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Manual de Processo de Trabalho
GERENCIAR CAPACITAÇÃO DE TIC
Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processo de Trabalho
Gerenciar Capacitação de TIC
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SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
DONO DO MACROPROCESSO: ASSESSORIA DE GOVERNANÇA DE TI
1 - OBJETIVO
Descrever as atividades necessárias para o gerenciamento da capacitação de TI no âmbito da Secretaria de Tecnologia da Informação, em
alinhamento com a estratégia definida no Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - PETIC. O Plano deverá
contemplar a definição dos eixos temáticos que deverão ser atendidos e subsidiarão o planejamento das capacitações que deverão ser
levantadas, estabelecendo prioridades e considerando o perfil técnico da equipe.
Versão: 1.0 Data de Emissão: 30/08/2017
Elaborado por: Assessoria de Governança de TI Aprovado por: Comitê de Gestão de TIC
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2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Secretaria de Tecnologia da Informação.
3 - DEFINIÇÕES
Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (PETIC): documento de planejamento estratégico da Secretaria de
Tecnologia da Informação, para o quinquênio 2016-2020, o qual está alinhado ao Planejamento Estratégico Institucional (PEI) do PJMS e à
Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC_JUD), estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça,
através da Res.211/2015.
Resolução 211/2015/CNJ: Institui a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD).
Competência: Derivada do latim, cujo conceito fala de proporção, simetria, concordância, ser próprio, isto é, ideia de adequação, conformidade,
harmonia, apropriado a um contexto ou a uma situação, exigência ou expectativa (Brandão, 2012). A Competência é composta de três dimensões
interdependentes: conhecimentos, habilidades e atitudes necessários à consecução de objetivos. Nessa perspectiva, para o indivíduo apresentar
habilidades requer princípios e técnicas específicas. A tríade conhecimentos, habilidades e atitudes engloba questões técnicas, sociais e afetivas
relacionadas com o trabalho. A dimensão do conhecimento diz respeito às informações assimiladas e estruturadas pelo indivíduo, permitindo-o
ter uma percepção da realidade que o cerca. Já a dimensão habilidade trata da capacidade de ação do indivíduo que tem por base técnica e
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aptidão. Enquanto a dimensão das atitudes refere-se aos aspectos afetivos e sociais, tais como comprometimento e motivação. Essas três
dimensões são interdependentes, pois para o profissional adotar determinado comportamento no trabalho, presume-se que ele detenha técnica
e conhecimentos necessários.
Capacitação: Entende-se por capacitação o ato ou efeito de habilitar; de tornar uma pessoa capaz, possuidora de faculdades, potencial e
habilidades para estar em estado de compreender e desenvolver uma determinada atividade (Núcleo de Estudos sobre Trabalho e Educação,
2000).
Plano Anual de Capacitação: documento elaborado pela unidade de TI que compreende, dentre outros, as definições dos temas, metodologias
de capacitação a serem implementadas, bem como as ações de capacitação voltadas à habilitação de seus servidores.
Treinamento: Pode ser definido como quaisquer procedimentos, de iniciativa organizacional, cujo objetivo é ampliar a aprendizagem entre os
membros da organização; aprendizagem para propiciar melhoria de desempenho no trabalho atual; esforço planejado pela organização para
facilitar a aprendizagem de comportamentos relacionados com o trabalho por parte de seus empregados ou, ainda, uma aquisição sistemática
de atitudes, conceitos, conhecimentos, regras ou habilidades que resultem na melhoria do desempenho no trabalho. Fonte: Elaboração de
Planos de Capacitação (Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, 2015).
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4 - REGRAS E DIRETRIZES
Este processo não contempla o escopo da gestão por competências, sobretudo em relação ao seu mapeamento, cuja responsabilidade
está a cargo da Secretaria de Gestão de Pessoal.
As necessidades de treinamento deverão ter objetivos instrucionais claros, além do alinhamento com a estratégica da organização e de
TI.
Todos os treinamentos solicitados deverão estar previstos no Plano de Capacitação do ano corrente ou serem aprovados pela Direção
da STI.
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5 - PROCESSO: GERENCIMENTO DE CAPACITAÇÃO DE TIC
5.1 Papéis e responsabilidades
PAPEL RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL
Assessoria de Governança de TI
Consolidar e organizar as demandas de capacitação;
Elaborar o Plano de Capacitação da STI;
Auxiliar a Área Técnica em relação às solicitações de
treinamento;
Acompanhar a execução do Plano de Capacitação;
Acompanhar e atualizar o cronograma de execução dos
treinamentos.
