Guia de gerenciamento de documentos eletrônicos - GED

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Guia de Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (GED)

Guia de Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (GED)Elaborado por Kelli de ArajoAcadmica do Curso de Secretariado Executivo da PUCPR

11Apresentao O Guia de Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (GED) tem por objetivo contribuir para que os servidores do IFPR tenham acesso informaes bsicas da base de dados OwnCloud.O Guia apresenta informaes sobre o conceito de armazenamento de documentos Online e est dividido em etapas, desde as instrues sobre solicitao de acesso, desenvolvimento do sistema como: compartilhamento, incluso e excluso de documentos, assim como as vantagens da utilizao e boas prticas a serem aplicadas.2Sumrio1. O que a Owncloud?42. Solicitao de acesso base de dados Owncloud53. Acesso ao Sistema144. Alterao de Senha Inicial155. Conhecendo o Sistema176. O que o Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)?187. Gerenciando os Documentos Eletrnicos (GED): Inserir Documentos198. Gerenciando os Documentos Eletrnicos (GED): Excluir Documentos219. Consultando base de dados 2310. Compartilhando documentos2411. Vantagens da utilizao do Owncloud2612. Boas prticas2713. Referncias2813. Informaes Gerais2931. O que o OwnCloud?O conceito nuvem vem da ideia de algo alocado rede mundial de computadores a internet.

Seus documentos so salvos em uma base de dados Online.

Para o acesso, o servidor deve ter um usurio e senha e, por meio do navegador, poder acessar seus dados de onde quer que voc esteja, desde que com acesso internet. 42. Solicitao de acesso base de dados OwnCloudAcesse o site da Instituio: www.ifpr.edu.br.

Desa at a parte inferior do site e clique na aba sistemas.

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6Aps acessar a aba sistemas na parte inferior do site, clique no link Help Desk.

Ao abrir a nova janela, que possui varias opes, acesse o item Abrir Chamado.7

8Este item abrir outra janela da qual dispes de vrias opes de solicitao.

Selecione a opo IFPR OwnCloud - Armazenamento e Compartilhamento de arquivos.

Aps selecionar o item desejado desa at a aba inferior e clique a opo na Prximo. 9

10Preencha os campos obrigatrios como: Nome, e-mail, setor, telefone, assunto/ ttulo. Mensagem, grau de prioridade.

Aps o preenchimento dos dados, clique na opo Criar Chamado.

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12Aps o preenchimento dos dados, clique na opo Criar Chamado.

Sua solicitao ser encaminhada a Diretoria de Tecnologia da Informao e Comunicao (DTIC).

Posteriormente receber a confirmao do cadastro e a senha provisria no e-mail Institucional.

133. Acesso ao SistemaAcesse o link:http://200.17.98.83/owncloud/index.php

Para fazer o login digite o usurio e a senha fornecidos pela DTIC;

144. Alterando a senha inicial de acessoLembre-se: Para maior segurana de seus documentos altere sua senha aps o primeiro acesso.

Clique no usurio que se encontra no canto superior da tela, e selecione a opo Pessoal.

Nesta opo clique no item alterar senha.

Preencha o campo: senha atual com a senha fornecida pela DTIC, e ao lado colocar sua senha de acesso pessoal.

Aps o preenchimento clique em Alterar senha.

Sua senha ser alterada.

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5. Conhecendo o SistemaQuando clicar em qualquer guia, as informaes podem ser visualizadas.

Aps passar o mouse sobre os itens, tambm possvel visualizar as informaes, e localizar o que deseja.176. O que o Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)? o conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos em forma digital.A implantao da Gesto de Documentos associada ao uso adequado das tecnologias visa garantir o processo de atualizao dos documentos de forma rpida, a interrupo do processo de deteriorao dos documentos e a eliminao dos riscos de perda de documentos do arquivo, atravs de back-up.

187. Gerenciando os Documentos Eletrnicos: Inserir Documentos Para inserir documentos no OwnCloud, clique na opo Novo, ps selecione qual tipo de arquivo ir inserir.

Digite o nome do arquivo, tecle Enter.

Poder tambm busque o arquivo a ser inserido na base de dados e clicar em Abrir.

Aps clique na opo Salvar.1920

8. Gerenciando os Documentos Eletrnicos : Excluir DocumentosPara excluir algo da base de dados, basta clicar no item X.

Desta forma o arquivo ser excludo, e encaminhado para os documentos excludos (semelhante a lixeiro do Desktop).

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9. Consultando base de dadosPara consultar os arquivos salvos basta ter acesso a internet, que o suporte necessrio para o acesso.

Inserir login e senha, e poder consultar seus documentos, bem como fazer download dos documentos.2310. Compartilhando Documentos24Para fazer o compartilhamento de pastas ou documentos, voc dever clicar no item Compartilhar.

Esse item disponibilizar uma janela, nela digite o nome do setor/servidor, do qual deseja compartilhar seus arquivos. Desta forma, a pasta ou documento ser compartilhado com um ou mais servidores conforme desejado.25

11.Vantagens Acesso a dados e arquivos: possibilita acessar dados, arquivos de qualquer lugar, utilizando apenas a conexo com a internet.

Segurana no acesso: funcionamento a partir de usurio e senhas pessoais.

Acesso pblico ou restrito: o acesso a seus arquivos somente ser feito por outro usurio, desde que os documentos estejam compartilhados.2612. Boas PrticasSeja organizado: nomeie arquivos com assunto e data, tornando a busca mais rpida e objetiva.

No agrupe informaes importantes em uma mesma pasta, crie pastas individuais.

Mantenha sua base de dados atualizada, salvando seus documentos diariamente.

27Referncias 28ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 6. ed. So Paulo: Atlas S.A, 2011. 674 p.BOND, Maria Thereza; OLIVEIRA, Marlene de. Manual do Profissional de Secretariado: Conhecendo as tcnicas secretariais. 2. ed. Curitiba: Ibpex, 2001. 158 p.CONARQ, Legislao Arquivstica Brasileira. Disponvel em: Acessado em: 25.02.2014.GRION, Laurinda da Silva. Dicas e estratgias para o desenvolvimento da Secretria. So Paulo: rica, 1996. 156 p.LINKEMER, Bobbi. Secretaria Eficiente. So Paulo: Nobel, 1999. 140 p.NEIVA, Edma Garcia, DELIA; Maria Elizabete Silva. As novas competncias do profissional de Secretariado. 2. ed. So Paulo: IOB, 2009. 281 p.PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. Rio de Janeiro. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997. 224 p.RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 158 p.

Guia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)Ano de Criao: 2014Coleta de Dados: IFPR ReitoriaEdio, Projeto Grfico: Kelli de Arajo

Informaes:

DTIC (041) 3595-7670AUDIN(041) 3595-7626

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