Guia de Referência Configuração CAP

8/15/2019 Guia de Referência Configuração CAP

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Configuração CAP

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Configuração

CAPCentral de Análise de Processos


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Índice

CAP - CENTRAL DE ANÁLISE DE PROCESSOS .............................. 4

Configurando a Criação da Base Resumo para os Processos de Workflow 4 Configuração para Cálculo de Esforço e Custo de Processo ....................... 6 Definindo o Esforço para uma Atividade ....................................................... 7 Apontamento de Horas em uma Atividade .................................................... 8 Definindo Indicadores .................................................................................... 9 Relatórios ..................................................................................................... 12

Third Party Trademarks ................................................................... 16


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CAP - CENTRAL DE ANÁLISE DEPROCESSOS

A Central de Análise de Processos – CAP – tem como objetivo otimização dosprocessos de negócios gerenciados pelo TOTVS | ECM, minimizando oscustos e maximizando os resultados. O CAP oferece uma ferramenta paraavaliação dos processos workflow, considerando variáveis referentes avolume, esforço, custo e prazo.

O custo é obtido através da definição do Cálculo do Esforço, configurado poratividade do processo de workflow, e pela valorização do custo-hora porcolaborador.

O esforço corresponde ao tempo gasto para execução da atividade, éefetivamente o trabalho realizado. O esforço é definido no cadastro daatividade e pode ter seu cálculo baseado no Esforço Estimado, no Apontamento de Horas ou no Tempo de Conclusão.

O prazo corresponde ao tempo a ser considerado para a execução daatividade em questão. O prazo é obtido de forma natural pelo TOTVS | ECM.

O volume corresponde à quantidade de processos/atividades – por exemplo,abertos, fechados – obtido de forma natural pelo TOTVS | ECM.

Configurando a Criação da Base Resumopara os Processos de Workflow

A Base Resumo é uma base de dados com as informações de prazo, esforço,custo e volume referente aos processos de workflow, suas atividades e seusfluxos. Sua função é armazenar os fatos que ocorrem durante a execução dosprocessos de workflow. As informações de prazo, esforço, custo são geradas

a partir da configuração do usuário para a atividade do processo (prazo eesforço) e valor-hora usuário (custo).

A configuração de freqüência para a geração da base resumo é realizadaatravés do botão “Configuração de Processo” disponível em Workflow.Selecione o processo e a tela de configuração do processo será apresentada.Selecione a aba “CAP” conforme apresentado na figura abaixo.


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Figura 1 - Configuração de Processo aba “CAP”

Esta configuração apenas define qual a maneira com que a base resumo parao processo em questão será criada. As seguintes opções estão disponíveispara a freqüência de snapshot de um processo de workflow do TOTVS | ECM:

Diário: determina que a geração seja diária;Semanal: determina que a geração seja semanal, sendo necessário

selecionar o dia da semana a ser considerado como base para geraçãodo resumo;Mensal: determina que a geração seja mensal, sendo necessárioinformar o dia do mês a ser considerado como base para geração doresumo;Anual: determina que a atualização seja anual, sendo necessárioinformar o dia e o mês a serem considerados como base para geraçãodo resumo.

O próximo passo para a geração da base resumo é a criação de umagendamento no “Agendador de Tarefas” em “Painel de Controle”.

Figura 2 - Geração de Base Resumo no Agendador de Tarefas


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Para agendar a criação da base resumo de um processo de workflow:

Informe a descrição do agendamento;No campo “Tipo”, selecione a opção “Snapshot de Processo”; Selecione o tipo de geração:

o Incremental – a partir da última data de geração;o Completa – gera toda a base resumo;

Informe o código do processo ou dos processos – é possível usar o zoompara selecionar um processo – se necessário é possível gerar a base deresumo para todos os processos de workflow marcando a opção “Todosos processos” e esta opção vai substituir os dados da base resumoexistente pelos dados criados nesta nova geração.Selecione as opções de freqüência conforme as necessidades denegócio e uso do processo de workflow.

Existem regras para agendar a geração da base resumo, são elas:

1. Para agendar a geração da base resumo para todos os processos não épermitido nenhum agendamento pré-existente. Estes agendamentos pré-existentes são independentes se for para um único processo de workflowou for para todos os processos;

2. Não será permitido criar agendamento para um processo se houver umagendamento de geração da base resumo para todos os processos deworkflow;

3. Somente um agendamento de geração da base resumo pode ser criadopor processo de workflow.

Nota: A geração da base resumo é um processamento que em alguns casos

pode ser demorado. Isto depende entre outros fatores do número desolicitações em aberto e também do tempo que tais solicitações estãoabertas.

Configuração para Cálculo de Esforço eCusto de Processo

As configurações de controle de esforço e custo são imprescindíveis para quea Central de Análise de Processos funcione em sua totalidade. O custo deuma atividade ou processo é obtido pelo esforço despendido para resolveruma tarefa do processo multiplicado pelo valor hora do colaborador oucolaboradores que realizaram a tarefa.