Assessoria de Governança
de TI
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Área Técnica Demandante
Planejar as demandas de capacitação para o respectivo exercício;
Solicitar a realização dos Treinamentos. Departamentos da STI
Direção STI Deliberar sobre as demandas de capacitação no âmbito da STI;
Deliberar sobre alterações no âmbito do Plano de Capacitação. Diretor (a) da STI
Comitê de Gestão de TI
Estabelecer prioridades nas capacitações levantadas,
considerando as ações estratégicas definidas para o exercício;
Aprovar o Plano de Capacitação.
Comitê de Gestão de TI
Escola Judicial do Estado de Mato
Grosso do Sul - EJUD
Deliberar sobre as demandas de capacitação da STI;
Providenciar a realização dos treinamentos;
Acompanhar e realizar as avaliações dos treinamentos.
EJUD
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5.2 Fluxo do processo
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5.2.1 Elaboração do Plano de Capacitação
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5.2.2 Realização de capacitação
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5.2.3 Monitoramento do Plano de Capacitação
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5.3 Descrição do processo
5.3.1 Elaboração do Plano de Capacitação
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁVEL ENTRADAS PROCEDIMENTOS SAÍDAS
Solicitar
demandas de
capacitação
Iniciar o levantamento de
demandas de capacitação
junto às áreas técnicas da
STI
Assessoria de
Governança
Diretrizes PJMS,
PEI, CNJ
Enviar solicitação para que as áreas
técnicas da STI apresentem listagem
inicial de demandas de capacitação para
o ano planejado
Solicitação
enviada (email,
SCDPA etc.)
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Definir lista de
capacitações
Definir lista inicial de
demandas de capacitação
Departamentos
STI
Proposta
Orçamentária,
Diretrizes
Levantar e especificar as demandas de
capacitação pretendidas para o período
(treinamentos, workshops, palestras
etc.), contendo, pelo menos:
Descrição da capacitação;
Quantidade de participantes;
Valores (R$)
Lista de
capacitação
preliminar
Organizar
demandas de
capacitação
Organizar as demandas de
capacitação enviadas
pelas áreas técnicas da STI
visando compor uma
listagem inicial para
análise da Direção da STI
Assessoria de
Governança
Lista de
capacitação
preliminar;
Proposta
Orçamentária
Proceder à organização das demandas
de capacitação, em template único,
observando os recursos para
capacitação, destinados no orçamento
da STI junto à Escola Judicial
Lista de
capacitação
organizada
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Revisar lista de
capacitação
Ajustar a lista de
capacitação da Área
conforme alterações
solicitadas pela Assessoria
de Governança
Departamentos
STI
Lista de
capacitação
preliminar
Proceder aos ajustes necessários na lista
preliminar de capacitação observando,
sobretudo, o orçamento inicial aprovado
para os cursos da Área.
Lista de
capacitação
revisada
Deliberar
demandas de
capacitação
Analisar e deliberar sobre
as necessidades de
capacitação demandadas
pelas Áreas da STI
Diretor da STI Lista de
capacitação
Deliberar sobre as necessidades de
capacitação demandadas pelas Áreas da
STI. Caso necessário, a Direção da STI
procederá aos ajustes das demandas
juntamente com os titulares de cada
Área, sobretudo, observando as
diretrizes e orçamento previamente
estabelecidos.
Demandas de
capacitação
autorizadas
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Consolidar
demandas de
capacitação
Consolidar as demandas
de capacitação
deliberadas pela Direção
da STI
Assessoria de
Governança
Demandas de
capacitação
autorizadas
Consolidar as demandas de capacitação
autorizadas e organizá-las para envio e
posterior análise da Escola Judicial
Demandas de
capacitação
consolidadas
Analisar
demandas de
capacitação
Analisar as demandas de
capacitação levantadas e
consolidadas pela STI
EJUD
Demandas de
capacitação
consolidadas
Com base nas demandas de capacitação
consolidadas no âmbito da STI, a Escola
Judicial procederá à análise de acordo
com a diretrizes que lhe são específicas,
observando o planejamento
orçamentário previamente definido
entre outros.
