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Fotos Dê um trato em várias imagens ao mesmo tempo Excel Compartilhe planilhas na internet sem perder recursos Textos Domine as ferramentas do Word, do Writer e do Google Docs EDIÇÃO 68 | R$ 14,95 Guia definitivo da produtividade Uma coleção de dicas para trabalhar melhor e mais rápido com os principais programas e serviços do dia a dia Impressão Duas maneiras de pôr sua impressora para trabalhar na web 9 771807 924004 00068> BACKUP | BROWSER | E-MAIL

Gui da produtividade

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guida da produtividade

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  • FotosD um trato em vrias imagens

    ao mesmo tempo

    ExcelCompartilhe

    planilhas na internet sem perder recursos

    TextosDomine as ferramentas

    do Word, do Writer e do Google Docs

    E D I O 6 8 | R $ 1 4 , 9 5

    Guia definitivo da produtividadeUma coleo de dicas para trabalhar melhor e mais rpido com os principais programas e servios do dia a dia

    ImpressoDuas maneiras de

    pr sua impressora para trabalhar na web

    97

    71

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    BACKUP | BROWSER | E-MAIL

    capa_Dicas68_3.indd 3capa_Dicas68_3.indd 3 06.08.09 13:12:3906.08.09 13:12:39

  • contedo

    3

    PACOTES

    06 Escritrio mais afinado10 Trabalho com software livre

    PROCESSADORES DE TEXTO

    12 Perito em documentos20 Domine o Writer

    PLANILHAS

    22 Assim na web como no Excel

    24 Vrias formas de enxergar

    28 Dados em um s grfico

    32 Distribua as macros34 Experto em planilhas39 Tabelas e grficos na web

    40 Com a ajuda do Calc

    APRESENTAES

    42 Fique fera no PowerPoint

    E-MAIL

    44 Cheque seu Gmail46 Dite as regras no Outlook

    IMPRESSO

    69 A impressora vai web

    STREAMING

    72 YouTube ao vivo no trabalho

    INTERNET

    74 Navegue com tranquilidade

    DISCO

    77 Partio s para dados

    BACKUP

    79 O melhor prevenir80 Cpias com a ajuda do Vista

    48 Aposte sempre nas listas

    SERVIOS

    50 Vai um atalho a?

    SISTEMAS OPERACIONAIS

    52 Arrase no Windows 759 Vista dominado62 Em harmonia com o Mac OS

    FOTOGRAFIA

    66 Fotos tratadas no atacado

    DIC AS INFO I

    Guia definitivo da produtividade

    Conteudo2.indd 3Conteudo2.indd 3 08.08.09 01:34:1508.08.09 01:34:15

  • 4 FOTO MARCELO KURA

    A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados est em www.info.abril.com.br/arquivo/onde.shl.

    Veja os critrios de avaliao da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/sobre/infolab.shl.

    NOTAS

    recado da redao

    D iante do computador o tempo voa. s vezes, voc comea a escrever um texto, burilar uma apresentao, elaborar uma planilha, editar fotos e, quando percebe, passaram-se horas. E

    olha que nem sequer entrou no YouTube para confe-

    rir os ltimos vdeos. assim mesmo. O computador

    e os programas tornaram mais simples a realizao

    de tarefas antigas, mas inovaram tanto em recursos

    que ningum se contenta em fazer ou receber um

    trabalho mais ou menos. Ou seja, o tempo ganho

    usado para que se produza mais e melhor.

    Alm de conhecer muito bem o trabalho, do-

    minar as ferramentas fundamental para manter

    o rendimento em alta. Seu negcio clculo? S

    indo a fundo no Excel para se sair bem. Vai escre-

    ver um livro, um manual, uma tese de mestrado?

    Sem estar por dentro das manhas do Word ou do

    processador de textos de sua escolha fica mais

    difcil. Executivos precisam saber muito de Power-

    Point para concentrar esforos no contedo da

    apresentao, no na produo dos slides. para

    ajudar quem no quer perder tempo na hora de

    trabalhar, estudar ou mesmo se divertir que pen-

    samos a Dicas INFO Guia Definitivo da Produ-

    tividade. Nesta edio, voc vai encontrar truques

    e sugestes de como usar o com-

    putador e alguns dos principais

    programas e servios de forma

    mais rpida e eficiente.

    MARIA ISABEL MOREIRAEDITORA DA DICAS INFO

    NO PERCA SEU TEMPO

    EDIO:MARIA ISABEL MOREIRA EDITOR DE ARTE E CAPA: Vinicius Ferreira COLABORADORES: Carlos Machado, Eric Costa, Juliano Barreto (textos), Ulysses Borges de Lima (reviso)

    EQUIPE

    DICAS INFOUma publicao mensal da Editora Abril

    Para contatar a redao: [email protected]

    Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 Grande So Paulo 0800-701-2828 Demais localidades [email protected]

    10,0 I M P E C V E L

    9,0 a 9,9 T I M O

    8,0 a 8,9 M U I TO B O M

    7,0 a 7,9 B O M

    6,0 a 6,9 M D I O

    5,0 a 5,9 R E G U L A R

    4,0 a 4,9 F R ACO

    3,0 a 3,9 M U I TO F R ACO

    2,0 a 2,9 R U I M

    1,0 a 1,9 B O M B A

    0,0 a 0,9 L I XO

    I DIC AS INFO

    Recado.indd 4Recado.indd 4 08.08.09 01:31:5708.08.09 01:31:57

  • Em So Paulo: Redao e Correspondncia: Av. das Naes Unidas, 7221, 17 andar, Pinheiros, So Paulo, SP, CEP 05425-902, tel. (11) 3037-2000 Publicidade So Paulo www.publiabril.com.br Classi cados 0800-701-2066, Grande So Paulo tel. (11) 3037-2700 ESCRITRIOS E REPRESENTANTES DE PUBLICIDADE NO BRASIL: Central-SP (11) 3037-6564 Bauru Gnottos Mdia Representaes Comerciais, tel. (14) 3227-0378, Belm Midiasolution Belm tel. (91) 3222-2303; Belo Horizonte Escritrio tel. (31) 3282-0630; Tringulo Mineiro F&Campos Consultoria e Assessoria Ltda., tel. (16) 3620-2702; Blumenau M. Marchi Representaes, tel. (47) 3329-3820; Braslia Escritrio tel. (61) 3315-7554; Representante Carvalhaw Marketing Ltda., tel. (61) 3426-7342; Campinas CZ Press Com. e Representaes, tel. (19) 3251-2007; Campo Grande Josimar Promoes Artsticas Ltda., tel. (67) 3382-2139; Cuiab Agronegcios Representaes Comerciais, tel. (65) 8403-0616; Curitiba Escritrio tel. (41) 3250-8000, Representante Via Mdia Projetos Editoriais Mkt. e Repres. Ltda., tel. (41) 3234-1224; Florianpolis Interao Publicidade Ltda., tel. (48) 3232-1617; Fortaleza Midiasolution Repres. e Negoc., tel. (85) 3264-3939; Goinia Middle West Representaes Ltda., tel. (62) 3215-5158; Manaus Paper Comunicaes, tel. (92) 3656-7588: Maring Atitude de Comunicao e Representao, tel. (44) 3028-6969; Porto Alegre Escritrio tel. (51) 3327-2850, Representante Print Sul Veculos de Comunicao Ltda., telefax (51) 3328-1344; Recife MultiRevistas Publicidade Ltda., tel. (81) 3327-1597; Ribeiro Preto Gnottos Mdia Representaes Comerciais, tel. (16) 3911-3025; Rio de Janeiro tel. (21) 2546-8282; Salvador AGMN Consultoria Public. e Representao, tel. (71) 3311-4999; Vitria Zambra Marketing Representaes, tel. (27) 3315-6952

    PUBLICAES DA EDITORA ABRIL: Almanaque Abril, Ana Maria, Arquitetura e Construo, Atividades, Aventuras na Histria, Boa Forma, Bons Fluidos, Bravo! , Capricho, Casa Claudia, Claudia, Contigo! , Disney, Elle, Estilo, Exame, Exame PME, Gloss, Guia do Estudante, Guias Quatro Rodas, Info, Info Corporate, Loveteen, Manequim, Manequim Noiva, Mens Health, Minha Novela, Mundo Estranho, National Geographic, Nova, Placar, Playboy, Quatro Rodas, Recreio, Revista A, Runners World, Sade! , Sou Mais Eu! , Superinteressante, Tititi, Veja, Veja Rio, Veja So Paulo, Vejas Regionais, Viagem e Turismo, Vida Simples, Vip, Viva! Mais, Voc S/A, Womens Health Fundao Victor Civita: Nova Escola

    INTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTATIVES Coordinator for International Advertising: Global Adver tising, Inc., 218 Olive Hill Lane, Woodside, California 94062. UNITED STA TES: CMP Worldwide Media Networks, 2800 Campus Drive, San Mateo, California 94403, tel. (650) 513-4200, fax (650) 513-4482. EUROPE: HZI In ternational, Africa House, 64-78 Kingsway, London WC2B 6AH, tel. (20) 7242-6346, fax (20) 7404-4376. JA PAN: IMI Corporation, Matsuoka Bldg. 303, 18-25, Naka 1- chome, Kunitachi, To kyo 186-0004, tel. (03) 3225-6866, fax (03) 3225-68 77. TAIWAN: Lewis Intl Media Services Co. Ltd., Floor 11-14 no 46, Sec 2, Tun Hua South Road, Taipei, tel. (02) 707-5519, fax (02) 709-8348

    DICAS INFO GUIA DEFINITIVO DA PRODUTIVIDADE, edio 68, (ISSN 18079245) uma publi cao da Editora Abril S.A. Distribuda em todo o pas pela Dinap S.A.Distribuidora Nacional de Publicaes, So Paulo

    Pre si dente do Conselho de Administrao: Roberto CivitaPre si dente Executivo: Giancarlo Civita

    Vice-Pre si den tes: Arnaldo Tibyri, Douglas Duran, Marcio Ogliara e Sidnei Basilewww.abril.com.br

    IMPRESSA NA DIVISO GRFICA DA EDITORA ABRIL S.A.Av. Otaviano Alves de Lima, 4400, Freguesia do , CEP 02909-900, So Paulo, SP

    Diretora de Redao: Dbora FortesRedator-chefe: Maurcio Grego Editor Snior: Carlos Machado

    Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Ktia Arima, Maria Isabel Moreira, Maurcio Moraes e Renata LealEstagirios: Leonardo Martins e Talita Abrantes

    Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro, Maurcio Medeiros e Wagner RodriguesColaboradores: Dagomir Marquezi e John C. Dvorak Infolab: Luiz Cruz (consultor de sistemas), Alberto Pereira, Guilherme Bragatte e Willian da Silva (estagirios)

    Gestor de Comunidades: Virgilio SousaInfo Online Editores-assistentes: Daniela Moreira, Fabiano Candido e Felipe Zmoginski Reprteres: Guilherme Pavarin, Marco Aurlio Zanni, Mariana Amaro e Paula Rotman

    Webmaster: Renata Verdasca Desenvolvedor Web: Silvio Doneg Webdesigner: Renato Del Rio Produtor Multimidia: Mrcio Alexandre Estagirio: Caio Melzer de Oliveirawww.info.abril.com.br

    SERVIOS EDITORIAIS Apoio Editorial: Carlos Grassetti (Arte), Luiz Iria (Infografi a) Apoio Tcnico e Difuso: Bia Mendes Dedoc e Abril Press: Grace de Souza Treinamento Editorial: Edward Pimenta

    PUBLICIDADE CENTRALIZADADiretores: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio

    Executivos de Negcio: Ana Paula Teixeira, Daniela Serafi m, Eliane Pinho, Emiliano Hansenn, Karine Thomaz, Luciano Almeida, Marcelo Cavalheiro, Marcelo Pezzato, Marcio Bezerra, Maria Lucia Strotbek, Pedro Bonaldi, Renata Mioli, Rodrigo Toledo, Selma Costa, Sueli Fender, Susana Vieira

