Gerenciamento de Projetos

PROF.: KAIO DUTRA

AULA 14 – GERENCIAMENTO DOS RISCOS E COMUNICAÇÃO

◦O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos deplanejamento, identificação, análise, planejamento de respostas econtrole de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento dosriscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventospositivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos noprojeto..

◦Os processos de gerenciamento dos riscos do projeto são:◦ Planejar o gerenciamento dos riscos;◦ Identificar os riscos;◦ Realizar a análise quantitativa dos riscos;◦ Realizar a análise quantitativa dos riscos;◦ Planejar as respostas aos riscos;◦ Controlar os riscos.

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GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

◦Planejar o gerenciamento dos riscos é o processo de definição de comoconduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. Oprincipal benefício deste processo é que ele garante que o grau, tipo, evisibilidade do gerenciamento dos riscos sejam proporcionais tanto aosriscos quanto à importância do projeto para a organização.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOS

◦Plano de gerenciamento do projeto;

◦Termo de abertura do projeto;

◦Registro das partes interessadas;

◦Fatores ambientais da empresa;

◦Ativos de processos organizacionais.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOSENTRADAS

◦Técnicas analíticas: Técnicas analíticas são usadas para acompreensão e definição do contexto geral de gerenciamento dosriscos do projeto. O contexto de gerenciamento de riscos é umacombinação de atitudes das partes interessadas em relação ao risco ea exposição estratégica ao risco de um determinado projeto combase no contexto geral do projeto.

◦Opinião especializada;

◦Reuniões.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Plano de gerenciamento dos riscos: O plano de gerenciamento dos riscosé um componente do plano de gerenciamento do projeto, e descrevecomo as atividades de gerenciamento dos riscos serão estruturadas eexecutadas. O plano de gerenciamento dos riscos inclui o seguinte:◦ Metodologia;

◦ Papeis e responsabilidades;

◦ Orçamentos;

◦ Prazos;

◦ Categorias de riscos;

◦ Definição de probabilidade de impacto dos riscos.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOSSAÍDAS

◦ Identificar os riscos é oprocesso de determinaçãodos riscos que podemafetar o projeto e dedocumentação de suascaracterísticas. O principalbenefício desse processo éa documentação dos riscosexistentes e oconhecimento e acapacidade que ele forneceà equipe do projeto deantecipar os eventos.

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IDENTIFICAR OS RISCOS

◦Plano de gerenciamento dosriscos;◦Plano de gerenciamento doscustos;◦Plano de gerenciamento docronograma;◦Plano de gerenciamento daqualidade;◦Plano de gerenciamento do RH;◦Linha de base do escopo;

◦Estimativa de custos dasatividades;◦Estimativa de duração dasatividades;◦Registro das partes interessadas;◦Documentação do projeto;◦Documentos de aquisição;◦Fatores ambientais da empresa;◦Ativos e processosorganizacionais.

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IDENTIFICAR OS RISCOSENTRADAS

◦ Revisão da documentação: Pode ser feita uma revisão estruturada dadocumentação do projeto, incluindo planos, premissas, arquivos

◦ de projetos anteriores, acordos e outras informações;◦ Técnicas de coleta de informações: Brainstorming, entrevistas, análise de causa

principal, entre outras;◦Análise de listas de verificação: As listas de verificação de riscos são desenvolvidas

com base nas informações históricas e no conhecimento acumulado, a partir deprojetos anteriores semelhantes e outras fontes de informações;

◦Análise de premissas;◦ Técnicas de diagramas: diagrama de causa e efeito, diagrama de sistema ou

fluxogramas, diagrama de influência;◦Análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT);◦Opinião especializada.

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IDENTIFICAR OS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Registro dos riscos: O principal resultado do processoIdentificar os riscos é a entrada inicial no registro dos riscos. Oregistro dos riscos é o documento em que os resultados daanálise dos riscos e o planejamento das respostas aos riscossão registrados. Neste processo deve incluir:◦Lista de riscos identificados;

◦Lista de respostas potenciais.

