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Gerenciamento de Projetos Web Training Program – 08 e 09 de agosto de 2014 Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas

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Gerenciamento de Projetos Web

Training Program – 08 e 09 de agosto de 2014

Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas

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Prof. Alexandre Bessa

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Apresentação

Prof. Alexandre Bessa

Formado em comunicação na ECA-USP e pós-graduação em economia na FIPE, é gerente de marketing de produtos com experiência em projetos de comunicação, branding e economia. Trabalha há 15 anos em empresas de mídia interativa, atuando em comunicação integrada para aquisição, retenção e engajamento do público alvo. Nesse período, realizou projetos com clientes como DaimlerChrysler, Ambev, Claro, Coca-Cola e Banco Real. Montou lojas online para Claro (2003) e para Electrolux (2005). No Yahoo!, foi responsável pelo Yahoo! Mail na América Latina, no qual além de responder pelos KPIs do produto, conduziu a comunicação para transição de plataformas de email e abriu frentes de aquisição de novos usuários em Cybercafes. Hoje trabalha na filial brasileira da Amazon, na qual fez o lançamento da Loja Kindle no Brasil; no dia a dia, é responsável pelas métricas e por criar campanhas e promoções para ativar e manter clientes.

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Recordando...

Relacionamento entre as Fases de Gestão do Projeto

As fases do projeto se inter-relacionam e cabe ao gerente do projeto definir claramente o início e fim de cada fase

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Grupo de processos

II

PP

EEM&CM&C

CC

I = IniciaçãoP = PlanejamentoE = ExecuçãoM&C = Monitoramento & ControleC = Encerramento

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I P E M&C C

Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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O que é executar?

“Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo”

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Iniciação

IIPP

EEM&C

M&C

CC

Processos realizados neste Grupo*

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Realizar a garantia da qualidade

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Distribuir informações

Gerenciar expectativas das partes interessadas

Conduzir aquisições

* Segundo o Diagrama da Rita Mulcahy

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I P E M&C C

Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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Orientar e gerenciar a execução do projeto

Realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto

Executar as atividades do projeto; Criar entregas do projeto; Implementar os padrões e os métodos planejados no plano de

gerenciamento do projeto; Disponibilizar informações sobre o projeto: cronograma, custo, qualidade,

etc.; Emitir solicitações de mudanças; Implementar as mudanças aprovadas; Gerenciar as diversas interfases do projeto, técnicas e organizacionais; Coletar e documentar as lições aprendidas;

Ferramentas Opinião Especializada; Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos.

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Exemplos de entrega

Construção: wireframe, layout, HTML, ambiente de homologação e produção, entre outros.

Social Media: estratégia de presença, textos de Social Ad, fan page, posts, entre outros;

Campanha: storyboard, plano de mídia, planilha de especificação, cronograma de mídia, Checking, relatório de mídia, entre outros;

Data Inteligence: KPI’s, Planilha de Tag’s, Relatórios, entre outros.

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Exemplos de Ferramentas de Gestão de Projetos

Colaboração: Basecamp, Google Docs, Sugar Sync, Evernote, Dropbox, entre outras;

Resource Management: Blueprintlog, 10000ft, entre outras;

Timesheet: Tsheets, Harvester, entre outras;

Portifolio Project Management: AtTask, EPM Microsoft, Clarity, ActiveCollab, entre outras;

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I P E M&C C

Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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Realizar a garantia da qualidade

Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões e definições estabelecidos.

Melhoria contínua (PDCA, Sesis Sigma, entre outros);Métricas da Qualidade (desempenho dentro do prazo, controle do orçamento, freqüência de defeitos, taxa de falha, disponibilidade, confiabilidade e cobertura de testes);

FerramentasAuditorias da Qualidade;Análise de Processos;

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Realizar a garantia da qualidade

PDCA

Desenvolvido por Walter Shewhart em 1930, pioneiro no Controle Estatístico de ProcessosPosteriormente foi aperfeiçoado e difundido (1950) por W. Edwards DemingProvê um modelo para melhoria de processosAbordagem que trata de o como se deve melhorar nos processos

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Ciclo PDCA

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Ciclo PDCA

Planeje melhorar suas operações encontrando as coisas que estão erradas e busque idéias de solução

Execute as mudanças propostas para resolver os problemas em uma pequena escala para não despender esforços desnecessários

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Ciclo PDCA

Valide se suas ações tem dado os resultados esperados e se suas atividades conduzem a estes resultados

Aja para implementar as mudanças caso os resultados se mostremsatisfatórios

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Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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Case

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© 2013 JumpEducation

“...be water my friend”Bruce Lee

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Tipo de estruturas organizacionais

Funcional: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é baixa ou nenhuma. Quem cuida do orçamento do projeto é o gerente funcional. O gerente de projetos tem dedicação parcial. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação parcial.

