GESTÃO DE PROJETOS Uso de aplicativos Project 2007

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Uso de aplicativosUso de aplicativos

Project 2007Project 2007

1- Introdução1- Introdução

Projeto

Objetivo Tarefas RecursosTriângulo do

projetoPremissas e

restriçõesFases de um

projeto

EAP Material

Trabalho

Custo

Tempo / Prazo

Custos

Escopo

Planejamento

Execução

Finalização


PROJETO:PROJETO: Algo inovador;

Objetivos definidos;

Duração (data de início e fim);

Composto de fases (tarefas);

Recursos e;

Custos;

A “ferramenta” MS project oferece “meios” de manter-nos informados A “ferramenta” MS project oferece “meios” de manter-nos informados sobre o projeto, desde o planejamento até o término das tarefas. sobre o projeto, desde o planejamento até o término das tarefas. Possibilita-nos também coordenar tarefas simultâneas de um mesmo Possibilita-nos também coordenar tarefas simultâneas de um mesmo projeto ou de projetos diferentes.projeto ou de projetos diferentes.

Objetivo:Objetivo:É a especificação do propósito do projeto que deve ser feito de forma É a especificação do propósito do projeto que deve ser feito de forma clara com critérios bem definidos.clara com critérios bem definidos.

Tarefas:Tarefas:São os passos do projeto. Esses passos devem ser cuidadosamente São os passos do projeto. Esses passos devem ser cuidadosamente organizados, de maneira lógica,pois estão diretamente ligados ao prazo organizados, de maneira lógica,pois estão diretamente ligados ao prazo de execução e, por conseqüência, com os custos do projeto.de execução e, por conseqüência, com os custos do projeto.

As tarefas de um projeto devem ser organizadas em: fases, sub fases As tarefas de um projeto devem ser organizadas em: fases, sub fases e pacote de projeto (unidade indivisível de projeto; é a tarefa que não e pacote de projeto (unidade indivisível de projeto; é a tarefa que não será desmembrada). será desmembrada).

As tarefas devem ser planejadas de maneira a As tarefas devem ser planejadas de maneira a não sobrar nem faltar não sobrar nem faltar trabalho.trabalho.

A estrutura lógica de tópicos nos é conhecida como A estrutura lógica de tópicos nos é conhecida como “EAP”“EAP” – – EEstrutura strutura AAnalítica de nalítica de PProjeto.rojeto.


O O “EAP”“EAP” – – EEstrutura strutura AAnalítica de nalítica de PProjeto deve ser construído de cima rojeto deve ser construído de cima para baixo de maneira a decompor uma tarefa mais complexa em para baixo de maneira a decompor uma tarefa mais complexa em tarefas menos complexas.tarefas menos complexas.

O grau de detalhamento, criticidade, da tarefa influencia diretamente O grau de detalhamento, criticidade, da tarefa influencia diretamente no nível de controle do gerenciamento do projeto.no nível de controle do gerenciamento do projeto.

O EAP deve ser feito no início do projeto.O EAP deve ser feito no início do projeto.

A estrutura do EAP bem como seus níveis de “detalhamento” ou A estrutura do EAP bem como seus níveis de “detalhamento” ou “decomposição” é, na prática, muito parecido com “decomposição” é, na prática, muito parecido com fluxogramafluxograma..

Flash backFlash backFlash backFlash back

Tarefas:Tarefas:

EAP:EAP:


Recursos:Recursos:

Os recursos são tudo aquilo que torna a execução da tarefa possível. Os recursos são tudo aquilo que torna a execução da tarefa possível. Podem ser do tipo: pessoas, equipamentos ou materiais.Podem ser do tipo: pessoas, equipamentos ou materiais.

No “MS project” há três tipos de recursos:No “MS project” há três tipos de recursos:

TRABALHO TRABALHO (hora);(hora);

MATERIALMATERIAL (quantidade); (quantidade);

CUSTOCUSTO (orçamento). (orçamento).


Triângulo do projeto:Triângulo do projeto:TempoTempo

CustoCustoEscopoEscopo

Tempo / Prazo:Tempo / Prazo: É um item determinante no planejamento, execução e controle do projeto. A partir do momento que é definida a data de início e término de cada tarefa e do projeto como um todo é organizada uma agenda com prazo final.

Custos:Custos: Os custos de um projeto não estão relacionados somente com o valor em dinheiro; mas sim, todos os recursos necessários a execução do projeto: pessoas, materiais, equipamentos, etc...

