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Gerenciamento de Quotas Por Ronaldo Capaverde, em março de 2008

O gerenciamento de quotas é uma atividade rotineira do gestor de frota. Apesar de simples e rápido de ser realizado, o impacto provocado por erros operacionais é muito significativo. Desta forma, é conveniente compreender os conceitos envolvidos neste processo, primeiro com o objetivo aumentar sua eficiência e em complemento, para explorar suas potencialidades. Quota ou Cota?

Conforme o dicionário Michaelis, ambos os termos estão corretos. Neste

documento, usaremos a forma “Quota”. Aquisições

A quota em si necessita de um suporte maior para sua existência. A aquisição, termo

genérico usado para denominar este suporte, pode ser representada em diversos formatos, a saber:

• Contrato de Fornecimento, celebrado entre o tomador do serviço

(contratante) e um fornecedor de materiais ou serviços (contratado). No caso de administração pública, este contrato será precedido de licitação pública (tomada de preços, carta convite, concorrência, etc.) e terá validade limitada. Na iniciativa privada, estas formalidades são opcionais.

• Compra direta, modalidade na qual o combustível ou serviço é adquirido e

pago antes ao uso ou então concomitante a ele. Aquisições por compra direta diferem de almoxarifado pelo fato de que os itens adquiridos ficam estocados no próprio fornecedor, apesar da representação contábil deste fato poder ser diferente.

• Almoxarifado indica a existência de um local físico, no qual os itens ficam

armazenados sob domínio do contratante. Os fornecedores fazem a entrega das compras para reposição neste local ou então o contratante faz o recolhimento e as armazena lá. O uso dos itens ocorrerá apenas após a armazenagem.

• Convênio, instrumento legal usado pela Administração Pública para realizar

atividades em parceria com outros entes públicos, tais como prefeituras municipais ou governos estaduais. Convênios são regidos por legislação

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própria de cada região e ocorrem com freqüência nos órgãos de segurança pública, tais como Polícia Militar, Polícia Civil e Corpo de Bombeiros.

Cada tipo de aquisição implica em regras próprias, de modo a satisfazer suas

especificidades. A tabela a seguir resume algumas destas diferenças:

Característica Contrato de Fornecimento Compra Direta Almoxarifado Convênio

Faturamento Gerados pelo GAX a intervalos regulares

Não existe faturamento

Não existe faturamento

Não existe faturamento

Baixa de estoque

Gerado pelo GAX logo após o faturamento

Gerado pelo GAX a cada abastecimento

Gerado pelo GAX a cada abastecimento

Não existe baixa de estoque

Entrada de estoque

Gerado pelo GAX logo após o faturamento

Gerado pelo GAX logo antes do primeiro abastecimento

Opcional Não existe entrada de estoque

Local de armazenagem

O próprio fornecedor

O próprio fornecedor

O contratante O próprio fornecedor

Montante a ser pago pelos itens

Variável, conforme o consumo

Fixo, pela quantidade comprada

Fixo, pela quantidade comprada

Não existe critério pré-fixado, cada convênio define a forma

Especificação dos itens

Por item Por item Por item ou grupo, conforme a necessidade

Geralmente por grupo

Contra-parte Fornecedor Fornecedor Local onde está o almoxarifado

Entidade com a qual foi firmado o convênio

Após escolher o formato da aquisição, deve-se informar necessariamente a data a

partir da qual ela é válida. A data de encerramento é opcional. Outra informação essencial durante o cadastramento da aquisição é o fornecedor ou

entidade que será a contra-parte. Para contratos de fornecimento e compra direta, o GAX solicita que seja informado o CNPJ do fornecedor responsável por eles. Para convênios, o GAX solicita o CNPJ da entidade com a qual o convênio foi estabelecido. Para almoxarifados, o CNPJ é do local onde ele se encontra.

