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Gerenciamento de Projetos com o MS- Project 2016 - Avançado Aula 3 Prof. Guilherme Nonino Rosa

Gerenciamento de Projetos com o MS- Project 2016 - Avançado · Gerenciamento de Projetos com o MS-Project 2016 ... Deve iniciar/terminar em –Filtro interativo, ... Se o filtro

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Gerenciamento de Projetos com o MS-Project 2016 - Avançado

Aula 3

Prof. Guilherme Nonino Rosa

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Apresentação:

Prof. Guilherme Nonino Rosa

- Técnico em Informática pela ETESP – São Paulo no ano de 2012.

- Graduado em Ciências da Computação pela Unifran – Universidade de Franca no ano de 2000.

- Pós-Graduado em Tecnologia da Informação aplicada aos Negócios pela Unip-Universidade Paulista no ano de 2011.

- Licenciado em Informática pela Fatec – Faculdade de Tecnologia de Franca no ano de 2011.

- Docente do Senac – Ribeirão Preto desde fevereiro/2012

- Docente do Centro de Educação Tecnológica Paula Souza, na ETEC José Martimiano da Silva.

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Contatos:

Prof. Guilherme Nonino Rosa

[email protected]

http://profguilherme.wordpress.com

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Percentual Concluído Planejado do ProjetoComo visualizar o % planejado das atividades ou do projeto considerando uma

determinada data de referência. Por exemplo: qual o percentual planejado de

conclusão de um projeto para o dia 31/12 de um determinado ano?

O software possui três campos de percentual concluído (progresso): % da duração, % dotrabalho e o % físico mas não possui um Campo que apresente o percentual planejado deconclusão, que sirva de parâmetro de comparação.

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Percentual Concluído Planejado do Projeto1. Criar um Campo Personalizado

O campo personalizado pode ser criado na Barra de Opções do Menu Projeto, na

opção Campos Personalizados:

Deve-se escolher o campo do tipo “texto”

(trata-se apenas da formatação final do

campo) e alterar o nome do campo para algo

mais intuitivo:

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Percentual Concluído Planejado do Projeto2. Criar uma fórmula para este campo criadoTodos os campos, operadores e funções necessários se encontram no Editor de Fórmulas dos campos personalizados do Project. Uma vez aberto, a caixa de diálogo abaixo aparece:

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Percentual Concluído Planejado do Projeto

Int(IIf([Data de status]>[Término Estimado da Linha de Base];100;

IIf([Data de status]<[Início Estimado da Linha de Base];0;

ProjDateDiff([Início Estimado da Linha de Base];[Data de

status])/ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base])*100))) & “%”

Após este passo é só parametrizar para que as tarefas resumo também utilizem

esta fórmula e salvar.

3. Parametrizar a “Data de Status”

A data de status também pode ser configurada na Barra de Opções do Menu

Projeto, na opção “Informações do Projeto”.

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Percentual Concluído Planejado do Projeto

Int(IIf([Data de status]>[Término Estimado da Linha de Base];100;

IIf([Data de status]<[Início Estimado da Linha de Base];0;

ProjDateDiff([Início Estimado da Linha de Base];[Data de

status])/ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base])*100))) & “%”

ProjDateDiffRetorna a duração entre duas datas em minutos.Ex: ProjDateDiff([Início Estimado da Linha de Base];[Data de status])

ProjDurValueRetorna o número de minutos em uma duração.Ex: ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base])

& - Concatenar

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Exposição dialogada e experimentação:

4-Criação de Tabelas.

O docente apresenta os diversos tipos de tabelas, sua utilização, efuncionalidades necessárias para a apresentação do projeto. Após ademonstração os alunos executam as atividades relacionadas aotema, propostas na apostila.

Objetivo: Criar Tabelas Personalizadas.

Indicador relacionado à atividade:9.Cria Tabelas

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Criar uma nova tabela.1) Abra o projeto e mantenha somente as

colunas padrão do Project

2) Aba Exibir, grupo Dados, Tabelas, Mais

tabelas.

3) Na janela que se abre, clique no botão Nova.

4) Ao lado da caixa Nome, ative a opção

Mostrar no Menu. (Habilitamos a nova tabela

a ser visto no menu Tabelas)

5) Dê o nome para a Tabela

6) Desative a opção Bloquear a primeira coluna.

