GUIA - COMO AUTOMATIZAR A SUA LOJA ?January 8th, 2010

1. Aplicação

O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como

iniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da melhor

solução em relação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio.

Além do conhecimento das etapas de um Projeto de Automação, é importante definir os

objetivos da automação do estabelecimento e quais serão os resultados esperados para,

posteriormente, colher as informações relativas à evolução das atividades e processos

automatizados e quais os benefícios obtidos com a automação.

É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação,

entre elas a tecnologia de identificação (código de barras) e o intercâmbio de mensagens

(EDI – Electronic Data Interchange), que são as bases do Sistema GS1, padrão

internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros

comerciais. Cada produto tem um único código de identificação que pode ser utilizado por

todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficácia no processo de

comercialização dos mesmos.

Os códigos do padrão GS1 possibilitam a identificação de mercadorias, padronizam

exportações e garantem segurança no recebimento, controle de estoque e gestão

administrativa por meio de informações rápidas e precisas.

O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas

em seus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso,

possibilitam a completa integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do

setor, desde os fornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor

final.

As estruturas padronizadas de identificação também são aplicadas no processo de

implantação de sistemas de comércio eletrônico, principalmente nos modelos de intercâmbio

de mensagens padronizadas, o EDI.

2. O que é Automação Comercial?

Automação é a informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a

integração desses processos internos com fornecedores, bancos, serviços de proteção ao

crédito, operadoras de cartão de crédito etc.; e até mesmo com os consumidores.

O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e

a

substituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até

chegar à

utilização de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio,

reduzindo erros e obtendo rentabilidade e competitividade.

Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos

processos das empresas que desempenham atividades comerciais, indústrias, distribuidoras,

atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhes claras vantagens

competitivas.

Em termos práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros

adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.

3. Razões para Automatizar sua Loja

Você, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma loja

automatizada. Por outro lado, provavelmente você também está preocupado com as

eventuais

dificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve

estar pensando em coisas do gênero:

"O investimento deve ser alto.”

“Eu não entendo nada de informática.”

“Vou ter de mudar tudo por aqui?”

“É capaz de os clientes não se acostumarem.”

“Afinal, por onde eu começo?”

“Até hoje deu certo, por que tenho de mudar?”

Etc. etc. etc..

É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele

serve para tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação

de sua loja podem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas

ensinadas neste material.

Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que a

Automação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às

Conformidades

Legais, Qualidade e Produtividade.

4. Roteiro para Automação da Loja - Projeto

O roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve

proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de

automação. É por isso que a realização de um Projeto de Automação Comercial é

imprescindível para o sucesso da automação, somente por meio desta ferramenta é que o

varejista terá claramente as informações necessárias do negócio, conseguirá identificar a

melhor solução de hardware e software para a loja e obterá os melhores resultados.

O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento

e

implantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e

lucrativa do negócio.

O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo,

portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do

consumidor.

Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez que

normalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de

Automação é

necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o

omprometimento

de seus funcionários.

O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as

diretrizes determinadas para a sua realização.

O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado

positivo

esperado: "A automação funciona e muito bem!".

4.1. Etapas do Projeto de Automação

O Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO e

IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e

pontos

críticos, tudo visando garantir com que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga atingir os

benefíciosproporcionados pela automação.

4.1.1. Planejamento Estratégico

Nesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", para

determinar como a Automação Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é

preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter-se em redução de custo

do Projeto, ou de um cronograma mais favorável de desembolso.

A. Equipe do Projeto

Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A

Equipe do Projeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que

conhecem muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa

estar familiarizada com equipamentos e softwares.

Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio

especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que

atuam no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de

revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com

especialistas em tecnologia da informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores

de equipamentos e softwares para uma demonstração sem compromisso, pesquisar em

revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de treinamentos,

seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que

se propõem a capacitar varejistas.

A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto

também pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada.

Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para

a

realização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive,

sempre contando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.

B. Análise do Negócio

Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades

gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos

chegar com a automação.

É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os

resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.

Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e,

ao final, o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as

necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a

implementação.

Por isso, o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é

fundamental.

B.1. Estudo da Situação Atual

Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a

frente de caixa até a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto,

analisar e escrever seus processos atuais:

Já existe alguma informatização? 

Quem está envolvido em cada processo?

Por que e como são?

O levantamento da situação atual trata de uma análise geral do negócio. É o momento em

que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemas

existentes, é que eles poderão ser resolvidos.

