GIAE – VERSÃO 2.2.0 – 24 ABRIL DE 2012 Com o objetivo de unificar a versão todos os módulos do GIAE são atualizados para a versão 2.2.0. Muito Importante: Antes de efetuar qualquer procedimento de instalação, leia atentamente este documento. Procedimentos de instalação a) Atualize a cópia de segurança; b) Feche todos os módulos do GIAE e restantes aplicações da JPM, em todos os computadores. c) No SERVIDOR feche também o utilitário GestorGIAE. d) Recolha na Internet o ficheiro INSTALAR_GIAE.EXE e no servidor execute a sua instalação. e) NUNCA restaure uma cópia de segurança de versões anteriores sem indicação dos nossos serviços técnicos. Nos terminais onde já se encontram instalados os módulos TCP/IP, a sua atualização para a nova versão é automática da próxima vez que utilizar estes módulos. Para uma instalação inicial (primeira vez) de qualquer um dos módulos do GIAE, deverão utilizar os ficheiros de instalação disponíveis na página da Internet. Principais correções efectuadas O logotipo do Ministério da Educação e Ciência foi atualizado em todas as listagens e mapas. Foram feitas algumas alterações de pormenor na opção pesquisa, nos módulos do GIAE onde é disponibilizada. Os recibos impressos em A5 foram alterados. O GestorGIAE, aplicação que se encontrava em execução no servidor e que permitia a ligação dos módulos do GIAE à base de dados, foi substituída nesta tarefa pelo ServiçoGIAE. O ServiçoGIAE, como o próprio nome o indica, funciona como serviço do Windows e deve ser instalado e iniciado no servidor onde se encontra a base de dados do GIAE.

1. ServiçoGIAE v2.2.0

Depois de efectuada a atualização para a versão agora disponibilizada, o ServiçoGIAE fica automaticamente instalado e iniciado, ficando os módulos do GIAE operacionais no seu funcionamento.

2. GestorGIAE v2.2.0 Para além de outras funcionalidades, passa a incluir as opções que implicam uma paragem no funcionamento do GIAE, isto é, sempre que seja executada uma tarefa que obrigue o acesso em exclusivo à base de dados é dada uma instrução ao ServiçoGIAE para parar e consequentemente é interrompida a ligação dos módulos do GIAE que se encontram em funcionamento. O GestorGIAE acede diretamente à base de dados sem necessidade de estabelecer ligação ao ServiçoGIAE, pelo que apenas deve ser utilizado no servidor.

2.1. Foram transferidas do MULTIUSOS – GESTOR para o GestorGIAE as seguintes opções: Configurações de Rede, Automatizações e Actualização de Dados. Estas opções estão disponíveis nos separadores Estado e Tarefas do GestorGIAE .

Ilustração 1 – Opções disponíveis no GestorGIAE v2.2.0.

2.2. No separador TAREFAS foram alterados e acrescentados os campos necessários para o envio do relatório dos procedimentos automáticos via e-mail, utilizando um servidor de e-mail que obrigue a usar SSL, como por exemplo o GMAIL.

Ilustração 2 – GestorGIAE – Envio do relatório via e-mail. 3. PROCEDIMENTOS AUTOMÁTICOS GIAE | AGENDAR TAREFA: Para a execução dos

procedimentos automáticos do GIAE v2.2.0 é necessário recorrer ao PROGRAMADOR DE TAREFAS DO WINDOWS. Para abrir o programador de tarefas, clique no botão INICIAR do WINDOWS, PAINEL DE CONTROLE, FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS e duplo clique no PROGRAMADOR DE TAREFAS. Se for solicitado, indique a conta de administrador e a palavra-chave.

Ilustração 3 - Ferramentas Administrativas do Windows.

Após entrada no PROGRAMADOR DE TAREFAS, no menu Ações selecione CRIAR TAREFA.

Ilustração 4 - Programador de tarefas - Criar Tarefa.

Digite o nome e uma descrição opcional para identificação da tarefa. Ative a opção indicada para executar independentemente de ter a sessão iniciada.

Ilustração 5 - Criar Tarefa. Identificação.

Mude para o separador “Accionadores”. Selecione NOVO.

Ilustração 6 - Criar Tarefa. Novo accionador.

Indique a periodicidade (Diária) e a hora a que pretende que sejam efetuados os procedimentos automáticos. Relembramos que a execução dos procedimentos automáticos implica a paragem do ServiçoGIAE e consequentemente do funcionamento de todos os módulos do GIAE, pelo que recomendamos que seja indicada uma hora em que o sistema não vá estar em funcionamento por um período mínimo de 4/5 horas. Caso seja necessário pode alterar as configurações mais tarde.