    PUBLICIDADE RIO DE JANEIRODiretor de Publicidade Rio de Janeiro: Paulo Renato Simes Gerente: Edson Melo

    Executivos de Negcios: Ailze Cunha e Leda CostaDiretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo

    PUBLICIDADE NCLEO TECNOLOGIA Gerente: Francisco Barbeiro Neto

    Executivos de Negcio: Andr Cecci, Andrea Balsi, Dbora Manzano, Edvaldo Silva, Fernando Srodrigues, Jorge Hidalgo, Jussara Dimes Costa, La Moreira e Thais Alfaya Coordenadora: Christina Pessoa (RJ)

    CLASSIFICADOS Gerente: Angelica Hamar

    Coordenadora: Luciane Silva

    PLANEJAMENTO, CONTROLE E OPERAES Gerente: Victor Zockun Consultor: Silvio Rosa Processos: Cllio Antonio, Valdir Bertholin, Wagner Cardoso

    MARKETING E CIRCULAO Gerente de Marketing: Viviane Ribeiro Gerente de Publicaoes: Ilona Moyss Analista de Marketing: Rafael Abicair

    Projetos Especiais: Patrcia Steward, Edison Diniz Gerente de Eventos: Shirley Nakasone Coordenadoras de Eventos: Bruna Veratti, Carolina Fioresi e Ligia Cano

    Gerente de Circulao - Avulsas: Carmen Lcia de S Gerente de Circulao - Assinaturas: Viviane Ahrens

    ASSINATURASOperaes de Atendimento ao Consumidor: Malvina Galatovic RH Diretora: Claudia Ribeiro Consultora: Marizete Ambran

    Fundador: VICTOR CIVITA(1907-1990)

    Editor: Roberto Civita Presidente Executivo: Jairo Mendes Leal

    Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corra (Vice-Presidente), Giancarlo Civita, Jairo Mendes Leal e Jos Roberto Guzzo

    Diretor de Assinaturas: Fernando CostaDiretora de Mdia Digital: Fabiana Zanni

    Diretor de Planejamento e Controle: Auro Lus de IasiDiretora-Geral de Publicidade: Thais Chede Soares

    Diretor-Geral de Publicidade Adjunto: Rogerio Gabriel CompridoDiretor de RH e Administrao: Dimas MiettoDiretor de Servios Editoriais: Alfredo Ogawa

    Diretor Superintendente: Alexandre CaldiniDiretora de Ncleo: Sandra Carvalho

    Expediente-68.indd 5Expediente-68.indd 5 08.08.09 01:33:4608.08.09 01:33:46

  • 6 I DIC AS INFO 7DIC AS INFO I

    ESCRITRIOMAIS AFINADOTruques para ganhar tempo e produzir melhor com o Office 2007 POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

    A edio atual do Office mudou em relao s verses anteriores. Sumiram os menus tra-dicionais e a maioria das caixas de dilogo para dar lugar s abas e s faixas de opes. Nes-

    sa nova interface, os comandos esto organizados

    pacotes I Microsoft Office

    de forma mais lgica, agrupados segundo tarefas.

    Mesmo assim, os programas exigem um aprendi-

    zado. Com as dicas a seguir, voc vai aprender a

    se virar melhor com os principais aplicativos do

    pacote de escritrio da Microsoft.

    FERRAMENTAS MO Como seu nome diz, a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido deixa mais ao alcance as ferramentas de uso frequente. Inicialmente, essa barra s traz os botes Salvar, Desfazer e Refazer, mas pode ser personalizada para incluir outras ferramentas. Para isso, clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e marque, no menu que surgir, os itens que deseja inserir. De cara, voc pode acrescentar botes como Novo, Abrir e Impresso Rpida. Se voc quiser incluir itens que no esto nesse menu, selecione a opo Mais Comandos. Surge a tela Opes do programa aberto no item Personalizar. esquerda esto todos os comandos disponveis e, direita, os que j esto na barra de acesso rpido. Clique no comando desejado esquerda e pressione o boto Adicionar. Dica: a caixa Escolher Comandos Em permite selecionar grupos que aparecem embaixo, na caixa de comandos. Voc pode escolher Todos os Comandos ou um subconjunto especfico.

    MAIOR REA TIL Para trabalhar bem, nada melhor do que ter espao. Se voc quiser aumentar a rea til na tela do seu computador, clique no boto Personalizar e selecione Minimizar a Faixa de Opes. o que basta para que desapaream. Para operar com uma faixa de opes, clique em seu ttulo. Para voltar a exibir a faixa de opes, clique novamente em Personalizar e desmarque o comando Minimizar ou, ento, ganhe tempo e d um duplo clique em qualquer uma das guias.

    NOVO LOCAL Por padro, o Word, o Excel e o PowerPoint armazenam seus arquivos na pasta Documentos (Meus Documentos, se o sistema operacional em uso for o XP). Se voc aceitar a sugesto dos aplicativos, nenhum problema: sempre que precisar procurar um documento, uma planilha ou uma apresentao nessa pasta que ter de vasculhar em primeiro lugar. Mas e se voc preferir escolher outro lugar para guardar suas produes? Clique no Boto Office e clique em Opes do programa em uso (se for o Word, clique em Opes do Word, por exemplo) e escolha a categoria Salvar. Na linha Local Padro do Arquivo, clique no boto Procurar e localize uma nova pasta de armazenamento.

    NO FORMATO ANTIGO Os aplicativos do Office 2007 trabalham com novos

    formatos de arquivo. Se voc vai enviar seu trabalho para ser aberto em verses antigas do programa por

    pessoas que no instalaram o pacote de compatibilidade do Office (www.info.abril.com.br/downloads/microsoft-office-

    compatibility-pack) h a opo de salv-lo no formato anterior. Quando essa regra precisa ser seguida sempre,

    no entanto, tedioso ter de localizar o formato antigo na lista Tipo da janela Salvar. A melhor sada mudar o formato padro de salvamento. Clique no Boto Office e em Opes do programa aberto. Na categoria Salvar,

    clique na seta ao lado da linha Salvar Arquivos Neste Formato e escolha a opo desejada na lista.

    CHECAGEM DE COMPATIBILIDADEAlguns recursos disponveis nas verses 2007 dos aplicativos do Office no podem ser salvas nos formatos antigos. Para saber se o documento contm itens incompatveis com verses anteriores, acione Boto Office > Preparar > Executar Verificador de Compatibilidade. O verificador lista os itens e as perdas que tero no formato antigo.

    PRONTO PARA ENVIO Comentrios, revises, anotaes, informaes pessoais, textos

    ocultos... Antes de enviar um arquivo, interessante conferir se no h nenhum desses itens que precisa ser eliminado. No Office 2007,

    pressione o Boto Office > Preparar > Inspecionar Documento. Na sequncia, marque os itens que quer examinar e clique em

    Inspecionar mais uma vez. Se o Office encontrar metadados ou informaes pessoais, ele mostra em um relatrio e voc tem a

    opo de remov-los.

    MicrosoftOffice-Mat04.indd 6-7MicrosoftOffice-Mat04.indd 6-7 08.08.09 00:29:5908.08.09 00:29:59

  • 6 I DIC AS INFO 7DIC AS INFO I

    ESCRITRIOMAIS AFINADOTruques para ganhar tempo e produzir melhor com o Office 2007 POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

    A edio atual do Office mudou em relao s verses anteriores. Sumiram os menus tra-dicionais e a maioria das caixas de dilogo para dar lugar s abas e s faixas de opes. Nes-

    sa nova interface, os comandos esto organizados

    pacotes I Microsoft Office

    de forma mais lgica, agrupados segundo tarefas.

    Mesmo assim, os programas exigem um aprendi-

    zado. Com as dicas a seguir, voc vai aprender a

    se virar melhor com os principais aplicativos do

    pacote de escritrio da Microsoft.

    FERRAMENTAS MO Como seu nome diz, a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido deixa mais ao alcance as ferramentas de uso frequente. Inicialmente, essa barra s traz os botes Salvar, Desfazer e Refazer, mas pode ser personalizada para incluir outras ferramentas. Para isso, clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e marque, no menu que surgir, os itens que deseja inserir. De cara, voc pode acrescentar botes como Novo, Abrir e Impresso Rpida. Se voc quiser incluir itens que no esto nesse menu, selecione a opo Mais Comandos. Surge a tela Opes do programa aberto no item Personalizar. esquerda esto todos os comandos disponveis e, direita, os que j esto na barra de acesso rpido. Clique no comando desejado esquerda e pressione o boto Adicionar. Dica: a caixa Escolher Comandos Em permite selecionar grupos que aparecem embaixo, na caixa de comandos. Voc pode escolher Todos os Comandos ou um subconjunto especfico.

    MAIOR REA TIL Para trabalhar bem, nada melhor do que ter espao. Se voc quiser aumentar a rea til na tela do seu computador, clique no boto Personalizar e selecione Minimizar a Faixa de Opes. o que basta para que desapaream. Para operar com uma faixa de opes, clique em seu ttulo. Para voltar a exibir a faixa de opes, clique novamente em Personalizar e desmarque o comando Minimizar ou, ento, ganhe tempo e d um duplo clique em qualquer uma das guias.

    NOVO LOCAL Por padro, o Word, o Excel e o PowerPoint armazenam seus arquivos na pasta Documentos (Meus Documentos, se o sistema operacional em uso for o XP). Se voc aceitar a sugesto dos aplicativos, nenhum problema: sempre que precisar procurar um documento, uma planilha ou uma apresentao nessa pasta que ter de vasculhar em primeiro lugar. Mas e se voc preferir escolher outro lugar para guardar suas produes? Clique no Boto Office e clique em Opes do programa em uso (se for o Word, clique em Opes do Word, por exemplo) e escolha a categoria Salvar. Na linha Local Padro do Arquivo, clique no boto Procurar e localize uma nova pasta de armazenamento.

    NO FORMATO ANTIGO Os aplicativos do Office 2007 trabalham com novos

    formatos de arquivo. Se voc vai enviar seu trabalho para ser aberto em verses antigas do programa por

    pessoas que no instalaram o pacote de compatibilidade do Office (www.info.abril.com.br/downloads/microsoft-office-

    compatibility-pack) h a opo de salv-lo no formato anterior. Quando essa regra precisa ser seguida sempre,

    no entanto, tedioso ter de localizar o formato antigo na lista Tipo da janela Salvar. A melhor sada mudar o formato padro de salvamento. Clique no Boto Office e em Opes do programa aberto. Na categoria Salvar,

    clique na seta ao lado da linha Salvar Arquivos Neste Formato e escolha a opo desejada na lista.

    CHECAGEM DE COMPATIBILIDADEAlguns recursos disponveis nas verses 2007 dos aplicativos do Office no podem ser salvas nos formatos antigos. Para saber se o documento contm itens incompatveis com verses anteriores, acione Boto Office > Preparar > Executar Verificador de Compatibilidade. O verificador lista os itens e as perdas que tero no formato antigo.

    PRONTO PARA ENVIO Comentrios, revises, anotaes, informaes pessoais, textos

    ocultos... Antes de enviar um arquivo, interessante conferir se no h nenhum desses itens que precisa ser eliminado. No Office 2007,

    pressione o Boto Office > Preparar > Inspecionar Documento. Na sequncia, marque os itens que quer examinar e clique em

    Inspecionar mais uma vez. Se o Office encontrar metadados ou informaes pessoais, ele mostra em um relatrio e voc tem a

    opo de remov-los.

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  • 8 I DIC AS INFO 9DIC AS INFO I8 I DIC AS

    SALVAR EM QUE FORMATO?

    Troca de eixosO boto Alternar

    Linha/Coluna troca as

    posies das sries de

    dados que aparecem no eixo X e no

    eixo Y. Basta clicar nele

    para fazer a alterao. Mas aqui h uma pegadinha: o boto s fica

    disponvel quando a janela do

    Excel, com os dados, est

    aberta.

