Guia de Utilização da NotaçãoBPMN do Tribunal de Contas Estado

de Pernambuco

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Sumário

1.1.Utilização da Notação BPMN.......................................................................................1

1.2.Gerais............................................................................................................................1

1.3.Nomenclatura................................................................................................................2

1.4.BPMN – Atividades......................................................................................................2

1.5.BPMN – SUBPROCESSOS.........................................................................................2

1.6.BPMN – Piscinas e Raias.............................................................................................2

1.7.BPMN – Eventos..........................................................................................................2

1.8.Boas práticas - Eventos.................................................................................................2

1.9.BPMN – Gateways.......................................................................................................3

1.10.Boas Práticas - Gateways............................................................................................3

1.11.Diagramas de Processo...............................................................................................3

1.12.Metadados ou cabeçalhos............................................................................................4

1.13.Fluxo de sequência......................................................................................................4

1.14.Subprocesso................................................................................................................4

1.1.

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1.1. UTILIZAÇÃO DA NOTAÇÃO BPMN

A notação para modelagem de processos de negócio (BPMN) é sustentada pela OMG(Object Management Group) e foi desenvolvida pelo BPMI (Business ProcessManagement Initiative) com o objetivo de fornecer uma notação que seja facilmentecompreensível por todos os usuários de negócios – desde os analistas de processos,encarregados de criar os diagramas de processos, até os desenvolvedores técnicos,responsáveis por implementar a tecnologia que irá executar os processos, e, por fim, paraas pessoas de negócios, as quais irão gerenciar e monitorar os processos. Assim, aBPMN cria uma ponte padronizada entre a concepção e a implementação de processosde negócio.

O software adotado pelo TCE-PE para a documentação e modelagem dos processosde negócio foi o Bizagi Process Modeler (www.bizagi.com), por se tratar de um softwarede fácil utilização e não requerer licença de uso. Este software utiliza BPMN padrão,porém deve-se observar algumas regras de uso da notação, visto que o mesmo não criticaerros na aplicação de alguns elementos da BPMN.

Como a notação permite arbitrariedade na aplicação e uso de alguns elementos eorientações, para fins de padronização dos modelos desenvolvidos pelo Escritório deProcessos (EPROC) do TCE, as seguintes recomendações são feitas:

1.2. GERAIS

Para iniciarmos a modelagem, devemos começar escrevendo um texto descritivorelatando como o processo funciona. Nesse momento, informar o objetivo do processo,suas principais entregas, principais atividades, funções que atuam no processo ou outrasinformações relevantes.

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Figura 0. Texto descritivo Processo de Notificação

Priorizar a visão básica da modelagem: inclusão do “evento de início”, listagem dasatividades ou subprocessos, inclusão do “evento de fim”.

Figura 0. Visão Básica de um processo

Inicialmente, criamos no diagrama o “caminho feliz” de acordo com o que oprocesso é executado atualmente.

Iniciar criando a visão macro do processo e depois o detalhamento, abrindo ossubprocessos.

Figura 0. Visão Macro de um processo

1.3. NOMENCLATURA

Cada atividade deve ser nomeada com verbo no infinitivo + substantivo (ex.:“Registrar” + “denúncia”).

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Figura 0. Nomenclatura da Atividade

E cada subprocessos deve ser nomeado com substantivo + complemento

Figura 0. Nomenclatura da Subprocesso

O nome da piscina deve ter o mesmo nome do diagrama, junto com a versão (dessaforma, sugere-se a criação de apenas uma piscina por diagrama).

O nome da aba do subprocesso deve ter o mesmo nome do subprocesso presente nodiagrama macro, desta forma fica fácil identificar o diagrama correspondente aosubprocesso em questão.

Figura 0. Nomenclatura da aba do subprocesso

1.4. BPMN – ATIVIDADES

Atividade é menor parte de um processo. Ela é uma ação, não é uma função, nemo estado de um produto ou serviço. É “o que” fazer, por isto deve ser escrito com overbo no infinitivo.

