Gerao de Dados SPED Contbil

PR-REQUISITOS:................................................................................................................................................................................2 PASSOS PARA GERAR O ARQUIVO DO SPED:..........................................................................................................................................3 1) EXTRATOR SPED CONTBIL (LF0302)............................................................................................................................................3 2) LAYOUT DO SPED. ......................................................................................................................................................................7 3) PARMETROS LAYOUT FISCAL (LF0101) .......................................................................................................................................8 4) CADASTROS DO MLF ..................................................................................................................................................................9 Cadastro 2: Instituio Resp. Entidade (Registro 007)...................................................................................................................11 Cadastro 3: Cadastro Participante (Registro 0150)........................................................................................................................13 Cadastro 4: Pessoa: .................................................................................................................................................................15 Cadastro 5: Endereo................................................................................................................................................................16 Cadastro 6: Livros Auxiliares do Dirio (Registro I012 e I030).......................................................................................................17 Cadastro 7: Estabelecimento Extenso........................................................................................................................................20 Cadastro 8: Identif Signatrio (Registro J930)..............................................................................................................................21 5) Gerao do Arquivo do SPED Contbil..........................................................................................................................................24 6) VALIDADOR ARQUIVO SPED.......................................................................................................................................................28 7) EXTRAINDO HASH DO ARQUIVO VALIDADO..................................................................................................................................29

PR-REQUISITOS: Possuir o mdulo MFL (Layout Fiscal), se no possuir liberao desse mdulo entrar em contato com o Gerente de Contas; Ambiente deve estar com os programas atualizados e tambm com os deltas de dicionrios de dados atualizados at o ltimo pacote liberado; Os Dirios Auxiliares j processados, dos mdulos que sero entregues para o SPED Contbil, a gerao dos dirio auxiliares segue o mesmo procedimento que utilizado para a Normativa 86 e MANAD. A FAQ: 52217 explica como gerar os dirios auxiliares para o EMS5 e a FAQ: 52218 explica como gerar os dirios auxiliares para o EMS2. (Destas FAQs apenas sero necessrias as instrues relativas ao processo dos saldos contbeis por mdulo. Os demais processos dessas FAQs relacionadas gerao da IN86 devem ser desconsiderados.); Cadastrar De-Para do plano de contas da empresa com o plano de contas referencial da Receita Federal. As FAQs abaixo orientam como fazer esse procedimento. - EMS2 FAQ: 54036 - EMS5 FAQ: 53807

PASSOS PARA GERAR O ARQUIVO DO SPED:1) EXTRATOR SPED CONTBIL (LF0302)Com os passos acima atendidos, dever executar o programa de Extrator SPED Contbil (LF0302). (No Mdulo: Distribuio -> Controle Fiscal -> Configurador Layout Fiscal -> Tarefas -> Extrator SPED Contbil.) No Folder Parmetros dever indicar qual o Produto que ser gerado. Para identificar qual o produto a ser selecionado, dever identificar onde encontra-se o mdulo de Contabilidade, se a Contabilidade do EMS2, o produto selecionado deve ser o EMS2, se a Contabilidade do EMS5, selecionar EMS5. O que determinar o produto a Contabilidade, mesmo que existam outros mdulos em outro produto. (Exemplo: se a Contabilidade do EMS2, mas tem o mdulo do Ativo Fixo no EMS5, selecionar EMS2).

O produto determinado pela contabilidade, se a contabilidade no EMS2 ou no EMS5

Ainda no Folder Parmetros deve ser indicado se as informaes sero geradas para o Dirio Geral ou Dirio Auxiliar. Sempre gerar primeiro do Dirio Geral e depois o Auxiliar. Quando selecionado o Dirio Auxiliar os mdulos sero habilitados para indicar quais os mdulos do dirio auxiliares sero gerados. (Ver tela abaixo).

Quando selecionado Dirio Geral, as informaes sero extradas da contabilidade, no necessrio selecionar nenhum mdulo. Dever tambm indicar se os dados para o bloco J sero do Balancete Contbil ou do Demonstrativo Contbil (para a opo de Demonstrativo Contbil, dever ter um cadastro de demonstrativo contbil cadastrado para o Balano Patrimonial o outro para a Demonstrao de Resultado).

