Gestão Quer saber como formar a melhor equipe em vendas e ... · Lista da Vez Gestão em Vendas ... potenciais clientes, o vendedor fez pelo menos ... se é na Prospecção, na Abordagem

Quer saber como formar a

melhor equipe em vendas e

conquistar a maior

performance possível de cada

membro do seu time?

Gestão

Em Vendas

Guia Definitivo

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Gestão em Vendas - Por que?

Quais são os Principais Indicadores em Vendas?

Como Interpretar os Indicadores

Download Gratuito

Coach em Vendas

Sobre o Autor

Resultados

Gestão em Vendas - Guia Definitivo

Gestão em Vendas

Pipeline de Vendas

Funil de Vendas

3 Gestão em Vendas - Guia Definitivo

“Se você não sabe para onde vai,

qualquer caminho serve.”

Cabem aos líderes decidir para onde os esforços de sua equipe serão direcionados,

principalmente em épocas de turbulência. Também é sua missão cuidar para que todos estejam

trabalhando com o máximo de sua energia nesta única direção. E muito importante, ter meios de

medir se o resultado esperado está sendo alcançado por cada componente do seu time.

E o que adianta ter uma grande

quantidade de indicadores, se você não

sabe interpretá-los?

E se quando sabe o que os indicadores

querem dizer, não sabe como agir para

enfrentar os problemas que eles mostram?

Como um piloto que tem várias vidas em

suas mãos, ignorar ou não saber ler estas

informações pode ser fatal.

Leia este ebook com atenção até o final, pois ele foi preparado para capacitar você a identificar

onde você e cada membro do seu time podem melhorar a sua performance em vendas!

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Todo gestor deve saber o que é um KPI, que é a sigla

em inglês para Key Performance Indicator, que em

português significa Indicador Chave de Performance.

Não se pode gastar todo o tempo e energia

gerenciando todos os índices de desempenho. Como o

próprio nome diz, você deve eleger quais são os indicadores

chaves para o seu sucesso em vendas.

Você deve focar nos indicativos, que se trabalhados

terão o maior impacto no aumento de suas vendas.

Os KPIs podem variar de uma organização para a

outra, de acordo com seu perfil de vendas, mas no quadro

ao lado, você vê alguns exemplo que conhecerá melhor aqui

neste ebook, e que poderá implementar na sua operação

comercial imediatamente.

Para lhe ajudar ainda mais, eu montei algumas

Planilhas Gratuitas no Excel*, de fácil manuseio, para você

aplicar na prática estes conceitos.

Você Vai Encontrar

Neste Ebook:

KPIs em Vendas:

Taxa de Conversão

Churn

Recorrência

Adimplência

Qualidade da Venda

Incremento de Mix

Positivação

Share no Cliente

Ticket Médio

Quantidade de Itens

Tempo do Ciclo de Venda

Indicação

Planilhas Gratuitas*:

Cálculo Taxa de Conversão

Relatório de Vendas Externas

Resultado de Vendas Internas

Romaneio de Visita

Lista da Vez


http://www.mmaemvendas.com/triade-planilhas

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Positivação

Mais um KPI importante se seus clientes são

pessoas jurídicas.

Geralmente cada vendedor tem uma região para

atender, e dentro desta região existe uma

quantidade definida de potenciais clientes.

A Positivação mede em quantos % destes

potenciais clientes, o vendedor fez pelo menos

uma venda.

Se vendeu para todos os clientes o índice de

positivação é de 100%.

Quando vende para um cliente pela primeira vez,

dizemos que o vendedor positivou aquele

determinado cliente

Churn

Este é um KPI que está diretamente ligado à

Qualidade da Venda.

Ele mede o percentual de pessoas que cancelam

a compra, ou deixam de ser clientes após um

determinado tempo, que deve ser definido pelo

gestor.

Um Churn alto mostra que as vendas estão

sendo mal feitas.

Ou para pessoas que não têm o perfil para ser

cliente, ou o vendedor está usando de

argumentos e informações, que depois não são

sustentadas pelo produto ou serviço oferecido.

Taxa de Conversão

É a relação entre o total de vendas, pela

quantidade de atendimentos/visita de vendas

foram feitos em determinados períodos.

Pode ser representada pela fórmula:

Tx de conversão= N.o de Vendas

N.o de Atendimentos

Este KPI mostra se o vendedor está perdendo

muitos clientes, ao não conseguir vender para

eles.

