O Essencial na Gestão de Projetos

Paulo Santos - Lisboa

10 de Maio de 2012

Gestão de Projetos

Âmbito Visão Objetivos

Âmbito

ÂmbitoDelimitar o que é para fazer

• Requisitos• Para cada requisito serão criadas especificações

técnicas com as funções a serem alcançadas e testadas e o que deverá ser entregue como resultado do projeto.

• Requisitos funcionais são o que deve permitir efetuar.• Requisitos não funcionais não estão explícitos no

projeto mas no entanto se pretende que sejam alcançados e podem ser a nível de desempenho, facilidade de uso, robustez, segurança, legais, operacionais ou outros.

Gestão de Projetos

Rastreabilidade

• Como é que da especificação se passou para o:– Desenho

– Desenvolvimento

– Teste

– Lançamento.

• Comprovar que o requisito inicial foi satisfeito.

Visão

Visão

Objetivo da Gestão de Projetos

• Conseguir alcançar a realização das tarefas no âmbito de um projeto dentro do tempo e custos previstos.

Objetivos SMART

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Relevant

• Time terminated

Pontos importantes para o sucesso de um projeto

Fases

• Início

• Planeamento

• Execução

• Controlo

• Fecho

Início

• Preparação da proposta com indicação dos objetivos e de como vai ser conduzido o projeto

• Justificação financeira e técnica

Planeamento

• Planeamento e definição de âmbito• Definição das atividades, sequência e duração• Calendarização e planeamento e escalonamento do projeto com

indicação de fases e entregas• Planeamento da comunicação• Estimativa dos recursos necessários e cálculo de custos e

orçamentos• Planeamento da organização e pessoal:

Orçamento, disponibilidade, treino e formação• Planeamento da qualidade• Planeamento da gestão de risco, identificação do risco e das

respostas aos riscos.

Planeamento atividades

• Partir um processo complexo em vários componentes mais simples

• Tornar visíveis tarefas obscuras ou ambíguas• Fornecer um único ponto de referência para todos• Assegurar que sejam previstas as sequências e a natureza

dos eventos. • Fornecer uma linha de base contra a qual o projeto pode

ser avaliado• Antecipar acontecimentos prováveis e ter planos de

contingência para os evitar ou minorar

Princípios do Planeamento

• Dar datas quando se tiver tempo para avaliar todos os factores

• Eliminar a incerteza sempre que possível. No entanto evitar detalhar exaustivamente tarefas que não são críticas para o projecto.

• Colocar vários planos de contigência para lidar com variações e considerar tempo para atrasos e imprevistos

• Escolher o nivel ideal de granularidade. Quanto maior detalhe melhor controlo se tem mas mais tempo se gasta no controlo.

• Planear o inesperado

Dicas sobre o Planeamento

• 80% dos custos definidos na fase de planeamento

• A comunicação pode ser 50% a 80% do tempo do gestor de projeto.

Planeamento PERT

• PERT - método criado em 1958.

• Analisa as tarefas dum projeto e o tempo necessário de cada de modo a prever o tempo mínimo necessário para executar um projeto.

• Definir atividades e a sua sequência.

• Estimativa da duração de uma atividade em 3 cenários: normal, pessimista e otimista.

• Duração provável : DP = (O + 4N + P) ÷ 6

Caminho crítico

• Sequência de atividades onde o atraso em qualquer uma delas implica atraso no projeto.

• Para reduzir o tempo de um projeto é necessário reduzir a duração de atividades que estejam no caminho crítico.

• A redução acentuada do tempo de uma atividade pode fazer que saia do caminho crítico.

Gráfico de GANTT

• Representação visual do calendário das várias tarefas.

• A duração das tarefas é representada por barras horizontais.

• As dependências entre tarefas são mostradas como setas.

• São mostradas as tarefas e sub-tarefas.• As marcas que representam as várias fases são

identificadas por pontos ou por diamantes.

Desdobrar o trabalho

• Regra dos 100%

• Planear Resultados e não acções

• Nível de detalhe

• Decomposição

Execução

• Execução do plano planeado

• Garantir a qualidade

• Desenvolvimento da equipa

• Distribuição da informação

• Solicitação, seleção de fornecedores e gestão dos contractos

• Gestão e resolução de questões

• Manutenção - requisitos, custos e esforço

Triângulo do projeto

Reduzir o tempo do projeto

• Usando mais recursos (por exemplo, horas extra ou mais pessoas)

• Usando recursos mais eficientes

• Sobrepor tarefas em simultâneo.

