Novembro 2014

Gestão de Entradas em Produção Versão: V1.0

Índice:

Gestão de Entradas em Produção

Enquadramento & Objetivos

Princípios e Regras de Base

C.E.P.

Entrada em Produção – Projetos S.I.

Regras Especificas

Processo (BPD + Descrição)

Matriz RACI

Instrumentos de referencia e gestão

Entrada em Produção – Patch M.A.

Regras Especificas

Processo (BPD + Descrição)

Matriz RACI

Instrumentos de referencia e gestão

3 Gestão de Entradas em Produção

O Presente documento define as regras e procedimentos a aplicar para as entradas em produção de Projetos de SI e de Patchs de Manutenção Aplicacional e Midrange. Estes procedimentos têm como objetivo garantir que:

• todas as entradas a produção (EP) são solicitadas através dos canais próprios e

devidamente programadas;

• todas as EP são prévia e devidamente comunicadas às entidades relevantes;

• a resolução de eventuais conflitos é decidida de forma central, minimizando o

risco e maximizando a defesa do interesse da Galp Energia;

• existiu a aprovação necessária para a passagem a produção;

• as equipas asseguram antecipadamente a adequada capacidade para resposta às

solicitações aprovadas de EP;

• as novas funcionalidades não impactarão o normal funcionamento dos sistemas

em produção;

• cada entrada em produção efetuada fica registada num “Log” centralizado.

Gestão de Entradas em Produção Enquadramento & Objetivos

4 Gestão de Entradas em Produção

I. EP de Projeto SI

• A entrada em produção resulta da passagem da Gate 10 (G10 - OK Passagem a

Produção) que, no ciclo standard de um projeto, surge entre as etapas XIII e XIV;

• A entrada em produção pode ser executada de forma parcial ou final, desde que

respeitadas e aprovadas as condições expressas no template PMOT049 em vigor;

• Num projeto, o conceito de Release constitui um grupo de ações de entrada em

produção a efetuar simultaneamente em uma ou várias aplicações.

II. EP de Patch de Manutenção Aplicacional e Midrange (MAM)

• Um Patch de MAM representa um pacote de configurações/desenvolvimentos que

acumulam soluções corretivas/evolutivas de open issues aplicacionais;

• A entrada em produção de um Patch de MAM pode ser executada recorrentemente

de forma Semanal ou sempre que a defesa do interesse Galp o justifiquem.

Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (1/2)

A gestão centralizada de EPs pretende contribuir para o cumprimento dos objetivos referidos e baseia-se nos seguintes princípios e conceitos:

5 Gestão de Entradas em Produção

III.Plano Consolidado de Entradas em Produção (PCEP)

• Plano central que consolida as datas de todas as operações planeáveis de entrada

em produção.

IV. Reserva de datas para entrada em produção (REP)

• A reserva constitui uma sinalização, no calendário do PCEP, de uma operação de

entrada em produção (numa mesma release há reservas por aplicação);

• No caso de um projeto a(s) entrada(s) em produção (parcial ou final) deve(m) ficar

reservada(s) pelo menos até à passagem da Gate 7 (G7-OK Implementação);

• No calendário do PCEP é garantida uma REP recorrente e semanal destinada à

operação de entrada em produção de um Patch planeado de MAM;

• Para efeitos de planeamento a data de uma REP é considerada firme na semana n-

4 estando o eventual reagendamento sujeito a negociação e decisão do CEP.

V. Log Consolidado de Entradas em Produção (LCEP)

• “Instrumento” de gestão operacional que consolida os registos de todas as

operações de entrada em produção.

Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (2/2)

6 Gestão de Entradas em Produção

VI. Comité de Entradas em Produção (CEP)

• Órgão de gestão central das operações de entradas em produção;

• O CEP é constituído por:

o Responsáveis pelas equipas dos Outsourcers: Midrange, Manutenção Aplicacional

o Responsáveis pelas equipas da DSI: DIS, PMO, Arquitetura, Gestão de Serviços

o Opcionalmente serão convocados Gestores de Contrato e Gestores de Projeto

• O CEP reúne semanalmente todas as 6ªf (semana n-1) às 14h30;

• A reunião do CEP tem duração prevista de 1 hora e a seguinte agenda base:

o Análise detalhada das REPs inscritas na semana n do PCEP

o Análise breve das REPs inscritas nas semanas n+1, n+2 e n+3 do PCEP

o Tomada de decisão sobre situações de conflito e prioridades

Gestão de Entradas em Produção C.E.P. (Comité de Entradas em Produção)

Entrada em Produção – Projetos S.I.

