Giới thiệu mail zimbra · Web viewZimbra nguyên là một công ty độc lập về phần mềm mã nguồn mở được Yahoo mua lại vào năm 2007 và hiện nay đã

Hướng dẫn sử dụng Hệ thống email tỉnh Hậu Giang

Hậu Giang, ngày 15 tháng 05 năm 2020

VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin

NÔI DUNG1. GIỚI THIỆU MAIL ZIMBRA...................................................................1

2. TRUY CẬP HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TƯ.................................................1

3. TỔNG QUAN...............................................................................................4

3.1 Thư...........................................................................................................5

3.2 Sổ địa chỉ.................................................................................................7

3.3 Lịch..........................................................................................................7

3.4 Công việc.................................................................................................9

3.5 Cặp tài liệu.............................................................................................10

3.6 Tùy chọn................................................................................................10

4. KẾT THÚC.................................................................................................13


1. GIỚI THIỆU MAIL ZIMBRAZimbra nguyên là một công ty độc lập về phần mềm mã nguồn mở được

Yahoo mua lại vào năm 2007 và hiện nay đã được VMware mua lại. Điều này cũng

chứng tỏ sản phẩm của công ty được đánh giá rất cao. Theo thông tin trên website của

hãng thì hiện có khoảng 80.000 tổ chức và 70 triệu mailbox đang dùng zimbra, hiện

nay tại Việt Nam đã có rất nhiều danh nghiệp, tổ chức sử dụng Zimbra (chính phủ và

doanh nghiệp)

Zimbra Collaboration Suite – là một phần mềm cộng tác gồm cả phần mềm

chạy trên máy chủ và máy trạm có các đặc điểm và tính năng chính sau.

- Thư điện tử: là một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm Mail server(SMTP,

POP3, POP3S, IMAP, IMAPS, anti-virus, anti-spam, openLDAP, backup,… có đầy đủ

tính năng như auto-redy, auto-forward, mail fillter,…) và mail client ( zimbra desktop

và zimbra web client).

- Lịch công tác ( Calendar): lịch cá nhân và lịch nhóm, tự động gửi mail mời

họp

- Danh mục công việc ( task): của cá nhân và cả của nhóm.

- Tài liệu ( Documents): tài liệu dưới dạng Wiki của cá nhân hoặc tập thể.

ZCS có giao diện quản lý trang nhã được phát triển trên nền Ajax cùng với

những công cụ tạo đoạn mã lệnh giúp quản lý các máy chủ ZCS.

Các tính năng tiêu biểu dành cho người sử dụng:

- Zimbra web client có hai giao diện dạng html thông thường, nhanh nhưng ít

tính năng và dạng nâng cao Ajax (tương tự như yahoo mail). Zimbra web client là một

trong những web client hoàn chỉnh nhất hiện nay hỗ trợ soạn và duyệt thư chuyên

nghiệp

- Zimbra cũng hỗ trợ làm việc với các thiết bị di động như Iphone, Samsung…

- Web client trên nền Ajax với công cụ tìm kiếm, lịch biểu chia sẽ và thư điện

tử được tích hợp với danh sách đối tác và lịch biểu

- Tìm kiếm mạnh, nhanh (bao gồm các tin nhắn và phần đính kèm).

- Lịch biểu thông minh, quản lý và kiểm soát lịch biểu theo nhóm, một người có

nhiều lịch biểu, ủy quyền và chia sẽ lịch biểu.

- Xem lịch biểu ở nhiều dạng hiển thị.

1


2. TRUY CẬP HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TƯTừ trình duyệt web Người sử dụng (NSD) nhập vào địa chỉ hộp thư điện tử

https://mail.haugiang.gov.vn/

Sau khi thực hiện các bước thao tác thì giao diện đăng nhập hiện ra như sau:

3. TỔNG QUANSau khi đang nhập thành công, hệ thống sẽ hiện lên trình điều khiển trong mail

như sau:

Trang thư chính của NSD bao gồm các mục chính như trên và cho phép NSD

thao tác trên các mục

Nếu muốn thay đổi giao diện bằng ngôn ngữ khác trong trình điều khiển trong

mail thì vào chọn “Tùy chọn” => chọn lại ngôn ngữ tại nút “Ngôn ngữ” => chọn xong

2

https://mail.haugiang.gov.vn/


ngôn ngữ cần sử dụng => bấm lưu tại nút “Lưu” hoặc muốn hủy thao tác bấm chọn

hủy tại nút “Hủy”.

3.1 THƯ

Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:

1. Thư mới: click vào để soạn một thư mới, bấm vào mũi tên xuống để chọn

các tùy chọn tạo khác.

2. Thư đến: Nơi chứa các email được gửi đến

3. Thư đã gửi: Nơi chứa các email được gửi đi

4. Thư nháp: Nơi chưa các email được soạn nhưng chưa gửi đi

5. Thư rác: Nơi chứa các email “Spam”

6. Thùng rác: Nơi chứa các email đã xóa khỏi Thư đến (2)

7. Đây là khung chứa các email

8. Đây là khung chứa nội dung email khi ta chọn một email

3


Khi muốn thao tác kiểm tra email thì NSD click vào Thư đến (2)

Tạo một email mới thì chọn Thư mới (1) cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra như sau:


1. Gửi: click gửi để gửi thư đi sau khi đã soạn thảo xong

2. Hủy: hủy bỏ việc soạn thư

3. Tới: click chọn nút tới để chọn người nhận thư trong sổ địa chỉ, kèm theo

các tùy chọn như CC, BCC như hình sau:

- Chọn địa chỉ cần gủi trong danh sách lien hệ => bấm nút “Tới” để chọn

người nhận/ nút “Cc” để chọn người Cc/ nút “Bcc” để chọn người Bcc =>

chọn “OK” nếu đồng ý để gửi.