• Remover tarefas

Cumprir o orçamento do projeto

• Reduzir o âmbito do projeto

• Usar recursos mais eficientes

• Diminuir a qualidade do que é entregue

• Alargar o tempo das tarefas que fiquem mais baratas usando mais tempo

Qualidade

Controlo

• Controlar alterações• Verificar o âmbito• Controlar alterações de âmbito• Controlo do calendário• Controlo de custos• Controlo de qualidade• Preparação de relatórios de progresso e apresentações

concisas e coerentes • Controlo e monitorização do risco• Prever tendências futuras no projecto.• Validação - Como se valida que as várias fases estão feitas

Princípios contabilísticos custos

• O princípio de prudência - Não antecipar lucros e esperar todas as perdas possíveis

• O princípio de atualidade - As receitas e os custos devem ser considerados na altura em que ocorrem e não deferidos no tempo.

• O princípio da consistência - Os dados sobre o andamento do projeto num determinado período devem ser baseados no mesmo tipo de informação de base a fim de poderem ser comparáveis.

Gestão de risco

• Estabelecer o contexto• Identificar os riscos• Avaliação dos riscos em termos de probabilidade de

acontecerem e de impacto • Tratamento de riscos potenciais: pesquisar as

consequências possíveis, aceitar o risco, reduzir o risco ou eliminar o risco

• Plano de gestão do risco• Implementação• Revisão e avaliação do plano

Gestão da mudança

• É normal haver uma mudança de 1 a 2% dos requisitos por mês. Este valor varia com o ramo de atividade e com o dinamismo do mercado.

• Um projeto que demore um ano pode ter facilmente 25% dos seus requisitos iniciais alterados.

Processo de mudança

• Quais as mudanças que devem ser controladas ?• Como é feito o pedido de alterações ?• Quem tem autoridade para aprovar ou rejeitar as

mudanças ?• Após aprovação ou rejeição como são as decisões

documentadas e distribuídas ?• Como são implementadas as mudanças e como é

registada a implementação ?• O escalamento de situações relacionadas com

mudanças também deve estar pensado.

Negociação - Pessoas

• Compreensão - É necessário compreender a proposta em discussão e as opções disponíveis. É preciso perceber o que cada grupo pretende ganhar e quais os objetivos de cada grupo e de cada pessoa. Por fim, é preciso compreender o que se traz para a mesa de negociações e quais as cedências que se podem fazer.

• Empatia - Percebendo as emoções das pessoas envolvidas é possível comunicar com as pessoas num nível além da lógica

• Confiança - As negociações com sucesso são baseadas na confiança. O gestor de projeto deverá ter a iniciativa em estabelecer uma base de confiança entre as partes envolvidas.

• Contribuição - Todas as partes devem contribuir para se chegar a uma solução dos problemas que forem surgindo. Se alguma parte for deixada de fora pode ficar desencantada ou sentir-se excluída do processo.

• Consenso - Todas as partes devem assinalar a aceitação dos compromissos assumidos

Construção da Equipa

• Confiança - Deverá ser-se aberto e honesto quanto possível. Se se pretende ter estimativas e informação o mais corretas possíveis deve-se transmitir essa informação de igual forma.

• Equitativo - Não se deverão efetuar críticas em público. As questões devem ser colocadas ao grupo para serem tomadas como responsabilidade do grupo e resolvidas no grupo.

• Lealdade - Proteger o grupo e não mostrar questões internas diante do cliente externo.

• Delegar - Facilitar a compreensão das tarefas em mãos, definir objetivos alcançáveis, dar suporte para efetuarem as tarefas e deixar espaço suficiente para fazerem o que é preciso.

Fecho

• Fecho administrativo do projeto

• Fecho dos contratos

• Analisar os resultados com base nas metas alcançadas.

Atividades no fecho

• Testes de aceitação

• Controlo de lançamentos

• Perceção positiva

• Manutenção e atualizações

• Formação

Questões ?

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Imagens

• http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/72848.aspx

• http://rbd.doingbusiness.ro/ro/8/articole-recente/1/506/execution-excellence-a-straight-answer-to-strategy-implementation-problems

• http://stream.goodwin.drexel.edu/womenincoaching/2012/02/17/coaching-with-vision/

• http://www.nf5.com/blog_entries/view/6-critical-sales-project-success-factors