Upload
dotruc
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Gestão Documental &Acesso à Informação:
interfaces
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica do Departamento de Gestão do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Arquivo Público do Estado
CASA CIVIL
2013
Arquivo Público do Estado
• órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
• formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental
• formulação da política de acesso aos documentos públicos
• preservação e difusão dos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista
• coordenação do Comitê Gestor do SPdoc(sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações)
• coordenação dos Serviços de Informações ao Cidadão – SICs
Unidade da CASA CIVIL
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Em qual dos cenários é possível o acesso à informação?
Gestão & Acesso: fundamentos legais
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
(regulamenta o art. 5º, da CF-88)
Acesso à informação
Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991
(regulamenta oart. 216, § 2º, da CF-88)
Gestão documental
Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3º)
RecuperaçãoLocalização
Tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação (Art. 4º, V)
Gestão & Acesso: fundamentos legais
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Diretrizes legais
• A gestão documental é um dever do Poder Público
• A gestão da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas
• Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações contidas em documentos de arquivos
• Arquivos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
• Regulamenta o sigilo (art. 23 revogado: 30 anos (sigilosos), 100 anos (pessoais)
Acesso à Informação
(Lei nº 12.527/2011)
• É dever do Poder Público a gestão transparente da informação e a proteção da informação sigilosa e pessoal
• O acesso é a regra, o sigilo é a exceção.
• O sigilo precisa ser justificado por meio de critérios objetivos e o menos restritivo possível
• O poder público tem prazo para fornecer a informação solicitada
• O acesso à informação é um direito do cidadão
• O cidadão tem direito de recorrer da decisão de negativa de acesso.
Gestão Documental
(Lei nº 8.159/1991)
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
É o efetivo controle de documentos desde sua origem até o seu destino final
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
contida em registros ou documentos
primária, íntegra, autêntica e atualizada
sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades
relativas à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos
programas, projetos e ações dos órgãos e entidades
resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas
INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA = aquela registrada em
documentos públicos (papel ou digital) e que são confiáveis
e possuem valor de prova
Que tipo de informação??
(Art. 7º da Lei nº 12.527/2011)
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Informação arquivística
Documentos públicos
ARQUIVOS
ACESSO À INFORMAÇÃO PÚBLICA
Gestão Documental Tratamento da informação
Onde está a informação??
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Gestão Documental: linha do tempo
1979
1984
1989
2004 2009
Início da abertura políticaLei da Anistia
Decreto nº 22.789, de 19/10/1984
Institui o SAESP
Decreto nº 29.838, de 18/4/1989
Criação das CADAs
Decreto nº 48.897,de 27/8/2004
Define normas para avaliação, preservação e eliminação de
documentos públicos
Decreto nº 48.898, de 27/8/2004
Oficializa o Plano e Tabela de Temporalidade
das Atividades-Meio
Decreto nº 54.276,de 27/4/2009Reorganiza a
unidade do APE
Instrução Normativa APE/SAESP -1, de
10/3/2009Gestão, preservação
e acesso a documentos digitais
Instrução Normativa APE/SAESP-2Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação
Decreto nº 55.479, de 25/2 e nº 56.260, de 6/10/2010Institui e reorganiza o Comitê Gestor do SPdoc
Projeto de elaboraçãodo Plano e Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio
1999 a 2002
Decreto nº 58.052,de 16/5/2012Regulamenta a Lei de Acesso à Informação no Estado de São Paulo
… …
Transferência do APE da Sec. de Cultura para a Casa Civil
2012
2007 2010
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Plano de Classificação: Identifica todos os documentos das atividades-meio (800 tipos)
Tabela de Temporalidade: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos
Decreto n. 48.898 de 27 de agosto de 2004
(disponível no sítiowww.arquivoestado.sp.gov.br)
Marco regulatório da gestão documental
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
IDENTIFICA
DEFINE PRAZOS
DEFINE DESTINAÇÃO
Decreto nº 48.897/2004
Tabela de Temporalidade de DocumentosAtividades-Meio
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Instrumentos da Gestão Documental
Instrumento resultante da avaliação documental que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente)
Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo
Incorpora os instrumentos de gestão documental ao sistema informatizado de controle de documentos
Plano de Classificação
Tabela de Temporalidade
SPdoc
Sistema informatizado unificado de gestão
arquivística de documentos e informações
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GESTÃO DOCUMENTAL &
TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
TECNOLOGIAS DA
INFORMAÇÃO
Acesso à Informação
Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante:
II – implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos
Inovação do Decreto nº 58.052/2012
A gestão documental é condição
para
o acesso à informação
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Integram a política de arquivos e
gestão documental
Serviços de protocolo e arquivo
Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA
SPdoc
Serviços de Informações ao Cidadão - SICs
Inovação do Decreto nº 58.052/2012
planos de classificação
tabelas de temporalidadede documentos
implementação do SPdoc
Ações estratégicas para o acesso à
informação
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Acesso
O que estamos fazendo??