Quanto maior a Tx de conversão, melhor o

aproveitamento do vendedor, sendo que uma

Tx de 100% quer dizer que foram feitas vendas

para todos o clientes atendidos no período.

Neste ebook você vai encontrar uma Planilha

Gratuita que mostra exatamente onde o

vendedor está errando, se é na Prospecção, na

Abordagem ou no Fechamento.

Adimplência

Quantos clientes que este vendedor trouxe estão

inadimplentes? Qual o montante que estas

dívidas representam? Qual o tempo médio de

atraso de pagamento?

São informações importantes que ajudam o

gestor a identificar se o vendedor está

qualificando bem os seus prospectos.

Vender é bom… Vender e receber pela venda é

muito melhor!

As vezes é preferível não vender, do que vender

e ter uma inadimplência.

Por isso os vendedores devem ser treinados a

fazerem uma análise preliminar, que não

burocratize muito o processo, mas que gere mais

segurança nos pagamentos.


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Qualidade da Venda

Muitos vendedores se empolgam no momento da

venda e acabam se descuidando da Qualidade

do Processo.

Muitas negociações exigem entrega de

documentos por parte do cliente, preenchimento

de pedidos ou contratos, e é aqui que muitos

vendedores cometem erros que custam caro

para as empresas.

Falta de documentos, pedidos imcompletos ou

preenchidos incorretamente ou de forma

inelegível geram retrabalho e custos invisíveis.

Vendedor que não cuida da qualidade dos seus

pedidos, deve ser gerenciado de perto, pois

mesmo que ele venda bem, ele pode estar

causando prejuízo à operação.

Por isso é importante criar um KPI para medir do

total de pedidos entregues, quantos estavam

100% dentro do critério de qualidade, e quantos

geraram algum tipo de retrabalho.

Share no Cliente

A palavra Share vem do inglês e tem o

significado de compartilhamento, divisão,

participação.

Em vendas refere-se especificamente à

participação de mercado. Share no cliente é KPI

que indica quanto de participação o seu

produto tem no seu cliente, comparado com

os seus concorrentes.

Não é muito fácil de medir, geralmente usam-se

promotores que acompanham o espaço

destinado pelo cliente nas pratilheiras ou

gôndolas aos produtos da empresa e dos

concorrentes.

Mas é uma informação interessante para saber

se você está dando mole para os seus

concorrentes ou não.

Recorrência

É um indicativo de recompra que mede quanto

que os clientes continuam a comprar da

empresa, após terem feito a primeira transação.

Mostra quanto cada vendedor está trabalhando a

fidelidade da sua carteira, utilizando de técnicas

de pós-venda, numa estratégia de funil após o

funil, incentivando os clientes a comprarem mais

e melhor através de técnicas de up-selling ou

down-selling.

Incremento de Mix

Se a sua empresa vende mais que um produto,

este é um indicador importante.

Você não quer que seus vendedores vendam só

um item que você produz e o resto encalhe no

estoque.

Com este KPI você gerencia a variedade de itens

que você tem no seu mix que cada vendedor

consegue vender.

E o gestor pode treinar sua equipe ou dar

incentivos para dar giro aos produtos que

vendem menos.


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Indicação

Indicação é a forma mais barata e efetiva de

trazer clientes novos.

Tem muito mais credibilidade quando alguém fala

bem da gente, do que quando ficamos falando

bem de nós mesmos.

E o vendedor deve usar a indicação como mola

propulsora de suas vendas, pedindo que os

atuais clientes indiquem interessados em receber

aquilo que você vende.

Um forma de criar o KPI Indicação é medir

quantas indicações de novos clientes o

vendedor consegue por cliente antigo.

Se o gestor perceber que o vendedor está com

dificuldade em conseguir indicações, é possível

montar uma estratégia específica para isso, e

treinar os profissionais.

Tempo de Ciclo da Venda

Este índice mede o tempo do processo comercial

como um todo, desde a prospecção até o

fechamento da venda.

Indica se o vendedor está sendo rápido e

objetivo na condução do processo.

Em tese, quanto mais rápido o vendedor for, mais

clientes ele consegue atender no mesmo período

de tempo, e em consequência pode vender mais.

É um KPI que merece um pouco de cuidado, pois

não adianta o vendedor encurtar o ciclo da

venda, recebendo um não.

Se for mal conduzido este KPI pode fazer os

profissionais se anteciparem e acabarem pedindo

a venda antes do cliente estar pronto.

Mas é um indicador importante de produtividade,

e o gestor pode premiar aqueles que fecham

mais vendas em menos tempo.

