os documentos vinculados a colaboradores e parceiros já devem ter sido transferidos para a Gerencia de

Recursos Humanos conforme item 4.5.2. Se ainda restou algum material que ainda não tenha sido envidado,

acondiciona-lo ordenadamente em caixas de papelão (Bank box). As caixas deverão ser identificadas e

relacionadas em Guia de Remessa de Documentos (GRD) encaminhada a Gerencia de Recursos Humanos.

Demais documentos em hard copy

Os demais documentos impressos são separados e relacionados sem duplicidade e para cada CONTRATO

assinado pela Jacobs Guimar (com o cliente ou fornecedores de equipamentos, materiais e serviços), a saber:

Por CONTRATO:

01 – CONTRATO / aditamentos e acordos assinados em função do CONTRATO (somente as vias oficiais

assinadas),

02 - Normas e procedimentos operacionais vigente em função do CONTRATO, somente a última revisão,

03 - Correspondência emitida pela operação em função do CONTRATO (somente se controlada e a cópia

da via assinada pelo emitente e com o recebimento pelo destinatário), inclusive eventual Livros de Registro

de Ocorrências ou Diário de Obra emitido pelo Jacobs Guimar,

03 - Correspondência recebida pela operação em função do CONTRATO (cópia da via assinada pelo

emitente), inclusive eventual Livros de Registro de Ocorrências ou Diário de Obra emitido pelo Cliente,

04 – Relação dos documentos recebidos do contratante / cliente em função do CONTRATO (somente

relação emitida pelo emitente e com recebimento atestado pela Jacobs Guimar. O documento pode ter sido

gerado por sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos),

05 – Relação dos documentos emitidos pela Jacobs Guimar em função do CONTRATO (somente relação

emitida pelo emitente e com recebimento atestado pela Jacobs Guimar. O documento pode ter sido gerado

por sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos),

06 – Planejamento e controle do contrato ou documentos sistêmicos de gerenciamento do tempo

pertinentes ao CONTRATO,

07 – Documento de medição pertinentes ao CONTRATO (Boletins de Medição aprovados, cópias de Notas

Fiscais / Faturas e documentos pertinentes),

08 – Tomadas de preço de equipamentos, materiais e serviços efetuadas para aquisição de bens e serviços

em função do CONTRATO,

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09 – Estudos técnicos efetuados em função do CONTRATO,

10 - Relatórios técnicos elaborados em função do CONTRATO, em especial os RELATORIOS DE

DESEMPENHO produzidos pelo contratado,

11 – Documentos contendo “Outros assuntos” pertinentes ao CONTRATO e que sejam relevantes e

passíveis de eventuais demandas futuras.

5.9.3. Acondicionar a documentação impressa selecionada e enviar para a Sede

Os documentos de cada CONTRATO são acondicionados ordenadamente em caixas de papelão (bank box)

identificadas por CONTRATO e pela numeração acima em Guia de Remessa de Documentos (GRD)

encaminhada ao Centro de Documentação da Sede (CEDOC).

Os documentos em duplicidade ou não relacionados deverão ser destruídos, obedecendo às orientações do órgão

de meio ambiente.

5.9.4. Inserir / atualizar os documentos eletrônicos no portal da operação

Documentos gerados pelas operações em meios eletrônicos são arquivados no portal da operação conforme

procedimento GEN PCI 004 – Banco de dados do empreendimento. Guardar documentos eletrônicos em outros

locais é falta grave imputável a quem gravou o arquivo (Norma GEN NCI 001 – Comunicação e informática). Os

colaboradores e parceiros ao serem desmobilizados serão instados a transferir arquivos de documentos

arquivados em note book, pen drive (e/ou similar), microcomputador ou outra mídia eletrônica sob seu controle e

cujo teor se enquadre na tabela do Anexo II para o Portal da Operação organizado segundo a mesma tabela.

