Governança Corporativa e a gestão dos processos

Governança Corporativa

É o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas,

m o n i t o r a d a s , e i n c e n t i v a d a s , e n v o l v e n d o o s

relacionamentos entre acionistas/associados/cotistas,

conselho de administração, diretor ia, auditor ia

independente e conselho fiscal, com a finalidade de otimizar

o desempenho da empresa e acesso ao capital. IBGC (2013)

Princípios da Governança Corporativa:

u  Transparência (disclosure) – divulgação para as partes interessadas, não se limitando apenas às publicações legais;

u  Equidade (fairness) – Tratamento de forma justa para todos os stakeholders;

u  Prestação de contas (accountability) – participação dos agentes da governança em que devem prestar contas das suas atividades;

u  Responsabilidade (compliance) – os agentes devem zelar pela sustentabilidade, longevidade da organização inserindo operações e projetos de ordem social e ambiental;

Guia das Melhores Práticas de Governança para as Fundações e Institutos Empresariais (2009)

Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM

u  É a união da Tecnologia da Informação (TI) e das atividades de negócios dentro e fora da organização, com parceiros de negócios e fornecedores;

u  Significa envolver pessoas de todas as áreas da organização, desde responsáveis pelos processos até os diretores da organização.

TRANSFORMAÇÕES EM CADA POSTO DE TRABALHO

ENTRADA

•  MATERIAIS •  SERVIÇOS •  INFORMAÇÕES

SAÍDA

•  MATERIAIS •  SERVIÇOS •  INFORMAÇÕES

AGREGAÇÃO DE VALOR

PROCESSOS

PROCESSO

O QUE FAZEMOS A CADA MOMENTO NAS ORGANIZAÇÕES?

ESCOVAR OS DENTES

ENTRADA

MATÉRIA-PRIMA •  ESCOVAS •  PASTA DE DENTE •  ÁGUA •  PESSOA - AGENTE

SAÍDA

PRODUTO •  DENTES HIGIENIZADOS

PROCESSO

AGREGAÇÃO DE VALOR

(DENTES PROTEGIDOS CONTRA CÁRIE)

EXEMPLO: ESCOVAR OS DENTES

Benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio:

u  Maior retenção de clientes (avaliação do valor agregado);

u  Menor tempo de processo (simplificação);

u  Maior compatibilidade regulamentar (padronização);

u  Eficiências aprimoradas por toda a organização (eliminação da duplicidade);

u  Reutilização e criação de novos ativos de TI;

u  Maior produtividade e satisfação pessoal (eliminação da burocracia);

u  Risco reduzido;

u  Maior agilidade (automação).

Ciclo de gestão do processo (Ciclo do PDCA ou Ciclo de Deming)

? D C A Improvisação / Mata jacaré P ? C A Perda de tempo / Ciclo do plan-plan P D ? A Mesmice / Não há melhoria P D C ? Estratégia do desperdício P D C A Sistema completo / Gestão do processo

A

D C

P

M

e

m

R

rotina

PDCA foi criado na década de 30 por Walter Shewhart e difundido por Deming no Japão na década de 50

MODELOS DE

GESTÃO SIGNIFICADOS

Estudo de Caso: Associação das Religiosas da Instrução Cristã - ARIC

Ø  Associação civil, de natureza confessional, beneficente e filantrópica, sem fins lucrativos, de caráter educacional, cultural e de assistência social;

Ø  Constituída sob a inspiração dos ensinamentos e do carisma de Madre AGATHE VERHELLE;

Ø  Estatuto Social registrado em 12 de maio de 1913

Ø  Abrangência: Regiões Norte, Nordeste, Centro-Oeste e SUL;

Ø  Atuação: (1)Educação básica e ensino superior; (2) Assistência social; (3) Evangelização e catequese;

Religiosas

ARIC

Diretoria

Controladoria

Acadêmico

BAS I C O

Auditoria Externa

Educação Infantil

Ensino Fundamental

Ensino Médio

SUPERIOR

Graduação

Pós Graduação (Mestrado)

Extensão

F I N ANC E I R O

Financeiro

R H

T I

M A N U T EN Ç A O

Contabilidade ORÇAMENTO

SOCIAL

CONT A B I L

F I S C A L

Estrutura Organizacional

Assessoria Jurídica

Assessoria Financeira GREDIC ACDMAV CSDJC INDEC

Componentes de um Sistema de Informação

Ferramentas para análise e melhoria de processos:

Brainstorming Gráfico de Pareto

Diagrama de Ishikawa Gráficos de Dispersão

Análise de Forças

Gráficos de Controle Mapeamento de Processo

Diagrama de afinidade

Metodologia e Plano de Trabalho O mapeamento de processos é realizado com base na metodologia BPM (Business Process Management). É um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio.