    Uma dica sobre o comando Salvar Como: se voc clicar nele, abre-se a janela correspondente. Nela, voc tem de abrir a caixa Tipo para escolher o formato desejado. Para escolher o tipo de arquivo antes de abrir a janela Salvar Como, clique na seta ao lado de Salvar Como (ou deixe o mouse sobre a opo por alguns segundos) e escolha um item direita. Quando voc est trabalhando com um formato antigo (DOC, XLS ou PPT) o programa exibe na barra de ttulo a informao [Modo de Compatibilidade] ao lado do nome do arquivo.

    MUDANA DE ESTILO possvel mudar a aparncia de um documento com um simples clique. Basta selecionar o texto e, na guia Incio, clicar numa opo do grupo Estilo. Na caixa de Estilos Rpidos, voc j sabe, tambm se pode visualizar o formato antes de aplic-lo. Clique com o boto direito num estilo rpido. No menu, voc encontra opes para modificar ou renomear o estilo ou ainda remov-lo da galeria de estilos rpidos. Voc tambm pode adicionar a galeria barra de ferramentas de acesso rpido.

    APROVEITE OS MODELOSComo j acontecia nas verses anteriores, voc no precisa comear um documento do zero no Office 2007. Clique no Boto Office e escolha Novo. A janela Novo Documento oferece dezenas de opes prontas que voc pode usar como ponto de partida e ganhar muito tempo de trabalho. Quando a tela exibe o boto Baixar, isso significa que o modelo se encontra na web.

    FORMATAO EXPRESSAEscreveu um texto e precisa apenas mudar a cor, a fonte, o alinhamento ou aplicar um negrito? Para formataes rpidas, no preciso recorrer s ferramentas da guia Incio. Simplesmente clique com o boto direito do mouse no objeto, que pode ser um texto, uma caixa de texto, uma clula de planilha etc., para abrir o menu de contexto e a minibarra de ferramentas. Se a minibarra mais atrapalhar do que ajudar, possvel desabilit-la. Para isso, clique no Boto Office e abra as opes do programa. Selecione a categoria Mais Usados e desmarque a opo Mostrar Minibarra de Ferramentas Aps Seleo. preciso repetir a operao para cada programa do pacote.

    TUDO PELO TECLADONo Office 2007, continuam vlidos todos os atalhos de teclado que j existiam em verses anteriores. Assim, para abrir um arquivo, voc pode acionar Ctrl + A. Para salvar, Ctrl + B. Ctrl + P abre a caixa Imprimir e assim por diante. Tambm no preciso usar o mouse para abrir as guias e acionar as ferramentas e os recursos das faixas de opes. Quando se pressiona a tecla Alt, o Office exibe o nmero correspondente a cada faixa e boto da caixa de ferramentas de acesso rpido. Basta digitar o nmero ou a letra indicado para acionar o comando ou abrir a faixa de opes desejada.

    MAIS LONGE OU MAIS PERTOQuer ampliar ou reduzir um documento para enxergar melhor um detalhe ou avaliar o todo? Use o controle deslizante de zoom. Para a direita, ele permite um aumento de at 500%. Para a esquerda, reduz a visualizao a at 10% do original, deixando que voc observe o documento como vrias pginas na mesma tela. O controle de zoom est disponvel nos trs programas principais do Office 2007.

    MicrosoftOffice-Mat04.indd 8-9MicrosoftOffice-Mat04.indd 8-9 08.08.09 00:30:3208.08.09 00:30:32

  • 8 I DIC AS INFO 9DIC AS INFO I8 I DIC AS

    SALVAR EM QUE FORMATO?

    Troca de eixosO boto Alternar

    Linha/Coluna troca as

    posies das sries de

    dados que aparecem no eixo X e no

    eixo Y. Basta clicar nele

    para fazer a alterao. Mas aqui h uma pegadinha: o boto s fica

    disponvel quando a janela do

    Excel, com os dados, est

    aberta.

    Uma dica sobre o comando Salvar Como: se voc clicar nele, abre-se a janela correspondente. Nela, voc tem de abrir a caixa Tipo para escolher o formato desejado. Para escolher o tipo de arquivo antes de abrir a janela Salvar Como, clique na seta ao lado de Salvar Como (ou deixe o mouse sobre a opo por alguns segundos) e escolha um item direita. Quando voc est trabalhando com um formato antigo (DOC, XLS ou PPT) o programa exibe na barra de ttulo a informao [Modo de Compatibilidade] ao lado do nome do arquivo.

    MUDANA DE ESTILO possvel mudar a aparncia de um documento com um simples clique. Basta selecionar o texto e, na guia Incio, clicar numa opo do grupo Estilo. Na caixa de Estilos Rpidos, voc j sabe, tambm se pode visualizar o formato antes de aplic-lo. Clique com o boto direito num estilo rpido. No menu, voc encontra opes para modificar ou renomear o estilo ou ainda remov-lo da galeria de estilos rpidos. Voc tambm pode adicionar a galeria barra de ferramentas de acesso rpido.

    APROVEITE OS MODELOSComo j acontecia nas verses anteriores, voc no precisa comear um documento do zero no Office 2007. Clique no Boto Office e escolha Novo. A janela Novo Documento oferece dezenas de opes prontas que voc pode usar como ponto de partida e ganhar muito tempo de trabalho. Quando a tela exibe o boto Baixar, isso significa que o modelo se encontra na web.

    FORMATAO EXPRESSAEscreveu um texto e precisa apenas mudar a cor, a fonte, o alinhamento ou aplicar um negrito? Para formataes rpidas, no preciso recorrer s ferramentas da guia Incio. Simplesmente clique com o boto direito do mouse no objeto, que pode ser um texto, uma caixa de texto, uma clula de planilha etc., para abrir o menu de contexto e a minibarra de ferramentas. Se a minibarra mais atrapalhar do que ajudar, possvel desabilit-la. Para isso, clique no Boto Office e abra as opes do programa. Selecione a categoria Mais Usados e desmarque a opo Mostrar Minibarra de Ferramentas Aps Seleo. preciso repetir a operao para cada programa do pacote.

    TUDO PELO TECLADONo Office 2007, continuam vlidos todos os atalhos de teclado que j existiam em verses anteriores. Assim, para abrir um arquivo, voc pode acionar Ctrl + A. Para salvar, Ctrl + B. Ctrl + P abre a caixa Imprimir e assim por diante. Tambm no preciso usar o mouse para abrir as guias e acionar as ferramentas e os recursos das faixas de opes. Quando se pressiona a tecla Alt, o Office exibe o nmero correspondente a cada faixa e boto da caixa de ferramentas de acesso rpido. Basta digitar o nmero ou a letra indicado para acionar o comando ou abrir a faixa de opes desejada.

    MAIS LONGE OU MAIS PERTOQuer ampliar ou reduzir um documento para enxergar melhor um detalhe ou avaliar o todo? Use o controle deslizante de zoom. Para a direita, ele permite um aumento de at 500%. Para a esquerda, reduz a visualizao a at 10% do original, deixando que voc observe o documento como vrias pginas na mesma tela. O controle de zoom est disponvel nos trs programas principais do Office 2007.

    MicrosoftOffice-Mat04.indd 8-9MicrosoftOffice-Mat04.indd 8-9 08.08.09 00:30:3208.08.09 00:30:32

  • 10 I DIC AS INFO

    TRABALHO COM SOFTWARE LIVREUse melhor e mais rapidamente os programas do pacote OpenOffice POR ERIC COSTA

    Apesar de estar espremido entre a boa ver-so 2007 do Microsoft Office e o avano dos pacotes de escritrio online, o Open-Office vem ganhando timos recursos nas lti-

    mas verses, consolidando-se como o melhor

    pacote gratuito de aplicativos para escritrio.

    Para quem quiser embrenhar-se nas opes de

    pacotes I OpenOffice

    configurao e nos ajustes escondidos no Open

    Office, h diversas surpresas legais, como a

    gerao automtica de PDFs e um sistema de

    backup de documentos. Separamos aqui cinco

    truques interessantes para empregar o Open-

    Office de novas maneiras ou simplesmente usar

    o software de forma mais produtiva.

    1 EDIO DE PDFs A nova verso do OpenOffice pode contar com um recurso

    bastante til, mesmo para usurios do Microsoft Office: a edio de PDFs. Para isso, preciso instalar a extenso PDF Import (www.info.abril.com.br/downloads/pdf-import-extension). Clique duas vezes no arquivo baixado para instalar a extenso. Depois, s abrir o PDF como um arquivo qualquer, acessando Arquivo > Abrir. Para manter a formatao do PDF, a extenso abre o contedo no software de desenho Draw ou no gerador de apresentaes Impress e permite a edio de textos e grficos no arquivo.

    2 MACROS MAIS FCEISPara empresas ou grupos de trabalho, ter um conjunto unificado de macros pode aumentar a produtividade e a

    padronizao de textos e planilhas. A extenso BasicAddonBuilder (www.info.abril.com.br/downloads/basicaddonbuilder) permite criar uma nova extenso, com as macros desejadas empacotadas e com instalao rpida. Instale-a acessando a opo Gerenciador de Extenses, do menu Ferramentas. Na janela que surge, clique em Adicionar e localize o BasicAddonBuilder na pasta em que ele foi baixado. Depois do reincio do OpenOffice, acesse o Gerenciador de Extenses, localize o BasicAddonBuilder e pressione Ativar. Depois, acesse Ferramentas > Macros > Organizar Macros > OpenOffice.org Basic. Execute a macro BasicAddonBuilder > Main > Run Wizard. Da, s seguir as instrues do assistente para gerar a extenso.

    OpenOffice-Mat05.indd 10OpenOffice-Mat05.indd 10 08.08.09 00:32:2408.08.09 00:32:24

  • 11DIC AS INFO I

    3 BACKUP AUTOMTICO Um recurso pouco explorado do OpenOffice o de criao automatizada de backups. Ao

    salvar um texto ou planilha, o OpenOffice pode criar uma cpia de backup em uma pasta separada. As principais configuraes a serem feitas so definir a pasta de backups e ligar o recurso para todos os arquivos. Para isso, no Writer, acesse o menu Ferramentas > Opes. Depois, abra Carregar/Salvar > Geral. Marque a opo Sempre Criar Cpia de Backup. No feche a janela ainda. Acesse OpenOffice.org > Caminhos. Clique no item Backups e depois em Editar. Escolha, ento, a pasta onde ficaro os backups e clique em OK.

    4 PDFs EM BLOCOUm recurso bastante til no OpenOffice o de converter um lote de arquivos para PDF. Curiosamente, essa

    opo fica escondida no assistente de pginas web. Primeiro, acesse Arquivo > Assistentes > Pgina da Web. Clique em Avanar e depois em Adicionar. Escolha os arquivos que sero convertidos. Depois, para cada um deles, selecione no campo Exportar Para Formato de Arquivo o item PDF Impresso Otimizada. V clicando em Avanar at chegar ao item Visualizao. Marque Em Uma Pasta Local e clique no boto com reticncias. Escolha uma pasta vazia para os PDFs e clique em Concluir. Da, basta copiar os PDFs e deletar os outros itens.

    5 IMPRESSO EM LOTEAlm de gerar PDFs de uma s vez, o OpenOffice

    tambm pode imprimir vrios documentos com um s comando. Para isso, abra a linha de comando, navegue para a pasta com os documentos e tecle: C:\Arquivos de Programas\OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -p nome_do_arquivo1O caminho da pasta pode ser diferente, conforme o escolhido na instalao do OpenOffice. O exemplo acima imprime s um arquivo, mas basta listar todos os que forem desejados, separando-os com um espao. Vale a pena tambm ver todas as opes de linha de comando, teclando C:\Arquivos de Programas\ OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -?

