GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO PARA GESTÃO DE … · desenvolvimento da ferramenta de custeio, desenvolver uma ... decisão e sistemas de informações como auxílio à gestão da

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO

PARA GESTÃO DE CUSTOS EM UMA

EMPRESA

Raissa Targino Dantas Barbosa (UFRN )

[email protected]

marcus eduardo freitas dantas (UFRN )

[email protected]

Monick Alexandre da Silva (UFRN )

[email protected]

HELIO ROBERTO HEKIS (UFRN )

[email protected]

Atualmente é percebido que a informação vem adquirindo destaque nos

processos gerenciais, isto se deve ao fato destas serem utilizadas

durante as tomadas de decisão das empresas, a fim de diminuir a

incertezas, e consequentemente os riscos.. Neste contexto, o estudo

busca apresentar a importância de estruturar as informações

relacionadas aos custos de uma empresa. Para isto foi necessário

conhecer os processos envolvidos, coletar os dados necessários para o

desenvolvimento da ferramenta de custeio, desenvolver uma

metodologia de custeio apropriada e elaborar um Fluxo Informacional

para formalizar as informações obtidas. Os resultados obtidos

apontam melhorias na gestão da empresa, pois poderá ser utilizada

como ferramentas de apoio a tomada de decisão.

Palavras-chaves: Gestão de Custo, Fluxo Informacional, Gestão da

Informação

XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos

Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.



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1. INTRODUÇÃO

Diante do acirramento da concorrência entre empresas, é notável a necessidade de obter

diversos tipos de recursos para atingir seus objetivos e se manter no mercado, dentre os quais

são destacados os recursos humanos, materiais, financeiros e de informação.

A informação vem se firmando como uma ferramenta muito importante na competitividade e

na diferenciação das organizações empresariais, presente em todos os campos de atuação da

atividade humana, nos campos científico, técnico, comercial e organizacional (CALAZANS,

2008). Sobre o papel da informação nas organizações Calazans (2008) afirma que “No

contexto organizacional, a informação se configura como um dos recursos econômicos

primordiais [...]”.

Neste cenário, as empresas estão sendo estimuladas a implantarem modelos e sistemas para o

gerenciamento da informação, como forma de alcançar um requisito básico competitivo. É

importante salientar que há algumas décadas esses modelos eram tidos como diferenciais para

as empresas, mas o que se percebe hoje é que tais modelos são essenciais para qualquer

empresa.

Uma das informações presentes nas empresas é referente aos custos dos produtos e serviços.

Leone (2000), afirma que as informações relacionadas aos custos deixaram de serem apenas

informações auxiliares para controle de estoques e lucros gerais e se tornaram ferramentas

auxiliadoras durante as tomadas de decisões gerenciais.

O presente trabalho busca realizar um estudo do fluxo de informações relacionadas aos custos

do setor de serviço, verificando a importância da estruturação do fluxo informacional como

apoio a Gestão de Custos, para isso será descrito o fluxo de informações durante as etapas de

desenvolvimento da metodologia de custeio aplicada.

A importância deste trabalho está relacionada à necessidade cada vez maior que as

organizações possuam informações bem estruturadas a fim de que estas sejam, de fato, uma

ferramenta eficaz durante a tomada de decisões e consequentemente criem vantagem

competitiva. As informações referentes aos custos dos produtos e serviços são primordiais,

visto que estas deixaram de serem apenas informações auxiliares para controle de estoques e

lucros gerais e são, atualmente, importantes ferramentas auxiliadoras durante as tomadas de



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decisões gerenciais (MARTINS, 2009). Desta forma, é necessário que as empresas tenham

estas informações de maneira estruturada para que possam utilizar durante a tomada de decisão.

2. USO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO MÉTODO DE CUSTEIO

Nesta seção serão apresentados argumentos teóricos acerca dos assuntos relacionados à

Gestão da informação. Os assuntos apresentados são: o uso da informação, gestão da

informação como vantagem competitiva, gestão da informação como suporte a tomada de

decisão e sistemas de informações como auxílio à gestão da informação.