Fase 1 • Alinhamento estratégico – Dá uma visão de como a empresa está organizada atualmente e determina o rumo que a modelagem de processos deve tomar, baseado na estratégia que a empresa adota.

Fase 2 • O negócio como é - Corresponde a um mapa de como os processos de negócio da empresa estão estruturados atualmente. Através dele é possível identificar as prováveis deficiências que precisam ser corrigidas na empresa.

Fase 3 • O negócio como será - Determina como ficarão os processos que serão remodelados e recriados. É a nova forma de como a empresa irá trabalhar com maior geração de eficiência, qualidade e padronização.

Metodologia e Plano de Trabalho

Planejamento Mapeamento dos Processos

Visão Futura dos Processos

▶ Mobilização da equipe para o ambiente de projeto; ▶ Elaboração do cronograma detalhado das atividades a serem realizadas e validar com a Administração; ▶ Realização de reuniões de planejamento com a equipe e apresentar o plano de trabalho;

▶ Identificação dos patrocinadores e participantes e detalhar os requerimentos e expectativas para o projeto.

▶ Diagnóstico dos principais macroprocessos através de entrevistas com os principais colaboradores envolvidos;

▶ F o r m a l i z a ç ã o d o e n t e n d i m e n t o d o s macroprocessos por meio de fluxogramas documentando as entradas e saída de cada processo “situação atual”;

▶ Validação da documentação do entendimento obtido em cada processo e proposição das melhorias. (processos, pessoas e tecnologia).

▶ Documentação das atividades dos processos através do desenho de fluxogramas com a incorporação das melhorias validadas;

▶ Definição e padronização da forma de trabalho, considerando-se adoção de novos controles, automação de atividades, segregação de funções.

▶ Elaboração do Plano de Ação com as atividades a serem realizadas para alcance dos objetivos.

Técnicas de Mapeamento

u  Fluxogramas

u  Mapofluxogramas

u  IDEF0

u  Análise de Arvore de Falhas

u  SIPOC

u  Mapeamento do Fluxo de Valor

u  Service Blueprint

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Modelo de Fluxograma

Vantagens do Fluxograma

1.   Facilita a organização do raciocínio, das atividades e das tarefas;

2.   Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento e atividades que não agregam valor;

3.   Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos e o controle de processos;

4.   Possibilita criar pontos de verificação, decisão, revisão, registro e arquivamento.

Análise a partir do Fluxograma

ALGUMAS PERGUNTAS QUE PERMITEM ANALISAR O PROCESSO:

u  POR QUE esta fase é necessária?

u  O QUE é feito nesta fase?

u  PARA QUE serve esta fase?

u  ONDE esta fase deve ser feita? Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?

Modelo de Plano de Ação

Associação das Religiosas da Instrução CristãColégio Damas RecifePlano de Ação Detalhado

1 Ingresso de AlunosInformações de Status do Plano de Ação

Ref. Oportunidade de Melhoria Ação Data de Início Data Fim Responsável Status

1Padronização do Formulario Cadastral de Novos Alunos

Definir os campos obrigatorios no Formulário Cadastral de novos alunos●Dados Cadastrais●Dados de Escolaridade●Responsavel Financeiro

01/09/2014 30/09/2014 Coordenação Pedagógica

Em andamento no Prazo

2 Em andamento Atrasado

3 Concluído

4 Não Iniciado

Avaliação parcial dos encontros:

 

Pontos  Nega+vos

•  Len'dão  acesso  ao  sistema; •  Ausência  de  profissionais  de  algumas  filiais.

Pontos  Posi+vos

•  Integração  da  equipe  Acadêmico/Financeiro; •  Par'cipação  a'va  nos  exercícios  prá'cos; •  Construção/Validação  do  Fluxograma  Acadêmico/Financeiro; •  Troca  de  experiência  entre  as  filiais  (Pontos  posi'vos  e  dificuldades)  e •  Leveza  e  harmonia  entre  os  grupos.

Desafios associados ao BPM

Definição dos Processos

Envolvimento das Pessoas

Infra-estrutura existente

•  Unificação e atualização do software •  Investimento no Data Center

Definição dos Marcos do Projeto:

Ø 1° Marco: Abertura, Assinatura e Aceitação do Termo de Compromisso

Ø 2° Marco: Definir Cronograma (Datas) e Ações do Projeto – 5W2H

Ø 3° Marco: Testes, Simulações, Virar a Chave para Produção - Termo de Encerramento

Ø  Apoio da direção e coordenações (Liderença);

Ø  A equipe motivada para o trabalho no projeto (RH);

Ø  Comunicação;

Ø  Clientes internos e externos ávidos por melhorias nas rotinas

operacionais e de sistemas;

Ø  Planejamento do projeto (prazos, investimentos, pessoas).

Premissas para o sucesso do projeto:

“Sempre podemos mais do que imaginamos.” (Madre Agathe Verhelle) Fundadora das Religiosas da Instrução Cristã

Obrigado!