Campo Nvel: utilizado quando a opo balancete estruturado. Se estiver com 999 todos os nveis da estrutura sero gerados.

Em seguida acessar o Folder Seleo, para informar o perodo que ser extrado as informaes, bem como: Empresa, exerccio, matriz de contas do SPED e cenrio contbil.

O campo Cenrio Contbil e Matriz de Contas SPED, somente ficaro habilitados quando selecionar o Produto EMS5. O cdigo da empresa dever ser informado conforme o produto, se EMS2, informar o cdigo da Empresa no EMS2, se EMS5, informar o cdigo da Empresa do EMS5.

IMPORTANTE: Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS5, dever fazer a extrao e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz depois gerar para outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 at 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de: 01/06/2008 at 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar o arquivo at 31/05/2008 e depois a partir de 01/06/2008.

Aps parametrizado todas as informaes necessrias, clicar no boto Executar para que as informaes sejam geradas para o Mdulo do Layout Fiscal. Ao final do processamento ser gerado um relatrio, observar se ocorreram erros, nesse caso dever corrigir as inconsistncias e gerar novamente. Se no ocorrerem erros o programa gerar um relatrio com todas as informaes geradas para MLF.

Erros mais comuns (Programa Extrator SPED Contbil): Cta.Ctbl no cadastrada no pl.Referencial para o perodo selecionado!, verificar se a conta contbil est cadastrada no DE-PARA para a data em que est executando o programa. Empresa no cadastrada, verificar se o cdigo informado para empresa est correto. Cenrio Contbil informado no fiscal. Ocorre quando a contabilidade do EMS5, e o cenrio no est marcado como fiscal no cadastro de Cenrio Contbil -> Boto Movimentos (prgint/utb/utb076aa.r) Para o(s) mdulo(s): &1 no foram encontrados registros. Certifique-se que os dirios auxiliares foram gerados para o perodo selecionado com a opo de Gerar Dados para

Arquivos de Fiscalizao. Dever executar o procedimento para gerar os dirios auxiliares descritos nos pr-requisitos desse documento. Nenhuma informao foi extrada para o MLF, devido aos seguintes erros: Se essa frase foi listada no arquivo, indica que existem erros que precisam ser corrigidos, para ento gerar novamente o extrator.

2) LAYOUT DO SPED.Em seguida necessrio atualizar o Layout do SPED pra que o arquivo possa ser gerado o arquivo. A FAQ: 54962 tm orientao de como o layout deve ser importado.

3) PARMETROS LAYOUT FISCAL (LF0101)Nesse programa informado o diretrio onde os arquivos do SPED sero gerados.

Campos:estabelecimento pode ser deixado em branco, ou informar o estabelecimento central. banco poder ser deixado em branco, pois no ser utilizado para o SPED Contbil. diretrio destino: informar um diretrio onde sero gerados os arquivos do SPED Contbil.

Observao: Os arquivos gerados para o SPED Contbil tero a seguinte nomenclatura: Nome do Layout + cdigo estabelecimento + ano + ms + dia + hora + minuto. (Exemplo: ECD999200811251535.txt)

4) CADASTROS DO MLFAcessar: Tarefas -> Manuteno / Consulta das Informaes de Todas as Tabelas (LF0203)

Nessa lista tem todas as informaes geradas para o MLF, e que posteriormente sero geradas para o SPED Contbil. Algumas informaes precisam ser informadas manualmente, em seguida detalharemos o que necessrio informar manualmente.

Observao: Em todos os cadastros que existir o campo de estabelecimento, dever preencher com o estabelecimento Central.

Cadastro 1: Estabelecimento: Verificar se a informao de estabelecimento central est em branco, se estiver necessrio informar qual o cdigo do estabelecimento central ou estabelecimento Matriz. (Ver a tela demonstrando como fazer a verificao e cadastro).

Se a coluna de Estab Central estiver em branco acessar o boto de Manuteno do Registro.

Modificar para informar o estabelecimento Central, se estiver em branco.

Cadastro 2: Instituio Resp. Entidade (Registro 007) Esse cadastro Obrigatrio, dever cadastrar as outras instituies responsveis pela empresa que, tenham direito de acesso ao livro contbil digital. Caso a empresa no tenha nenhuma instituio, dever ser feito o cadastro com o cdigo da instituio igual a 00 (zero), significa que a empresa no tem nenhuma inscrio em outras entidades/instituies.