2.1. O uso da Informação

Ao abordar o tema informação, faz-se necessário inicialmente definir três conceitos básicos:

dados, informações e conhecimento. De acordo com Oliveira (2005), dado é qualquer

elemento identificado em sua forma bruta, desta forma, pode ser percebido que um dado

isolado não auxilia a compreensão de uma situação.

Por outro lado, Mcgcee e Prusac (2003) afirmam que as informações consistem em dados

organizados, coletados e ordenados, que geram conhecimento, contrariamente aos dados, que

não possuem este atributo, pode ser dito ainda que as informações são caracterizadas como

dados dotados de relevância (MULBERT, 2001). O conhecimento é o conjunto de

informações que incluem reflexão, síntese e contexto (DAVENPORT, 2003), desta forma, o

conhecimento contribuirá no processo de tomada de decisões. A figura abaixo representa a

estrutura dos elementos de sistema de informação.

Figura 1 – Elementos do sistema de informação.

Fonte: Adaptado de Magalhães (2002)



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É notável o grande volume de dados recebidos pelas organizações empresariais, sendo

necessário que estes dados sejam tratados e tornem informações valiosas durante os processos

decisórios, porém nas empresas muitas vezes, os dados não recebem tratamentos necessários e

informações valiosas deixam de ser usadas, seja por falta de disponibilidade dos componentes

da organização em fazer uso desta ou por não estarem estruturadas de forma adequada

(STAIR e REYNOLDS, 2010).

Gibson (2002) alerta que o compartilhamento do conhecimento ocorre quando os

componentes das organizações estão interessados em desenvolver novas capacitações e em

criar e aperfeiçoar processos de aprendizagem.

Outra consideração a respeito da informação é que esta deve ter qualidade. Para Stair e

Reynolds (2010), uma informação de qualidade deve ser precisa, completa, econômica,

flexível, confiável, relevante, simples, verificável e no tempo certo. Neste sentido, faz-se

necessário atentar para a qualidade da informação usada na gestão da organização, visto que a

mesma contribuirá para o alcance dos objetivos almejados pela empresa.

2.2. A gestão da informação como suporte a tomada de decisão

Em um sistema organizacional as decisões tomadas pela gerencia devem ser baseadas em

informações sistematizadas. De acordo com Nakagawa (1993) “os gerentes se defrontam com

a responsabilidade pela solução dos grandes problemas de uma empresa e tomam decisões,

fazendo escolha entre soluções alternativas”, que se supõe baseada em um adequado sistema

de informações.

Beal (2004) fornece quatro formas de atuação em um ambiente empresarial: Informação como

apoio à decisão; Informação como apoio à produção; Informação como fator de sinergia;

Informação como fator determinante de comportamento.

As informações que apoiam as decisões possuem a finalidade de fornecer conhecimento aos

tomadores de decisão para, desta forma, reduzir as incertezas durante os processos decisórios.

Assim, as informações referentes às tendências do ambiente externo são definidas como

informações de apoio a produção, nestas são encontradas informações relacionadas às práticas

de produção e gerenciamento. Sendo assim, um instrumento de benchmark para a empresa,



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gerando condições para aumentar o valor agregado ao produto e, consequentemente,

favorecendo a vantagem competitiva empresarial.

As informações que atuam como fatores de sinergia fortalecem o relacionamento entre os

diversos setores da empresa, gerando contribuição entre os setores e ganhos para o

gerenciamento da empresa. As informações que geram influência no comportamento dos

envolvidos da empresa atuam como fator determinante de comportamento.

Brien (2002) afirma que o tipo de informações requeridas pelos tomadores de decisão está

diretamente relacionado com o nível da tomada de decisão gerencial e o grau de estrutura nas

decisões que eles enfrentam, logo é necessário que as informações produzidas e encaminhadas

para os tomadores de decisões estejam em sintonia com a demanda de informações que

auxiliem o processo decisório. Logo, a capacidade em realizar as tomadas de decisões sofrerá

forte influência pela qualidade das informações, cabendo ao gestor fazer o uso eficiente destas

informações.

