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Gestão Documental & Acesso à Informação: interfaces Ieda Pimenta Bernardes Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Arquivo Público do Estado CASA CIVIL [email protected] 2013

Gestão Documental & Acesso à Informação - Prodesp - … · 2013-07-01 · ... conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, ... informatizado

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Gestão Documental &Acesso à Informação:

interfaces

Ieda Pimenta Bernardes

Diretora Técnica do Departamento de Gestão do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Arquivo Público do Estado

CASA CIVIL

[email protected]

2013

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Arquivo Público do Estado

• órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

• formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental

• formulação da política de acesso aos documentos públicos

• preservação e difusão dos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista

• coordenação do Comitê Gestor do SPdoc(sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações)

• coordenação dos Serviços de Informações ao Cidadão – SICs

Unidade da CASA CIVIL

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

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Em qual dos cenários é possível o acesso à informação?

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Gestão & Acesso: fundamentos legais

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Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011

(regulamenta o art. 5º, da CF-88)

Acesso à informação

Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991

(regulamenta oart. 216, § 2º, da CF-88)

Gestão documental

Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3º)

RecuperaçãoLocalização

Tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação (Art. 4º, V)

Gestão & Acesso: fundamentos legais

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

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Diretrizes legais

• A gestão documental é um dever do Poder Público

• A gestão da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas

• Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações contidas em documentos de arquivos

• Arquivos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

• Regulamenta o sigilo (art. 23 revogado: 30 anos (sigilosos), 100 anos (pessoais)

Acesso à Informação

(Lei nº 12.527/2011)

• É dever do Poder Público a gestão transparente da informação e a proteção da informação sigilosa e pessoal

• O acesso é a regra, o sigilo é a exceção.

• O sigilo precisa ser justificado por meio de critérios objetivos e o menos restritivo possível

• O poder público tem prazo para fornecer a informação solicitada

• O acesso à informação é um direito do cidadão

• O cidadão tem direito de recorrer da decisão de negativa de acesso.

Gestão Documental

(Lei nº 8.159/1991)

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É o efetivo controle de documentos desde sua origem até o seu destino final

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contida em registros ou documentos

primária, íntegra, autêntica e atualizada

sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades

relativas à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos

programas, projetos e ações dos órgãos e entidades

resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas

INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA = aquela registrada em

documentos públicos (papel ou digital) e que são confiáveis

e possuem valor de prova

Que tipo de informação??

(Art. 7º da Lei nº 12.527/2011)

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Informação arquivística

Documentos públicos

ARQUIVOS

ACESSO À INFORMAÇÃO PÚBLICA

Gestão Documental Tratamento da informação

Onde está a informação??

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Gestão Documental: linha do tempo

1979

1984

1989

2004 2009

Início da abertura políticaLei da Anistia

Decreto nº 22.789, de 19/10/1984

Institui o SAESP

Decreto nº 29.838, de 18/4/1989

Criação das CADAs

Decreto nº 48.897,de 27/8/2004

Define normas para avaliação, preservação e eliminação de

documentos públicos

Decreto nº 48.898, de 27/8/2004

Oficializa o Plano e Tabela de Temporalidade

das Atividades-Meio

Decreto nº 54.276,de 27/4/2009Reorganiza a

unidade do APE

Instrução Normativa APE/SAESP -1, de

10/3/2009Gestão, preservação

e acesso a documentos digitais

Instrução Normativa APE/SAESP-2Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação

Decreto nº 55.479, de 25/2 e nº 56.260, de 6/10/2010Institui e reorganiza o Comitê Gestor do SPdoc

Projeto de elaboraçãodo Plano e Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio

1999 a 2002

Decreto nº 58.052,de 16/5/2012Regulamenta a Lei de Acesso à Informação no Estado de São Paulo

… …

Transferência do APE da Sec. de Cultura para a Casa Civil

2012

2007 2010

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Plano de Classificação: Identifica todos os documentos das atividades-meio (800 tipos)

Tabela de Temporalidade: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos

Decreto n. 48.898 de 27 de agosto de 2004

(disponível no sítiowww.arquivoestado.sp.gov.br)

Marco regulatório da gestão documental

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IDENTIFICA

DEFINE PRAZOS

DEFINE DESTINAÇÃO

Decreto nº 48.897/2004

Tabela de Temporalidade de DocumentosAtividades-Meio

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Instrumentos da Gestão Documental

Instrumento resultante da avaliação documental que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente)

Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo

Incorpora os instrumentos de gestão documental ao sistema informatizado de controle de documentos

Plano de Classificação

Tabela de Temporalidade

SPdoc

Sistema informatizado unificado de gestão

arquivística de documentos e informações

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GESTÃO DOCUMENTAL &

TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

TECNOLOGIAS DA

INFORMAÇÃO

Acesso à Informação

Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações

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Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante:

II – implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos

Inovação do Decreto nº 58.052/2012

A gestão documental é condição

para

o acesso à informação

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Integram a política de arquivos e

gestão documental

Serviços de protocolo e arquivo

Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

SPdoc

Serviços de Informações ao Cidadão - SICs

Inovação do Decreto nº 58.052/2012

planos de classificação

tabelas de temporalidadede documentos

implementação do SPdoc

Ações estratégicas para o acesso à

informação

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Acesso

O que estamos fazendo??

Aprimoramento do sistema SPdoc (contrato Prodesp)

Estruturação da Central de Atendimento ao Cidadão-CAC

Orientação dos SICs

Desenvolvimento do SIC.SP

Orientação das CADAs para elaborar as tabelas de documentos sigilosos e pessoais

Assistência aos municípios para a implementação da gestão documental e a regulamentação da LAI

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Página inicial do SIC.SP

www.sic.sp.gov.br Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

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Identidade visual do SIC

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Os desafios da gestão documental

“arquivo morto”: amontoado de papel velho e empoeirado onde ninguém encontra nada e que somente causa ônus para a organização

repositório de informações confiáveis e autênticas necessárias para subsidiar as decisões administrativas, construir a memória institucional e para o controle social

funcionário com problemas de adaptação/sociabilidade; exige-se que seja alfabetizado

funcionário especializado que desempenha uma função estratégica no tratamento da informação

papelada (processos)registros de ações administrativas importantes para a comprovação de direitos, a análise retrospectiva e o planejamento estratégico

investimento em pessoas, gestão do conhecimento e inovação (para potencializar o uso das tecnologias da informação)

Cultura Autoritária Cultura Democrática

Arquivo

Profissionalde arquivo

Documentos

Modernidadeinvestimento em infraestrutura tecnológica

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Os documentos e as informações são considerados propriedades do Estado

O fornecimento de informações é um favor dos agentes públicos

O fornecimento de informações é um dever do Poder Público, com prazo para o atendimento

O sigilo é a regra, o acesso é a exceção

O cidadão precisa explicar as razões de seu pedido

A negativa de acesso não precisa ser justificada

A negativa de acesso precisa ser justificada (critérios técnicos e objetivos) e o cidadão tem direito de recorrer (recursos)

Cultura do Sigilo Cultura do Acesso

O acesso é a regra, o sigilo é a exceção e precisa ser justificado pelo Poder Público

O cidadão não precisa justificar o seu pedido de informação, pois a informação já lhe pertence

O Poder Público não tem que prestar contas à sociedade e aos cidadãos

O Poder Público tem o dever de divulgar espontaneamente informações de interesse coletivo ou geral (transparência ativa)

Os desafios do acesso à informação

A informação detida por entes públicos é propriedade do público, e não de servidores ou governos

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Arquivos registram decisões, ações e memórias. Arquivos são umpatrimônio único e insubstituível transmitido de uma geração aoutra. Documentos de arquivo são geridos desde a criação parapreservar seu valor e significado. Arquivos são fontes confiáveisde informação para ações administrativas responsáveis etransparentes. Desempenham um papel essencial nodesenvolvimento das sociedades ao contribuir para a constituiçãoe salvaguarda da memória individual e coletiva. O livre acessoaos arquivos enriquece o conhecimento sobre a sociedadehumana, promove a democracia, protege os direitos dos cidadãose aumenta a qualidade de vida.

* Aprovada na assembleia geral do Conselho Internacional de Arquivos realizada em17 de setembro de 2010, durante a 42ª CITRA, em Oslo. Tradução para o portuguêsacordada entre o Arquivo Nacional (Brasil) e o Arquivo Nacional da Torre do Tombo(Portugal).

DECLARAÇÃO UNIVERSAL SOBRE OS ARQUIVOS*

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20/Junho/2013

Arquivo Público do Estado

CASA CIVIL

Rua Voluntários da Pátria, 596

CEP 02010-000 - Santana

São Paulo/SP

Tel. 2089-8100

www.arquivoestado.sp.gov.br

Ieda Pimenta BernardesDiretora Técnica do

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado

de São Paulo

[email protected]