Escopo:Escopo: É o tamanho do projeto com detalhamento e criticidade das tarefas de maneira que possa executado de forma satisfatória.

equilíbrioequilíbrio

QualidadeQualidade


Premissas e restrições de um projeto:Premissas e restrições de um projeto:Premissa:Premissa: Todos os fatores externos ao projeto. O que eu acho que Todos os fatores externos ao projeto. O que eu acho que vai acontecer.vai acontecer.

Exemplo:Exemplo: vai acontecer um casamento ao ar livre. Pode ser que chova mas eu acho que não vai chover... Adoto como premissa que não vai chover. Não consigo provar que não vai chover, logo, há o risco de chover. Ao adotar a premissa de não chover, assumo o risco de chover.

Risco:Risco: Não colocar a cobertura e, se chover, vou ter 1000 convidados na chuva. Não sou capaz de tolerar isso!! Se o risco for muito alto, a premissa é ruim.

Restrição:Restrição: É uma resposta ao grau do risco. Faz parte do mundo que É uma resposta ao grau do risco. Faz parte do mundo que você conhece. Por exemplo: tenho R$1000,00 para fazer uma viagem.você conhece. Por exemplo: tenho R$1000,00 para fazer uma viagem.

PremissaPremissaPremissaPremissa RiscoRiscoRiscoRisco RestriçãoRestriçãoRestriçãoRestrição


Premissas e restrições de um projeto:Premissas e restrições de um projeto:Exemplo:Exemplo: vai acontecer um casamento ao ar livre. Pode ser que chova mas eu acho que não vai chover... Adoto como premissa que não vai chover. Não consigo provar que não vai chover, logo, há o risco de chover. Ao adotar a premissa de não chover, assumo o risco de chover.

Risco:Risco: Não colocar a cobertura e, se chover, vou ter 1000 convidados na chuva. Não sou capaz de tolerar isso!! Se o risco for muito alto, a premissa é ruim.

Restrição:Restrição: a área tem que ser coberta.

Criar um pacote de trabalho para cobertura:Criar um pacote de trabalho para cobertura:

Cobertura da festa

Contratação da cobertura

Cotação da cobertura

Instalação da cobertura

Teste da cobertura

A proteçãoproteção da premissapremissa é a

restriçãorestrição


As fases de um projeto:As fases de um projeto:

Planejamento:Planejamento: Inicia-se a partir de uma idéia. É a fase de planejamento estratégico do projeto. Ainda que na forma de esboço, verifica-se e quantifica-se a quantidade de recursos e agendamento. Quando houver tarefas definidas, os recursos estiverem alocados para cada tarefa e os custos e o tempo parecerem viáveis o projeto pode seguir para próxima etapa.

Execução:Execução: Essa fase do projeto destina – se a controlar todas as tarefas que foram inseridas na fase anterior: conferir agenda e gerenciar tarefas, recursos e custos. Essa fase só é finalizada quando o objetivo é alcançado.


Finalização:Finalização: Nessa fase, os parâmetros de tempo, custo e objetivo devem ser comparados com o resultados obtido a fim de verificar se o projeto teve sucesso. Para isso, são emitidos relatórios finais para que “essa experiência” seja utilizada em outros projetos.

2- Conhecendo o Project2- Conhecendo o Project

Conhecendo o Project

Barra de menus

Barra de ferramentas

Barra de modos

Janela de projeto

SenhaPasta

compartilhada

2- Conhecendo o Project2- Conhecendo o ProjectBarra de menusBarra de menus

Barra de ferramentasBarra de ferramentas

Barra de modos: Barra de modos:

Menu exibir / barra de modos

Janela de projetoJanela de projeto

2- Conhecendo o Project2- Conhecendo o ProjectUso de senha:Uso de senha:

É possível criar uma senha para abrir ou alterar o arquivo a fim de proteger as informações nele contidas:

• Salvar o arquivo;

• Clicar na opção “ferramentas” na barra de menus e, em seguida, “opções gerais”;

• Digitar uma senha para gravação;

• Clicar em “OK” para confirmação de senha;

• De volta a caixa em salvar ou salvar como, clicar em salvar.

Realizados os passos anteriores, a senha será solicitada sempre que o arquivo for aberto.

Caso o usuário digite a senha, será possível salvar alterações diretamente no arquivo. Caso o usuário não conheça a senha, poderá abrir o arquivo como “somente leitura” e, as alterações feitas nele só poderão ser salvas em um outro arquivo.