As tomadas de decisões das empresas são classificadas de acordo com área de atuação na

empresa: nível estratégico, nível tático e nível operacional. As decisões do nível estratégico

estão relacionadas às tomadas de decisões sobre alternativas de longo prazo (Bateman, 1998).

As decisões relacionadas ao nível tático aos objetivos de curto prazo abrangendo partes

específicas da organização. Ao nível operacional estão relacionadas as decisões voltadas a

planos de ação de horizontes menores, com menores riscos e relacionados a atividades

rotineiras (Oliveira, 2003). Pode ser observado na figura abaixo, a relação dos da tomada de

decisão e os níveis estratégicos da empresa.

Figura 2 - Níveis da tomada de decisão



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Fonte: Adaptado de Oliveira (2001, p. 45)

Segundo Drucker (1999) existem quatro conjuntos de instrumentos que utilizam a informação

como ferramentas necessárias para os componentes da gerência realizarem as tomadas de

decisão: Informação de base; Informação de produtividade; Informações de alocações de

recursos; Informações de competências.

As informações de base são fornecidas pelos setores de contabilidade e/ou financeiro da

empresa. As informações relacionadas a produtividade geralmente são fornecidas pelo setor

de planejamento e controle de produção. As informações utilizadas durante o gerenciamento

de recursos (pessoas, capital e matéria-prima) são de alocação de recursos.

As informações relacionadas com a capacidade da empresa em realizar serviços, são

denominadas informações de competências, estas ainda informam a capacidade de realização

de serviços e/ou produtos que os concorrentes não oferecem ou oferecem de maneira

insatisfatória para os clientes.

Desta forma, nota-se a importância de organizar as informações das empresas antes de

encaminhar para os tomadores de decisão. Uma das formas de estruturar e organizar as

informações é pela elaboração de relatórios. Brien (2002) classifica os relatórios em quatro

categorias: Relatórios periódicos ou programados; Relatório de exceção; Informes e respostas

por solicitação; Relatórios de pilha.

Os relatórios periódicos possuem formato pré-estabelecido e são elaborados com a finalidade

de gerar informações em uma base regular, com conteúdo pré-especificados. Os relatórios

elaborados excepcionalmente ou em maiores intervalos, gerando informações a respeito de

condições especificas são considerados relatórios de exceção.

Os denominados por “informes de respostas por solicitação” são os relatórios que

disponibilizam informações em resposta a demandas especificas da gerência. São gerados

quando a demanda por informações tem caráter de urgência.

Os relatórios de pilha são as informações empilhadas na estação de trabalho, utilizando-se de

software de transmissão em rede para transmitirem seletivamente relatórios e outras

informações para a estação dos gerentes (BRIEN, 2002).



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É notável a importância do sistema de informação no auxilio e suporte ao alcance das metas e

objetivos da organização. Frezatti (1997) ressalta que com o fortalecimento dos relatórios

gerenciais, pretende-se aliar potencialidades para melhor gerenciar decisões.

2.3. Sistemas de informações com auxílio à gestão da informação

Outra forma de tratar as informações de maneira eficiente é constituindo sistemas de

informações na empresa, estes sistemas consistem em uma combinação estruturada de

informação, recursos humanos, tecnologias de informação e práticas de trabalho, organizada

de forma a permitir melhor atendimento dos objetivos da organização (CASSARRO, 1999).

Antes de abordar os conceitos relacionados aos sistemas de informação é importante

conceituar sistemas, de acordo com Slack (2007) os sistemas constituem processos de

transformação onde os recursos de entrada (inputs) são transformados em recursos de saída

(output).

Figura 3 – Modelo de um sistema de transformação

Fonte: Adaptado de Slack (2007)

Neste contexto, em um sistema de informação, os recursos a serem transformados são os

dados e os recursos de transformação são constituídos pelos equipamentos e o pessoal

envolvido nas atividades de processamento dos dados; as atividades de transformação dos

dados em informações constituem o processamento e as informações organizadas e tratadas

são os output (saídas) do sistema.



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Gomes e Salas (2001, p. 79) definem que “um sistema de informação é aquele que elabora de

forma explícita, estruturada, sistemática e periódica determinada informação mediante um

processo formal de recolhimento, processamento e transmissão da informação”.

