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Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial
Ata do 3º Encontro sobre “Planejamento”.
ORGANIZADORES
DATA, HORÁRIO E LOCAL DO EVENTO
O evento foi realizado no Centro de Voluntariado de São Paulo no dia
14/04/2010 das 8:30 as 12:30.
PARTICIPANTES
NOME EMPRESA
ADRIANA CAIRES FLEURY
ALDRY POSSE GOMES ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SP
ALESSANDRA PRADO MSC Mediterranean Shipping do Brasil Ltda.
ALEXANDRA FERNANDES SCHINDLER
ANDREA GOLDSCHMIDT APOENA
BIANCA AMODEO BRASILPREV
CAMILA SANTANA INSTITUTO JULIO SIMÕES
CINTIA KOZEYAMA SADIA
ELISABETE FLORES SUZANO
ERICA KINUTA BM&FBOVESPA
ERIKA BARROS INST. CRIANÇA É VIDA
FABIANA MUSSATO INSTITUTO UNIBANCO
FÁBIO RISÉRIO PROMON
FÁTIMA VISCARRA ROCHE
FERNANDA CABRINI PHILIPS
GABRIELLA GONÇALVES PROMON
LAURA SALES M MOTTA SANTANDER
LIGIA GUIMARÃES NEWCOMM
PARTICIPANTES
LUIS EDUARDO DE LIMA ALMEIDA INSTITUTO UNIBANCO
MARIA FERNANDA LOPES GCA - Consultoria em Responsabilidade Socioambiental
MELISSA FUKUSHIMA LUND
MILENA RAMOS PFIZER
MONICA HELEN OOSTEROM SANTANDER
NICO NASCIMENTO CITIBANK
PRISCILA ALINE D SOUZA GRUPO SEB DO BRASIL
RENATA DE TOLEDO RODOVALHO APOENA
RENATA MACEDO PHILIPS
ROBERTA ROSSI TXAI
TATIANA DE LIMA SANTOS HOSPITAL DO CORAÇÃO
TAYANA SANTOS MAM
TARSILA ARNONE HP
RACHEL FERRARI HP
ROBERTO RAVAGNANI CANTO CIDADÃO
ELISABETE BOER NÃO CITOU A EMPRESA
PRISCILA SOUZA LIGA SOLIDÁRIA
SILVIA NACCACHE CVSP
OBJETIVOS DO ENCONTRO
Discutir a etapa de Planejamento do programa de voluntariado empresarial, dividida
em quatro mesas temáticas de acordo com o roteiro sugerido para este encontro:
1.Questões Estratégicas sobre Planejamento garantindo que o foco do programa esteja
alinhado com o Negócio e com a política de Responsabilidade Social da empresa.
2.Questões operacionais que devem ser consideradas antes do início das ações, como as
ferramentas necessárias para o sucesso do programa.
3.Responsabilidade pela gestão do programa: essa mesa discutiu as áreas envolvidas na
gestão, a necessidade da existência do comitê de voluntariado, etc.
4.Parcerias internas e externas que podem ser estabelecidas na fase de planejamento do
programa de voluntariado.
PLANEJAMENTO - CONCEITO
É um esforço sistemático e formal que busca consolidar informações e percepções para estabelecer ações integradas visando aumentar a probabilidade de sucesso do empreendimento.
“Se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho te leva lá”.
Al Corão
Como podemos medir o grau de sucesso de uma iniciativa de
voluntariado empresarial?
FuncionáriosSatisfeitos
Empresa Reconhece e apóia
Comunidade Reconhece Benefícios
PLANEJAMENTO EM VOLUNTARIADO EMPRESARIAL
Compreende 3 etapas principais. Cada uma delas é um processo decisório em si, evolvendo análise, avaliação de alternativas e escolha de um curso de ação.
Cada uma dessas decisões comporta erros e acertos, que dependem das competências do planejador e de outros fatores, como a disponibilidade de informações.
PLANEJAMENTO - ETAPAS
O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro.
É uma aplicação específica do processo decisório.
As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocados em prática no futuro, são as decisões de planejamento.
PLANEJAMENTO - CONCEITO
O PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Elaboração de Planos
• Objetivos
• Recursos
• Meios de controle
11
Dados de entrada
• Informações
• Modelos e técnicas
de planejamento
• Ameaças e
oportunidades
• Projeções
• Decisões que afetam
o futuro, etc
Processo de
Planejamento
• Análise e
interpretação dos
dados de entrada
• Criação e análise de
alternativas
• Decisões
(Fonte: Maximiano, Antonio Cesar Amaru - Teoria Geral da Administração, 1990.)
RESUMO DA MESA SOBRE “QUESTÕES ESTRATÉGICAS”
Há uma reflexão anterior que precisa ser feita: se realmente o programa de voluntariado precisa estar alinhado às estratégias do negócio. Definindo-se pelo alinhamento, é muito importante que o corpo diretivo e os funcionários entendam as definições e características de trabalho voluntário pessoa física, corporativo ou empresarial e por meio de apoio a parcerias.