Ilustração 7 - Acionar agendamento de uma tarefa.

Mude para o separador “Acções”. Selecione NOVO.

Ilustração 8 - Criar Tarefa. Acções.

Clique em “Procurar” para localizar o GestorGiae.exe ou indique o seu caminho. Em “Adicionar argumentos (opcional)” indique o comando FAZ. No sistema operativo Windows 2003 SERVER o argumento é colocado na linha onde é iniciado o programa (…\Giae\GestorGiae.exe FAZ).

Ilustração 9 - Nova acção. Adicionar argumentos.

O PROGRAMADOR DE TAREFAS é um SNAP-IN da MMC (Microsoft Management Console) e inclui ajuda adicional para utilizadores avançados. Para obter informações, abra o Programador de Tarefas, clique em Ajuda e, em seguida, clique em Tópicos da Ajuda.

4. MULTIUSOS v2.2.0

4.1. PESSOAL NÃO DOCENTE | REGISTO DE ASSIDUIDADE – IMPRIMIR: Na opção “Mensal” é apresentada a possibilidade de selecionar a “Categoria/Função” (igual à opção “Diário”), permitindo a impressão do mapa mensal para todos os funcionários da categoria/função indicada.

Ilustração 10 – Impressão do mapa mensal por categoria/função.

4.2. REFEITÓRIO | CONFIGURAÇÕES - VENDA: Foram revistos e corrigidos os

procedimentos adotados na “Venda Antecipada” de refeições, nomeadamente: Se a opção “Venda Antecipada” não estiver selecionada, por defeito, a aplicação

apenas permite a compra da refeição a partir do dia anterior ao seu serviço; Quando a opção “Dia Anterior” está indicada nos campos “Venda sem Taxa” e

“Venda com taxa”, não é possível adquirir a refeição no próprio dia do serviço.

Nova opção “Permitir a compra/alteração aos Fins de Semana e Feriados”. Esta opção já se encontrava disponível para a venda de refeições no GIAE Online. A partir desta versão, o controlo da venda de refeições aos fins-de-semana e feriados é igualmente efetuado nos módulos do QUIOSQUE e POS – REFEIÇÕES.

As escolas com o GIAE Online ativo (disponível) que permitem a compra/alteração aos Fins de Semana e Feriados, devem voltar a configurar a opção. Caso contrário, com a instalação desta nova versão, os utentes ficarão impedidos de comprar/alterar refeições aos fins-de-semana e feriados.

Ilustração 11 – Configurar a venda de refeições aos Fins de Semana e Feriados.

4.3. REFEITÓRIO | CONFIGURAÇÕES – MAPAS: Nova opção “Apuramento de valores

refeições servidas”. Esta opção permite configurar o tipo de apuramento, refeições vendidas ou servidas, a efetuar no quadro resumo do mapa Subsídio Refeição (FSE) disponível na opção MULTIUSOS – REFEITÓRIO – MAPAS. Os campos onde são introduzidos os valores foram alterados para permitir a utilização de 5 casas decimais.

Ilustração 12 – Configuração da informação a apresentar no mapa Subsídio Refeição (FSE).

Ilustração 13 – Quadro resumo do apuramento dos valores FSE.

4.4. REFEITÓRIO | EMENTAS: Nova opção “Ocultar ementa”. Com esta opção selecionada a ementa não é apresentada para venda nos módulos QUIOSQUE, POS – REFEIÇÕES e no GIAE Online – Aquisição de Refeições. Também não é apresentada na opção que permite a alteração da data de serviço das refeições. NOTA: Podem ser ocultadas ementas para as quais já haja refeições adquiridas. A ementa não é apresentada para os utentes que ainda não tenham adquirido a refeição.

Ilustração 14 – Ocultar ementa (s).

4.5. REFEITÓRIO | MOVIMENTOS: Ao editar a ficha de uma refeição não servida e alterar a data do serviço, é verificada a refeição (carne, peixe ou dieta) da (s) ementa (s) destino. O campo refeição é desbloqueado e permite seleccionar a refeição destino. Caso não existam ementas para a data introduzida, apresenta a mensagem: “Não existe ementa (s) criada (s) para a data indicada”. Não é permitida a alteração de refeições entre Almoço e Jantar (tipos diferentes).

Ilustração 15 – Alteração da data de serviço da refeição.

