Gerenciamento Projetos PMI IPA

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Captulo 2

CONCEITOS DO IPA E DO PMI

INTRODUO

As letras IPA formam as iniciais de Independent Project Analysis. uma Empresa, sediada nos Estados Unidos, cuja razo de ser comparar e analisar Projetos (Empreendimentos) realizados em todo o mundo. O produto final de seu trabalho costuma ser um relatrio no qual compara os valores previstos ou os resultados de determinado cliente em mtricas como Prazo, Custo, Segurana, etc., com os resultados de todos os outros Projetos que possui em seu vasto banco de dados. Feita a comparao, a empresa tece comentrios sobre as prticas adotadas pelo determinado cliente comparadas com as prticas de todos os outros clientes, em especial os que tm os melhores resultados (Indstrias vanguardeiras, ou do primeiro quintil). uma poderosa ferramenta para a melhoria contnua. Na figura 2.1 abaixo, vemos uma simulao da comparao do prazo de um determinado projeto com Projetos de mesmo porte e tipo realizados no mundo todo.

Figura 2.1. Simulao da comparao do prazo de um determinado projeto

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Da mesma forma que o prazo, tambm so comparados o custo e os resultados de segurana. Assim, de forma isenta, temos uma fotografia de nossos resultados e, claro, se no estamos bem fica mais clara a necessidade de melhorar. Note-se que o estudo pode ser feito na fase de FEL 3, e a estaremos comparando previses , e tambm depois de realizado, e a estaremos comparando resultados reais. J as letras PMI so as iniciais de Project Management Institute, que uma espcie de ONG (Organizao no-governamental) com sede nos Estados Unidos, com filiais no mundo todo. Existe tambm o IPMI, que o International Project Management Institute, com sede na Europa, com os mesmos objetivos. O principal objetivo do PMI disseminar as boas prticas na gesto de Projetos. Para isso, elegeu oito reas de conhecimento: Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, RH, Comunicao, Riscos, Suprimento e Contratao. Alm dessas, conta com uma rea especfica para integrar todas as demais reas do conhecimento: a Integrao, perfazendo, assim, um total de nove reas de conhecimento. Outro objetivo do PMI certificar profissionais que gerenciam os mais variados tipos de Projetos, desde desenvolvimento de software at as obras de grande porte fsico. Quem passa no exame internacional de certificao, que tem alto nvel de dificuldade, recebe o ttulo de PMP (Project Management Professional). (Eu tenho esse certificado desde maio/2003, por necessidade de minha atividade profissional, ento na Petrobras S/A). O PMI tem uma espcie de bblia, onde coloca todos os preceitos e conceitos para realizar-se um Project com sucesso: o PMBOK Iniciais de Project Management Body of Knowledge, que, em traduo livre, seria Fonte de conhecimento em gerenciamento de projetos. O interessante que, bem antes de travar conhecimento com esses organismos internacionais, eu j utilizava vrias das prticas recomendadas, tanto pelo PMI como pela IPA, um pouco com base na intuio, um pouco com base na observao e at na experimentao. Outras prticas, porm, tive de aprender e continuo aprendendo. Afinal, o sucesso passado no garante o sucesso nem do presente nem futuro. preciso estar sempre em processo de melhoria continua. Como todos sabem (se no sabem, sabero), a nica coisa que nunca muda o fato de que tudo muda, o tempo todo. A utilizao das praticas formais de Gerenciamento de Projetos est tornando-se cada vez mais popular. Faculdades e Universidades tm oferecido concorridos cursos de ps-graduao em Gerenciamento de Projetos. A adoo das praticas por si s no garante o sucesso. Porm, a utilizao sistemtica de vrios processos necessrios ao bom desenvolvimento do Projeto, uma importante alavanca no sentido de alcanar o sucesso. Os dois grficos abaixo (figura 2.2 e 2.3), refletem uma pesquisa realizada pelo PMI, e mostram que:

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Figura 2.2. Impacto do uso das tcnicas do PMI nos resultados dos Projetos

a) Quanto mais intensivo o uso das praticas do PMI, melhores os resultados. Notem a visualizao clara de que, o prazo e o custo esto fortemente ligados; que o uso das praticas do PMI ajudam a diminuir alteraes no escopo, o que certamente melhora os resultados do projeto. Observem tambm que s vezes atingir os objetivos do negcio no significa necessariamente que os prazos e oramentos foram rigorosamente cumpridos. Por fim, o mais importante: As organizaes que utilizam plenamente o PMI, em sua grande maioria tm melhorado os resultados em seus Projetos. Na outra ponta, so poucas as que no utilizam a metodologia do PMI, e que mesmo assim tm melhorado seus prprios resultados.

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Figura 2.3. Maturidade no uso das tcnicas do PMI x resultados do projeto

b) Alm da intensidade da utilizao das tcnicas, tambm relevante o grau de maturidade, ou dizendo de outra forma, quanto que esto sedimentadas as praticas do PMI dentro da Empresa. Essa pesquisa um incentivo para que tenhamos persistncia no uso das praticas. preciso pregar os pregos at o fim, no dizer de um de meus gerentes. Tenho visto ao longo de minha carreira que vrias organizaes comeam a implantao de muitas tcnicas e praticas, mas poucas (as que alcanam os melhores resultados) vo at o fim, atingindo alto grau de maturidade em seus processos.