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Atividade de invocação deServiço ou automática

Realizada por um Sistemasem intervenção humana.

Atividade de usuário Tarefa realizada por umusuário com ajuda de umsistema ou software

Quadro 0. Atividade

1.5. BPMN – SUBPROCESSOS

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Subprocessos são representações de processos maiores que são utilizados em umadeterminada fase de um fluxo qualquer.

Ao utilizar subprocessos expandidos, o fluxo de sequência deve estar conectado àfronteira do subprocesso.

Figura 0. Maneira correta de usar subprocessos expandido.

Todo subprocesso deve ter seu evento de início e fim.

Os subprocessos podem ser usados para agrupamento de atividades (subprocessossimples) ou para representar outro processo/subprocesso que pode ser chamado(subprocesso reutilizável).

Em alguns casos, podemos utilizar um subprocesso para representar diversasatividades, mesmo que não tenhamos a intenção de detalhá-las no momento. Paraestes casos, devemos adotar outra cor para o símbolo e colocar esta informaçãoatravés de uma anotação no diagrama.

Quando necessário podemos pintar de amarelo o subprocesso para sinalizar atenção.Para realizar essa ação basta clicar no ícone de cor na paleta superior.

Figura 0. Subprocesso pintado de amarelo

1.6. BPMN – PISCINAS E RAIAS

Piscinas são Processos ou Organizações. Sua principal função é concentrar asações dos autores em um único ambiente. Raias são autores que executamdeterminadas ações dentro do processo.

Para criar uma raia, selecionamos o item “Raia” ou “Lane” na barra lateral àesquerda (Palheta de elementos BPMN), arrastamos até o diagrama e soltamosexatamente sobre a “Piscina” ou “Pool”.

Figura 0. Palheta de Swimlanes

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1.7. BPMN – EVENTOS

Utilizar obrigatoriamente os eventos de “início” e “fim” em todos os diagramas.

Figura 0. Eventos de Início e Fim

É usado para terminar o processo. Um processo pode ter um ou maiseventos de fim. Este tipo de evento só pode ter fluxo de sequenciachegando nele. Nunca terá fluxo de sequencia saindo dele.

Evento Fim Termino deve ser usado quando todas as atividades devem serimediatamente finalizadas.

Evento Mensagem Fim deve ser usada quando uma mensagem será enviada na conclusão do processo.

Quadro 0. Eventos de Fim

Representa que o fluxo do processo, ao chegar ao evento, aguardará otempo (data ou ciclo), previamente definido, ocorrer. O fluxo não andaenquanto não for cumprido o tempo definido. Para verificar o tempodefinido é necessário acessar as propriedades do evento.

Representa que em determinado ponto do fluxo do processo, umamensagem (documento, e-mail, telefonema, faz,...) será recebida ouenviada. O ícone com o envelope em branco representa recebimento demensagem e o ícone com o envelope escuro representa envio de mensagem.Neste tipo de evento intermediário pode se ter fluxo de mensagem ligado aum objeto de dados ou pool chegando (recebimento) ou saindo (envio) doevento.

Neste caso o fluxo do processo sairá de um determinado ponto e irá paraoutro, dentro do mesmo processo. O ícone com a seta escura representaenvio do link e o ícone com a seta em branco representa recebimento dolink. Para saber de onde vem o sinal é necessário acessar as propriedades doevento.

Quadro 0. Eventos intermediários

1.8. BOAS PRÁTICAS - EVENTOS

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Em cada diagrama deve haver apenas um evento de início. E deve-se ter pelo menosum evento de fim. E evento de início deve estar preferencialmente na primeira raia.

Figura 0. Maneira correta de iniciar a modelagem de processos.

Não é uma boa prática ter setas convergindo para um mesmo evento de fim. Também érecomendável que cada evento de fim contenha um texto, que indique o estado no qual oprocesso foi finalizado.

Figura 0. Forma incorreta de conversão de setas em um mesmo evento de fim.