Os sistemas de informação foram classificados por Nakagawa (1993), Mosimann e Fisch

(1999) em dois grupos, de acordo com o suporte que proporcionam: Sistema de Apoio às

Operações; Sistema de Apoio à Gestão.

De acordo com Mulbert (2011), os Sistemas de Apoio Operacional são responsáveis por

processar e tratar os dados referentes às atividades rotineiras, geralmente esses dados são

bastante volumosos, atuando nas atividades cotidianas da empresa. Sistema de Apoio à

Gestão busca auxiliar as decisões relacionadas à gestão da empresa e muitas vezes pode fazer

uso das informações do sistema de apoio às operações.

Diante das necessidades dos gestores de uma organização por informações que auxiliem o

processo de tomada de decisões, os chamados Sistemas de Apoio Gerencial buscam atender

estas necessidades. Moscove, Simkin e Bargranoff (2002, p. 22) informam que “os sistemas

de informações desempenham um papel vital em nossa vida cotidiana”. A figura abaixo

resume a classificação dos sistemas de informação:

Figura 4 – Classificação dos sistemas de informações

Fonte: Adaptado de O’brien (2010).

Como pode ser observado na figura os sistemas de apoio operacional e gerencial podem ter

subclassificações, mas de uma maneira geral os sistemas de informações atuam nas empresas



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como ferramentas de auxilio durante as atividades administrativas, sejam elas previstas ou

não, tornando-se peças fundamentais para uma gestão eficaz.

2.4. Gestão de Custos

Em muitas empresas define-se gestão de custos como a mensuração dos custos de produtos e

serviços. De acordo com Eldenburg (2007), a gestão de custos possui escopo bem mais

amplo, abrangendo informações financeiras e não financeiras, incluindo ainda itens que não

se relacionam exclusivamente com a formulação dos custos.

Neste sentido, a gestão de custos, ou gestão estratégica de custos, busca utilizar as técnicas

relacionadas à contabilidade de custos, para gerar informações relacionadas aos custos dos

produtos e serviços, durante as tomadas de decisões empresariais. Conforme pode ser

observado na próxima figura, a contabilidade de custos transforma os dados relacionados aos

serviços e produtos em informações a respeito dos custos dos serviços.

Figura 5 – Relação dos dados e da informação na Contabilidade de Custos

Fonte: Adaptado de Leone (2001, p. 17)

Assim, a contabilidade de custos gera as informações necessárias para a gestão dos recursos

nas organizações. Para poder abordar o tema gestão de custos, faz-se necessário apresentar

conceitos importantes como: gasto, despesa, custo e receita.

2.4.1. GASTO

Feedback



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De acordo com Martins (2003, p. 24) “gasto é a compra de um produto ou serviço qualquer,

que gera sacrifício financeiro para a entidade (desembolso), sacrifício esse representado por

entrega ou promessa de entrega de ativos (normalmente dinheiro)”.

Franco (2009) ressalta que só podem ser considerados gastos apenas o desembolso

relacionado ao consumo de bens e serviços, desta forma, é necessário analisar a destinação da

compra antes de classifica-la como gasto. É importante atentar que, gasto é diferente de

pagamento de despesa, uma despesa pode ser paga sem que haja consumo de bens, desta

forma não sendo considerado um gasto. Bruni (2011) afirma que os gastos serão classificados

como custo ou despesa, a depender da sua importância na elaboração do produto ou serviço.

2.4.2. CUSTO

Martins (2009) conceitua custos como o “gasto relativo à um bem ou serviço utilizado na

produção de outros bens ou serviços”, desta forma, os custos estão associados aos produtos ou

serviços produzidos pela empresa. Para Bruni (2009) “as classificações mais utilizadas estão

relacionadas à forma de atuação dos custos e em relação a sua variação diante da variação de

demanda”.

