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TRABALHO ELABORADO POR:

Viviany Barboza Belo Rodrigues PARA PARTICIPAÇÃO NO: Prêmio Ser Humano

201X 2018

FLUXOS LÚDICOS

GESTÃO DE PESSOAS - [DESENVOLVIMENTO]

Mongeral Aegon

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ÍNDICE

APRESENTAÇÃO ...................................................................................................... 3

RESUMO ................................................................................................................... 4

DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO........................................................................ 6

CONTEXTUALIZAÇÃO .............................................................................................. 6

OBJETIVOS ............................................................................................................... 6

JUSTIFICATIVAS PARA IMPLANTAÇÃO .................................................................. 6

BENEFÍCIOS .............................................................................................................. 6

APLICAÇÃO DA TÉCNICA ........................................................................................ 7

ORÇAMENTO ............................................................................................................ 7

PRINCIPAIS RESULTADOS ...................................................................................... 7

AVALIAÇÃO ............................................................................................................... 8

APLICABILIDADE ...................................................................................................... 9

SUSTENTABILIDADE ................................................................................................ 9

CONCLUSÃO ............................................................................................................. 9

ANEXOS .................................................................................................................. 10

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APRESENTAÇÃO

SOBRE A MONGERAL AEGON

Presente no Brasil há 183 anos, a Mongeral Aegon Seguros e Previdência S.A tem como objetivo auxiliar as pessoas com as ferramentas necessárias para que elas planejem um futuro financeiro mais tranquilo. A companhia está presente em todo o Brasil, com mais de 2,2 milhões de clientes, para os quais assegura mais de R$ 334 bilhões. “Nosso propósito é ajudar as pessoas a assumirem a responsabilidade por seu futuro financeiro. E isto dá à Mongeral Aegon maior coerência entre o seu papel enquanto seguradora e o que deve deixar como legado para as pessoas que confiam em nós, e para a sociedade”, afirma o presidente Helder Molina. Primeira iniciativa de previdência privada do país, a empresa busca constantemente atualizar sua oferta de soluções para atender de forma cada vez mais completa às necessidades financeiras dos brasileiros, considerando os três riscos sociais aos quais todos estão expostos: morte prematura, invalidez e sobrevida. Como parte desta estratégia, nos últimos anos, surgiu o Grupo Mongeral Aegon formado por, além da seguradora, pela Mongeral Aegon Investimentos e pelo Instituto de Longevidade Mongeral Aegon, o braço social que tem como objetivo fazer com que a discussão sobre longevidade esteja presente na vida das famílias brasileiras e das autoridades. Desde 2009, a empresa faz parte do Grupo Aegon, um dos maiores grupos de seguros, previdência e investimentos financeiros do mundo. Atualmente, o Grupo Mongeral Aegon atua por meio de 40 unidades de negócios, cerca de 1.000 funcionários e de 6 mil corretores parceiros. DADOS DA MONGERAL Nome: Mongeral Aegon Seguros e Previdência S.A. CNPJ: 33.608.308/0001-73 Ramo: Seguros de Vida e Previdência privada Fundação: 1835 Endereço: Travessa das Belas Artes, nº 15, Centro – Rio de Janeiro/RJ CEP: 20.060-000 Cerca de 1.000 funcionários Site: www.mongeralaegon.com.br

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RESUMO

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas estão na busca constante de novas soluções que agreguem valor ao seu processo produtivo e que possibilitem que a organização se torne cada vez mais sólida perante as mudanças e inovações. Nesse contexto, a gestão de mudança tem ganhado cada vez mais destaque. Para que o processo de gestão de mudança alcance os resultados esperados, é fundamental ter como base um mapeamento adequado de todos os processos e procedimentos que darão suporte a mudança. A Mongeral Aegon, com seu Portfólio de Projetos em grande parte “Expansionista” e com envolvimento de muitos parceiros de negócios externos a Companhia, identificou que o processo de gestão de mudanças é um fator crítico de sucesso na implementação dos seus Projetos e consequentemente realização do seu Plano Estratégico. Neste cenário o Escritório de Projetos e Processos da Companhia (PPMO) tinha o desafio de executar o processo de mudança de forma cada vez mais assertiva, rápida e com menor custo. Surgiu então a ideia de criação de uma técnica para simplificação dos documentos técnicos desenvolvidos pelo PPMO, a fim de agilizar o processo de implantação dos novos processos e evitar falhas de comunicação e entendimento. Para maiores informações sobre o trabalho, entrar em contato através do e-mail vbelo@mongeralaegon.com.br.