8 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos S.I. Regras Especificas (1/2)

VII.Período para entradas em produção de projetos

• Semanalmente, à terça feira

• O horário de execução será decidido caso a caso, em função dos requisitos do

projeto, impactos e risco operacional

• Serão consideradas exceções, com agendamento específico:

o Correções efetuadas depois da entrada em produção, durante o período de

suporte e antes do handover

o Projetos cujo o impacto de entrada em produção exija que ocorram em

determinados dias da semana, incluindo sábados e domingos

• Qualquer exceção será deve ser abordada e decidida pelo CEP

VIII.Freeze de ambiente de Qualidade

• Consoante aplicação a ser intervencionada durante uma EP, poderá ser necessário

declarar um freeze do ambiente de qualidade.

• A comunicação de um freeze deverá acontecer pelo menos 4 semanas antes da

data da REP (em linha com o definido no ponto 4)

9 Gestão de Entradas em Produção

IX. Sobreposição de EP

• Por regra, apenas deve ser agendada um entrada em produção de projeto por

data; exceções serão analisadas pelo CEP

• A sobreposição de datas de EP de Releases de vários projetos é possível

desde que as respetivas operações não incidam nas mesmas aplicações;

• Caso na mesma data exista um projeto com mais do que 1 macro cluster, o

número de projetos passiveis de entrar em produção será reavaliado.

Entrada em Produção – Projetos S.I. Regras Especificas (2/2)

10 Gestão de Entradas em Produção

Pro

jeto

O

uts

ou

cers

Entrada em Produção – Projetos S.I. Processo (1/5)

3. Solicitar Passagem a Produção

4. Analisar Solicitação

6. Agendar passagem

8. Executar Passagem

9. Validar Solução em Produção

10. Registar Entrada em Produção

5. Gate 10 Go/No Go

D-10 (6ªf)

D-5 (5ªf)

D (3ªf)

OK

X. Diagrama do Processo de EP de projetos O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos já definidos para o Ciclo de Projeto

1. Reservar Data de

Entrada em P

2. Analisar Calendário de Entradas em P

CEP

ao longo do projeto

7. Comunicar a Utilizadores (opcional)

GO

11 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos S.I. Processo (2/5)

XI. Descrição do Processo de EP de projetos

1. Reservar Data de Entrada em Produção

• O Gestor de Projeto DSI deve manter atualizado o ficheiro de “Reservas de Entrada em

Produção”:

o Semanalmente, antes da data do CEP, deve atualizar as datas de entrada em produção previstas

para as 4 semanas seguintes

o No final de cada mês deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para os 3 meses

seguintes

2. Analisar Calendário de Passagens a Produção

• Os Outsourcers e GP’s DSI devem analisar regularmente as reservas de entradas em produção

e alertar para eventuais problemas ou questões

• Semanalmente, o CEP decidirá sobre este calendário

3. Solicitar Passagem a Produção

• A solicitação de passagem deve ser apresentada nas reuniões de acompanhamento de projeto e

formalizada através do envio de um email para agc.projectos.galp@novabase.pt e Focal Point

da Manutenção Aplicacional, com conhecimento do Focal Point de Midrange e GP da DSI

• A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de

deployment, segundo templates já definidos

12 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos Processo (4/5)

6. Agendar Passagem

• A equipa de projecto é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a

efectuar na entrada em produção, com o apoio das equipas de MA e Midrange e outras que

sejam necessárias (PIGENT022)

• As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respectivos passos de entrada em

produção

7. Comunicar a Utilizadores

• Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibiidade de sistema ou outro impacto

operacional. Caso contrário, a comunicação de entrada em produção será feita no âmbito das

atividades do projeto

• A comunicação será redigida pelo Gestor de Projeto DSI e de Negócio, e enviada para os

seguintes destinatários:

o Utilizadores da solução;

o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;

o Responsável do HelpDesk;