Em relação à forma de atuação os custos podem ser diretos ou indiretos. Os custos diretos são

alocados diretamente aos objetos de custeio, sem necessidade de utilizar critérios de rateio,

visto que existe uma definida relação de causa e efeito entre o custo e o objeto de custeio,

afirma Leslie (2007). Já os custos indiretos precisam sofrer algum critério de rateio antes de

serem alocados aos produtos. Alguns autores ainda alocam nesta classificação os custos de

transformação que, de acordo com Bruni (2009), representam o esforço da empresa para obter

o produto.

Outra classificação utilizada faz referência ao comportamento dos custos em relação à

variação do volume de produção do objeto de custeio. Esta classificação divide os custos em:

fixos e variáveis. De acordo com Bruni (2009), os custos variáveis são aqueles que sofrem

variação proporcionalmente ao volume de produção e os custos fixos não variam diante das

variações de volume de produção.

2.4.3. RECEITA



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As receitas relacionadas a uma empresa são divididas entre Receita Bruta e Receita Líquida.

Receita Bruta “é o total dos rendimentos realizados como base em todas as fontes geradoras

de receita da empresa” (BLANK, 2008).

De acordo com a Receita Federal (1999), Receita Líquida é receita bruta diminuída das

vendas canceladas, dos descontos concedidos, dos abatimentos e dos tributos incidentes sobre

as vendas. Entre outras palavras a Receita Bruta é o somatório do valor recebido pela empresa

antes dos descontos necessários, como impostos e abatimentos.

2.4.4. DESPESA

De acordo com Bruni (2001) as despesas “correspondem ao consumo, direto ou indireto, de

produtos ou serviços para obtenção de receitas. As despesas não estão associadas à produção

de um produto ou serviço”. Martins (2009) afirma que todo produto ou serviço vendido

provoca despesas, estas constituem todos os gastos relacionados ao processo de produção,

excluindo os custos, visto que já foram contabilizados separadamente.

As despesas podem ser classificadas de acordo com o comportamento da variação do seu

valor em relação ao volume de produção, desta forma, são classificadas como despesas fixas

ou despesas variáveis. As despesas fixas não sofrem variação em função do volume de

produtos ou serviços comercializados, contrariamente as despesas variáveis, que sofrem

variação de valor, Martins (2009).

É importante ressaltar que o presente estudo não abordará os critérios utilizados durante a

distribuição dos custos dos serviços, o objetivo deste trabalho, conforme mencionado no

início, é descrever o fluxo de informações durante a gestão de custos. As etapas citadas serão

detalhadas posteriormente.

3. FLUXO INFORMACIONAL COMO FACILITADOR PARA TOMADA DE

DECISÃO NA GESTÃO DE CUSTOS

Para iniciar o levantamento de dados cabe ao gestor realizar uma caracterização do setor, com

auxílio da gestão de processo possibilitará identificar as informações necessárias para o

desenvolvimento de custeio dos serviços da empresa. Para o desenvolvimento da metodologia

de custeio os principais dados coletados nesta fase foram: Custo mensal com colaboradores;

Patrimônio do setor, Custos dos centros de apoio; Custos indiretos.



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O custo mensal com os colaboradores é composto pela remuneração mensal e encargos

(férias, 13º salário, plano de saúde, INSS, FGTS, PIS e previdência social). Já o patrimônio

poderá ser obtido da lista oficial dos bens patrimoniais da empresa, caso haja necessidade de

custear só um setor, simplesmente, separará apenas os equipamentos e móveis alocados na

área física e envolvidos neste setor, na sequência será avaliado o tempo de vida útil dos

equipamentos, a fim de auxiliar no cálculo da depreciação.

Os custos incidentes dos centros de apoio compreendem os custos dos departamentos (centros

de custos) que servem de apoio na prestação de serviços do setor, os principais departamentos

são: Segurança do trabalho - custos relacionados com prevenção de acidentes na empresa;

Almoxarifado - distribuição de materiais de expediente (papel, caneta, cartucho, etc.);

Limpeza e segurança - custos com colaboradores envolvidos na limpeza e segurança da

empresa; Núcleo de informática - custos relacionados ao setor de informática, este setor presta

serviços de manutenção de computadores, atualização e instalação de softwares; Manutenção

predial - custos relacionados com a manutenção das instalações da empresa (pequenas

reformas e manutenção de equipamentos de uso comum). Os custos dos centros de apoio

serão rateados entre os setores da empresa, estes valores devem ser incorporados ao custo

total e representam o peso da estrutura institucional necessária para a prestação de serviços.