Realizado o levantamento da situação atual, é necessário que o estabelecimento determine

prioridades para o início do processo de automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas

que a serem automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda selecionar aquelas que

são

realizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos

rapidamente.

Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser

reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).

Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por

hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de

mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos

médios de fila, de desembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante.

De posse desses dados, devem-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação,

sempre visando à situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando

inclusive a introdução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc.

Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas,

televendas, entrega domiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e

quantifique-as.

Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o

sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um

horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para

a tomada de decisões.

B.3. Análise dos Riscos

Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No

início, esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e

bastante reduzidos ao final da implementação.

Fatores de risco que devem ser analisados:

Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios

esperados num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;

Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser

contornado com envolvimento e treinamento contínuo destes;

Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante

minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para

informação dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia.

Trataremos com mais detalhes nos itens:

Escolha do Hardware /Equipamento e Escolha do Escolha do Software /Aplicativo.

C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?

Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e

procedimentos que serão automatizados.

A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR?

É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades

realizadas na loja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou

aquela atividade precisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa

agora é quais são as tarefas que realizamos, separando-as por departamento.

A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são

genéricas para o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está

esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico,

algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que são fundamentais para

automação.

A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também se estende pelas

operações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é

dividida por departamento, conforme segue:

C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos

Quando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem

ser

identificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser

implementadas antes dos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente

oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade

nos processos operacionais.

4.1.2. Planejamento Básicoetapa, você estará concentrado na escolha das opções

tecnológicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em

negociações com fornecedores de hardware

(equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automação

Comercial estará formatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto

custará.

A. Escolha do Software / Aplicativolha do software / aplicativo é sempre realizada em

primeiro lugar, isto porque é necessário primeiro saber qual será o software escolhido para a

automação do negócio, para depois saber quais serão as especificações dos equipamentos

necessários ao funcionamento do software.

Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o

aplicativo não funcionar, devido às especificações não serem adequadas ao funcionamento e,

então, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser

absorvido pelo negócio.

Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por

desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a

análise de cada uma das situações.

A.1. Desenvolvimento Interno / Externopção for desenvolver um sistema que atenda às

necessidades do negócio sob medida, o

desenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que têm

práticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponíveis no

mercado não atendem. Os processos (transações) são levantados passo a passo e

desenvolvidos em linguagem de programação que melhor se adapte às necessidades e

tamanho da empresa. O desenvolvimento de software é uma atividade que leva tempo e

demanda recursos humanos qualificados e por este motivo é uma atividade que apresenta

custos elevados.

No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo, o que ocorre é a

terceirização do desenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um

software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também

é elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes

cuidados.

A.2. Pacote Pronto (Softwares de Configuração)determinar até que ponto um pacote pronto

atende às necessidades da empresa, é necessário fazer uma análise minuciosa, confrontando

as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas.

Nos pacotes prontos, os processos são levantados e parametrizados no sistema. Templates

(modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de

implementação é

configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação

comercial, os principais aplicativos são: controle de estoque, compras, contas a pagar,

contabilidade, faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado

em conta é a disponibilidade de emissão de relatórios gerenciais que o pacote apresenta.

A.3. Cuidados na Escolha do Software / Aplicativoi>A.3.1. Seleção do Fornecedor

A seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento

interno /externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão

problemas futuros.

Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por eles e referências de clientes.

Faça visitas aos clientes que tenham contratado seus serviços a fim de certificar-se da

qualidade dos serviços prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele está no

mercado é suficiente para prestar um bom serviço e faça consultas aos órgãos especializados

sobre sua idoneidade.

A.3.2. Suporte e Treinamentoecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação

de serviços como será o suporte

e o treinamento durante e pós-implementação.

O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias

por

semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada às

necessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do

sistema

aplicativo e do negócio.

O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Este

treinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as

pessoas que o utilizarão.

A.3.3. Experiência no Ramoecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com

profundidade para que o

desenvolvimento ou parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e

voltados às

melhores práticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema.

Informe-se

sobre seu desempenho.

A.4. Requisitos Importantes na Escolha do Software / Aplicativo

A.4.1. Adequação ao Negócio

O aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para

que a

utilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo

voltado

ao planejamento de produção. Garanta também que o aplicativo seja homologado de acordo

com a

legislação vigente.

A.4.2. Capacidade de Expansão

O aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve

ter a

capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas

funcionalidades e

transações.

A.4.3. Modular

Quando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão

do

aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações

de

negócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações.

