Gerador automático de lançamentos

contabilísticos de bancos

• Com ferramenta de conciliações bancárias automáticas

Metodologia de trabalho diferente da tradicional

O procedimento contabilístico tradicional, tal como é executado pelos

profissionais de contabilidade, passa pelo lançamento exaustivo da documentação

contabilística, e posterior comparação com o extracto bancário (procedimento de

conciliação bancária);

Se o objectivo é conseguir que a contabilidade fique igual ao extracto

bancário, porque não transcrever directamente o extracto bancário

para a contabilidade , evitando trabalho tradicional mas totalmente

desnecessário?

Esperamos assim poupar horas infindáveis de trabalho cansativo e de lançamentos

bancários, que estimamos em taxas de poupança horária de 80 a 95% do tempo

gasto por processos tradicionais. Tal deveria permitir também informação

contabilística correcta e mais atempada para análise pela gestão da empresa.

Tem capacidade para trabalhar de duas formas:

Método inovador

• importa extractos bancários da páginas de homebanking

• e gera os respectivos movimentos contabilísticos

automáticamente no ERP , com possibilidade de

classificação total de documentos a partir da descrição

constante do extracto bancário; Não se fazem

movimentos de bancos na contabilidade sem ser por via

automática!

• emparelhamento dos movimentos de recebimentos de

clientes e pagamentos a fornecedores, feitos nos

programas de gestão e contabilidade, com os movimentos

gerados automáticamente pelo CBU (controlado no CBU)

Método tradicional

A ferramente de conciliações bancárias pode ser usada

como método alternativo

• importa os extractos bancários da páginas de

homebanking e extractos de contabilidade de qualquer

ERP (programa de contabilidade ou gestão)do mercado;

• mantêm os extractos de bancos e de contabilidade

actualizados a qualquer momento no CBU, garantindo a

fiabilidade das importações sequenciais e sucessivas;

• procede à conciliação automática dos dois extractos;

• procede à sua conciliação manual , para os casos de não

correspondência automática

• permitir a sua permanente sincronização, apesar das

correções que tenham de ser feitas na contabilidade (por

erros detectados no processo de conciliação), com total

fiabilidade e sem necessidade de fechar meses ; filosofia

totalmente dinâmica;

• gera movimentos contabilísticos automáticamente no ERP

, com possibilidade de classificação total de documentos a

partir da descrição constante do extracto bancário, apenas

para os movimentos do extracto bancário não

conciliados;

• gerar relatórios clássicos de conciliação bancária a qualquer

data, actual ou passada, e consultas a ambas as tabelas por

diversos filtros

Poupança de recursos administrativos

Aumento de capacidade

Crescimento

MODO DE OPERAR

Fase de parametrização (comum aos métodos Inovador e Tradicional)

• PARAMETRIZAÇÃO DE EXTRACOS BANCÁRIOS E DE EXTRACTOS DE

CONTABILIDADE DO ERP

Extractos bancários

• Parametrização no CBU do formato dos extractos de cada banco,

por forma a serem integrados para a base de dados da aplicação

Extractos de contabilidade do ERP

• Parametrização no CBU do formato do extractos de cada ERP, por

forma a serem integrados para a base de dados da aplicação

• CRIAÇÃO DE TABELAS AUXILIARES NO CBU

• Tabela de firmas – a aplicação pode gerir várias empresas em

simultâneo

• Tabela de Diários – indicação do diário ou diários que deverão ser

utilizados no futuro na geração automática de movimentos para o

ERP , com contador próprio do CBU (os documentos gerados no

ERP pelo CBU deverão ser controlados por contador nativo no

CBU, dando origem a diário ou diários de contabilidade –

possibilidade de gerar todos os movimentos num diário único ou

num diário por cada banco)

• Tabela de Bancos - criação de códigos e indicação do código de

conta no ERP de contabilidade; atribuição de um diário a cada

banco , onde serão gerados no futuro movimentos contabilísticos

a partir do extracto bancário;

• Tabela de Códigos de Tesouraria – possibilidade de classificar os

movimentos constantes dos extractos bancários importados para

o CBU numa óptica de grupos de tesouraria (independente da

contabilidade e permitindo obter futuramente a tradicional

“análise de tesouraria”, para comparação com o “orçamento de

tesouraria”); utilização opcional, sem influência na conciliação

bancária.

• Tabela de Plano de Contas – tabela onde residem contas que

serão utilizadas no processo de geração automática de

movimentos contabilísticos a partir do extracto bancário, para as

respectivas contrapartidas ; estas contas deverão ser abertas

respeitando o plano de contas do ERP, por forma a evitar erros e

paragens no processo de importação dos movimentos gerados;

• Tabela de Centros de Custo – para os movimentos gerados como

descrito no ponto anterior, nos casos em que a firma use

contabilidade por centros de custo;

• Tabela de Moedas – a aplicação pode controlar extractos em

diversas moedas, que converte para a moeda base, gerando

diferenças classificáveis como diferenças cambiais;

• Tabela de Cambios – para aplicação do ponto anterior

Fase operacional

Método inovador

• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU

• Procedimento operacional :

• A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos,

usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada

(normalmente excel)

• Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no

disco local

• Importação para a base de dados do Cinplegest ,

actualizando o extracto bancário com a periodicidade

desejada

• A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso,

sendo possível carregar manualmente o extracto bancário;

• GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO

BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER

DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS)

• O processo de selecção de movimentos para criação do

ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à

classificação contabilística de contrapartidas a partir de

filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta

fase são utilizadas as tabelas auxilares “Plano de Contas” e

“Centros de Custo” ;