Nessa tela so includas as instituies.

Campos: Instituio: informar o cdigo da instituio conforma tabela abaixo. (Dvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Inscrio: informar o cdigo da inscrio da empresa na instituio. Excetuando a Receita Federal e as Secretaria de Estado de Fazendo que jurisdicionam o estabelecimento, devem ser fornecidas informaes dos demais rgos que tenham acesso aos livros digitais. Recomenda-se que sejam includas inscries estaduais de pelo menos duas filiais existentes em cada UF. Exemplo: uma instituio financeira deve informar no registro 0007 o Banco Central; uma empresa sujeita s normas da CVM, deve informar a CVM. (Dvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Data Incio: informar a data inicial de acesso das Instituies aos livros. Fim Perodo: informar a data final de acesso das Instituies aos livros. Ser for perodo indeterminado preencher com 31/12/9999.

Tabela de Instituio:CDIGO 00 01 02 03 04 DESCRIO Sem inscrio cadastral em outra entidade. Banco Central; Superintendncia de Seguros Privados - Susep; Comisso de Valores Mobilirios CVM; Agncia Nacional de Transportes Terrestres ANTT;

Secretarias de Fazenda (ou equivalente) das seguintes Unidades da Federao: AC Acre; AL Alagoas; AM Amazonas; AP Amap; BA Bahia; DF Distrito Federal; CE Cear; ES Esprito Santo; GO Gois; MA Maranho; MT Mato Grosso; MS Mato Grosso do Sul; MG Minas Gerais; PA Par; PB Paraba; PE Pernambuco; PR Paran; PI Piau; RJ Rio de Janeiro; RN Rio Grande do Norte;

CDIGO RS RR RO SC SE SP TO

DESCRIO Rio Grande do Sul; Roraima,; Rondnia; Santa Catarina; Sergipe; So Paulo; Tocantins;

Cadastro 3: Cadastro Participante (Registro 0150) Cadastrar as Empresas Ligadas que tem participao na empresa em questo. Esse cadastro no obrigatrio para gerao do arquivo do SPED Contbil. Se informado os participantes, devero ser os mesmos informados na DIPJ da empresa.

Campos: Cdigo do Participante: Pode ser numrico ou o prprio nome da empresa Ligada. Esse cdigo no pode ser repetido. o mesmo nome do participante do cadastro de Pessoa no campo Pessoa. Pessoa: Informar um cdigo para a pessoa ligada a empresa (mais instrues no cadastro de Pessoa. Cdigo do Relacionamento: Informar o cdigo de relacionamento conforme tabela: CDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 DESCRIO Matriz no exterior; Filial, inclusive agncia ou dependncia, no exterior; Coligada, inclusive equiparada; Controladora; Controlada (exceto subsidiria integral); Subsidiria integral; Controlada em conjunto; Entidade de Propsito Especfico (conforme definio da CVM); Participante do conglomerado, conforme norma especfica do rgo regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; Localizada em pas com tributao favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes.

Cadastro 4: Pessoa: Informar o cdigo da pessoa utilizado no cadastro de participante (cadastro 3).

Campos: Pessoa: informar o cdigo da pessoa informado no cadastro de participante. Observao: O cdigo pessoa deve ser cadastrado com o maior nmero possvel, (Exemplo: 999999999, 999999998, 999999997), visto que as informaes cadastrais podem ser sobrepostas em um novo processo de extrao de dados do SPED Fiscal, pois o extrator do SPED Fiscal carrega a tabela pessoa com todos os fornecedores e clientes cadastrados no EMS e se houver algum cliente ou fornecedor com o cdigo informado as informaes digitadas sero perdidas. Tipo Pessoa: informar o tipo da pessoa, sendo: 1 - Pessoa Fsica 2 - Jurdica. Endereo: informar um cdigo de endereo da pessoa (esse cdigo ser utilizado no cadastro 5 (cadastro de endereo). Domiclio Fiscal: Informar o domiclio fiscal, sendo: 1 Territrio Nacional, 2 Unio Europia, 3 Outros Pases, 4 Pas, territrio ou regio sujeito a um regime fiscal claramente favorvel. Municpio IBGE: Informar o municpio IBGE da pessoa quando fsica ou jurdica, Informao Obrigatria. (Consultar cdigo em: WWW.ibge.gov.br) PIS: informar o PIS quando pessoa fsica.