5.10. Materiais e equipamentos

5.10.1. Definir o destino de materiais e equipamentos de nossa propriedade

Cabe ao Gerente do Contrato relacionar as instalações, equipamentos e materiais de nossa propriedade

disponíveis / sob guarda dos colaboradores e parceiros e consultar o Gerente de Suprimentos sobre o destino que

deve ser dado a cada item. A lista destes itens é obtida:

Lista de bens controláveis obtida no Sistema de Controle de Bens (GEN PAD 001 – Gestão dos bens

controláveis),

Levantamento físico de materiais e equipamentos não constantes da listagem acima (uniformes, capacetes,

EPI / materiais de segurança etc.).

O Gerente de Suprimentos, juntamente com o apoio de outras gerências da Sede, definirá o destino dos materiais

e equipamentos da operação (transferência, venda ou doação).

5.10.2. Descartar materiais inservíveis

O Gerente do Contrato buscará com o órgão de meio ambiente da Sede orientações sobre o descarte de materiais

inservíveis (uniformes e capacetes já usados etc.) e providenciará o descarte.

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5.10.3. Movimentação de materiais e equipamentos

A Gerencia de Suprimentos com o apoio do Gerente do Empreendimento / Apoio Técnico cuidara para a retirada /

transferência de todos os itens relacionados em 5.10.1, cuidando para que a Gerencia Financeira esteja

devidamente ciente de todos estes movimentos para efetuar o devido registro de ativos, emitindo o(s) Termo(s) de

Responsabilidade para o(s) nome(s) do(s) novo(s) responsável(eis) por alocar os referidos bens em outras

operações, vender ou doar, e se for o caso, descartar.

5.10.4. Relacionar todos os materiais e equipamentos de propriedade do cliente e transferi-los

Materiais e equipamentos podem ter sido por nós adquiridos (em nome do cliente), principalmente sobressalentes,

e que ainda estejam sob a nossa guarda. Estes itens serão formal e cuidadosamente relacionais e entregues ao

cliente mediante recibo.

5.10.5. Formatar estações de trabalho e outros dispositivos

Por diretriz constante de norma e do Código de Conduta, dados pessoais de colaboradores e parceiros e

informações de propriedade de clientes e/ou de parceiros não podem ser divulgados ou transferidos a terceiros.

Cabe ao Gerente do Contrato fazer com que todos os dispositivos de armazenamento (pen drives, dispositivos de

armazenamento avulsos ou em computadores e equipamentos similares) em uso por colaboradores e parceiros

que estão sendo desmobilizados sejam formatados de modo a “apagar” todas as informações nele contidas. Para

realizar esta operação, o Gerente do Contrato ou quem ele indicar deverá contatar a Gerencia de Tecnologia da

Informação na Sede para receber instruções a respeito.

5.11. Atestados tecnicos

Os atestados técnicos são o legado da nossa Empresa. Cuide deles como se fosse o seu currículo.

5.12. Garantias

O Seguro Fiança é determinado em contrato. Ao encerramento do mesmo tanto a baixa da Carta de Fiança

quanto o Seguro Garantia são solicitados ao banco pela Gerencia Financeira.

5.13. Comunicação

A Gerencia de TI é responsável por, dentre outras atividades:

Atualizar acessos a redes e sistemas / portal da operação,

Encerrar serviços de comunicação (linhas telefônicas, links dedicados etc.) e retirar equipamentos de rede

Resgatar licenças de software,

Verificar a retirada da Operação na Lista de Endereços de e-mail.

Por outro lado, a Administração da Sede desmobilizará serviços de malote e/ou similares.

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6. RESPONSABILIDADES

Toda a tarefa tem os seus responsáveis descritos diretamente na coluna “Nome dos Recursos” no cronograma de

desmobilização.

7. ANEXO I – MODELO DE CRONOGRAMA DE DESMOBILIZAÇÃO

A figura abaixo é meramente ilustrativa. O modelo está disponível no Informativo em local já indicado.