• A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de

importação do ERP do utilizador , gravando-o no disco

local, e permitindo a sua posterior importação para o

mesmo;

• A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário

próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é

criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam

movimentos que não venham da integração do CBU, para

evitar conflitos de contadores / numeração de

documentos;

• Emparelhamento de lançamentos feitos no ERP de recebimentos de

clientes e pagamentos a fornecedores com os movimentos gerados

automáticamente pelo CBU

• Utilização de um algoritmo de emparelhamento residente no CBU

que permite aproveitar todo o trabalho de contas correntes feitos

nos ERPs

Método Tradicional

• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU

• Procedimento operacional :

• A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos,

usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada

(normalmente excel)

• Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no

disco local

• Importação para a base de dados do Cinplegest ,

actualizando o extracto bancário com a periodicidade

desejada

• A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso,

sendo possível carregar manualmente o extracto bancário;

• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS DE QUALQUER ERP DO MERCADO

(Primavera, PHC, Sendys, etc)

• Procedimento operacional :

• A partir da opção de exportação de extractos de qualquer

ERP (normalmente excel)

• Gravação do ficheiro obtido da contabilidade do ERP no

disco

• Importação para a base de dados do Cinplegest ,

actualizando o extracto da contabilidade a qualquer

momento

• Aplicação mantém a compatibilidade entre o extracto de

contabilidade do ERP e o extracto do CinpleGest,

adaptando-o a qualquer novo lançamento ou alteração ou

feita no ERP

• Compatibilidade assegurada sem necessidade de ter meses

fechados na contabilidade, de uma forma totalmente

dinâmica

• CONCILIAÇÃO AUTOMÁTICA DOS MOVIMENTOS IMPORTADOS

• Basta um mero clique para conciliar em média 80 a 90% dos

movimentos, atribuindo-se a cada par conciliado um

número de conciliação automática que liga os movimentos;

• CONCILIAÇÃO MANUAL DOS MOVIMENTOS NÃO ELIMINADOS NA

OPÇÃO AUTOMÁTICA

• Disponibilização de janelas paralelas e filtros diversos para

conciliação dos movimentos mais resistentes , atribuindo-se

aos movimentos conciliados (por norma mais de dois) um

número de conciliação manual;

• Capacidade para gerar movimentos contabilísticos de

correção de pequenas diferenças , para situações vulgares

de erros de simpatia ou de centimos (evitando o trabalho

de efectuar estas correções no ERP de contabilidadee voltar

mais tarde à operação de conciliação)

• ANÁLISE DINÂMICA DOS RESULTADOS DA CONCILIAÇÃO, POR FORMA A

PROCEDER ÀS CORREÇÕES NECESSÁRIAS

• Os movimentos em aberto podem sem consultados em

qualquer momento e em referência a qualquer data

presente ou passada, na opção “Mapas” – “Mapa de

conciliações bancárias”, ou alternativamente;

• Na opção “ Conciliação Manual”, que mostra apenas os

movimentos em aberto, em duas janelas paralelas (bancos

e contabilidade)

• Na opção “Consulta de Picagens”, que disponibiliza diversos

filtros, bem como a possibilidade de anular conciliações

anteriormente feitas, reabrindo os movimentos a nova

picagem;

• LANÇAMENTOS DE CORREÇÃO NO ERP

• Uma vez analisados os erros do lado dos lançamentos

contabilísticos , procede-se à sua correção directamente no

ERP de contabilidade

• Uma vez efectuadas as correções, procede-se a nova

exportação do extracto de contabilidade a partir do ERP; e

de imediato a nova integração para o CBU, garantindo esta

aplicação a respectiva sincronização;

• O que quer dizer que o CBU tem capacidade para perceber

e sincronizar qualquer

ALTERAÇÃO/ANULAÇÃO/MOVIMENTO NOVO que tenha

sido feito no ERP, reabrindo automáticamente conciliações

anteriores, se fôr caso disso, sem intervenção do utilizador;

• Este procedimento pode ser repetido as vezes que fôr

necessário, se bem que se não houver lapso do utilizador a

conciliação poderá ser limpa em apenas uma vez;

• O objectivo é , assim, chegar a uma conciliação limpa do

lado dos movimentos contabilísticos, podendo nesta

primeira fase restar movimentos por regularizar, mas

apenas do lado do extracto bancário; só esta situação

permite passar à fase seguinte:

• GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO

BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER

DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS)

• Esta opção , de enorme utilidade em termos de poupança

humana de trabalho, só pode ser executada se estivermos

em presença de uma conciliação bancária onde só estejam

em aberto movimentos do lado do extracto bancário, e

nenhum movimento do lado da contabilidade;

• A explicação para esta restrição é simples: considerando

que o CBU gera os movimentos em aberto do lado do

extracto bancário, existe o risco de os gerar em duplicado

com movimentos que possam ainda estar em aberto do

lado da contabilidade (a situação será naturalmente sempre

recuperável, mas à custa de esforço adicional evitável)

• O processo de selecção de movimentos para criação do

ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à

classificação contabilística de contrapartidas a partir de

filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta

fase são utilizadas as tabelas auxilares “Plano de Contas” e

“Centros de Custo” ;

• A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de

importação do ERP do utilizador , gravando-o no disco

local, e permitindo a sua posterior importação para o

mesmo;

• A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário

próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é

criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam

movimentos que não venham da integração do CBU, para

evitar conflitos de contadores / numeração de

documentos;