E atuar naqueles que demoram para fechar uma

venda, o que às vezes podem representar a

perda do cliente, por deixar passar o “momento

mágico” do fechamento.

Quantidade de Itens

É um KPI bem próximo do Incremento do MIX,

servindo de base para a comparação.

Este indicador é útil para medir o volume de

venda em termos de unidades. Serve de contra-

ponto para o indicador de volume financeiro.

Ajuda na análise se o vendedor tem mais

facilidade em vender os itens mais caros do

mix, ou os mais baratos.

Ticket Médio

Pela minha experiência é um dos KPIs mais

usados ultimamente. Até porque ele é fácil de

medir. Muitos sistemas já calculam o ticket médio

e muitas vezes ele vem detalhado no fechamento

do movimento do período.

Nada mais é do que pegar o total vendido no

período, e dividir pela quantidade de clientes que

comprou.

Ticket Médio = Total Vendido

N.o Clientes no Período

É uma informação que você usa para saber a

média que está vendendo por cliente.

Este KPI é útil quando você utiliza o histórico

desta informação para saber se ele está

aumentando ou subindo ao longo do tempo.


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Interpretação do Indicadores (KPIs)

Em tempos onde as mudanças ocorrem cada vez

mais rapidamente, ter as informações em mãos com

agilidade, permite a tomada de decisão com qualidade e

no timing certo. É muito difícil o gestor ser assertivo no

escuro, sem os dados exatos de desempenho em vendas

de cada vendedor.

Pode ser que no momento sua empresa não

consiga investir num moderno sistema de gestão.

Para ajudar você com este problema, eu dispobilizei

gratuitamente algumas planilhas do excel*, para você

baixar e levantar alguns importantes indicadores, que vão

ajudar você na sua tomada de decisão.

As planilhas estão totalmente desbloqueadas e

você poderá editá-las de acordo com o tamanho de sua

equipe, o perfil de suas vendas e o tipo de produtos ou

serviços que comercializa.

Os links para download estão no final do ebook.

Sistemas de Gestão em Vendas

Existem vários tipos de sistema no mercado

atualmente, que cuidam desde a pré-

venda, com o Business Inteligence,

passando pela gestão do cliente através do

CRM e indo ao pós-venda com estratégias

de funis de emails automáticos

coordenados por sistema de

autoresponder.

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Novas Tecnologias em Gestão de

Vendas

Novos contadores de fluxo possuem o

reconhecimento facial, evitando que a

mesma pessoa seja contabilizada mais de

uma vez.

Novos sistemas também permitem

identificar qual o percurso que as pessoas

fazem dentro do Ponto de Venda, o que

possibilita aos gestorees, posicionar

melhor a exposiçao de mercadorias de

acordo com o fluxo dos clientes.


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1. Cálculo da Taxa de Conversão

Você já viu a importância do KPI Taxa de Conversão na página 5 deste ebook, e como gerenciá-la

pode aumentar a produtividade de seus vendedores.

A planilha acima vai ajudar você a calcular a taxa de conversão por vendedor de forma bastante

simples.

Você vai colocar na linha B - Convertidos (1) o total de vendas feitos no período. Na linha C - Não

Convertidos (2) é colocado o número de clientes que foram atendidos, mas não compraram.

A planilha vai calcular automaticamente o Total de Clientes Atendidos na linha D, e vai informar a

Taxa de Conversão por dia na linha E.

Você pode se surpreender que em alguns casos, a conversão é maior em dias de menor movimento,

e isso pode lhe ajudar na hora de decidir folgas e dimensionamento de equipe.

Se você não tem um sistema que conta quantas pessoas entraram na sua loja, ou que contabiliza as

visitas dos seus vendedores externos, você pode usar, também gratuitamente, as planilhas abaixo.

Planilhas de Gestão em Vendas

Loja:

Vendedor:

Período/Data:

A Cálculo Taxa de Conversão

Segunda-

feira Terça-feira

Quarta-

feira

Quinta-

feira Sexta-feira Sábado Domingo

B Convertidos (1)

C Não Convertidos (2)

D Total (3 = 1+2)

E Taxa de Conversão (1/3)

Data

Vendedor(a) Horário Comprou Não Comprou Observações

1 :

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4 :

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6 :

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20 :

2. Lista da Vez 3. Romaneio de Visita


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A Lista da Vez é um instrumento bastante antigo e usado em lojas, para a Gestão de Vendas

Internas. Inicialmente foi usado para coordenar o sistema de vez, onde os vendedores se revezam

nas abordagem aos clientes, com o objetivo de um vendedor não tomar a vez do outro.