Outros dados obtidos nesta etapa serão os custos indiretos, que poderão ser obtidos de

consultas ao Livro Razão da empresa, os principais custos indiretos fazem referência a:

locação de equipamentos e aquisição de material de expediente. A fim de criar uma base de

dados consistente foram tabulados os custos indiretos incidentes nos últimos meses.

Ainda nesta fase serão coletados os valores da demanda histórica dos serviços dos últimos

meses. Estes dados serão armazenados de acordo com o tempo destinado a cada serviço,

incluindo as horas usadas durante a elaboração dos relatórios.

Todos dos dados obtidos nesta etapa serão organizados, armazenados e transformados a fim

de gerar informações que serão os recursos de “entrada” para outros processos. Os principais

“outputs” deste processo de transformação são: Custo Unitário; Despesas; Resultados

Operacionais, Preços dos serviços; Indicadores financeiros, de produção, metas, Ponto de

equilíbrio e Mark-up.

Os “outputs” gerados da transformação dos dados são “inputs” para processo de

transformação das Informações em Conhecimento, logo esse tratamento das informações



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poderá criar ferramentas que venha auxiliar no custeio e precificação, como também

apresentar decisões que poderão ser tomadas, além de possibilitar a geração de documentos

formais que venham padronizar e gerar novos indicadores. O “output” desta transformação de

Informação em Conhecimento, será o “input” para processamento de Conhecimento em

Inteligência competitiva.

Por fim o fluxo informacional têm como resultado informações de qualidade para

fundamentar as tomadas de decisões, criação do Planejamento Estratégico, Plano de Produção

e do Plano de Negócio da empresa. Para facilitar o entendimento desse Fluxo Informacional

no Gerenciamento de Custeio, a figura 6 apresenta o esboço de Fluxo Informacional, com o

Fluxo Completo e Parcial de cada etapa de transformação.

Figura 6 – Fluxo de Transformação Informacional do Custeio



14

Fonte: Elaboração Própria

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os mercados estão cada vez mais competitivos, influenciando diretamente no preço de oferta,

logo a formulação dos preços deve levar em consideração informações referente aos custos de

produção dos produtos/serviços e informações sobre o ambiente externo (preço dos

concorrentes, demanda, fornecedores, etc.), assim observa-se a necessidade das empresas em

desenvolver metodologias para atender a demanda de informações

Este artigo conseguiu atingir o seu objetivo ao descrever o fluxo informacional durante as

etapas da metodologia de custeio, podendo ser observado que este fluxo teve início com uso

de ferramentas de gestão de processo para levantamento dos dados e descreveu por etapas o

processo de transformação de dados em inteligência para Tomada de Decisões. Neste

processo os dados passaram por um processo de organização e manipulação, no qual se

transformaram em informações, que por sua vez, foi tratado e gerado em Conhecimento, por

fim esse Conhecimento foi transformado em ações que geraram a Inteligência competitiva

como apresentado figura 7.



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Figura 7 – Fluxo informacional

Fonte: Elaboração Própria

É perceptível a importância de estruturar e manter o fluxo de informações nas organizações,

visto que desta forma são fornecidas a gerência informações relacionadas à gestão de custos

que atuarão como ferramentas auxiliadoras durante os processos de decisão, diminuindo desta

forma, as incertezas inerentes do processo.

Como oportunidades futuras esta visão geral do Fluxo Informacional na gestão de custos

poderá ser utilizado para demais áreas como estoque, manutenção, processo, etc.,

possibilitando às empresas estruturar de forma sucinta a hierarquia e padronização dos fluxos

informacionais.

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em fatores de crescimento e de alto desempenho nas organizações. São Paulo: Atlas, 2008.

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ELDENBURG, L. Gestão de custos: como medir, monitorar e motivar o desempenho. Rio de Janeiro: LTC,

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