    OpenOffice-Mat05.indd 11OpenOffice-Mat05.indd 11 08.08.09 00:32:3408.08.09 00:32:34

  • 12 I DIC AS INFO 13DIC AS INFO I

    PERITO EM DOCUMENTOSUma coleo de 23 dicas para trabalhar mais rpido e melhor com o Word

    CHUTE OS LINKS DO WORD 2 Voc j percebeu que ao digitar uma URL no Word ela automaticamente transformada em um link funcional. Tambm

    j sabe que, em determinados documentos, esse recurso intil e apenas incomoda. Existem duas formas de se livrar dele.

    Uma delas teclar Ctrl+Z quando a URL convertida, fazendo com que o texto retorne ao original. A outra alternativa, que definitiva, pressionar o Boto Office e, depois, Opes do Word. Clique em Reviso de Texto > Opes de AutoCorreo.

    Acesse a guia Autoformatao ao Digitar e desmarque a opo Internet e Caminhos de Rede por Hiperlinks.

    Muita gente usa a dupla computador/proces-sador de textos como uma mquina de es-crever, mas a combinao entre esses dois recursos tem muito mais a oferecer do que a simples

    3 TUDO NUMERADO Como inserir nmeros de pginas no Word 2007? Fcil: na guia Inserir, acione Nmero de Pgina e escolha se

    deseja o nmero no incio, no fim ou nas margens da pgina. O nmero tambm pode ser inserido onde estiver o cursor. Quer numerar seu documento com a frmula Pgina X de Y? Comande: Inserir > Nmero de Pgina. Escolha Incio da Pgina ou Fim da Pgina. Use a barra de rolagem para ir ao fim da galeria. L, voc encontra opes de numerao desse tipo alinhada esquerda, direita ou centralizada.

    NUMERE O WORD DO SEU JEITO 4Muitos documentos contam com regras especficas de numerao de pginas, que devem estar presentes em

    alguns trechos do texto e em outros no. Uma forma de resolver esse problema no Word 2007 usar sees. Ao

    terminar cada bloco de texto, acesse Layout da Pgina > Quebras > Quebras de Seo > Prxima Pgina. Depois do texto pronto, adicione nmeros de pgina, acessando Inserir > Nmero de Pgina. Note que, navegando pelo

    documento, o boto Vincular Seo estar ligado. Acesse as sees que no sero numeradas, desmarque o boto e

    apague manualmente o nmero de pgina.

    5 DIFERENTE DE 1Voc pode numerar um

    documento comeando com outro nmero, diferente de 1. Acione Inserir > Nmero de Pgina e inclua um nmero. Clique nele e, na subguia Ferramentas de Cabealho e Rodap, acione Nmero de Pgina > Formatar Nmeros de Pginas. Marque Iniciar Em e indique o nmero de partida.

    processadores de texto I Word

    capacidade de registrar letras, palavras e frases. No caso

    do Word, as possibilidades de explorao so imensas.

    Quem sabe usar todo o potencial do programa produz

    trabalhos melhores e muito mais rapidamente.

    1 SOMENTE O TEXTO Ao colar textos no Word 2007, toda a formatao original mantida, o que pode ser um problema. H algumas

    formas de mudar esse comportamento. Uma delas usar o comando Colar Especial e, em seguida, selecionar a opo Texto No Formatado. Outro jeito criar um novo atalho de teclado para colar o texto puro, sem formatao. Para isso, comece clicando em Exibio > Macros. Depois, tecle ColaSemFormatacao em Nome da Macro e pressione o boto Criar. Digite, antes de End Sub, o texto abaixo:

    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteTextFeche a janela de cdigo e acesse o Boto Office > Opes do Word. Clique na seo Personalizar e pressione o boto Personalizar, no item Atalhos de Teclado. Em Categorias, clique em Macros e, do lado direito, escolha a macro ColaSemFormatacao. Clique no campo Pressione a Nova Tecla de Atalho e digite Ctrl+Shift+V (ou o atalho que preferir). Pressione o boto OK e pronto.

    Word-Mat06.indd 12-13Word-Mat06.indd 12-13 08.08.09 00:37:5308.08.09 00:37:53

  • 12 I DIC AS INFO 13DIC AS INFO I

    PERITO EM DOCUMENTOSUma coleo de 23 dicas para trabalhar mais rpido e melhor com o Word

    CHUTE OS LINKS DO WORD 2 Voc j percebeu que ao digitar uma URL no Word ela automaticamente transformada em um link funcional. Tambm

    j sabe que, em determinados documentos, esse recurso intil e apenas incomoda. Existem duas formas de se livrar dele.

    Uma delas teclar Ctrl+Z quando a URL convertida, fazendo com que o texto retorne ao original. A outra alternativa, que definitiva, pressionar o Boto Office e, depois, Opes do Word. Clique em Reviso de Texto > Opes de AutoCorreo.

    Acesse a guia Autoformatao ao Digitar e desmarque a opo Internet e Caminhos de Rede por Hiperlinks.

    Muita gente usa a dupla computador/proces-sador de textos como uma mquina de es-crever, mas a combinao entre esses dois recursos tem muito mais a oferecer do que a simples

    3 TUDO NUMERADO Como inserir nmeros de pginas no Word 2007? Fcil: na guia Inserir, acione Nmero de Pgina e escolha se

    deseja o nmero no incio, no fim ou nas margens da pgina. O nmero tambm pode ser inserido onde estiver o cursor. Quer numerar seu documento com a frmula Pgina X de Y? Comande: Inserir > Nmero de Pgina. Escolha Incio da Pgina ou Fim da Pgina. Use a barra de rolagem para ir ao fim da galeria. L, voc encontra opes de numerao desse tipo alinhada esquerda, direita ou centralizada.

    NUMERE O WORD DO SEU JEITO 4Muitos documentos contam com regras especficas de numerao de pginas, que devem estar presentes em

    alguns trechos do texto e em outros no. Uma forma de resolver esse problema no Word 2007 usar sees. Ao

    terminar cada bloco de texto, acesse Layout da Pgina > Quebras > Quebras de Seo > Prxima Pgina. Depois do texto pronto, adicione nmeros de pgina, acessando Inserir > Nmero de Pgina. Note que, navegando pelo

    documento, o boto Vincular Seo estar ligado. Acesse as sees que no sero numeradas, desmarque o boto e

    apague manualmente o nmero de pgina.

    5 DIFERENTE DE 1Voc pode numerar um

    documento comeando com outro nmero, diferente de 1. Acione Inserir > Nmero de Pgina e inclua um nmero. Clique nele e, na subguia Ferramentas de Cabealho e Rodap, acione Nmero de Pgina > Formatar Nmeros de Pginas. Marque Iniciar Em e indique o nmero de partida.

    processadores de texto I Word

    capacidade de registrar letras, palavras e frases. No caso

    do Word, as possibilidades de explorao so imensas.

    Quem sabe usar todo o potencial do programa produz

    trabalhos melhores e muito mais rapidamente.

    1 SOMENTE O TEXTO Ao colar textos no Word 2007, toda a formatao original mantida, o que pode ser um problema. H algumas

    formas de mudar esse comportamento. Uma delas usar o comando Colar Especial e, em seguida, selecionar a opo Texto No Formatado. Outro jeito criar um novo atalho de teclado para colar o texto puro, sem formatao. Para isso, comece clicando em Exibio > Macros. Depois, tecle ColaSemFormatacao em Nome da Macro e pressione o boto Criar. Digite, antes de End Sub, o texto abaixo:

    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteTextFeche a janela de cdigo e acesse o Boto Office > Opes do Word. Clique na seo Personalizar e pressione o boto Personalizar, no item Atalhos de Teclado. Em Categorias, clique em Macros e, do lado direito, escolha a macro ColaSemFormatacao. Clique no campo Pressione a Nova Tecla de Atalho e digite Ctrl+Shift+V (ou o atalho que preferir). Pressione o boto OK e pronto.

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  • 14 I DIC AS INFO 15DIC AS INFO I

    6 BLOCOS DE CONSTRUONo Word 2007, fcil criar documentos usando elementos de layout prontos. Para isso, na aba

    Inserir, acione Partes Rpidas > Organizador de Blocos de Construo. Nessa caixa, voc encontra modelos prontos para itens como cabealhos, folhas de rosto, calendrios, marcas-dgua e tabelas. s escolher e clicar em Inserir. Voc tambm pode criar seus prprios blocos de construo para documentos. Crie o objeto e selecione-o. O objeto pode ser texto, imagem, caixa de texto etc. Em seguida, na guia Inserir, clique em Partes Rpidas > Salvar Seleo na Galeria de Partes Rpidas. D um nome ao objeto e acione OK. Feito isso, ele aparece no menu Partes Rpidas.

    9 SUMA COM A TABELAVoc j observou que quando quer

    apagar completamente uma tabela no adianta selecion-la clicando na ala e apertar a tecla Del? Um truque simples para dar um fim tabela selecionar, alm dela, uma parte do documento antes e depois. Feito isso, pressione Del e a tabela excluda.

    CONTEDO FALSO 10Voc est bolando o layout de um documento e precisa de algum texto falso s para preencher o espao. fcil obter isso: na pgina, digite: =rand(p,f)

    e d Enter. Nesse texto digitado, p deve ser substitudo pelo nmero de

    pargrafos desejado e f, o de frases em cada pargrafo. Os textos, alis, so

    dicas de uso do Word. H outra forma de criar texto falso no Word. Em vez da frmula com rand, use =lorem(p,f) e d Enter. O texto falso, agora, o clssico Lorem Ipsum, um texto em latim usado

    internacionalmente na criao de layouts. Os parmetros p e f continuam

    sendo o nmero de pargrafos e o de frases em cada pargrafo.

    11 NOVO PADRO DE FONTEO Word 2007 tem uma nova fonte-padro: Calibri. Como

    mudar essa fonte? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Fonte. Na janela Fonte, escolha o tipo de letra e tamanho desejados e clique em Padro. Em seguida, responda Sim. Pronto. A fonte escolhida o novo padro geral para os documentos. O pargrafo-padro no Word 2007 tambm diferente nos espaamentos. Quer modific-lo? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Pargrafo. Na janela Pargrafo, ponha, por exemplo, 0 em Espaamento Depois e escolha a opo Simples em Espaamento Entre Linhas. Clique no boto Padro e confirme.

    7 CABEALHOS E RODAPS RPIDOSEm verses anteriores do Word, a criao de cabealhos

    e rodaps era uma tarefa quase sempre manual. Agora, na guia Inserir, voc pode clicar em Cabealho ou Rodap e escolher um formato pronto. Observe: h cabealhos (ou rodaps) e folhas de rosto com o mesmo motivo.

    EQUAES VIVAS 8Para estudantes e professores de cincias exatas, o editor de equaes do Word

    2007 um recurso muito fcil de usar. Ele aparece numa subguia quando se aciona Inserir

    > Equao. Voc pode salvar a equao como um bloco de construo. Clique na seta direita do objeto e escolha Salvar Como Nova Equao.

    O objeto equao se mantm vivo. Clique nele e edite-o, quando necessrio. Tambm possvel

    copi-lo e col-lo em outro documento. Mas ateno: esse objeto s funciona em documento com formato novo. Colado num arquivo DOC, ele perde a capacidade de ser editado e passa a ser

    uma imagem bitmap.

    Word-Mat06.indd 14-15Word-Mat06.indd 14-15 08.08.09 00:38:1208.08.09 00:38:12

  • 14 I DIC AS INFO 15DIC AS INFO I

    6 BLOCOS DE CONSTRUONo Word 2007, fcil criar documentos usando elementos de layout prontos. Para isso, na aba

    Inserir, acione Partes Rpidas > Organizador de Blocos de Construo. Nessa caixa, voc encontra modelos prontos para itens como cabealhos, folhas de rosto, calendrios, marcas-dgua e tabelas. s escolher e clicar em Inserir. Voc tambm pode criar seus prprios blocos de construo para documentos. Crie o objeto e selecione-o. O objeto pode ser texto, imagem, caixa de texto etc. Em seguida, na guia Inserir, clique em Partes Rpidas > Salvar Seleo na Galeria de Partes Rpidas. D um nome ao objeto e acione OK. Feito isso, ele aparece no menu Partes Rpidas.

