Abril/2008

Gestão Estratégica e Projeto Prof. Edson Sadao Iizuka

Uma visão geralUma visão geral

Uma visão inicialUma visão inicial

Parte-se de um diagnóstico

Analisam-se as condições existentes

Busca-se alinhar as expectativas

Organizam-se as idéias

SituaçãoAtual

Situação Desejada

Projeto

Idéia

O que é um projeto?O que é um projeto?

Conjunto de atividades inter-relacionadas que podem ser realizadas, num espaço de tempo determinável, por um ou mais departamentos de uma organização ou de várias organizações, com o propósito de alcançar objetivos específicos

O que é um projeto?O que é um projeto?

Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos.

Darci Prado

O que é um projeto?O que é um projeto?

É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.

American Management Association

Por que utilizar um projeto?Por que utilizar um projeto?

Buscar otimizar os recursos existentes Fazer de forma planejada Esclarecer expectativas Construir uma visão e uma alternativa

de solução Ter um senso de direção Angariar apoio Melhorar uma situação-problema

Riscos e IncertezasRiscos e Incertezas

Incertezas no cronograma; Incertezas em estimativas de custos; Incerteza tecnológica; Incertezas organizacionais; Incertezas políticas.

INTUIÇÃOExperiência, habilidade pessoal

HISTÓRICO Projetos similares

PADRÕES Confiabilidade

ESTIMATIVAS

Uma visão inicial

Os 5 Ws e 2 HsOs 5 Ws e 2 Hs

Fim – Por que (Why)?Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui.

Propósito – Por que (Why)?O impacto (efeito imediato) do Projeto.

Resultado Esperado – O que (What)?Resultados (produtos) específicos produzidos pelo

projeto.

Local - Onde (Where)?O local em que o projeto será realizado.

Realização – Quem (Who)?As pessoas, setores e departamentos envolvidos no

projeto.

Os 5 Ws e 2 HsOs 5 Ws e 2 Hs

Momento – Quando (When)?O momento da proposição, planejamento, implementação

e avaliação do projeto.

Atividades – Como (How)? Ações e recursos que o projeto deve executar para

produzir o resultado.

Custo – Quanto (How Much)?O volume de recursos necessários para planejar,

implementar e avaliar o projeto.

Gestão de Projetos

É o ramo da administração que trata do planejamento e controle de projetos.

É o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um projeto. Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, staff ou administração superior.

Gestão de Projetos – Itens Básicos

QualidadeQualidade EscopoEscopo

TempoTempoCustoCusto

PessoasPessoas

RiscosRiscos

ComunicaçãoComunicaçãoIntegraçãoIntegração

Parcerias

QualidadeQualidade EscopoEscopo

TempoTempoCustoCusto

PessoasPessoas

RiscosRiscos

ComunicaçãoComunicaçãoIntegraçãoIntegração

Gestão de Projetos – Modelo Marco Lógico e Zoop

O Marco Lógico (também conhecido como Logical Framework, LogFrame, MPP - Matriz de Planejamento de Projetos) é um método desenvolvido pela USAID para elaboração, descrição,  acompanhamento e avaliação de programas e projetos.

É utilizado por diversas agências internacionais de financiamento, como o Banco Mundial, o BID e a GTZ alemã -- que o incorporou ao seu método ZOPP (iniciais, em alemão, de Planejamento de Projetos Orientado a Objetivos).

Gestão de Projetos – Modelo Marco Lógico e Zoop

O Marco Lógico é uma matriz, cujas colunas são:

Resumo Narrativo de Objetivos

Indicadores para acompanhamento

Fonte de Dados para Indicadores

Pressupostos Relevantes

Gestão de Projetos – Modelo Marco Lógico e Zoop

ATIVIDADES

COMPONENTES

OBJETIVO DO PROJETO

OBJETIVO

SUPERIOR

SUPOSIÇÕESMEIOS DE VERIFICAÇÃO

INDICADORES VERIFICÁVEIS

OBJETIVAMENTE

RESUMO DESCRITIVO DE

OBJETIVOS

Gestão de Projetos – Modelo PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é o resultado do esforço do PMI (Project Management Institute) em registrar e documentar uma base de conhecimentos para a atividade de gestão de projetos. A compilação dos conhecimentos e práticas geralmente aceitas na Gestão de Projetos gerou o PMBOK.