Demandas de
capacitação
analisadas
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Ajustar
demandas
conforme EJUD
Proceder aos ajustes
necessários nas
demandas de capacitação
consoante definições da
EJUD
Departamentos
STI
Solicitação de
ajustes
Caso a Escola Judicial solicite ajustes nas
demandas inicialmente apresentadas, a
Assessoria de Governança juntamente
com a Direção da STI e as Áreas técnicas
deverão analisar e pactuar uma nova
lista de demandas de capacitação,
visando consolidar uma versão final para
compôr a minuta do Plano de
Capacitação.
Demandas de
capacitação
ajustadas
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Organizar
cronograma
treinamentos
Pactuar juntamente com
as Áreas da STI uma
agenda de realização das
capacitações
Assessoria de
Governança
Demandas de
capacitação
aprovadas
Com base nas demandas de capacitação
aprovadas, proceder à organização do
cronograma de realização dos
treinamentos, observando as diretrizes
de elaboração do Plano de Capacitação
e, sobretudo, a proporcionalidade entre
a quantidade de capacitações e as datas
apresentadas para composição do
cronograma, em alinhamento com a
disponibilidade de execução da Escola
Judicial.
Cronograma de
treinamentos
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Elaborar
minuta do
plano de
capacitação
Elaborar minuta do Plano
de Capacitação
Assessoria de
Governança
Diretrizes,
Regimento
Interno,
Relatórios, Planos
Institucionais,
Políticas, Eixos
Temáticos
Proceder à elaboração do Plano de
Capacitação da STI, observando no
mínimo:
Disposições preliminares;
A definição dos Eixos Temáticos;
Definição das capacitações
aprovadas;
Cronograma de realização;
Disposições gerais
Minuta do
Plano de
Capacitação
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Aprovar Plano
de Capacitação
Submeter o Plano de
Capacitação para
deliberação do Comitê de
Gestão de TIC
Comitê de
Gestão de TIC
Minuta do Plano
de Capacitação
O Comitê de Gestão de TIC deverá
analisar o Plano de Capacitação,
notadamente a definição dos cursos e
seus respectivos agrupamento nos eixos
temáticos sugeridos; importância
estratégica para a STI e para o TJMS,
bem como, o cronograma incial de
execução dos treinamentos.
Plano de
Capacitação
aprovado
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Gerar Planilha
de
Treinamentos
Gerar planilha de
treinamentos para
acompanhamento da
execução do Plano no B.I
Assessoria de
Governança
Plano de
Capacitação
Com base no Plano de Capacitação
aprovado, a Assessoria de Governança
deverá elaborar planilha contendo
informações gerais sobre cada
treinamento visando acompanhar sua
execução, notadamente nos aspectos
físicos e financeiros, utilizando-se de
ferramenta de inteligência e extração de
dados (B.I)
Planilha de
Treinamentos
Publicar Plano
de Capacitação
Solicitar a publicação do
Plano de Capacitação da
STI
Assessoria de
Governança
Plano de
Capacitação
Solicitar a publicação do Plano de
Capacitação aprovado na area da STI.
Plano de
Capacitação
Publicado
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5.3.2 Realização de capacitação
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁVEL ENTRADAS PROCEDIMENTOS SAÍDAS
Solicitar
realização de
capacitação
Formalizar o pedido de realização dos treinamentos conforme aprovado em Plano de Capacitação
Área Técnica
demandante
Plano de
Capacitação;
cronograma de
treinamento
Elaborar solicitação de realização de capacitação, observando as diretrizes do Plano de Capacitação, onde deverá ser encaminhado:
Memorando de solicitação (contendo o resumo do treinamento, valores, data de realização e participantes);
Justificativa do treinamento; Proposta de Treinamento,
juntamente com o currículo do (s) instrutor (es);
Informações complementares.
Memorando
de solicitação
e demais
anexos.
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Analisar
pedido de
treinamento
Analisar a solicitação de realização do treinamento em relação ao pactuado no Plano de Capacitação
Assessoria de
Governança
Memorando de
solicitação e
anexos; Plano de
Capacitação,
Cronograma;
Proposta
Orçamentária
Proceder à análise da solicitação de realização do treinamento observando, no mínimo:
Alinhamento com o Plano de Capacitação;
Dotação orçamentária prevista para o treinamento;
Alinhamento com o cronograma definido;
Participantes; Existência e teor da justificativa e
demais anexos
Solicitação de
treinamento
analisada
Ajustar pedido
Proceder aos ajustes
necessários na
solicitação de
treinamento
Área Técnica
Demandante
Solicitação de
ajustes
A Área Técnica responsável pela solicitação
de treinamento deverá proceder aos ajustes
apontados pela Assessoria de Governança,
caso existentes. Após adequar os
documentos que compõem a solicitação de
treinamento, a Área Técnica poderá
encaminhá-los diretamente à Coordenadoria
de Expediente da STI para demais
providências.