A.4.4. Integração

Não devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados

para

evitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do

negócio. Isso

significa, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao

módulo de

finanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o

desenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão

à

Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio

eletrônico.

Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma

procedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos

aplicativos antes do fechamento do contrato.

A.4.5. Adequado ao Sistema GS1

O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras,

possibilitando a

utilização de padrões do Sistema GS1.

Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura

óptica seja

possível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos.

É

importante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado

no Banco

de Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda se for o caso.

Estabeleça o sistema de codificação de produtos e/ou serviços a serem utilizados. Adote o

Sistema

GS1, pois, além de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado

nacional, os

produtos já vêm com esta codificação do fabricante.

B. Escolha do Hardware / Equipamentos

Relacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automação comercial, ao

final,

falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação do

estabelecimento.

a) Emissores de Cupom Fiscal: - Máquina Registrada - MR: - Impressora Fiscal - IF: - Terminal

Pontode-

Venda - PDV:

b) Leitores de Código de Barras: - Leitores de Mão / Portáteis CCD ou LASER; - Leitores de

Mesa /

Fixos;

c) Coletores;

d) Impressora de Cheques e Consulta de Crédito:

e) Micro-registradora;

f) Balanças Eletrônicas;

g) Consulta de Preços - Tira –Teima;

h) Terminais Multimídias;

i) Equipamentos TEF - Transferência Eletrônica de Fundos:

k) Impressora de Código de Barras;

l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado

modular; -

Teclado do Usuário; - Display cliente etc.

Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão

compor a

solução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as

opções de

sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade

compatível

com o seu volume de operação atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar

gradativamente

a capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que

viabilize a

expansão necessária.

Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador

que

gerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de

sobrecarga da

rede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas.

Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros em

www.gs1brasil.org.br

C. Ferramentas de Apoio - Cronogramas

Como já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pela

aquisição dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos serão realmente

necessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa

o fôlego

necessário entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto.

Visando um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de

controle e

ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS.

O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais

serão as

tarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será

utilizada

para a automação de cada atividade (hardware / software).

Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas

necessárias,

será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se

haverá

necessidade de financiamentos ou se será realizado com recursos próprios.

4.1.3. Planejamento Executivo ou Preparação

Após a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o

Planejamento

Executivo ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se

“aparar as

arestas” do Projeto, identificando requisitos importantes para Automação da Loja,

necessários

inclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO.

A. Infra-Estrutura - Alterações Físicas Necessárias

A implantação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de

cabos

para a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores.

Não se esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis,

elétricas e de

cabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de

todos os

recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessários à automação da

loja.

Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar

eventuais

reorganizações de processos operacionais, como por exemplo, realocação de caixas, balcões,

prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos.

B. Treinamento de Usuários

Durante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em

conta

assim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta

todas

as funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e

ter

sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.

C. Montar Banco de Dados com o Código de Barras

A montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de

dedicação e

cuidado em sua realização. É necessária a descrição correta dos produtos que já vêm

codificados

pelo fornecedor, e a identificação por meio de estrutura padronizada dos itens que são

vendidos na

loja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a

identificação

(código de barras) e a descrição detalhada.

Como já dissemos, o ideal é que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema

GS1 e

que tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de

Item

Comercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme

modelo

abaixo:

Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo

"zeros" à

esquerda quando necessário.

O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto

ou

serviço, sobre o qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa

receber

preço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.

O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias

que

passam pelo check-out do varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A.

Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o

Manual do

Usuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br

O código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por

peso,

etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida,

conforme

abaixo:

D. Ferramentas de Identificação para Apoio aos Processos Logísticos

Existem ainda estruturas padrões de codificações utilizadas para a automação do

Recebimento do

Varejo. São aplicações do Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-

14 e

GS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos.

Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de

mercadorias de

qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de

suprimentos.

E. Integração com Fornecedores

A integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações,

agilizar

processos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção

de

estoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas.

Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data

Interchange), ou

seja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação

entre

empresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados",

utilizando

uma linguagem padronizada chamada EANCOM.

Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1,

acesse nosso site www.gs1brasil.org.br

4.1.4. Implantação

Para que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as

etapas

anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faça um check-list de

todas

as atividades antes da implantação.