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Criar uma nova tabela.7) Coluna Nome do Campo selecione Nome8) Coluna Título, digite Tarefas9) Coluna Nome do Campo, digite Duração.10) Coluna Nome do Campo, digite Trabalho.11) Coluna Nome do Campo, digite Custo.12) Coluna Nome do Campo, digite Multa.13) Coluna Nome do Campo, Visão de Conclusão14) Coluna Nome do Campo, digite Replanejar15) Para habilitar a tabela, clique aba exibir, dados, Tabelas e selecione Tabela Específica.

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Exposição dialogada e experimentação:

5-Criação de filtros.

O docente apresenta os diversos tipos de filtros, sua utilização, efuncionalidades necessárias para a apresentação do projeto. Após ademonstração os alunos executam as atividades relacionadas aotema, propostas na apostila.

Objetivo: Criação dos diversos tipos de filtros

Indicador relacionado à atividade:6. Cria filtros.

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Filtros de tarefas.• Filtros Mais Comuns

1)Crítica – Atividades do caminho crítico

2)Etapas – Atividades fases ou etapas do projeto

3)Intervalo de datas – Atividades que iniciam ou terminam após a primeira data e

antes da última solicitada.

4)Intervalo de tarefas – Atividades com números de identificação dentro do

intervalo especificado.

5)Tarefas atrasadas – Status atrasado no projeto.

6)Tarefas com durações estimadas – Tarefas com o campo duração estimada

ativado.

7)Tarefas concluídas – Exibe todas as atividades que já foram concluídas.

8)Tarefas de resumo – Atividades que têm subatividades agrupadas abaixo delas.

9)Tarefas não concluídas – Atividades que não foram concluídas, podendo ou não

terem sido iniciadas.

10)Usando recurso – Tarefas com recursos especificados.

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Filtros de tarefas.• Outros Filtros

1)Campos vinculados - Atividades com objetos de outros programas vinculados.

2)Criadas após – Exibe todas as atividades criadas após a data especificada.

3)Custo Acima do Orçado – Atividades cujo custo é superior ao da linha de base.

4)Custo maior que – Atividades que custarão mais do que o valor digitado.

5)Deve iniciar em – Atividades que deveriam ter iniciadas em uma data e não foram

6)Deve iniciar /terminar em – Atividades que não foram iniciadas e terminadas em

uma data.

7)Grupo de recursos – Atividades que pertencem a um determinado grupo.

8)Progresso das atividades adiadas – Atividades adiadas em relação a linha de

base e que não está de acordo com o cronograma

9)Tarefas adiadas – atividades onde o término é posterior a linha de base

10)Tarefas agendadas manualmente – tarefas onde modo de agendamento é

manual.

11)Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a – tarefas

atribuídas a um recurso que estejam excedendo o orçamento previsto.

12)Tarefas com anexo – atividades que tem o objetos ou anotações

13)Tarefas com datas fixas – atividades que não tem a restrição O mais Breve

Possível

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Filtros de tarefas.• Outros Filtros

14)Tarefas com datas limites – Tarefas com data de término pré-fixada.

15)Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – Tarefas que tem um objeto e

um calendário atribuído.

16)Tarefas do primeiro nível – Tarefas de resumo de nível mais alto

17)Tarefas em andamento – Exibe todas as atividades que foram iniciadas e não

foram concluídas.

18)Tarefas não iniciadas – Exibe as atividades que ainda não iniciaram

19)Tarefas sem datas – Lista as tarefas com modo de agendamento manual sem

data de início e término.

20)Tarefas/atribuições com horas extras – Exibe as atividades ou atribuições com

horas extras.

21)Trabalho acima do orçado – Atividades cujo trabalho agendado é maior do que

o da linha de base.

22)Utilização do recurso dentro do período – Atividades atribuídas a um recurso

especifico e que também iniciam ou terminam após uma data especifica.

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Filtros de Recursos(aparecem quando a exibição de recursos).

• Filtros Mais Comuns

1)Custo com orçamento estourado- Exibe todos os recursos cujo custo agendado

é superior ao da linha de base.

2)Grupo – Recursos pertencentes a um grupo específico.

3)Intervalo de recursos – recursos cujos números de identificação estão dentro do

intervalo especificado.

4)Recursos-Custos – Recursos do tipo custo.

5)Recursos-Material – Recursos do tipo material

6)Recursos-Trabalho – Recursos do tipo trabalho.