Cadastro 5: Endereo Informar o cdigo do endereo informado no cadastro de pessoa.

Campos: Endereo: informar o cdigo de endereo informado no cadastro Pessoa. O cdigo de endereo deve ser cadastrado com o mximo nmero possvel, seguindo a mesma regra do cdigo da pessoa. Cdigo Pas: informar o cdigo pas conforme tabela disponibilizada pelo Banco Central. (Informao est no Folder Dados 2)

Cadastro 6: Livros Auxiliares do Dirio (Registro I012 e I030) Cadastrar livro para cada perodo e para cada mdulo. Se o livro conter mais de um perodo, o tamanho do arquivo no poder ultrapassar 1G. Para evitar esse problema, sugerimos gerar um livro por perodo para cada mdulo.

Mais detalhes na Observao 4.

Campos: Mdulos: Seguir a seguinte nomenclatura para os mdulos: Mdulo APB / MAP ACR / MCR CMG / MCB APL / MAE FAS / MPT MCE MFT Descrio Contas a Pagar Contas a Receber Caixa e Bancos Aplicaes e Emprstimos Ativo Fixo / Patrimnio Estoque Faturamento

Ordem: Informar o nmero do LIVRO. Atentar para o nmero de livros conforme j tem impresso (Registrados na Junta Comercial) e cadastrar na sequncia. Natureza: Informar o termo de Abertura e Encerramento resumido, colocar nesse campo a que mdulo refere-se. Tipo: Informar 000, pois esse o cdigo para escriturao por meio eletrnico. Identificao Trans: Informar o cdigo HASH aps envio do livro auxiliar Receita Federal, esse campo dever ser informado sem pontos, nem hfen e sem o dgito; Arq. Ato Constitutivo: Informar a data de constituio da empresa. Informao est no Contrato Social para empresas limitadas ou na Ata de Constituio para Empresa de Sociedade Annimas. Arq. Ato Converso: Informar data da converso da Ltda para S.A. Se no houver, repete a data do Ato Constitutivo Inst. Resp. Plano de Contas: Informar 10 para Receita Federal ou 10 para Banco Central Observaes: 1) Os livros devem ser gerados por perodo (1 para cada mdulo e para cada perodo) 2) Para gerar um livro Dirio Auxiliar de qualquer mdulo, dever ser primeiro cadastrado o livro/dirio para o Modulo da contabilidade (FGL (Se EMS5), MCT (Se EMS2). 3) Caso esteja gerando o livro Dirio Geral Resumido, todos os livros auxiliares devem estar cadastrados (Dirio do Contas a Pagar, Receber, Caixa e Bancos, etc), j com o identificador da Transmisso (HASH) gravado, que disponibilizado aps a validao do Dirio Auxiliar. 4) Os dirios auxiliares devem ser validados primeiro no programa de validao do SPED, ser fornecido um cdigo HASH, esse cdigo deve ser informado no cadastro de Livro Auxiliares no campo: Identificador Trans, do respectivo livro. Exemplo: Gerado e validado o livro 100 do Contas a Pagar, buscar o HASH no programa de validao/envio da Receita e digit-lo no campo: Identificador Trans.

Cadastro 7: Estabelecimento Extenso Cadastrar o NIRE (Nmero de Identificao no Registro de Empresas). Somente para o estabelecimento principal necessrio informar o NIRE.

Cadastro 8: Identif Signatrio (Registro J930) Dados dos responsveis pela escriturao contbil da empresa.

Campos: Cdigo Assinante: informar o cdigo do assinante conforme tabela abaixo. Qualificao: Informar a qualificao conforme funo do Signatrio. A qualificao deve estar igual a descrio da tabela de signatrio. Exemplo: Se informar o cdigo de assinante 204, na qualificao dever informar: Conselheiro de Administrao, se informar diferente ocorrer erro na validao do arquivo. Inscr. Contabilista: Composio do nmero de CRC.