Aprimoramento do sistema SPdoc (contrato Prodesp)
Estruturação da Central de Atendimento ao Cidadão-CAC
Orientação dos SICs
Desenvolvimento do SIC.SP
Orientação das CADAs para elaborar as tabelas de documentos sigilosos e pessoais
Assistência aos municípios para a implementação da gestão documental e a regulamentação da LAI
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Página inicial do SIC.SP
www.sic.sp.gov.br Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Identidade visual do SIC
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Os desafios da gestão documental
“arquivo morto”: amontoado de papel velho e empoeirado onde ninguém encontra nada e que somente causa ônus para a organização
repositório de informações confiáveis e autênticas necessárias para subsidiar as decisões administrativas, construir a memória institucional e para o controle social
funcionário com problemas de adaptação/sociabilidade; exige-se que seja alfabetizado
funcionário especializado que desempenha uma função estratégica no tratamento da informação
papelada (processos)registros de ações administrativas importantes para a comprovação de direitos, a análise retrospectiva e o planejamento estratégico
investimento em pessoas, gestão do conhecimento e inovação (para potencializar o uso das tecnologias da informação)
Cultura Autoritária Cultura Democrática
Arquivo
Profissionalde arquivo
Documentos
Modernidadeinvestimento em infraestrutura tecnológica
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Os documentos e as informações são considerados propriedades do Estado
O fornecimento de informações é um favor dos agentes públicos
O fornecimento de informações é um dever do Poder Público, com prazo para o atendimento
O sigilo é a regra, o acesso é a exceção
O cidadão precisa explicar as razões de seu pedido
A negativa de acesso não precisa ser justificada
A negativa de acesso precisa ser justificada (critérios técnicos e objetivos) e o cidadão tem direito de recorrer (recursos)
Cultura do Sigilo Cultura do Acesso
O acesso é a regra, o sigilo é a exceção e precisa ser justificado pelo Poder Público
O cidadão não precisa justificar o seu pedido de informação, pois a informação já lhe pertence
O Poder Público não tem que prestar contas à sociedade e aos cidadãos
O Poder Público tem o dever de divulgar espontaneamente informações de interesse coletivo ou geral (transparência ativa)
Os desafios do acesso à informação
A informação detida por entes públicos é propriedade do público, e não de servidores ou governos
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Arquivos registram decisões, ações e memórias. Arquivos são umpatrimônio único e insubstituível transmitido de uma geração aoutra. Documentos de arquivo são geridos desde a criação parapreservar seu valor e significado. Arquivos são fontes confiáveisde informação para ações administrativas responsáveis etransparentes. Desempenham um papel essencial nodesenvolvimento das sociedades ao contribuir para a constituiçãoe salvaguarda da memória individual e coletiva. O livre acessoaos arquivos enriquece o conhecimento sobre a sociedadehumana, promove a democracia, protege os direitos dos cidadãose aumenta a qualidade de vida.
* Aprovada na assembleia geral do Conselho Internacional de Arquivos realizada em17 de setembro de 2010, durante a 42ª CITRA, em Oslo. Tradução para o portuguêsacordada entre o Arquivo Nacional (Brasil) e o Arquivo Nacional da Torre do Tombo(Portugal).
DECLARAÇÃO UNIVERSAL SOBRE OS ARQUIVOS*
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
20/Junho/2013
Arquivo Público do Estado
CASA CIVIL
Rua Voluntários da Pátria, 596
CEP 02010-000 - Santana
São Paulo/SP
Tel. 2089-8100
www.arquivoestado.sp.gov.br
Ieda Pimenta BernardesDiretora Técnica do
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado
de São Paulo