7)Recursos de orçamento – recursos que o campo orçamento igual a sim e terão

seu orçamento acompanhado pelo projeto.

8)Recursos sem orçamento – recursos que o campo orçamento igual a não e não

terão seu orçamento acompanhado pelo projeto.

9)Recursos superalocados – recursos que estão agendados para realizar mais de

um trabalho no tempo específico.

10)Trabalho com orçamento estourado – Recursos cujo trabalho agendado é

inferior ao da linha de base.

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Filtros de Recursos(aparecem quando a exibição de recursos).

• Outros Filtros

1)Atribuições adiadas - Recursos cujas atividades foram atrasadas em relação ao

seu plano de linha de base original e que ainda não foram concluídas.

2)Atribuições em andamento – Exibe todas as atividades que foram iniciadas, mas

que não foram concluídas.

3)Atribuições não iniciadas – Exibe as atribuições que foram confirmadas, mas que

não foram iniciadas.

4)Campos Vinculados – Exibe os recursos aos quais foram vinculados objetos de

outros programas.

5)Criada após – Recursos criados após a data específica.

6)Custo maior que – Recursos com custo maior que o valor especificado.

7)Deve iniciar em – Exibe tarefas e os recursos com atribuições que deveriam ter

sido iniciadas em uma data e não foram

8)Deve iniciar/terminar em – Filtro interativo, que através de duas datas, exibe

quando uma atividade deveria ter sido iniciada e quando terminada.

9)Intervalo de datas - Exibe todas as atividades e os recursos com atribuições que

se iniciam ou terminam dentro do intervalo de datas especifico.

10)Progresso das tarefas adiadas - Recursos com atividades que tenham sido

adiadas em relação ao término agendados na linha de base, ou cujo andamento não

está de acordo com o cronograma.

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Filtros de Recursos(aparecem quando a exibição de recursos).

• Outros Filtros

11)Recursos com anexos – Exibe os recursos que têm objetos anexados ou uma

anotação na caia Anotações.

12)Recursos/atribuições com horas extras - Recursos com horas extras de

trabalho.

13)Todos os recursos - exibe todos os recursos.

14)Trabalho concluído - Exibe os recursos que concluíram todos os seus trabalhos.

15)Trabalho não concluído – Exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é

superior ao da linha de base.

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Criar um filtro.Filtros permite que você limite dos dados que serão exibidos. Eles restringem as

linhas de tarefas que serão impressas na tabela. Existem vários filtros predefinidos

para o projeto. Existem 3 tipos de filtros que são Realçar, Filtro e Agrupar por.

Os filtros estão na aba Exibir, grupo Dados

Realçar

1) Abra o projeto

2) Guia Exibir clique no grupo dados, realçar, tarefas de resumo. Observe que

apenas as etapas ficaram com a cor alterada.

Filtro

3) Na guia Exibir, clique no grupo Dados, Filtro, Tarefas concluídas. Somente as

tarefas concluídas permanecem na tela.

Para limpar ou remover o filtro, basta refazer o caminho e escolher a opção Sem

Filtro.

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Criar um filtro.Agrupar por

Esse Tipo de filtro realiza agrupamento por critérios definidos, classifica as

informações e altera a cor por grupo.

4) Na guia Exibir, clique no grupo Dados, Agrupar por, Tarefas concluídas. Observe

que foram criados dois grupos, um com as tarefas concluídas e outras com as

tarefas não concluídas.

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Criar um filtro.Novos Filtros de Realce

É possível criar mais filtros, tantos de realce, como exatamente filtro.

1) Em Realçar, clique em novo Filtro de Realce ou mais Filtros de Realce

2) Em Filtro, Mais Filtros ou Novo Filtro

3) Em Agrupar por, Mais Grupos ou Novo Grupo por

4) Na opção Nome(Grupo 1), digite Grupo Específico, deixe a opção Mostrar no

Menu.

5) Na coluna Nome do Campo, defina os campos para o novo grupo como

Condição (%Concluída).

6) Deixe a opção de fonte como está, em plano de fundo mudar para azul. Aplicar

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Criar um filtro.Novos Filtros de Tarefas e Recursos

1) Escolha o modo de exibição aonde o filtro será aplicado.

2) Guia Exibição, Filtro e Mais Filtros

3) Clique em Tarefa – caso seja filtro de tarefa, ou clique em Recurso, caso o filtro

novo seja de recursos.