IPA INDEPENDENT PROJECT ANALYSIS

FEL 1, FEL 2, FEL 3

FEL o conjunto de iniciais para Front End Level, que, traduzido de forma livre e ao p da letra, seria Nvel ao Final da Frente, que no teria muito sentido para ns. A melhor traduo que conheo para o FEL Index Grau de Definio. Na verdade, quer dizer muito mais. Ele significa quantas e quais informaes temos e qual a qualidade delas em diversos momentos do planejamento do Projeto. No caso de projetos de capital, existem trs momentos em que se mede o grau de definio. Quando imaginamos de forma preliminar o empreendimento, temos o FEL 1. Para um melhor entendimento, digamos que o novo projeto construir uma casa. Essa primeira fase seria pensarmos em que bairro iremos

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construir; se ser uma casa trrea ou sobrado, luxuosa ou simples. Terminando o planejamento inicial, passamos para o projeto conceitual, em cuja fase diz-se que se est em FEL 2. No hipottico exemplo da casa, definiramos, nesta fase, qual o terreno em que ser construda, qual o nvel do acabamento, a metragem aproximada, o grau de iluminamento, o nmero de vagas na garagem, as automatizaes que pretendemos ter (porto, cmeras, cercas com alarme, etc.) Terminado o projeto conceitual, que, no exemplo da casa, ser um memorial descritivo ou um contrato com as linhas gerais de como ela ser, passaramos para o projeto bsico que no caso de uma casa poderia ser um projeto de arquitetura. Este ultimo caracterizado como FEL 3. O IPA nos mostra atravs de estatsticas consistentes uma forte e clara corelao entre os graus de Definio em cada fase FEL (isto , a quantidade e qualidade das informaes de que se dispe em cada fase) e o sucesso do Empreendimento. Assim, no exemplo hipottico da casa, se j tivermos passado do ponto FEL 2 e passado para o projeto sem possuir o terreno, ou mesmo sem ter feito a sondagem preliminar do solo ou sem definir o nmero de quartos e banheiros, a fase de FEL 3 (arquitetura) j estar prejudicada. Quanto mais tarde obtivermos as informaes, tanto pior para o sucesso do Projeto.

Vamos, resumidamente, especificar o que deve ser feito em cada fase FEL, em uma situao ideal:

FEL 1: Pesquisa de mercado Estudo de competitividade do Projeto Incio dos estudos de impacto ao meio ambiente e contatos com os rgos ambientais.* Definio das Tecnologias Estimativa informal de prazo Estimativa inicial de custo Requerimento de Patentes Programas de Pesquisa e Desenvolvimento Anlise inicial de localizao * A questo do licenciamento ambiental e ser cada vez mais crtica. Desta forma, mesmo que no se tenha ainda os dados para um EIA-RIMA (Estudo de Impacto Ambiental Relatrio de Impacto no Meio Ambiente), recomendo fortemente que; j nessa fase iniciem-se os contatos com o rgo ambiental. Essa questo deve ser posteriormente prioridade absoluta do Gerente do Projeto, at que se obtenha as Licenas L.P. = Licena Preliminar e L.I. = Licena de Instalao. Delegar essa tarefa para a rea de Meio Ambiente ou Relaes Institucionais, e esquecer causa comum de insucesso na implantao de Projetos de Capital.

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Produto do FEL 1: Ao terminar o FEL 1, devero ser produtos dessa fase, servindo como suporte deciso de aprovao para o FEL 2: Definio objetiva dos impactos do empreendimento no Negcio da Empresa, com concluses baseadas nos estudos efetuados; recomendaes de alternativas a serem avaliadas na fase de FEL 2; problemas identificados para soluo na fase FEL 2; recursos necessrios para a fase FEL 2 (pessoas e $), cronograma preliminar da fase FEL 2. Caso o Projeto seja aprovado nesta fase, emite-se um Termo de Abertura, mais conhecido como Project Charter, conforme modelo abaixo:

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Termo de Abertura de um ProjetoDADOS GERAIS : NOME DO PROJETO: Construo de Unidade de Coque na Refinaria de Paulnia DATA: 20/01/2001 NOME DO REQUISITANTE: Alan Kardec Pinto PATROCINADOR (SPONSOR): Valdison Moreira GERENTE DO PROJETO: Hedewandro Antonio Lucredi NECESSIDADE DO NEGCIO A Refinaria de Paulnia gera X m de resduo de vcuo por dia, valorado a R$ Y/m, com demanda decrescente; a curto prazo a maior parte deste produto ir degradar para asfalto, cujo custo mdio R$ L por tonelada. Por outro lado, o mercado est e continuar carente em leo Diesel, Gasolina (R$ W/m e K/m respectivamente).e outros derivados mais valorados O mercado tambm est demandado de Coque Verde de Petrleo, ao preo de R$ J, por tonelada. Assim, necessria a construo da Unidade Referida, que ter como carga Z m de resduo de vcuo/dia.

CONEXO COM O PLANO ESTRATGICO Aderente ao objetivo Produzir derivados de maior valor agregado. A Unidade produzir: A m/dia de leo Diesel B m/dia de Gasolina C m/dia de Coque BENEFCIOS ES