    9 SUMA COM A TABELAVoc j observou que quando quer

    apagar completamente uma tabela no adianta selecion-la clicando na ala e apertar a tecla Del? Um truque simples para dar um fim tabela selecionar, alm dela, uma parte do documento antes e depois. Feito isso, pressione Del e a tabela excluda.

    CONTEDO FALSO 10Voc est bolando o layout de um documento e precisa de algum texto falso s para preencher o espao. fcil obter isso: na pgina, digite: =rand(p,f)

    e d Enter. Nesse texto digitado, p deve ser substitudo pelo nmero de

    pargrafos desejado e f, o de frases em cada pargrafo. Os textos, alis, so

    dicas de uso do Word. H outra forma de criar texto falso no Word. Em vez da frmula com rand, use =lorem(p,f) e d Enter. O texto falso, agora, o clssico Lorem Ipsum, um texto em latim usado

    internacionalmente na criao de layouts. Os parmetros p e f continuam

    sendo o nmero de pargrafos e o de frases em cada pargrafo.

    11 NOVO PADRO DE FONTEO Word 2007 tem uma nova fonte-padro: Calibri. Como

    mudar essa fonte? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Fonte. Na janela Fonte, escolha o tipo de letra e tamanho desejados e clique em Padro. Em seguida, responda Sim. Pronto. A fonte escolhida o novo padro geral para os documentos. O pargrafo-padro no Word 2007 tambm diferente nos espaamentos. Quer modific-lo? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Pargrafo. Na janela Pargrafo, ponha, por exemplo, 0 em Espaamento Depois e escolha a opo Simples em Espaamento Entre Linhas. Clique no boto Padro e confirme.

    7 CABEALHOS E RODAPS RPIDOSEm verses anteriores do Word, a criao de cabealhos

    e rodaps era uma tarefa quase sempre manual. Agora, na guia Inserir, voc pode clicar em Cabealho ou Rodap e escolher um formato pronto. Observe: h cabealhos (ou rodaps) e folhas de rosto com o mesmo motivo.

    EQUAES VIVAS 8Para estudantes e professores de cincias exatas, o editor de equaes do Word

    2007 um recurso muito fcil de usar. Ele aparece numa subguia quando se aciona Inserir

    > Equao. Voc pode salvar a equao como um bloco de construo. Clique na seta direita do objeto e escolha Salvar Como Nova Equao.

    O objeto equao se mantm vivo. Clique nele e edite-o, quando necessrio. Tambm possvel

    copi-lo e col-lo em outro documento. Mas ateno: esse objeto s funciona em documento com formato novo. Colado num arquivo DOC, ele perde a capacidade de ser editado e passa a ser

    uma imagem bitmap.

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  • 16 I DIC AS INFO 17DIC AS INFO I

    MARCADORES PRPRIOS 14 possvel criar um marcador personalizado, usando, por exemplo, o logotipo de sua empresa. Em

    Incio, clique em Marcadores e escolha Definir Novo Marcador. Na nova tela, clique em Imagem. Acione

    Importar e aponte a figura a ser usada como marcador. Feito isso, s escolher o novo marcador.

    LETRAS GRANDES 15Use letras capitulares para realar o incio do documento

    ou de captulos num texto longo. Acione Inserir > Letra Capitular

    e escolha: letra embutida no texto ou colocada margem. Aps incluir

    a capitular, clique nela e comande Letra Capitular > Opes de Letra

    Capitular. Nesta caixa, voc pode mudar fonte, altura da letra (em

    linhas de texto) e a distncia do texto.

    SEO COM COR 17Existe um truque simples, mas muito eficiente, para dividir

    sees em textos longos no Word. Ponha o cursor no ponto de diviso e, na guia Incio, clique na seta do

    boto Sombreamento e escolha uma cor. O Word aplica uma barra

    a toda a extenso da linha. Voc tambm pode incluir nessa barra o

    ttulo do captulo.

    12 REMOO DA FORMATAO

    Voc recebe um documento do Word e precisa us-lo num trabalho que est desenvolvendo. O problema que os formatos usados no documento no combinam com os que voc est usando. J vimos anteriormente que possvel usar o recurso Colar Especial > Texto No Formatado ou mesmo criar uma macro para no inserir um texto com o formato original. Outra opo selecionar o texto e, na barra Incio, clicar em Limpar Formatao. Depois disso, aplique os formatos desejados.

    13 NO P DA PGINAComo se incluem notas de rodap no Word 2007? Coloque o cursor no ponto onde deve ser

    includa a nota e, na guia Referncias, acione Inserir Nota de Rodap. O nmero aparece no ponto indicado e o cursor passa para o rodap, onde voc deve digitar a nota. Clique na caixa no canto direito do grupo Notas de Rodap para fazer outras configuraes.

    16 CAMPOS NO TEXTOComo incluir campos no documento?

    Campo, voc sabe, uma rea especial que contm data, hora, informaes sobre o documento etc. Acione Inserir > Partes Rpidas > Campo. Surge nova janela. Os campos so apresentados em grupos e podem exibir diferentes formatos. Embaixo, a explicao do que significa a opo selecionada.

    Word-Mat06.indd 16-17Word-Mat06.indd 16-17 08.08.09 00:38:3208.08.09 00:38:32

  • 16 I DIC AS INFO 17DIC AS INFO I

    MARCADORES PRPRIOS 14 possvel criar um marcador personalizado, usando, por exemplo, o logotipo de sua empresa. Em

    Incio, clique em Marcadores e escolha Definir Novo Marcador. Na nova tela, clique em Imagem. Acione

    Importar e aponte a figura a ser usada como marcador. Feito isso, s escolher o novo marcador.

    LETRAS GRANDES 15Use letras capitulares para realar o incio do documento

    ou de captulos num texto longo. Acione Inserir > Letra Capitular

    e escolha: letra embutida no texto ou colocada margem. Aps incluir

    a capitular, clique nela e comande Letra Capitular > Opes de Letra

    Capitular. Nesta caixa, voc pode mudar fonte, altura da letra (em

    linhas de texto) e a distncia do texto.

    SEO COM COR 17Existe um truque simples, mas muito eficiente, para dividir

    sees em textos longos no Word. Ponha o cursor no ponto de diviso e, na guia Incio, clique na seta do

    boto Sombreamento e escolha uma cor. O Word aplica uma barra

    a toda a extenso da linha. Voc tambm pode incluir nessa barra o

    ttulo do captulo.

    12 REMOO DA FORMATAO

    Voc recebe um documento do Word e precisa us-lo num trabalho que est desenvolvendo. O problema que os formatos usados no documento no combinam com os que voc est usando. J vimos anteriormente que possvel usar o recurso Colar Especial > Texto No Formatado ou mesmo criar uma macro para no inserir um texto com o formato original. Outra opo selecionar o texto e, na barra Incio, clicar em Limpar Formatao. Depois disso, aplique os formatos desejados.

    13 NO P DA PGINAComo se incluem notas de rodap no Word 2007? Coloque o cursor no ponto onde deve ser

    includa a nota e, na guia Referncias, acione Inserir Nota de Rodap. O nmero aparece no ponto indicado e o cursor passa para o rodap, onde voc deve digitar a nota. Clique na caixa no canto direito do grupo Notas de Rodap para fazer outras configuraes.

    16 CAMPOS NO TEXTOComo incluir campos no documento?

    Campo, voc sabe, uma rea especial que contm data, hora, informaes sobre o documento etc. Acione Inserir > Partes Rpidas > Campo. Surge nova janela. Os campos so apresentados em grupos e podem exibir diferentes formatos. Embaixo, a explicao do que significa a opo selecionada.

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  • 18 I DIC AS INFO

    OBJETOS NO CONTGUOS 18O Word XP incorporou um recurso com que o Excel j trabalhava h bastante tempo:

    selecionar itens no contguos. Agora, por exemplo, voc pode selecionar somente o ttulo e

    o segundo pargrafo de um texto, deixando de fora o pargrafo que est entre os dois itens. Isso

    utilssimo se, por exemplo, voc quiser aplicar um formato, de uma s vez, a vrios trechos no

    vizinhos. Para isso, faa o seguinte: selecione o primeiro item (bloco de texto, clula de tabela ou

    pargrafo etc.) e, depois, fixe a tecla Ctrl e selecione os outros itens.

    19 QUANTAS PALAVRAS?Alguns profissionais, medida que escrevem, precisam contar o nmero de palavras, linhas ou

    caracteres j produzidos. Na verso XP do Word, pode-se usar a barra de ferramentas chamada Contar Palavras para chegar rapidamente a essa informao. Para us-la, acione Exibir > Barras de Ferramentas > Contar Palavras, o que torna a barra visvel. A barra tem uma pequena caixa de combinao que mostra a contagem de um item de cada vez: linhas, pargrafos, pginas, caracteres etc. Para obter o nmero atualizado, basta clicar no boto Recontar. No Word 2007, a operao mais fcil: basta selecionar o texto e ver o nmero de palavras na barra de status, na parte inferior do programa. Clicando-se nesse nmero, o Word abre a caixa Contar Palavras, que traz um resumo completo, incluindo nmero de pginas, palavras, caracteres com e sem espao, pargrafos e linhas.

    20 NAVEGUE PELOS INDICADORESQuem trabalha com textos longos no Word pode usar o

    recurso dos indicadores para navegar mais rpido. Os indicadores so marcas ocultas inseridas no texto. Se voc sabe que precisar voltar vrias vezes a um determinado trecho do documento, v at a pgina desejada e acione Inserir > Indicador. Na janela seguinte, d um nome ao indicador algo como Captulo5 (no pode haver espaos) e clique em Adicionar. Quando precisar voltar a um dos trechos que receberam marca oculta, acione a tecla de funo F5 para abrir a caixa de dilogo Localizar e Substituir. Na guia Ir Para, selecione Indicador na lista esquerda, localize a marca desejada direita e clique no boto Ir Para.

    Word-Mat06.indd 18Word-Mat06.indd 18 08.08.09 00:38:5408.08.09 00:38:54

  • 19DIC AS INFO I

    JANELA DIVIDIDA 22Ao trabalhar com um texto longo, muitas vezes sente-se a necessidade de

    visualizar, ao mesmo tempo, duas partes do documento por exemplo, para verificar se os dois trechos no entram em contradio. Para

    ter essa viso dupla no Word 2007, abra na guia Exibio e clique no boto Dividir (Janela > Dividir nas verses anteriores). O cursor

    passa a conter uma linha horizontal. Clique na posio em que desejar repartir a janela de

    texto. Pronto. Seu documento agora pode ser visto e editado em duas partes independentes.

    Quando quiser retornar janela unificada, acione Exibio > Remover Diviso (Janela >

    Remover Diviso), ou arraste a linha de diviso para o lado superior ou inferior da janela.

    23 LINHA APS LINHANa maioria das situaes, no

    necessrio numerar as linhas de um documento. Mas, em alguns casos, pode ser necessrio incluir esse recurso para tornar mais simples a referncia a determinadas partes do texto. Fazer isso no Word 2007 uma tarefa fcil. Abra a guia Layout de Pgina e clique em Nmeros de Linha. No menu que surgir, voc poder escolher o tipo de numerao desejada (contnua, com reincio a cada pgina ou a cada seo etc.).