• O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços

afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade, tempo de suporte

pela equipa de projecto e contactos

13 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos Processo (3/5)

4. Analisar Solicitação

• Os Outsourcers de Midrange e de Manutenção Aplicacional analisarão a solicitação e

comunicarão necessidade de ajustes

• Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto

• Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros

• Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)

5. Gate 10 – Reunião de Go / No-Go

• Reunião Go/No-Go assente no template de suporte à decisão, que assegura a existência de

todas as aprovações necessárias

• Devem estar asseguradas as seguintes condições:

o Documentação de projeto validada pela Arquitetura, Negócio e Outsourcers

o Testes de aceitação realizados

o Formação realizada

o Documentação do Utilizador validada

o Documentação de deployment validada e revista pela equipa de Midrange e Manutenção

o Impactos identificados

14 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos Processo (5/5)

8. Executar Passagem

• Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e

respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou

intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional e de Projeto

9. Validar solução em produção

• Validação do resultado da execução da entrada em produção pelas equipas de Midrange, MA,

Projecto e outras que tenham participado na entrada em produção.

• Na eventualidade de ocorrências com impacto negativo ou imprevisto nesta fase, deverá ser

feita nova análise pelas equipas de Midrange, Manutenção Aplicacional e Projeto e promovidas

as alterações necessárias para retomar a estabilidade da aplicação e/ou serviços:

o Implementar ações corretivas ou roll-back.

10. Registar Entrada em Produção

• Elaborar relatório final da intervenção;

• Registar a entrada em produção (‘release’) nas ferramentas de gestão de serviço respetivas, o

qual deve conter a seguinte informação: Data da release, Conteúdo da release, Entidade

responsável pela produção desse conteúdo;

15 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos S.I. Responsabilidades de Execução das Passagens

Matriz RACI

CEP

GP

DS

I

Arq

uit

etu

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Fo

rn

eced

or

Pro

jeto

GP

Neg

ócio

Key-U

sers

Mid

ran

ge

Man

ute

nção

Servic

e

Desk

1. Reservar Data de Entrada em Produção A R C C C C I C -

2. Analisar Calendário de Entradas em Produção A I C I C C R C -

3. Solicitar Passagem a Produção A I I R I I I I -

4. Analisar Solicitação A I C C - - R R -

5. Gate 10 – Go/No Go A R R R R C R R -

6. Agendar passagem A R - I I - R R -

7. Comunicar a Utilizadores - A I I R I I I R

8. Executar Passagem - A - C I - R R -

9. Validar Solução em Produção - I C R R R C A -

10. Registar Entrada em Produção - A C C I - R R R

R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed

R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado

XII.Matriz RACI de EP de projetos A execução de entradas em produção deve seguir:

16 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Projetos S.I. Documentos Relevantes

Ciclo de projeto

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/07/01-

PMO/ProjSI_Faseamento_V1.0.pptx

Reserva de entradas em produção

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent

radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl

sx

Template de deployment (PIGENT022)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01

%20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates

Template Gate 10 (PMO.T049)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/06/01%20Templates/1.%2

0TempAtivos/Vers%C3%A3o%20PT/PMO-T049_%20PassagemProdu%C3%A7%C3%A3o(v1.0).dotx

Entrada em Produção – Patch M.A.M.

18 Gestão de Entradas em Produção

XV. A solicitação deverá ser efectuada:

• Via Service Desk Galp (via encaminhamento do registo original de incidente)

XVI.A solicitação deverá ser sempre acompanhada por:

• Template definido para a aplicação em causa (template genérico no caso de não

existir um específico;

• E-mails de aprovação dos respectivos aprovadores excepto:

o A aprovação da equipa de Manutenção Aplicacional (está implícita no pedido) o A aprovação do Outsourcer Midrange (será dada após validação que toda a informação está

completa)

Nota: Nenhum pedido será executado sem que se verifiquem todas as aprovações definidas na matriz RACI.

Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (1/3)

19 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (2/3)

XVII.Período regular de passagens a produção de Patch MAM:

• todas as Quartas Feiras (há uma REP recorrente destinada ao patch semanal);

• Serão consideradas exceções (com agendamento específico) todas as passagens a

produção que tenham como fim a resolução de incidentes ativos e com impacto

efetivo no normal funcionamento das aplicações.

XIII.Prazo de Solicitação

• Serão consideradas para passagem a produção no Patch semanal todas as

solicitações – completas e aprovadas – efetuadas até à Sexta-Feira anterior à

semana “n”.

XIV.Validação

• O Outsourcer Midrange atualizará o PCEP com as solicitações integráveis no Patch

da semana seguinte(com REP recorrente) a analisar na reunião do CEP;

• O Outsourcer Midrange promoverá, sempre que necessário, o agendamento

especifico de Patch MAM excecionais comunicando a operação aos membros

permanentes do CEP.

20 Gestão de Entradas em Produção

XX. Condições de Aprovação de Patch MAM

• A aprovação deverá ser dada de acordo com a Matriz RACI (ponto )

• É obrigatório obter a validação e aprovação prévia da Área de Arquitetura da DSI

para todos aqueles desenvolvimentos que impliquem alterações:

o Na arquitetura dos sistemas Galp;

o No standard das aplicações;

o No processo funcional.

Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (2/3)

21 Gestão de Entradas em Produção

Man

ute

nÇ

ão

Ap

licacio

na

l M

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e

Entrada em Produção – Patch MAM Processo (1/5)

1 Solicitação de Passagem a

Produção

2 Análise da informação

5 Passa para agendamento

8 Execução do Pedido

9 Passagem Validada

7 Mensagem de Aprovação aos Key-users

4 Completar informação

Não

Sim

Sim

Não

Informação Completa?

Implica indisponibilidade?

XXI.Diagrama do Processo de EP de Patch MAM O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos decorrentes do seguinte diagrama

22 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Patch MAM Processo (2/5)

XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM

1. Solicitação de Passagem a Produção

• A solicitação de passagem deve ser formalizada através de pedido no servisse desk colocando

em conhecimento agc.projectos.galp@novabase.pt, Aprovador Galp e DSI.

• A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de

deployment, segundo templates já definidos

2. Análise da informação

• O Outsourcer de Midrange analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes

• Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto

• Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros

• Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)

5. Execução da passagem

• A Manutenção aplicacional é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a

efetuar na entrada em produção, com o apoio de Midrange e outras que sejam necessárias

(PIGENT022)

• As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respetivos passos de entrada em

produção

23 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Patch MAM Processo (2/5)

XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM

7. Comunicar a Utilizadores

• Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibilidade de sistema ou outro impacto

operacional.

• A comunicação será redigida pelo DSI e enviada para os seguintes destinatários:

o Utilizadores da solução;

o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;

o Responsável do HelpDesk;

• O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços

afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade e contactos

8. Execução da passagem

• Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de

passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com

o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional.

24 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Patch MAM Responsabilidades de Execução das Passagens (1/2)

Matriz RACI

CEP

GC

DS

I

Arq

uit

etu

ra

FP

Neg

ócio

Key-U

sers

Mid

ran

ge

Man

ute

nção

Servic

e

Desk

1. Solicitação de Passagem a Produção A I I R I, O

2. Análise da informação A O R C I

3. Informação Completa? C A O R C I

4. Completar informação A O I, C R I

5. Agendamento do Patch MAM A I I, C C R R I, C

6. Implica indisponibilidade? A I, C R I, C I, C

7. Mensagem de Aprovação aos Key-users A I, C I I, C I, C R

8. Execução da Passagem a Produção I I I, C R R,A I, C

9. Validação da Entrada em Produção A R R I, C R I

R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed

R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado

XXIII.Matriz RACI de EP de Patch MAM A execução de entradas em produção deve seguir:

25 Gestão de Entradas em Produção

Entrada em Produção – Patch MAM Documentos Relevantes

Check List de entradas em Produção de pedidos da Manutenção

Reserva de entradas em produção

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent

radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl

sx

Template de deployment (PIGENT022)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01

%20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates

Template xxxx