4. Gõ tên người nhận thư

5. Gõ tên người muốn Cc thư

6. Chủ đề: gõ vào tiêu đề thư

4


7. Đính kèm: chọn tập tin đính kèm

8. Trình soạn thảo nội dung thư

3.2 DANH BẠ


1. Số liên hệ mới: click chọn để tạo 1 liên hệ mới

2. Sửa: chọn để sửa thông tin liên hệ

3. Xóa: chọn liên lạc và click xóa bỏ để xóa liên lạc

4. Vùng chứa danh sách các liên hệ đã tạo

5. Vùng chứa thông tin liên hệ đã chọn

3.3 LỊCH

Giúp ghi chú lại các cuộc hẹn và nhắc nhở NSD tránh bị lỡ hẹn , chú thích cho

các số đã được đánh dấu trên hình:

1. Cuộc hẹn mới: tạo cuộc hẹn mới

2. Các cuộc hẹn đã được tạo

3. Móc thời gian hiện tại5


4. Chuyển đổi các kiểu xem

Thêm cuộc hẹn mới

1. Lưu & Đóng: lưu cuộc hẹn sau khi đã thiết lập

2. Chủ đề: nhập chủ đề cho cuộc hẹn

3. Người tham dự: gõ vào địa chỉ mail của người tham dự, hệ thống sẽ tự

động chuyển yêu cầu cuộc hẹn đến các mail trong danh sách

4. Địa điểm: nhập vào địa điểm hẹn

5. Chọn giờ bắt đầu và kết thúc của cuộc hẹn

6. Nhắc nhở: chọn thời giao nhắc trước khi cuộc hẹn bắt đầu

7. Thông tin về cuộc hẹn

3.4 CÔNG VIỆC


1. Công việc mới: tạo công việc mới

2. Sửa: sửa công việc đã tạo

3. Xóa: xóa bỏ công việc

6


4. Công việc đã tạo đã quá hạn

5. Thanh tiến độ công việc đã tạo

6. Công việc sắp tới hạn

7. Công việc không có ngày đến hạn

8. Thông tin công việc đã tạo khi chọn 1 công việc

Thêm công việc mới

1. Lưu lại: lưu lại công việc khi đã tạo xong

2. Chủ đề: tiêu đề cho công việc

3. Địa điểm: nhập vào địa điểm liên quan tới công việc

4. Ưu tiên: chọn mức độ ưu tiên của công việc

5. Danh sách công việc: chọn danh sách công việc

6. Trạng thái: chọn trạng thái cho công việc

7. Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu công việc

8. Ngày đến hạn: ngày đến hạn của công việc

9. Nhắc nhở: tạo nhắc việc, hệ thống sẽ gửi mail, và popup thông báo ở giao

diện webmail

10. Nội dung công việc đang thực hiện

7


3.5 CẶP TÀI LIỆU


1. Tài liệu mới: tạo tài liệu mới

2. Tải lên tập tin: tải tài liệu lên từ máy tính

3. Tải về: tải tài liệu xuống

4. Sửa: sửa đổi tài liệu

5. Xóa: xóa tài liệu

6. Danh sách tài liệu

7. Nội dung xem trước của tài liệu

3.6 TÙY CHỌN

Tab “Tổng quan”: chứa các tùy chọn về giao diện, ngôn ngữ, múi giờ,…


1. Thay đổi mật khẩu: NSD click vào nút này để tiến hành thay đổi mật khẩu,

khi nhấn vào sẽ có một cửa sổ mới hiện lên như sau:

8


Old password: gõ vào mật khẫu cũ

New password: gõ vào mật khẫu mới

Confirm: gõ lại mật khẫu mới, sau đó bấm vào nút “Change password”

2. Phông: chứa các loại phông mà hệ webmail cung cấp (chuẩn, hiện đại, cổ

điển, rộng)

3. Hiển thị kích cỡ chữ: chứa các tùy chọn kích thước hiển thị chữ của

webmail gồm có: nhỏ, thường, lớn , cực lớn.

4. In kích cỡ chữ: kích thước chữ khi tiến hành in ra

5. Múi giờ mặc định: chọn múi giờ cho webmail

6. Ngôn ngữ: chọn ngôn ngữ cho webmail

Tab “Thư”: chứa các tùy chọn đối với thư

9


1. Kiểm tra thư mới: thời gian để webmail tự động check thư mới

2. Các tùy chọn đối với thư: như tự hiển thị hình ảnh, mở thư ở cửa sổ mới,…

Tab “Chữ ký”: tạo chữ ký khi gửi thư

1. Tên: tên chữ ký

2. Nội dung chữ ký

3. Chọn chữ ký khi gửi thư

4. Chọn chữ ký khi trả lời, chuyển tiếp

5. Lưu lại: lưu lại chữ ký đã tạo

4. KẾT THÚC

10