Se acrescentarmos na planilha as colunas “Comprou” e “Não Comprou”, e um campo onde

pode ser detalhado o porquê que a venda não foi feita, este simples instrumento pode se tornar uma

boa ferramenta de gestão e alimentar a planilha de Taxa de Conversão com o total de pessoas que

cada vendedor atendeu e se houve sucesso na venda ou não.

O Romaneio de Visitas é um mecanismo pré-sistema de gestão, onde o gestor ou o pessoal

de tele-agendamento entregava ao vendedor pela manhã, ou no dia anterior, as vistas que ele

deveria fazer no dia.

Ao final das visitas o vendedor devolve o romaneio à empresa com o resultado de cada

atendimento. Este documento pode alimentar a planilha da Taxa de Conversão, para medir como

está o aproveitamento do profissional.

O Romaneio também pode alimentar o Relatório de Resultado de Vendas Externas, que é a

próxima planilha que você vai aprender a usar.


RELATÓRIO DE RESULTADO DE VENDAS EXTERNAS - Raio X de Vendas Vendedor: Período: Até o dia

Data Visitas Entrevistas Pendentes Sem

Intensão Contratos Valor

Vendido Valor

Médio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4. Relatório de Resultado de Vendas Externas (RAIO X de Vendas)

Meta Mensal

Venda mês R$ -

GAP Meta R$ -

% Meta

Tendência

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Cada vendedor da sua equipe terá o seu Relatório de Resultado de Vendas Externas, e você

poderá identificar claramente, de acordo com os indicadores que eu vou explicar agora, como está a

performance de cada membro do seu time.

Na coluna Visitas, você vai identificar se o profissional está sendo produtivo, conseguindo fazer

um boa quantidade de visitas no espaço de tempo determinado.

Se ele tiver poucas Entrevistas agendadas, o vendedor precisa de ajuda na prospecção. Se

ele tiver muitas entrevistas no relatório, e poucos contratos pendentes, aí as dificuldades estão na

abordagem e na sondagem.

Quando existem muitos pedidos Pendentes, o gestor precisa acompanhar se o vendedor

domina as técnicas de vencer objeções e se está tendo problemas com o fechamento de vendas.

Se no relatório de resultado de vendas externas aparecerem muitos prospectos Sem Intensão

é preciso acompanhar o trabalho do vendedor de perto, para entender se ele está prospectando

clientes sem o perfil adequado, ou não está sabendo demonstrar os benefícios do produto que vende.

As três últimas colunas da planilha são para mensurar o resultado do vendedor. A coluna

Contratos deve mostrar o número de pedidos que o profissional conseguiu naquele dia. Em Valor

Vendido deve constar o total em Reais que estes contratos representam. E Valor Médio é a relação

entre estes dois último indicadores para identificar se o vendedor vai melhor em grandes vendas ou

vendas pequenas.

O quadro menor do relatório serve para o acompanhamento da Meta Mensal. Se ela já foi

atingida, quanto falta para atingi-la e se o vendedor está na tendência de conseguir o objetivo ou não.


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O Pipeline de Vendas, ou Forecast como algumas empresas também chamam a mesma

ferramenta, trabalha a previsão de vendas, e identifica em qual etapa do funil o cliente está, e dá uma

estimativa de quando a venda deve ser fechada.

Os nomes da ferramenta vêm do inglês (Pipeline = Funil; Forecast = Previsão), e auxiliam o

gestor a identificar como cada vendedor está trabalhando sua carteira de clientes e seus prospectos.

É um Raio X do que o profissional desenvolveu até o momento e qual a tendência para o

fechamento do mês ou o período de apuração que o gestor escolher.


5. Pipeline/Forecast de Vendas

Nome dos

Prospects/Clientes Fase do Funil Produto Quantidade Valor $ %

Fechamento Data

Fechamento 1 Empresa Xpto Qubra Objeções A 10 500,00 70 20/01/2016 2 Empresa Xpto Demonstração C 50 200,00 30 13/02/2016 3 Empresa Xpto Fechamento D 30 600,00 80 20/01/2016 4 Cliente ABC Sondagem B 80 400,00 40 10/02/2016 5 Cliente ABC Fechamento C 10 40,00 90 05/01/2016 6 Empresa ACME Fechamento A 30 1500,00 85 22/01/2016 7 Empresa ACME Fechamento B 100 500,00 85 22/01/2016 8 Empresa ACME Abordagem C 20 80,00 45 15/02/2016 9 Empresa ACME Fechamento D 65 1300,00 95 13/01/2016

10 Empresa ACME Sondagem E 18 360,00 50 15/02/2016

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É comum ir saindo clientes de uma fase para outra da venda, por isso que o gráfico tem o

formato de Funil, pois os clientes vão sendo represados ou perdidos de uma etapa para outra.

