GOBIERNO REGIONAL DE LIMA · DOCUMENTARIA V2.0 EN EL GOBIERNO REGIONAL DE LIMA ... de la Oficina de Informática del Pliego del Gobierno Regional de Lima, cuya fuente principal es

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que se encuentra en el archivo resoectivo.

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GOBIERNO REGIONAL DE LIMA

DIRECTIVA N° 003-2016-GRL/GGR

O CAR CHAVEZ AMES Fedatario Institucional Alterne.

R.E.R. N 38j-21116-PRES

DIRECTIVA SOBRE EL USO DE SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTARIA V2.0 EN EL GOBIERNO REGIONAL DE LIMA

1.0 OBJETIVOS

• Implementar el SISGEDO V2.0 en el Gobierno Regional de Lima y todas sus

Unidades Ejecutoras.

• Orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestión documentaria en todas las Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional

de Lima.

• Seguir con la sistematización de proceso y procedimientos administrativos en las Unidades Ejecutoras y dependencias administrativas del Gobierno Regional

de Lima.

• Incrementar la eficiencia, eficacia y mejorar la atención a los administrados (usuarios), mediante mecanismos y controles a través del Sistema de Gestión

Documentaria (SISGEDO) y con ellos conocer oportunamente el estado situacional de los documentos en trámite efectuadas por las diferentes

unidades ejecutoras y dependencias del Gobierno Regional de Lima.

• Uniformizar los parámetros para la elaboración de documentos oficiales en el

Gobierno Regional de Lima

• Contribuir a la celeridad y oportunidad del trámite de los documentos oficiales

en el Gobierno Regional de Lima

2.0 FINALIDAD

• Establecer los lineamientos y procedimientos orientados a uniformizar y

regular la aplicación, uso y control del Sistema de Gestión Documentaria v2.0 (Sisgedo), en sus fases de recepción, registro, clasificación, derivación,

atención y archivamiento documentario, así como la implementación de la nueva versión 2.0 en todas las Unidades Ejecutoras y dependencias

administrativas pertenecientes al Gobierno Regional de Lima.

• Establecer normas y procedimientos que uniformicen los criterios para la

elaboración de los documentos dentro del Sistema de Gestión Documentaria

3.0 BASE LEGAL

• Ley N°. 27444; Nueva Ley de Procedimiento Administrativo General.

• Ley N° 27783; Ley de Bases de Descentralización

• Ley N° 227867; Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley

N° 27902

• Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado y su

Reglamento aprobado mediante D.S. N° 030-2002-PCM.

Ley N° 29060. Ley del Silencio Administrativo Ley N° 27269, Ley que aprueba el Régimen de Firmas y Certificados Digitales.

Norma Técnica Peruana 17799 y la NTP ISO/IEC 27001

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18A • '216 GOBIERNO REGIONAL DE LIMA

• Ley N° 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Información

modificatoria Ley N° 27927. Z AMES

Fedatario institucional Alterno

R.E.R. N 381-2016- RES

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4.0 ALCANCE Y OBLIGATORIEDAD

Las normas que establece la presente Directiva son de aplicación obligatoria en todas las Dependencias y Unidades Ejecutoras que forman el pliego del Gobierno Regional de Lima, por tanto, todo operador que participa del proceso de

la gestión documentaría en esta entidad está obligado a efectuar dicho proceso

utilizando el SISGEDO.

5.0 RESPONSABILIDAD

Las unidades Orgánicas y Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional de Lima; a través de sus Gerentes, Sub Gerentes, Directores Regionales y Jefes de Oficinal, son responsables del uso y cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva

6.0 DEFINICIONES Para efectos de la presente directiva se desarrolla las siguientes definiciones a

continuación:

6.1 Entidad: Es toda institución pública cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y sectoriales, por tanto, se consideran sujet s a las normas comunes de derecho público, salvo mandato expreso de u a Ley que las refiera de otro régimen. En el ámbito del departamento de Li a existe una entidad denominada "Gobierno Regional de Lima", que involucra a veintiuno (21) Unidades Ejecutoras y tiene la categoría presupuestal de

PLIEGO.

6.2 Dependencia: Es la principal y mayor división organizacional dentro de una

entidad. Tiene facultad para actuar mediante potestades administrativas o sectoriales. Puede tener o no una categoría presupuestaria.

6.3 Unidad Orgánica: Es el elemento básico de toda organización reconocida estructuralmente. El conjunto de unidades orgánicas conforman la

denominada "Dependencia".