A primeira versão do PMBOK foi lançada em 1984 e desde então ele passou por revisões e melhorias: 1987 (2ª versão), 1996 (3ª versão) e, finalmente, 2000 (4ª versão).

Gestão de Projetos – Modelo PMBOK

Seleção de fornecedoresAdministração de contratos

Gestão das Aquisições

Identificação e análise dos riscosControle e monitoramento

Gestão dos Riscos

Planejamento das comunicaçõesDistribuição e encerramento

Gestão das Comunicações

Montagem e desenvolvimento da equipeGestão dos Recursos Humanos

Garantia e controle da qualidadeGestão da Qualidade

Orçamento e controle dos custosGestão do Custo

Desenvolvimento do cronogramaControle do cronograma

Gestão do Tempo

Planejamento do escopoAnálise e controle do escopo

Gestão do Escopo

Desenvolvimento do projetoExecução e controle do projeto

Gestão da Integração

ProcessosÁrea do Conhecimento

Gerenciamento de um projetoGerenciamento de um projeto

(Processos num Projeto, segundo o PMBOK)

1 - Compreensão do ambiente

do projeto

2 - Definição do projeto

3 - Planejamento do projeto

4 - Execução do projeto

5 - Controle do projeto

Mudanças

Ações corretivas

O ambiente do projetoO ambiente do projeto

O ambiente do projeto compreende todos os fatores (internos e externos) que podem afetar o projeto durante seu ciclo de vida, determinando o cenário e as circunstâncias nos quais ele será executadoCompreender o ambiente é importante, pois:

• O ambiente influencia a forma como o projeto será executado• O ambiente é o principal determinante das incertezas inerentes ao projeto

Fatores de atençãoFatores de atenção

Transformações do Estado e nas políticas públicas Legislação vigente Configuração político-institucional Aspectos da cultura organizacional Demandas da sociedade Percepção dos usuários Inovações na área pública Novas tecnologias

Definição do projetoDefinição do projeto

Definir seus objetivos• propósitos• resultados finais esperados• critérios de sucesso

Definir seu escopo• as partes da organização que serão afetadas• o período de tempo envolvido• o processo na organização• os recursos a serem usados• as responsabilidades dos envolvidos

Definir sua estratégia• fases do projeto, dividindo-o em seções temporais• marcos, ou eventos importantes na vida do projeto, nos quais revisões (de tempo, custo e qualidade) serão realizadas

Planejamento do projetoPlanejamento do projeto

Identificar atividades Estimar tempos e recursos necessários para cada atividade Identificar relações de dependências entre atividades Identificar limitações de programação Fixar a programação

Execução e Controle do projetoExecução e Controle do projeto

monitorar o projeto checar o seu progresso avaliar o desempenho do projeto, comparando-o com a linha de base intervir no projeto para fazer as mudanças e adaptações necessárias

Ciclo de Vida de um Projeto

NÍVEL DE ATIVIDADE

CONCEPÇÃO /INICIAÇÃO

PLANEJAMENTO

FECHAMENTO

EXECUÇÃO /CONTROLE

1

2

3

4

TEMPO

Os diferentes perfis - Tipologia

EmpreendedorAtento à competição e ao mercadoCriativo/adaptado a mudançasApto a liderar as pessoasGosto por resultados e metasAutônomo/flexível

ContemporizadorDividido entre o coração e a razãoTendência à centralizaçãoContorna excessos formais com “jeitinho”Dificuldades quanto aos controles formalizados e planificação