Veja neste gráfico que com um ganho de apenas 2% de aproveitamento de uma fase para a

outra da venda, o resultado final foi 2,5 Vezes maior neste exemplo hipotético.

O seu ganho pode ser maior ou menor, dependendo da sua Taxa de Conversão atual.

Imagine você ter o poder de saber exatamente em qual etapa da venda cada vendedor do seu

time está com a conversão baixa, e você poder agir efetivamente, e gerar ganhos que podem

ultrapassar os 2% por fase do Funil.

Como uma cascata de juros compostos, mais clientes vão passando por cada etapa, e você vê

que com poucos ajustes, mais que dobrar seu faturamento atual não é impossível.

E o melhor, sem ter que investir em propaganda para atrair mais potenciais clientes. Basta você

aproveitar melhor o fluxo que você já tem.


6. Funil de Vendas

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O Resumo de Resultado Diário, que é o nome que eu dei para esta planilha, e você pode

chamá-la como quiser, é uma ferramenta para a gestão de vendas internas, que pode ser bastante

útil para lojas de shopping ou de rua.

Auxilia o gestor ao medir o desempenho de cada vendedor, e pode ser abastecida com os

dados retirados do fechamento do caixa diário da loja.

Também pode ser usado para gerenciar o desempenho de toda a equipe, auxiliando no

atingimento das metas e também no balanceamento das escalas, ajudando na assertividade na

definição das folgas, pois é possível identificar os períodos onde ocorrem mais vendas.


6. Resumo de Resultado Díário

Vendedor: José Período: Meta:

Resumo de Resultado

Diário Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Total da Semana

1 Horas de Trabalho 0 2 Total de Vendas R$ - 3 Nº de Cupons 0 4 Quantidade de itens 0 5 Meta Semanal R$ - 6 Venda Média (2/3) 7 Itens/Venda - Produtividade (4/3) 8 Preço Médio (2/4) 9 Vendas por Hora (3/1)

10 Nº de Clientes Atendidos 0 11 Taxa de Conversão 12 Percentual da Meta Atingida

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A sua equipe pode ser uma

verdadeira Ferrari, mas se

você não souber pilotá-la,

ela não vai sair do lugar, ou

pior, pode se esborrachar no

primeiro obstáculo que

aparecer.

Os melhores gestores se

cercam dos grandes

talentos e sabem tirar o

melhor que cada um tem

para dar.


“Não busque o sucesso, alcance a excelência. Ao

conquistar a excelência o sucesso correrá atrás de você.”

http://www.mmaemvendas.com/triade-planilhas


SEJA COACH EM VENDAS

Seja um Coach, um mentor, um maestro para a sua equipe. Conduza cada um dos profissionais

sobre à sua responsabilidade à excelência em performance.

Identifique qual o estágio atual indiviual e do grupo, e utilize de nossas ferramentas para criar

um processo estruturado de desenvolvimento humano, direcionado para os objetivos e metas

desejadas.

Mostre o caminho para os seus vendedores, estimule os pontos fortes de cada um, e atue nos

pontos de melhoria.

Se precisar de ajuda, pode contar com a gente do MMA em Vendas.

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Sobre o Autor:

Alexandre tem mais de 12 anos de

experiência como Gestor Comercial,

coordenando mais de 200

vendedores distribuídos em 14 lojas

e 4 escritórios de vendas de

telefonia celular, distribuídos nos

estados do Paraná e São Paulo.

Também é professor na Graduação

nos cursos de Administração e

Marketing e nos cursos de Pós-

Graduação: Executivo em Gestão

em Vendas, Executivo em Liderança

em Gestão Empresarial e MBA em

Marketing e Inteligência Digital.

Tem experiência de trabalho e de

estudos em universidades da Índia e

dos Estados Unidos.

Ganhou 6 Viagens Internacionais

como prêmios por resultados em

vendas.

Foi presidente de Associação

Comercial no Paraná e diretor da

Associação Paranaense de

Supermercados


Alexandre Henrique Souza


RESULTADOS

Entre em Contato:

+55 (43) 9977-0565

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