6.4 Usuario: Es el operador, supervisor o administrador del SISGEDO

6.5 Operador del SISGEDO: Es todo trabajador que labora en una Unidad Orgánica del Gobierno Regional de Lima, bajo un régimen laboral (728, 1057

y/o 276) y por función se interrelaciona directa o indirectamente con tlin

documento personal de su Unidad Orgánica.

6.6 Supervisor del SISGEDO: Es la persona encargada asignada por el Jefe de la Oficina de Informática del Pliego del Gobierno Regional de Lima, cuya fuente principal es facilitar el alta o baja de un usuario del SISGEDO, para actualizar datos de funcionamiento del operador, así como impulsar $u

citación o inducción, según sea el caso.

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OSCAR CHAVEZ AMES Fedatano Inslituaenal A164

R.E.R. N 38/4/016-PRES

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La Presente es copa fiel del documento original que se encuentra en el archivo resoectivó.

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Administrador del SISGEDO: Es el trabajador asignado para facilitar el

anténimiento informático del SISGEDO. Incluye funciones de capacitación a

solicitud expresa de las dependencias.

6.8 Gestión Documentaria: Es un proceso que permite la administración del

flujo de documentos para obtener una acción o acto administrativo que conlleve al beneficio de una persona natural o jurídica o de la propia

organización.

La Gestión Documentaria utiliza normas técnicas y prácticas, procedimientos validados y la tecnología de la información para constituir una herramienta de gestión y de transparencia pública. Comprende las siguientes fases:

a) La recepción

b) La clasificación

c) El registro d) La derivación o Trámite Documentario

e) La atención f) El archivamiento

El proceso de la Gestión Documentaria se efectúa de manera exclusiva y vinculante en todas las Dependencias o Unidades Orgánicas del Gobierno Regional de Lima, mediante el Sistema a la cual se le denomina: "SISGEDO"

6.9 Documento Interno: Es todo documento formulado y suscrito por un

operador de una Unidad Orgánica y que es tramitado al interior de una entidad, respetando los niveles jerárquicos al interior de su Dependencia. Para que un documento interno sea tramitado entre Dependencias o Unidades Orgánicas debe ser suscrito por el representante (Jefe, Director o Encargado de la Dependencia o Unidad Orgánica), salvo disposición en

contraria de la autoridad regional. 6.10 Documento Externo: Es todo documento presentado por una persona

natural o jurídica ante la entidad, a través de Trámite Documentario del GRL. Cuando en esta Directiva se menciona "Sistema", se entenderá como al Sistema de Gestión Documentada, cuyas siglas es "SISGEDO"; en tanto la

palabra "Ley" refiere a la Ley N° 27444; Nueva Ley de Procedimiento

Administrativo General; 6.11 Administrado: Persona natural o jurídica que inicia un trámite a través de la

presentación de documento.

NORMAS BÁSICAS SOBRE DOCUMENTOS OFICIALES

7.1 DECRETO REGIONAL

Es un documento que establece normas reglamentarias para la ejecución de

una Ordenanza Regional, sanciona los procedimientos necesarios para la Administración Regional y resuelve o regula asuntos de orden general y de

erés ciudadano.

El Decreto Regional es aprobado y suscrito por el Gobernador Regional, con

acuerdo del directorio de Gerentes Regionales.


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O CAR CHAV Fedatano Instauci

R.E.R. N 38/-2

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A. Consta de tres partes: a) Parte declarativa: constituida por la expresión "El Gobernador de

Región de Lima".

b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los hechos. c) Parte resolutiva: Que inicia con la palabra: "DECRETA" y contiene las

acciones que sancionan con carácter imperativo en uno más artículol, concluye con los términos "Dado en el Gobierno Regional de Lima 'a

los días del mes de del año dos mil .

B. El Decreto Regional es publicado en el portal electrónico del Gobierno

Regional de Lima C. El Decreto Regional puede impugnarse mediante mecanismo de acción

popular, en la vía correspondiente.

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7.2 RESOLUCIÓN

Es un documento que tiene la finalidad de otorgar un derecho, resolver o solucionar un problema, una petición o un conflicto dando término a un proceso, así mismo resuelve o señala asuntos o actos meramente administrativos; durante el cual se acumulan antecedentes, se analizap hechos y se adopta una decisión que soluciona una duda.

A. El Manual de Organización y Funciones de cada Unidad Orgánica de

Línea o de un determinado órgano estructurado, define su correspondienie instancia administrativa en el contexto de la entidad regional.