Cumpridor de deveres Apego às regras formaisPlanejador/metódico Adepto da autoridade Formal Zelo pela hierarquia Inflexível à informalidade

“Novo Gerente” – Nova Gestão Pública

“Gerente Caboclo”Administrador Burocrático – ideal weberiano

Fonte: (Junquilho, 2004)

Especificidades – Setor Público

Fonte: (Clemente, 2007)

Setor Privado Setor Público

Objetivo Estratégico Geral

Competitividade Efetividade da Missão Institucional

Objetivos Financeiros Lucro, crescimento, conquista de mercado

Redução de custos, eficiência

Valores Inovação, criatividade, reconhecimento, boa imagem

Accountability, eqüidade, integridade

Resultado desejado Satisfação do consumidor Satisfação do cidadão Stakeholders Acionistas, proprietários, mercado Contribuintes, demais

Poderes, servidores públicos, lobistas

Prioridades Orçamentárias definidas por:

Demanda dos consumidores Lideranças, planejadores, parlamentares

Justificativa para o sucesso

Proteção de propriedade intelectual e de capital

Bem-Estar social Segurança Nacional

Fatores-chave de sucesso

Taxa de crescimento, rendimentos, participação no mercado, singularidade, avanço tecnológico

Práticas gerenciais melhores;Economia de escala; Regularidade;Tecnologia padronizada

Prefeitura de Curitiba

Delineamento Estratégico

- Necessidades atuais e futuras da população

- Missão e Visão Estratégica

Processo Estratégico- Planejamento

- Gestão RH- Sistema de Informação

- Flexibilização da estrutura

- Processo de tomada de decisão

ResultadosMelhoria da

qualidade de vida e satisfação da

população

Avaliação de processos e resultados

Prefeitura de Curitiba

Projeto 3

Projeto 2

Projeto 1

Área CÁrea BÁrea A

Prefeitura de Curitiba

O que se espera dos resultados?

A que visam os produtos?

Resultados

Composição das forças políticas

O que resulta das operações?

Produtos

Demandas da população

Como enfrentar os problemas?

Operações

Programa de Governo

Por que existem os problemas?

Nós críticos

Como são os problemas?

Descritores

Quais os problemas

planoConstruindo o

Lógica da políticaPlanejamentoLógica do

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação Ford

Objetivo: Encorajar estados, municípios e as organizações autônomas dos povos indígenas a partilhar com outros as abordagens que estão usando para resolver questões públicas e responder às necessidades da comunidade; avaliar e identificar os aspectos principais destas inovações e criar mecanismos para a disseminação ampla de abordagens práticas com potência para criar um governo eficaz.

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação Ford

Desde 1996, foram enviados perto de 8 mil projetos e programas governamentais, em âmbito subnacional, que introduziram algum grau de inovação e, principalmente, trouxeram um impacto relevante à população.

Percentual, segundo origem da inovação:

Serviços Públicos 45%Cidadania e Direitos Humanos 24%Administração e Governo 10%Desenvolvimento Econômico e Social 10%Infraestrutura e Meio Ambiente 9%Judiciário 1%Legislativo 1%

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação Ford

Para analisar as inovações em projetos e programas no Legislativo, o Programa Gestão Pública e Cidadania classifica as iniciativas em 5 categorias:

Diálogo com a Sociedade e Participação de Minorias Mecanismos de Transparência e Prestação de Contas à

Sociedade Educação Política para a Cidadania

Democratização da Informação Modernização e Melhoria da Atividade Legislativa

De 1996 até 2004 foram apresentados 48 Projetos e Programas.

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação Ford

Alguns exemplos:Programa Interativo e Participativo -

Santa Terezinha - MT - 2004 Conjunto de ações que tem como objetivo

tornar do conhecimento dos munícipes o que é a instituição pública Câmara Municipal, sua competência, organização, forma de funcionamento, e a sua relação com a sociedade; uma das ações relevantes é a transferência das sessões ordinárias de sua sede para realizações na zona rural.