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IDENTIFICAR OS RISCOSSAÍDAS

◦Realizar a análise qualitativa dos riscos é o processo de priorização deriscos para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação desua probabilidade de ocorrência e impacto. O principal benefício desteprocesso é habilitar os gerentes de projetos a reduzir o nível de incertezae focar os riscos de alta prioridade.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS

◦Plano de gerenciamento dos riscos;

◦Linha de base do escopo;

◦Registro dos riscos;

◦Fatores ambientais da empresa;

◦Ativos de processos organizacionais.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSENTRADAS

◦Avaliação de probabilidade e impacto dos riscos: investiga aprobabilidade de ocorrência de cada risco específico. A avaliação doimpacto de riscos investiga o efeito potencial sobre um objetivo doprojeto, como cronograma, custo, qualidade ou desempenho,incluindo tanto os efeitos negativos das ameaças como os efeitospositivos das oportunidades.◦Avaliação de qualidade dos dados sobe riscos;◦Categorização de riscos;◦Avaliação da urgência dos riscos;◦Opinião especializada.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Matriz de probabilidade eimpacto: Os riscos podem serpriorizados para umaposterior análise quantitativae planejamento de respostasaos riscos com base na suaclassificação de riscos. Asclassificações dos riscos sãodesignadas com base naavaliação da suaprobabilidade e impacto.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Atualizações nos documentos do projeto: Documentos do projetoque podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:◦Atualizações no registro dos riscos: À medida que novas informações são

disponibilizadas através da análise qualitativa dos riscos, o registro dos riscosé atualizado.

◦Atualizações no registro das premissas: À medida que novas informações sãodisponibilizadas através da análise qualitativa dos riscos, as premissas podemmudar.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSSAÍDAS

◦Realizar a análise quantitativa dos riscos é o processo de analisarnumericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais doprojeto. O principal benefício desse processo é a produção deinformações quantitativas dos riscos para respaldar a tomada de decisões,a fim de reduzir o grau de incerteza dos projetos

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REALIZAR A ANÁLISE QUANTITATIVA DOS RISCOS

◦Plano de gerenciamento dos riscos;

◦Plano de gerenciamento dos custos;

◦Plano de gerenciamento do cronograma;

◦Registro dos riscos;

◦Fatores ambientais da empresa;

◦Ativos de processos organizacionais.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSENTRADAS

◦Técnicas de coleta e apresentação de dados:◦ Entrevistas: As técnicas de entrevistas se baseiam na experiência e em dados

históricos para quantificar a probabilidade e o impacto dos riscos nosobjetivos do projeto.

◦Distribuição de probabilidade: As distribuições de probabilidades contínuas,amplamente usadas em modelagem e simulação, representam a incertezaem valores tais como durações de atividades do cronograma e custos decomponentes do projeto.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Técnica de modelagem e análise quantitativa dos riscos:◦ Análise de sensibilidade: A análise de sensibilidade ajuda a determinar que riscos

têm mais impacto potencial no projeto. Ela ajuda na compreensão de como asvariações dos objetivos do projeto se correlacionam com as variações emdiferentes graus de incerteza.

◦ Análise de valor monetário esperado: A análise do valor monetário esperado(VME) é um conceito estatístico que calcula o resultado médio quando o futuroinclui cenários que podem ocorrer ou não (ou seja, análise em situações deincerteza).

◦ Modelagem e simulação: A simulação de um projeto utiliza um modelo queconverte as incertezas especificadas e detalhadas do projeto em possível impactonos objetivos do projeto.

◦Opinião especializada.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Atualizações nos documentos do projeto: Documentos do projetoque podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:◦Análise probabilística do projeto;

◦ Probabilidade de atingir os objetivos de custo e tempo;

◦ Lista priorizada de riscos quantificados;

◦ Tendências nos resultados da análise quantitativa dos riscos.

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REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOSSAÍDAS

◦Planejar as respostas aos riscos é o processo de desenvolvimento deopções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aosobjetivos do projeto. O principal benefício deste processo é a abordagemdos riscos por prioridades, injetando recursos e atividades no orçamento,no cronograma e no plano de gerenciamento do projeto, conformenecessário.