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8. ANEXO II – ESTRUTURA DE ARQUIVOS DOS PORTAIS DAS OPERAÇÕES

Pastas Conteúdo

01-Integração Manual de Coordenação do Empreendimento (MCE), Relatório de Desempenho / Progresso, Data Book.

02-Comunicação

Atas de reunião, mensagens (e-mails) enviados e recebidos que mereçam registro, cartas, memorandos, circulares,

plano de gerenciamento (partes interessadas, comunicação, documentos e registros), apresentações em MS Power

Point, registro de lições aprendidas.

03-Escopo Plano de gerenciamento de escopo, plano diretor do canteiro, escopo detalhado do empreendimento, EAP, dicionário

da EAP, OAE, TSV, TCE, LVS, Punch Lists, contratos, planilhas de pontuação do PDRI, relatório de avaliação do PDRI.

04-Tempo

Plano gerenc. tempo, cronogr. básico e seus desdobr. periódicos, rel. de medição do progresso, estrut. analít.

recursos, calendário recursos, matrizes planejamento (constr, suprim. e engenh.), rel. valor agregado, rel. desemp.

tempo projeção resultados.

05-Custo

Plano de gerenciamento do custo, estimativas de custo, referências e memórias de cálculos utilizados na estimativa,

orçamento (linha de base de custos), plano de contas do empreendimento, relatórios de desempenho de custos com

projeção de resultados, justificativas econômicas, análises de sensibilidade, cronogramas financeiros, fluxos de

caixa.

06-Suprimentos

Plano de gerenciamento de suprimentos, condições gerais de contratação, relatório de desempenho de suprimentos,

contratos e aditamentos em execução e encerrados, boletins de medição e demais documentos pertinentes aos

contratos com fornecedores.

07-Recurso

Plano de gerenciamento dos recursos, planejamento de recursos humanos do empreendimento, planejamento de

equipamentos e instalações temporárias, histogramas de mão de obra e de outros recursos. Todos os demais

formulários (requisições de pessoal - MDP, requisições de treinamento e registros de avaliação de desempenho da

equipe Guimar etc.) são arquivados conforme indicado em 5.6.1.

08-Qualidade

Lista de verificação (LVE), documentos de normatização (procedimentos, instruções operacionais, etc.), relatórios de

inspeção, relatórios de auditorias internas, relatórios de auditorias em fornecedores, certificados de aferição e de

calibração de instrumentos de medição etc.

09-Riscos

Plano de gerenciamento de riscos, ficha de registros dos riscos, lista de riscos de oportunidades, matriz de riscos e

impactos, relatórios de auditoria em riscos, plano de resposta aos riscos, lista de verificação de documentos para o

HAZOP, agendas de reuniões de HAZOP, Identificação de cenários acidentais, Planilha de análise de HAZOP,

Relatório de Análise de Segurança e Operabilidade do Processo.

10-Segurança Plano de gerenciamento da segurança, registros de notificações a terceiros, estatísticas, relatórios de desempenho

da segurança, relatórios de acidentes etc.

11-Meio Ambiente Plano de gerenciamento ambiental, EIA-RIMA, licenças, registros de notificações a terceiros, estatísticas, relatório de

desempenho da gestão ambiental.

12-Documentação de

Engenharia Todos os documentos de engenharia de projeto (no caso de não haver GED).

I-Gestão de Contratos

Documentos pertinentes à gestão do contrato entre a Guimar e o contratante, como contrato e aditamentos,

correspondência entre a Guimar e o contratante, correspondência de e para a Guimar, correspondência com

colaboradores e parceiros, medições para faturamento, formulários internos da Guimar preenchidos (área de

pessoal, suprimentos etc.), PCSMO, PPRA da Guimar e outros documentos somente do interesse da Guimar.

Documents

GEN IGE 010 - jacobsguimar.com IGE 010 00... · Extinguir da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) ... Documentação ... disponível no Informativo/Modelos e padrões/20