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B. Consta de tres partes:

a) Parte expositiva: constituida por el "VISTO", que describe el documen o que da lugar a la expedición de la Resolución (informe o disposici 'n

superior). En ciertos casos se omite cuando se trata de resolver una cuestión de orden institucional adoptado de oficio.

b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los hechos.

c) Parte resolutiva: se inicia con el término "SE RESUELVE", y contiene las acciones que sancionan con carácter imperativo en uno más artículos, concluye con los términos "REGÍSTRESE Y COMUNÍQUESE" (primera instancia) o "REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE", (en última instancia administrativa), luego del cual se indica la firma del

titular.

C. La Resolución Regional (emitida por la Presidencia Regional, Gerencia

General Regional o Gerencia Regional), pueden impugnarse en la vía ministrativa y contenciosa administrativa, con arreglo a la ley. Los

rocedimientos administrativos en general, a nivel del Gobierno Regional de Lima, se rigen por el ordenamiento jurídico de la República.

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OSCAR CHAVEZ AMES Fedataru, Insulucional Merma La R solución emitida poi: un órgano es publicado en el Portal Electrónico

R.E.R. N i8/-1016-PRES del Gobierno Regional de Lima

7.3 OFICIO

Es la comunicación escrita que generándose en cualquier Órgano de la Entidad se dirige a un destinatario de mayor, similar o menor jerárquico. Al término del Oficio se puede considerar las siglas "c.c." que significa "con

copia". Comprende las siguientes partes:

a) El logotipo de la entidad, si se trata de comunicación al exterior de la

entidad.

b) La denominación del año oficial.

c) Lugar y fecha de emisión del documento, describe el lugar de donde se

envía, el día el mes y el año en curso.

d) Número del Oficio (número correlativo obtenido a través del SISGEDO).

e) Del destinatario su cargo y dirección, según sea el caso, se describe el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

f) Asunto: indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el

cuerpo del documento.

g) La "Referencia", mencionar al documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se requiere dar respuesta, así mismo su código SISGEDO.

h) Cuerpo o texto del Oficio. Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la documentación, en forma clara, precisa y

muy brevemente.

i) Despedida: se debe demostrar amabilidad, cortesía.

j) Post-firma y firma, la post firma aparece en el sello y luego de ser suscrito por la persona indicada, se registra en el SISGEDO.

k) Iniciales del remitente, se escriben con letras mayúsculas, y en minúsculas se describe las iniciales de la persona que proyectó el Oficio.

I) Distribución. Generalmente a las unidades orgánicas y en algunos casos a personas a quienes va dirigido el Oficio.

7.4 MEMORANDO

Es un documento breve que se formula y emplea para imprimir órdenes, tramitar gestiones específicas y/o comunicar asuntos de servicio interno. Generalmente versa un punto o tema. Este documento se utiliza ante una autoridad de nivel superior a inferior. La estructura del documento es el

siguiente:

a) La denominación del Año Oficial.

b) Número del Memorando (obtenido del SISGEDO).

c) atario con la expresión "A".

) El "APUNTO", ídem OFICIO.

e) La ",(Referencia", ídem OFICIO.

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f) Fecha de emisión del Memorando

g) Cuerpo del Memorando.

h) Post-firma y firma, ídem OFICIO.

i) Iniciales, ídem OFICIO.

j) Distribución, ídem OFICIO.

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OSCAR CHAVEZ Ni Fedatario institucion:I IteErnSo

R.E.R. N 38/-2016- RES

7.5 INFORME Es un documento por medio del cual se da cuenta en forma detallada sobre determinado asunto, a pedido del jefe superior o por iniciativa propia. Se dirige de un nivel inferior a otro superior o entre similares. La estructura de

contenido es el siguiente:

a) La denominación del año oficial.

b) Número del Informe, obtenido del SISGEDO.

c) Destinatario con la expresión "A".

d) El "ASUNTO", ídem OFICIO.

e) La "Referencia", ídem OFICIO.

f) Fecha de emisión del Informe.

g) Cuerpo del Informe.

h) Despedida, (Es todo cuanto informo a usted).

i) Post-firma y firma, ídem OFICIO.

j) Iniciales, ídem OFICIO.

k) Distribución, ídem OFICIO.

8.0 FACULTAD PARA SUSCRIBIR COMUNICACIÓN ESCRITA

8.1 La correspondencia interna, es firmada por el funcionario o directivo designado o asignado, respectivamente de la Unidad Orgánica pertinente.

8.2 La correspondencia externa, puede ser suscrita por el funcionario cuya Unidad Orgánica representa el primer nivel o segundo nivel organizacional. Se puede aplicar al Jefe del Órgano estructurado del tercer nivel organizacional, siempre que haya recibido autorización expresa de su

correspondiente jefatura inmediata.

