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II FÓRUM DE LEAN HEALTHCARE DE SÃO PAULO – 29.11.2016

II Forum de Lean Healthcare de São Paulo

Jorge Luiz BisonMauricio Jacó Cerri

Gestão de Estoque Hospitalar


UNIMED Araras

2

Hospital Próprio em Araras e Leme – SP

50.000 vidas (Araras, Leme e Conchal)

700+ Colaboradores


UNIMED Araras – Hospital Araras

3

84 leitos

300+ Colaboradores

Inicio do Projeto Lean Fevereiro/2016


UNIMED Araras - início de 2016

DiretoriaMAT&MED

Falta de controleProcessos pouco estruturados

DesperdíciosRetrabalho

Preocupações

4


Definição de escopo

Medir e Mapear Situação Atual

ImplementaçãoSit. Futura

Controledo Processo

Análise da Sit. Atuale Desenvolv. Futura

Escopo:• Gestão de MAT&MED

(hospitalar), exceto quimio, vacinas, OPME

• Fluxo desde Compras até Farmácia

Definição do Escopo

5


Situação inicial


Situação inicial

Receber e estocar MAT&MED

Almoxarifado

Fracionar, etiquetar e dispensar MAT&MED

Farmácia Central

Atender pacientes

UTIs

Atender pacientes

Pronto Atendimento

Atender pacientes

Postos de internação

Prescrições e requisições manuais

Requisições manuais

Realizar cotações e fechar pedidos

Compras

Pedidos mensais

Estoque excessivo

R$ 940 mil56 dias

Estoques não

controlados

Atender pacientes

Farmácia C.C.

Atender pacientes

Farmácia QT

Excesso de devoluções

Excesso de movimentação

Atraso no fechamento das contas

Acúmulo de papéis

para lançar

Impossibilidade de rastreamento

de lotes

Grandes lotes de compra

feitos a partir da experiência

7


Implantações


Implantações

9


Almoxarifado


Farmácia Central

Atender pacientes

UTIs

Atender pacientes

Pronto Atendimento

Atender pacientes





Compras

Pedidos mensais

Estoque excessivo

R$ 940 mil56 dias

Atender pacientes

Farmácia C.C.

Atender pacientes

Farmácia QT



Acúmulo de papéis

para lançar


de lotes



Estoques não

controlados


Implantação das farmácias satélites

(PA, Postos de internação, UTI)




Implantações

12


Almoxarifado


Farmácia Central

Atender pacientes

UTIs

Atender pacientes

Pronto Atendimento

Atender pacientes





Compras

Pedidos mensais

Estoque excessivo

R$ 940 mil56 dias

Atender pacientes

Farmácia C.C.

Atender pacientes

Farmácia QT



Acúmulo de papéis

para lançar


de lotes



Definição de padrão de trabalho com

lançamento online e fitas menores

Estoques não

controlados





Devoluções com a antiga

Farmácia Central

JUL - DEZ/2015

14%

Média Outubro/2016

Farmácia Postos de Enfermagem da

Iternação:7%

Farmácia Pronto Atendimento:

1%

Farmácia UTIs: 9%

Devoluções das farmácias satélites

13


“A implantação da Farmácia do Posto de Enfermagem trouxe

inúmeros ganhos para a equipe de enfermagem. Dentre elas,

posso destacar a redução de movimentação das enfermeiras para

buscar Mat & Med, a maior agilidade de atendimento com o

paciente, a diminuição de retrabalho com devoluções, a maior

segurança na cadeia terapêutica, e a definição de padrões de

trabalho entre Farmácia e Enfermagem.”

Eduarda Santos – Coordenadora Unidades de Internação

Depoimentos Enfermagem

14


“A enfermagem, antes do processo Lean ser implementado com a Farmácia do Pronto

Atendimento, fazia todo o trabalho administrativo de farmácia (lançamento em conta,

devolução, solicitação de compras 3 vezes ao dia para a Farmácia Central, controle de

estoque, etc.). Além disso, devido ao estoque ficar exposto no posto de atendimento,

corria-se o risco de extravio e perda de Mat&Med.

Hoje, temos uma maior segurança de atendimento, pois a farmácia é responsável pela

dispensação e a enfermagem confere, realizando a dupla checagem e focando apenas na

parte assistencial. A implantação da Farmácia do Pronto Atendimento impactou também

diretamente no fechamento das Contas, que hoje estão sendo faturadas em tempo real.