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PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOS

◦Plano de gerenciamento dos riscos;

◦Registro dos riscos;

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PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOSENTRADAS

◦Estratégias para riscos negativos ou ameaças: Quatro estratégiasque tipicamente lidam com ameaças ou riscos que podem terimpactos negativos nos objetivos do projeto, se ocorrerem:◦ Prevenir: equipe do projeto age para eliminar a ameaça ou proteger o

projeto contra o seu impacto;◦ Transferir: equipe do projeto transfere o impacto de uma ameaça para

terceiros, juntamente com a responsabilidade pela sua resposta;◦Mitigar: equipe do projeto age para reduzir a probabilidade de ocorrência,

ou impacto do risco;◦Aceitar: projeto decide reconhecer a existência do risco e não agir, a menos

que o risco ocorra.

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PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Estratégia para riscos positivos ou oportunidades: Quatro respostas sãosugeridas para tratar de riscos com impactos potencialmente positivossobre os objetivos do projeto:◦ Explorar: a organização deseja garantir que a oportunidade seja concretizada;◦ Melhorar: a estratégia melhorar é usada para aumentar a probabilidade e/ou os

impactos positivos de uma oportunidade;◦ Compartilhar: compartilhar um risco positivo envolve a alocação integral ou parcial

da responsabilidade da oportunidade a um terceiro que tenha mais capacidade deexplorar a oportunidade para benefício do projeto;

◦ Aceitar: Aceitar uma oportunidade é estar disposto a aproveitá-la caso ela ocorra,mas não persegui-la ativamente.

◦Estratégias de respostas de contingência;◦Opinião especializada.

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PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Atualizações no plano de gerenciamento do projeto:◦ Plano de gerenciamento do cronograma;◦ Plano de gerenciamento dos custos;◦ Plano de gerenciamento da qualidade;◦ Plano de gerenciamento das aquisições;◦ Plano de gerenciamento do RH;◦ Linha de base do escopo;◦ Linha de base do cronograma;◦ Linha de base dos custos.

◦Atualizações nos documentos do projeto;

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PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOSSAÍDAS

◦ Controlar os riscos é o processo de implementação de planos de respostas aosriscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscosresiduais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia do processo deriscos durante todo o projeto. O principal benefício desse processo é a melhoriado grau de eficiência da abordagem dos riscos no decorrer de todo o ciclo de vidado projeto a fim de otimizar continuamente as respostas aos riscos.

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CONTROLAR OS RISCOS

◦Plano de gerenciamento do projeto;

◦Registro dos riscos;

◦Dados de desempenho do trabalho;

◦Relatórios de desempenho do trabalho.

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CONTROLAR OS RISCOSENTRADAS

◦ Reavaliação dos riscos: Controlar os riscos muitas vezes resulta na identificaçãode novos riscos, na reavaliação dos riscos atuais e no encerramento dos riscosque estão desatualizados.

◦Auditoria de riscos: As auditorias de riscos examinam e documentam a eficáciadas respostas para lidar com os riscos identificados e suas causas principais, bemcomo a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos.

◦Análise de variação e tendências: Muitos processos de controle usam a análiseda variação para comparar os resultados planejados com os resultados reais.

◦Medição de desempenho técnico: A medição de desempenho técnico comparaas realizações técnicas durante a execução do projeto com o cronograma derealizações técnicas.

◦Análise de reservas;◦ Reuniões.

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CONTROLAR OS RISCOSFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦ Informações sobre o desempenho do trabalho;◦Solicitações de mudança:◦Ações corretivas recomendadas;◦Ações preventivas recomendadas.

◦Atualizações no plano de gerenciamento do projeto;◦Atualizações nos documentos do projeto:◦Resultados de reavaliações de riscos, auditorias de riscos e revisões periódicas

dos riscos;◦Resultados reais dos riscos do projeto e das respostas aos riscos.

◦Atualizações nos ativos de processos organizacionais.

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CONTROLAR OS RISCOSSAÍDAS

◦O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processosnecessários para assegurar que as informações do projeto sejamplanejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas,recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmentedispostas de maneira oportuna e apropriada.

◦Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto são:◦ Planejar o gerenciamento das comunicações;

◦Gerenciar as comunicações;

◦ Controlar as comunicações.