ESTRUCTURA DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS

Las unidades que conforman los Órganos Estructurados están jerarquizadas de la

siguiente manera (según vigente ROF del Gobierno Regional de Lima):

I. ORGANO DE GOBIERNO, NORMATIVO Y FISCALIZADOR

• Consejo Regional

• Presidencia Regional

DIRECCION SUPERIOR

• Presidencia Regional 04io,t\

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OSCAR CHAVEZ AMES Fedatario Institecional Alterno • G rencia General Regional

R.E.R. N 38/-2016-PRES NOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACION

• Consejo de Coordinación Regional

• Agencia de Fomento a la Inversión Privada

• Consejo Regional de Micro y Pequeñas Empresas

• Directorio Regional

IV. ORGANO DE CONTROL

• Órgano Regional de Control Institucional

V. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL

• Procuraduría Pública Regional

VI. ORGANOS DE ASESORIA

• Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto

Acondicionamiento Territorial

• Sub-Gerencia Regional de Asesoría Jurídica

VII. ORGANOS DE APOYO

• Secretaria del Consejo Regional

• Sub-Gerencia Regional de Administración

• Oficina de Relaciones Públicas y Comunicaciones

• Secretaria General

• Oficina de Promoción de Inversiones

VIII. ORGANOS DE LINEA

• Gerencia Regional de Desarrollo Económico

• Gerencia Regional de Desarrollo Social

• Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestión del Medio

Ambiente

• Gerencia Regional de Infraestructura

IX. ORGANOS DESCONCENTRADOS

• Oficinas de Coordinación, Iniciativa y Concentración Provincial de Huaura, Huaral, Cajatambo, Barranca, Oyón, Huarochirí, Canta,

Cañete y Yauyos

• Direcciones Regionales Sectoriales

Las siglas de las Unidades Orgánicas del Gobierno Regional de Lima según el

(5F vigente son:

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GOBIERNO REGIONAL OE LIMA

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CION REGIONAL DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN Y

AMIENTO

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a. PRESIDENCIA REGIONAL

b. GERENCIA GENERAL

c. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

d. PROCURADURIA PUBLICA REGIONAL

e. SUB-GERENCIA REGIONAL DE ASESORIA JURIDICA

f. GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y

ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL

g. OFICINA DE PLANEAMIENTO

h. OFICINA DE PRESUPUESTO

i. OFICINA DE ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL

j. OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES

k. SUB-GERENCIA REGIONAL DE ADMINISTRACION

I. OFICINA DE LOGISTICA

m. OFICINA DE CONTABILIDAD

n. OFICINA DE TESORERIA

o. OFICINA DE INFORMATICA

p. OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

q. OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS Y COMUNICACIONES

r. SECRETARIA DE CONSEJO REGIONAL

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

a. DIRECCIÓN REGIONAL DE AGRICULTURA

b. DIRECCIÓN REGIONAL DE COMERCIO EXTERIOR Y

TURISMO

c. DIRECCION REGIONAL DE ENERGIA Y MINAS

d. DIRECCION REGIONAL DE PRODUCCION

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL

a. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION

b. DIRECCION REGIONAL DE SALUD

c. DIRECCION REGIONAL DE TRABAJO Y PROMOCION DEL

EMPLEO - DIRECCION DE INSPECCION DE TRABAJO

- DIRECCION DE PROMOCION DEL EMPLEO Y

CAPACITACION LABORAL

- DIRECCION DE PROMOCION Y PROTECCION DE LOS

DERECHOS FUNDAMIENTALES Y DE LA SEGURIDAD

Y SALUD EN EL TRABAJO

- DIRECCION DE PREVENCION Y SOLUCION DE

CONFLICTOS

PRES GG OCI PPR SGRAJ GRPPAT

OP OPRE OAT OPI SGRA OL OC OT 01 ORH ORPC SCR

GRDE DRA DRCET

DREM DRP

GRDS DRELP DIRESA DRTPE

DIT DPECL

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O CAR CHAVEZ AMES

F eRdnin 53"81/u.MN C IA R GIONAL DE RECURSOS NATURALES Y

GESTION DEL MEDIO AMBIENTE

GRRNGMA

GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA GRI

a. OFICINA DE OBRAS 00

b. OFICINA DE PROYECTOS Y ESTUDIOS OPE

c. DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTE Y DRTC

COMUNICACIONES

10.0 CODIFICACIÓN Y SIGLAS DE LOS DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

10.1 Permite identificar el tipo y número del documento, la entidad y la unidad

orgánica remitente.