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação FordAlguns exemplos:Programa Pró-Cidadão - Núcleo de Educação Cidadã

da Assembléia Legislativa do Espírito Santo Vitória - ES - 2004 

Busca promover a consciência cidadã das pessoas através de projetos e cursos desenvolvidos pelo poder legislativo e contribuir à inclusão social; convida alunos para conhecer a Assembléia, distribui a eles cartilha sobre seu funcionamento e os inscreve em curso sobre convivência, chama pessoas da terceira idade a participar de palestras e oficinas; oferece aulas do programa Dos Vox e curso pré-vestibular para deficientes visuais e ministra curso de formação para lideranças sociais nas comunidades.

Programa Gestão Pública e Cidadania – FGV e Fundação Ford

Alguns exemplos:Moderlegis – Modernização do Legislativo - Câmara

Municipal de Caruaru - PE - 2004 Atua na modernização das atividades do poder legislativo

municipal, facilitando o acesso da população aos serviços e contribuindo para a aproximação com o poder público; oferece um serviço de qualidade aos cidadãos e aos servidores, além de disponibilizar ferramentas adequadas para o melhor desempenho de suas funções, melhorando as condições de trabalho.

Problemas e Desafios Freqüentes

Custos inadequados Cronograma não realistas Objetivos mal definidos Metas inadequadas Falta de indicadores de

desempenho Pressupostos sem embasamento

Problemas e Desafios Freqüentes

Definições insuficientes acerca de papéis e de responsabilidades

Pouca participação dos níveis operacionais no desenho do projeto

Projetos que são intermináveis e com

muitas extensões

Problemas e Desafios – Aspectos Conceituais Um método ou uma técnica, seja qual for, não

está acima das pessoas.

Diferentes racionalidades: econômica, administrativa e humana.

Métodos e processos e a sua adequação aos

interesses das pessoas.

A velocidade das mudanças na Administração Pública Brasileira.

A adoção de técnicas e métodos da área privada – diferentes lógicas.

Livros

Artigos, teses e dissertaçõesGIACOMINI, Carlos Homero. Gestão Estratégica de Projetos Multissetoriais Integrados na

Prefeitura Municipal de Curitiba. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 35 (6), p. 187-214, 2001.

SANTANA, Angela. A Reforma do Estado no Brasil: estratégias e resultados. Lisboa: VII Congresso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, 2002.

SEABRA, Sérgio Nogueira. A nova Administração Pública e Mudanças Organizacionais. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 35 (4), p. 19-44, 2001.

SOTO, Maria Josefa Del Carmen Martinez. Planejamento Institucional – capacidade de conduzir ações. São Paulo: São Paulo em Perspectiva, p. 198-204, 2003.

SPINELLI, Marcos Paulo. Implementação de Projetos de Modernização Administrativa Municipal suportados pela Tecnologia de Informação: Estudo de Casos em Municípios do Estado de São Paulo. São Paulo: FEA-USP, 2003. (dissertação de mestrado)

JUNQUILHO, Gelson Silva. Nem “burocrata” nem “novo gerente”: o “caboclo” e os desafios do Plano Diretor de Reforma do Estado no Brasil do real. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 38 (1), p. 137-156, 2004.

Sites

PMI – PMBOK em São Paulo:http://www.pmisp.org.br/home.asp

Projetos e Programas Inovadores na Administração Pública em Contexto Local:

http://inovando.fgvsp.br

Instituto Pólis – Textos, artigos, casos e outras referências em Administração Pública Brasileira:

www.polis.org.br

Exemplo na utilização do Método ZOOP e de Marco Lógico em Projetos e Programas:

http://www.ufba.br/~paulopen/Elaboracao_de_Programas_e_Projetos.html