A. Check List para Implantação

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do projeto de automação:

• Elaborar cronograma detalhado de atividades e investimentos para o controle das tarefas,

prazos

e recursos;

• As instalações físicas devem estar adaptadas (obras civis, elétricas etc.);

• Os equipamentos, periféricos, softwares e processos deverão estar disponíveis, instalados e

testados;

• Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados

e

deverão ser comunicados aos funcionários e parceiros comerciais;

• Montar a base de dados de codificação interna dos produtos com código de barras;

• Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operações do dia-a-dia,

com o

acompanhamento dos funcionários;

• Treinar os funcionários de forma elaborada;

• Identificar produtos que receberão codificação interna;

• Efetuar inventário para obter a posição atual do estoque;

• Etiquetar mercadorias;

• Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos;

• Incorporar os novos relatórios aos procedimentos gerenciais e operacionais do

estabelecimento;

• Providenciar insumos como fitas, formulários etc.;

• Estabelecer métodos de diagnóstico e correção de problemas.

Deve-se levar em conta a ordem de execução das tarefas, por exemplo: as mercadorias só

podem

ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar

disponíveis e

instalados para o treinamento prático dos funcionários; o treinamento não deve ser finalizado

com

muita antecedência a da finalização do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser

esquecido.

A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do varejista empreendedor. As

alterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais

e da

satisfação do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais são seus objetivos e

adapte-se

para conquistá-los.

9. Fatores Críticos de Sucesso na Automação

Existem fatores determinantes em um Projeto de automação, que se não forem bem geridos

podem

ser críticos e impedirem o sucesso da automação na loja.

a) Solução mais adequada: Insistimos que é preciso atenção especial e dedicação em todo o

Projeto de Automação para a escolha correta da solução de hardware, software e infra-

estrutura.

Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para o

varejista.

b) Capacitação dos Usuários: Já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários

que

participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação

funcionar

adequadamente se os usuários não alimentarem os processos automatizados corretamente.

c) Manutenção de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção é

indispensável para o funcionamento dos equipamentos e software.

d) Aspectos Culturais: A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as

coisas

são feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não

podem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não

prejudicar a

automação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação de

pessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participarem

ativamente do

Projeto de Automação etc.

e) Tratamento das Informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a

necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros - alinhamento

de

dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em

compensação,

uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma

sobrecarga

de informações, dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar

os

relatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato e

periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação (on line,

batch,

consulta etc.). Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas

sejam

avaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora

não

seja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC",

entre outros.

Em resumo, a Automação Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto

nos

processos da empresa e proporcionam benefícios concretos.

X

INVESTIMENTOS

Equipamentos e softwares

Redes de comunicação

Lay-out e mobiliário

TREINAMENTO DE PESSOAL

Na implantação

De manutenção

PRODUTIVIDADE

Mais vendas devido aos melhores serviços

e comodidades oferecidas ao Consumidor.

Redução de custos

Eliminação de papelada.

MANUTENÇÃO

Equipamentos

Aplicativos

Cadastros e bancos de dados

QUALIDADE

Melhoria no atendimento

Redução de erros

Aumento de segurança

IMPACTO CULTURAL

Novos processos e tarefas

Muito mais informação para ser

tratada e absorvida

Resistências

COMUNICAÇÃO VISUAL

Facilidade e atratividade para clientela

Identidade corporativa moderna e

personalizada

CAPACITAÇÃO TÉCNICA

Atualização permanente

Manter equipe mínima

GESTÃO EFICAZ

Facilidade para apuração de resultados

Segurança e agilidade em inventários

Eficiência na administração do fluxo de caixa

ROTEIRO PARA AUTOMAÇÃO DA LOJA – PROJETO

O roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automação. É por isso que a realização de um Projeto de Automação Comercial é imprescindível para o sucesso da automação, somente por meio desta ferramenta é que o varejista terá claramente as informações necessárias do negócio, conseguirá identificar a melhor solução de hardware e software para a loja e obterá os melhores resultados.

O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantação das ferramentas da automação comercial permitirá uma gestão eficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo, portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor.

Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez que normalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automação é necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionários. O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realização. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: "A automação funciona e muito bem!".

 

4.1.ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAÇÃO

O Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e pontos críticos, tudo visando garantir que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga atingir os benefícios proporcionados pela automação.

 

4.1.1.PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Nesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", para determinar como a Automação Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter-se em redução de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorável de desembolso.

 

A. EQUIPE DO PROJETO

Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe do Projeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares.

Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que se propõem a capacitar varejistas.

A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação , ministrados em sua sede em São Paulo, e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informações, acesse o calendário de cursos e eventos no sitewww.gs1brasil.org.br.

A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto também pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada.

Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para a realização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.

 

B. ANÁLISE DO NEGÓCIO

Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.

Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final, o objeto de checagem. O Projeto de Automação dará os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é fundamental.

B.1. Estudo da Situação Atual

Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escrever seus processos atuais: Já existe alguma informatização? Quem está envolvido em cada processo? Por que e como são? O levantamento da situação atual trata de uma

análise geral do negócio. É o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemas existentes, é que eles poderão ser resolvidos.

 

Realizado o levantamento da situação atual, é necessário o estabelecimento de prioridades para o início do processo de automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda selecionar aquelas que são realizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).

 

B.2. Estudo da Situação Desejada

Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, de desembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante.

De posse desses dados, deve-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação, sempre visando a situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando inclusive a introdução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc.

Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entrega domiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e quantifique-as.

Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para a tomada de decisões.

 

B.3. Análise dos Riscos

Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No início, esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e bastante reduzidos ao final da implementação.

 

Fatores de risco que devem ser analisados:

Custo x Benefício:  os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;

Adesão da equipe:  o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornado com envolvimento e treinamento contínuo destes;

Fornecedores:  a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informação dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. 

Trataremos com mais detalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software / Aplicativo.

C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?

Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e procedimentos que serão automatizados. A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR?

É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividade precisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é quais são as tarefas que realizamos, separando-as por departamento.

A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são genéricas para o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que são fundamentais para automação.

A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também estende-se pelas operações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é dividida por departamento, conforme segue:

 

C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos

Quando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser implementadas antes dos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É

uma excelente oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade nos processos operacionais.

 

4.1.2.PLANEJAMENTO BÁSICO

Nesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em negociações com fornecedores de hardware (equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automação Comercial estará formatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará.

 

A.ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO

A escolha do software / aplicativo é sempre realizada em primeiro lugar, isto porque é necessário primeiro saber qual será o software escolhido para a automação do negócio, para depois saber quais serão as especificações dos equipamentos necessários ao funcionamento do software.

Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativo não funcionar, devido às especificações não serem adequadas ao funcionamento e, então, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negócio.

Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a análise de cada uma das situações.

 

A.1. Desenvolvimento Interno / Externo

Se a opção for desenvolver um sistema que atenda às necessidades do negócio sob medida, o desenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que têm práticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponíveis no mercado não atendem. Os processos (transações) são levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagem de programação que melhor se adapte às necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimento de software é uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por este motivo é uma atividade que apresenta custos elevados.

No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo, o que ocorre é a terceirização do desenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também é elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados.

 

A.2. Pacote pronto (softwares de configuração)

Para determinar até que ponto um pacote pronto atende às necessidades da empresa, é necessário fazer uma análise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas.

Nos pacotes prontos, os processos são levantados e parametrizados no sistema. Templates (modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementação é configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação comercial, os principais aplicativos são: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta é a disponibilidade de emissão de relatórios gerenciais que o pacote apresenta.

 

A.3. Cuidados na escolha do software / aplicativo

A.3.1. Seleção do Fornecedor

A seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão problemas futuros. Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por eles e referências de clientes. Faça visitas aos clientes que tenham contratado seus serviços a fim de certificar-se da qualidade dos serviços prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele está no mercado é suficiente para prestar um bom serviço e faça consultas aos órgãos especializados sobre sua idoneidade.

 

A.3.2.Suporte e Treinamento O fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suporte e o treinamento durante e pós-implementação.O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada às necessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do sistema aplicativo e do negócio.

O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizarão.

 

A.3.3.Experiência no ramo

O fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que o desenvolvimento ou parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e voltados às melhores práticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.

 

A.4. Requisitos importantes na escolha do software / aplicativo

A.4.1. Adequação ao Negócio

O aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para que a utilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo voltado ao planejamento de produção. Garanta também que o aplicativo seja homologado de acordo com a legislação vigente.

 

A.4.2.Capacidade de expansão

O aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades e transações.

 

A.4.3. Modular

Quando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão do aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações de negócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações.

 

A.4.4. Integração

Não devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Isso significa, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo de finanças, disparando uma transação de contas a pagar.

Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão à Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico. Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedência.

Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos aplicativos antes do fechamento do contrato.

 

A.4.5. Adequado ao Sistema GS1

O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras, possibilitando a utilização de padrões do Sistema GS1.

Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura óptica seja possível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos. É importante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda se for o caso.