10.2 Todo documento se codifica mediante agrupación de letras y números, expresados en determinado orden que permiten identificar el tipo del documento, el número correlativo y la unidad orgánica que lo emite.

10.3 Las siglas que identifican los documentos institucionales del Gobierno

Regional de Lima seguirán los parámetros señalados a continuación:

• Tipo de Documento: Es el documento elaborado, que puede ser

Oficio, Oficio Múltiple, Carta, Carta Múltiple, Memorando, Memorando

Múltiple, Circular, Nota Informativa, Informe, etc.

• Número del Documento: Todo documento oficial debe ser numerado

en forma estrictamente correlativa por el remitente, y dicha numeración debe estar expresada en un mínimo de tres (3) dígitos

precedidos por la letra "N", por ejemplo: "Oficio N° 001".

• Año: Se consignan los cuatro dígitos del año en curso, procedidos por un guión. El comienzo de un nuevo año implica iniciar nuevamente la

numeración de los documentos oficiales.

• Siglas de la Entidad: Se consideran las siglas GRL que identifica al

Gobierno Regional de Lima, procedidas por un guión (-)

• Siglas del Órgano o Unidad Orgánica: Se consignan las siglas que

identifican al Órgano o Unidad Orgánica que emite el documento, antecedido del órgano del cual dependen, de corresponder y hasta el tercer nivel organizacional, precedidas en todos los casos por un

guión. De la Identificación de los documentos oficiales, será compuesta de la

siguiente forma:

Ejemplo: INFORME N° 001-2016-GRL-SGRA/01: Significa:

Informe: Denominación del documento Número correlativo asignado por el SISGEDO al documento

16: Año de emisión del documento

GRL: Siglas de la Entidad

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documento 11.0 NORMAS SOBRE LA GESTION DOCUMENTARIA

A. La Gestión Documentaria utiliza normas técnicas y prácticas, procedimientos validados y la tecnología de la información para constituir una herramienta de gestión y de transparencia pública. Comprende las siguientes fases:

a) La recepción. b) El registro. c) La clasificación. d) La derivación o Trámite Documentario. e) La atención. f) El archivamiento

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C. El documento que requiera o remita información y no implique toma de

decisión desde la jefatura inmediata de la unidad de destino, debe ser dirigido directamente por la unidad de origen hacia la unidad de destino.

11.1 RECEPCIÓN DEL EXPEDIENTE

A. La Unidad Orgánica recibe, sin excepción alguna y con las

consideraciones previstas por la Ley, todo documento externo presentado por el Área Funcional de Tramite Documentario, durante la jornada de ocho (08) horas, en cuya copia el personal de Trámite Documentario estampará un sello cuadrado donde se consigne lo siguiente: Entidad (Gobierno Regional de Lima — Trámite documentario), dependencia des •o fecha, N° de Expediente, hora, folios y firma.

misión a estos datos constituye falta administrativa del infractor ajador público).

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B. Cuando en esta Directiva se menciona: a) "SISTEMA", se entenderá como al Sistema de Gestión Documentaria,

cuyas siglas es "SISGEDO". b) Cualquier acción efectuada por el usuario en el Sistema queda registrado

de manera efectiva, por tanto si se realiza alguna eliminación en él Sistema, no será visualizado por el usuario, pero quedará registrado en a Base de Datos

c) "Ley" refiere la Ley No. 27444; "Ley del Procedimiento Administrativo General".

d) "Número de Documento", se refiere al correlativo generado por el Sistema que permite identificar al documento a nivel de unidad orgánica.

e) "Registro del Documento", se refiere al número que genera el Sistema para su identificación lógica en el SISGEDO.

f) "Registro del Expediente", se refiere al número que genera el Sistema para la identificación de un conjunto de documentos relacionados como uno solo. Todo documento en el SISGEDO es tramitado con el Registro del Expediente.

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OSCAR CHAVEZ AMES Fedatario Institucional Alterno

R.E.R. N 367-2016-PRES


GOBIERNO REGIONAL DE LIMA TRÁMITE DOCUMENTARIO

RECIBIDO Para: Fecha: Exp. N°. Folios' Hora: Firma"

B. En el caso de un documento interno, la Unidad Orgánica de destino, a través de cualquier Operador del SISGEDO y no necesariamente por la Secretaria(o), está obligado a recibir el documento sin excepción alguna y con las consideraciones previstas por la Ley. La recepción se efectúa en el SISGEDO, dejando de lado el sello y firma en el cuaderno de cargo o equivalente.