Solicitação de
treinamento
ajustada
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Encaminhar
pedido de
treinamento
Encaminhar, via
SCDPA, a solicitação
de treinamento à
Coordenadoria de
Expediente da STI
Área Técnica
Demandante
Solicitação de
treinamento e
anexos
Após análise da Assessoria de Governança e
eventuais ajustes, a Área Técnica
demandante encaminhará a solicitação de
treinamento (memorando), devidamente
instruída com a justificativa do treinamento,
proposta de treinamento, currículo do(s)
instrutor(es) à Coordenadoria de Expediente
da STI para demais providências.
Solicitação de
treinamento e
anexos
Solicitar
assinatura do
Diretor STI e
encaminhar
pedido
Providenciar a
assinatura do Diretor
da STI nos
documentos de
solicitação de
treinamento e
encaminhá-los para a
EJUD
Coordenadoria
de Expediente
STI
Solicitação de
treinamento e
anexos
De posse dos documentos de solicitação do
treinamento, a Coordenadoria de Expediente
providenciará a assinatura do Diretor da STI
(no memorando e justificativa). Após colher a
assinatura, encaminhará para a EJUD.
Solicitação de
treinamento
assinada
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5.3.3 Monitoramento do Plano de Capacitação
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁVEL ENTRADAS PROCEDIMENTOS SAÍDAS
Verificar status
treinamentos
Iniciar o monitoramento da execução dos treinamentos do Plano de Capacitação
Assessoria de
Governança
Plano de
Capacitação
Verificar, periodicamente, o andamento dos
treinamentos previstos no Plano de Capacitação
Status do
treinamento
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Informar
alterações
Informar eventuais alterações no Plano de Capacitação
Area Técnica Plano de
Capacitação
Caso a Área Técnica identifique necessidades de alteração no Plano de Capacitação, em relação a uma demanda que ainda não tenha sido solicitada/realizada, deverá informar à Direção da STI para que se proceda a devida análise, bem como à Assessoria de Governança para que se proceda aos devidos ajustes, se aprovado pela Direção da STI. As alterações propostas podem referir-se, dentre outras, à:
Inclusão/cancelamento de treinamentos;
Valores; Participantes Cronograma
As alterações relacionadas apenas ao cronograma de treinamentos e participantes poderão ser encaminhadas diretamente para análise e atualização da Assessoria de Governança.
Alterações
realizadas
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Analisar
alterações
Proceder a analise das
solicitações
demandadas pelas
Áreas em relação ao
inicialmente previsto no
Plano de Capacitação
Direção STI Alterações
informadas
A Direção da STI deverá deliberar sobre
eventuais proposições de alteração no
planejamento inicial dos treinamentos,
sobretudo em relação à inclusão de novas
demandas de capacitação e incremento
orçamentário. Se necessário, a Direção da STI
deverá fazer gestão junto à EJUD visando
alinhar as decisões em relação as alterações
propostas.
Alterações
analisadas
Atualizar
Planilha de
Treinamentos
Proceder à atualização
da planilha de
acompanhamento dos
treinamentos do Plano
de Capacitação
Assessoria de
Governança
Status do
treinamento;
solicitação de
alteração
A Assessoria de Governança procederá à atualização na planilha de acompanhamento.
Especificamente, caso o status seja "realizado", deverão ser atualizadas não apenas as informações em relação à execução física do treinamento, mas, também, orçamentária.
Caso tenha sido solicitada alguma alteração pelas Áreas Técnicas, essas alterações também deverão ser atualizadas na planilha.
Planilha de
treinamentos
atualizada
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Elaborar
minuta da
revisão do
Plano
Proceder a atualização
do Plano de Capacitação
observando as
alterações demandadas,
elaborando minuta de
revisão
Assessoria de
Governança
Alterações
demandadas
As alterações relacionadas à inclusão/cancelamento de treinamentos, cronograma e/ou orçamento, bem como Diretrizes e disposições gerais que forem demandadas, deverão compor a revisão do Plano de Capacitação, visando manter o devido alinhamento com a execução.