É importante ressaltar que existirá apenas um CNPJ para cada aquisição. Esta é a

identificação do fornecedor ou entidade responsável pela aquisição. Entretanto, nada

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impede que a realização do serviço seja feita em diversos locais determinados pelo responsável. Este caso é muito freqüente em consórcios.

No GAX, os locais autorizados a prestar serviços para uma aquisição podem ser

determinados através do link “Postos”. No momento do cadastramento, o fornecedor ou entidade indicados como responsáveis pela aquisição serão automaticamente cadastrados como postos para realização dos serviços. Após o cadastro, esta relação pode ser alterada para atender as necessidades específicas, como, por exemplo, listar todos os CNPJs de postos que façam parte do consórcio.

Somente estabelecimentos que dispunham de terminal podem ser cadastrados como postos de serviço.

Uma aquisição pode ter um ou mais itens listados. A alternativa é cadastrar um

grupo de itens, quando então todos os itens existentes nele estarão implícitos. Por exemplo, é possível informar gasolina como item de aquisição. É possível também cadastrar o grupo “Combustíveis”, implicando assim em gasolina, álcool, diesel, GNV e qualquer outro item encontrado no grupo.

Quatro parâmetros são usados para descrever cada item (ou grupo de itens) existente na aquisição:

• Critério de controle, ou seja, o mecanismo usado para verificar sua

disponibilidade. Esta informação é obrigatória e será tratada mais adiante.

• Quantidade contratada.

• Preço unitário.

• Valor total contratado.

Com relação ao critério de controle, existem cinco mecanismos para escolher: Critério Limitador de consumo Preço unitário Limitação por quantidade, com preço fixo.

Serão autorizados serviços que somados fiquem abaixo da quantidade contratada, sem qualquer controle com relação a valores.

Será utilizado o preço unitário cadastrado para o item, desprezando o valor informado no terminal.

Limitação por quantidade, com preço máximo.

Serão autorizados serviços que somados fiquem abaixo da quantidade contratada, sem qualquer controle com relação a valores.

Será utilizado o preço informado no terminal, desde que este esteja abaixo do preço unitário cadastrado para o item. Caso contrário, o último será empregado.

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Limitação por valor, com preço unitário máximo.

Serão autorizados serviços cujo valor somado fique abaixo do valor contratado, sem qualquer controle com relação a quantidades.

Será utilizado o preço informado no terminal, desde que este esteja abaixo do preço unitário cadastrado para o item. Caso contrário, o último será empregado.

Limitação por valor, sem controle de preço unitário.

Serão autorizados serviços cujo valor somado fique abaixo do valor contratado, sem qualquer controle com relação a quantidades.

Será utilizado o preço informado no terminal, no momento da realização do serviço.

Sem limitação. Serão autorizados todos os serviços, sem qualquer tipo de restrição.

Será utilizado o preço informado no terminal, no momento da realização do serviço.

O mecanismo de controle escolhido deve atender as diferenças existentes entre os

diversos tipos de aquisição. Assim um contrato de fornecimento deverá ser limitado por quantidade ou valor, de acordo com as regras existentes nele. Deve ser observado também se haverá controle de preço unitário e em havendo, qual critério usar: preço fixo ou preço máximo.

Aquisições do tipo compra direta, via de regra, são limitadas por quantidade, com

preço unitário pré-estabelecido. Almoxarifados, por terem controle de estoque próprio, podem dispensar

mecanismos de limitação. Por apresentarem uma quantidade muito grande e variável de itens, o ideal no cadastro de almoxarifados é a utilização de grupos de itens disponíveis nele.

Por fim, convênios costumam ser limitados por valor, sem controle de preço

unitário (vale o preço de bomba), além de terem seus itens cadastrados por grupo.

Quotas Aquisições não têm saldos. Definem apenas limites, como apresentado

anteriormente. Saldos são controlados pelas quotas. Cada aquisição tem no mínimo uma quota. Dentre as quotas de uma aquisição, a quota principal reflete o saldo atual daquela aquisição. Todas as demais estão ligadas a esta quota principal.