C. Ante la necesidad de contar con una constancia de recepción de un documento, puede imprimir el formato que aparece en el SISGEDO, impresión que es válida para todo fin que sea requerida.

D. Un documento externo debe ser recepcionado en cualquier Área Funcional de Tramite de alguna Dependencia del Gobierno Regional de Lima, aunque el funcionario destinatario no labore de manera efectiva en el local donde el administrado haya dejado el documento. Su trámite requiere el conducto regular.

1

11.2 REGISTRO DEL EXPEDIENTE

A. El documento externo que sea, necesariamente debe ser registrado en el SISGEDO, consecuencia de ello se obtendrá el número de "Registro Expediente", y el número de "Registro Documento".

B. Tanto el "Registro Expediente" como el "Registro Documento" deben ser anotados en la copia del documento externo alcanzado por el administrado en el momento mismo de su recepción. Cualquier acción en contraria implica una deficiencia de trámite, por tanto, el Operador que registro el documento es pasible de sanción.

C. Los datos básicos para registrar un documento externo en el SISGEDO son: nombre de la Entidad (persona natural o jurídica), nombre de la persona que firma el documento, cargo del solicitante, tipo de documento (oficio, carta, solicitud, etc.), número de folios, asunto o sumilla, referencia (si lo hubiere).

D. Los datos básicos para registrar un documento interno en el SISGEDO son: NÚMERO DEL EXPEDIENTE (que constituye el antecedente del

so), tipo de documento, número de folios, asunto o sumilla.

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E. En caso de un documento interno, su registro se efectúa en la ,OrTiti AVEZ AMES idstouoorlal Alterno

Orgánica de origen y es realizado principalmente por el Operado €.-2ottpilts proyectó el documento. Esta acción de registro se efectúa luego que el documento haya sido firmado por el Directivo o Funcionario de la Unidad Orgánica.

F. Todo documento tiene un ÚNICO registro del SISGEDO (número de documento), el mismo que es válido en todas las fases de la gestión documentaría dentro de la Entidad, incluso hasta después de archivado.

11.3 CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

A. El documento posterior a su Registro, es Clasificado por el Operador de la Unidad Orgánica donde fue registrado el documento, en función a su contenido, para tal efecto se reconoce las siguientes categorías de clasificación: de trámite regular, de trámite clasificado con silencio positivo,

de trámite clasificado con silencio negativo, de trámite clasificadlo automático.

B. La clasificación de documentos obliga a la Dependencia a capacitar personal a fin de especializarlos en dicha materia (Procedimientos Administrativos)

11.4 DERIVACIÓN DEL EXPEDIENTE

A. La derivación de un documento, consiste en el traslado físico dQI documento de una Unidad Orgánica hacia otra para merecer la atención correspondiente, previo cumplimiento de requisitos y en el plazo establecido. Durante dicha fase el administrado tiene derecho a conocer el "Estado de Gestión" de su documento haciendo uso del Sistema.

B. Las opciones habilitadas en el Sistema para que un administrado pueda conocer el estado de gestión de su documento son: a) Como usuario "anónimo". b) Con atención de un trabajador de la unidad. c) Mediante el uso del celular.

C. La derivación de un documento se efectúa a través del SISGEDO y puede ser en cualquiera de las siguientes opciones: entre Unidades Orgánicas y entre Operadores.

D. La derivación de un documento de una Unidad Orgánica a otra, es el medio más cotidiano para tramitar un documento. Consiste en la remisión del documento desde la unidad de origen hasta la unidad de destino. Se utiliza el SISGEDO en la opción DERIVACIÓN y puede efectuarlo indistintamente cualquier Operador que labora en la unidad de origen, aunque es conveniente que lo realice quien haya proyectado dicho

docu ento, ya que al efectuarlo estará generando un registro de trabajo o ductividad laboral.

a d rivación de un documento de un Operador a otro se produce sólO cuando el documento es derivado internamente dentro de una Unidad

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que se encuentre en el archivo resoectw,.

(Orgánica, esta circunstancia ocurre cuando el Jefe de una Unidad Orgánica o cuando un Operador pone en consulta el documento a otro

Operador de la misma Unidad Orgánica.

F. Para hacer efectiva la derivación de un documento entre dos o más locales, es necesario que de manera lógica sea por el Sistema, y de manera Física se efectúe por el Área Funcional de Trámite Documentario del local donde

se ubique la Unidad Orgánica.