Acredito que com essa melhoria, ganhei 1 funcionário dos 3 ou 4 por turno que compõe o

time. Enfim, o processo ficou muito mais eficiente, e sinto como se tivesse tirado um peso

de nossas costas.”

Sueli Tamborim – Coordenadora Ambulatorial do Pronto Atendimento

Depoimentos Enfermagem

15



Almoxarifado


Farmácia Central

Atender pacientes

UTIs

Atender pacientes

Pronto Atendimento

Atender pacientes





Compras

Pedidos mensais

Estoque excessivo

R$ 940 mil56 dias

Atender pacientes

Farmácia C.C.

Atender pacientes

Farmácia QT



Acúmulo de papéis

para lançar


de lotes





Dimensionamento dos níveis de

estoque

Sistema de compras puxado

Estoques não

controlados





Implantações

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MédiaDesvio Padrão

Estoque Medicamento

X

Dias

Estoque dimensionado

do item

Falta!

Consumo

* Maior frequência de

reposiçãoExcesso!

Pto Reposição(disparo da compra)

Lógica do Dimensionamento Realizado

Antes Depois

Reposição


Situação Implantada


Situação Implantada

Receber, estocar, fracionar* e etiquetar

MAT&MED

Almoxarifado

Atender pacientes

UTI

Atender pacientes

Pronto Atendimento

Atender pacientes


Fracionar e dispensar MAT&MED

UTI


Pronto Atendimento



Cálculo automático para reposição

puxada


Compras

Pedidos diários

*caixas comprimidos e ampolas




(FPA, FPE, FUT) com reposição puxadaDimensionamento

dos níveis de estoque

19

Sistema de compras puxado


Resultados


Resultados

21

ReduçãoR$ 236 mil no

estoque (24%) até o momento

Estoque MAT&MED em 24/11:

R$ 704 mil (40 dias*)

Redução de 16 dias*

(28%) até o momento

Indicador de estoques de MAT MED – Maio a Novembro (até dia 24/11)

*Considerando o consumo atual (525 mil / mês)


Resultados

22

Projeção considerando o consumo atual (525 mil / mês) e o funcionamento do sistema puxado de compras conforme o

projetado.

Previsão de Redução de Estoques de MAT MED – até abr/17

Estoque: R$629 mil R$575 mil R$543 mil R$519 mil R$488 mil

Redução total deR$ 452 mil no

estoque (48%)

Redução de 28 dias(50%)28 dias


Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda


Além da redução de estoque baseada no consumo dos itens em excesso e uso do sistema puxado

de compras, também estão sendo realizadas ações específicas para a

redução dos itens em excesso e itens parados (sem demanda no

almoxarifado desde JUL/2016)


24


Exemplos de análises pontuais dos itens em excesso

O que fazer: investigar motivo de alto estoque, um a um, usando um Pareto com os maiores valores em saldo (valor unitário × qtd) (em andamento)


25


Passo a passo para redução dos estoques de MAT

Exemplos: 102-0088 – Ciprofloxacino 200mg

AÇÕES:- Definir política de compra de itens com previsão de falta.

ANÁLISE: - Foi realizada uma compra bastante acima do dimensionado, devido a informação do fornecedor de que o

item entraria em falta no mercado.

Comportamento do estoque, dia a dia

Ponto de reposição calculado para compra


26



27

Passo a passo para redução dos estoques de MAT

Exemplos: 101-0008 – Eletrodo de Retorno Adulto s/ Cabo

AÇÕES:- Revisar contrato e estabelecer critérios para reposição, a fim de evitar acúmulo.

ANÁLISE: - Foi estabelecido um contrato de fornecimento do item, com entregas mensais com quantidades fixas. Como

o consumo tem sido menor que a quantidade estabelecida no contrato, ocorre acúmulo.



28

Exemplos de análises pontuais dos itens parados

O que fazer: investigar grupos de itens com

maior estoque parado



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Exemplos de análises pontuais dos itens parados

Ação: - verificar possibilidade de substituição temporária no centro cirúrgico para consumo dos fios parados;

- verificar possibilidade de padronização de menor qtd. de fios para reduzir sobras.

Ex.: FIOS CIRÚRGICOS

Análise:- 146 variedades cadastradas

no almoxarifado- 48 não tem demanda

desde julho/2016 e estão em estoque

- Valor parado: R$ 31 mil



Visão Suprimentos

Visão Gestão de

Leitos

Visão Pronto

Atendimento

Visão CME

Considerações Finais


Obrigado pela presença

Mauricio – [email protected]

Jorge Bison – [email protected]

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