Minuta
revisada do
Plano
Deliberar
revisão do
Plano
Analisar as alterações
no Plano de Capacitação
Comitê de
Gestão de TIC
Minuta da
revisão do
Plano
O Comitê de Gestão de TIC deverá deliberar sobre as alterações demandadas no Plano de Contratação, aprovando sua revisão.
Plano revisado
aprovado
Informar à
EJUD
Informar à EJUD acerca
da revisão do Plano de
Capacitação
Assessoria de
Governança Plano revisado
A Assessoria de Governança deverá informar à
EJUD sobre as alterações realizadas na revisão
do Plano de Capacitação.
Informação
Publicar Plano
revisado
Solicitar a publicação da
versão revisada do
Plano na área da STI
Assessoria de
Governança Plano revisado
A Assessoria de Governança deverá
providenciar a publicação da versão revisada do
Plano na área da STI
Plano
publicado
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6 - MATRIZ RACI
6.1 Elaboração do Plano de Capacitação
ATIVIDADE Assessoria de
Governança Diretor da STI
Áreas Técnica
STI
Comitê de Gestão de
TI
Solicitar demandas de capacitação R
Definir lista de capacitações I C R
Organizar demandas de capacitação R C
Revisar lista de capacitação C C R
Deliberar demandas de capacitação C R C
Consolidar demandas de capacitação R I I
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Analisar demandas de capacitação I I I
Ajustar demandas conforme EJUD R I C
Organizar cronograma treinamentos R C C
Elaborar Minuta Plano de Capacitação R C C
Aprovar Plano de Capacitação I I I R
Gerar Planilha de Treinamentos R
Publicar Plano de Capacitação R
LEGENDA: R - Responsável | A - Prestador de Contas | C - Consultado | I - Informado)
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6.2 - Realização de capacitação
ATIVIDADE Assessoria de Governança Áreas Técnica STI Coordenadoria de Expediente
Solicitar realização de capacitação I R
Analisar pedido de treinamento R C
Ajustar pedido R
Encaminhar pedido de treinamento R
Solicitar assinatura do Diretor da STI e encaminhar pedido I R
LEGENDA: R - Responsável | A - Prestador de Contas | C - Consultado | I - Informado)
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6.3 - Monitoramento do Plano de Capacitação
ATIVIDADE Assessoria de
Governança Área Técnica STI Diretor da STI Comitê de Gestão de TIC
Verificar status de treinamentos R C
Informar alterações I R C
Analisar alterações C R
Atualizar Planilha de Treinamentos R
Elaborar Minuta de revisão do Plano R
Deliberar revisão do Plano I I R
Informar à EJUD R
Publicar Plano revisado R
LEGENDA: R - Responsável | A - Prestador de Contas | C - Consultado | I - Informado)
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7 - CONTROLES DO PROCESSO
7.1 INDICADORES
Indicador estratégico 7.1 = Índice do Plano de Capacitação Executado, o qual deverá ser mensurado anualmente, com metas pré-estabelecidas;
Objetivo Mensurar a execução do Plano de Capacitação
Origem PETIC / Caderno de Indicadores CNJ
Periodicidade Anual
Meta 80%
Forma de cálculo (Quantidade de capacitações realizadas / quantidade de capacitações previstas) * 100
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Indicador estratégico 7.2 = Índice de gestores de TIC com limite mínimo de 36 horas de capacitação, nas áreas de Governança e/ou Gestão de TIC, mensurado anualmente;
Objetivo Mensurar o percentual de gestores de TIC que realizaram, no mínimo, 36 horas de capacitação
Origem PETIC
Periodicidade Anual
Meta 100% de capacitação dos gestores da STI com (no mínimo 36 horas)
Forma de Cálculo (Quantidade de gestores de TIC com limite mínimo de capacitação / Quantidade de gestores de TIC da
STI)*100
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8 – HISTÓRICO DE REVISÃO
Equipe de Documentação
NOME CARGO
Adriano Castro Analista de Governança
Larissa O. Ostrowsky Ovando Assessora Técnica Especializada
DESCRIÇÃO RESPONSÁVEL DATA VERSÃO
Desenho do Processo Assessoria de Governança 28/08/2017 1.0
Aprovação e Instituição do Processo Comitê de Gestão de TIC 30/08/2017 1.0