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A ilustração abaixo demonstra este conceito.

Existe apenas uma quota principal para cada aquisição. Esta quota principal é criada junto com a aquisição e não pode ser removida. A unidade administradora da quota principal será sempre, necessariamente, a mesma unidade administradora da aquisição. A periodicidade da quota principal será sempre única (ver mais adiante discussão sobre periodicidade de quotas) e terá a mesma duração da aquisição a qual ela está ligada.

Todas as demais quotas da aquisição estão ligadas à quota principal ou então a

alguma outra quota. Não há limitação quanto ao número de níveis que pode haver entre a quota principal e uma quota qualquer.

Ao contrário da quota principal, as demais quotas podem ser administradas por

qualquer órgão ou centro de custos, mesmo este não sendo o administrador da aquisição. Outra diferença da quota principal para as demais quotas é a periodicidade de

reposição. Enquanto a quota principal tem necessariamente periodicidade única, as outras quotas podem escolher um entre os seguintes tipos:

• Turno: o saldo da quota é reposto às 00:00 h, 08:00 h e 16:00 h.

• Meio-Dia: o saldo da quota é reposto às 00:00 h e 12:00 h.

• Diária: o saldo é reposto todo dia, às 00:00 h.

• Semanal: o saldo é reposto todo semana, de sábado para domingo, às 00:00h.

• Mensal: o saldo é reposto no dia primeiro de cada mês, às 00:00 h.

• Única: não há reposição de saldo.

Reposição de saldo é a operação que consiste na cópia do valor da quota para o

valor do saldo. A reposição pode ser usada para o estabelecimento de quotas por período, como por exemplo, diário. Assim, o GAX limitará o consumo do valor estabelecido dentro

Aquisição Quota Principal

Quota 1

Quota 2

Quota 3

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do dia. No dia seguinte, o consumo será zerado e o cálculo reiniciará. Quotas com periodicidade ajustada para única nunca realizam esta operação.

É importante observar que devido ao fato da quota principal ser sempre única, a

reposição de quotas pode não ocorrer conforme o esperado. Isto se deve a necessidade de existência de saldo disponível na quota principal, que nunca é reposta. Quando o saldo da quota principal é zerado, as quotas não podem mais ser repostas.

Após criar a quota, é necessário informar a relação de todos os usuários dela. Uma

quota pode ter três tipos de usuários ao mesmo tempo, a saber:

• Unidades, ou seja, órgãos e centros de custos. Neste caso, todos os veículos vinculados àquele órgão ou centro de custos poderão abastecer através desta quota. A seleção de um órgão implica automaticamente na inclusão de todos os centros de custos vinculados a ele.

• Veículos. Somente os veículos listados poderão abastecer naquela quota.

Observe que os veículos poderão estar vinculados a centros de custos ou mesmo órgãos diferentes.

• Condutores. Neste caso, serão autorizados abastecimentos feitos pelos

condutores listados, não importando o veículo. A restrição é que o veículo precisa estar cadastrado na frota, ter um cartão válido e estar desbloqueado.

Podem ser incluídas como usuários da quota qualquer quantidade de unidades,

veículos e condutores. A quota pode ser mista, ou seja, ter ao mesmo tempo os três tipos de usuários.

Apenas quotas sem filhas podem ter usuários. Quotas que tenham filhas devem ter usuários registrados nestas subquotas filhas. O crítico é que isto também vale para quotas que já tenham usuários e que num determinado momento, sejam

dividas em subquotas. Se isto acontecer, todos os usuários serão removidos imediatamente, devendo ser adicionados nas novas subquotas manualmente.

Ao ser criada uma quota, sua unidade administradora é automaticamente adicionada como primeira usuária. Se este não for o desejo, esta unidade precisará ser removida manualmente. Caso outros usuários sejam necessários, estes também deverão ser adicionados manualmente neste instante.

É possível alterar a lista de usuários de uma quota a qualquer momento, mesmo que

já hajam abastecimentos registrados nela.