G. Está prohibido enviar dos o más originales a las Unidades Orgánicas, pues genera un problema de comprensión del recorrido del documento,

solo un documento original se deriva, el resto son copias.

11.5 ATENCIÓN DEL EXPEDIENTE A. Todo documento que ingresa a una Unidad Orgánica requiere ser atendido

con un documento de respuesta o con el pronunciamiento técnico a que hubiere lugar. La formulación del(os) documento(s) en dicha Unidad Orgánica es responsabilidad preferentemente de un solo Operador

asignado por el jefe de la Unidad Orgánica. Será entendido como "redundancia operativa" y por tanto "documento

innecesario" cuando un Operador elabore un informe a su jefe inmediato sobre un documento cuya naturaleza institucional requiere el pronunciamiento de la respectiva Unidad Orgánica. El informe profesional

o técnico solo procede excepcionalmente cuando es requerido de manera expresa por el jefe de la unidad debido a la alta especialización del

trabajador o del caso materia de trámite. C. El SISGEDO regula tanto el tiempo para que un documento sea recibido

en una Unidad Orgánica, como para ser atendido por la misma, es decir, hay un tiempo preestablecido entre la fecha de derivación lógica por parte de la Unidad Orgánica de origen y la recepción física por la Unidad Orgánica de destino. Incumplir el plazo de remisión o de recepción del documento de manera física conlleva al bloqueo del sistema en todas las PC de la Unidad Orgánica, tanto la de origen como la destino.

11.6 ARCHIVAMIENTO DEL EXPEDIENTE

A. La creación de un Archivo Lógico en el Sistema es indispensable para garantizar la concordancia de ubicación de un documento o expediente

con el archivador físico. B. La creación de un Archivo Lógico es competencia del Operador dedicado

a asuntos de apoyo administrativo o secretarial en la Unidad Orgánica. El Sistema también permite la creación de un Archivo Lógico a nivel

personal, el mismo que es creado por el propio Operador, con

conocimiento previo del jefe inmediato.

C. Cada Unidad Orgánica debe crear tantos archivadores lógicos como

archivadores físicos existan en la unidad. ediente luego de culminar el trámite, obliga a la Unidad Orgánica

del procedimiento imprimir los formatos que se obtienen del Sistema

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proceder a su archivamiento de manera física y lógica. —

E. Un documento físico ubicado en un archivador de palanca o equivalente debe estar registrado en el Sistema, mediante su ingreso en el archivador

lógico de la respectiva unidad orgánica.

12.0 DISPOSICIONES FINALES, COMPLEMENTARIAS Y TRANSITORIAS

12.1 La creación de un usuario, el mantenimiento, y la desactivación se efectúa petición expresa del Jefe inmediato del Operador, lo contrario no permitii-á

una actualización del SISGEDO pudiendo generar desviaciones en el uso del SISGEDO, lo cual será asumido íntegramente por el Operador y su jefe inmediato, conllevando inclusive a responsabilidades administrativa, civil 1 o

penal.

12.2 Se crearán Unidades Orgánicas dentro del SISGEDO según Organigrama

Vigente en el ROF del Gobierno Regional de Lima.

12.3 Las cuentas del SISGEDO serán operadas solo por personal bajo régimen

laboral según Cuadro de Asignación de personal (CAP) y según contrato Administrativo de Servicios (CAS). Si solicitan creación de cuentas para otro

tipo de modalidad, será con aprobación y bajo responsabilidad del Jefe

inmediato de la Unidad Orgánica.

12.4 Para el caso de comités, se coordinará directamente con la Oficina de

Informática la creación de cuenta, siempre y cuando exista resolución que

sustente dicho comité.

12.5 Las solicitudes de las cuentas serán a través de documento, especificando Nombres y Apellidos completo, cargo, modalidad de contrato, correo

electrónico personal e institucional y la Unidad Orgánica a la que pertenece,

anexando el formato SAS (Solicitud de Acceso al Sistema).

12.6 El personal de la Oficina de Informática contará con un usuario propio Con perfil Supervisor para dar soporte y/o atención a los Operadores de 'las

diferentes Unidades Orgánicas de la Sede Central.

12.7 Al Sistema solo se ingresa utilizando una cuenta de acceso (nombre de usuario más contraseña), por tanto cualquier acción que adopte dicho usuario, asume responsabilidad de cualquier manejo adecuado o no del

Sistema.

12.8 La capacitación del SISGEDO está a cargo de la Oficina de Informática, tanto

para el Operador y Supervisor.