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INTRODUÇÃO

A premissa básica desta iniciativa era simplificar o processo de repasse de conhecimento, de validação dos processos, do entendimento do escopo das mudanças e a melhoria do processo de comunicação através do estabelecimento de uma notação lúdica para desenho dos fluxos de processo. Encontrar uma forma mais simples, rápida e inteligente para disseminar o conhecimento sobre os novos processos, possibilitando a diminuição do tempo médio de implementação dos Projetos. O grande desafio de implementar as estratégias e objetivos previstos no Portfolio de Projetos e consequentemente Plano Estratégico da Mongeral Aegon, a grande diversidade de profissionais e áreas envolvidas nos Projetos, muitas vezes profissionais externos a organização (profissionais terceiros, parceiros de negócio, etc), o desafio de manter todos os Stakeholders com o entendimento total sobre o escopo da mudança a ser implementada são alguns dos desafios que motivaram o desenvolvimento desta nova técnica. A metodologia de implantação foi baseada na experimentação de modelos de desenho, e posterior padronização e replicação da técnica para o restante da equipe do Escritório de Projetos e Processos (PPMO).

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DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO

CONTEXTUALIZAÇÃO

A representação dos fluxos de processos nas ferramentas de mercado (ARIS, ARPO, BIZAGI, EA, VISIO, etc.) acabam se tornando complexas para os usuários que não possuem experiência na utilização destas ferramentas, o que torna o processo de mapeamento/validação complexo, demorado e não atrativo. O Projeto “Fluxos Lúdicos” teve por objetivo a criação de uma nova forma de representação dos processos, visando facilitar a etapa de mapeamento, validação, entendimento e disseminação dos fluxos pelos usuários finais. A técnica dos fluxos lúdicos se resume na aplicação de um novo conceito de simplificação que busca facilitar o entendimento sobre os processos e a melhora do processo de comunicação.

OBJETIVOS

Possibilitar o mapeamento dos processos com o foco no cliente, possibilitando que os profissionais envolvidos tenham o entendimento claro do propósito/objetivo do novo fluxo a ser implementado. Além de estabelecer uma notação/linguagem para desenho dos fluxos mais simplificada e de mais fácil entendimento.

JUSTIFICATIVAS PARA IMPLANTAÇÃO

A necessidade de melhoria na etapa de mapeamento/validação dos processos se tornou um fator crítico de sucesso dos Projetos. Tendo em vista que todo Projeto entrega um novo processo ou uma melhoria de um processo já existente.

BENEFÍCIOS

Maior agilidade no processo de Gestão de Mudanças.

Diminuição do prazo de implementação dos Projetos.

Diminuição dos problemas de comunicação e consequente retrabalho.

Otimização do processo de validação dos fluxos de processo.

Melhoria no processo de comunicação com os Stakeholders.

Maior agilidade no processo de elaboração/montagem dos materiais de treinamentos e alinhamento com a área de Educação Corporativa.

Maior conforto para os profissionais afetados pelo novo processo, tendo em vista um melhor entendimento das mudanças.

Diminuição dos “ruídos” na passagem de bastão dos processos entre as áreas da Companhia.

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APLICAÇÃO DA TÉCNICA

Este novo formato de representação dos fluxos de processos está sendo adotado por todos os integrantes da equipe do Escritório de Projetos e Processos da Mongeral Aegon (PPMO) com excelentes resultados. A nova representação traz uma mudança de paradigma, onde o mais importante é o entendimento/conforto do cliente final. Diferentemente das notações de Mercado (EPC, BPMN, Fluxogramas, etc.) estabelecidas pela literatura sobre o tema. Os fluxos são apresentados de forma lúdica e resumida, a fim de se obter todos as informações necessárias dos usuários chaves. Os fluxos são resumidos, porém bem detalhados. O nível de detalhamento dos fluxos lúdicos geralmente não é maior do que o nível de detalhamento da Base Corporativa de Processos. Os fluxos são desenhados no Power Point, o que facilita o processo de replicação da técnica. Após a validação dos fluxos, os mesmos são modelados/replicados na Base de Processos oficial da Companhia.

Quando os projetos envolvem Parceiros Externos, que não conhecem o negócio da Companhia, a representação lúdica facilita muito o entendimento, e o estabelecimento das integrações sejam elas sistêmicas ou não.

Esta técnica está sendo estendida para outros documentos (Ex.: Cronograma, Caminho Crítico, Roadmap, etc). Onde o foco é sempre facilitar o entendimento/assimilação do conteúdo pelos clientes finais.

ORÇAMENTO

Não houve a necessidade de aporte financeiro específico para esta iniciativa. A técnica foi desenvolvida pela funcionária Viviany Belo e replicada/absorvida pelos outros funcionários do Escritório de Projetos e Processos da Mongeral Aegon (PPMO).

PRINCIPAIS RESULTADOS

Podemos elencar como ganhos obtidos pela implantação da técnica:

Maior facilidade para execução do processo de validação dos processos junto aos Clientes Finais.

Excelente resposta dos clientes finais, sendo eles colaboradores da Mongeral Aegon ou parceiros externos.

Menor tempo de implantação das mudanças.

Reaproveitamento dos fluxos nos materiais de treinamento.

Melhor adaptação e aceitação das mudanças.

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Diminuição dos “ruídos” de comunicação.