2- Conhecendo o Project2- Conhecendo o ProjectDefinindo uma pasta compartilhada:Definindo uma pasta compartilhada:

Salvando um arquivo em uma pasta compartilhada, ele fica disponível para que outros usuários também o acessem, o que é vantajoso quando o trabalho é realizado em conjunto. O uso de pastas compartilhadas, serve, principalmente, para facilitar o acesso a informações, mas também é indicado para facilitar a implementação de medidas de segurança e para a realização de atualizações por parte dos administradores de rede. Para definir qual será a pasta a ser compartilhada da seguinte maneira:

• Clicar no menu “Ferramentas / Opções”;

• Na caixa de diálogo que abrir, acessar a guia Salvar;

• Na lista presente na seção Locais dos arquivos, selecionar a opção Projetos e, em seguida, clicar no botão Modificar;

• Selecionar a pasta desejada e clicar em “OK”.

2- Conhecendo o Project2- Conhecendo o ProjectO Project é um programa que faz parte do pacote Office da Microsoft O Project é um programa que faz parte do pacote Office da Microsoft e, portanto, deve ser iniciado a partir do botão e, portanto, deve ser iniciado a partir do botão iniciariniciar da barra de da barra de ferramentas do Windows, por meio da opção: ferramentas do Windows, por meio da opção: Programas / Microsoft Programas / Microsoft Project;Project;

Os principais elementos presentes na tela inicial do project são: Os principais elementos presentes na tela inicial do project são: a a barra de menus, a barra de ferramentas, a barra de modos e a barra de menus, a barra de ferramentas, a barra de modos e a janela de projetos;janela de projetos;

É possível designar uma É possível designar uma senhasenha para que seja possível abrir ou alterar para que seja possível abrir ou alterar o arquivo, garantindo, assim, a segurança das informações nele o arquivo, garantindo, assim, a segurança das informações nele contidas;contidas;

O uso de pastas compartilhadas serve, em primeiro lugar, para facilitar O uso de pastas compartilhadas serve, em primeiro lugar, para facilitar o acesso a informações, mas também é indicado para facilitar a o acesso a informações, mas também é indicado para facilitar a implementação de medidas de segurança e para a realização de implementação de medidas de segurança e para a realização de atualizações por parte dos administradores de rede.atualizações por parte dos administradores de rede.

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto

Criando projeto

Definir calendário

Montar a estrutura

Inserir recursos

Vincular recursos às

tarefas

Custos e prazos

Super alocação

Linha de base

Controlar o projeto

Emitir relatórios

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.1- Definir calendário:3.1- Definir calendário:Importante saber:Importante saber:

A maioria dos projetos deve ser agendada a partir da data de início, mesmo que a data de término seja conhecida. Entretanto, há situações onde o agendamento a partir da data de término pode apresentar facilidades:

Para identificar a data de início, em um projeto que precisa terminar de acordo com uma data específica exigida;

A data de início é desconhecida, como, por exemplo, quando o trabalho depende de outra fonte e ainda não foi recebido;

A metodologia de gerenciamento de projetos exige o agendamento a partir da data de término.

Quando trabalhamos com um projeto agendado a partir de uma data de término, o Project se comporta de forma diferente nos seguintes processos:

Ao entrar com novas tarefas, a restrição O Mais Tarde Possível (OMTP) é atribuído automaticamente. Devemos atribuir outras restrições somente quando necessário.

Quando arrastamos uma barra no gráfico de gantt para alterar a data final da tarefa, a restrição Não Terminar Depois De (NTDD) é atribuída automaticamente.

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.1- Definir calendário:3.1- Definir calendário:

Para visualizar o tipo de restrição:

Posicionar o cursos à direita de onde deseja “abrir” uma coluna; Guia Inserir / Coluna / Tipo de restrição / Melhor ajuste / Clicar na seta do auto filtro;

Exemplo prático – Definir a data de início de um projeto:

Vamos trabalhar com um projeto em branco, porém, mesmo que todas as tarefas de um cronograma tenham sido inseridas, podemos alterar a data do início de um projeto a qualquer momento, pois o project recalcula todas as datas automaticamente. Siga os passos:

* Clicar na guia Projeto / Informações sobre o projeto

* No campo Data de início, digitar a data de início ou clicar na seta ao lado do campo;

* Na lista Agendar a partir de, selecionar Data de início do projeto;

* Clicar em OK.

Nota: Ao selecionar a opção Data de término do projeto, apenas o campo Data de término ficará disponível.