Após a definição de alinhamento e esclarecimento de definições, faz-se necessária a criação de uma política sobre o programa de voluntariado, clara, divulgada e objetiva.
Definindo-se pelo não alinhamento do programa às estratégias do negócio, o programa deverá ter, pelo menos, linhas mestras direcionadas às estratégias.
A recomendação é para que o programa esteja alinhado às estratégias de negócios da empresa, isto facilita: a adesão e apoio da alta direção; aprovação de recursos financeiros e humanos; reforço aos indicadores globais (no caso de multinacionais); reforço para imagem e reputação da empresa.
Ponto de atenção para a criação de estratégias que incluam as expectativas e “desejos” dos funcionários, pois nem sempre há possibilidade de atendimento destas expectativas no caso do programa alinhado aos negócios;
No programa não alinhado diretamente ao negócio há facilitadores como : criação de rede de relacionamentos e integração entre voluntários. Por outro lado, facilita a pulverização de ações, o que pode causar falta de controle, monitoramento e por consequência coloca a empresa em pontos de vulnerabilidade.
Necessidade de validação do budget pela diretoria pela inclusão em documentos oficiais da empresa (p.e: One page strategy, AOP, Manegement agenda, etc).
Devido a necessidade de monitoramento e acompanhamento contínuos, o investimento em consultorias ou equipes tendem a ser o maior volume do investimento.
RESUMO DA MESA SOBRE “QUESTÕES OPERACIONAIS”
Entre as ferramentas utilizadas pelas empresas para viabilizar o dia a dia do programa
de voluntariado empresarial, estão:
Recepção e acolhimento dos voluntários
Formação e capacitação
Acompanhamento e monitoramento
Avaliação
Reconhecimento
Manual de voluntariado
Política
Portal virtual para divulgar as ações realizadas e a troca de experiências
Transporte, verba disponível para cada projeto, seguro para acidentes.
Política de liberação de horas
Quanto ao tipo de ação estimulado pelas empresas notamos que cada vez mais as
empresas oferecem oportunidades de participação contínua dos voluntários
reforçando o vínculo entre este e a àqueles que recebem o benefício.
Quanto à participação no programa empresarial, funcionários, terceiros, aposentados e
convidados (familiares e amigos) são os públicos mais comuns.
RESUMO DA MESA SOBRE “RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO”
Não existe uma estrutura ideal para gerir um programa de voluntariado, mas é
fundamental que uma área da empresa lidere a gestão do programa, mesmo que
conte com o apoio de outras áreas ou de um comitê composto por diversas áreas da
empresa.
Em relação à necessidade de formar um comitê temático de voluntariado
percebemos que cada empresa opta por esse caminho por diferentes motivos, muitas
vezes, o comitê “acontece” naturalmente à partir de reuniões para discutir a política
de responsabilidade social da empresa.
Mas uma vez que o comitê existe, as empresas concordam que ele deve participar
das decisões mais “estratégicas” do programa, por exemplo, na definição dos
objetivos e foco das ações. Enquanto as tarefas do dia a dia para que o programa
aconteça devem partir de uma área gestora, que lidera o programa na empresa.
RESUMO DA MESA SOBRE “PARCERIAS INTERNAS E EXTERNAS”
Em relação às parcerias na fase de Planejamento em Voluntariado Empresarial, que caminhos
podemos seguir?
Internamente - Buscando apoio de áreas diversas da empresa:
Identificando lideranças interessadas
Realizando reuniões para explicar o que é o programa e como as pessoas podem participar
Buscando apoio do endomarketing, da comunicação interna ou do RH
Buscar apoio das lideranças:
Colocando o voluntariado na pauta da Diretoria com o objetivo de sensibilizar esse público e dar
importância ao tema.
Aproveitar reuniões já existentes na rotina da alta gestão para falar de voluntariado
Criação de um comitê com representantes de diversas áreas.
Promover reuniões mensais de oportunidades de participação no programa.
Externamente - Buscando apoio fora dos muros da empresa:
ONGs
Centros de Voluntariado
Consultorias
Parceiros necessários para a condução das ações (depois da fase de planejamento) como
transportadoras, escolas, etc.
Articulação com outras empresas do mesmo setor para potencializar as ações através de
parcerias formais e benchmarking
PRÓXIMO ENCONTRO
10 /2 – Diagnóstico
14/4 – Planejamento
16/6 – Mobilização/ Implantação
18/8 – Monitoramento
6/10 – Reconhecimento
01/12 – Avaliação
PRÓXIMOS PASSOS
O conteúdo produzidos nas mesas de discussão será trabalhado pelas
facilitadoras das mesas e a versão final será redigida por uma voluntária
jornalista. (semana do dia 14/06/2010)
Foram disponibilizadas no blog ferramentas de planejamento enviadas pelos
participantes. (Roberta Rossi – 19/06/2010)
Será encaminhado o roteiro da próxima dinâmica que acontecerá no dia
16/junho quando se realizará o encontro sobre Mobilização e Implantação do
programa de voluntariado empresarial. (Apoena – semana do da 26/5).