AVALIAÇÃO

A metodologia para apuração dos resultados e conclusões foi baseada na coleta de feedbacks (depoimentos) dos profissionais que participaram ativamente do processo de implantação da técnica. ALGUNS DEPOIMENTOS: “Utilizei os fluxos lúdicos em um treinamento presencial do “Por dentro da Operação”. A estratégia adotada pela área de projetos foi ótima porque facilitou bastante a visualização dos processos das áreas. O nosso objetivo era mostrar um quadro geral de todas as tarefas das equipes, reforçando quais pontos precisariam de mais atenção. O fluxo lúdico foi perfeito para isso, pois tornou tudo simples, didático e muito funcional.” [Suzenne Kovacs – Mongeral Aegon – Analista de Conteúdo Educacional] “Normalmente os projetos envolvem equipes multidisciplinares, com pessoas de diferentes áreas e com diferentes backgrounds de conhecimento. Com isso, ao apresentar o desenho de um processo, ou um cronograma de um projeto, com as ferramentas e notações tradicionais (EPC, BPM, Project, etc.) numa reunião, muitos participantes podem ter dificuldade no entendimento completo por falta de conhecimento dessas notações. A implantação dos fluxos lúdicos aproxima o interlocutor do ouvinte e consequentemente aumenta o entendimento fazendo com que os objetivos sejam alcançados mais rapidamente e com maior grau de efetividade.” [Gabriel Sallaberry – Mongeral Aegon – Superintendente de Arrecadação] “Utilizamos os fluxos lúdicos no treinamento ministrado pela Mongeral junto alguns gerentes de subestipulantes. Foi muito producente pois tornou o treinamento simples e didático. Com este entendimento, foi fácil para os gerentes repassarem as principais diretrizes do treinamento às suas equipes.” [Paulo Guilherme Quintas – Empresa Parceira - SNX Corretora de Seguros]

"Com o método de fluxos lúdicos, sugerido pela colaboradora Viviany Belo, o PPMO passou a elaborar apresentações e documentos mais assertivos, conseguindo transmitir para qualquer público uma ideia ou informação. A utilização de tais fluxos facilita o entendimento e compreensão de determinado processo. Os fluxos lúdicos foram implementados com sucesso e agora diversas áreas e profissionais da companhia utilizam." [Aline de Melo Fraga – Mongeral Aegon – Analista de Projetos Sênior] “Participando a pouco tempo do ramo de seguros, quando cheguei ao Sicoob Seguradora para assumir a gerência de processos e produtos, observei em primeira reunião uma forma diferente de conduzir e demonstrar os projetos de automação e condução da nova empresa. O mapeamento e desenho dos fluxos de processos utilizados normalmente com ferramentas de mercado pouco alusivas e de visualização formal e fria, deixaram espaço para uma nova forma de apresentar aos envolvidos onde estávamos e onde chegaríamos. Fruto dessa técnica é o elevado entendimento por todos participantes do projeto de maneira mais visual dos caminhos a serem percorridos e dos pontos que merecem mais atenção. Assim como no

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início da história humana os desenhos e figuras protagonizaram o desenvolvimento em sua forma de se expressar e comunicar antes mesmo que se consolidasse uma linguagem verbal humana. Nesse contexto tenho a acrescentar que os fluxos lúdicos voltados para os usuários desenvolvido pela equipe estão sendo uma forma de fácil entendimento e comunicação do andamento dos projetos, potencializando as entregas na construção de uma nova seguradora.” [Carlos Henrique Pena Lial – Sicoob Seguradora – Gerente de Processos e Produtos]

APLICABILIDADE

A técnica foi amplamente difundida e aplicada pelas áreas da Mongeral Aegon. Podendo ser facilmente replicada para outras organizações, sem a necessidade de dispêndio de grandes recursos financeiros.

Foi estruturado como um processo de aprendizagem que pode ser aplicado constantemente e por todas as áreas da Companhia.

Incentiva e inspira os participantes a realizar inovações e melhoriais nas suas áreas. Permite o reaproveitamento do material desenvolvido em projetos semelhantes. (Gestão

do Conhecimento) Tem foco no cliente interno e externo. Gera impacto de transformação.

SUSTENTABILIDADE

A aplicação da técnica foi inserida no fluxo de trabalho do Escritório de Projetos e Processos (PPMO), o que garante a sustentabilidade e a evolução do trabalho e da técnica.

CONCLUSÃO

Os resultados obtidos com a aplicação da técnica se mostraram muito satisfatórios e atualmente o conceito de “Fluxos Lúdicos” é amplamente utilizado pelo Escritório de Projetos e Processos (PPMO) da Mongeral Aegon e por outras áreas da Companhia.

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ANEXOS

Aplicação da Técnica no Mapeamento de Processos

Exemplo de Fluxo Lúdico – [Projeto: PREVCOM-MG]

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Exemplo de Fluxo Lúdico – [Projeto: Venda Digital]

Exemplo de Fluxo Lúdico – [Projeto: SNX]

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Exemplo de Fluxo Lúdico aplicado ao Modelo de Negócios – [Projeto: Cooperativa SICOOB]

Aplicação da Técnica em outros documentos de Gerenciamento de Projetos Roadmap – [Apresentação lúdica dos Marcos de Entregas dos Projetos]