Estabeleça o sistema de codificação de produtos e/ou serviços a serem utilizados. Adote o Sistema GS1, pois, além de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, os produtos já vêm com esta codificação do fabricante.

 

B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS

Relacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automação comercial, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação do estabelecimento.

a) Emissores de Cupom Fiscal: - Máquina Registrada - MR : - Impressora Fiscal - IF : - Terminal Ponto-de-Venda - PDV : b) Leitores de Código de Barras:  - Leitores de Mão / Portáteis CCD ou LASER;  - Leitores de Mesa / Fixos;c) Coletores; d) Impressora de Cheques e Consulta de Crédito: e) Micro-registradora; f) Balanças Eletrônicas;g) Consulta de Preços - Tira –Teima;h) Terminais Multimídias; i)  Equipamentos TEF - Transferência Eletrônica de Fundos: k) Impressora de Código de Barras;l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado modular ; - Teclado do Usuário; - Display cliente etc.

Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor a solução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções de sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatível com o seu volume de operação, atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamente a capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expansão necessária.

Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas.

Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros em www.gs1brasil.org.br.

 

C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS

Como já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pela aquisição dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos serão realmente necessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o fôlego necessário entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto.

Visando a um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS.

O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais serão as tarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será utilizada para a automação de cada atividade (hardware / software).

Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessárias, será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se haverá necessidade de financiamentos ou se será realizado com recursos próprios.

 

4.1.3.PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAÇÃO

Após a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o Planejamento Executivo ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se aparar as arestas do Projeto, identificandorequisitos importantes para Automação da Loja, necessários inclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO.

A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAÇÕES FÍSICAS NECESSÁRIAS

A implantação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de cabos para a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores.

Não esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis, elétricas e de cabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de todos os recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessários à automação da loja.

Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar eventuais reorganizações de processos operacionais, como por exemplo, realocação de caixas, balcões, prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos.

 

B. TREINAMENTO DE USUÁRIOS

Durante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Deve-se levar em conta todas as funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.

C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CÓDIGO DE BARRAS

A montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de dedicação e cuidado em sua realização. É necessária a descrição correta dos produtos que já vêm codificados pelo fornecedor, e a identificação por meio de estrutura padronizada dos itens que são vendidos na loja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificação (código de barras) e a descrição detalhada.

Como já dissemos, o ideal é que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema GS1 e que tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de Item Comercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme modelo abaixo:

 

Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo "zeros" à esquerda quando necessário. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou serviço, sobre o qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receber preço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.

O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias que passam pelo checkoutdo varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A.

Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual do Usuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br.

O código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso, etc, o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conforme abaixo:

 

 

 

D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAÇÃO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS

Existem ainda estruturas padrões de codificação utilizadas para a automação do Recebimento do Varejo. São aplicações do Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-14 e GS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos.

Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos.

 

 

 

E. INTEGRAÇÃO COM FORNECEDORES

A integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações, agilizar processos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção de estoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas.

Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação entre empresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados", utilizando uma linguagem padronizada chamada EANCOM.

Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1., acesse nosso sitewww.gs1brasil.org.br.

 

 

4.1.4.IMPLANTAÇÃO

Para que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapas anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhada. Faça um check-list de todas as atividades antes da implantação.

 

A. CHECK LIST PARA IMPLANTAÇÃO

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de automação:

- Elaborar Cronograma detalhado de Atividades e Investimentos para o controle das tarefas, prazos e recursos; - As instalações físicas devem estar adaptadas (obras civis, elétricas etc.); - Os equipamentos, periféricos, softwares e processos deverão estar disponíveis, instalados e testados; - Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados e deverão ser comunicados aos funcionários e parceiros comerciais; - Montar a base de dados de codificação interna dos produtos com código de barras; - Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operações do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionários; - Treinar os funcionários de forma elaborada; - Identificar produtos que receberão codificação interna; - Efetuar inventário para obter a posição atual do estoque; - Etiquetar mercadorias; - Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos; - Incorporar os novos relatórios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento; - Providenciar insumos como fitas, formulários etc.; - Estabelecer métodos de diagnóstico e correção de problemas.

Deve-se levar em conta a ordem de execução das tarefas, por exemplo: as mercadorias só podem ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponíveis e instalados para o treinamento prático dos funcionários; o treinamento não deve ser finalizado com muita antecedência diante da finalização do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser esquecido etc.

A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do varejista empreendedor. As alterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfação do cliente deve ser constante.  Visualize sempre quais são seus objetivos e adapte-se para conquistá-los.