4) Clique em Novo, para um novo filtro, Editar para editar o filtro existente e

Copiar para basear o novo filtro neste copiado.

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Criar um filtro.Novos Filtros de Tarefas e Recursos

5) Após aberta a tela Definição filtro em, digite o nome desejado para o filtro ou

edite o nome.

6) Clique em Mostrar no Menu, escolha o Nome do Campo e escolha o tipo do

teste.

7) No campo Valor(es) clique em um valor a ser testado. Se o filtro contiver mais de

uma linha de critério, selecione novas condições na linha abaixo e escolha o

operador E/OU.

8) Selecioner Mostrar linhas de resumo relacionadas, e clique em Salvar.

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Exposição dialogada e experimentação:

6-Utilização dos modos de visualização.

O docente apresenta os diversos tipos de visualização, suautilização, e funcionalidades necessárias para a apresentação doprojeto. Após a demonstração os alunos executam as atividadesrelacionadas ao tema, propostas na apostila.

Objetivo: Utilização dos modos de visualização.

Indicador relacionado à atividade:3. Utiliza os modos de visualização.

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Criar um modo de exibição combinado.Os modos de exibição são formas de visualizar os dados do projeto,, tais como:

Gráfico de Gantt, Uso da Tarefa e Planilha de Recursos.

1)Abra o projeto e na guia Exibir, clique no grupo Modos de Exibição de Tarefas ou

Visões de Recursos. Selecione o Uso da tarefa, Mais Modos de Exibição

2)Na janela que se abre, clique em Novo, depois em OK.

3) No campo Nome, digite o nome do novo modo de exibição

4) Selecione os dados, marque a opção Realçar filtros, clique em OK e aplicar.

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Criar um modo de exibição combinado.Combinando dois modos de exibição em uma única visão, importante para quando

for necessário analisar duas opções de tabela em uma só:

1)Abra o projeto e na guia Exibir, clique no grupo Modos de Exibição de Tarefas ou

Visões de Recursos. Selecione o Uso da tarefa, Mais Modos de Exibição

2)Na janela que se abre, clique em Novo, Modo de Visão Combinada, depois em OK.

3) No campo Nome, digite o nome do novo modo de exibição combinada

4) Selecione conforme abaixo:

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Exportar do Project para o ExcelEm muitas situações é necessário gerenciar dados de um projeto como planilha em

Excel, para isso utilizamos os conceitos de importar e exportar do Project.

Clique em Arquivo, Salvar Como,

em Tipo, altere para Pasta de

Trabalho do Excel.

Clique em Salvar e depois em

Avançar.

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Exportar do Project para o Excel-Marque a Opção Dados Selecionados e

novamente Avançar.

-selecione Novo Mapa, em seguida Avançar

-Marque as Opções Tarefas, Recursos, Atribuições

e Incluir Cabeçalho ao exportar. Avançar

- Em nome da Planilha Destino, altere seu nome

- Em campos de , adicione Nome, Custo e

%Concluída. Concluir.

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Importar do Excel para o ProjectEm muitas situações também é necessário importar um arquivo do Excel para o

Project

1)Clique em Arquivo > Novo

2)Na página Novo, clique em Novo da pasta de trabalho do Excel.

3) Na caixa Abrir, clique na seta ao lado

de Formato XML e escolha Pasta de

Trabalho do Excel ou Pasta de Trabalho

do Excel 97-2003 (se os dados do seu

projeto estiverem em um formato de

arquivo anterior).

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Importar do Excel para o Project4)Localize e selecione a pasta de trabalho que deseja importar e clique em Abrir.

5)No Assistente para Importação, clique em Avançar para começar e siga as etapas

para concluir a importação. •Na etapa 2, crie um mapa do zero ou

escolha um mapa predefinido disponível

que corresponda aos seus dados e clique

em Avançar.

•Na etapa 3, importe os dados em um

novo projeto ou no projeto aberto e clique

em Avançar.

•Na etapa 4, escolha o tipo de informação

que está importando para que o assistente

possa mapeá-lo do Excel para o Project e

clique em Avançar.

•Na etapa 5, verifique os campos

mapeados, faça ajustes conforme a

necessidade e clique em Avançar.

•Na última etapa, clique em Salvar Mapa,

se desejar reutilizá-lo, e clique

em Concluir.

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