    21 TRECHOS OCULTOSEsta uma soluo para quem trabalha com documentos que tm um

    texto bsico, mas requerem a incluso de trechos alternativos. o caso de contratos e textos similares. A soluo tambm pode ser usada por professores na elaborao de provas. A ideia escrever a prova normalmente, com todas as respostas abaixo das perguntas. Depois, esconder as respostas e imprimir, para os alunos, somente as perguntas. Veja como fazer isso. O Word oferece um recurso chamado texto oculto, que uma opo de formatao de fonte, assim como o negrito, o itlico e o sobrescrito. Para aplic-lo, selecione o trecho desejado e acione Incio > Fonte (Formatar > Fonte no 2003). Na aba fonte, marque a caixa Oculto. Imediatamente, o trecho selecionado desaparece. A parte escondida tambm no passa impressora. Para faz-la reaparecer, abra o Boto do Office > Opes do Word > Exibir (Ferramenta > Opes) e marque o item Texto Oculto. Outra forma de exibir/ocultar o trecho clicar no boto Mostrar Tudo (Ctrl + Shift + *). No caso da prova, formate todas as respostas como texto oculto e imprima o documento. Para os alunos, vo as perguntas. Para o professor, fica o documento inteiro. Tambm possvel imprimir tudo, perguntas e respostas, sem reformatar o texto: acione Boto do Office > Imprimir (Arquivo > Imprimir) e clique no boto Opes. Depois, marque o item Texto Oculto.

    Word-Mat06.indd 19Word-Mat06.indd 19 08.08.09 00:39:0408.08.09 00:39:04

  • 20 I DIC AS INFO

    DOMINE O WRITER Trs dicas para explorar o editor de textos do OpenOffice POR ERIC COSTA

    processadores de texto I Writer

    2 ASSINATURA RPIDA Para quem usa uma assinatura padro, at com algum elemento

    gr co, como um logotipo, possvel criar um atalho rpido no Writer. Comece criando a assinatura ou abrindo um arquivo com ela. Depois, selecione tudo, incluindo os elementos gr cos. Acesse Editar > AutoTexto. Na janela que surge, escolha uma categoria, tecle um nome e um atalho curto. Depois, clique no boto AutoTexto e escolha Novo. Para entrar com a assinatura, tecle o atalho e depois F3.

    1 ATUALIZADO COM A NOVA ORTOGRAFIA Os fs do OpenOffice ficam, em muitos casos, frente dos usurios do Microsoft Office por conta da agilidade do mundo do cdigo aberto. Com as novas regras de ortografia da lngua portuguesa, isso se repete. J est pronto para download um pacote com as mudanas ortogrficas, junto com o corretor normal. Primeiro, baixe o arquivo em www.info.abril.com.br/downloads/verificador-ortografico-broffice-org. Clique duas vezes nele para que a instalao no OpenOffice seja iniciada. Depois, abra o Writer e acesse Ferramentas > Gerenciador de Extenso. Clique no boto Desativar, na seo Portuguese Spelling Dictionary. Ser preciso confirmar, pressionando OK. Feche o Writer e abra-o novamente. Teste a ortografia com algumas palavras que mudaram, como voo, ideia e linguista.

    ETIQUETAS MANUAIS 3 Nem sempre preciso imprimir uma folha inteira de etiquetas. Para gerar apenas algumas manualmente, d para usar um recurso do

    OpenOffice. Para isso, abra o Writer e escolha Arquivo > Novo > Etiquetas. Na aba Etiquetas, escolha, na seo Formato, o tamanho e o tipo de pgina

    de etiquetas, conforme dados do fabricante. Na aba Opes, desmarque Sincronizar Contedo e escolha Pgina Inteira. Clique em Novo

    Documento e pronto. possvel preencher cada etiqueta manualmente. Se j foram geradas algumas, use o mesmo papel, preenchendo apenas as

    posies das etiquetas que ainda no foram usadas.

    Writer-Mat07.indd 20Writer-Mat07.indd 20 08.08.09 00:40:3308.08.09 00:40:33

  • 22 I DIC AS INFO 23DIC AS INFO I

    ASSIM NA WEB COMO NO EXCEL Compartilhe planilhas na internet sem perder suas funcionalidades POR ERIC COSTA

    planilhas I compartilhamento

    Para empresas que que-rem passar informaes a clientes ou facilitar a padronizao de clculos en-

    tre equipes de trabalho, usar a

    mesma planilha sempre uma

    boa sacada. Mas melhor do que

    colocar um arquivo do Excel no

    site ou na intranet da empre-

    sa criar uma pgina web, que

    protege os clculos e ainda po-

    de ser integrada ao visual do

    resto do contedo online. Veja

    como fazer isso com a ajuda de

    um shareware esperto.

    DIRETO NO EXCEL

    1 DOWNLOAD E INSTALAO Baixe o SpreadsheetConverter em www.info.abril.com.br/downloads/spreadsheetconverter. Instale

    o programa, prestando ateno se a verso detectada do Excel foi a correta. Ao final, marque a opo Run Spreadsheet Converter. O Excel ser aberto com uma nova guia correspondente ao programa.

    2 ESCOLHA DAS CLULAS Abra a planilha que ser publicada na

    internet. Marque, ento, com uma mesma cor de preenchimento, todas as clulas que sero preenchidas pelo usurio do documento a ser publicado. O restante da planilha pode ser mantido com a formatao original, que ser reproduzida no HTML resultante.

    3 CRIAO DA PGINA Passe guia Spreadsheet Converter e

    clique no boto Convert. Pressione o boto Next. Marque a opo Using Coloring, pressione Select Color e escolha a cor de fundo usada para marcar as clulas. Se no lembrar exatamente qual, tecle um nome de clula (por exemplo, A1) em Select Color of This Cell. Pressione OK e, depois, Next duas vezes. Escolha a pasta onde ser gravada a pgina HTML e pressione Next e Finish.

    4 TESTE NO BROWSERAbra a pgina no navegador de sua preferncia para

    testar o resultado final da publicao. Note que a cor de fundo mantida nas clulas de entrada, ento vale a pena experimentar cores que combinem com o tema do site que receber a planilha. Apesar de a pgina estar em ingls, por padro, basta modificar o cdigo HTML para que os botes e os seus outros elementos apaream escritos em portugus.

    5 OUTROS TIPOS DE CLULAO Spreadsheet Converter tambm conta com outras formas de

    reconhecer as clulas de entrada de dados pelo usurio, sem a necessidade de cores. possvel tentar a verificao automtica, que considera como liberadas ao usurio as clulas referenciadas em frmulas. Para isso, escolha, em vez de Using Coloring, a opo Automatic Detection. Outra opo liberar apenas as clulas que no foram bloqueadas pelo usurio, pela opo Unlocked Cells Are Input Cells, mas isso exige o bloqueio prvio da planilha.

    Uma forma de compartilhar planilhas entre pessoas, mantendo a possibilidade de entrada de dados, bloquear todas as clulas, exceto as que podero ser alteradas pelos usurios. Para isso, tecle Ctrl + T para selecionar todas as clulas, clique no que foi escolhido com o boto direito do mouse e selecione Formatar Clulas. Passe guia Proteo e marque a opo Bloqueadas. Depois, escolha as clulas que podero ser editadas, repita o procedimento e desmarque a opo Bloqueadas. No Excel 2007, acesse Reviso > Proteger Planilha. Tecle a senha para proteo duas vezes e pronto.

    compartilhamento-Mat08.indd 22-23compartilhamento-Mat08.indd 22-23 08.08.09 00:43:0708.08.09 00:43:07

  • 22 I DIC AS INFO 23DIC AS INFO I

    ASSIM NA WEB COMO NO EXCEL Compartilhe planilhas na internet sem perder suas funcionalidades POR ERIC COSTA

    planilhas I compartilhamento

    Para empresas que que-rem passar informaes a clientes ou facilitar a padronizao de clculos en-

    tre equipes de trabalho, usar a

    mesma planilha sempre uma

    boa sacada. Mas melhor do que

    colocar um arquivo do Excel no

    site ou na intranet da empre-

    sa criar uma pgina web, que

    protege os clculos e ainda po-

    de ser integrada ao visual do

    resto do contedo online. Veja

    como fazer isso com a ajuda de

    um shareware esperto.

    DIRETO NO EXCEL

    1 DOWNLOAD E INSTALAO Baixe o SpreadsheetConverter em www.info.abril.com.br/downloads/spreadsheetconverter. Instale

    o programa, prestando ateno se a verso detectada do Excel foi a correta. Ao final, marque a opo Run Spreadsheet Converter. O Excel ser aberto com uma nova guia correspondente ao programa.

    2 ESCOLHA DAS CLULAS Abra a planilha que ser publicada na

    internet. Marque, ento, com uma mesma cor de preenchimento, todas as clulas que sero preenchidas pelo usurio do documento a ser publicado. O restante da planilha pode ser mantido com a formatao original, que ser reproduzida no HTML resultante.

    3 CRIAO DA PGINA Passe guia Spreadsheet Converter e

    clique no boto Convert. Pressione o boto Next. Marque a opo Using Coloring, pressione Select Color e escolha a cor de fundo usada para marcar as clulas. Se no lembrar exatamente qual, tecle um nome de clula (por exemplo, A1) em Select Color of This Cell. Pressione OK e, depois, Next duas vezes. Escolha a pasta onde ser gravada a pgina HTML e pressione Next e Finish.

    4 TESTE NO BROWSERAbra a pgina no navegador de sua preferncia para

    testar o resultado final da publicao. Note que a cor de fundo mantida nas clulas de entrada, ento vale a pena experimentar cores que combinem com o tema do site que receber a planilha. Apesar de a pgina estar em ingls, por padro, basta modificar o cdigo HTML para que os botes e os seus outros elementos apaream escritos em portugus.

    5 OUTROS TIPOS DE CLULAO Spreadsheet Converter tambm conta com outras formas de

    reconhecer as clulas de entrada de dados pelo usurio, sem a necessidade de cores. possvel tentar a verificao automtica, que considera como liberadas ao usurio as clulas referenciadas em frmulas. Para isso, escolha, em vez de Using Coloring, a opo Automatic Detection. Outra opo liberar apenas as clulas que no foram bloqueadas pelo usurio, pela opo Unlocked Cells Are Input Cells, mas isso exige o bloqueio prvio da planilha.

    Uma forma de compartilhar planilhas entre pessoas, mantendo a possibilidade de entrada de dados, bloquear todas as clulas, exceto as que podero ser alteradas pelos usurios. Para isso, tecle Ctrl + T para selecionar todas as clulas, clique no que foi escolhido com o boto direito do mouse e selecione Formatar Clulas. Passe guia Proteo e marque a opo Bloqueadas. Depois, escolha as clulas que podero ser editadas, repita o procedimento e desmarque a opo Bloqueadas. No Excel 2007, acesse Reviso > Proteger Planilha. Tecle a senha para proteo duas vezes e pronto.

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  • 24 I DIC AS INFO 25DIC AS INFO I

    NOVAS MANEIRASDE ENXERGAROito dicas para explorar bem os recursos de formatao condicional da verso 2007 do Excel POR ERIC COSTA

    planilhas I formatao condicional

    1 MENOR OU MAIOR Um dos recursos essenciais da formatao condicional no Office 2007 o de marcar clulas

    com base em seu valor. Para isso, h um comando prontinho. Para us-lo, selecione as clulas desejadas e acesse Incio > Formatao Condicional > Realar Regras das Clulas > Menor do Que. Ser aberta uma janela para teclar o valor limitante. Digite o nmero desejado e todas as clulas com valores abaixo dele sero coloridas. O segundo campo da janela permite mudar a cor aplicada s clulas, incluindo uma formatao prpria, escolhendo o item Formato Personalizado.

    Um dos recursos que ganharam mais inova-es no Excel 2007 foi a formatao con-dicional. Na nova verso do programa, possvel criar grficos dentro das clulas, alm de

    mostrar cones, tudo com base nos valores da pla-

    3 DE OLHO NA FORMATAO Quer mexer nas regras ou adicionar mais condies para a formatao? Acesse Incio > Formatao

    Condicional > Gerenciar Regras. Na janela que surge, possvel visualizar as regras existentes em toda a planilha, alm de edit-las e mudar sua ordem de aplicao. O boto Editar Regra leva janela de edio manual e o comando Excluir Regra remove a formatao condicional correspondente regra que foi eliminada. Se, antes de acessar o comando Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras houver um conjunto de clulas selecionadas, possvel clicar o comando Nova Regra e definir manualmente uma nova formatao condicional. No entanto, no possvel adicionar esse intervalo de clulas posteriormente.