A definição do valor hora de um colaborador é realizada em Workflow nobotão “Valor Hora Usuário”. O acesso a este cadastro está disponível emWorkflow. A figura abaixo ilustra a tela do cadastro.


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Figura 2 - Cadastro do Valor Hora do Usuário

Nota: O histórico do valor hora de um usuário pode ser consultado aoselecionar um usuário e clicar no botão “Editar”.

A valorização do custo-hora por colaborador permite ao CAP levantar o custodos processos em geral e de suas atividades. A correta definição dos custospor colaborador é de extrema importância, sendo que o custo é uma dasquatro principais variáveis do CAP.

Com relação à geração da base resumo, por exemplo, primeira geração ocusto do colaborador X, no projeto Y é $ 10,00. Este colaborador tem seuvalor hora atualizado e o custo do colaborador X passa a ser $ 15,00. Nessa

situação, quando da geração de um novo resumo, para o projeto Y seráconsiderado o custo de $ 15,00 para o colaborador X.

Definindo o Esforço para uma Atividade

Para a definição do esforço é necessário selecionar a opção que define a tipode cálculo do esforço. As opções disponíveis são:

• Não Controlar Esforço: determina que o esforço não seja controlado,conseqüentemente o esforço não terá valor. Nessa situação, não será

possível utilizar indicadores que considerem o esforço e o custo dasatividades;

• Baseado no Esforço Estimado: determina que seja considerado oesforço estimado para o cálculo do custo da atividade. Essa informação éproveniente do campo Esforço Previsto;

• Baseado no Apontamento de Horas: determina que seja consideradoo esforço informado no apontamento de horas. Nessa situação, para concluira tarefa, o colaborador é obrigado a informar a quantidade de horastrabalhadas na tarefa;

• Baseado no Tempo de Conclusão: determina que seja considerado otempo de conclusão como esforço da tarefa. É considerado como tempo deconclusão o tempo em que a tarefa permaneceu com o usuário, considerando

o expediente-padrão e feriados. Nesse caso, o TOTVS | ECM está igualandoo valor de esforço ao prazo.


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Nota: O expediente-padrão e os feriados podem ser acessados

respectivamente pelos botões “Expedientes” e “Feriados” em Workflow. A configuração do tipo de esforço para uma atividade é realizada nomodelador de processos. A definição do tipo de esforço está disponível paraatividades que exigem interação humana para sua realização. Assim, paraconfiguração o controle de esforço:

Edite o processo de workflow;Selecione a atividade desejada;Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Editar”; Selecione a aba “Esforço”; No campo “Cálculo” selecione o tipo de esforço desejado.

Nota: Caso o tipo de esforço selecionado seja diferente de “Não Controla

Esforço” é necessário informar o número de horas previstas para a realizaçãoda atividade no campo “Esforço Previsto”.

Apontamento de Horas em uma Atividade

O apontamento de horas em uma atividade é obrigatório para a conclusão damesma quando na configuração da atividade for definido que o cálculo doesforço será baseado no apontamento de horas.

A informação do apontamento de horas, além de permitir o controle doesforço utilizado para atendimento de uma determinada atividade, tambémpermite ao CAP identificar o esforço relacionado nas atividades dosprocessos, sendo que o esforço é uma das quatro variáveis consideradaspelo CAP – as quatro variáveis são volume, esforço, custo e prazo.

O apontamento de horas é feito no momento da resolução da solicitação deworkflow. Ao abrir a solicitação será apresentada a aba “Apontamentos”. Afigura abaixo ilustra esta tela.

Figura 3 - Apontamentos de Horas em Solicitação de Workflow

Para efetuar o apontamento, é necessário informar a data e a soma de todasas horas trabalhadas para a atividade.


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Figura 5 - Tela de Configuração dos Gráficos

Cada gráfico permite que seja informado:

Descrição, que aparecerá sobre o gráfico durante a exibição noDashboard;Visualizar Gráfico Compartilhado, se deseja visualizar um gráfico

configurado por outro usuário e compartilhado;Tipo de Gráfico:o Volume de processo;o Volume de atividade;o Esforço realizado atividade;o Prazo realizado Atividade.

Formato:o Gráfico de Colunas;o Gráfico de Pizza;o Gráfico de Linhas;o Gráfico de Áreas.

Itens: quais os dados que serão exibidos em cada gráfico. Estes itensalteram conforme o tipo de gráfico selecionado!

“Utilizar os itens acima como as categorias do Gráfico?”: permitedefinir, se os itens selecionados anteriormente, serão utilizados como ascategorias ou as séries do gráfico.o Categorias: são os valores normalmente apresentados no eixo (x) de

um gráfico.o Séries: São os conjuntos de dados que serão inseridos no gráfico,

normalmente cada um com uma cor diferente. Um gráfico pode teruma ou mais séries.