12.9 El SISGEDO es un Sistema informático desarrollado en Linux y entorno web;

denominados "Trámite del Expediente" y "Trámite del l ocume JscAR CHAVEZ AMES impresos deben ser ubicados como primeras páginas del expedierma Alterno

L R.E.R. N 38/2216-PRES

creado para administrar el proceso de la gestión documentaria en esta

entidad pública. Está legalmente reconocida su autoría, originalidad y propiedad a nombre del Gobierno Regional Lambayeque ante el INDECOPI;

or tanto, queda expresamente prohibido el uso parcial o total del Sistema,

b jo responsabilidad civil o penal.

2.10 'odo software comercial o libre que emule directamente al SISGEDO, en su oncepción, proceso de gestión o pantallas de registro, consulta o reporte, es

A ID


La presente e, cope bel del.dpeutnento original que se encuentra en e! archive resDeCtivO.

Fedatario Institucional Alterno causa de denuncia desde la Entidad y ante INDECOPI y de ser ante el SCAR CHAVEZ AMES

-éfgart¿ jurisdiccional. R.E.R. N n 381-16-PRES

12.11Los aspectos no previstos en esta Directiva serán resueltos por la Oficina de

Informática. 12.12La Oficina de Informática es responsable del mantenimiento, operatividad y

funcionamiento del SISGEDO. 12.13Cuando un Operador es desplazado de una Unidad Orgánica a otra, está

obligado de manera formal, a dar cuenta de dicho desplazamiento y la Unidad Orgánica a la que pertenece debe de informar a la Oficina de Informática, a fin de reubicarlo a su nueva Unidad Orgánica, para ello es indispensable que el Operador no tenga "ningún documento en proceso, ni por recepcionar". Lo mismo para el caso si el contrato laboral del Operador

cesa. 12.14Está prohibido modificar o alterar fechas u otros campos del Sistema, luego

que un documento haya sido derivado o archivado, caso contrario el(os) Operador(es) que resulte(n) responsable(s) de acción administrativa, civil o

penal, según sea el caso. 12.15E1 respaldo o copias de seguridad de la información del SISGEDO se

centraliza en un solo lugar (Data Center). Bajo ningún caso está permitido

utilizar estas copias para otros fines. 12.16La administración del Sistema se reserva el derecho, por medida de

seguridad, de cortar la continuidad del servicio, si se observa caídas constantes en el Servicio de Internet externo, solo con la disposición del Jefe

de la Oficina de Informática. 12.17La información contenida en un documento registrado en el SISGEDO es

propiedad del Gobierno Regional de Lima de manera integral e irrestricta, por tanto, toda la fase de la gestión documentaria debe ejecutarse en el mencionado sistema informático, salvo de aquellos documentos de índole

personal que pueden encausarse como "documento externo". 12.18E1 SISGEDO, es el único medio y oficial de identificación de la

documentación que ingresa a toda Dependencia del Gobierno Regional de Lima, considerado como una medida de seguridad documental que comprende una numeración correlativa e invariable para los documentos, la

misma que se conserva a través de todo el procedimiento administrativo.

12.19Cada Dependencia del Gobierno Regional de Lima cuenta con un

supervisor del Sistema quien tiene la facultad de administrar los servicios

que brinda el SISGEDO en su respectiva dependencia, así mismo será quien

capacite y sea el apoyo para los usuarios que están dentro de la Unidad

Ejecutora a la que pertenecen

13.0 RESPONSABILIDAD EN EL USO DEL SISTEMA

13.1 Todo Operador está obligado a mantener en reserva su contraseña de

acceso al Sistema, lo contrario es de su entera responsabilidad

administrativa, y de ser el caso, civil y penal.

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13.2 El Operador que sea consultado por un administrado sobre el estado de gestión de su documento, está obligado a proporcionarla, bajo el principio de

acceso a la información pública. 9.3 La Oficina de Informática está facultada para autorizar la limitación de acceso

al SISGEDO al usuario que incumpla con las disposiciones establecidas en

esta Directiva, donde prima el principio de seguridad a los datos.

Huacho, mayo de 2016

11111.~411/10 La presente es cepo) fiel del qUeumento ot que se encuentra en at archivo rascad

18 . 2015

OSCAR CHAVEZ AMES Fedatario Institucional Alterno

R.E.R. N' 38/-2016-PRES

igInal vo.

■ 01

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GOBIERNO REGIONAL DE LIMA · DOCUMENTARIA V2.0 EN EL GOBIERNO REGIONAL DE LIMA ... de la Oficina de Informática del Pliego del Gobierno Regional de Lima, cuya fuente principal es