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Tipo de estruturas organizacionais

Matricial (fraca, balanceada, forte): Um gradiente entre a estrutura funcional e a projetizada, onde a autoridade, disponibilidade de recursos, responsabilidade pelo gerenciamento do orçamento e dedicação do gerente de projetos vai cada vez mais aumentando.

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Tipo de estruturas organizacionais

Projetizada: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é alta ou total. Quem cuida do orçamento do projeto é gerente de projetos. O gerente de projeto tem dedicação integral. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação integral.

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“Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.”

Principais atribuiçõesGestão de Projetos Estratégicos;Sistema de Gerenciamento de Projetos;Gestão de Projetos Estratégicos;Prioridades e Recursos;Decisões de Negócios em Novos Projetos;Planejamento Estratégico de Projetos;Interface com Alta ADM e Stakeholders;Revisões, avaliações e auditoria de Projetos;Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos.

Project Management Office

© 2013 JumpEducation

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Mobilizar a equipe do projeto

Processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto e podem ser denominadas em:

acordos de negociação coletiva;uso de pessoal subcontratado;ambiente de projeto em estrutura matricial;relações hierárquicas internas ou externas.

FerramentasPré-designação;Negociação;Contratação;Informações sobre o Desempenho do Trabalho.

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Desenvolver a equipe do projeto

Processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, tendo os principais objetivos:

Aprimorar  os conhecimentos e habilidades dos membros da equipe para aumentar sua capacidade de concluir as entregas do projeto, reduzir custos/prazos e melhorar a qualidade;Estimular o sentimento de confiança e consenso entre os membros da equipe;Criar uma cultura de dinamismo e coesão, aumentando assim a produtividade individual e da equipe.

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Desenvolver a equipe do projeto

FerramentasHabilidades InterpessoaisTreinamentoAtividades de Construção da EquipeRegras BásicasAgrupamentoReconhecimento e Recompensas

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Gerenciar equipe do projeto

Processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.

A equipe de gerenciamento do projeto observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve questões e avalia o desempenho dos membros da equipe.

FerramentasObservação e Conversas;Avaliações do Desempenho do Projeto;Gerenciamento de Conflitos;Registro das Questões;Habilidades Interpessoais.

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Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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Distribuir informações

Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:

modelos de emissor-receptor: realimentação de feedback e barreiras à comunicação;escolha dos meios de comunicação: situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por e-mail;estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras;

FerramentasMétodos de Comunicação;Ferramentas de Distribuição de Informações.

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Distribuir informações

Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:

técnicas de gerenciamento de reuniões: negociação e resolução de conflitos;técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoio visual;técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos.

FerramentasMétodos de Comunicação;Ferramentas de Distribuição de Informações

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas;abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões;esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas.

FerramentasMétodo de Comunicação;Habilidades Interpessoais;Habilidades de Gerenciamento.

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I P E M&C C

Integração

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Escopo

Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP

Verificar escopo Controlar escopo

Tempo

Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das

atividades Estimar a duração das

atividades Desenvolver o

cronograma

Controlar o cronograma

Custos Estimar os custos Determinar o orçamento

Controlar os custos

Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da

qualidade Realizar o controle da

qualidade

Pessoas

Desenvolver o plano de recursos humanos

Mobilizar a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar equipe do projeto

Comunicação

Identificar as partes interessadas

Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar

expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Riscos

Planejar o gerenciamento de riscos

Identificar os riscos Realizar a análise

quantitativa de riscos Realizar a análise

qualitativa de riscos Planejar respostas aos

riscos

Monitorar e controlar os riscos

Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

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Conduzir aquisições

Processo de contratação e utilização de fornecedores/parceiros de acordo com as necessidades do projeto

Seleção de propostas de fornecedores (critérios. políticas de compras centralizadas, entre outros);Negociação;Assinatura de contrato;Contratação.

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Exercício

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O que vimos hoje

A importância do planejamento do projeto e os impactos na execução;

Papel do Gerente de projetos durante a Fase execução do projeto;

Orientar e gerenciar a execução do projeto;

Metodologia PDCA;

Tipo de estruturas organizacionais;

Gerenciar espectativas;

Conduzir aquisições de fornecedores/parceiros.

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Dúvidas?

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Obrigado!

Prof. Alexandre Bessa