Observao: Deve conter no mnimo dois cadastros: responsvel pela empresa e contador, ou seja, quem assina os Livros Contbeis.

CDIGO 203 204 205 206 207 220 222 223 226

DESCRIO Diretor Conselheiro de Administrao Administrador Administrador do Grupo Administrador de Sociedade Filiada Administrador Judicial Pessoal Fsica Administrador Judicial Pessoa Jurdica Profissional Administrador Judicial/Gestor Gestor Judicial

309 312 313 315 801 900 999

Procurador Inventariante Liquidante Interventor Empresrio Contabilista Outros

5) Gerao do Arquivo do SPED Contbil

Importante: Caso tenha ocorrido uma extrao depois de realizado o preenchimento dos cadastros manuais, necessrio cadastrar novamente os seguintes cadastros: Pessoa, Endereo, Estabelecimento (Extenso).

Acessar: Tarefas -> Interpretador de Layout (LF0200).

Selecionar a opo de ECD SPED Contbil, e clicar no boto Executar

Programa de Gerao do Arquivo SPED Contbil.

Folder Parmetro:

Campos: Situao Especial: 0 Abertura 1 Ciso 2 Fuso 3 Incorporao 4 Encerramento (informar no perodo em que ocorreram) 9 Normal (informar nos perodos em que no h nenhuma das situaes anteriores). Escriturao Contbil: Se gerar o arquivo com a opo de dirio geral detalhado, no necessrio gerar os dirios auxiliares. G Livro Dirio Geral Detalhado R Livro Dirio Geral Resumido A Livro Dirio Auxiliar Mdulo: 1 Contas a Pagar 2 Contas a Receber 3 Aplicaes e Emprstimos 4 Caixa e Bancos 5 Patrimnio / Ativo Fixo

6 Faturamento 7 Estoque 8 Outro Mdulo Externo 9 Contabilidade Mdulo Externo: Para habilitar esse campo, dever informar o cdigo 8 para o campo mdulo. Gerao do Arquivo: Sempre ser 0 centralizado Empresa: Informar a empresa para gerao do arquivo. Estabelecimento: Esse campo ficar desabilitado, preenchido o estabelecimento principal da empresa selecionada. Se estiver em branco, dever informar manualmente no Cadastro de Estabelecimento, no programa LF0203. Nmero da Ordem: Informar o mesmo nmero de Ordem que foi informado no cadastro dos Livros Auxiliares do Dirio, para o perodo em que esto gerando o arquivo, programa: LF0203. Folder Impresso:

ON-LINE: Poder informar um diretrio diferente do diretrio informado no programa LF0101. Se deixar em branco ir assumir o diretrio do programa: LF0101. BATCH: Dever informar o diretrio no servidor de execuo para que os arquivos sejam criados.

Executar esse programa para que o arquivo do SPED seja criado e possa ser posteriormente validado.

IMPORTANTE: Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS5, dever fazer a extrao e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz depois gerar para outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 at 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de: 01/06/2008 at 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar o arquivo at 31/05/2008 e depois a partir de 01/06/2008.

6) VALIDADOR ARQUIVO SPED

Validador: http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedContabilmultiplataforma.htm

Para validar o arquivo acessar o Menu: Escriturao Contbil/Validar Escriturao Contbil (conforme tela abaixo).

Ser aberta a seguinte janela:

Informar o arquivo que deseja-se validar

Clicar no boto Validar, aparecer o status de validao do arquivo. Quando estiver concluda a validao, aparecer o resultado da Validao, onde ter os erros que ocorreram ou a mensagem: Arquivo de Escriturao Contbil validado com sucesso.

7) EXTRAINDO HASH DO ARQUIVO VALIDADOPara o usurio extrair o HASH do arquivo validado, dever acessar o menu Escriturao Contbil/Consultar Situao da Escriturao Contbil, onde aparecer informao de Empresa, selecionando a linha que corresponde a empresa e clicar em OK, aparecer uma tela com a Situao da Escriturao e o HASH do arquivo. IMPORTANTE: No atendemos no suporte ou consultoria dvidas de como utilizar o validador do arquivo ou com encontrar o HASH gerado, esses so programas da Receita Federal e devem esclarecer as dvidas com a Receita Federal. Essas instrues que colocamos nesse documento apenas um facilitador.