    4 CONE SIM, CONE NOUsando os atalhos normais para formatao condicional, so usados cones para todas as clulas. Em

    muitas situaes, interessante mostrar os cones apenas em alguns itens, sem poluir o visual da planilha. Isso interessante, por exemplo, para facilitar a localizao de alguns dados que fujam do normal. Aqui, por exemplo, vamos criar uma regra para aplicar cones somente a valores abaixo de um patamar. Para fazer isso, devemos personalizar as regras de exibio de cones. Comece escolhendo o conjunto de cones desejado, acessando Incio > Formatao Condicional > Conjuntos de cones. Depois, acesse Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras. Pressione Nova Regra. Escolha a opo Formatar Apenas Clulas Que Contenham, escolha as opes Valor da Clula e Maior Que, alm de teclar o valor desejado, pressionando OK. Marque, ento, no primeiro item das regras, a opo Parar Se Verdadeiro e clique em OK. Com isso, ao satisfazer a primeira regra (ser maior do que o valor teclado), a formatao condicional para e no so aplicados cones.

    5 CONDICIONAL POR VBA Tambm possvel definir uma formatao condicional usando macros. Para isso, h vrios comandos possveis. Um exemplo simples usar o comando: Range(D2:D4).FormatConditions.AddDatabar. Ele cria uma formatao condicional de barra para a faixa de clulas indicada. Tambm possvel adicionar cones com o comando Range(D2:D4).FormatConditions.AddIconSetCondition. Pelo editor de cdigo, possvel visualizar todas as opes de adio ao teclar o comando FormatConditions, em ambos os exemplos acima. Tambm possvel remover a formatao condicional usando o comando Range(D2:D4).FormatConditions.Delete. Por fim, ao criar uma formatao condicional, possvel acessar as configuraes internas dela. Por exemplo, ao rodar o primeiro comando desta dica, pode-se usar o comando Range(D2:D4).FormatConditions(1).BarColor.ColorIndex = 3, que muda a cor das barras de azul para vermelho. Cada regra de formatao recebe um nmero, que deve ser referenciado trocando-se o valor entre parnteses aps o comando FormatConditions.

    nilha. Isso evita, em muitos casos, a necessidade

    de criar grficos para ilustrar os dados. Mas, alm

    dos recursos automticos, h muitos truques pa-

    ra explorar ao mximo a formatao condicional.

    Conhea, a seguir, oito deles.

    2 REGRAS MANUAISAlm de usar os comandos prontos para

    formatao condicional, possvel criar novas regras, com opes diferentes de visual das clulas. Para isso, acesse Incio > Formatao Condicional > Nova Regra. aberta a janela Nova Regra de Formatao, com vrias opes de criao de regras. A primeira, Formatar Todas as Clulas com Base em Seus Respectivos Valores, aplica as mudanas para todas as clulas, permitindo definir limites inferiores e superiores que interferem no visual.

    formatacaoCondicional-Mat09.indd 24-25formatacaoCondicional-Mat09.indd 24-25 08.08.09 00:44:4508.08.09 00:44:45

  • 24 I DIC AS INFO 25DIC AS INFO I

    NOVAS MANEIRASDE ENXERGAROito dicas para explorar bem os recursos de formatao condicional da verso 2007 do Excel POR ERIC COSTA

    planilhas I formatao condicional

    1 MENOR OU MAIOR Um dos recursos essenciais da formatao condicional no Office 2007 o de marcar clulas

    com base em seu valor. Para isso, h um comando prontinho. Para us-lo, selecione as clulas desejadas e acesse Incio > Formatao Condicional > Realar Regras das Clulas > Menor do Que. Ser aberta uma janela para teclar o valor limitante. Digite o nmero desejado e todas as clulas com valores abaixo dele sero coloridas. O segundo campo da janela permite mudar a cor aplicada s clulas, incluindo uma formatao prpria, escolhendo o item Formato Personalizado.

    Um dos recursos que ganharam mais inova-es no Excel 2007 foi a formatao con-dicional. Na nova verso do programa, possvel criar grficos dentro das clulas, alm de

    mostrar cones, tudo com base nos valores da pla-

    3 DE OLHO NA FORMATAO Quer mexer nas regras ou adicionar mais condies para a formatao? Acesse Incio > Formatao

    Condicional > Gerenciar Regras. Na janela que surge, possvel visualizar as regras existentes em toda a planilha, alm de edit-las e mudar sua ordem de aplicao. O boto Editar Regra leva janela de edio manual e o comando Excluir Regra remove a formatao condicional correspondente regra que foi eliminada. Se, antes de acessar o comando Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras houver um conjunto de clulas selecionadas, possvel clicar o comando Nova Regra e definir manualmente uma nova formatao condicional. No entanto, no possvel adicionar esse intervalo de clulas posteriormente.

    4 CONE SIM, CONE NOUsando os atalhos normais para formatao condicional, so usados cones para todas as clulas. Em

    muitas situaes, interessante mostrar os cones apenas em alguns itens, sem poluir o visual da planilha. Isso interessante, por exemplo, para facilitar a localizao de alguns dados que fujam do normal. Aqui, por exemplo, vamos criar uma regra para aplicar cones somente a valores abaixo de um patamar. Para fazer isso, devemos personalizar as regras de exibio de cones. Comece escolhendo o conjunto de cones desejado, acessando Incio > Formatao Condicional > Conjuntos de cones. Depois, acesse Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras. Pressione Nova Regra. Escolha a opo Formatar Apenas Clulas Que Contenham, escolha as opes Valor da Clula e Maior Que, alm de teclar o valor desejado, pressionando OK. Marque, ento, no primeiro item das regras, a opo Parar Se Verdadeiro e clique em OK. Com isso, ao satisfazer a primeira regra (ser maior do que o valor teclado), a formatao condicional para e no so aplicados cones.

    5 CONDICIONAL POR VBA Tambm possvel definir uma formatao condicional usando macros. Para isso, h vrios comandos possveis. Um exemplo simples usar o comando: Range(D2:D4).FormatConditions.AddDatabar. Ele cria uma formatao condicional de barra para a faixa de clulas indicada. Tambm possvel adicionar cones com o comando Range(D2:D4).FormatConditions.AddIconSetCondition. Pelo editor de cdigo, possvel visualizar todas as opes de adio ao teclar o comando FormatConditions, em ambos os exemplos acima. Tambm possvel remover a formatao condicional usando o comando Range(D2:D4).FormatConditions.Delete. Por fim, ao criar uma formatao condicional, possvel acessar as configuraes internas dela. Por exemplo, ao rodar o primeiro comando desta dica, pode-se usar o comando Range(D2:D4).FormatConditions(1).BarColor.ColorIndex = 3, que muda a cor das barras de azul para vermelho. Cada regra de formatao recebe um nmero, que deve ser referenciado trocando-se o valor entre parnteses aps o comando FormatConditions.

    nilha. Isso evita, em muitos casos, a necessidade

    de criar grficos para ilustrar os dados. Mas, alm

    dos recursos automticos, h muitos truques pa-

    ra explorar ao mximo a formatao condicional.

    Conhea, a seguir, oito deles.

    2 REGRAS MANUAISAlm de usar os comandos prontos para

    formatao condicional, possvel criar novas regras, com opes diferentes de visual das clulas. Para isso, acesse Incio > Formatao Condicional > Nova Regra. aberta a janela Nova Regra de Formatao, com vrias opes de criao de regras. A primeira, Formatar Todas as Clulas com Base em Seus Respectivos Valores, aplica as mudanas para todas as clulas, permitindo definir limites inferiores e superiores que interferem no visual.

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  • 26 I DIC AS INFO

    TOTAL CONDICIONAL 6Ao montar uma tabela de itens, pode ser interessante mostrar o total somente quando todas as linhas forem preenchidas.

    possvel fazer isso com a formatao condicional. Comece tornando o texto da linha de total invisvel, selecionando a cor da

    fonte em Incio igual do fundo da clula. Depois, selecione a clula do total e acesse Incio > Formatao Condicional > Nova Regra.

    Clique no item Usar Uma Frmula Para Determinar Quais Clulas Devem Ser Formatadas. Tecle no campo da descrio da regra a

    frmula =CONT.VALORES(B2:C4)=6, considerando, claro, que os itens que no devem estar vazios estejam na regio delimitada por B2 e

    C4, que somam seis clulas. Clique em Formatar, defina a regra de formatao quando todos os valores estiverem preenchidos (como

    simplesmente mudar a cor da fonte) e pronto.

    7 LOCALIZE A FORMATAOEncontrar rapidamente todas as clulas com formatao

    condicional pode ser um problema, especialmente em planilhas bastante coloridas. Essa localizao pode ser til para montar uma verso personalizada do arquivo em outro formato (como o do Excel 2003 ou do OpenOffice), com tratamento diferenciado da formatao condicional, no somente eliminando-a. Para isso, h duas formas. A mais simples acessando Incio > Localizar e Selecionar > Formatao Condicional. Outra forma acessando Incio > Localizar e Selecionar > Ir para Especial. Na janela que surge, marque o item Formatos Condicionais. Note que possvel selecionar tambm Tudo e Mesmos. Neste segundo caso, so encontradas somente as clulas com a mesma regra de formatao condicional da clula selecionada anteriormente.

    8 DESLIGUE OS GRFICOSPara desligar a formatao condicional, h algumas opes. Se a ideia desabilitar

    algumas clulas especficas, selecione o grupo desejado e acesse Incio > Formatao Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras das Clulas Selecionadas. Para limpar a formatao condicional de toda a planilha, use o mesmo comando, somente substituindo o ltimo item por Limpar Regras da Planilha Inteira. Outra forma de fazer isso abrir a janela de gerenciamento de regras, acessando Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras, e remover todas as regras, clicando no boto Excluir Regra.

    formatacaoCondicional-Mat09.indd 26formatacaoCondicional-Mat09.indd 26 08.08.09 00:45:0708.08.09 00:45:07

  • 28 I DIC AS INFO 29DIC AS INFO I

    DADOS EM UM S GRFICOCom o uso de funes avanadas, possvel usar uma nica visualizao para muitas informaes POR ERIC COSTA

    planilhas I grfico dinmico

    1 DADOS DE ORIGEM Antes de tudo, devemos teclar os dados que sero a base do grfico. Em nosso exemplo,

    usamos uma tabela simples, com a primeira coluna indicando o nome de cada vendedor e as colunas seguintes mostrando as vendas a cada ms. Caso voc queira primeiro testar as funes da forma exata mostrada aqui, basta seguir o modelo da imagem, renomeando a planilha para Vendas.

    2 ESCOLHA DO NOMEPasse a uma nova planilha e troque seu

    nome para Grfico. Agora, devemos criar um controle para escolher o vendedor que servir de base para o grfico. Para isso, clique na clula A2 e depois acesse Dados > Validao de Dados > Validao de Dados. Na janela que aparece, escolha, no campo Permitir, a opo Lista. Depois, tecle, no campo Fonte, a lista de clulas que traz os nomes dos vendedores que, no exemplo dado aqui, obtida pela frmula =Vendas!$A$3:$A$6. Clique em OK e observe que foi criado um controle que lista os vendedores existentes.

    Um dos segredos dos usurios avanados do Excel est no uso de referncias di-nmicas. Esse recurso permite acessar uma tabela de forma incremental, ou seja, indi-

    car, com base em uma referncia inicial, um des-

    locamento de um nmero de colunas ou linhas,

    para frente ou para trs. Pode parecer compli-

    cado, mas no , especialmente quando se pega

    3 DADOS PARA O GRFICO Para facilitar a construo do grfico, vamos montar uma tabelinha na planilha Grfico. Para isso,

    siga o modelo da imagem, preenchendo os meses na primeira linha. Com isso, no precisaremos fazer ajustes no grfico para importar os nomes de coluna da planilha Vendas e a criao dele ser praticamente automtica, depois de, claro, importarmos os dados de vendas de cada ms do vendedor escolhido.

    o jeito de usar as funes. Para mostrarmos o

    funcionamento das referncias dinmicas, va-

    mos montar uma planilha que cria um grfico

    que varia conforme o item selecionado em um

    controle. Em nosso exemplo, o grfico dinmico

    mostra, com base no vendedor escolhido, um

    grfico com seu desempenho nos meses do ano.