4.6. REFEITÓRIO | MOVIMENTOS – ALTERAR A DATA: Foi adicionada uma opção para a seleção do tipo de ementa, almoço ou jantar, referente às ementas existentes no dia para o qual se pretende alterar as refeições. Esta opção vai permitir que, caso existam no destino ementas criadas para o almoço e jantar, a alteração à data da refeição seja associada também ao tipo de ementa na data de destino. Se houver refeições selecionadas com o tipo de ementa diferente do indicado, não é alterada a data para essas refeições. Desta forma passa-se a distinguir na alteração o tipo de refeição, almoço do jantar, não permitindo alterar entre estes dois tipos.

Ilustração 16 – Alteração do tipo, almoço ou jantar, da refeição.

4.7. BUFETE/BAR/PAPELARIA/REPROGRAFIA | REGULARIZAÇÕES: Ao editar um

ACERTO+ (positivo) sem efetuar qualquer alteração no registo, a quantidade era alterada (arredonda à unidade) o que originava ao gravar uma alteração indevida à quantidade anteriormente registada.

4.8. CAIXA | MAPAS: Foi adicionada informação complementar às folhas de caixa e ao diário de caixa, nomeadamente:

4.8.1. FOLHAS DE CAIXA: Após a pré-visualização/impressão da folha de caixa dos

diversos setores é apresentada a possibilidade de pré-visualizar/imprimir as regularizações referentes a dias anteriores. Esta informação é muito importante na medida em que as folhas de caixa dos dias a que se referem as regularizações são alteradas. Para resolver as diferenças de valores são apresentadas no cabeçalho do mapa “Folha de Caixa – Regularizações” duas alternativas.

Ilustração 17 – FOLHA DE CAIXA – REGULARIZAÇÕES.

4.8.2. DIÁRIO DE CAIXA: Após a pré-visualização/impressão do diário de caixa é apresentada a possibilidade de pré-visualizar/imprimir um mapa discriminativo dos valores em numerário do diário de caixa.

Ilustração 18 - DIÁRIO DE CAIXA – EXTRACTO DE VALORES EM NUMERÁRIO. No DIÁRIO DE CAIXA - “Valor em numerário a apresentar por Operador” é apresentado o valor total, resultado da soma dos valores individuais de cada operador.

Ilustração 19 - Cálculo do valor total em numerário a apresentar pelos Operadores. Nota: Estas alterações foram também efectuadas no módulo POS | CAIXA – MAPAS.

4.9. PORTARIA: A configuração da portaria foi transferida para esta opção.

4.10. QUIOSQUE: Nova opção para onde foi transferida a configuração do QUIOSQUE.

4.11. DIVERSOS: Foram transferidos para esta opção os FERIADOS e TEMPOS LECTIVOS.

4.12. GESTOR: Nesta opção apenas ficam disponíveis os SERVIÇOS, UTILIZADORES e

CONFIGURAÇÕES DE TERMINAIS. Todas as outras opções foram transferidas para o módulo GestorGIAE.

4.12.1. GESTOR | UTILIZADORES: Devido às alterações efetuadas, foram ajustados

os acessos. Para as novas opções ou alterações efetuadas é necessário voltar a configurar os acessos.

4.12.2. GESTOR | CONFIGURAÇÃO DE TERMINAIS: Foi adicionada à lista dos

setores a “2.ª Via” para que no terminal (computador) onde esteja a ser utilizado o módulo POS – IMP. 2.ª VIA não seja necessário configurar o terminal (computador) para os setores que se pretenda efetuar a impressão de 2.ª via dos documentos (talão/A5).

Ilustração 20 – Configuração do terminal para IMP. 2ª VIA.

Foram acrescentados os campos “Nº de Vias” e “Confirmar impressão”, que permitem indicar o número de vias (máximo 3) que se pretende imprimir do documento (talão/A5) e a possibilidade de confirmar a impressão, respetivamente.

Foi também alterada a disposição dos campos para facilitar a configuração.

Ilustração 21 - MULTIUSOS | GESTOR | CONFIGURAÇÃO DE TERMINAIS.

Nota: Estes dois campos estão também disponíveis nas opções para configuração existentes nos setores do módulo do POS.