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.1- Definir calendário:3.1- Definir calendário:Exemplo prático – Vamos imaginar um projeto que terá seu calendário alterado nos dias 24 e 25 de dezembro. O dia 25/12 é feriado e, portanto, considerado um dia não útil. No dia 24/12 e expediente de trabalho será apenas o período da manhã. A alteração do calendário, de acordo com esse exemplo, é feita por meio dos seguintes passos:

* Na guia Ferramentas / Alterar período útil (a caixa de diálogo será aberta);

* Selecionar o dia 25 de dezembro no calendário;

* Selecionar o dia 25 de dezembro nas colunas Inicio e Concluir da guia Exceções;

* Digitar na coluna Nome da guia Exceções, o nome da ocorrência: Natal. Isso permitirá um melhor controle das datas que são exceções no calendário padrão;

* Clicar em Ok. Observamos que, na parte gráfica, do modo de exibição Gráfico de Gantt, será exibida uma coluna cinza, demonstrando que o dia 25 de dezembro não será considerado no projeto.

Vamos alterar o horário do dia 24 de dezembro, já que o expediente de trabalho será apenas o período da manhã:

* No menu Ferramentas, clicar em Alterar período útil, para que a caixa de diálogo Alterar período útil seja aberta;

* Na coluna Nome, digitar, abaixo de Natal, o nome dessa exceção: Véspera de Natal;

* No campo Inicio, selecionar o dia 24 de dezembro. O calendário, automaticamente, marcará esse dia como não útil, mas como desejamos apenas alterar o horário, devemos clicar no botão Detalhes, para que a caixa de diálogo seja aberta;

* Selecionar a opção Períodos de trabalho, clicar na segunda linha que representa o horário da tarde, e pressionar a tecla Delete. Dessa forma, esse dia terá apenas o período da manhã como período de trabalho. Se necessário, poderíamos alterar os horários de inicio e termino do período.

* Clicar em Ok.

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.1- Definir calendário:3.1- Definir calendário:Para testar o calendário, basta inserirmos uma tarefa com 4 horas de duração e marcarmos o dia 24 de dezembro como data de início do projeto. No modo de exibição Gráfico de Gantt, podemos observar as datas de início e término da tarefa. Apenas três horas da tarefa serão executadas no dia 24. A hora restante será executada no dia 26, já que o calendário não considerará o dia 25.

É importante lembrar que é possível repetir a exceção por toda uma parte da agenda. Para isso, devemos selecionar a freqüência em Padrão de recorrência, que pode variar entre diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente e, em seguida, selecionar detalhes adicionais a direita. Esses detalhes mudam de acordo com o padrão de recorrência. No nosso caso, caos o projeto fosse muito longo, poderíamos escolher anualmente, pois o Natal é um feriado que acontece no mesmo dia todos os anos.

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.1- 3.1- Alterar horário do calendário padrão:Alterar horário do calendário padrão:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.2- Montar a estrutura:3.2- Montar a estrutura:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.3- Inserir recursos:3.3- Inserir recursos:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.4- Vincular recursos às tarefas:3.4- Vincular recursos às tarefas:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.5- Analisar custos e prazos:3.5- Analisar custos e prazos:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.6- Verificar a super alocação:3.6- Verificar a super alocação:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.7- Salvar a linha de base:3.7- Salvar a linha de base:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.8- Controlar o projeto:3.8- Controlar o projeto:

3- Criação de um projeto3- Criação de um projeto3.9- Emitir relatórios:3.9- Emitir relatórios:

Diagramas de fluxo simples:São usados para identificar os principais elementos de um processo. Esses diagramas também podem ser usados para fluxos de materiais ou informações.

Levantar-se

Lavar-se

Vestir-se

Tomar desdejum

Praticar tiro ao alvo

Almoçar

Velejar

Jantar

Reunião em torno da fogueira

Preparar-se para deitar

Dormir

Diagramas de fluxo mostram fluxos de informações quepodem ser melhorados pelo acréscimo de símbolos de diagramas de computador que identificam as decisões-chave no processo e as conseqüências de cada deci-são. A figura da próxima página mostra um diagramafluxo que indica o fluxo de informações na central deatendimento de clientes de uma empresa de forneci-mento de energia elétrica.

FluxogramasFluxogramas

Folhas de roteiroAs folhas de roteiro (também conhecidas como diagramas de processo e operações) fornecem mais informações sobre as atividades envolvidas no processo, incluindo uma descrição de atividades e as ferramentas ou dispositivos necessários. A figura (folha de roteiro) mostra parte de uma folha de roteiro para montagem do telefone.


Diagrama de fluxo de processoO diagrama mais comumente usado para documentar processos em gestão de produção é o diagrama de fluxo de processos. Esse tipo de diagrama, que documenta o fluxo e as diversas atividades, usa diversos símbolos diferentes para identificar os diferentes tipos de atividades.


Todas as formas de documentação e esclarecimento dos processos que compõem o projeto são bem vindas, desde que, o excesso de detalhamento não deponha contra o planejamento e o controle do projeto.

Os excessos podem ser bastante onerosos....

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