    Confira o passo a passo a seguir.

    GraficoDinamico-Mat10.indd 28-29GraficoDinamico-Mat10.indd 28-29 08.08.09 00:46:3408.08.09 00:46:34

  • 28 I DIC AS INFO 29DIC AS INFO I

    DADOS EM UM S GRFICOCom o uso de funes avanadas, possvel usar uma nica visualizao para muitas informaes POR ERIC COSTA

    planilhas I grfico dinmico

    1 DADOS DE ORIGEM Antes de tudo, devemos teclar os dados que sero a base do grfico. Em nosso exemplo,

    usamos uma tabela simples, com a primeira coluna indicando o nome de cada vendedor e as colunas seguintes mostrando as vendas a cada ms. Caso voc queira primeiro testar as funes da forma exata mostrada aqui, basta seguir o modelo da imagem, renomeando a planilha para Vendas.

    2 ESCOLHA DO NOMEPasse a uma nova planilha e troque seu

    nome para Grfico. Agora, devemos criar um controle para escolher o vendedor que servir de base para o grfico. Para isso, clique na clula A2 e depois acesse Dados > Validao de Dados > Validao de Dados. Na janela que aparece, escolha, no campo Permitir, a opo Lista. Depois, tecle, no campo Fonte, a lista de clulas que traz os nomes dos vendedores que, no exemplo dado aqui, obtida pela frmula =Vendas!$A$3:$A$6. Clique em OK e observe que foi criado um controle que lista os vendedores existentes.

    Um dos segredos dos usurios avanados do Excel est no uso de referncias di-nmicas. Esse recurso permite acessar uma tabela de forma incremental, ou seja, indi-

    car, com base em uma referncia inicial, um des-

    locamento de um nmero de colunas ou linhas,

    para frente ou para trs. Pode parecer compli-

    cado, mas no , especialmente quando se pega

    3 DADOS PARA O GRFICO Para facilitar a construo do grfico, vamos montar uma tabelinha na planilha Grfico. Para isso,

    siga o modelo da imagem, preenchendo os meses na primeira linha. Com isso, no precisaremos fazer ajustes no grfico para importar os nomes de coluna da planilha Vendas e a criao dele ser praticamente automtica, depois de, claro, importarmos os dados de vendas de cada ms do vendedor escolhido.

    o jeito de usar as funes. Para mostrarmos o

    funcionamento das referncias dinmicas, va-

    mos montar uma planilha que cria um grfico

    que varia conforme o item selecionado em um

    controle. Em nosso exemplo, o grfico dinmico

    mostra, com base no vendedor escolhido, um

    grfico com seu desempenho nos meses do ano.

    Confira o passo a passo a seguir.

    GraficoDinamico-Mat10.indd 28-29GraficoDinamico-Mat10.indd 28-29 08.08.09 00:46:3408.08.09 00:46:34

  • 30 I DIC AS INFO

    CONHEA AS FUNES PARA REFERENCIAR DADOS DE FORMA INDIRETA NAS PLANILHAS

    CORRESP Retorna posio relativa de um item em uma lista de clulas. Assim, por exemplo, se buscarmos na lista (Carlos, Antnio, Juca, Marcos) o texto Juca, a funo CORRESP retorna como resultado o nmero 3.

    DESLOC Devolve uma clula com base em uma referncia e um deslocamento. Por exemplo, DESLOC(A1, 0, 2) retorna o valor de A3, pois toma como base A1 e desloca zero linha e 2 colunas.

    PROCH / PROCV Busca uma clula com base em um item procurado, como a funo CORRESP, mas retorna no a posio, mas o contedo de outra clula, na mesma linha (PROCV) ou coluna (PROCH) da que tem o contedo desejado.

    DADOS DINMICOS

    5 MONTANDO O GRFICOCom nossa tabela pronta, podemos

    montar o grfico. Para isso, selecione as clulas de A1 a M2. Acesse o item Inserir > Colunas e escolha o primeiro tipo de grfico de colunas 3D(colunas 3D agrupadas). O grfico deve surgir prontinho. Agora, aproveite para aumentar o tamanho dele, alm de trocar as cores, se preferir. Tambm clique com o boto direito do mouse na legenda com o nome do vendedor e escolha Excluir. Essa informao desnecessria, j que o nome do vendedor est como ttulo do grfico.

    6 TESTE FINALPara fazer o teste de funcionamento do grfico dinmico, abra as opes no campo A2,

    com o nome do vendedor, e escolha outro item. O grfico deve ser modificado automaticamente. Caso seja necessrio aumentar o nmero de vendedores posteriormente, basta clicar na clula A2, acessar Dados > Validao de Dados > Validao de Dados e trocar os limites no campo Fonte.

    4 BUSCA DE INFORMAES hora de usarmos uma funo para trazer os dados da planilha Vendas. Para isso, vamos usar a funo PROCV,

    que busca um dado de forma vertical e retorna o valor de uma coluna, na linha onde a informao foi encontrada. Em outras palavras, ao encontrar o nome do vendedor, a funo pode retornar s colunas seguintes, que sero usadas em nosso grfico. Em nosso exemplo, usamos, na clula B2 da planilha Grfico, a frmula =PROCV($A$2;Vendas!$A$3:$M$6;2;FALSO). Aqui, o item a ser procurado o primeiro parmetro, com valor A2 (a clula com o nome do vendedor). Os limites da busca esto no segundo parmetro e so as clulas de dados (na planilha Vendas). O terceiro parmetro indica a coluna a ser retornada, no caso, o valor das vendas em janeiro e, por fim, o quarto parmetro indica que queremos um resultado idntico (em relao ao nome do vendedor) e no o mais prximo. Repita a frmula para as clulas C2 a M2, trocando o terceiro parmetro por 3, 4, 5, ..., at 13.

    GraficoDinamico-Mat10.indd 30GraficoDinamico-Mat10.indd 30 08.08.09 00:46:5208.08.09 00:46:52

  • 32 I DIC AS INFO 33DIC AS INFO I

    DISTRIBUA SUAS MACROSMonte um suplemento do Excel para distribuir funes para uso por vrias pessoas POR ERIC COSTA

    Para quem trabalha com funes persona-lizadas nas planilhas, uma forma prtica de distribu-las criar um suplemento do Excel. Para isso, no preciso nenhum co-

    planilhas I macros

    nhecimento avanado, bastando usar alguns

    dos recursos do prprio Excel. Confira o passo

    a passo a seguir, que utiliza uma funo bem

    simples como exemplo.

    1 CRIAO DA PLANILHAPrimeiro, devemos criar uma planilha e adicionar as funes desejadas. Neste exemplo,

    como o foco a criao do suplemento, vamos usar apenas uma funo bem simples, que calcula uma mdia ponderada, com pesos 3, 3 e 4. Ento, tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Mdulo e tecle a funo abaixo:

    Function CalculaMedia(P1, P2, P3 As Long)

    CalculaMedia = P1 * 3 + P2 * 3 + P3 * 4

    End FunctionClique no boto Salvar e acesse Ferramentas > Propriedade de VBAProject.Acesse a aba Proteo e, se quiser, crie uma senha para evitar que outras pessoas mexam no cdigo de suas funes. Depois de fazer isso, clique em OK e feche a janela do Visual Basic.

    2 PROPRIEDADES DO SUPLEMENTOAgora, vamos teclar as propriedades da planilha, que sero usadas no suplemento, para

    definir seu nome na lista que aparece no Excel, assim como a descrio. Para isso, acesse o Boto do Office > Salvar Como > Outros Formatos (no Excel 2003, use Arquivo > Salvar Como). Tecle um nome curto em Ttulo e uma definio mais detalhada do suplemento em Comentrios. Clique no X para fechar a janela.

    4 VERIFICAO E HABILITAO Rode novamente o Excel e acesse o Boto do Office > Opes do Excel. Na janela que surge, acesse a seo Suplementos e pressione o boto Ir (no Excel 2003, acesse Ferramentas > Suplementos). Marque a opo com o nome dado anteriormente e clique em OK. Com isso, o suplemento passa a funcionar para as planilhas em edio.

    GRAVAO 3 Agora, devemos gravar o suplemento. Para isso, acesse o Boto do Office > Salvar Como > Outros

    Formatos (no Excel 2003, use Arquivo > Salvar Como). Na janela Salvar Como, escolha, em Salvar

    Como Tipo, a opo Suplemento do Excel. Note que a pasta de gravao muda automaticamente para C:\

    Documents and Settings\usurio\Dados de aplicativos\Microsoft\Suplementos, em que usurio o login

    usado no Windows. Tecle um nome para o arquivo e clique em Salvar. Lembre-se do caminho da pasta acima, pois para distribuir o suplemento preciso

    copiar o arquivo gravado l. Feche o Excel.

    TESTE DO SUPLEMENTO 5 Para concluir o tutorial, devemos apenas fazer o teste de funcionamento do suplemento usando a funo definida. Para isso, crie uma nova planilha acessando o

    Boto do Office > Novo (Arquivo > Novo, no Excel 2003), e escolha o modelo Normal. Ento, tecle em uma clula qualquer a frmula =CalculaMedia(6,5,8). O resultado, que de valor 6,3, deve ser mostrado, indicando que o

    suplemento est funcionando. Para passar o suplemento para outras pessoas, basta copiar o arquivo XLAM ou XLA

    na pasta indicada anteriormente.

    macros-Mat11.indd 32-33macros-Mat11.indd 32-33 08.08.09 00:48:2908.08.09 00:48:29

  • 32 I DIC AS INFO 33DIC AS INFO I

    DISTRIBUA SUAS MACROSMonte um suplemento do Excel para distribuir funes para uso por vrias pessoas POR ERIC COSTA

    Para quem trabalha com funes persona-lizadas nas planilhas, uma forma prtica de distribu-las criar um suplemento do Excel. Para isso, no preciso nenhum co-

    planilhas I macros

    nhecimento avanado, bastando usar alguns

    dos recursos do prprio Excel. Confira o passo

    a passo a seguir, que utiliza uma funo bem

    simples como exemplo.

    1 CRIAO DA PLANILHAPrimeiro, devemos criar uma planilha e adicionar as funes desejadas. Neste exemplo,

    como o foco a criao do suplemento, vamos usar apenas uma funo bem simples, que calcula uma mdia ponderada, com pesos 3, 3 e 4. Ento, tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Mdulo e tecle a funo abaixo:

    Function CalculaMedia(P1, P2, P3 As Long)

    CalculaMedia = P1 * 3 + P2 * 3 + P3 * 4

    End FunctionClique no boto Salvar e acesse Ferramentas > Propriedade de VBAProject.Acesse a aba Proteo e, se quiser, crie uma senha para evitar que outras pessoas mexam no cdigo de suas funes. Depois de fazer isso, clique em OK e feche a janela do Visual Basic.

    2 PROPRIEDADES DO SUPLEMENTOAgora, vamos teclar as propriedades da planilha, que sero usadas no suplemento, para

    definir seu nome na lista que aparece no Excel, assim como a descrio. Para isso, acesse o Boto do Office > Salvar Como > Outros Formatos (no Excel 2003, use Arquivo > Salvar Como). Tecle um nome curto em Ttulo e uma definio mais detalhada do suplemento em Comentrios. Clique no X para fechar a janela.

    4 VERIFICAO E HABILITAO Rode novamente o Excel e acesse o Boto do Office > Opes do Excel. Na janela que surge, acesse a seo Suplemen