5. POS v2.2.0

5.1. BUFETE/BAR/PAPELARIA/REPROGRAFIA/REFEIÇÕES/SERVIÇO/CAUÇÕES - CONFIGURAR: Esta opção passa a estar disponível em todos os sectores. Nos casos em que não haja nenhuma configuração registada no setor é apresentada uma mensagem a alertar e, por defeito, os campos disponíveis na configuração ficam a falso. Foram adicionadas novos campos, nomeadamente:

5.1.1. “N.º de vias” e “Confirmar impressão”. Ver ponto 3.13. 5.1.2. “Permitir regularizar última operação do dia”: ao ser selecionada permite ao

operador do setor a eliminação do último movimento do dia, sucessivamente. Ver ponto 4.1.3.

Ilustração 22 - Configuração dos setores no POS.

No POS | REFEIÇÕES em substituição do “Permitir botão numerário” é apresentado o “Permitir botão numerário/crédito”. No caso de não estar selecionado impede o operador de naquele terminal efetuar operações/transações em numerário e crédito.

Na CAIXA e IMP. 2ª VIA é apresentada também a opção “Configurar” apenas com os campos referentes à impressão.

5.1.3. PERMITIR REGULARIZAR ÚLTIMA OPERAÇÃO DO DIA: Nova opção que

permite regularizar/anular a última operação/transacção do utente em caixa, suplementos, subsídios ou em numerário do dia. Se a opção for selecionada nas configurações é apresentado no sector o botão “Regularizar”. Ao selecionar “Regularizar” é apresentado o detalhe da última operação/transação do dia em cartão ou numerário. Ao confirmar a regularização é eliminada a operação/transação em caixa e nos movimentos do setor. O registo eliminado é guardado no POS | CAIXA – ANULAÇÕES.

Ilustração 23 - Regularização de uma transação nos setores do POS.

No BUFETE, caso exista a totalidade das transações em SUPLEMENTOS registadas, na janela da regularização é apresentada a opção SUPLEMENTOS, permitindo assim a regularização da última transacção também para os SUPLEMENTOS.

5.2. BUFETE – CAIXA E SUPLEMENTOS: Quando selecionamos uma operação/transação

em SUPLEMENTOS é apresentada a informação do número de suplementos “Servidos/Atribuídos”. Possibilidade de efetuar uma transação/operação com a introdução do número de cartão e código do utente (igual à PAPELARIA e REPROGRAFIA).

Ilustração 24 - Identificação do número de SUPLEMENTOS Atribuídos/Servidos no BUFETE.

5.3. BUFETE/BAR/PAPELARIA/REPROGRAFIA/REFEIÇÕES/SERVIÇOS/CAUÇÕES – NUMERÁRIO

– DADOS: Nova opção que permite introduzir nas operações/transações em NUMERÁRIO e CRÉDITO (POS-REFEIÇÕES) o nome e o número fiscal de contribuinte (NIF) do utente e consequentemente a impressão no recibo (talão/A5) dos dados introduzidos. Os dados introduzidos ficam guardados numa tabela própria, associados ao número de documento da operação/transação. A lupa disponível junto ao nome e NIF permite a pesquisa na tabela dos dados anteriormente introduzidos.

Ilustração 25 - Introdução de dados nas operações/transações em NUMERÁRIO.

Ilustração 26 - Introdução de dados nas operações/transações em NUMERÁRIO e CRÉDIRO no POS – REFEIÇÕES.

Ilustração 27 - Introdução de dados nas operações/transações em NUMERÁRIO nos SERVIÇOS e CAUÇÕES.

5.4. REFEIÇÕES: As ementas que tiverem selecionada a opção “Ocultar ementa” não são apresentadas para venda/alteração. Apenas são apresentadas para os utentes que já as tenham adquirido. Ver ponto 4.4 deste documento.

5.5. IMP. 2ª VIA: Foram efetuadas alterações nesta opção, nomeadamente na forma

como são filtrados e listadas os registos referentes a cada um dos setores, bem como a disposição gráfica dos recibos A5. A data e hora apresentada no recibo foi corrigida para apresentar sempre a hora da transação. Quando introduzidos, são apresentados os dados referentes às operações/transações em NUMERÁRIO.

6. QUIOSQUE v2.2.0 REFEIÇÕES: As ementas que tiverem selecionada a opção “Ocultar ementa” não são apresentadas para venda/alteração. Apenas são apresentadas para os utentes que já as tenham adquirido. Ver ponto 4.4 deste documento.

7. SUMÁRIOS v2.2.0

7.1. REGISTAR (PERMITIR ADICIONAR) – SUBSTITUIÇÃO: Quando não era efectuado o registo do sumário no mesmo dia em que foi registada a alteração – substituição, a data da falta do docente substituído era do dia em que foi feito o registo do sumário e não do dia em que ocorreu a substituição.