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Figura 0. Forma correta de uso do evento de fim

Sendo editado um texto abaixo do evento de Término, podemos saber o motivoda finalização, facilitando a leitura do diagrama.

O evento Fim Término geralmente estará em um fluxo que se originou após umgateway inclusivo, que permite fluxos simultâneos durante todo o processo.

Figura 0. Exemplo de uso do evento de Termino

Em um ciclo, o Evento Intermediário Timer deve ser usado depois de umadeterminada atividade e antes de gateway.

Figura 0. Ciclo com Evento Timer

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1.9. BPMN – GATEWAYS

São os elementos que simbolizam os condicionais ou desvios e servem parademonstrar uma decisão a ser aplicada. Gateways podem ter várias interpretaçõesdistintas. São usados nos diagramas tanto para desvio do fluxo, quanto junção do fluxo.Sua representação gráfica é um losango. Gateways mais comuns são demonstrado noQuadro 4:

Em um ponto de ramificação,seleciona exatamente um caminhode saída dentre as alternativasexistentes. Em um ponto deconvergência, basta a execuçãocompleta de um braço de entradapara que seja ativado o fluxo desaída.

Ativação Inclusiva Condicional. É umponto de ramificação, após avaliarcondições, um ou mais caminhos sãoativados. Em um ponto de convergênciade fluxos, espera que todos os fluxos deentrada ativos tenham completado paraativar o fluxo de saída.

Comportamento complexo deramificação ou convergência quenão pode ser capturado por outrostipos de desvio.

Em um ponto de ramificação, todos osfluxos de saída são ativadossimultaneamente. Em um ponto deconvergência de fluxos, espera quetodos os caminhos de entradacompletem, antes de disparar o fluxo desaída.

Quadro 0. Descrição dos Gateways

O gateway Exclusivo ou OR(OU) é o mais simples, onde o acesso a um doscaminhos é exclusivo. Nesse caso, apenas um dos caminhos será seguido nãoimportando quantos são os caminhos que existem para escolha.

O gateway Paralelo ou AND fornece um mecanismo para sincronizar um fluxoparalelo e para criar fluxos paralelos. Estes gateways não são obrigatoriamentenecessários para criar fluxo paralelo, mas que podem ser usados para esclarecer ocomportamento de situações complexas em que uma sequência de gateways éutilizada. Para a condição AND ser atendida, as duas ramificações precisam ser executadas atéo final e chegar ao gateway que finaliza a ramificação. Se um dos caminhos não forfinalizado o processo continuará aguardando até que todas as ramificações sejamfinalizadas para que o processo tenha uma sequência.

O gateway Inclusivo é o gateway que representa uma ramificação onde asalternativas são baseadas em expressões condicionais contidas na seqüência do fluxo.No entanto, neste caso, a avaliação de uma expressão com condição verdadeira nãoexclui a avaliação das outras condições das expressões, o que permite que se naveguepor um ou mais caminhos de um fluxo, podendo seguir um ou mais caminhos e énecessário que ao menos um dos caminhos seja válido para a navegação.

Nesta versão do Guia de BPMN NÃO vamos adotar o uso do gateway complexo,uma vez que este gateway contém regras que não são representadas facilmente nosfluxos. Quando necessário, podemos utilizar gateways associados para representaruma regra mais complexa.

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1.10. BOAS PRÁTICAS - GATEWAYS

Os textos dos gateways exclusivos, inclusivos e complexos devem ser em forma depergunta (ex: “Denúncia realizada?”) e, cada opção, deve ter um texto associando aum caminho. Priorizar perguntas que tenham como respostas “sim” e “não”.

Figura 0. Utilização de Gateway Exclusivo.

O gateway não precisa necessariamente estar na raia do agente que realiza aatividade à qual o desvio foi associado.

Figura 0. Gateway na Raia do agente diferente ao iniciador da ação.

Quando houver apenas duas saídas, sugere-se incluir os fluxos de sequência acima eabaixo do gateway.