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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

◦Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de desenvolveruma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto combase nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadase nos ativos organizacionais disponíveis. O principal benefício desteprocesso é a identificação e a documentação da abordagem decomunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

◦Plano de gerenciamento do projeto;

◦Registro das partes interessadas;

◦Fatores ambientais;

◦Ativos de processos organizacionais.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕESENTRADAS

◦Análise de requisitos das comunicações: A análise de fazer oucomprar é uma técnica geral de gerenciamento usada paradeterminar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pelaequipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas.◦Tecnologia de comunicação: Fatores que podem afetar a escolha datecnologia incluem: urgência da necessidade de informações,disponibilidade de tecnologia, facilidade de uso, ambiente do projeto,sensibilidade e confidencialidade das informações.◦Modelos de comunicação;◦Reuniões;

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕESFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Métodos de comunicação:◦ Comunicação interativa: Entre duas ou mais partes que estão realizando uma

troca de informações multidirecional.

◦ Comunicação ativa: Encaminhada para destinatários específicos que precisamreceber as informações.

◦ Comunicação passiva: Usada para volumes muito grandes de informações oupara públicos muito grandes, ela requer que os destinatários acessem oconteúdo da comunicação a seu próprio critério.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕESFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Plano de gerenciamento das comunicações: O plano degerenciamento das comunicações é um componente do plano degerenciamento do projeto que descreve como as comunicações doprojeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas.

◦Atualização nos documentos do projeto.

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PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕESSAÍDA

◦Gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, distribuir,armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto deacordo com o plano de gerenciamento das comunicações. O principalbenefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficientee eficaz entre as partes interessadas do projeto.

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GERENCIAR AS COMUNICAÇÕES

◦Plano de gerenciamento das comunicações;

◦Relatório de desempenho do trabalho;

◦Fatores ambientais da empresa;

◦Ativos de processos organizacionais.

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GERENCIAR AS COMUNICAÇÕESENTRADAS

◦ Tecnologia de comunicações;◦Modelos de comunicações;◦Métodos de comunicação;◦ Sistema de gerenciamento de informações: As informações do projeto são

gerenciadas e distribuídas usando várias ferramentas, incluindo:◦ Gerenciamento de documentos impressos: cartas, memorandos, relatórios e comunicados

à imprensa;◦ Gerenciamento de comunicações eletrônicas: e-mail, fax, correio de voz, telefone,

videoconferência e reunião pela Internet, websites e publicação na web;◦ Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: interfaces da web para software de

agendamento e gerenciamento de projetos, software de apoio a reuniões e escritóriosvirtuais, portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.

◦ Relatório de desempenho.

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GERENCIAR AS COMUNICAÇÕESFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦Comunicações do projeto: As comunicações do projeto podemincluir mas não estão limitadas a: relatórios de desempenho, situaçãodas entregas, progresso do cronograma e custos incorridos.

◦Atualizações no plano de gerenciamento do projeto;

◦Atualizações nos documentos do projeto;

◦Atualizações nos ativos e processos organizacionais.

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GERENCIAR AS COMUNICAÇÕESSAÍDA

◦Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar ascomunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto paraassegurar que as necessidades de informação das partes interessadas doprojeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo é a garantiade um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes dascomunicações, em qualquer momento.

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CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES

◦Plano de gerenciamento do projeto;◦Comunicação do projeto: Andamento das entregas, processos do

cronograma, custos incorridos, entre outros;◦Registro das questões: Um registro por escrito documenta e ajuda a

monitorar quem é responsável pela resolução de questões específicas atéum prazo definido.

◦Dados de desempenho do trabalho: Os dados de desempenho dotrabalho podem incluir detalhes sobre que comunicações foramrealmente distribuídas, feedback sobre comunicações, resultados depesquisas sobre a eficácia das comunicações ou outras observaçõesbrutas identificadas durante as atividades de comunicação.

◦Ativos e processos organizacionais.

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CONTROLAR AS COMUNICAÇÕESENTRADAS

◦Sistemas de controle de informações: Um sistema de gerenciamentode informações fornece um conjunto de ferramentas padrão paraque o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir asinformações para as partes interessadas sobre os custos, oandamento do cronograma e o desempenho do projeto.

◦Opinião especializada;

◦Reuniões.

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CONTROLAR AS COMUNICAÇÕESFERRAMENTAS E TÉCNICAS

◦ Informações sobre o desempenho do trabalho;

◦Solicitações de mudança;

◦Atualizações no plano de gerenciamento do projeto;

◦Atualizações nos documentos do projeto;

◦Atualizações nos ativos de processos organizacionais.

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