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Valores da Quota Uma quota tem uma unidade administradora, usuários e periodicidade de reposição,

como vista acima. Tem também quatro valores associados a cada um dos itens existentes na aquisição que são mantidos não importando o tipo de limitação escolhida, a saber.

• Valor da Quota, usado para repor o saldo de valor na periodicidade

escolhida. O valor da quota também é usado para calcular o percentual de uso da mesma. Lembre-se que quotas com periodicidade única não têm reposição.

• Quantidade da Quota, usada para repor o saldo de quantidade na

periodicidade escolhida.

• Valor do Saldo, representando o quanto ainda resta em termos de valor na quota. Este saldo é mantido mesmo quando a limitação da aquisição for por quantidade. O valor de saldo também é usado para calcular o percentual de uso da quota.

• Quantidade do Saldo, representando a quantidade restante daquele item na

quota. Este saldo é mantido mesmo quando a limitação da aquisição for por valor.

Devido às operações de transferência, suprimento e devolução de saldo, é possível

que em determinados momentos o saldo exceda o valor da própria quota. É possível também que o saldo esteja abaixo do valor da quota, mesmo que não tenha havido nenhum consumo. Estes casos são válidos e de forma alguma representam anomalias no sistema.

Transferência de Saldo

A operação transferência de saldo consiste na passagem de saldo de uma quota para outra quota irmã. Quotas irmãs são aquelas quotas vinculadas a uma mesma quota mãe, como demonstradas abaixo:

Quota Mãe

Subquota Filha 1

Subquota Filha 2

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Na ilustração, percebe-se que tanto a subquota filha 1 quanto a subquota filha 2 são

irmãs. Portanto, é possível transferir saldo de uma para outra. Pode ser transferido tanto saldo quanto haja disponível na quota. A transferência pode ser feita tanto do saldo de quantidade quanto do de valor, ou então de ambos.

Mesmo quando a aquisição é limitada por valor ou então por quantidade, tanto o saldo de um quanto o de outra são debitados a cada abastecimento. A transferência apenas do saldo de quantidade numa aquisição limitada por

quantidade, ou apenas de valor numa aquisição limitada por valor é correta e surtirá o efeito desejado. Entretanto, o resultado será um saldo negativo no valor (para aquisições limitadas por quantidade) ou na quantidade (no caso oposto).

Esta situação, apesar de não se constituir em problema, pode ocasionar alguns

transtornos de entendimento, além de dificultar a análise dos saldos restantes. Sendo assim, é sempre recomendável transferir tanto valor quanto quantidade, não importando por qual dos dois critérios está se fazendo o controle.

Suprimento de Saldo A operação de suprimento de saldo consiste no envio de saldo da quota mãe para

uma das quotas filhas, como demonstrado abaixo.

A discussão vista anteriormente sobre a ocorrência de saldos de quantidade ou valor negativos se aplica também ao suprimento de quota. Portanto, tome cuidado.

A regra é que a soma de saldos das quotas filhas não pode superar o saldo da quota

mãe. Entretanto, pode ser inferior. Neste caso, a diferença entre o saldo da quota mãe e a soma dos saldos das quotas filhas estará disponível para suprimento.

Quota Mãe

Subquota Filha 1

Subquota Filha 2

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Devolução de Saldo

A operação inversa ao suprimento é a devolução, quando então um saldo existente na quota filha, ou parte dele, será transferido para a quota mãe, conforme ilustração abaixo.

A discussão exibida sobre a ocorrência de saldos de quantidade ou valor negativos se aplica também ao suprimento de quota. Portanto, tome cuidado.

A regra de soma de saldos das quotas filhas ser inferior ao saldo da quota mãe continua válida. Neste caso, como a transferência é da quota filha para a quota mãe, esta soma será certamente inferior. A devolução está limitada ao próprio saldo da quota filha.

Quota Mãe

Subquota Filha 1

Subquota Filha 2