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Figura 0. Gateway Exclusivo com um fluxo de entrada e dois fluxos de saída.

Utilizar obrigatoriamente o gateway paralelo quando aplicável.

Figura 0. Utilização incorreta de Gateway Paralelo.

Para a utilização do gateway paralelo devemos ter o cuidado de garantir a sua junção,uma vez que se um dos “caminhos” seguidos pelo gateway encontrar um evento deFIM, o processo será finalizado e os demais “caminhos” ficarão sem conclusão.

Figura 0. Utilização correto de Gateway Paralelo.

1.11. DIAGRAMAS DE PROCESSO

Modelos de processos de negócios são expressos por meio de diagramas. Cada diagramade processo de negócio consiste em um conjunto de elementos de modelagem. A seguirsão demonstrados os que serão utilizados na modelagem de processos do TCE:

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Objetos de fluxo: atividades, subprocesso, eventos de inicio, eventos intermediários,eventos de fim e gateways.

Figura 0. Objetos de Fluxo

Objetos de conexão: fluxo de sequência, fluxo de mensagem e associação.

Figura 0. Objetos de Conexão

Seta de Sequencia – É utilizada para ligar os objetos de um processo.

Divisões: piscina e raia.

Figura 0. Divisões piscina e raia

Um modelo de processo pode conter um ou mais diagramas e este podecomportar um ou mais processos. Cada processo pode ter os seus próprios subprocessose estará contido dentro de uma piscina. Em termos de fluxo de sequência, os processosindividuais serão independentes.Para facilitar o entendimento e documentação, cada arquivo do BizAgi deve conterapenas um macroprocesso.

1.12. METADADOS OU CABEÇALHOS

Os metadados são um conjunto atributos que servem para identificar unicamentecada diagrama. Existem dois tipos possíveis de atributos: de diagrama e de processo.

Dentre os possíveis atributos de um diagrama estão:

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Código de Identificação: identificação única do diagrama; Nome: título dado ao diagrama; Versão: número da versão do diagrama; Autor: responsável pela criação do diagrama; Data de criação: data em que o diagrama foi publicado; Documentação adicional: documentos outros associados ao diagrama.

Quanto aos atributos de um processo, tem-se (dentre outros):

Elementos gráficos: lista de elementos gráficos presentes no processo; Executores: responsáveis pela execução do processo; Atribuições: atividades desempenhadas pelos executores; Entradas: insumos para o processo; Saídas: resultados gerados pelo processo.

1. BOAS PRÁTICAS DE MODELAGEM DE PROCESSOS

As boas práticas de modelagem de processo são normas usadas pelos profissionais deprocessos. A utilização dessa notação ajuda na padronização e coerência do diagrama.Essa Padronização tem o intuito de definir regras que minimizem futuros retrabalhos,facilitam a visualização e a evolução do processo modelado. Quando apresentarmos esta imagem, significa uma prática que devemos evitar:

1.13. FLUXO DE SEQUÊNCIA

O fluxo de sequência é representado pelas transições entre atividades dentro de umamesma piscina. É o real fluxo do processo. A seguir, são demonstrados exemplos demaneiras incorretas e corretas de utilizar os fluxos de sequência.

Figura 0. Maneira incorreta de representar um Fluxo.

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Figura 0. Maneira correta de representar um Fluxo.

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Figura 0. Maneira incorreta de representar um Fluxo.

Figura 0. Maneira correta de representar um Fluxo.

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Preferencialmente o fluxo deve seguir um sentido de execução durante o tempo, ouseja, da esquerda para a direita. Quando houver a necessidade de fazer retornos nofluxo, é mais elegante se utilizar o evento do tipo LINK.

O nome que o link de saída deve ser o mesmo que o link de entrada.

Figura 0. É incorreto voltar o fluxo

Figura 0. Uso dos links

1.14. SUBPROCESSO

Editado por Jessé F. Nascimento Filho email: jfnf@cin.ufpe.br

Orientação de Luciana de Oliveira email: luciana.oliveira@gmail.com

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