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Figura 6 - Categoria x Série

“Ocultar valores se forem Zero?”: se marcado oculta todos os valoresque forem iguais a zero. Esta opção não está disponível para os gráficosde Linha e Área.“Exibir Legenda”: mostra uma legenda embaixo do gráfico com todasas séries do gráfico e suas cores.Processo: é o código do processo a qual este gráfico se refere!Versão do processo: até qual versão do processo será utilizado paragerar o gráfico. O gráfico exibira os dados da versão 1 até a versão

selecionada.Freqüência: é a freqüência em que os dados serão apresentados. Existe5 variações:o Ultimo Snapshot - os dados são mostrados com base no ultimo

snapshot disponível para aquele processo.o Diário – é exibido os 10 últimos dias que possua snapshot gerado.

Esta opção só esta disponível se o processo estiver configurado paragerar snapshot diariamente.

o Semanal – é exibido 10 registros com intervalo de uma semana entreeles, iniciando no ultimo snapshot gerado. Esta opção só estadisponível se o processo estiver configurado para gerar snapshotdiariamente ou semanalmente.

o Mensal – é exibido 10 registros com intervalo de um mês entre eles,

iniciando no ultimo snapshot gerado. Esta opção só esta disponível seo processo estiver configurado para gerar snapshot diariamente,semanalmente ou mensalmente.

o Anual – é exibido 10 registros com intervalo de um ano entre eles,iniciando no ultimo snapshot gerado.

Código do usuário: é opcional e permite que o gráfico seja configuradopara exibir informações sobre um único usuário em determinadoprocesso.

Alem destas configurações, através desta tela ainda é possível:

“Copiar dados”: permite copiar os dados do gráfico, separados portabulação para a área de transferência do computador do usuário,permitindo que os mesmos sejam “colados” e utilizados em algum

programa de edição de planilhas. “Exportar imagem”: disponibiliza para download uma imagem dográfico gerado, sem a descrição e legenda.


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“Compartilhar ”: disponibiliza este gráfico para que outros usuários o

vejam, da mesma forma como é apresentado.“Eliminar”: exclui definitivamente o gráfico.“Salvar”: Salva os dados e atualiza o gráfico.“Cancelar”: cancela as alterações e retorna ao Dashboard.

Relatórios

Através da base resumo gerado pelo CAP, é possível desenvolver relatórios(BIRT) que façam uso dessas informações. Possibilitando a criação derelatórios customizados que contenham gráficos, listagens e agrupamentos

de valores (média, soma, max e min).Todas as tabelas resumos do CAP foram habilitadas para realização deconsultas JPQL ou Dataset.

A técnica para construção de relatórios pode ser encontrada no manual “Guiade Desenvolvimento de Relatórios”.

Foram criados dois relatórios que estarão disponíveis no produto padrão doTOTVS | ECM, são eles:

Solicitações em Aberto – Ultimo Snapshot do mês;Solicitações – Baseado em Snapshots do mês;

O primeiro relatório (Solicitações em Aberto) solicita alguns parâmetros parado usuário para dar prosseguimento na geração da consulta para o relatório:

Processo: código do processo Workflow;Versão: versão do processo Workflow;Data início: Data inicial de um determinado período;Data final: Data fim de um determinado período.

Figura 8 – Relatório Solicitações Em Aberto – Parâmetros


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Após a inclusão dos parâmetros o processamento do relatório realiza umaconsulta buscando o ultimo snapshot dos meses do período informado.

O resultado da busca é demonstrado em um gráfico de Barras, com umalistagem de valores.

Figura 9 – Relatório Solicitações Em Aberto – Resultado.

Com base no resultado deste relatório é possível identificar na posição doultimo snapshot do mês de cada mês do período informado, quantassolicitações estão em aberto e dentre elas quais estão atrasadas e aquantidade de solicitações que estão dentro do prazo.

OBS: O relatório busca o ultimo snapshot do mês do processo e não oultimo dia do mês, nesse caso é importante verificar as datas de geraçãode Snapshot configuradas do processo.

O segundo relatório (Solicitações) solicita alguns parâmetros para do usuáriopara dar prosseguimento na consulta das informações do relatório:

Processo: código do processo Workflow;Versão: versão do processo Workflow;Data início: Data inicial de um determinado período;Data final: Data fim de um determinado período.


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Figura 10 – Relatório Solicitações – Parâmetros

Após a inclusão dos parâmetros o processamento do relatório realiza umaconsulta somando todos os valores do primeiro snapshot do mês até o ultimosnapshot do mês, agrupando os valores para cada mês do período informado.

O resultado da busca é demonstrado em um gráfico de Barras, com umalistagem de valores.

Figura 8 – Relatório Solicitações Em Aberto – Resultado.

Com base no resultado deste relatório é possível identificar a quantidades desolicitações que foram abertas, canceladas e finalizadas por mês,possibilitando um comparativo entre os meses.


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OBS: O relatório realiza a soma com base em todos os snapshots

gerados de cada mês, por isso, é importante verificar as datas degeração de Snapshot configuradas do processo.


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